Dokuart 05-03(-a)(-b) Dokubeschreibung

Transkript

1 1 Ziel und Zweck Diese Anweisung soll sicherstellen, dass die benötigten Dokumente und Daten (Doku s) zur Verfügung stehen. Die Anweisung regelt folgende Punkte: Identifikation und Rückverfolgbarkeit Änderung und Änderungsart Verwaltung, Ausgabe und Verteilung Verantwortliche und zuständige Person Aufbewahrungsart und -ort der Doku Freigabe und Prüfung der Doku Einzug und Vernichtung Erstellung 2 Geltungsbereich Für alle Arbeitsanweisungen, Formulare, Prüfanweisungen Verfahrensanweisungen und Vorlagen. 3 Abläufe bei uns Abk. Doku = Dokumentation = Dokumente und Daten 3.1 Identifikation/Rückverfolgbarkeit und Freigabe der Doku Um die Dokus`s verwalten zu können, ist eine eindeutige Identifizierung sicherzustellen. Alle Dokumente werden im Dokumentenverzeichnis gelistet/verwaltet. Das Dokumentenverzeichnis ist nur einmal in der EDV vorhanden und dient als Referenzliste der gültigen und ungültigen Doku s Dieses geschieht durch eine eindeutige Bezeichnung der Dokus`s. Diese ist folgendermaßen aufgebaut: Sie hat zwischen zwei und vier Gliederungsstufen. Die Gliederungsstufen werden durch einen Bindestrich (-) getrennt. erste Gliederungsstufe zweite Gliederungsstufe dritte Gliederungsstufe Dokuart 05-03(-a)(-b) Dokubeschreibung vierte Gliederungsstufe (Dokuart, erste sowie die zweite Gliederungsstufe, a, und b sind optional) Die Dokuart z. B. Formular Vorlage Arbeitsanweisung usw. erleichtert dem Benutzer die Zuordnung der Doku Die erste Gliederungsstufe gibt das Kapitel (auch mit dem QM-Element ISO 9000:2000 gleichzusetzen) im QM-Handbuch an, zu dem die Doku gehört. Die zweite Gliederungsstufe dient der fortlaufenden Numerierung (beginnend mit eins) der Doku innerhalb eines QM-Elementes. Sie wird für Verfahrensanweisungen verwendet. Verfahrensanweisungen benötigen die dritte und vierte Gliederungsstufe in der Doku Nr. nicht. Die dritte Gliederungsstufe dient dazu, die Verfahrensanweisungen der zweiten Gliederungsstufe zu unterteilen.es wird fortlaufend numeriert innerhalb der zweiten Gliederungsstufe. Die dritte Gliederungsstufe wird für Arbeitsanweisungen verwendet, die Details der Verfahrensanweisung der zweiten Gliederungsstufe regeln. Die vierte Gliederungsstufe dient der weiteren Unterteilung zur Regelung weiterer Details. Es wird fortlaufend numeriert (beginnend mit eins) innerhalb der dritten Gliederungsstufe. Sie wird vorzugsweise für Formulare, Listen oder Daten verwendet Dokumentenlenkung ; Rev. 1.0, Freigabe durch QMB S 1 5

