Ausfüllhinweise für die Belegliste des ESF-BAMF-Programms zur Förderrichtlinie vom (Stand: )

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1 Ausfüllhinweise für die Belegliste des ESF-BAMF-Programms zur Förderrichtlinie vom () 1. Einleitung Mittels Zuwendungsbescheid werden Projekte bewilligt. Den Bewilligungsbescheiden liegen die anerkannten förderfähigen Projektausgaben zugrunde. Die tatsächlichen Projektausgaben sollen in zwei Schritten, der Ausgabenerklärung und dem Verwendungsnachweis, nachgewiesen werden. Um einen einheitlichen, rechnerischen Nachweis der Projektausgaben zu gewährleisten, ist von den Zuwendungsempfängern (ZE) die Belegliste des ESF-BAMF-Programm zu führen und als zahlungsbegründende Unterlage ohne Belege einzureichen. Die Liste soll Ihnen auch als Kontrollund Überwachungsinstrument der Ausgabenentwicklung während des Bewilligungszeitraums dienen. Sie ist die Grundlage auf der die Bewilligungszentren, Projektausgaben überprüfen und Abschlagszahlungen veranlassen. Sofern im Stichprobenverfahren die Vorlage eines detaillierten Verwendungsnachweises erforderlich wird, ist die Belegliste um die jeweiligen Nachweise (inkl. Belege) der einzelnen Kostenpositionen zu ergänzen. Die nachfolgenden Ausfüllhinweise erklären den Aufbau sowie Inhalt der Datei. Weitergehende Erklärungen oder Hilfestellungen erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Bewilligungszentrum. 2. Gliederung Die Belegliste enthält 5 Tabellenblätter. Der Aufbau erfolgte analog des Finanzierungsplanes Stufe 2. Unter Punkt 3 findet sich, in Ergänzung, eine spaltengenaue Erläuterung zur Bedeutung, Funktion und Befüllbarkeit aller Spalten. a. allgemeine Angaben (Vorblatt) Für allgemeine Informationen sowie zur Unterscheidung der Art des Nachweises ist dieses Tabellenblatt zu befüllen. Wichtig ist insbesondere die Unterschrift des Zuwendungsempfängers.

2 b. Liste der Ausgaben Hier sind alle im Nachweiszeitraum mit Projektbezug entstandenen Ausgaben anzugeben. Besonderheit Kompetenzfeststellungsverfahren: Der Pauschalbetrag wird nach Befüllung der Felder automatisch ausgewiesen. c. Übersicht Teilnehmereinkommen Am Projekt teilnehmende Personen sind in der Übersicht mit ihrem für die Kofinanzierung relevantem Einkommen anzugeben. Hierunter fallen Freistellungskosten der Arbeitnehmer sowie Leistungen nach SGB II u. III (ALG I, ALG II sowie Sozialversicherungsbeiträge). Führen Sie nur die tatsächlich im Nachweiszeitraum teilnehmenden Personen auf. d. Aufstellung Eigenmittel und sonstige Einnahmen Diese Tabelle enthält eine durch Sie zu befüllende Übersicht ihrer eingebrachten Eigenmittel sowie aller im Projektbezug stehenden weiteren Einnahmen. Hier sind nur die Einnahmen und Eigenmittel für den Abrechnungszeitraum anzugeben. Gegebenfalls sind die Beträge entsprechend aufzuteilen. e. Kurzübersicht Ausgaben und Einnahmen In dieser Übersicht werden alle von Ihnen angegebenen Ausgaben und Einnahmen dargestellt. Des Weiteren ist eine Gegenüberstellung zu den als förderfähig anerkannten Summen laut Zuwendungsbescheid enthalten. 3. Ausfüllanleitung/Begriffsdefinition Jedes Tabellenblatt der Belegliste ähnelt, mit Ausnahme des Vorblattes, im Grundaufbau dem anderen. Die Erläuterungen werden in der Reihenfolge der Tabellenblätter und auszufüllenden Felder vorgenommen. Alle nicht von Ihnen zu befüllenden Zellen (z.b. Summen/Berechnungsfelder) sind mit einem Schreibschutz versehen. Sofern die Anzahl der Zellen nicht ausreichen sollte, wird Ihnen durch Ihr zuständiges Bewilligungszentrum bei Erfordernis eine erweiterte Belegliste zur Verfügung gestellt. Grundsätzlich gilt, dass Sie für jeden Beleg/Nachweis über eine Ausgabe/Einnahme eine neue Zeile vollständig befüllen müssen.

