Erweiterung der repdoc App

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1 Sehr geehrter -Nutzer, Osnabrück, im Mai 2016 mit der aktuellen Version 12.0 der repdoc Werkstattsoftware liefern wir Ihnen wieder viele Neuerungen und Verbesserungen. Dieses Update konzentriert sich dabei besonders auf die Bereiche Reifeneinlagerungen und Wareneingänge, behandelt die österreichische Registrierkassenverordnung und bringt damit einige Änderungen im Bereich der Kasse mit sich und stellt Ihnen allen voran das Mitarbeiter-Dashboard, die Stempeluhr für die Zeiterfassung und Reifeneinlagerungen in der repdoc App zur Verfügung! Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zu diesen und allen weiteren Änderungen, die das Update mit sich bringt. Viele Grüße, Ihr -Team Wichtige Hinweise: Die Unterstützung von Microsoft SQL Server 2000 wird mit der Aktualisierung auf diese Version eingestellt. Sollten Sie noch einen SQL Server 2000 einsetzen, können Sie diese Aktualisierung nicht durchführen. Während des Updates wird Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit unserem Support- und Service-Team unter der Rufnummer 0541/ in Verbindung! Erweiterung der repdoc App Reifeneinlagerungen In der repdoc App haben Sie nun auch Zugriff auf bestehende Reifeneinlagerungen. Nach einem Tab auf das Hamburger-Menü oben links steht Ihnen in der Auswahl der Menüpunkt Reifeneinlagerungen zur Verfügung. Hier greifen Sie auf vorhandene Depotscheine zu, pflegen die Daten der einzelnen Reifen. Auch haben Sie dort die Möglichkeit, die Reifen aus- bzw. einzulagern und wichtige Bemerkungen zu dem Reifensatz zu hinterlegen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, einen Schnelleinstieg zum Startbildschirm der App hinzuzufügen, über die Sie die Neuanlage eines Reifensatzes starten können. Hier werden Sie Schritt für Schritt durch die Anlage des Reifensatzes geführt, spezifizieren die Reifenart, erfassen direkt am Fahrzeug Profil-, Felgen- und RDKS-Daten und haben die Möglichkeit, Fotos der einzelnen Reifen zu hinterlegen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 1 von 13

2 Digitale Unterschrift Aufträge und die Zustimmung der Datennutzung zu Werbezwecken können nun direkt in der App vom Kunden unterschrieben werden! Dazu wurde die Möglichkeit zur Tätigung einer digitalen Unterschrift geschaffen! In einem Auftrag erreichen Sie mit einem Tab auf das Aktionsmenü oben rechts die Option Unterschreiben. Es erscheint ein Unterschriftsfeld, in dem noch einmal die grundlegenden Belegdaten (Auftragsnummer, Gesamtbetrag sowie der Name Ihrer Firma als Auftragnehmer) angezeigt werden. Hier kann der Auftraggeber sodann mit dem Finger oder einem Stifteingabegerät seine Unterschrift leisten. Im Kunden im Editierbereich Weitere Daten finden Sie nun einen Button Einwilligung durch Unterschrift. Auch hier öffnet sich nach der Betätigung ein Eingabefeld, in dem der Kunde mit seiner Unterschrift der Nutzung seiner Daten zu Werbezwecken zustimmt. Die geleistete Unterschrift wird als Grafik in der Dokumentenablage des Auftrags bzw. des Kunden abgelegt. Darüber hinaus wird eine weitere Datei parallel dazu abgelegt, in der Daten zum Ablauf der Unterschrift gespeichert werden. Dazu gehören zum Beispiel Geschwindigkeitsdaten, die eine Rekonstruktion der Unterschrift ermöglichen und so dazu dienen, die Authentizität im Streitfall belegen zu können. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2 von 13