2 Die Dokuschreibung (z. B. Dokumentenlenkung oder Lieferantenbewertung erleichtert dem Benutzer die Identifikation der Doku. Beispiel: Im fünften QM-Element sind zwei Verfahrensanweisungen (05-01 und 05-02) vorhanden. Es soll eine neue VA erstellt werden, die keine Details der vorhandenen Verfahrensanweisungen regelt. Die neue VA bekommt die Nr Die VA Doku Nr verweist auf 3 Arbeitsanweisungen, die Details festlegen. Die erste Arbeitsanweisung bekommt die Nr Die zweite Arbeitsanweisung bekommt die Nr Die dritte Arbeitsanweisung bekommt die Nr Die zweite Arbeitsanweisung verweist auf eine Liste und zwei Formulare. Die Liste bekommt die Nr Das erste Formular bekommt die z. B. die Bezeichnung Formular Bewertung Das zweite Formular bekommt die Formular Lieferantenfehler Bei Verweisen auf Ordnergruppen (z.b. für fünf Ordner) können Platzhalter (xx) für die vierte Gliederungsstufe aufgeführt werden. (Die jeweilige Ordnergruppe hat dann ein Verzeichnis oder kann sonst auf eine andere Art und Weise eindeutig auf Vollständigkeit überprüft werden; z.b xx Ordner 1 von 3 oder Ordner A-K.) Bei neu erstellten Dokumenten legt der QMB oder die Unternehmensleitung die Personen fest, die Erstellen/Freigeben dürfen. Der Ersteller gibt nach Prüfung die Doku zum gewünschten Termin durch Identifikation und Freigabe auf der Doku (Schriftgröße min. 6 Punkt) durch seinen Namen oder die Bezeichnung der Abteilung, die für die Doku zuständig ist und dem Freigabedatum und/oder einer Revisionsnummer (Rev.), hinter der Dokubezeichnung frei. Die Daten zur Identifikation sollten unten links in der Ecke des Dokumentes stehen. Beispiele: Formular Lieferantenprotokoll;Rev.. 1.2, Freigabe durch QMB oder 05-01;Freigegeben durch UL am Durch das Eintragen dieser Daten ist das Dokument freigegeben. Unterschriften für die Freigabe sind optional möglich, aber nicht zwingend, da die Überprüfung, ob das vorliegende Dokument gültig ist oder nicht nur über einen Vergleich mit dem Dokumentenverzeichnis möglich ist. Über neue Freigaben ist der QMB zu informieren, der dann dass Dokumentenverzeichnis ändert/ergänzt. Entwürfe sind als solche deutlich zu kennzeichnen. 3.2 Änderung und Änderungsart der Doku Die Doku ist ständig an die Erfordernisse im Unternehmen anzupassen. Es gelten für die Änderungen die gleichen Grundsätze, wie für die Erstellung. Änderungen sind jeweils neu freizugeben. Sofern nicht ausdrücklich durch die UL/QMB anders festgelegt, müssen Änderungen von Dokumenten und Daten durch dieselben Funktionen/Stellen geprüft, genehmigt und freigeben werden, welche die Prüfung und Freigabe der Erstausgaben ausgeführt haben. Die benannten Funktionen/Stellen müssen Zugang zu einschlägigen Hintergrund- Informationen haben, auf die ihre Prüfung und Freigabe zu gründen ist. Streichungen und handschriftliche Änderungen tragen nur zur Verwirrung bei und sind deshalb zu vermeiden. Wo durchführbar und zweckmäßig, muss die Art der Änderung im Dokument selbst oder in geeigneten Anlagen ausgewiesen werden. Vorteilhaft ist die direkte Kennzeichnung (z.b. farbig) der geänderten Stellen Dokumentenlenkung ; Rev. 1.0, Freigabe durch QMB S 2 5

3 3.3 Verantwortliche und zuständige Person der Doku Für die Verfahrensanweisungen ist die jeweilige Vorgesetzte verantwortlich und zuständig in dessen Bereich die Doku fällt. 3.4 Verwaltung der Doku Die Dokumente werden online im DIN_ISO Verzeichnis gespeichert.und die das Dokumentenverzeichnis verwaltet. Es wird nach gültigen Dokumenten, außer Kraft gesetzten Dokumenten und Entwürfen unterschieden 3.5 Ausgabe und Verteilung der Doku Die Ausgabe erfolgt sofort nach Freigabe durch den QMB, der das Dokument dann per EDV zur Verfügung stellt Ausdrucke durch den Benutzer Ausgedruckte Dokumente unterliegen keiner Überwachung und gelten somit als ungelenkt. 3.6 Aufbewahrungsart und -ort der Doku Nach Außerkraftsetzung ist die Doku im DIN_ISO Ordner nach Ausserkraftgesetzt zu verschieben. 3.7 Aufbewahrungsdauer der Doku nach Außerkraftsetzung Die standardmäßige Aufbewahrungsdauer beträgt 10 Jahre nach Außerkraftsetzung. Die nachfolgende Tabelle regelt davon abweichende Aufbewahrungszeiten nach der Außerkraftsetzung. Nicht belegt Doku Aufbewahrungsdauer (Jahre) 3.8 Einzug und Vernichtung der ungültigen Doku Die Besitzer der ungelenkten Doku s sind für den Einzug und die Vernichtung der ungültigen Doku zuständig. Die Mitarbeiter werden durch den QMB informiert, welche Dokumente ungültig geworden und somit außer Kraft gesetzt worden sind.. Während der Gültigkeit ist die Art der Aufbewahrung ist so zu gestalten, dass die Doku nicht beschädigt wird. Der Aufbewahrungsort ist so zu gestalten, dass die Doku den benutzenden Personenkreisen zur Verfügung steht. Beispielsweise durch das Anbringen am Arbeitsplatz oder im QM-Handbuch. 3.9 Arbeitsanweisungen erstellen Arbeitsanweisungen können auf Basis einer Dokumentenvorlage erstellt Inhalt Eine Orientierung sollte die Gliederung der VA sein. Eine AA kann aber auch genauso gut ein Schild sein, auf dem einfach nur steht Füße abtreten vor Eintritt. Die Gliederung ist immer an die Erfordernisse der AA anzupassen und nicht umgekehrt Formaler Aufbau Eine Orientierung sollte der formale Aufbau der VA sein. Der formale Aufbau der AA ist immer an die Erfordernisse der AA anzupassen und nicht umgekehrt. Im Vordergrund muß die gute Anwendbarkeit der AA stehen Dokumentenlenkung ; Rev. 1.0, Freigabe durch QMB S 3 5

