MAGAZIN DMS. IBM wächst im SMB-Markt. RPG goes XML. Single Signon Strategie unter OS/400. Arbeiten mit elektronischem Archiv

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1 APRIL 2004 AUSGABE ,00 CHF 21, I98E ISSN B MAGAZIN MIDRANGE IT-Wissen und Lösungen für eserver im Unternehmensnetzwerk I.T.P. VERLAG + Output + Workfl ow + Archivierung + GDPdU DMS Gute Aussichten für 2004 IBM wächst im SMB-Markt XML Toolkit for iseries in OS/400 V5R1 RPG goes XML Ein Weg aus dem Gestrüpp von Benutzerprofi len und Kennwörtern Single Signon Strategie unter OS/400 Die Dokumente sind nicht zum Ruhen da Arbeiten mit elektronischem Archiv Markt über sicht Hardware: Distribution, Integration, Service Technik-Forum Zufällige Auswahl von Sätzen mit SQL Mit Sonderheft eserver- und iseries-lösungen auf der Midvision/MidrangeWelt 2004

2 Editorial Liebe Leserinnen, liebe Leser Leidensdruck Aktuell gestehen 89 Prozent der Firmen in der DACH-Region dem systematischen Umgang mit Veränderung einen sehr wichtigen bzw. wichtigen Stellenwert zu. Die Deutschen halten das Change Management derzeit noch für wichtiger als die Österreicher. Bis zum Jahr 2008 soll sich die Einschätzung der Nachbarn aber annähern, hat die Unternehmensberatung Cap Gemini Ernst & Young (CGEY) prognostiziert. Von unternehmerischen Führungskräften und das gilt international ist häufig in zwei Rollen zu hören: der des harten Sanierers oder der des Managers mit Gefühl, beide Lager finden sich auch im Change Management-Prozess. Laut CGEY-Studie gehören 45 Prozent der Manager erster Führungsebene zu den Harten Hunden. Sie könnten durch die Einstellungstendenz charakterisiert werden: Leidensdruck erhöhen dann passen sich die Mitarbeiter schon an die neue Situation an. Den anderen Stil, Betroffene zu Beteiligten zu machen und den Veränderungsprozess aktiv mit zu unterstützen, bevorzugen rund 55 Prozent. Auch hier unterscheidet sich Deutschland von Österreich: In unserem Nachbarland vertritt ein Drittel der Manager die Harte Schule, zwei Drittel bevorzugen den Mitarbeiterorientierten Stil. Auch im iseries-geschäft sind harte Methoden zu beobachten: Im Kampf um den Endkunden wird dem angestammten Lieferanten einfach die Pleite unterstellt. Der Wunsch nach Investitionssicherheit beim Kunden ist bekanntlich groß, seine Loyalität glücklicherweise noch größer. Ansonsten könnten derlei Gerüchte sehr schnell zur Self Fulfilling Prophecy avancieren. Die menschliche Komponente bei den unterschiedlichen Prozessen zur Profit-Maximierung gerät dabei gern mal in Vergessenheit. Hier tun sich manchmal Abgründe, aber auch Nischen auf, die von hoffentlich weisen Menschen besetzt werden. Herzlichst, Ihr Michael Wirt Midrange MAGAZIN April

3 Midrange MAGAZIN April 2004 DMS als Wettbewerbsfaktor Die DMS-Häuser gehören zu jenen Glücklichen der Branche, die Unternehmen aller Größenordnungen segensreiche Verbesserungen anbieten und damit ohne immensen Marketingaufwand gutes Geld verdienen können nicht zum Schaden ihrer Kunden wohlgemerkt, deren Effizienzsteigerungspotenziale in der Tat enorm hoch sind. 4 Massimo Bonciani, IBM Vice President Small and Medium Business EMEA: Die Forderungen des Marktes fokussieren sich auf zwei Themen: Preis und Lösungen. IBM kann diese zusammen mit den Business Partnern erfüllen. (Seite 25) Stefan Höchbauer, Geschäftsführer PeopleSoft GmbH Deutschland: Mit PeopleSoft EnterpriseOne und PeopleSoft World stellen wir mittelstandsgerechte Lösungen zur Verfügung. (Seite 26) Wolfgang Kobek, Agilisys, Vice President Field Operations EMEA: Mit einer konsequenten Ausrichtung auf vertikale Märkte sichern wir uns Freiraum für Visionen. (Seite 28) Hardware: Distribution, Integration, Service Die Distribution hat sich gewandelt, sie ist vom Boxenschieber zum hochqualifizierten Projektmanagement übergegangen. Inhalt Titelthema Von