Exchange Allgemein

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1 Exchange Allgemein Am Fachbereich Erziehungswissenschaft und Psychologie wird für den Dienstgebrauch die Verwendung einer Exchang box empfohlen! Microsoft Exchange ist eine Groupwarelösung mit der die Zusammenarbeit in einer Gruppe vereinfacht werden soll. Im Funktionsumfang einer Exchang box sind u.a. enthalten Mobiler -Zugriff (ActiveSync) Outlook Web App (OWA), Webzugriff auf alle Funktionen ihrer Mailbox Intelligenter Anti-Spam-Filter Termin und Kalenderfunktion Kontakte / Adressverwaltung / Globales Adressbuch Aufgaben Notizen Remotewipe (Im Falle eines Verlust des Mobilien Gerätes) u.v.m Die häufigsten genutzte Funktionen für die Arbeit in der Gruppe sind die gemeinsam geführten Kalender und Kontakte, so dass Sie Termine effizienter planen können. Auch eine Verwaltung Ihrer Ressourcen wie z.b. Konferenz oder Besprechungsräume sind möglich. RemoteWipe funktioniert nur, solange ActiveSync noch funktioniert: d.h. das Löschen funktioniert nicht, wenn eine der folgenden Dinge zutrifft: 1. Die SIM-Karte wurde bereits gesperrt -> keine Internet Verbindung mehr möglich. 2. Kennwortänderung ihres FU Accounts -> kein ActiveSync mehr möglich. Sie sollten daher erst einen Remotewipe durchführen, bevor Sie die SIM-Karte bei ihrem Provider sperren lassen. Exchange Funktionadressen Für anfragen die den Arbeitsbereich oder Ihr Projekt betreffen, kann eine Exchange Funktionsmailbox beantragt werden. Bitte sprechen Sie vorher mit dem IT Beauftragten Ihres Fachbereiches oder Abteilung. Eine Antrag finden Sie hier. Gemeinsame Kalender und Kontakte, sind im Funktionsumfang enthalten, so dass

2 Sie Termine effizienter planen können. Auch eine Verwaltung Ihrer Ressourcen wie z.b. Konferenz oder Besprechungsräume sind damit möglich. Bei der Vergabe von Funktionadressen greifen die Regelungen der Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung an der Freien Universität Berlin. Beispiele: oder Persönliche Exchange Mailbox an einem betreuten ZEDAT Arbeitsplatz einrichten. Der einfachste Weg ist der Zugriff über den Webbrowser. Rufen Sie dazu folgende URL https://exchange.fu-berlin.de auf. Bitte achten Sie darauf, dass Sie vor dem Benutzernamen die Domäne angeben. Beispiel: fu-berlin\benutzername Konfiguration von MS Outlook Im Idealfall sollte das Exchange / Mail Autodiscover automatisch Ihre Postfacheinstellungen konfigurieren und Sie Zugang zur Mailbox erhalten. Da dies nicht immer zu 100 % funktioniert hier eine Anleitung für die manuelle Konfiguration. Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann den Menüpunkt . ( Start Systemsteuerung )

3 Sie können nun frei einen Namen für das profil wählen. z.b. Exchange Wählen Sie Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Wählen Sie Microsoft Exchange oder kompatibler Dienst und klicken dann auf Weiter. Im nächsten Schritt tragen Sie bitte bei

4 Server: outlook.campus.fu-berlin.de und bei Benutzername: Ihren FU Benutzernamen ein. Den Exchange-Cache-Modus sollten Sie aktivieren, wenn Sie Ihre s auch Offline lesen möchten. Klicken Sie dann auf Weitere Einstellungen. Nun wechseln Sie bitte in den Karteireiter Verbindung und wählen dort Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen aus und klicken dann auf Exchange-Proxyeinstellungen. Im nächsten Fenster tragen Sie bitte bei Diese URL für die Verbindung mit Exchange-Proxyserver verwenden: exchange.fu-berlin.de ein. Wählen Sie Nur SSL für die Verbindung verwenden. Machen einen Hacken bei Bei schnellen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP sowohl auch bei Bei langsamen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP. Als letztes wählen Sie als noch als Proxyauthentifizierungseinstellungen die NTLM-Authentifizierung und klicken auf OK