3 Stempeluhr Lange Wege zum Zeiterfassungsterminal gehören ab jetzt der Vergangenheit an, denn nun können Sie Stempelungen direkt am Fahrzeug durchführen! Über den Schnelleinstieg greifen Sie auf die Stempeluhr zu und wählen hier, so wie bei der Stempelung am PC, zuerst den Monteur aus, der die Stempelung vornehmen möchte. Im Anschluss daran wählen Sie, ob eine auftragsbezogene Tätigkeit oder eine sonstige Tätigkeit gestempelt oder eine Kommen-/Gehen-Stempelung getätigt werden soll. Natürlich ist auch das Beenden der aktuellen Tätigkeit möglich, sofern der gewählte Monteur derzeit auf einen Auftrag oder eine Tätigkeit angestempelt ist. Sollte jeder Monteur sein persönliches mobiles Gerät in der Werkstatt verwenden, können Sie in der Einrichtung der App die Persönliche Stempeluhr aktivieren. Die Auswahl des Monteurs sowie die Eingabe eines Passwortes im Zuge der Stempelung sind dann nicht notwendig! Mitarbeiter-Dashboard Einhergehend mit der Zeiterfassung bzw. Stempeluhr findet auch das so genannte Mitarbeiter-Dashboard den Weg auf Ihr mobiles Gerät! Mit dem Dashboard haben Sie - sofern Sie das Modul Zeiterfassung einsetzen - jederzeit einen Überblick über Ihre Mitarbeiter! Urlaubsverwaltung, Abwesenheitsplaner, Zeitkonto - all das und noch einiges mehr finden Sie nun in der repdoc App! Um das Mitarbeiter-Dashboard vollständig nutzen zu können, benötigen Sie, wie bereits erwähnt, das Modul Zeiterfassung. Aber auch in der repdoc Werkstattsoftware sind einige Einstellungen vorzunehmen: o Die Anzahl der Urlaubstage muss bei den einzelnen Mitarbeitern hinterlegt werden. Dieses nehmen Sie in der Benutzerverwaltung vor, die Sie über "Extras Administration Benutzer verwalten" erreichen. Hier öffnen Sie die einzelnen Mitarbeiter und hinterlegen auf der Registerkarte Personaldaten den Urlaubsanspruch und ggf. die aus dem Vorjahr übernommenen Resturlaubstage. o Um in der Zeiterfassung eingetragene Abwesenheiten korrekt zuordnen zu können, müssen diese den Abwesenheitstypen Urlaub, Krank oder Sonstiges zugeordnet werden. Öffnen Sie dazu über "Kalender Zeiterfassung" die Liste der Abwesenheitsgründe. Anschließend muss jeder vorhandene Abwesenheitsgrund geöffnet und einem der drei o.g. Typen zugeordnet werden. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 3 von 13

4 o In den Wochenplänen muss der jeweilige Arbeitsbeginn zugeordnet werden, damit stundenweise Abwesenheiten, wie z.b. Krank ab Uhr die korrekte Dauer der vorherigen Anwesenheit und der Abwesenheit wegen Krankheit, berechnet werden können. Diese Einstellung nehmen Sie unter "Kalender Zeiterfassung Wochenpläne" vor. Hier öffnen Sie die vorhandenen Pläne und tragen pro Wochentag den Arbeitsbeginn ein. Standardmäßig wird durch das Update der Arbeitsbeginn mit 08:00 Uhr vorbelegt. Sollte diese Uhrzeit nicht korrekt sein, überarbeiten Sie bitte die vorhandenen Pläne! Nachdem die genannten Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie das Mitarbeiter-Dashboard in der repdoc App nutzen. Dazu ist es nötig, dass Sie sich in der App mit einem repdoc-benutzer anmelden, der über die Rechte Zeiterfassung und Chefzahlen verfügt. Sie finden das Dashboard im Hamburger-Menü im Bereich Verwaltung. Alternativ können Sie es in der Einrichtung auch als Schnelleinstieg für die Startseite der App definieren. Wenn Sie das Mitarbeiter-Dashboard geöffnet haben, wählen Sie entweder einen einzelnen Mitarbeiter aus, über dessen Personaldaten Sie einen Überblick gewinnen möchten, oder Sie wählen den obersten Menüpunkt Übersicht (alle), um die Informationen zusammengefasst für alle Mitarbeiter zu sehen. Während Ihnen im einzelnen Mitarbeiter beispielsweise neben verschiedenen Statistiken auch seine letzten Tätigkeiten, eine Übersicht über seinen Urlaub oder sein Zeitkonto angezeigt werden, finden Sie in der Übersicht über alle Mitarbeiter vornehmlich statistische Auswertungen, wie zum Beispiel zur Produktivität oder Werkstattauslastung. Außerdem erhalten Sie eine Übersicht über den Resturlaub, die Krankheitstage und den Stand des Zeitkontos aller Mitarbeiter. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 4 von 13