der Transaktion zum Prozess Elektronische DMS als Wettbewerbsfaktor CMS vs. DMS, oder CMS mit DMS Content Management-Systeme bieten mehr fürs Geld Bewegung im Vertrieb Verbindung von DMS-System und Unified Messaging-Lösung Gelebte GDPdU Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen Arbeiten mit elektronischem Archiv oder Die Dokumente sind nicht zum Ruhen da Dokumente in Bewegung Den individuellen Nutzen (er)kennen Information Intelligence Die DMS-Softwarebranche im Umbruch Risiken für Unternehmen DMS ohne -archivierung ist unvollständig Zugriff erlaubt Erweiterte Unterstützung für GDPdU Alles auf Blanko BA-CA Leasing mit modernem Output Management Aktuelles Dokumente everywhere Die Frage des Monats im Februar 2004 IBM wächst im SMB-Markt Gute Aussichten für 2004 Eine neue Welt PeopleSoft nutzt J.D. Edwards Know-how für den Mittelstand Konsequent erfolgreich Agilisys Automotive und Brain Industries in den schwarzen Zahlen Security und CRM im Fokus Midvision und Midrange Welt: Messe und Kongress in Karlsruhe Macher der Märkte Macher der Märkte Technik & Integration Technik-Forum Zufällige Auswahl von Sätzen mit SQL RPG goes XML XML Toolkit for iseries in OS/400 V5R1 Business Process Controlling Geschäftsprozesse mit Key Performance Indicators steuern Single Signon Strategie unter OS/ Ein Weg aus dem Gestrüpp von Benutzerprofilen und Kennwörtern Marktübersicht Vom Boxenschieber zum Projektmanager Hardware: Distribution, Integration, Service Anbieterübersicht Vertrauensfragen Kompetenter Hardware-Partner mit Software-Know-how Hardware-Anschaffung Beim Sparen alle Potentiale nutzen Client/Server-Computing Thin-Client-Terminal als Wanderer zwischen den Welten Rubriken Editorial Impressum Inserenten/Beilagen/GO NEXT

4 Titelthema Von der Transaktion Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) als Wettbewerbsfaktor zum Prozess Von einem Paradigmenwechsel ist immer dann die Rede, wenn einschneidende Veränderungen das Bisherige in Frage stellen und alte Ansätze dem Vergessen aussetzen. So sind die Vergaser der Einspritztechnik gewichen, und Recycling hat die Alles-auf-die-Deponie-Mentalität verdrängt. Als Paradigmenwechsel ist auch das Dokumentenmanagement mit all seinen Vorteilen gegenüber dem zeitraubenden Such- & Find-Spiel herkömmlicher Vorgehensweisen zu sehen. Neu an der Diskussion: Der Umstieg auf DMS ist jetzt auch für kleine und mittelständische Unternehmen bezahlbar. Klappernde Schreibmaschinen, die Geräusche beim Einspannen der Blätter und Ratsch das entnervte Herausreißen völlig daneben geratener Entwürfe sind Nostalgie pur, waren aber vor langer Zeit noch schlichte Realität in den Unternehmen. Auf die mechanischen folgten dann die elektrischen Schreibmaschinen mit Textspeichern und wesentlich komfortablerer Bedienung. Was blieb, war jedoch die völlige Isolation der gedruckten Daten. Der PC machte Groupware möglich Einmal abgesehen von den mithilfe der Fotokopierer entstandenen analogen Print-Verteilern hat erst der Einzug der PCs im Geschäftsalltag zu einem breiteren Datenzugang geführt. Als logische Konsequenz wurde schließlich der Groupware-Gedanke aus der Taufe ge- hoben und Lotus sei Dank auch in Bits und Bytes gemeißelt. Damit standen endlich Systeme zur Verfügung, die das Wissen bedarfsgerecht verteilen und Projekte im digitalen Workflow managen konnten. Dokumente effizient verwalten In der Folge haben die Verfügbarkeit leistungsfähiger Endgeräte und Software-Produkte zum Scannen, Speichern und Wiederfinden von Dokumenten auf der einen sowie die über die Grenzen der Unternehmen wachsende Kommunikation auf der anderen Seite die Diskussion um das Document Sharing weiter vorangetrieben. Mit dem Aufkommen der internetbasierten Kommunikation mussten wir leidvoll feststellen, weniger im Zeitalter der Informationsflut, denn in Zeiten einer immensen