USER MANAGEMENT RESOURCE ADMINISTRATOR

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1 USER MANAGEMENT RESOURCE ADMINISTRATOR IDENTITY MANAGEMENT USER PROVISIONING IDENTITY MANAGEMENT HELPDESK DELEGATION LOGGING & REPORTING PASSWORD MANAGEMENT CONNECTORS

2 USER MANAGEMENT RESOURCE ADMINISTRATOR User Management Resource Administrator unterstützt Sie in vier zentralen und unternehmenskritischen Bereichen: Identity Management: Verwaltet Benutzerkonten systemübergreifend und nach Ihren Richtlinien Ermöglicht die einfache und sichere Delegation der Benutzerverwaltung an das Helpdesk Umfangreiches Logging für Audit- und Management Reportings Self Service Reset Password Management Mit Hilfe von User Management Resource Administrator verwalten wir unsere Benutzerkonten effizient, fehlerfrei und systemübergreifend. Dadurch entlasten wir die EDV-Abteilung und können gleichzeitig die Sicherheit im Netzwerk erhöhen. Mario Göldi, IT-Leiter, Stadt Rapperswil-Jona 2

3 DIE BENUTZER IM NETZWERK Für Unternehmen und Organisationen mit mehr als 500 Benutzern im Netzwerk stellt die Verwaltung der Benutzerkonten oftmals eine größere Herausforderung dar als die Verwaltung der Server. Das gilt vor allem dann, wenn die Attribute eines Benutzers, also seine Identität, in mehreren Systemen, Verzeichnisdiensten oder Datenbanken gepflegt werden sollen. Vielerorts können die Verantwortlichen die Benutzerkonten daher kaum noch effizient, sicher und gemäß der Firmenrichtlinien verwalten. Kein Wunder, denn die (systemübergreifende) Verwaltung der Benutzerkonten kostet viel Zeit und Aufwand, wenn die geeignete organisatorische und softwareseitige Unterstützung fehlt Fehler und Mehrarbeit sind die Folge. Active Directory Exchange, Lotus Notes, Groupwise Filesystem SAP Datenbanken M r e s U n a a g e m e n t Resou rc e A d m i n is tr a t o r? Helpdesk-System edirectory, Lotus Notes, LDAP-System Telefonsystem 4 AS/ 00, Linux, Solaris Änderung im Benutzerkonto e edocument-system DIE LÖSUNG Tools4ever bietet Ihnen mit User Management Resource Administrator (UMRA) eine vollständige und professionelle Identity Management-Lösung. Dadurch sind Sie in der Lage, Ihre Benutzerkonten effizient und transparent zu verwalten systemübergreifend dank mehr als 50 Out-of-the-Box-Schnittstellen. So gestalten Sie Ihre Abläufe deutlich einfacher und effizienter als mit Standardbenutzerverwaltungen. Zudem erhöhen Sie die Sicherheit im Netzwerk, da Änderungen zeitnah und über alle Systeme hinweg durchgeführt wer- den. Erhöhen Sie Effizienz und Sicherheit Mit UMRA gestalten Sie Ihre Abläufe im Bereich der Benutzerverwaltung deutlich einfacher und effizienter. Zudem erhöhen Sie die Sicherheit im Netzwerk, da Ände- rungen zeitnah und über alle Systeme hinweg durchge- führt werden. Entlasten Sie Ihre EDV Mit Hilfe von UMRA können Sie die Benutzerverwaltung delegieren, integrieren oder sogar automatisieren. So entlasten Sie Ihre IT-Mitarbeiter und die gesamte EDV. Reduzieren Sie den Aufwand für die Verwaltung der Benutzerkonten nachhaltig. Unterstützt Audits und Management Reporting Dank umfangreicher Logging- und Audit-Funktionalitäten können Sie stets alle Abläufe in Ihrem Netzwerk verifizieren. 3