5 Sofern Sie die repdoc App auf einem Tablet nutzen, steht Ihnen weiterhin der Abwesenheitsplaner zur Verfügung. Sie erreichen diesen aus dem Hamburger-Menü, können ihn als Schnelleinstieg definieren oder auch aus einem Mitarbeiter heraus öffnen, indem Sie beispielsweise im Bereich Urlaub auf das Bearbeiten-Icon tippen und dort den Abwesenheitsplaner wählen. Es wird eine kalendarische Ansicht des gesamten Jahres gezeigt, in dem die Abwesenheiten des Mitarbeiters, aus dem der Planer aufgerufen wurde, angezeigt werden. Wechseln Sie im Planer auf die Monatsansicht, werden Ihnen die Abwesenheiten aller Mitarbeiter für den aktuellen Monat angezeigt. Natürlich haben Sie hier die Möglichkeit, die Monate bzw. Jahre zu wechseln und neue Abwesenheiten einzutragen und bestehende Einträge zu verändern. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 5 von 13

6 Weitere kleine Verbesserungen in der repdoc App Im Werkstattplaner werden nun auch die Leihfahrzeuge angezeigt, sofern Sie die App auf einem Tablet einsetzen. Beim Einfügen von Texten in einen Kundenbeleg haben Sie nun auch Zugriff auf die in der Werkstattsoftware angelegten Textbausteine. In der Belegerfassung steht Ihnen nun die Kamera Ihres Gerätes zur Verfügung, so dass Sie neue Artikel über ihren Barcode in den Beleg einfügen können! Sollten Sie die Funktion zur Aufnahme von Fotos nutzen, können Sie nun auswählen, ob Sie ein einzelnes oder mehrere Bilder aufnehmen möchten. Wenn Sie die Option für die Aufnahme mehrerer Bilder wählen, öffnet sich direkt nach dem Speichern des ersten Fotos die Kamera erneut und Sie können ein weiteres Bild aufnehmen. In den Checklisten besteht nun die Möglichkeit, zuvor aufgenommene Fotos noch einmal zu öffnen. Wenn eine Checkliste einem bereits bestehenden Beleg zugeordnet wird, wird nun auch das Ergebnis des Checks, also die zu erledigenden Arbeiten, in den schon bestehenden Auftrag übernommen. Darüber hinaus können Checklisten als abgeschlossen gekennzeichnet und auch gelöscht werden. Die repdoc App kann nun auch in Österreich in Verbindung mit dem repdoc Katalog genutzt werden. Zudem wurden landesspezifische Anpassungen, wie zum Beispiel das Layout des Fahrzeugscheins und das Pickerl vorgenommen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 6 von 13