Publikationsflut zu leben. Beide Begriffe werden oft vermischt, obwohl es einen grundlegenden Unterschied gibt: Informationen sind nützlich, die Publikationsflut aber überschwemmt den Empfänger mit allem möglichen ob man etwas damit anfangen kann oder nicht. Verlockend und auch machbar Das digitale Verwalten von Geschäftsunterlagen aller Art von ein- und ausgehenden Briefen, Faxen und Mails über technische Dokumentationen, Marketing- und Vertriebsunterlagen bis hin zu virtuellen Personalakten hatte bislang einen Pferdefuß: Es war schlichtweg zu teuer. Es konnte noch so verlockend sein, Dokumente leichter, sicherer und effizienter zu handhaben, letztendlich blockierten die zu hohen Einstandskosten den Zugang. All denjenigen, die es bislang aus Kostengründen versäumt haben, auf den DMS-Zug aufzusprin- 6 April 2004

5 Titelthema gen, sei jedoch gesagt: Es lohnt sich, die Angebote für Hard- und Software erneut zu prüfen! Denn ohne Übertreibung lässt sich feststellen, dass die einschlägigen Systeme heute selbst für kleine und mittelständische Unternehmen bezahlbar geworden sind. Hinzu kommt ein ungewöhnlich schneller, zum Teil unterjähriger Return on Investment (ROI), wie die Anwenderseite regelmäßig berichtet. Ohne Rückstau am Scanner Gerade im Scanner-Bereich hat sich einiges bewegt. Ganz nach Bedarf stehen hier Geräte unterschiedlicher Leistungsund Preiskategorien zur Verfügung. Wenn auch nicht eine Seite pro Sekunde, aber doch immerhin 20 pro Minute bekommen sogar Mini-Scanner hin beidseitig und mit ADF- (Automatic Document Feed-) Einrichtung. Vom Scanner als Nadelöhr kann insofern längst keine Rede mehr sein. Und auch die Storageund Security-Kosten sowie der Aufwand für die notwendige Hardware-Performance halten sich innerhalb betriebswirtschaftlich vernünftiger Grenzen. Prozesssteuerung beschert Effizienz Ein kleines Beispiel verdeutlicht die gewinnbringenden Möglichkeiten der DMS: In der Papierwelt geht eine Eingangsrechnung von Schreibtisch zu Schreibtisch; zu erledigen sind mindestens die Prüfung und Freigabe, natürlich auch die Zahlungserledigung und schließlich die Ablage. Schon die kleinste Rückfrage oder auch die Abwesenheit eines Sachbearbeiters bringt dabei die Bearbeitung ins Stocken. Schade nicht nur um das Skonto! Wesentlich effizienter geht es zu, wenn der Beleg gleich in der Poststelle digitalisiert und einem Workflow zugeordnet wird. Von vornherein ist damit rollenbasiert klar, wer und bis wann welchen Job zu erledigen hat und wer einspringt, wenn der Sachbearbeiter krank, in Urlaub oder vielleicht kurzfristig mit anderen Dingen beschäftigt ist. Virtuelle Stempel ermöglichen zudem, mithilfe von Tablet PCs handschriftliche Anmerkungen auf den PDF-Files vorzunehmen. Alles verläuft sozusagen wie am digitalen Schnürchen abteilungsübergreifend, über Standorte hinweg und im sprichwörtlichen Sinne auf Knopfdruck. Segensreich ist zudem die digitale Archivierung und damit eine Ablage, die im Gegensatz zu Lochen und Abheften früherer Tage ein schnelles Wiederfinden ermöglicht. Output à la carte Denn den entstehenden Output zu versenden, ist nur die eine, ihn auch automatisiert und zuverlässig abzulegen, die nicht minder wichtige Aufgabe eines DMS am Ende der Prozesskette. Erst wenn man ohne Zutun alle Output-Daten direkt und an der richtigen Stelle im CRM-System speichern kann, kommt richtige Freude auf. Unbedingt sollten solche Automatismen jedoch überwacht werden. Im günstigsten Fall lassen sich Analyst und Branchenkenner Dr. Wolfgang Martin bringt den Stellenwert von DMS auf den Punkt: Das Dokumentenmanagement bereitet den Boden für ein dezidiertes Business Process Management (BPM), welches das gesamte Unternehmen von einer Transaktions- und Applikations-Orientierung hin zur Prozess-Orientierung implementiert per Workflow weiterentwickelt und damit zur deutlichen