4 BENUTZER ZENTRAL UND SYSTEMÜBERGREIFEND VERWALTEN In den meisten Netzwerken befinden sich die Attribute eines Benutzers an mehreren Orten. Das können so unterschiedliche Systeme wie Active Directory, ERP-, Mail-, Document Management-, Asset- oder Helpdesk-Lösungen sein. Überall dort müssen vorhandene Nutzerattribute gepflegt werden. Oft sind sogar unterschiedliche Personen dafür zuständig, die Änderungen manuell einzustellen. Haben Sie da noch den Überblick? Wie stellen Sie sicher, dass Änderungen im Personalbestand rechtzeitig und vollständig in Benutzerdaten und Berechtigungen anderer Systeme einfließen? Wie oft wird Ihre IT-Abteilung zu spät oder überhaupt nicht über Änderungen informiert? Zugriff und Berechtigungen werden dadurch nicht rechtzeitig vergeben oder gesperrt. Wie stellen Sie in der täglichen Praxis sicher, dass die Firmenrichtlinien eingehalten werden, wenn unterschiedliche Personen die Benutzerdaten manuell in mehreren Systemen pflegen? E-Formular für Helpdesk/ Personalabteilung Profile/Rollen & Richtlinien Active Directory File-System Exchange/Notes Änderung im Benutzerkonto und/oder Personal-System/ Datenbank UMRA User Management Resource Administrator +Logging +Reporting +Autorisierung? SAP Helpdesk-System Telefonsystem Datenbank DIE LÖSUNG Mit Hilfe von UMRA können Sie Verwaltungsvorgänge bei Benutzerkonten problemlos mit bereits existierenden Systemen verbinden Stichwort: User Provisioning. Verändert beispielsweise die Personalabteilung den Status eines Mitarbeiters, etwa bei Austritt aus dem Unternehmen, erkennt UMRA die Änderung umgehend. Mit Hilfe von mehr als 50 Out-of-the-Box-Schnittstellen führt diese Veränderung automatisch zu Anpassungen im Active Directory und allen betroffenen sonstigen Systemen, Ressourcen und Datenbanken. Änderungen unternehmensweit durchgängig: Aufgrund der offenen Architektur unterstützt UMRA jede Art von Integration. Änderungen in den Benutzerattributen werden über alle Systeme, Ressourcen und Datenbanken hinweg durchgeführt. So werden Verwal- tungsvorgänge vereinfacht und die Anzahl der Fehler reduziert. Da Änderungen im Personalbestand und in der Organisation rechtzeitig und systemübergreifend verarbeitet werden, erhöht sich die Sicherheit Ihres Netz- werks. Reduzieren Sie den Aufwand der EDV-Abteilung 4 Verwaltungsvorgänge laufen entweder automatisch ab oder können von Nicht-Administratoren wie dem Helpdesk, dem Sekretariat oder der Personalabteilung erledigt werden. So entlasten Sie die EDV-Abteilung. Insgesamt verringert sich der Aufwand für die Verwaltung der Benutzerkonten deutlich.

5 OUT-OF-THE-BOX CONNECTORS UMRA bietet mehr als 50 Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Systemen. So sind Sie in der Lage, die Benutzerkonten zentral und systemübergreifend zu verwalten. BETRIEBSSYSTEME HELPDESK RESOURCES 4 AS/ 00 HP Service Desk Exchange 2000/2003/2007 i5/os TopDesk Google Apps HPUX Expert Desk Groupwise Linux TrackIT Lotus Notes Novell OmniTracker NTFS Solaris VAX VMS Windows 2000/2003/2008 Windows NT HUMAN RESOURCE SYSTEME VERZEICHNISDIENSTE SAGE Personal TELEFONSYSTEME SQL92 STUDENT INFORMATION SYSTEM Active Directory edirectory LDAP compliant Lotus Notes SONSTIGE SYSTEME SAN / NAS Tobit DATABASES Filemaker Pro Informix SAP HR Open LDAP/Open Directory Oracle Beaufort-RAET Oracle Internet Directory Progress S+P SQL Server P&L Loga Cisco VOIP Sybase Paisy Siemens ODBC compliant Datev Cycos OLE DB compliant ADP Powershell XML Banner Document Management System SOAP Magister Facility Management System Webservices PowerSchool SAP R/3 SchoolPlus und viele andere Blackberry Und viele andere Fragen Sie uns! GENERIC INTERFACES 5

