Phasenkonzept zur Durchführung von Mitarbeitergesprächen

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1 Phasenkonzept zur Durchführung von Mitarbeitergesprächen Vorbereitung s. 2 Vorbereitungshinweise von Schulz von Thun Zielvereinbarung s. 3 Leistungsbeurteilung s. 4 Entwicklungsgespräch s. 5 Zusammenarbeit s. 6 s. 13 Durchführung s. 7 Durchführungshinweise von Schulz von Thun Zielvereinbarung s. 8 Leistungsbeurteilung s. 9 Entwicklungsgespräch s. 10 Zusammenarbeit s. 11 s. 14 Abschluss s Reflektionshinweise von Schulz von Thun s. 15 Quelle: Seminar Zielvereinbarung & Mitarbeitergespräche Organisationspsychologie, Universität Dortmund

2 Vorbereitung 1. Termin für das Gespräch mindestens zwei Wochen vorher vereinbaren 2. Es sollten ein bis drei Stunden eingeplant werden 3. Vorgefertigte Formulare zur Vorbereitung 4. Ungestörte Gesprächsatmosphäre 5. Auf die Art der Ankündigung achten 2

3 Zielvereinbarung Vorbereitung des Vorgesetzten Unternehmensziele? Ziele des Mitarbeiters? Beitrag des MA zu den Unternehmenszielen? Entsprechen die Ziele den Fähigkeiten des MA? Ziele, die bis zum nächsten Mitarbeitergespräch vereinbart werden müssen? Vorbereitung des Mitarbeiters Welche Ziele waren leicht zu erreichen? Wo traten Probleme auf? Welche Ziele werden angestrebt? Ziele, die bis zum nächsten Mitarbeitergespräch vereinbart werden müssen? 3

4 Leistungsbeurteilung Vorbereitung des Vorgesetzten Welche Ziele hat der MA erreicht,welche nicht? Gibt es Beispiele dafür und sind diese für den MA nachvollziehbar? Welches sind die Gründe warum Ziele nicht erreicht wurden? Welche Stärken und Schwächen hat der MA gezeigt? Welche Aufgaben hat der MA zusätzlich übernommen? Vorbereitung des Mitarbeiters Welche Ziele hat er erreicht,welche nicht? Gibt es Beispiele dafür um dies zu begründen? Welches sind die Gründe warum Ziele nicht erreicht wurden? Wie beurteilt er seine Stärken und Schwächen bei der Umsetzung seiner Aufgaben? Welche Aufgaben hat er zusätzlich übernommen? 4

5 Entwicklungsgespräch Vorbereitung des Vorgesetzten Welche Maßnahmen wurden im letzten Mitarbeitergespräch vereinbart? Wie ist der Erfolg zu bewerten? Benötigt der MA noch zusätzliche Fähigkeiten? Ist er mit seiner Tätigkeit zufrieden? Ist er seinen Fähigkeiten entsprechend eingesetzt? Wie könnte die nächste Stelle des MA aussehen? Welche Unterstützung kann geleistet werden? Vorbereitung des Mitarbeiters Welche Maßnahmen wurden im letzten Mitarbeitergespräch vereinbart? Wie ist der Erfolg zu bewerten? Benötigt er noch zusätzliche Fähigkeiten? Ist er mit seiner Tätigkeit zufrieden? Wie könnte seine nächste Stelle aussehen? Welche Weiterbildungsmaßnahmen sollten erfolgen? 5

6 Zusammenarbeit im Betrieb Vorbereitung des Vorgesetzten Wie ist die Zusammenarbeit mit dem MA? Wie könnte man die Zusammenarbeit verbessern? Wie arbeitet der MA mit dem Team zusammen? Gibt es Beispiele dafür? Wie arbeitet er mit den anderen Abteilungen zusammen? Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten? Vorbereitung des Mitarbeiters Wie ist die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten? Wie könnte man die Zusammenarbeit verbessern? Wie arbeitet er mit dem Team zusammen? Gibt es Beispiele dafür? Wie arbeitet er mit den anderen Abteilungen zusammen? Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten? 6

7 Durchführung Erfolg u.a. abhängig von offener und ungestörter Atmosphäre, die konstruktive Dialoge & Austausch von Argumenten ermöglicht: Versuchen Gesprächsatmosphäre positiv zu beeinflussen Wertschätzung, Wichtigkeit des Gesprächs betonen, Vertraulichkeit zusichern, MA zum Aussprechen offener Punkte/Verbesserungsvorschläge ermuntern Orientierungshilfe geben zeitlichen Rahmen und Themenreihenfolge vorschlagen Zeit nehmen ins Gespräch zu kommen mit aufmunternden Worten beginnen Getränk anbieten Blickkontakt halten Interesse für persönliche Belange zeigen Zeit geben, ausreden lassen, auf Gegenüber eingehen, zuhören natürlich und authentisch bleiben Äußere Rahmenbedingungen (Raum) beachten 7

8 Zielvereinbarung 1. MA nach seinen gesetzten Zielen für seinen Aufgabenbereich fragen und was ihn dazu bewogen hat 2. FK teilt Ziele mit, die er für ihn vorgesehen hat 3. Zielvorstellungen vergleichen 4. Ziele besprechen, die für beide wichtig sind/ über die man sich leicht einigen kann, 5. Bewertung, Formulierung und Erreichung besprechen 6. Ziele mit unterschiedlicher Bewertung angehen -> auf Relevanz & Realisierbarkeit anhand der Rahmenbedingungen prüfen 7. Gemeinsame Formulierung nach Regeln der smarten Ziele schriftlich fixieren 8. Nachfragen, welche Unterstützung MA benötigt, um Ziele zu erreichen 8