Effizienz- und Qualitätssteigerung führt. bei Fehlern dann anhand der entsprechenden Protokolle die Daten aus den Spools manuell nacharchivieren oder erneut dem Automatismus zuführen; ist allerdings kein Fehlerprotokoll vorhanden, fällt der entstandene Schaden worst case erst bei der vergeblichen Suche nach einem Dokument auf. Ein probates Mittel der Überwachung ist die Prüfung der Plausibilität bei der Dateigrößenentwicklung: Ist die Quelldatei nach erfolgtem Rechnungslauf nicht etwa um 100 KB gewachsen, dann sollte man der Sache auf den Grund gehen. An den Fiskus denken Ein gehöriges Wörtchen beim Thema DMS spricht auch die Finanzbehörde mit. Denn bereits seit Anfang 2002 dürfen die Betriebsprüfer unmittelbar am System im Lesezugriff die relevanten gespeicherten Daten einsehen oder können wahlweise verlangen, dass der Steuerpflichtige nach seinen Vorgaben die prüfungsrelevanten Daten auswer- Midrange MAGAZIN April

6 Titelthema Von der Transaktion zum Prozess tet. Ebenfalls erlaubt ist, die fiskalen Daten auf maschinell verwertbare Datenträger transferieren zu lassen. Gesetzliche Grundlage hierfür sind Änderungen der Abgabenordnung (AO) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unter lagen (GDPdU). Download der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU): Abgabenordnung /.htm Download-1.html Gewaltiger Nachholbedarf Das Ergebnis unserer aktuellen Frage des Monats bestätigt, was der Markt schon lange flüstert: In Sachen DMS gibt es sehr großen Nachholbedarf bei den Unternehmen. Nur etwa ein Drittel der Befragten bejahte unsere Frage, ob sie schon heute jederzeit alle Dokumente auf ihrem Bildschirm darstellen können. Der Rest salopp formuliert ist interessantes Potenzial für DMS-Anbieter wie beispielsweise Comprendium (mit ihrem InfoStore von ehemals Solitas), DocuWare, EASY Software, IQDoQ und Magellan. Erfreuliche Aussichten Die DMS-Häuser gehören zu jenen Glücklichen der Branche, die Unternehmen aller Größenordnungen segensreiche Verbesserungen anbieten und damit ohne immensen Marketingaufwand gutes Geld verdienen können nicht zum Schaden ihrer Kunden wohlgemerkt, deren Effizienzsteigerungspotenziale in der Tat enorm hoch sind. Gut zu wissen für alle Interessenten ist, dass sich die DMS- Spezialisten der Brisanz der Thematik durchaus bewusst sind und an die Projekte mit Sorgfalt und Bedacht herangehen. In diesem Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre Ihres Midrange Magazins. M.W. Content Management-Systeme bieten mehr fürs Geld Dokumenten-Management-Systeme (DMS) versprechen ein effi zientes wie auch einfaches Verwalten aller Arten von Dokumenten und Informationsquellen. Bislang agierten die Anbieter solcher nicht gerade preiswerten Systeme ohne Konkurrenz. Hersteller von Content-Management-Systemen (CMS) haben jetzt jedoch DMS-Funktionalitäten in ihre Produkte integriert und diese zu interessanten Konditionen. Digital und lückenlos Nomen est omen: DMS sollen Dokumente verwalten. Ihre primäre Funktion besteht darin, möglichst alle Dokumente eines Unternehmens effizient zu erfassen, zu verwalten, schnell auffindbar zu machen, zu Revisionszwecken zu versionieren und gegebenenfalls durch weitere Kommentare anzureichern. Information Retrieval Um die Inhalte für alles Weitere zu digitalisieren, verfügen DMS über eine Einlesefunktion, meist ein automatisches Scanning, und sind sinnvollerweise um OCR (Optical Character Recognition) erweitert. Nach dem Einlesen spielt die DMS-Software ihre Stärken aus. Schriftunterlagen wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine und Vertragsdokumente genauso wie Konstruktionszeichnungen oder auch digitale Datenbankinhalte verlieren sich nicht mehr in den Tiefen des Netzwerks, sondern werden sauber verwaltet und können nach Schlagworten, Datum, Versionsnummer, Autor und weiteren