TIPPS & TRICKS SAP CM Teil 3

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1 TIPPS & TRICKS SAP CM Teil 3 Schwerpunkte dieses Dokuments: Listeinstellungen Autor: Peter Nötzli Datum: Version: 2.0 Seite 1

2 Versionsverwaltung Vers.Nr Änd. Beschreibung Wer / Kürzel. Datum Erstellung Dokument Nop Komplette Überarbeitung Nop Inhalt 1 Listeinstellungen Einleitung ALV (ABAP List Viewer) ALV Bearbeitungsmöglichkeiten Menu Leiste Bearbeiten mit Befehlen innerhalb ALV rechter Mausklick auf Spaltenkopf rechter Mausklick auf Feld Bereich markieren und ausschneiden Spaltenreihenfolge ändern Liste sortieren Spalten filtern Spalten summieren Absprung in andere Transaktion Liste exportieren Excel Inplace Tabellenkalkulation Tabellenkalkulation als txt File ablegen Liste senden Liste drucken auf Papier Liste drucken als PDF Anzeigevarianten auswählen, anlegen, ändern Bestehende Anzeigevarianten auswählen Neue Benutzerspezifische Anzeigevariante anlegen Benutzerspezifische Anzeigevariante ändern Benutzerspezifische Anzeigevariante verwalten & löschen Seite 2

3 1 Listeinstellungen SAP merkt sich die zuletzt verwendete Suchhilfe pro Transaktion oder Objekt und schlägt diese dem Benutzer beim nächsten Aufruf wieder vor. 1.1 Einleitung Im SAP können verschiedene Techniken zur Darstellung und Weiterverarbeitung von Listen verwendet werden. Es gibt unter anderem folgende möglichen Techniken: Abap Liste Tabellenanzeige Tabellenkalkulation Seite 3

4 ALV Excel Inplace In diesem Dokument wird nur der Umgang mit ALV beschrieben da diese Technik die aktuellste und komfortabelste Form darstellt. ALV kann auch als SAP List Viewer oder Grid Control benannt werden, was die selben Funktionen beinhaltet Seite 4

5 2 ALV (ABAP List Viewer) 2.1 ALV Bearbeitungsmöglichkeiten stellt alle Felder einer markierten Zeile vertikal dar (leere Felder werden nicht angezeigt) springen in andere Transaktionen (wie Doppelklick) sortiert die markierten Spalten aufsteigend sortiert die markierten Spalten absteigend filtert die markierten Spalten summiert die markierten Spalten springt in die Druckvorschau der Liste Excel Inplace Serienbriefverarbeitung mit MS Word Export der Liste Mailversand der Liste ABC Analyse Graphik Layout ändern Layout auswählen Layout sichern Hilfe zu ALV 2.2 Menu Leiste Auch über die Menu leiste können die meisten Funktionen aufgerufen werden Seite 5

6 2.3 Bearbeiten mit Befehlen innerhalb ALV rechter Mausklick auf Spaltenkopf markierten Text in Ablage übernehmen Spalte ausblenden ausgeblendete Spalten einblenden Optimale Breite einstellen Markierte Spalten fixieren Markierte Spalten aufsteigend sortieren Markierte Spalten absteigend sortieren suchen innerhalb markierten Spalten Filter innerhalb markierten Spalten setzen Summe in markierten Feldern bilden Ganze Tabelle nach Excel exportieren Services / Suche in Help Datei (nicht eingerichtet) Seite 6

7 2.3.2 rechter Mausklick auf Feld markierten Text in Ablage übernehmen Details = Ganze Zeile transponiert Optimale Breite einstellen suchen innerhalb markierten Spalten Filter innerhalb markierten Spalten setzen Summe in markierten Feldern bilden Ganze Tabelle nach Excel exportieren Services / Suche in Help Datei (nicht eingerichtet) Bereich markieren und ausschneiden Mit der Tastenkombination CTRL+Y den Bereich markieren und mit CTRL+C den markierten Bereich in die Zwischenablage übernehmen Spaltenreihenfolge ändern Die Spaltenreihenfolge kann per Drag & Drop (linke Maustaste) erfolgen oder per Icon >> Liste sortieren Gewünschte Spalten markieren und über das Icon oder sortieren. (sind mehrere Spalten markiert, wird von links nach rechts priorisiert sortiert) Sortierte Spalten erkennt man an diesem Zeichen Seite 7

8 2.3.6 Spalten filtern gewünschte Spalten markieren und über das Icon die Filterkriterien bestimmen Gefilterte Spalten erkennt man an diesem Zeichen Spalten summieren Einzelne Spalten können summiert werden, Bedingung ist allerdings, dass die Felddefinition entsprechend definiert wurde. Gewünschte Spalten markieren und Icon drücken die Spalte Min. Credit wird summiert Sollen nun noch Zwischensummen gebildet werden muss die gewünschte Spalte markiert und das Icon gedrückt werden. Es werden nun Zwischensummen pro Prim. Disziplin gebildet Seite 8

