Zur Sache. Steuerberatung. Gastronomie. Gastro Spezial. Inhalt. Wie war es zu der neuen Verordnung gekommen? THEMEN IN

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1 Zur Sache Gastronomie Gastro Spezial THEMEN IN DIESER AUSGABE: Alle Details zur neuen Gastgewerbepauschalierungsverordnung Was müssen Sie bei der Umsetzung der Kassenrichtlinie beachten? Mit trat die neue Gastgewerbepauschalierungsverordnung in Kraft. Liebe KlientInnen, InteressentInnen und Freunde unserer Kanzlei! In dieser Sonderausgabe möchten wir Sie über zwei Themen informieren, die speziell für Sie als Gastronom interessant sind. Zum einen lief am die Kulanzfirst für die Umsetzung der Kassenrichtlinie aus. Das bedeutet, dass Sie ab die in der Kassenrichtlinie geforderten Unterlagen vorweisen können müssen und dass Ihr Kassensystem die geforderten Anforderungen erfüllen muss. Zum anderen musste durch die Aufhebung der bisherigen Gewinnpauschalierung für Gastgewerbebetriebe durch den Verfassungsgerichtshof eine Neuregelung bis geschaffen werden. Kurz vor Jahreswechsel hat das Finanzministerium nun die neue Gastgewerbepauschalierungsverordnung 2013 erlassen. Finanzministerin Fekter unterzeichnete noch am die neue Verordnung, die wesentliche Änderungen im Vergleich zu früher mit sich bringt. Wie war es zu der neuen Verordnung gekommen? Über einen sogenannten Anfechtungsantrag des VwGH hat der VfGH wesentliche Teile der alten Gaststättenpauschalierungsverordnung mit Ablauf des aufgehoben. Der VfGH pflichtete dem VwGH bei, dass die Abweichung zwischen tatsächlichen Gewinnen (Vorsteuern) und durch die Verordnung ermittelten Gewinnen (Vorsteuern) in vielen Fällen ein solches Ausmaß erreicht, das es keiner gleichmäßigen Besteuerung mehr entspricht. Der VfGH räumte damals dem Gesetzgeber eine Reparaturfrist bis ein, die der Gesetzgeber genützt hat und kurz vor Weihnachten eine neue Pauschalierungsverordnung erlassen hat. Die alte Pauschalierungsverordnung gilt somit nur bis Mit trat nunmehr die neue Gastgewerbepauschalierungsverordnung 2013 in Kraft. Vom System einer Gewinnpauschalierung wurde komplett abgegangen und nunmehr eine teilweise (Fortsetzung auf Seite 2) Mag. Andreas Valsky, LL.M. Inhalt Leitartikel 1 Wer kann pauschalieren 2 Ermittlung der Ausgaben 4 Vorsteuerbeträge 6 Die neue Verordnung in der Praxis Kassenrichtlinie 8 Dokumentationspflicht 10 7

2 Am endete die Kulanzfrist für die Umsetzung der Kassenrichtlinie. Die Pauschalierung für Gastgewerbetreibende wurde komplett neu geregelt. (Fortsetzung von Seite 1) Ausgabenpauschalierung in Form eines Modulsystems von drei Teilpauschalen eingeführt. Die neue Pauschalierungsverordnung im Überblick Die neue Pauschalierung ist keine Vollpauschalierung mehr, sondern nur eine erweiterte Betriebsausgabenpauschalierung. Die neue Pauschalierung sieht drei Teilpauschalien vor: ein Grundpauschale (10 %), ein Mobilitätspauschale (2 %) und ein Energie- und Raumpauschale (8 %). Bemessungsgrundlage der Pauschalien ist jeweils der Umsatz des jeweiligen Jahres exkl. Umsatzsteuer. Die Umsatzgrenze, bis zu der eine Pauschalierung zulässig ist, ist mit ,- (exkl. Umsatzsteuer) unverändert geblieben, ebenso die Voraussetzung, dass weder Buchführungspflicht bestehen darf noch freiwillig Bücher geführt werden. Mobilitäts- sowie Energie- und Raumpauschale können nur gemeinsam mit dem Grundpauschale in Anspruch genommen werden. Neu ist auch, dass die Inanspruchnahme der Pauschalierung den Unternehmer für die folgenden zwei Wirtschaftsjahre bindet. Zu beachten ist, dass weiterhin ein Wareneingangsbuch zu führen und umsatzsteuerliche Aufzeichnungen erforderlich sind und auch die neue Kassenrichtlinie 2012, sowie die Barbewegungsverordnung zu beachten sind. Eine pauschale Ermittlung von Vorsteuerbeträgen für Gastgewerbebetriebe sieht die neue Verordnung nicht mehr vor. Im Folgenden wollen wir Ihnen einen Überblick über die neue Pauschalierungsverordnung geben, Ihnen Gestaltungsmöglichkeiten aufzeigen und erläutern, worauf in Zukunft