Deskriptoren schnell gefunden und verarbeitet werden. CMS vs. DMS, Weitreichende Möglichkeiten Dabei können Mitarbeitern unterschiedliche Rechte zugewiesen werden, Dokumente Workflows durchlaufen und weitere Annehmlichkeiten mehr geboten werden; außerdem verwalten DMS heute auch eintreffende s (mit Anhang), digitale Faxe oder auch Web-Formate nach dem gleichen Prinzip. Ein solch umfassendes und komfortables Archivsystem lassen sich die Anbieter gut bezahlen. Als eigenständige Software-Lösung sind DMS insofern zwar wünschenswert, oft aber erst ab einer gewissen Unternehmensgröße oder umzusetzender Dokumentenzahl auch wirtschaftlich. Was du kannst, kann ich (bald) auch Es geht auch anders, denn die CMS- Hersteller haben den DMS-Anbietern über die Schulter geschaut. Mit der schrittweisen Ausweitung des ursprünglichen Einsatzgebiets von CMS der reinen Pflege von Internet-Auftritten bis 8 April 2004

7 Titelthema oder CMS mit DMS hin zum (Co-) Management des Intranets, Extranets und anderer Informationsquellen haben sie als logische Konsequenz industrieller Integration auch vor dem klassischen DMS nicht Halt gemacht. DMS als Zusatzfunktionalität Wenn schon Web-Formate professionell verwaltet und publiziert werden können, wenn schon ausgereifte CMS über Benutzerverwaltung, Such-, Workflowund weitere nützliche Funktionen verfügen, warum dann nicht auch klassische Dokumente einbeziehen? Genau diesen Weg geht auch der CMS-Spezialist Scholl Communications aus Kehl. Das neue Release 4.5 seines Weblication CMS Enterprise stößt das Tor in Richtung DMS noch weiter auf: Nachdem bereits gängige Web-Formate lückenlos durch die Software gemanagt wurden (Content-Life-Cycle), gilt dies jetzt auch für klassische Office-Dokumente oder Bild- und Mediendatenbanken, die im Netzwerk bislang ein eher verstecktes Dasein führten. Daten einchecken Hat man Weblication CMS im Intranet installiert, lassen sich mit ein paar Handgriffen beliebige vorhandene Verzeichnisse,einchecken und die darin liegenden Dateien über das System managen. Dokumente können dann zur schnellen Suche verschlagwortet, verschiedene Bearbeitungszustände eines Dokumentes verfolgt und angezeigt sowie die weitere Bearbeitung durch das Ansteuern originaler Software-Pakete wie Word und Excel automatisch gestartet werden. Soll ein Dokument aus der Verwaltung wieder verschwinden, genügt ein einfaches,auschecken per Mausklick. Damit eignet sich das CMS als Managementinstrument für fast alle digital vorliegenden Dokumente im Unternehmen, mit dem zentral nach innen verwaltet und nach außen komfortabel veröffentlicht werden kann. DMS oder CMS ein Vergleich, der sich lohnt! Autor: Youri Mesmoudi, Vorstandsmitglied/COO Scholl Communications AG D Kehl (+49) 07851/ Midrange MAGAZIN April

8 Titelthema Verbindung von DMS-System und Unifi ed Messaging-Lösung Bewegung im Vertrieb Das Telefon klingelt. Die Vertriebsmitarbeiterin nimmt den Hörer ab. Am anderen Ende ist ein frustrierter Kunde, der wegen einer Betriebsprüfung dringend eine vor zwei Jahren ausgestellte Rechnung benötigt. Die sehr beschäftigte Vertriebsmitarbeiterin entgegnet ihm, dass sie diese suchen und der Kunde sich gedulden müsse. Auf seine Frage, wie lange das denn dauere, kann sie ihm nur ihre Unkenntnis mitteilen. Wenn die Rechnung da ist, werde ich sie faxen, lautet ihre Information an den Kunden. Die Mitarbeiterin macht sich auf die Suche, später notiert sie sich die Faxnummer des Kunden. Selbstverständlich hat sie eine Kopie der Rechnung gemacht, um sich den Weg zur Ablage zu ersparen. Die Kopie gelangt nach dem Faxen in den Papierkorb. Das ist leider immer noch Alltag in deutschen Büros. Dabei gibt es effiziente Möglichkeiten, dem täglichen Bürofrust zu entkommen. Ein Kunde, der eine Rechnung benötigt, kann ganz anders bedient werden, wenn das Unternehmen entsprechend vorbereitet