7 Verbesserung der repdoc Katalog Anbindung Bei der Anlage eines neuen Kundenfahrzeuges wird die der KBA-Nummer zugeordnete interne repdoc Katalog-ID des Fahrzeugs ermittelt und in der repdoc Werkstattsoftware fest gespeichert. So ist es auch bei nicht eindeutigen KBA-Nummern nur beim ersten Aufruf des Fahrzeugs nötig, dieses im Katalog ggf. noch einmal genauer zu spezifizieren. Probleme treten dann auf, wenn die KBA-Nummer zu einem späteren Zeitpunkt geändert wird, weil sich zum Beispiel bei der Ersteingabe ein Zahlendreher eingeschlichen hat. Bisher war es nötig, die Verknüpfung zur internen Katalog-Nummer manuell zu löschen und diese neu ermitteln zu lassen. Dieses Verhalten ändert sich mit Version 12.0 von repdoc. Sobald Sie eine Änderung an der KBA-Nummer vornehmen, wird die Verknüpfung zum repdoc Katalog für das Fahrzeug neu ermittelt. So wird verhindert, dass der Katalog Ihnen die Daten eines anderen Fahrzeuges anzeigt und Sie im schlimmsten Fall nicht passende Artikel bestellen. Die zuvor beschriebene feste Verknüpfung zu repdoc Katalog wurde bisher nur für Pkw gespeichert. Mit dem Update erfolgt die Speicherung auch für Nutzfahrzeuge, so dass diese nicht bei jedem Aufruf wieder neu spezifiziert werden müssen. Um die Übernahme von Flüssigkeiten, wie zum Beispiel Öl und Bremsflüssigkeit, aus dem repdoc Katalog in den Kundenbeleg als Stammartikel zu ermöglichen, wurde ein neues Feld im Artikel hinzugefügt: die Katalogkategorie. Hier haben Sie die Möglichkeit, bei Ihren eigenen Artikeln die Artikelkategorie zu spezifizieren und es so zu ermöglichen, dass diese Artikel Ihnen im Warenkorb und in den Wartungsplänen als eigene Artikel angeboten werden. So entfällt das Tauschen der übernommenen Flüssigkeit im Kundenbeleg durch Stammartikel. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 7 von 13

8 Optimierungen der Reifeneinlagerungen Bei Fahrzeugen mit vier Reifen steht Ihnen nun die Funktion Tauschen zur Verfügung. Wenn die Vorder- und Hinterreifen getauscht werden, hilft Ihnen diese Funktion dabei, die einzelnen Reifendaten, wie zum Beispiel Profiltiefe und DOT (und bei unterschiedlichen Reifen auf der Vorder- und Hinterachse auch Reifenhersteller, Reifenart, Größe und Bezeichnung) in die Eingabefelder der jeweils anderen Achse zu übernehmen. So entfällt das mühselige Abtippen der Werte und ein Reifentausch ist schnell erledigt. Die Reifenlagerorte, die unter "Extras Reifen- Listen Reifenlagerorte" verwaltet werden, wurden um die Möglichkeit der Angabe der Lagerkapazität erweitert. Wenn ein Lagerort geöffnet wird, kann nun angegeben werden, wie viele Reifen in dem Lager insgesamt Platz finden. In der Übersicht der Lagerorte und auch bei der Zuordnung eines Lagerortes in einer Reifeneinlagerung wird die noch freie Kapazität pro Lagerort angezeigt, so dass man schnell eine Übersicht über den noch freien Platz im Lager erlangen kann. Die Liste der Reifeneinlagerungen wurde um einen Filter nach DOT erweitert. Mit Nutzung dieses Filters können Sie nun schnell und einfach die angelegten Reifensätze durchsuchen und sich zu alte Reifen, die ersetzt werden sollten, anzeigen lassen. Die so erzeugte Liste kann dann dazu genutzt werden, die Kunden gezielt auf den Austausch der alten Reifen anzusprechen. Beim Export der Liste der Reifeneinlagerungen ist es nun auch möglich, die Werte (Profiltiefe, DOT etc.) der Vorder- und Hinterachse getrennt voneinander zu exportieren, so dass eine Weiterverarbeitung der exportierten Daten besser möglich ist. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 8 von 13