besonders zu achten ist. Wer kann die neue Pauschalierungsverordnung in Anspruch nehmen? Michaela Zöchmann (Dipl. Lohnverrechnerin und Bilanzbuchhalterin) Grundsätzlich steht es nunmehr jedem Gewerbetreibenden, für dessen Gewerbe eine Gewerbeberechtigung für das Gastgewerbe nach 111 Gewerbeordnung erforderlich ist und diese auch für das gesamte Kalenderjahr besitzt, frei, die Pauschalierung in Anspruch zu nehmen. Was versteht man unter Gewerbeberechtigung für das Gastgewerbe nach 111 Gewerbeordnung? Einer Gewerbeberechtigung gem 111 Gewerbeordnung bedarf es für folgende Tätigkeiten: 1. die Beherbergung von Gästen; 2. die Verabreichung von Speisen jeder Art und den Ausschank von Getränken (wobei unter Verabreichung und Ausschank jede Vorkehrung oder Tätigkeit zu verstehen ist, die darauf abgestellt ist, dass die Speisen oder Getränke an Ort und Stelle genossen werden). Seite 2

3 Zur Sache Gastronomie Keiner Gewerbeberechtigung für das Gastgewerbe bedarf es für die folgenden Tätigkeiten: (Anm.: Für Unternehmen, die mit einer dieser Berechtigungen betrieben werden, steht die Pauschalierungsverordnung nicht zu! Ebenso steht das Pauschale jenen Unternehmern nicht zu, die eine Gewerbeberechtigung nach 111 Gewerbeordnung nicht benötigen, jedoch freiwillig eine solche besitzen; d.h. die Anwendungsmöglichkeit der Pauschalierungsverordnung erfordert jedenfalls einen Betrieb, für den eine Gewerbeberechtigung nach 111 Gewerbeordnung erforderlich ist): 1. Ausschank und Verkauf von Getränken in handelsüblichen geschlossenen Gefäßen an Fahrgäste in Omnibussen 2. Beherbergung von Gästen, Verabreichung und Verkauf von warmen und angerichteten kalten Speisen, Ausschank und Verkauf von Getränken in unverschlossenen Gefäßen im Rahmen eines einfach ausgestatteten Betriebes, der in einer für den öffentlichen Verkehr nicht oder nur schlecht erschlossenen Gegend gelegen und auf die Bedürfnisse der Bergsteiger und Bergwanderer abgestellt ist (Schutzhütte) 3. Verabreichung von Speisen in einfacher Art und Ausschank von nichtalkoholischen Getränken und Bier in handelsüblichen verschlossenen Gefäßen, wenn hierbei nicht mehr als acht Verabreichungsplätze bereitgestellt werden 4. Beherbergung von Gästen, wenn nicht mehr als zehn Fremdenbetten bereitgestellt werden, und Verabreichung des Frühstücks und kleinen Imbissen und der Ausschank von nichtalkoholischen Getränken und von Bier in handelsüblichen verschlossenen Gefäßen sowie von gebrannten geistigen Getränken als Beigabe zu diesen Getränken an die Gäste 5. die Verabreichung von Speisen und den Ausschank von Getränken im Zusammenhang mit der Ausübung des Buschenschankes ( 2 Abs. 9) 6. den Ausschank von nichtalkoholischen Getränken und den Verkauf dieser Getränke in unverschlossenen Gefäßen, durch Automaten. Inhaber einer Gastgewerbeberechtigung können unter folgenden Voraussetzungen von der neuen Pauschalierungsverordnung Gebrauch machen: es darf keine Buchführungspflicht bestehen; es dürfen nicht freiwillig Bücher geführt werden (eine freiwillige Einnahmen- Ausgaben-Rechnung ist weiterhin möglich); die Umsätze im Sinne des 125 BAO des Vorjahres dürfen ,- (exkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen; aus der Steuererklärung muss hervorgehen, dass von der Pauschalierungsverordnung Gebrauch gemacht wird (dies wird wahrscheinlich durch Ankreuzen eines entsprechenden Feldes in der Steuererklärung passieren). Was versteht man unter Buchführungspflicht? Zur Rechnungslegungspflicht und somit auch zur Buchführungspflicht für Gewerbetreibende kommt es einerseits für alle Kapitalgesellschaften (unabhängig von der Art der Tätigkeit oder der Höhe des Umsatzes) und andererseits für alle anderen Unternehmer mit Umsatz von mehr als ,- in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren. Für Unternehmer (mit Ausnahme von Kapitalgesellschaften) besteht (Fortsetzung auf Seite 4) Die Anwendung der neuen Gastgewerbepauschalierungsverordnung ist nur mehr für bestimmte Gewerbetreibende möglich. Seite 3