3 Durch die inhaltliche Befüllung der Belegliste muss ein problemloser Rückschluss auf die jeweiligen Nachweise möglich sein. Ihre Angaben müssen ohne Zweifel erkennen lassen, welchen Projektzweck (z.b. Deutschunterricht Mai 2010, Erika Mustermann) die Ausgabe hat. Vermeiden Sie allgemeine Ausführungen (z.b. Fahrkarte Teilnehmer) oder Abkürzungen. Diese erschweren die Prüfung, und könnten im Bedarfsfall zur Vorlage eines vertieften Nachweises führen. Die Angaben Aktenzeichen, Zuwendungsempfänger, Abrechnungszeitraum sind nur im Vorblatt auszufüllen. Eine weitere Befüllung erfolgt in den folgenden Tabellenblättern mittels Verknüpfung automatisch. a) Tabellenblatt allgemeine Angaben Aktenzeichen Ja Aktenzeichen aus Bewilligungsbescheid Zuwendungsempfänger Ja Name des Trägers oder der Kooperationspartnerschaft Abrechnungszeitraum Ja Genaue Angabe des Zeitraums für den die Belegliste eingereicht wird. Zielgebiet Ja Geben Sie das Zielgebiet (Konvergenz, Phasing Out, regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung) an, in welchem Ihr Projekt stattfindet. Art des Nachweises Ja Wählen Sie bitte die Art Ihres Nachweises (Verwendungsnachweis oder Ausgabenerklärung) aus. Standort an dem die (Original)Unterlagen des o.g. Nachweises eingesehen werden können Ja Geben Sie die genaue Adresse an, wo die Unterlagen, welche dem Nachweis zu Grunde liegen, eingesehen werden können. Unterschriftsfeld Ja Bestätigen Sie den Nachweis durch Ihre Unterschrift.

4 b) Tabellenblatt Liste der Ausgaben Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut Finanzierungsplan Stufe 2 (ohne Unterpositionen) Position teilweise Die vorgegebenen Inhalte entsprechen den Abrechnungspositionen laut FP 2. Jene sind nicht zu befüllen. In den nicht befüllten Zeilen können Sie kurze inhaltliche Ergänzungen zum Zweck der Ausgabe vornehmen. (siehe auch Zeile Grund der Zahlung ) Buchungsnummer Ja Bitte geben Sie hier die Buchungsnummer des Zahlungsnachweises an. Bei unbaren Ausgaben ist ein K für Kontoauszug sowie nachfolgend die jeweilige Nummer anzugeben. Bei baren Auszahlungen ist ein Q für Quittung voranzustellen. Bsp.: K1202 oder Q1303. Die Buchungsnummern sind so zu vergeben, dass jede Zahlung zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Belegdatum Ja Erstellungsdatum des eingereichten Beleges Belegnummer Ja Nummer des eingereichten Belegs Zahlungsempfänger Ja Empfänger der Verausgabung Grund der Zahlung Ja Geben Sie an, warum/wofür die Zahlung erfolgt ist. (siehe auch Zeile Position ) Buchungsdatum Ja Führen Sie den Zeitpunkt an, zu welchem der Betrag von Ihrem/r Konto/Kostenstelle abgebucht worden ist. Bei Barzahlung entspricht das Buchungsdatum fiktiv dem Zahlungsdatum.

5 Zahlungsdatum Ja Datum an dem die Leistung/Sache bezahlt/beschafft worden ist. Liegt in der Regel vor dem Buchungsdatum. Zahlweise Ja Geben Sie an, ob unbar oder bar bezahlt worden ist. Rechnungsbetrag Ja Tatsächliche Ausgaben für die Zahlung. Anteil in % Ja Führen Sie den tatsächlich auf das Projekt entfallenden Anteil der Leistung/Sache an. anrechenbarer Betrag Nein Berechnung des als förderfähig zu veranschlagenden Rechnungsbetrages. (Produkt aus Rechnungsbetrag und Anteil in %) c) Tabellenblatt Teilnehmereinkommen Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut Finanzierungsplan Stufe 2 Position teilweise Die vorgegebenen Inhalte entsprechen den Abrechnungspositionen laut FP 2. Jene sind nicht zu befüllen. In den nicht befüllten Zeilen können Sie kurze inhaltliche Ergänzungen zum Zweck der Ausgabe vornehmen. Teilnehmer (Name_Vorname) Ja Geben Sie den zum Teilnehmereinkommen herangezogenen Namen und Vornamen des Kursteilnehmers an. Bescheiddatum Ja Erstellungsdatum des eingereichten Bescheides Belegnummer Ja Nummer des eingereichten Beleges gültig ab Ja Gültigkeitsbeginn des (Bescheid-)Belegs