5 Schließen / Bestätigen Sie bitte das nächste folgende Fenster mit OK Im darauffolgenden Schritt klicken Sie dann bitte auf Weiter und Fertig stellen

6 Persönliche Exchange Mailbox an einem privaten Arbeitsplatz einrichten. Der einfachste Weg ist der Zugriff über den Webbrowser. Rufen Sie dazu folgende URL https://exchange.fu-berlin.de auf. Bitte achten Sie darauf, dass Sie vor dem Benutzernamen die Domäne angeben. Beispiel: fu-berlin\benutzername

7 Konfiguration von MS Outlook Im Idealfall sollte das Exchange / Mail Autodiscover automatisch Ihre Postfacheinstellungen konfigurieren und Sie Zugang zur Mailbox erhalten. Da dies nicht immer zu 100 % funktioniert hier eine Anleitung für die manuelle Konfiguration. Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann den Menüpunkt . ( Start Systemsteuerung ) Sie können nun frei einen Namen für das profil wählen. z.b. Exchange Wählen Sie Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Wählen Sie Microsoft Exchange oder kompatibler Dienst und klicken dann auf Weiter.

8 Im nächsten Schritt tragen Sie bitte bei Server: outlook.campus.fu-berlin.de und bei Benutzername: Ihren FU Benutzernamen ein. Den Exchange-Cache-Modus sollten Sie aktivieren, wenn Sie Ihre s auch Offline lesen möchten. Klicken Sie dann auf Weitere Einstellungen. Nun wechseln Sie bitte in den Karteireiter Verbindung und wählen dort Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen aus und klicken dann auf Exchange-Proxyeinstellungen. Im nächsten Fenster tragen Sie bitte bei Diese URL für die Verbindung mit Exchange-Proxyserver verwenden: exchange.fu-berlin.de ein. Wählen Sie Nur

9 SSL für die Verbindung verwenden. Machen einen Hacken bei Bei schnellen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP sowohl auch bei Bei langsamen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP. Als letztes wählen Sie als noch als Proxyauthentifizierungseinstellungen die Standardauthentifizierung und klicken auf OK Schließen / Bestätigen Sie bitte das nächste folgende Fenster mit OK Im darauffolgenden Schritt klicken Sie dann bitte auf Weiter und Fertig stellen

10 Beim starten von Outlook erscheint nun ein Anmeldefenster. Bitte geben Sie als Benutzername die Domäne fu-berlin\ und Ihrem persönlichen Benutzernamen an. Beispiel: fu-berlin\benutzername Wenn Sie sich nicht immer wieder beim Start von Outlook Authentifizieren möchten, machen Sie einen Hacken bei Anmeldedaten speichern. Hier finden Sie noch ein nicht besonders schönes, aber hoffentlich verständliches Video zu diesem Thema: 013_exchange.mp4

11 Exchange Gruppenmailbox an einem betreuten ZEDAT Arbeitsplatz einrichten. Der einfachste Weg ist der Zugriff über den Webbrowser. Rufen Sie dazu folgende URL https://exchange.fu-berlin.de auf. Bitte achten Sie darauf, dass Sie vor dem Benutzernamen die Domäne angeben. Beispiel: fu-berlin\benutzername Nun landen Sie zuerst in Ihrer persönlichen Exchange Mailbox. Um die Exchange Gruppenmail zu öffnen, navigieren Sie nach oben rechts im Browserfenster auf Ihren Namen und wählen Anderes Postfach öffnen aus. Nun wird Ihnen die Exchange Gruppenmailbox über das die Outlook Web App angezeigt. Die Authentifizierung läuft über Ihren persönlichen Account, daher benötigen Sie kein zusätzliches Kennwort. Wenn Sie nicht über eine persönliches Exchange Mailbox verfügen, dann geben Sie bitte folgende URL in die Adresszeile Ihres Webbrowsers ein: ein. Den Benutzernamen der Mailbox kann Ihnen der Eigentümer der Gruppenmailbox