4 Der Vorjahresumsatz darf ,- netto nicht übersteigen. (Fortsetzung von Seite 3) aber auch bei einem Umsatz von weniger als ,- die Möglichkeit freiwillig Bücher zu führen. Was versteht man unter Umsätze im Sinne des 125 BAO des Vorjahres? Umsätze im Sinne des 125 BAO sind sämtliche im Inland ausgeführte Umsätze zuzüglich der Umsätze aus im Ausland ausgeführten Leistungen exkl. Umsatzsteuer. Nicht zu berücksichtigen sind unter anderem Umsätze aus der Veräußerungen des Unternehmens oder Unternehmensteilen oder Entschädigungen. Im Fall eines zwölf Kalendermonate umfassenden vorangegangenen Wirtschaftsjahres sind die Umsätze maßgebend, die in dem direkt vorangegangenen Wirtschaftsjahr erzielt wurden. Im Fall eines mit Buchwertfortführung erfolgten Überganges des Betriebes ist auf die Umsätze abzustellen, die der Rechtsvorgänger in diesem Wirtschaftsjahr erzielt hat. Im Fall eines vorangegangenen Rumpfwirtschaftsjahres (d.h. weniger als zwölf Kalendermonate) sind die Umsätze maßgebend, die sich durch Hochrechnung der in dem vorangegangenen Rumpfwirtschaftsjahr erzielten Umsätze auf ein zwölf Kalendermonate umfassendes Wirtschaftsjahr ergeben. Im Fall der Betriebseröffnung sind für das Jahr der Betriebseröffnung die Umsätze dieses Wirtschaftsjahres maßgebend. Bei Vorliegen eines Rumpfwirtschaftsjahres sind die Umsätze maßgebend, die sich durch Hochrechnung der in dem Rumpfwirtschaftsjahr erzielten Umsätze auf ein zwölf Kalendermonate umfassendes Wirtschaftsjahr ergeben. Wie werden die Betriebsausgaben ermittelt? Mit dem Grundpauschale sind zahlreiche allgemeine Kosten abgegolten. Kerstin Trabauer (Dipl. Lohnverrechnerin und Bilanzbuchhalterin) Die Betriebsausgaben können in Zukunft neben genau aufgezählten, tatsächlichen Ausgaben zusätzlich unter Zugrundelegung eines Grundpauschales, eines Mobilitätspauschales und eines Energie- und Raumpauschales ermittelt werden. Bemessungsgrundlage für alle Pauschalien ist der Umsatz gem. 125 BAO (vgl. oben) exkl. Umsatzsteuer des jeweiligen Jahres. 1) Grundpauschale Das Grundpauschale beträgt 10 % der Bemessungsgrundlage, mindestens jedoch 3.000,- und höchstens ,-. Beträgt die Bemessungsgrundlage weniger als ,-, darf durch den Ansatz des Pauschalbetrages von 3.000,- kein Verlust entstehen. Mit diesem Grundpauschale sind grundsätzliche sämtliche Ausgaben (z.b. für Bürobedarf, Werbung, Literatur, Verwaltung, Beratung, Fort- und Weiterbildung des Unternehmers, ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sowie Einrichtungsgegenstände der Wohnung etc.) abgegolten. Neben dem Grundpauschale dürfen nur folgende Ausgaben berücksichtigt werden: 1. Ausgaben für den Eingang an Waren, Rohstoffen, Halberzeugnis- Seite 4

5 Zur Sache Gastronomie sen, Hilfsstoffen und Zutaten, die nach ihrer Art und ihrem betrieblichen Zweck in ein Wareneingangsbuch ( 128 BAO) einzutragen sind oder einzutragen wären, 2. Ausgaben für Löhne, Lohnnebenkosten und für Fremdlöhne, soweit diese unmittelbar in Leistungen eingehen, die den Betriebsgegenstand des Unternehmens bilden, 3. Beiträge des Versicherten zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung, Beiträge zur gesetzlichen Arbeitslosenversicherung sowie an eine Betriebliche Vorsorgekasse (BV-Kasse) geleistete Pflichtbeiträge, 4. Ausgaben, die im betrieblichen Interesse für die Ausbildung oder Fortbildung von Arbeitnehmern und für im Betrieb des Steuerpflichtigen tätige Personen aufgewendet werden, einschließlich damit zusammenhängender Vergütungen für Reisekosten, einen Verpflegungsmehraufwand (Tagesgelder) und den Nächtigungsaufwand, 5. die Absetzung für Abnutzung (Abschreibung) sowie ein zu berücksichtigender Restbuchwert, 6. betriebliche Ausgaben für die Instandsetzung und Instandhaltung, 7. Ausgaben für Miete und Pacht von unbeweglichen Wirtschaftsgütern (z.b. Gebäude) des Betriebsvermögens sowie von (Teil-)Betrieben, 8. Fremdkapitalzinsen, 9. ein Bildungsfreibetrag, 10. Grundfreibetrag nach 10 EStG, 11. das Mobilitätspauschale (vgl. unten) oder die darunter fallenden tatsächlichen Aufwendungen und Ausgaben, 12. das Energie- und Raumpauschale (vgl. unten) oder die darunter fallenden tatsächlichen Aufwendungen und Ausgaben. 