9 2.3.8 Absprung in andere Transaktion Je nach Liste kann aus dem ALV per Doppelklick auf eine andere Transaktion abgesprungen werden. Dabei werden Daten wie zum Beispiel der Objekt ID aus der Zeile übergeben so dass keine neue Selektion mehr nötig ist. Stehen mehrere Transaktionen zur Verfügung kann in einem Pop Up die gewünschte ausgewählt werden. 2.4 Liste exportieren Um eine ALV Liste zu exportieren stehen verschiedenste Varianten zur Verfügung. In diesem Dokument wird nur der Export nach Excel beschrieben Excel Inplace Excel Inplace ist die wohl einfachste Möglichkeit ein Excel File zu erstellen. Es wird innerhalb des SAP-Fensters ein Excel Sheet mit den Daten aus dem ALV geöffnet. Es können nun die meisten Excel Funktionen ausgeführt werden. Die Datei wird genau wie zuletzt im ALV im Excel dargestellt. Um die Liste lokal abzulegen die Funktion (Kopie speichern unter) wählen Seite 9

10 2.4.2 Tabellenkalkulation Über einen Klickmarathon kann ein Excel File erzeugt werden, dass nur die reinen Daten enthält, Summen, Filter etc. werden ignoriert. Und los geht s Um die Liste lokal abzulegen die Funktion (Kopie speichern unter) wählen Seite 10

11 2.4.3 Tabellenkalkulation als txt File ablegen Diese Variante dient dem direkten ablegen der Liste in einem zu bestimmenden Format ohne das File anzuzeigen. Und so geht s. 1. Icon wählen Auf drücken 2.5 Liste senden Eine ALV Liste kann an einen SAP Benutzer oder an eine adresse gesandt werden. Anmerkung: Bei sehr langen Listen ist das Resultat meist unbefriedigend, daher sollten Listen auf wenige Spalten reduziert werden. Hierfür wählen sie das Icon Im folgenden Dialog können sie einen Kommentar anbringen und den Empfänger auswählen. Sie haben die Möglichkeit adressen mit Empfängertyp U oder / und SAP User mit Empfängertyp B anzugeben Seite 11

12 Wählen sie das Icon um zu senden Ein SAP User Empfänger kann sich die Mail via Transaktion SBWP anzeigen lassen Seite 12

13 Ein Empfänger bekommt sein Mail mit einem html Anhang 2.6 Liste drucken auf Papier ALV Listen können auch gedruckt werden. Hierfür gilt es die richtige Aufbereitung für die meist zu langen Listen zu finden. Es empfiehlt sich, unnötige Spalten auszublenden. Um eine Liste zu drucken wählen sie das Icon Im folgenden Dialog können sie verschieden Eigenschaften des Drucks wählen Im Feld Aufbereitung können sie das gewünschte Format bestimmen. In der Regel schlägt SAP das optimalste Format vor. Seite 13

14 Die Aufbereitung X_65_255 bringt in diesem Fall am meisten Spalten auf eine A4 Seite. 2.7 Liste drucken als PDF ALV Listen können auch als PDF versendet werden. Auch hier gilt es die richtige Aufbereitung für die meist zu langen Listen zu finden. Es empfiehlt sich, unnötige Spalten auszublenden. Um eine Liste zu als PDF zu senden wählen sie das Icon Im folgenden Dialog geben Sie den Drucker MAIL ein... und betätigen ENTER. Jetzt können Sie den gewünschten Empfänger eintragen Mit wird ein Mail versandt. Seite 14

15 Der Empfänger erhält ein Mail mit einem PDF Anhang. Seite 15

16 3 Anzeigevarianten auswählen, anlegen, ändern Anzeigevarianten können durch die Anwender angelegt, geändert und gelöscht werden. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Anzeigevarianten: - Benutzerspezifische Varianten - Systemvarianten (nur durch Administratoren änderbar) Systemvarianten beginnen immer mit / 3.1 Bestehende Anzeigevarianten auswählen Eine bestehende Anzeigevariante kann bereits bei einigen Transaktionen bei der Selektion eingegeben werden. oder direkt in der ALV-Liste werden. Icon wählen mit einem Doppelklick auf die gewünschte Variante oder mit markieren und sich diese auswählen lässt Seite 16

17 3.2 Neue Benutzerspezifische Anzeigevariante anlegen Um eine neue benutzerspezifische Anzeigevariante anzulegen kann folgendermassen vorgegangen werden: In der Ansicht der Liste alle gewünschten Einstellungen wie: - Spalten auswählen - summieren - sortieren - etc. vornehmen Icon wählen Im Dialog den Namen und die Bezeichnung pflegen Wenn das Flag Voreinstellung gewählt ist wird diese neue Liste als Defaultvariante für den Benutzer vorgeschlagen Unter der Registerkarte Sichern mit können noch weitere Parameter mitgegeben werden mit dem Icon wird die neue Anzeigevariante gesichert Seite 17

18 3.3 Benutzerspezifische Anzeigevariante ändern Falls eine bestehende Anzeigevariante geändert werden soll muss folgendermassen vorgegangen werden: Gewünschte Anzeigevariante auswählen mittels Icon Attribute der Liste anpassen mittels Icon Liste sichern eventuell Bezeichnung anpassen und mit Icon sichern oder mittels Icon, hier können alle Einstellungen in einem einzigen Popup gemacht werden Folgende Attribute können geändert werden: Seite 18

19 Spaltenauswahl, Reihenfolge Sortierung Filter Ansicht Seite 19

20 Darstellung mit dem Icon können diese Änderungen gesichert werden 3.4 Benutzerspezifische Anzeigevariante verwalten & löschen Mit folgender Funktion können Anzeigevarianten gelöscht oder das Flag Voreinstellung geändert werden. Es werden alle benutzerspezifischen Anzeigevarianten aufgelistet Setzt / entfernt Haken im Feld Voreinstellung der markierten Anzeigevariante Löscht markierte Anzeigevariante Seite 20

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