9 Überarbeitung der Kassenabrechnungen Registrierkassenverordnung (AT) Zu Anfang des Jahres 2016 ist in Österreich die Registrierkassensicherheitsverordnung (BGBl II 410/2015) in Kraft getreten. Diese erfordert einige Änderungen im Bereich der Kassenabrechnungen, die zur Manipulationssicherheit beitragen und aus diesem Grund auch in der deutschen Version von repdoc Werkstattsoftware zur Anwendung kommen. Mit der Aktualisierung auf Version 12.0 erfüllt repdoc die Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung. Eine entsprechende Bestätigung kann über die Firma TROST AUTO SERVICE TECHNIK SE bezogen werden. Ein Teil der Registrierkassensicherheitsverordnung ist die Dokumentation des eingesetzten Kassensystems sowie der Maßnahmen, die zur Sicherstellung der Manipulationssicherheit getroffen wurden. Dazu ist es notwendig, dass Sie die neue Ausgabe der Ergänzung des repdoc Benutzerhandbuches für Österreich herunterladen, diese ausdrucken und das Installationsprotokoll am Ende des Dokumentes pflegen. Das Systemprotokoll wurde um eine fortlaufende Nummer erweitert. Alle Einträge im Systemprotokoll, die seit der Erstinstallation von repdoc vorgenommen wurden, werden durchnummeriert. Darüber hinaus erhält ab sofort jeder neue Protokolleintrag ebenfalls eine fortlaufende Nummer. Die Nummerierung der Einträge ist notwendig, um nachweisen zu können, dass keine Eingriffe in den Datenbestand vorgenommen und die zugehörigen Protokolleinträge nachträglich durch einen direkten Zugriff auf die Datenbank entfernt wurden. Durch diese Maßnahme ist es möglich, dass die Aktualisierung auf Systemen, die schon sehr lange in Betrieb sind, etwas länger dauern wird, als Sie es sonst von repdoc-updates kennen. Um die Eintragungen, Änderungen und Stornierungen in der Kasse zu dokumentieren, wurde das Datenerfassungsprotokoll hinzugefügt. Dieses finden Sie unter "Zahlungen Abschluss / Abrechnungen Datenerfassungsprotokoll". Im Datenerfassungsprotokoll werden alle Änderungen in den Kassenbüchern mit Datum, Uhrzeit und dem Namen der Arbeitsstation und des dort angemeldeten Benutzers dokumentiert. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 9 von 13

10 Darüber hinaus erhält jeder Eintrag im Kassenbuch eine laufende Nummer. Bisher verwendete repdoc für manuelle Kassenbuchungen eine so genannte Kassenabrechnungsquittungsnummer und für belegbezogene Buchungen die Kundenbelegnummer. Dieses System wurde geändert, so dass nun jede Buchung, egal ob manuell oder belegbezogen, eine Kassenbelegnummer (vormals Kassenabrechnungsquittungsnummer) erhält. Bei belegbezogenen Buchungen wird zusätzlich noch die Rechnungs- bzw. Gutschrifts-/Stornorechnungsnummer mit angezeigt. Weiterhin erhält jeder Eintrag in den Kassenbüchern - auch Vorträge und Tagesentnahmen - eine neue, laufende Nummer. Alle alten Kassenbucheinträge werden beim Update nachträglich bei 1 beginnend durchnummeriert. Durch diese Maßnahme kann eine lückenlose Nummerierung sichergestellt werden und Sie haben nach wie vor die Möglichkeit, die o.g. Kassenbelegnummer zum Jahreswechsel auf z.b zurückzustellen. Durch diese Maßnahme ist es möglich, dass die Aktualisierung auf Systemen, die schon sehr lange in Betrieb sind, etwas länger dauern wird, als Sie es sonst von repdoc-updates kennen. Die Änderungen der Nummerierung bringen natürlich auch Änderungen an den Verschiedenen Ausdrucken mit sich, die in der Kasse möglich sind. Auf allen Ausdrucken wird die neue laufende Nummer mit ausgegeben. Die bisher Beleg-Nr. genannte Kassenabrechnungsquittungsnummer heißt nun "Kas.-Blg.-Nr." (Kassenbelegnummer) und die bisherige RE-Nr. trägt nun die Bezeichnung "Kd.-Blg.- Nr." (Kundenbelegnummer). Beim Löschen einer Eintragung in einem Kassenbuch muss nun der Grund der Löschung angegeben werden. Dieser wird im Datenerfassungsprotokoll dokumentiert, so dass auch später noch nachvollziehbar ist, warum eine Buchung entfernt wurde. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 10 von 13