2) Mobilitätspauschale Mit dem Mobilitätspauschale in Höhe von 2 % der Bemessungsgrundlage werden die Verkehrs- und Reisekosten abgegolten. Das Mobilitätspauschale darf dabei nicht höher als das höchste Pendlerpauschale gemäß 16 Abs. 1 Z 6 EStG 1988 sein, jedenfalls aber nicht höher als 5.100,-. Bei Inanspruchnahme des Pauschales dürfen somit Ausgaben für die betriebliche Nutzung eines KFZ (Abschreibung, Leasing, Kilometergeld, Treibstoff, Versicherung, etc.), von öffentlichen Verkehrsmitteln, sowie die Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen nicht mehr gesondert berücksichtigt werden. Wird das Mobilitätspauschale nicht in Anspruch genommen, können diese Ausgeben gesondert berücksichtigt werden. Eine Vergleichsrechnung zwischen den tatsächlichen Ausgaben und den pauschalen Ausgaben ist in diesem Fall jedenfalls dringend anzuraten. Das Mobilitätspauschale darf nur dann in Anspruch genommen werden, wenn auch das Grundpauschale in Anspruch genommen wird. 3) Energie- und Raumpauschale Für Räumlichkeiten, die der Ausübung des Gastgewerbes dienen, kann das Energie- und Raumpauschale in Höhe von 8 % der Bemessungsgrundlage (höchstens ,-) in Anspruch genommen werden. Unter das Energie- und Raumpauschale fallen sämtliche Ausgaben und Aufwendungen aus Anlass der betrieblichen Nutzung von Räumlichkeiten, die der Ausübung des Gastgewerbes dienen. Somit werden Ausgaben für Strom, Wasser, Gas, Öl und damit verbundene Ausgaben, Reinigung, liegenschaftsbezogene Aufwendungen (Fortsetzung auf Seite 6) Mit dem Mobilitätspauschale sind Ausgaben für Kraftfahrzeuge abgegolten. Seite 5

6 Mit dem Energie- und Raumpauschale sind Ausgaben für betriebliche Räumlichkeiten abgegolten. (Fortsetzung von Seite 5) (z.b. Grundsteuer), Abgaben und liegenschaftsbezogene Versicherungen abgedeckt. Wird das Energie- und Raumpauschale nicht in Anspruch genommen, können diese Ausgeben gesondert berücksichtigt werden. Das Energie- und Raumpauschale darf nur dann in Anspruch genommen werden, wenn auch das Grundpauschale in Anspruch genommen wird. Nicht unter das Energieund Raumpauschale fallen folgende Ausgaben: 1. die Absetzung für Abnutzung (Abschreibung) sowie ein zu berücksichtigender Restbuchwert, 2. Ausgaben für die Instandsetzung und Instandhaltung, 3. Ausgaben für Miete und Pacht. Diese Ausgaben sind somit jedenfalls gesondert abzugsfähig. Können die Vorsteuerbeträge auch noch pauschal ermittelt werden? In der neuen Gastgewerbepauschalierungsverordnung ist kein separates Vorsteuerpauschale mehr vorgesehen. Melanie Höld (Buchhalterin) Eine pauschale Ermittlung der Vorsteuerbeträge (wie in der bisherigen Gaststättenpauschalierung) ist nicht mehr vorgesehen. Allerdings steht nach wie vor die Möglichkeit offen, entsprechend den allgemeinen Grundsätzen des Umsatzsteuergesetzes, die Vorsteuerbeträge pauschal zu ermitteln. Im Folgenden wollen wir Ihnen diese Möglichkeit der Vorsteuerpauschalierung vorstellen. Unternehmer können die abziehbaren Vorsteuerbeträge mit folgenden Durchschnittssätzen ermitteln: Der Durchschnittssatz beträgt 1,8 % des Gesamtumsatzes mit Ausnahme der Umsätze aus Hilfsgeschäften, höchstens jedoch 3.960,-. Eine Ermittlung der abziehbaren Vorsteuerbeträge mit dem Durchschnittssatz ist gesondert für jeden Betrieb möglich. Mit diesem Durchschnittssatz werden sämtliche Vorsteuern abgegolten, ausgenommen a) Vorsteuerbeträge für Lieferungen von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die der Abnutzung unterliegen und deren Anschaffungskosten 1.100,- übersteigen, sowie für die Lieferung von Grundstücken des Anlagevermögens; b) Vorsteuerbeträge für sonstige Leistungen im Zusammenhang mit der Herstellung von abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, deren Herstellungskosten 1.100,- übersteigen; c) Vorsteuerbeträge für Lieferungen von Waren, Rohstoffen, Halberzeugnissen, Hilfsstoffen und Zutaten, die nach ihrer Art und ihrem betrieblichen Zweck in ein Wareneingangsbuch einzutragen sind oder einzutragen wären, sowie Vorsteuerbeträge für Fremdlöhne, soweit diese unmittelbar in Leistungen eingehen, die den Betriebsgegenstand bilden. D.h. diese Vorsteuerbeträge können zusätzlich zu dem Vorsteuerpauschale abgezogen worden. Seite 6