6 monatliche Leistung Ja Tragen Sie die tatsächliche Höhe der monatlichen Leistung ein. Leistung pro Tag Nein Berechnet die tägliche Leistung pro Tag, ausgehend von einem Monat á 30 Tagen. Anzahl Projektmonate Ja Geben Sie die Monate im Projekt an. Beachten Sie, dass es sich um volle Monate handeln muss. Einzeltage Projekt Ja Geben Sie die Einzeltage im Projekt an, welche nicht volle Monate umfassen. Dies kann z.b. bei einem Projektbeginn, - ende oder Teilnehmerabbruch im Laufenden Monat der Fall sein. Es wird auf Kalendertage im Teilnahmezeitraum abgestellt. Gesamttage im Projekt Nein Berechnet die tatsächlich im Projekt verbrachten Tage des Teilnehmers. Summe Nein Führt das tatsächlich zu veranschlagende Teilnehmereinkommen auf. Nachweis Ja Geben Sie die Nachweisform des jeweiligen Teilnehmereinkommens ein z.b. ALG II Bescheid. Anteil in % Ja Bei Teilzeitprojekten geben Sie bitte den prozentualen Anteil, der auf die monatliche Laufzeit entfällt, an. anrechenbarer Betrag Nein Gibt das tatsächlich als Kofinanzierung heranziehbare Teilnehmereinkommen an. d) Tabellenblatt Eigenmittel_sonstige Einnahmen Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut Finanzierungsplan Stufe 2 Position teilweise Die vorgegebenen Inhalte entsprechen den Abrechnungspositionen laut FP 2. Jene sind nicht zu befüllen. In den nicht befüllten Zeilen können Sie kurze inhaltliche Ergänzungen zum Zweck der Ausgabe vornehmen. (siehe auch Zeile Form/Gegenstand/Grund der Leistung )

7 Mittelgeber Ja Geben Sie die juristische oder natürliche Person an, welche die Einnahme ermöglicht. Form/Gegenstand/Grund der Leistung Ja Geben Sie an, warum/wofür die Zahlung/Leistung gewährt wurde und/bzw. ob es sich um eine Geldleistung oder Sachleistung handelt. (siehe auch Zeile Position ) Buchungsnummer Ja Bitte geben Sie hier die Buchungsnummer des Zahlungsnachweises an. Bei unbaren Ausgaben ist ein K für Kontoauszug sowie nachfolgend die jeweilige Nummer anzugeben. Bei baren Auszahlungen ist ein Q für Quittung voranzustellen. Bsp.: K1202 oder Q1303. Die Buchungsnummern sind so zu vergeben, dass jede Zahlung zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Buchungsdatum Ja Führen Sie den Zeitpunkt an, zu welchem der Betrag von Ihrem/r Konto/Kostenstelle abgebucht worden ist. Bei Barzahlung entspricht das Buchungsdatum fiktiv dem Zahlungsdatum. Belegnummer Ja Nummer des eingereichten Beleges Belegdatum Ja Erstellungsdatum des eingereichten Beleges Zahlungsdatum Ja Tatsächliches Zahlungsdatum für bestellte/beschaffte Leistung, liegt in der Regel vor dem Buchungsdatum Zahlweise Ja Geben Sie an, ob unbar oder bar bezahlt worden ist. Rechnungsbetrag Ja Tatsächliche Ausgaben für die Zahlung. Anteil in % Ja Führen Sie den tatsächlich auf das Projekt entfallenden Anteil der Leistung/Sache an. anrechenbarer Betrag Nein Berechnung des als förderfähig zu veranschlagenden Rechnungsbetrages. (Produkt aus Rechnungsbetrag und Anteil in %)

8 e) Tabellenblatt Kurzübersicht Ausgaben u. Einnahmen_Gesamt Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut Finanzierungsplan Stufe 2 Position Nein Abrechnungsposition laut FP 2 laut Zuwendungsbescheid bewilligte Projektausgaben Ja Geben Sie die bewilligten Ausgaben bzw. Einnahmen der einzelnen Positionen an. tatsächliche Projektausgaben Nein Diese Spalte zeigt Ihnen die bisherigen Ausgaben im Rahmen des Projekts an. Differenz Nein Zeigt Ihnen die noch zur Verfügung stehenden Mittel im Rahmen des Projekts an. 4. Verfahren Bitte reichen Sie im Rahmen der Ausgabenerklärung je eine Ausfertigung der Belegliste in elektronischer Form sowie unterschrieben in Papierform ein. Anschließend wird die Ausgabenerklärung durch das zuständige Bewilligungszentrum geprüft. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, erhalten Sie die Belegliste mit Prüfkommentierungen auf elektronischem Wege zurück. Die vom Bundesamt zurückgesandte Belegliste ist von Ihnen fortlaufend bis zum Zeitpunkt der Vorlage des Verwendungsnachweises weiterzuführen. Im Rahmen des Verwendungsnachweises reichen Sie wiederum die Belegliste in elektronischerund in Papierform ein. Der Verwendungsnachweis ist ferner durch den Sachbericht zu ergänzen. Nach Prüfung der vorliegenden Unterlagen erhalten Sie vom Bundesamt eine abschließende Mitteilung über die Höhe Ihres Zuwendungsbetrages.

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