12 nennen. Nun müssen Sie sich authentifizieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie vor dem Benutzernamen die Domäne angeben. Beispiel: fu-berlin\benutzername Konfiguration von MS Outlook Im Idealfall sollte das Exchange / Mail Autodiscover automatisch Ihre Postfacheinstellungen konfigurieren und Sie Zugang zur Mailbox erhalten. Da dies nicht immer zu 100 % funktioniert hier eine Anleitung für die manuelle Konfiguration. Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann den Menüpunkt . ( Start Systemsteuerung ) Wenn Sie bereits ein Profil konfiguriert haben, wählen Sie das Profil aus und klicken auf Eigenschaften. Falls nicht fügen Sie ein neues Profil hinzu. (Der Name frei wählbar) klicken Sie auf -Konten

13 Im nächsten Dialog auf Neu dann Verbindung mit einem -Konto des Internetdienstanbieters (ISP) oder Ihrer Organisation herstellen und Weiter. Wählen Sie Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen.

14 Wählen Sie Microsoft Exchange oder kompatibler Dienst und klicken dann auf Weiter. Im nächsten Schritt tragen Sie bitte bei Server: outlook.campus.fu-berlin.de und bei Benutzername: adresse der Gruppenmailbox Beispiel: Den Exchange-Cache-Modus sollten Sie aktivieren, wenn Sie Ihre s auch Offline lesen möchten. Klicken Sie dann auf Weitere Einstellungen. Nun wechseln Sie bitte in den Karteireiter Verbindung und wählen dort Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen aus und klicken dann auf Exchange-Proxyeinstellungen.

15 Im nächsten Fenster tragen Sie bitte bei Diese URL für die Verbindung mit Exchange-Proxyserver verwenden: exchange.fu-berlin.de ein. Wählen Sie Nur SSL für die Verbindung verwenden. Machen einen Hacken bei Bei schnellen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP sowohl auch bei Bei langsamen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP. Als letztes wählen Sie als noch als Proxyauthentifizierungseinstellungen die NTLM-Authentifizierung und klicken auf OK Schließen / Bestätigen Sie bitte das nächste folgende Fenster mit OK

16 Im darauffolgenden Schritt klicken Sie dann bitte auf Weiter und Fertig stellen Exchange Gruppenmailbox an einem privaten Arbeitsplatz einrichten. Der einfachste Weg ist der Zugriff über den Webbrowser.

17 Rufen Sie dazu folgende URL https://exchange.fu-berlin.de auf. Bitte achten Sie darauf, dass Sie vor dem Benutzernamen die Domäne angeben. Beispiel: fu-berlin\benutzername Nun landen Sie zuerst in Ihrer persönlichen Exchange Mailbox. Um die Exchange Gruppenmail zu öffnen, navigieren Sie nach oben rechts im Browserfenster auf Ihren Namen und wählen Anderes Postfach öffnen aus. Nun wird Ihnen die Exchange Gruppenmailbox über das die Outlook Web App angezeigt. Die Authentifizierung läuft über Ihren persönlichen Account, daher benötigen Sie kein zusätzliches Kennwort. Wenn Sie nicht über eine persönliches Exchange Mailbox verfügen, dann geben Sie bitte folgende URL in die Adresszeile Ihres Webbrowsers ein: ein. Den Benutzernamen der Mailbox kann Ihnen der Eigentümer der Gruppenmailbox nennen. Nun müssen Sie sich authentifizieren. Bitte achten Sie darauf, dass Sie vor dem Benutzernamen die Domäne angeben. Beispiel: fu-berlin\benutzername