11 Beim Fertigstellen einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag über ,00 Euro wird nun geprüft, ob in der Einrichtung eine USt.-Ident.-Nr. hinterlegt wurde. Deren Ansdruck ist auf Rechnungen mit einem entsprechend hohen Gesamtbetrag vorgeschrieben. Sollte die Nummer in der Einrichtung nicht hinterlegt sein, öffnet sich automatisch das entsprechende Menü, in dem Sie die USt.-Ident.-Nr. unter Steuer hinterlegen können. (AT) Neuerungen im Bereich der Wareneingänge In der Liste der Wareneingänge findet sich nun der Gesamtwert der in der Liste angezeigten Wareneingänge. So lässt sich schnell der Umsatz in einem bestimmten Zeitraum bei einem beliebigen Lieferanten ermitteln: nutzen Sie die Listenfilter, um sich nur gebuchte Wareneingänge in einem bestimmten Zeitraum eines bestimmten Lieferanten anzeigen zu lassen. Wenn die EK-Preise beim Buchen der Wareneingänge korrekt gepflegt wurden, sehen Sie nun auf einen Blick Ihren Umsatz im angegebenen Zeitraum. Im Wareneingang wird nun der Gesamt EK-Preis pro Position angezeigt. Darüber hinaus lässt sich der verknüpfte Kundenbeleg nun direkt aus dem Wareneingang heraus aufrufen. Klicken Sie dazu einfach die Position im Wareneingang mit der rechten Maustaste an und wählen dann die Funktion Beleg öffnen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 11 von 13

12 Weitere Verbesserungen und Korrekturen Im Kunden auf der Registerkarte Kontakt lassen sich nun beliebig viele Ansprechpartner hinterlegen. Einer der angelegten Ansprechpartner kann als Hauptkontakt aktiviert werden, so dass dessen Kontaktdaten bei der Anlage eines Beleges als Ansprechpartner übernommen werden. Beim Export der Kundenliste ist es nun möglich, neben der Telefon- und Mobilnummer auch die unter "weitere Nummern" gepflegte Kontaktinformation zu exportieren. Bei der Anlage eines Auftrags aus dem Kundenfahrzeug heraus wird nun auch das Annahmedatum im Beleg gesetzt. Bei der Anlage eines neuen Firmenkunden wird nun auch die USt.-Ident-Nr. direkt im Anlageassistenten abgefragt, so dass sie nicht mehr nachträglich auf der Registerkarte Fibu nacherfasst werden muss. Der bisher UVV 57 BGV D29 genannte Termin zur Überprüfung gewerblicher Fahrzeuge auf Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften wurde umbenannt. Sie finden die Filter in den Listen und die Ausdrucke nun unter der neuen Bezeichnung UVV DGUV Vorschrift 70. Auf der Einwilligungserklärung Werbeausschluss wird nun, sofern hinterlegt, das Geburtsdatum des Kunden mit angedruckt. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 12 von 13

13 Haben Sie Fragen zur Aktualisierung von repdoc Werkstattsoftware oder zu einzelnen Funktionen, die das Update mit sich bringt? Nehmen Sie gerne Kontakt mit unserem Support- und Service-Team auf, um offene Fragen zu klären! Sie erreichen die repdoc-hotline auf folgende Arten: Telefon: 0541 / Fax: 0541 / support@repdoc-support.de Internet: Sie erreichen die Hotline von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 19:00 Uhr sowie am Samstag von 9:00 Uhr bis 14:00 Uhr. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 13 von 13