9 Beurteilungsgespräch Im Beurteilungszeitraum gemachte Beobachtungen sammeln und im Gespräch mitteilen. 1. MA nach seiner Einschätzung über bisher Erreichtes fragen 2. VG teilt seine Einschätzung mit 3. Vergleichen, wo Bewertungen übereinstimmen 4. -> Lob bei Erreichung oder Ursachen- & Lösungsforschung bei Nicht-Erreichung 5. Strittige Bewertungen durchsprechen 6. MA hat Gelegenheit Stellungnahme zusammenfassend vorzubringen 7. Ergebnisse werden schriftlich festgehalten 9

10 Entwicklungsgespräch Ergebnisse des Beurteilungsgesprächs dienen als Grundlage Entwicklung des MA im Aufgabenbereich 1. MA teilt Auslastung und Zufriedenheit in seinem Aufgabenbereich mit 2. Durchführung/Erfolg vereinbarter Fortbildungen vom letzten Gespräch prüfen 3. MA nach Entwicklungsbedarf fragen 4. Vergleich der Einschätzung von MA & VG 5. Auf Maßnahmen einigen und schriftlich festhalten Mittelfristige Entwicklungsperspektive 1. MA nach mittelfristig gesetzten Zielen fragen 2. VG schildert seine Einschätzung bzgl. Potenzials des MA 3. Bei Übereinstimmung Maßnahmen zusammen erarbeiten 4. Bei unterschiedlichen Einschätzungen Meinung offen darlegen und FK formuliert Maßnahmen, die ihm sinnvoll erscheinen 5. Gemeinsam konkrete Entwicklungs-/Qualifizierungsmaßnahmen vereinbaren, die vom MA konsequent genutzt werden & deren Lerneffekt geprüft werden 10

11 Zusammenarbeit im Betrieb 1. MA fragen, ob Wunsch nach Verbesserung bzgl. Zusammenarbeit mit VG besteht 2. VG teilt seine Beurteilung/Verbesserungsvorschläge bzgl. Zusammenarbeit mit MA mit 3. Gemeinsam Möglichkeiten zur Verbesserung vereinbaren 4. Ansicht MA bzgl. Zusammenarbeit im Team/anderen Abteilungen 5. VG schildert seine Bewertung darüber 6. Gemeinsam verbindliche Maßnahmen zur Optimierung der Zusammenarbeit erarbeiten 11

12 Abschluss 1. Schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Ergebnisse 2. Klärung und Bestimmung noch offener Punkte 3. Verbesserungsvorschläge und Anregungen erfragen 4. Ausblick auf Gestaltung weiterer Gespräche und Prozesse 5. Dank und Wertschätzung ausdrücken 12

13 Vorbereitungshinweise von Schulz von Thun Rahmenklärung Förderlichen Gesprächsrahmen gestalten Gesprächssituation klären Ort, Zeitpunkt und Tageszeit des Gespräches eventuelle Störfaktoren bedenken (Telefon) Ablauf, Thematik und heikle Punkte bisheriger Gespräche reflektieren Verabredung zum Gespräch Möglichkeit zur Vorbereitung einräumen Bitte um Gesprächstermin Ankündigung des Themas Selbstklärung Vorbereitung auf Thema und Gesprächspartner Sachebene Welche Punkte möchte ich anbringen? Appell Was sind die erwarteten Ziele des Gesprächs? Beziehung Wie ist die Beziehung der Gesprächspartner? Selbstkundgabe Welche Gedanke und Gefühle habe ich? 13

14 Durchführungshinweise von Schulz von Thun (Markanter) Gesprächseinstieg Wahl eines direkten Gesprächseinstiegs Aufmerksamkeit direkt auf das Thema lenken Verzicht auf verwirrendes Vorgeplänkel Klärung der Standpunkte Unterschiede und Gemeinsamkeiten herausarbeiten In Vorleistung gehen und eigene Sichtweise schildern Aktives Zuhören, um Verständnis und Aufmerksamkeit zu versichern Kommunikationsebenen beachten und Appelle vermeiden Visualisierung zur Verdeutlichung nutzen Klärung der Hinter- und Untergründe Herausarbeiten der subjektiven Wahrheit hinter dem Rollenverhalten Ursachenforschung auf der Sach- und besonders Beziehungsebene Thematisieren von Emotionen 14

15 Reflektionshinweise von Schulz von Thun Lösungssuche und Vereinbarung Lösungen erst nach der Darlegung von Standpunkten und Hintergründen suchen und formulieren Ideen und Vorschläge des Mitarbeiters berücksichtigen Gespräch zusammenfassen Unterschied klar benennen Vereinbarten Schritte so konkret wie möglich benennen, um die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung zu erhöhen Reflektion des Gesprächs Klärung des Kommunikationsverlaufs auf der Metaebene Aussprechen der eigenen Gedanken und Gefühle Erfragen der Gedanke und Gefühle des Gesprächspartners Förderung von Beziehung und Verbesserung der Zusammenarbeit und des Gesprächsverhaltens 15

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