6 HELPDESK DELEGATION Professionelle Administratoren verwenden oftmals viel Zeit für Routinetätigkeiten, z. B. für die Verwaltung der Benutzerkonten. Zudem lenken Benutzerverwaltungsaufgaben von der eigentlichen Arbeit ab. In vielen Organisationen lassen sich diese Aufgaben jedoch selten problemlos und sicher delegieren. Denn Active Directory bietet beispielsweise keine benutzerfreundliche grafische Oberfläche und regelt nur die Delegation innerhalb Active Directory. NTFS oder Exchange werden nicht berücksichtigt. Hier bieten Scripte wesentlich bessere Möglichkeiten. Es kostet jedoch viel Zeit, sie zu entwickeln und auf Dauer aktuell zu halten. Zudem decken Scripte häufig nicht den ganzen Benutzerlebenszyklus ab. Mit gefährlichen Konsequenzen: In vielen Organisationen besitzen Helpdesk-Mitarbeiter oder sogar Auszubildende der EDV-Abteilung sehr viele Berechtigungen, damit sie Verwaltungsaufgaben erledigen können ein erhebliches Sicherheitsrisiko. Profile/Rollen & Richtlinien Active Directory File-System Exchange/Notes Helpdesk UMRA +Logging +Reporting +Autorisierung? SAP Helpdesk-System Telefonsystem Datenbank DIE LÖSUNG UMRA bietet eine grafische Schnittstelle mittels eines E- Formulars. Damit können auch fachlich nicht geschulte Mitarbeiter Verwaltungsvorgänge im Active Directory einfach erledigen oder starten. Das benutzerfreundliche Formular dient nur zur Eingabe von Daten wie z. B. Vorname, Nachname und Abteilung. Im Hintergrund legt der UMRA-Dienst die Benutzerkonten inklusive Berechtigungen und Ressourcen an, setzt Passwörter, verwaltet Gruppenmitgliedschaften und vieles mehr. Da die Benutzerverwaltungsaufgaben von Nicht- Administratoren wie etwa dem Helpdesk, dem Sekretariat oder der Personalabteilung erledigt werden können, wird der Aufwand für die Verwaltung der Benutzerkonten erheblich reduziert und die EDV-Abteilung entlastet. Benutzerfreundlich und sicher: Ihre Mitarbeiter benötigen weder Windowskenntnisse noch Administrator- rechte. Vereinfachte und automatisierte Verwaltungsvor- gänge lassen sich effizienter und systemübergreifend ausführen. Das reduziert die Anzahl der Fehler und erhöht die Sicherheit. 6

7 KINDERLEICHT BEDIENEN Jeder Mitarbeiter kann die UMRA-Formulare verwenden, ungeachtet seiner technischen Fähigkeiten und ohne administrative Rechte. Schulungen oder Bedienungsanleitungen sind daher überflüssig, neue Mitarbeiter schnell produktiv. Die einfache Handhabung vermeidet zudem Fehler und Nachlässigkeiten. WORKFLOW-MANAGEMENT UND WEB Jeder Verwaltungsvorgang eines Benutzerkontos lässt sich per Formular durchführen oder mit einem Workflow aus mehreren Formularen unterstützen. Die EDV-Abteilung kann die betreffenden Formulare einfach erstellen. Die Formulare können auch über eine Webschnittstelle präsentiert werden und so beispielsweise in ein bereits bestehendes Web-Portal integriert werden. Helpdesk DELEGATION MIT AUTORISIERUNG Sie können die Abläufe in UMRA so einrichten, dass die Verwaltungsarbeit zwar delegiert und von anderen erledigt wird, die daraus resultierenden Änderungen im Active Directory und in den sonstigen Systemen jedoch erst dann statt finden, nachdem Sie die Anfrage autorisiert haben. Praxisbeispiel: Stellen Sie dem EDV-Beauftragten einer Abteilung ein einfaches E-Formular zur Verfügung. Damit lassen sich Mitarbeiter an- und abmelden oder Änderungen in der Vergabe von Berechtigungen durchführen. Findet eine Änderung statt, erhalten Sie ein bereits ausgefülltes E-Formular statt oder Anruf. Sind Sie einverstanden, müssen Sie nur noch zustimmen, und die entsprechenden Änderungen werden von UMRA in den Systemen durchgeführt. Der Besteller erhält per eine Bestätigung. Falls erwünscht, kann UMRA ein Ticket im Helpdesk-System anlegen, damit der Vorgang auch dort protokolliert wird. So delegieren Sie einfach die Arbeit und behalten dennoch Kontrolle und Überblick. 7

8 AUDIT UND MANAGEMENT REPORTING Viele Unternehmen können nur ungenügend nachvollziehen, ob und wie Benutzerkonten geändert werden und welche Berechtigungen bestehen. Aktuelle Entwicklungen in den Bereichen Corporate Governance und Compliance haben die Anforderungen an die EDV jedoch grundlegend geändert. IT-Manager und Administratoren müssen immer mehr Verantwortung übernehmen und zeigen, dass sie ihre IT im Griff haben. DIE LÖSUNG UMRA protokolliert Verwaltungsvorgänge und Änderungen im Bereich der Benutzerverwaltung automatisch. Diese detaillierten Daten stehen Ihnen im Anschluss für Audit- und Reportingzwecke zur Verfü- gung. UMRA unterstützt Audits und Management Reporting: Sie können detaillierte Berichte darüber erstellen, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat. Eine wichtige Grundlage für Organisationen, die etwa im Rahmen von SOX, HIPAA usw. Bericht erstatten müssen. UMRA stellt ausführliche Berichte für Controlling und Management zur Verfügung. Erstellen Sie innerhalb von Sekunden eine Auflistung Ihrer Benutzer je OU, Gruppe etc. oder eine Übersicht der letzten Logon-Zeiten. Mit Hilfe einer Exportfunktionalität lassen sich Berichte in verschiedenen Formaten generieren. 8