7 Zur Sache Gastronomie Voraussetzung ist, dass die Umsätze im Sinne des 125 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (vgl. oben) des vorangegangenen Wirtschaftsjahres nicht mehr als ,- betragen. Erklärt der Unternehmer, dass er von diesem Vorsteuerpauschale Gebrauch machen will, so bindet ihn diese Erklärung für mindestens zwei Kalenderjahre. Was bedeutet die neue Verordnung für die Praxis? Andrea Haslinger (Dipl. Buchhalterin) Für den Fall, dass Betriebe, trotz einer allfälligen gesetzlichen Verpflichtung, noch keine Gewerbeberechtigung für ein Gastgewerbe gem. 111 GewO haben, ist darauf zu achten, dass in Zukunft die Anwendbarkeit der Pauschalierung von dieser Gewerbeberechtigung abhängt und dies vermutlich von der Finanz auch kontrolliert wird. Bitte beachten Sie, dass die erstmalige Anmeldung in den meisten Fällen eine Betriebsanlagengenehmigung mit sich bringen wird und die dabei entstehenden Kosten beachtlich sein können. Gibt es Bindungsfristen? Sofern das Grundpauschale bei der Ermittlung der Einkünfte in Anspruch genommen wird, verpflichtet sich der Steuerpflichtige, in den folgenden zwei Kalenderjahren ebenfalls das Grundpauschale in Anspruch zu nehmen und die Aufwendungen, die unter das Mobilitätspauschale und unter das Energie- und Raumpauschale fallen, in gleicher Weise zu behandeln, wie im Basisjahr. Wobei zu beachten ist, dass das Mobilitäts- sowie Energieund Raumpauschale nur dann in Anspruch genommen werden darf, wenn auch das Grundpauschale in Anspruch genommen wird. Auch ein Wechsel von der Pauschalierung in die freiwillige Einnahmen- Ausgaben-Rechnung oder freiwillige Bilanzierung bindet den Unternehmer für drei Jahre. Ein jährlicher Wechsel in die und aus der Pauschalierung ist somit in Zukunft nicht mehr möglich. Umso wichtiger ist die Anstellung eines Vorteilhaftigkeitsvergleichs unter Einschätzung der Entwicklung der nächsten Jahre und eine Entscheidung, welcher Weg ab 2013 eingeschlagen wird und welche Aufzeichnungen demnach zu führen sind. Aufgrund der Vielfalt und unterschiedlichen Ausgabenstruktur der Gastgewerbebetriebe kann die optimale Entscheidung im Einzelfall erheblich voneinander abweichen. Es kann ohne detaillierte Betrachtung nicht mehr gesagt werden, ob die Anwendung der pauschalen Ausgabensätze günstiger sein wird. Es kommt auf den Einzelfall an, speziell auf die Umsatzhöhe, das Preisniveau, die Ausgabenstruktur, etc. Wir werden selbstverständlich auch weiterhin laufend (im Rahmen der Erstellung der Steuererklärungen) prüfen, ob die Pauschalsätze allenfalls günstiger ausfallen. (Fortsetzung auf Seite 8) Die neue Gastgewerbepauschalierungsverordnung bindet den Unternehmer für zumindest drei Jahre. Seite 7

8 Eine Vergleichsrechnung ist in Zukunft unbedingt auch für die folgende zwei Jahre zu erstellen. (Fortsetzung von Seite 7) Eine Vergleichsrechnung ist in Zukunft unbedingt notwendig Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich die Gastgewerbepauschalierung grundlegend geändert hat. In den meisten Fällen wird die Änderung zu einer Erhöhung der Gewinne führen, da die Pauschalierung von einer Gewinn- zu einer Ausgabenpauschalierung wechselt und nur noch maximal 20 Prozent des Jahresumsatzes als pauschalierte Ausgaben angesetzt werden können. Jedoch sind zusätzlich bestimmte Betriebsausgaben mit ihrer tatsächlichen Höhe anzusetzen, was eine allgemeine Beurteilung der Gewinnentwicklung für Gaststätten mit Pauschalierung schwierig macht. Die Gastgewerbepauschalierungsverordnung 2013 ist erstmalig bei der Veranlagung für das Kalenderjahr 2013 anzuwenden. Es ist daher bereits das laufende