18 Konfiguration von MS Outlook Im Idealfall sollte das Exchange / Mail Autodiscover automatisch Ihre Postfacheinstellungen konfigurieren und Sie Zugang zur Mailbox erhalten. Da dies nicht immer zu 100 % funktioniert hier eine Anleitung für die manuelle Konfiguration. Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann den Menüpunkt . ( Start Systemsteuerung ) Wenn Sie bereits ein Profil konfiguriert haben, wählen Sie das Profil aus und klicken auf Eigenschaften. Falls nicht fügen Sie ein neues Profil hinzu. (Der Name frei wählbar) klicken Sie auf -Konten

19 Im nächsten Dialog auf Neu dann Verbindung mit einem -Konto des Internetdienstanbieters (ISP) oder Ihrer Organisation herstellen und Weiter. Wählen Sie Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Wählen Sie Microsoft Exchange oder kompatibler Dienst und klicken dann auf Weiter.

20 Im nächsten Schritt tragen Sie bitte bei Server: outlook.campus.fu-berlin.de und bei Benutzername: adresse der Gruppenmailbox Beispiel: Den Exchange-Cache-Modus sollten Sie aktivieren, wenn Sie Ihre s auch Offline lesen möchten. Klicken Sie dann auf Weitere Einstellungen. Nun wechseln Sie bitte in den Karteireiter Verbindung und wählen dort Verbindung mit Microsoft Exchange über HTTP herstellen aus und klicken dann auf Exchange-Proxyeinstellungen.

21 Im nächsten Fenster tragen Sie bitte bei Diese URL für die Verbindung mit Exchange-Proxyserver verwenden: exchange.fu-berlin.de ein. Wählen Sie Nur SSL für die Verbindung verwenden. Machen einen Hacken bei Bei schnellen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP sowohl auch bei Bei langsamen Netzwerken zuerst eine Verbindung über HTTP herstellen, dann über TCP/IP. Als letztes wählen Sie als noch als Proxyauthentifizierungseinstellungen die Standardauthentifizierung und klicken auf OK Schließen / Bestätigen Sie bitte das nächste folgende Fenster mit OK Im darauffolgenden Schritt klicken Sie dann bitte auf Weiter und Fertig stellen

22 Beim starten von Outlook erscheint nun ein Anmeldefenster. Bitte geben Sie als Benutzername die Domäne fu-berlin\ und Ihrem persönlichen Benutzernamen an. Beispiel: fu-berlin\benutzername Wenn Sie sich nicht immer wieder beim Start von Outlook Authentifizieren möchten, machen Sie einen Hacken bei Anmeldedaten speichern. Ihr Postfach ist fast voll Möglichkeiten der Archivierung

23 - Exchange Online Archiv -.PST Datei Wenn Sie eine vom mit dem Betreff Ihr Postfach ist fast voll erhalten, hat Ihre Exchang box eine bestimmte Größe erreicht. Postfachgröße ermitteln Die Größe Ihrer Mailbox bzw. den belegten Speicher können Sie u.a. der vom entnehmen. sowohl im client Outlook unter dem Menüpunkt Datei einsehen als auch im Outlook Web App überprüfen. Dazu loggen Sie sich im Outlook Web App mit ihrem Benutzernamen und Kennwort ein und bewegen den Mauszeiger auf Ihren Namen oberhalb vom Posteingang. Eine detaillierte Auflistung der Platzbelegung Ihres Postfaches können Sie sich im client Outlook anzeigen lassen. Dazu klicken Sie rechts auf die oberste Ebene Ihres Postfaches und wählen Datendateieigenschaften. Unter dem Punkt Ordnergröße erhalten Sie die detaillierte Platzbelegung.