9 SELF SERVICE RESET PASSWORD MANAGEMENT Untersuchungen zeigen, dass etwa ein Fünftel aller Anfragen an das Helpdesk Probleme mit Passwörtern beinhalten. Viele Unternehmen erhöhen Ihre Effizienz daher bereits nachhaltig, wenn sie durch ein verbessertes Passwort- Management Administratoren und Helpdesk entlasten. FEATURES Benutzerfreundliche Schnittstelle Wird eine Frage mehrfach falsch beantwortet, wird SSRPM für den Benutzer blockiert -Benachrichtigung an Administrator und Benutzer MD5 hash encryption Ihre Sicherheitsrichtlinien für Passwörter werden unterstützt Ausführliche Reporting- und Auditmöglichkeiten Auch Unlock Only -Option Automatischer Rollout Unterstützt Windows Vista 24x7 Passwort-Support Auch Helpdesk Identifikation: Ermöglicht dem Helpdesk-Mitarbeiter, den Anrufer bei allen übrigen Fragen eindeutig zu identifizieren. DIE LÖSUNG Mit dem Self Service Reset Password Manager (SSRPM) können die Mitarbeiter Ihres Unternehmens eigene Passwörter selbst zurücksetzen, ohne Administrator oder Helpdesk zu belasten. Grundlage ist eine vorgegebene Frage-Antwort-Prozedur. So lassen sich zudem die Ausfallzeiten für den Benutzer reduzieren, und durch die eindeutige Identifikation wird die Sicherheit im Netzwerk erhöht. Vorteile: Entlastung der EDV-Abteilung, bis zu 90% weniger Anrufe wegen Passwort Reset Weniger Ausfallzeit für den Benutzer Erhöhte Sicherheit durch eindeutige Identifikation Wichtig für die Sicherheit: Der Administrator kontrolliert den Ablauf. Er definiert die Gültigkeitsfragen und legt fest, wie viele Fragen beantwortet werden müssen. Wird eine Frage mehrfach falsch beantwortet, wird SSRPM für den Benutzer blockiert und der Administrator erhält eine Benachrichtigung. Ausführliche Reportings gewährleisten ständig den vollen Überblick. 9

10 KUNDEN Einige Organisationen, die User Management Resource Administrator bereits erfolgreich für die Verwaltung ihrer Benutzerkonten nutzen: AIMT Holding MIRO Mineralölraffinerie Oberrhein AppNet DF Logistic Deutsche Angestellten Akademie Dörken Service Sanofi Pasteur MSD Klinikum der Johann Wolfgang Goethe-Universität Kantonsspital Baden Hint AG Synthes Bausparkasse Mainz Bank Vontobel ARAG Versicherungen DKV EURO SERVICE GmbH + Co. KG Pioneer Investments Oberfinanzdirektion Koblenz Stadtverwaltung Trier Stadt Rapperswil-Jona Stadt Paderborn Hjörring Kommune Wurde früher die Einrichtung neuer Mitarbeiter im Active Directory und im SAP von zwei vielbeschäftigten Administratoren geleistet, so kann dies heute dank UMRA von der Personalabteilung geleistet werden. Jürgen Ring, Infrastructure / Operations, Information Systems DKV EURO SERVICE GmbH + Co. KG 10

11 ÜBER UNS 4 Tools ever wurde im Jahre 1991 als Banyan Vines und WindowsNT Software-Spezialist gegründet. 4 Mittlerweile hat sich Tools ever mit Niederlassungen in den USA, England, Frankreich, den Niederlanden und Deutschland zu einem Spezialisten im Bereich Identity Management entwickelt. 4 Tools ever bietet Unternehmen benutzerfreundliche und innovative Softwarelösungen für die effiziente, sichere und systemübergreifende Verwaltung Ihrer Benutzerkonten. Weltweit verwalten Unternehmen und Administratoren bereits Millionen von Benutzerkonten mit den Softwarelö- 4 sungen von Tools ever. tools 4ever EXPERTS IN USER ACCOUNT MANAGEMENT 11

12 tools 4ever EXPERTS IN USER ACCOUNT MANAGEMENT Tools4ever Deutschland GmbH Zum Scheider Feld Bergisch Gladbach Deutschland Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Tools ever weltweit: USA Deutschland England Frankreich Niederlande Alle Marken- und Produktbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen des entsprechenden Unternehmens.