Jahr von der neuen Gastgewerbepauschalierungsverordnung betroffen. Auf Basis der für ihr Unternehmen individuell erstellten Planungsrechnung können wir gerne bereits vorab eine Vergleichsrechnung bezüglich der steuerlichen Konsequenzen einer möglichen Inanspruchnahme der neuen Gastgewerbepauschalierung erstellen. Wir stehen Ihnen daher für eine Vorteilsabwägung und rechtzeitige praxisorientierte Weichenstellung jederzeit sehr gerne zur Verfügung. Erfüllt Ihr Kassensystem die erforderlichen Kriterien? Thomas Chwojka (Diplomierter Controller) Den zweiten Schwerpunkt dieser Sonderausgabe unserer Klientenzeitung bildet die Kassenrichtlinie. Diese wurde bereits im Dezember 2011 veröffentlich und enthielt eine Kulanzfirst bis zur Umsetzung. Diese Kassenrichtlinie betrifft zwar alle Steuerpflichtigen, aber insbesonders Gastronomiebetriebe, da hier gerne die verschiedensten Kassensysteme zum Einsatz kommen. Da somit ab die Kassenrichtlinie ihre volle Wirkung entfaltet, wollen wir als erstes nochmals einen Überblick über die wesentlichen Inhalte geben. Bei der Grundaufzeichnung und der Losungsermittlung ist bei der Nutzung von Registrierkassen und Kassensystemen eine Reihe von Vorschriften zu beachten, die an die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit anknüpfen. Die sogenannte Kassenrichtlinie des Finanzministeriums, die wie erwähnt bereits im Dezember 2011 veröffentlicht wurde, soll vor allem in Hinblick auf die gesetzlichen Änderungen bei den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen und der fortschreitenden technischen Entwicklung Klarheit zur Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen bringen. Allgemeines In der Richtlinie werden vom BMF die abgabenrechtlichen Anforderungen an verschiedene Typen von Registrierkassen und Kassensystemen näher Seite 8

9 Zur Sache Gastronomie beschrieben. Eine Zertifizierung einzelner Kassentypen oder bestimmter Kassen durch das Finanzministerium ist nicht vorgesehen. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen wird auch dargestellt, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind und welche Daten in welcher Form erfasst, aufgezeichnet und aufbewahrt werden müssen. Ziel der Richtlinie ist es, die Rechtssicherheit für Unternehmer und Kassenanbieter zu erhöhen und auf Basis einer Gleichmäßigkeit der Besteuerung eine einheitliche Verwaltungspraxis zu schaffen. Die in der Bundesabgabenordnung angeführten Grundsätze der Aufzeichnungsund Aufbewahrungsfristen sind auch für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung durch Registrierkassen und Kassensysteme maßgebend. Demgemäß müssen Kassensysteme unter anderem die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und die Unveränderbarkeit der in die Buchhaltung einfließenden Kassendaten gewährleisten. Wenn Bücher und Aufzeichnungen und auch Kassensysteme den Formvorschriften der Bundesabgabenordnung entsprechen, werden diese als Basis für die Erhebung der Abgaben herangezogen. Ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem, welches als Grundlage für die Losungsermittlung dient, kann einen formellen Mangel darstellen, welcher die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen infrage stellt und letztendlich bis zur Schätzung der Abgabenerhebung durch die Finanz führen kann. Um die Ordnungsmäßigkeit eines Kassensystems dem Grunde nach zu würdigen, ist gemäß der Kassenrichtlinie eine Beschreibung des Kassenherstellers bzw. -programmierers empfehlenswert. Diese soll darlegen, durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird, wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann und zu welchem Kassentyp die Kasse gehört. Kassensysteme Um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bzw. der Grundaufzeichnungen entsprechend den konkreten Gegebenheiten würdigen zu können, unterteilt die Kassenrichtlinie in die folgenden drei Grundkassentypen: Kasse Typ 1: mechanisch/ numerisch druckende Registrierkassen Kasse Typ 2: einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen Kasse Typ 3: Kassensysteme bzw. PC-Kassen Dokumentationspflicht Die Erfassung der Geschäftsfälle durch Kassensysteme ist in Hinblick auf die Prüfbarkeit von deren Vollständigkeit und Richtigkeit zu dokumentieren. Abhängig davon, welches Kassensystem angewendet wird, sind in der Kassenrichtlinie die jeweils erforderlichen Dokumentationsverpflichtungen angeführt. Als Dokumentationsgrundlagen können grundsätzlich Ausdrucke (wie Tagesabschlussbon, Gesamtsummenspeicher, Journalstreifen) und elektronische Daten (Journal, Datenerfassungsprotokoll) bei den Kassentypen 2 und 3 zur Verfügung stehen. Verfahrensdokumentation Zusätzlich zu den oben genannten Punkten ist eine Verfahrensdokumentation (z. B. Bedienungsanleitung, Handbuch) zu führen, aus welcher der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der Umfang der tat- (Fortsetzung auf Seite 10) Die Kassenrichtlinie bringt zahlreiche Regelungen zur Verwendung von Registrierkassen. Seite 9

10 Unabhängig vom Kassentyp müssen zahlreiche Dokumentationspflichten erfüllt werden. (Fortsetzung von Seite 9) sächlichen Nutzung von etwaigen Teilprogrammen (z. B. integriertes Warenwirtschaftssystem) vollständig ersichtlich sind. Aus dieser Verfahrensdokumentation muss sich insbesondere ergeben, dass bei der Umsetzung die Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit erfüllt werden. Jegliche Änderungen in der Konfiguration der Kasse und ihrer Verarbeitungsregeln, die Einrichtung von Änderungen von Aufzeichnungsunterlagen (z. B. Personal, Artikel, Preise) sowie sonstige Einstellungsänderungen, die Einfluss auf das Verhalten der Registrierkasse haben, unterliegen ebenfalls der Dokumentationspflicht. Tipp Um im Zuge von zukünftigen Betriebsprüfungen ein böses Erwachen in Form von möglichen Erlösschätzungen durch die Finanz zu vermeiden, soll das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit im Sinne der neuen Verordnung überprüft werden. Wesentlich erscheint in diesem Zusammenhang auch, dass die vom BMF diesbezüglich geforderte Dokumentation laufend und zeitnah geführt wird. Erfahrungsgemäß ist die nachträgliche Erstellung derartiger Dokumentationen oftmals als schwierig anzusehen und auch mit einem erheblich höheren Zeitaufwand verbunden. Wir empfehlen Ihnen Ihren Anbieter zu kontaktieren und die entsprechende Dokumentation anzufordern und abzuklären, ob Ihre Lösung gesetzeskonform ist, oder ob zusätzliche Maßnahmen notwendig sind, sofern das nicht schon geschehen ist. Den gesamten Text der Kassenrichtlinie finden Sie auf der Homepage des Finanzministeriums unter folgender Adresse: Steuern/Fachinformation/ WeitereSteuern/ Bundesabgabenordnung/ KRL2012Kassenrichtl_12730/_start.htm Die Dokumentationspflicht der Kassenrichtlinie Eine Systemdokumentation des Kassenherstellers ist zwingend vorgesehen. Matthias Binder (Diplomierter Lohnverrechner und Bilanzbuchhalter) Die Kassenrichtlinie definiert zahlreiche Kriterien, die eine Kassa erfüllen muss, um als ordnungsgemäß im Sinne der Bundesabgabenordnung zu dienen. Sie sollen der Verbesserung der Situation bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen und insbesondere bei der Losungsermittlung dienen. Die Kassenrichtlinie fordert als spezielles Erfordernis eine Systemdokumentation und eine Beschreibung der vorhandenen "Einrichtung nach 131 Abs. 2 und 3 BAO". Im Fachjargon einfach als E131 bezeichnet. Spätestens bis zum sollten nach der Kassenrichtlinie alle Maßnahmen zur Sicherstellung der vollständigen und richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle im internen Kontrollsystem dokumentiert und daher aufgeschrieben sein. Das gilt insbesonders für die Systembeschreibung. Seite 10

