Mahnwesen mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro/ DATEV Rechnungswesen pro

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1 Mahnwesen mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro/ DATEV Rechnungswesen pro Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /07-01 Bestell-Art.-Nr.: 37719

3 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Situation im Seminar 5 Inhaltsverzeichnis 2 Mahnwesen nutzen 7 3 Einrichten des Mahnwesens 9 4 Tipps und Tricks 33 5 Spickzettel 41 6 Instruktionsblätter 43 7 Anhang Bedeutung von OPOS Checkliste: Einrichtung Mahnwesen Zahlungsbedingungen Verzugszinsen Mahntexte Diverse Konten und Adressen Gutschriften Arbeitsbereiche definieren Ausgabeziele für Mahnungen

4 1 Allgemeine Situation im Seminar 5

5 1 Allgemeine Situation im Seminar Kapitel 1: Allgemeine Situation im Seminar SITUATION Sie sind neue/r Mitarbeiter/in der Tischlerbeispiel GmbH. Ihr Aufgabengebiet wird die Finanzbuchführung und das Mahnwesen umfassen. Das Mahnwesen wird derzeit manuell abgewickelt. Ein Tochterunternehmen der Tischlerbeispiel GmbH ist die Muster GmbH. Für diese Buchführung ist Frau Testmann zuständig. Da Sie sich gegenseitig im Urlaubsfall vertreten, müssen Sie die nächsten zwei Wochen auch die Aufgaben von Frau Testmann übernehmen. Frau Testmann nutzt bereits die Komponente Mahnwesen des Rechnungswesen-Programms. Aufgabe 1 Öffnen Sie die Muster GmbH (55034) im aktuellen Jahr in der Buchführung. HINWEIS: Sollten Sie den DATEV Arbeitsplatz noch nicht kennen, verschaffen Sie sich einen ersten Überblick mit Hilfe des animierten Schnelleinstiegs zum DATEV Arbeitsplatz pro. Diesen finden Sie unter Hilfe Schnelleinstieg DATEV Arbeitsplatz. 6

6 2 Mahnwesen nutzen 7

7 Kapitel 2 : Mahnwesen nutzen SITUATION Frau Testmann hat Ihnen vor Ihrem Urlaub folgenden Zettel auf den Schreibtisch gelegt: 2 Mahnwesen nutzen Informationen zur Muster GmbH Mandantennummer aktueller Stand der Finanzbuchführung 31. März Mahnungen sind zum 31. März ebenfalls erstellt Erledigung für Herrn Musterchef in meiner Abwesenheit Erstellen der Mahnungen für den Debitorenbereich zum 15. April mit folgenden Einstellungen: eine Mahnung für alle Mahnstufen Datum der Mahnungen soll gleich dem Stichtag der Erstellung sein Zahlungseingänge sollen bis zum letzten Buchungstag berücksichtigt werden Bitte die Mahnvorschlagsliste zum 15. April zusammen mit der aktuellen OPOS-Liste per an Herrn Musterchef senden. Danke! MfG Frau Testmann Aufgabe 2 a) Erstellen Sie den Mahnvorschlag für den Debitorenbereich zum 15. April. b) Wie viele Mahnungen wurden erstellt? c) Lassen Sie sich eine Mahnung zur Kontrolle am Bildschirm anzeigen und drucken Sie anschließend die Mahnvorschlagsliste als PDF zum Versand per . Legen Sie diese im Ordner Eigene Dateien ab. 8

8 3 Einrichten des Mahnwesens 9

9 Kapitel 3: Einrichten des Mahnwesens 3 Einrichten des Mahnwesens SITUATION Bisher wurde das Mahnwesen manuell abgewickelt. D. h. einmal pro Woche wurden die Kontoauszüge durchgesehen und die Rechnungen vom Ordner Offene Rechnungen in Gezahlte Rechnungen umgeheftet. Für die bereits fälligen, aber noch nicht bezahlten Rechnungen wurden Mahnungen anhand einer Dokumentvorlage in Microsoft Word erstellt. Diese Vorgehensweise war sehr arbeitsintensiv und zeitaufwändig. Daher sollen Sie nun auch bei der Tischlerbeispiel GmbH das Mahnwesen EDV-gestützt organisieren. Sie finden folgende Notiz von Ihrem Chef auf Ihrem Arbeitsplatz: Bitte organisieren Sie bei der Tischlerbeispiel GmbH das Mahnwesen EDV-gestützt. Orientieren Sie sich bezüglich des Layouts an den bisher mit Microsoft Word gedruckten Mahnungen. Führen Sie die EDV-Lösung zuerst bei unseren Neukunden ein. Der Neukundenkreis umfasst die Debitorennummern Nach erfolgreicher Umsetzung übertragen Sie das System dann auf alle unsere Kunden. Bitte vorher Rücksprache mit mir. Aufgabe 3.1 Öffnen Sie die Tischlerbeispiel GmbH (55035) im aktuellen Jahr in der Buchführung. 10

10 SITUATION Bei der Übergabe Ihrer Aufgabengebiete für die Tischlerbeispiel GmbH, hat Ihnen der bisherige Buchhalter folgende Informationen hinterlassen: Informationen zur Tischlerbeispiel GmbH Mandantennummer aktueller Stand der Finanzbuchführung 31. März Kontenrahmen: SKR 04 / Umsatzsteuerartenschlüssel: Sollversteuerung Die Ausgangsrechnungen sowie die Adressen unserer Kunden werden von unserem Rechnungsschreibungsprogramm ausgegeben. Dateien stehen auf folgendem Laufwerk bereit: C:\weitere_Produktdateien\KanzleiRechnungswesen\ _Mahn- Zahl_Neuanwender\Mahnwesen\ Debitorenstammdaten.csv Rechnungsausgang_Neukunden_Mrz.csv Die meisten Kunden müssen unsere Rechnung nach 20 Tagen zahlen. Innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 3 % Skonto. Ordner im Rahmen des Mahnwesens: Offene Rechnungen Gezahlte Rechnungen 1. Mahnung 2. Mahnung 3. Mahnung Mahnbescheid 3 Einrichten des Mahnwesens 11

11 Im Ordner 1. Mahnung finden Sie folgende Mahnung: 3 Einrichten des Mahnwesens 12

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