4 3.10 Verfahrensanweisungen erstellen Verfahrensanweisungen werden auf Basis einer Dokumentenvorlage erstellt Inhalt Verfahrensanweisungen werden mit folgender Gliederung aufgebaut: Ziel und Zweck (Inhalt: Warum brauchen wir diese VA?) Geltungsbereich (Inhalt: Für wenn oder was gilt die VA?) Begriffe [optional] (Inhalt: Begriffe erklären, damit es keine Missverständnisse gibt) Abläufe bei uns Inhalt: Hier wird beschrieben WAS zu tun ist, um das vorgegebene Ziel zu erreichen. Eine kurze Beschreibung WIE etwas zu tun ist, kann auch Inhalt der VA sein. Vorzugsweise sollte das WIE aber in der AA geregelt sein, auf die die VA verweist. Unter kurz verstehen wir weniger als 6 Seiten (DIN A4) Beschreibung der Abläufe. Ansonsten oder falls mehr als 2 verschiedene VA s inhaltsgleiche Detailregelungen haben, sollte das WIE aber in der AA geregelt sein, auf die die VA verweist(en). Bei unübersichtlichen, umfangreichen und / oder strukturierten Vorgängen sollte die VA auf weitere VA s verweisen. Mitgeltende Unterlagen Inhalt: Hier können weitere Unterlagen aufgeführt werden, die für das Verständnis sinnvoll und zu beachten sind (z.b. Gesetzestexte) oder eine Hilfe bei der Umsetzung der Verfahrensanweisung darstellen (z.b. Beispiele oder Vorlagen). Anlagen, die verbindlich zu der Doku dazugehören und beizustellen sind, sind mit dem Vorsatz Anlage zu kennzeichnen. Beispiel: Anlage: Doku Nr. x-y-a-b BeispielDoku Formaler Aufbau Die Kopf- und Fußzeile, der Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, analog zu diesem Dokument aufzubauen. Die Kopfzeile enthält den Titel (linksbündig). Die Fußzeile enthält die Daten über die Freigabe. Weiterhin enthält die Fußzeile die aktuelle Seite des Dokuments und wie viele Seiten insgesamt zum Dokument gehören (rechtsbündig). Kopf- und Fußzeile sind auf jeder Seite des Dokuments zu erstellen Prüfanweisungen erstellen Die Prüfungen sollten nach folgender Gliederung aufgebaut werden: 1.1 Prüfablauf (wie zu prüfen ist) 1.2 Prüfer (wer zu prüfen hat) 1.3 Prüfmittelbestimmung (womit zu prüfen ist) 1.4 Prüfort (wo zu prüfen ist) 1.5 Prüfzeitplan (wann zu prüfen ist) 1.6 Prüfergebnisse Auswertung Positive Prüfergebnisse (fehlerfrei) Negative Prüfergebnisse (fehlerbehaftet) Zur schnellen Erstellung von Prüfanweisungen, dient uns eine Vorlage Dokumentenlenkung ; Rev. 1.0, Freigabe durch QMB S 4 5

5 3.12 Ablaufplane erstellen Prozeß/ Dienstleistung Dokument Kommentar Alternativer Prozeß Grenzstelle Verbindungsstelle Verzw eigung Entscheidung Verbindungslinien Bei der Erstellung von Ablaufplänen sollten obige Symbole aus verwendet werden. Vorhandene Schnittstellen sind zu definieren. Für die entsprechenden Unterprozesse gilt das gleiche. Neben den Sinnbildern sind die ggf. zugehörigen Dokumente, Anweisungen und die bearbeitende Stelle aufzuführen 3.13 Erstellung von Formularen Formulare sind Vordrucke, in die Eintragungen vorzunehmen sind. Durch die Eintragungen werden die Formulare zu QM-Daten. Die Erstellung von neuen Formularen hat nach ergonomischen Gesichtspunkten zu erfolgen und ist mit denjenigen abzustimmen, die das Formular benutzen. Im Vordergrund muß die gute Anwendbarkeit des Formulars stehen. Die Formulare werden mit Hilfe der EDV erstellt (vorzugsweise mit Microsoft Word oder Excel ). Falls die Identifikation nicht direkt auf dem verwendeten Formular möglich ist (z.b. bei Formularen aus EDV-Programmen, welche eine Änderungen des Formulars nicht zulassen), sollte das Formular ausgedruckt werden und als Referenz mit den Identifikationsdaten ggf. Doku Nr. Bezeichnung Freigabedatum versehen, gescannt und bei den QM-Doku abgelegt werden. 4 Mitgeltende Unterlagen Nicht belegt Dokumentenlenkung ; Rev. 1.0, Freigabe durch QMB S 5 5