ist. Durch die Integration der Telefonanlage in das EDV-System weiß die Mitarbeiterin schon, wer anruft, bevor das Gespräch überhaupt beginnt, sagt Kai Lefhalm, Prokurist der Solutionline GmbH. Auch besitzt sie wichtige Informationen über den Kunden, die ihre Kollegen in frei definierbaren Textfeldern in der Software-Lösung hinterlegt haben. Der Anrufer fühlt sich von Beginn an persönlich angesprochen und verharrt nicht endlose Minuten in der Warteschleife. In wenigen Augenblicken und nur wenige Klicks entfernt, trägt der Vertriebsin- terne Informationen über den Kunden zusammen. Die Mitarbeiterin verfügt aufgrund einer Archivierungs-Software jederzeit über alle archivierten Dokumente. Schnell ist die Rechnung gefunden, die Fax-Nummer befindet sich ebenfalls im Computer. Per Knopfdruck wird eine Rechnungskopie an den Kunden gefaxt. Noch während des Telefonats ist die Rechnung beim Kunden eingegangen. Effizienteres Arbeiten Moderne Technik ist heute in der Lage, viele Arbeitsabläufe im Büroalltag erheblich zu verbessern. Das trägt nicht nur zur Steigerung der Kundenzufriedenheit, sondern auch zur Erleichterung der täglichen Arbeit der Mitarbeiter bei. Mit der Computer-Telefonie-Integration (CTI) erfolgt eine Verbindung der Telefonanlage mit der Unternehmens-EDV, sodass die Telefonnummer eines Anrufers mit den gespeicherten Nummern im System problemlos verglichen werden kann. Von normalen Outlook-Kontakten bis hin zum komplexen ERP-System kann hier ein breiter Bereich abgedeckt werden. Ein automatisches Faxsystem, welches direkt vom Computer aus arbeitet, birgt zahlreiche Vorteile. Es entfallen nicht nur das Ausdrucken und anschließende Vernichten der Dokumente, sondern auch das Notieren der Faxnummer, der Weg zum Faxgerät und das Warten auf den Sendebericht von eventuellen Wahlwiederholungen ganz zu schweigen, so Kai Lefhalm. Mit dem elektronischen Dokumenten- Management lassen sich alle Dokumente schnell und sicher verwalten. Auf Knopfdruck erfolgt die Bereitstellung aller Dokumente unternehmensweit über das betriebsinterne Netzwerk oder über das Inter- bzw. Intranet für jeden beliebigen Arbeitsplatz. Ganz gleich, ob es um die Einkaufsrechnungsprüfung oder den Zugriff auf andere Unterlagen geht. Seit zehn Jahren betreut das mittelständische Software- und Beratungsunternehmen Solutionline mehr als 200 Kunden aus Industrie, Handel und der Dienstleistungsbranche. Im Bereich Dokumenten-Management und Archivierung setzt das Herforder Unternehmen auf die Standardprodukte der Firma Saperion, die über eine ausgereifte Office-Integration zu ibaan ERP IV oder SAP R/3 oder Navision Applications verfügen. Autorin: Elisabeth Kloss Solutionline CSS GmbH D Herford (+49) 05221/ April 2004

9 Titelthema Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen Gelebte GDPdU Als Hersteller von Software für das betriebliche Rechnungswesen, wozu ja im klassischen Sinne abgesehen von der Finanzbuchhaltung über Controlling, Rating bis hin zur Bilanzierung auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört, hat die SBS Software GmbH schon seit längerer Zeit die Anforderungen des Gesetzgebers im Hinblick auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) realisiert. Grundlage für die Prüfung ist, dass alle relevanten Daten im System verfügbar sind. Und für alle Varianten ist der Zugriff auf steuerlich relevante Daten einzugrenzen. Der Prüfer hat das Wahlrecht, welche Variante er einsetzen möchte. Die drei Varianten der steuerlichen Außenprüfung hier in Kurzform, wie diese von der SBS-Software voll abgedeckt werden: Unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer nimmt im Nur-Lesezugriff Einsicht auf die gespeicherten Daten. Mittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer lässt sich nach seinen Vorgaben die Daten von einem Dritten aufbereiten, um den Nur-Lesezugriff durchzuführen. Datenträgerüberlassung: Dem Prüfer werden maschinell auswertbare Daten auf einem Datenträger überlassen. Beispiel Rechnungswesen stehen Ihnen in der GDPdU-Auslagerungsliste folgende Daten zur Verfügung: Buchungsliste (Buchungssätze), Kontenliste (Einzelbuchungen der Sachkonten), Summen- und Saldenliste (Verkehrszahlen), Offene-Posten-Liste (Offene Posten), Abschreibungsverzeichnis (Wirtschaftsgüter). Sollten in Zukunft weitere Daten als steuerlich relevant angesehen werden, wird die Schnittstelle selbstverständlich sukzessive erweitert. Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung Die GDPdU-Ausgabe erfolgt über das Menü Schnittstellen/GDPdU _ Datenbank-Export/GDPdU _ Daten-Export/ GDPdU-Ausgabe im ASCII-Format mit allen steuerrelevanten Feldern der Lohnabrechnung. Zusätzlich wird die Beschreibung der exportierten Daten in eine XML-Datei ausgegeben. Hierfür müssen lediglich einmalig die Absender-Angaben der Firma bzw. des Steuerberaters manuell vorgeben werden. Beim erneuten Aufruf wird der gespeicherte Absender vorgeschlagen; er kann bei Bedarf geändert werden. Die GDPdU-Ausgabe basiert auf der Datenimport-Schnittstelle zur automatisierten Übernahme steuerlich relevanter Daten einschließlich der zur maschinellen Auswertung erforderlichen Verknüpfungen nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung. Zur Erfüllung des Unmittelbaren Datenzugriffs besteht softwareseitig die Möglichkeit, einen Zugang mit entsprechenden Rechten für den Prüfer einzurichten. Zur Umsetzung im Hinblick auf die Datenträgerüberlassung wurde die Software speziell um eine Export-Funktion erweitert. Zu diesem Export nach IDEA Autor: Hans-J. Sterrer, Marketing und PR SBS Software GmbH D Bretten (+49) 07252/ Midrange MAGAZIN April

10 Titelthema oder Die Dokumente sind nicht zum Ruhen da Arbeiten mit elektronischem Archiv Heute steht neben der Funktionalität eines einheitlichen DMS- und Archivsystems für den wirtschaftlichen Nutzen auch ein hoher Anteil an intelligenten Schnittstellen im Vordergrund, um mit archivierten Unternehmensdaten effektiv zu arbeiten. Das Ziel besteht nicht nur darin, Daten aus unterschiedlichen Entstehungsquellen (ob aus Spool- oder PC-, - oder Fax-Anwendungen) in einem einheitlichen Archiv zu sammeln und entsprechend der gesetzlichen Frist verfügbar zu halten. Vielmehr besteht die Absicht von Unternehmen darin, mit den Dokumenten effektiv zu arbeiten, d.h. intern durch Zugriff der Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz und extern als Austausch mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Dabei sollte die Verarbeitung jeweils unabhängig von Zeit und Ort und orientiert an den individuellen Bedürfnissen des Anwenders erfolgen. Gezielte Indexierung Wenn gezielt mit archivierten Belegen gearbeitet werden soll, muss bereits im ersten Schritt beim Archivieren aller Belege eine Indexierung mit System erfolgen, um diese schnell und einfach nach sinnvollen Schlagworten oder Suchalgorithmen wieder zu finden. Wichtig ist hierbei auch eine vollautomatische Archivierung von Dokumenten aus beliebigen Anwendungen einschließlich der Verschlagwortung. ArchivPlus/400 kann alle Dokumentenarten archivieren, unabhängig davon, mit welcher Anwendung oder mit welchem Betriebssystem sie erzeugt wurden. Darüber hinaus bietet die Lösung eine flexible Suche nach Begriffen, die vorab nicht standardmäßig als Indexbegriffe definiert wurden. Recherche archivierter Dokumente Neben der einfachen Integration von DMS- und Archiv-Lösungen in iseries- Anwendungen spielt eine direkte Recherche z.b. aus Finanzbuchhaltungsoder Warenwirtschaftsprogrammen heraus eine wichtige Rolle für ein effizientes Arbeiten mit archivierten Belegen. Die Dokumenten-Managementund Archiv-Lösung ArchivPlus/400 bietet hierfür u. a. eine Universelle Bildschirmschnittstelle. Der