24 Möglichkeiten der Archivierung Exchange Online Archiv Bei Bedarf stellen wir Ihnen gerne ein Exchange Online Archiv zur Verfügung. Dazu genügt eine an Das Online Archiv hat eine Kapazität von momentan 25GB und wird bei Aktivierung nach ca. 15 Minuten automatisch bei Ihnen im Outlook client bzw. Outlook Web App sichtbar. Zusätzliche Konfigurationen ihrerseits sind daher nicht notwendig! Exchange Onlinearchive im Outlook 2013

25 Exchange Onlinearchiv im Outlook Web App (OWA)

26 Nun haben Sie die Möglichkeit per Drag & Drop einzelne s, Ordner oder ganze Ordnerstrukturen in das Online Archiv zu übertragen. Sie können die Archivierung auch mit Hilfe einer automatischen Archivierungsrichtlinien steuern. Dazu klicken Sie im client Outlook mit der rechten Maustasten auf das Element dem Sie eine Archivierungsrichtlinien zuordnen möchten und wählen im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften aus. Im Karteireiter Richtlinie finden Sie die entsprechenden Konfigurationsmöglichkeiten.

27 Archivierungsrichtlinien können Sie auch über das Outlook Web App (OWA) konfigurieren und verwalten. Dazu klicken Sie im Outlook Web App (OWA) mit der rechten Maustasten auf das Element dem Sie eine Archivierungsrichtlinie zuordnen möchten und wählen im Kontextmenü den Punkt Archivrichtlinie.

28 Archivierung in eine persönliche Ordner Datei (PST) Ihre Outlookelemente wie s, Kontakte, Kalenderdaten, Notizen und Aufgaben können Sie auch in eine PST Datei Archivieren. Achten Sie bei der Archivierung bitte darauf, dass Sie die entsprechende Archiv Datei nicht lokal speichern, sondern auf ihr persönliches Netzlaufwerk H:\ Um eine Archivierung in eine PST Datei vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: Im client Outlook 2013 wählen Sie Menüpunkt Datei Öffnen und exportieren und anschließend den punkt Importieren/Exportieren.

29 Jetzt öffnet sich der Import/Export Assistent. Wählen Sie den Punkt In Datei exportieren und klicken dann auf Weiter. Im nächsten Schritt wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) und klicken auf Weiter.

30 nun müssen Sie eine Auswahl treffen welche Teile ihrer Mailbox archiviert werden sollen. Markieren Sie die entsprechenden Elemente und klicken dann auf Weiter. Im nächsten Dialog wählen Sie einen Speicherort und einen Namen für Ihre Archivdatei. Speichern Sie nach Möglichkeit auf ein Netzlaufwerk und keinen lokalen Speicherplatz! Beim klicken auf Fertig stellen werden Ihre ausgewählten Postfachelemente archiviert.

31 Der Nachteil dieser Methode ist: Sie können nicht ohne weiteres von außerhalb der FU auf Ihr Archiv zugreifen. Gelöschte Elemente wiederherstellen Gelöschte Elemente wiederherstellen in Microsoft Outlook 2013 Sie haben den Papierkorb (Gelöschte Objekte) ihrer Exchange Mailbox geleert und merken, dass sich dort doch noch wichtige Elemente wie z.b. s, Notizen, Aufgaben, Kalendereinträge oder Kontakte befanden, dann haben Sie die Möglichkeit diese 30 Tage ab Papierkorbleerung rückwirkend wiederherzustellen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorbsymbol (Gelöschte Objekte) und wählen im Kontextmenü den Punkt Gelöschte Element wiederherstellen. Alternativ können Sie auch durch klicken mit der linken Maustaste auf das Papierkorbsymbol (Gelöschte Objekte) und dann den Menüpunkt Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen wählen.

32 Nun öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie ihre gerade gelöschten Postfachelemente sehen können. Markieren Sie die Elemente die Sie wiederherstellen möchten und klicken dann auf Ausgewählte Elemente wiederherstellen ( Symbol mit dem Briefumschlag und gebogenen Pfeil s.u.)

33 Die von Ihnen wiederhergestellten Elemente werden im Papierkorb (Gelöschte Objekte) ihrer Exchange Mailbox sichtbar und können von da aus Weiterverarbeitet werden. Wenn die Frist von 30 Tagen ab Papierkorbleerung überschritten wurde, kann die Wiederherstellung nur noch von einem Exchange Serveradministrator durchgeführt werden! Hierzu schreiben Sie uns bitte eine an Postfachfreigaben mit Outlook 2013 und Exchange Mailbox Freigabe von Standard Postfachelementen Folgende Elemente sind Bestandteil Ihrer Exchange Mailbox und können auch nicht umbenannt oder gelöscht werden.

