xft sop manager Verwaltung von SOPs und Arbeitsanweisungen

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1 xft sop manager Verwaltung von SOPs und Arbeitsanweisungen in SAP Arbeitsanweisungen und SOPs unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung. Deshalb ist es oft schwierig sicherzustellen, dass die tatsächlich aktuelle und genehmigte Version zum Einsatz kommt. Mit dem xft sop manager lassen sich Fristen und Gültigkeiten von SOPs überwachen, Änderungen nachverfolgen und Freigabeumläufe transparent verwalten. Integrating your business processes

2 Highlights Gesamter SOP-Lebenszyklus wird abgebildet Der xft sop manager bietet volle Unterstützung für die Verwaltung von SOPs über ihren gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung über die Freigabe und Verteilung bis zur Revision und erneuten Bearbeitung. Für jede SOP wird eine Akte angelegt, die alle Haupt- und Nebenversionen mit den dazugehörigen Freigabe-Workflows anzeigt, außerdem zusätzliche Dokumente sowie Beziehungen zu anderen SOPs. Für die Prüfung und Freigabe von neuen SOPs oder von Änderungen sind Standard-Workflows vordefiniert; zusätzliche Ad-hoc-Workflows und Laufwege können von entsprechend berechtigten Benutzern jederzeit hinzugefügt werden. Volle Integration mit Office und Filesystem Die integrierte Vorlagenverwaltung des xft sop manager ermöglicht es dem Benutzer, neue SOPs auf Basis z. B. einer Word-Vorlage direkt aus der Akte heraus zu erstellen. Umgekehrt können bestehende Dokumente aus dem Filesystem einfach per Drag&Drop in die Akte importiert werden. Beste Compliance und Transparenz Der xft sop manager sorgt auf vielerlei Art für größtmögliche Transparenz bei der Verwaltung und Versionierung von SOPs. Zum einen können in der Akte Haupt- und Nebenversionen einer SOP sowie sämtliche Versionen zugehöriger Dokumente angezeigt werden. Zum anderen verzeichnet das automatische Aktenprotokoll jede Änderung an der Akte oder einem ihrer Bestandteile, von den Dokumenten bis hin zu den Akteninformationen. Die Notizfunktion ermöglicht es zudem, zu jeder Änderung und jedem Prüf- oder Freigabeschritt Kommentare zu hinterlegen und zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt wieder einzusehen. Damit ist jede Änderung an der SOP zu 100 % nachvollziehbar. Flexibilität Alle xft-produkte sind konsequent nach dem SOA-Prinzip erstellt. Das garantiert einerseits eine hohe Produktstabilität und Wartungssicherheit, andererseits eine sonst unerreichte Flexibilität und Erweiterungsfähigkeit. Dank des generischen Ansatzes lässt sich der xft sop manager für unterschiedlichste Einsatzbereiche nutzen, von Herstellanweisungen in der kontrollierten Produktion bis hin zu Verfahrensvorschriften in Behörden.

3 SOP-Verwaltung Mit dem xft sop manager lassen sich verschiedenste Arten von SOPs, mit unterschiedlichsten Verarbeitungszyklen und beteiligten Bearbeitergruppen, in ein und demselben System verwalten. Dazu werden pro SOP-Art eine Aktenstruktur und ein Default-Laufweg für den Freigabeumlauf definiert. Mit der integrierten Vorlagenverwaltung können jeder SOP-Art Vorlagen z. B. in MS Word zugeordnet werden, auf deren Basis bei Anlage einer neuen SOP automatisch die neue SOP-Arbeitsversion erstellt wird. Für jede SOP wird im xft sop manager eine elektronische Akte angelegt, die den gesamten Lebenszyklus der SOP über Haupt- und Nebenversionen hinweg abbildet. Das Medium Akte erlaubt, auch komplexe Beziehungen zwischen den verschiedenen Haupt- und Begleitdokumenten sowie zu sonstigen relevanten SOPs und SAP-Objekten übersichtlich und vollständig darzustellen. Auch das Status- und Gültigkeitsmanagement wird aus der Akte heraus gesteuert. Die Komplexität ist somit beherrschbar und wird in der Akte transparent dargestellt. SOP-Cockpit mit geöffneter SOP-Akte