Vorteil: Die Anwender verstehen die Lösung nicht als separate Applikation, sondern als mit der Anwendung integrierte Einheit. Für das schnelle und personenspezifische n von Archiv-Dokumenten bietet ArchivPlus/400 gleichzeitig das Erstellen individueller Recherchemasken an. Es können anwender- oder abteilungsspezifische Suchmasken ohne zusätzlichen Programmieraufwand generiert werden. Gleichzeitig wird damit gewährleistet, dass jede Abteilung bzw. jede Person nur nach seinen berechtigten Belegen recherchieren kann. Auch der externe Zugriff via Pocket-PC- Browser über ein Wireless LAN (WLA), über ein Handy via GPRS oder via Web- Browser über einen Laptop ermöglicht das Recherchieren in ArchivPlus/400 und das n der Dokumente von unterschiedlichen Standorten aus. , Fax und Drucker Ein Arbeitsplatz ohne Fax- und - Anschluss ist heute undenkbar. Flexible und schnelle Reaktionen können im Tagesgeschäft nur umgesetzt werden, wenn umfangreiche -, Fax- und Druckerfunktionen integriert sind. Mit der Dokumenten-Management- und Archiv- Lösung können die archivierten Dokumente per oder per Fax an Kunden, Lieferanten oder Außendienstmitarbeiter weiterversendet werden. Durch die integrierte Schnittstelle zur Messaging-Lösung ecomplus/400 wird dieses per Knopfdruck ermöglicht. Die Belegkopien der Spool-Dokumente werden bei der Wiedergabe automatisch mit dem zur Archivierung gültigen Overlay versehen. Beim Versand als können diese als PDF- oder TIF-Attachment beigefügt werden. 12 April 2004

11 Titelthema Standardmäßig sollte in jeder DMS-Lösung die Funktionalität Drucken integriert sein, die ermöglicht, archivierte Dokumente über unterschiedliche Drucker im Netzwerk des Unternehmens auszudrucken. ArchivPlus/400 steuert den Druck archivierter Belege aus dem Archiv. Über Druckeinstellungen kann definiert werden, über welchen Drucker die Ausgabe erfolgen soll. Automatisierte Abläufe mit archivierten Belegen Um die Wiedergabe von gespeicherten Dokumenten so einfach wie möglich zu gestalten und um Abläufe weitestgehend zu automatisieren, bietet die Gräbert-Lösung hierfür diverse Connectoren. Der FiBu Connector beispielsweise wurde als Verbindung zwischen Archiv und iseries-finanzbuchhaltungslösungen entwickelt. So wollen säumige Zahler bei Mahnungen in der Regel die Rechnung noch einmal als Beleg sehen, bevor eine Zahlung veranlasst wird. Um im Vorfeld diesen Anruf zu vermeiden, wurde ein ArchivPlus/400-Makro z.b. für die DKS-Buchhaltungssoftware programmiert. Die in der DKS Software in Word erzeugte Zahlungserinnerung beinhaltet die Rechnungsnummer des offenen Postens. Die DMS-Lösung extrahiert diese, sucht automatisch im Archiv und fügt eine Kopie der Originalrechnung der Zahlungserinnerung bei zum Versand per oder Fax. Die Empfänger bekommen so auf einen Blick neben der Zahlungserinnerung auch die offene Rechnung am Bildschirm angezeigt. Elektronische Bearbeitung archivierter Dokumente Die fortschreitende IT-Ausstattung am Arbeitsplatz ermöglicht zudem, archivierte Dokumente am Bildschirm elektronisch zu bearbeiten und somit einen elektronischen Workflow zu gestalten. Mit dem Modul Workflow wird beispielsweise eine Eingangsrechnung eingescannt und archiviert. Diese kann dann an den nachfolgenden Bearbeiter elektronisch weitergeleitet werden, bis sie nach Freizeichnung gegebenenfalls über weitere Stationen wieder in die Buchhaltung zurückkommt und endgültig archiviert wird. Beim Arbeiten mit archivierten Dokumenten ist besonders wichtig, dass die gesamten Funktionalitäten aus einem Guss sind und die einzelnen Module wie Archivierung, Workflow sowie das Kommunizieren per , Fax oder Drucker nahtlos ineinander greifen. Autorin: Doris Hantscho, Marketing Gräbert Software + Engineering GmbH D Berlin (+49) 030/ Midrange MAGAZIN April

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