34 Die rot markierten sind Standard Postfachelemente und der einfachste Weg anderen Exchange Benutzern eine Freigabe bzw. den Zugriff auf ihrer Exchange Mailbox einzuräumen. Zu den Standard Postfachelementen gehörten Posteingang, Aufgaben, Journal, Kalender, Kontakte und Notizen. Grundsätzlich ist es möglich jedes Element ihrer Exchange Mailbox für andere Benutzer freizugeben. Dazu aber später mehr im Teil Freigabe von individuellen Postfachelementen. Beispiel: Freigabe von Standard Postfachelement [Kalender] Wenn Sie ihren Standardkalender an andere Benutzer freigeben möchten gehen Sie bitte wie folgt vor. Wechseln Sie zuerst durch klicken auf den Kalenderbutton (unten links in der Navigationsleiste) in die Kalenderansicht.

35 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihren Standardkalender [Kalender] und wählen Eigenschaften aus. Nun öffnet sich folgendes Fenster. Wechseln Sie in den Karteireiter Berechtigungen.

36 Durch klicken auf den Button Hinzufügen können Sie jetzt den Benutzer aus dem globalen Adressbuch auswählen, der Zugriff auf ihren Standardkalender [Kalender] erhalten soll.

37 Wenn Sie den Benutzer gefunden haben, klicken Sie Hinzufügen und dann auf OK Jetzt können Sie dem Benutzer entsprechende Berechtigungen erteilen. Entweder Sie verwenden eine der existierenden Berechtigungsrollen oder konfigurieren die gewünschten Berechtigungen manuell.

38 Zum Abschließen der Kalenderfreigabe klicken Sie auf den Button OK. Um einen freigegebenen Standardkalender [Kalender] zu öffnen, klicken Sie im Outlook 2013 Client auf: Datei Öffnen und exportieren und auf Ordner eines anderen Benutzers. Im nachfolgenden Dialog wählen Sie den Benutzer aus, der Ihnen eine Freigabe auf seinen Standardkalender [Kalender] eingeräumt hat und geben beim Ordnertyp: Kalender an und bestätigen mit OK.

39 Wenn die Freigabe des Standardkalender [Kalender] richtig durchgeführt wurde, sehen Sie nun in der Kalenderansicht ihres Outlook 2013 Clients den entsprechenden Kalender des Benutzers. Diese Vorgehensweise können Sie nur auf Standard Postfachelemente (Posteingang, Aufgaben, Journal, Kalender, Kontakte und Notizen) anwenden. Freigabe von individuellen Postfachelementen. Sie haben die Möglichkeit bestimmte Bereiche oder einzelne Exchange Mailbox für andere Exchange Benutzer freizugeben. zu aller erst: Halten Sie die Struktur ihrer Freigaben und verbundenen Berechtigungen so übersichtlich wie möglich um Überblick zu verlieren! Elemente ihrer Als wichtigen Tipp den damit nicht den Im folgendem Beispiel erläutere ich das Vorgehen für die Freigabe von individuellen Postfachelementen anhand eines Postfachelementes vom Typ: und bereitgestellte Elemente mit dem Namen Example-Shared-MailboxFolder. Beispiel: Freigabe eines individuellen Postfachelementes [Typ: und bereitgestellte Elemente]. to be continued

40 Troubleshooting: Wenn Sie den gewünschten Benutzer nicht in dem globalen Adressbuch finden, kann es folgende Ursachen haben: Der Benutzer hat keine Exchange Mailbox Lösung: Benutzer muss eine Exchange Mailbox beantragen. In ihrem Exchange Outlook Profil ist der Exchange-Cache -Modus aktiviert. Lösung: Exchange-Cache-Modus deaktivieren, Outlook neu starten, gewünschten Benutzer auswählen, Exchange-Cache-Modus aktivieren.

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