4 Freigabeumläufe Für jede SOP-Art kann ein Freigabelaufweg vordefiniert werden; Laufwege können jedoch vom (entsprechend berechtigten) Benutzer noch adhoc ergänzt oder erweitert werden. Der jeweilige Bearbeiter wird über den SAP-Workflow und ggf. eine zusätzlich Benachrichtigungsmail mit Link auf die Akte informiert. Da der xft sop manager die SAP-Organisationsstruktur nutzt, können die dort angelegten Vertretungsregelungen genutzt werden. Die Entscheidung quittiert der Freigebende oder Prüfer i. d. R. mit seinem SAP-Benutzer und Password. Da das SAP Berechtigungswesen die Anforderungen der FDA (21 CFR Part 11) und sonstiger Behörden erfüllt, ist der xft sop manager somit für das regulierte Umfeld und den GxP-Kontext hervorragend geeignet. SOP-Freigabe mit digitaler Signatur

5 SOP-Recherche-Cockpit Das SOP-Recherche-Cockpit stellt die zentrale Einstiegsoberfläche für die Verwaltung und Bearbeitung von SOPs dar. Je nach SAP-Benutzerrolle bekommt der Benutzer die für ihn relevanten SOP-Arten angeboten. Außerdem bietet das SOP-Recherche-Cockpit verschiedene Suchund Navigationsfunktionen. Um die Suche und den Zugriff auf SOPs so einfach und flexibel wie möglich zu gestalten, enthält der xft sop manager auch ein webbasiertes SOP-Recherche-Cockpit, in dem der Anwender die für ihn relevanten SOPs nach Titel und Nummer suchen kann. Zusätzlich können im Rahmen des Einführungsprojekts Regeln für die diskrete Verteilung und Zustellung von SOPs an die zugeordneten Verteilerkreise definiert und im System hinterlegt werden. Die erfolgte Zustellung per SAP-Workflow und die Bestätigung der Benutzer kann im System protokolliert werden. webbasiertes SOP-Recherche-Cockpit im Browser

6 Funktionen Ansicht und Bedienung SOP-Cockpit mit Übersicht über alle SOPs, zuletzt bearbeitete SOPs oder SOPs mit bestimmten Eigenschaften Strukturierte Darstellung der SOPs als Akte Aktenkopf mit Anzeige von SOP-Nummer, SOP-Art, verantwortlichem Bereich und Ansprechpartner, Autoren sowie Gültigkeitsbereich und -zeitraum Alle Haupt- und Nebenversionen eines Dokuments werden in der Akte gespeichert Anzeige von Beziehungen zu anderen SOPs, zu anderen SAP- Businessobjekten sowie zu sonstigen relevanten Dokumenten Direktes Anlegen von neuen Haupt- und Nebenversionen aus der Akte Drag&Drop für das Hinzufügen von Dokumenten aus dem Filesystem Erleichterte Navigation in der Akte durch integrierte Preview- Funktion für Dokumente Umfassende Recherchemöglichkeiten über Akteninhalte und Aktennotizen Endbenutzer bekommt nur jeweils aktuelle und gültige SOPs angezeigt Prozessunterstützung Wiedervorlagefunktion Automatische Terminüberwachung Vordefinierte Genehmigungs-/Freigabeumläufe für jede SOP-Art konfigurierbar Laufwege können von berechtigten Benutern ad-hoc hinzugefügt oder geändert werden Übersicht über aktive Prozesse in der Akte Versenden von Arbeitspaketen per SAP Business Workflow oder Umfassende Notizfunktionen Elektronische Signatur über Abfrage des SAP-Kennworts Detaillierte Protokollierung aller Änderungen an der Akte Integration mit Non-SAP-Anwendungen Integrierte Vorlagenverwaltung für MS Word zur Erstellung von SOPs und zugehörigen Dokumenten Import und Export von Dateien über Drag&Drop -Integration mit MS Office und Lotus Notes

7 Über xft xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel Fax Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungpartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.

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