11 Zur Sache Gastronomie Nur der Hersteller des Systems besitzt die notwendige Fachkenntnis, die zur Beschreibung des Systems im Sinne der KRL 2012 erforderlich ist. Die Systemdokumentation sollte gem. der Kassenrichtlinie mindestens folgende Punkte zur Beschreibung des Kassensystems beinhalten, mit der die Sicherung der vollständigen und richtigen Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle dokumentiert ist: Kassentyp nach KRL Hersteller, Lieferant Hardware: Arbeitsplätze, Server, Netzwerk, etc. Software: Programmteile, Versionsnummer, Einsatzdatum, etc. Zugriffsberechtigungen (Benutzer, Administrator) Verfahrensdokumentation (Handbücher, Konfiguration), wobei die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen vom Systemhersteller beizustellen ist. Protokollierung der Erfassung, Änderung und Stornierung aller Stammund Bewegungsdaten Typ 2: Elektronisches Journal Typ 3: Datenerfassungsprotokoll Programmtechnischer Manipulationsschutz durch den Hersteller Elektronisch signierter Prüfwert Neben der oben beschriebenen Systemdokumentation enthält die Kassenrichtlinie auch Ausführungen über den Inhalt der Kassenbons und der Ausdrucke des Tagesabschlusses. Die äußere Gestaltung des Tagesendsummenbons liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen. Als Dokumentationsgrundlage der Tageseinnahmen soll der Ausdruck Tagesabschlusses (sog. Z-Bon) folgende Inhalte aufweisen: Name des Unternehmers oder Firmenkennung Datum und die Uhrzeit der Erstellung Anzahl der Speichernullstellungen (so genannte Z-Bon-Nummer ) Anzahl der insgesamt verkauften Artikel, Produkte oder der Teilleistungen, die an die Kunden ausgefolgt/verabreicht wurden Gesamtanzahl der Kundenabrechnungen Gesamttagesumsatz Umsätze nach Steuersätzen nicht im Tagesumsatz enthaltene Übungsumsätze (Trainingsumsätze) Aufteilung der Erlöse auf die Finanzarten (Zahlungsarten, unbare Umsätze, wie Kreditkarten-, Bankomatumsätze) Aufteilung der Erlöse auf die Kassierer / Bediener einschließlich Bekanntgabe der nicht im Tagesumsatz enthaltenen Übungsumsätze (Trainingsumsätze) durchgeführte Nach- Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren, Minusumsätze, durch welche der Tagesumsatz gemindert wurde Nullumsätze (Bezug von Gratisware) gesonderter Ausweis von Gutschein- bzw. Bonverkauf zusätzlich bei Kassen mit Bargeldlade: rechnerischer Bargeldbestand / Kredit / andere geldwerte Bestände in Schublade Anzahl der Nur- Schubladenöffnungen Barentnahmen und Bareinlagen Die Dokumentationsgrundlagen und Ausdrucke sind sowohl elektronisch als auch ausgedruckt jedenfalls 7 Jahre aufzubewahren. Diese Grundlagen können insbesonders sein: Ausdrucke wie z.b. alle erstellten Berichte (insb. Tagesabschluss) alle Einzelaufzeichnungen (Journal) Datenformatbeschreibung: Nummerierung des Geschäftsvorfalls (Bon) Nummerierung der Bonierungen (Sequenzen) Zusätzlich sollten bis folgende Punkte geregelt und diese Regelung (Fortsetzung auf Seite 12) Der Ausdruck des Tagesabschlusses soll bestimmte Inhalte aufweisen. Seite 11

12 Zur Sache Gastronomie 2013 Es gibt zahlreiche freiwillige Maßnahmen um die Ordnungsmäßigkeitsvermutung zu erhöhen. (Fortsetzung von Seite 11) auch dokumentiert (d.h. aufgeschrieben) sein: Welche Freiwillige Maßnahmen zur Erhöhung der Ordnungsmäßigkeitsvermutung gem. Kassenrichtlinie werden gesetzt? (Als freiwillig Maßnahme kommt z.b. die freiwillige Belegerteilung mit Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern und Ausfolgung der Belege an die Kunden in Betracht) Ein solcher Beleg sollte lt. Kassenrichtlinie folgende Mindestinhalte haben: Bezeichnung des Betriebes oder Merkmal zur Betriebsidentifizierung Merkmal zur Kassenidentifizierung Datum und Uhrzeit der Belegerstellung Belegnummer (fortlaufende Nummerierung der Geschäftsvorfälle) Einzelprodukte und Preise Gesamtsumme Wie werden Bargeldbewegung abgewickelt (Inkassobefugnis, Tischabrechnung, )? Wie erfolgt die Kassastandkontrolle? Wie wird mit Wechselgeld- und Trinkgeld, Barentnahmen, Bareinlagen, etc. umgegangen? Wie erfolgt die Datensicherung? Wie erfolgt die Exportierung der Daten des Kassensystems auf einen Datenträger (z.b. USB Stick)? Falls Sie Fragen zur konkreten Umsetzung der Kassenrichtlinie in Ihrem Unternehmen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Die Informationen dieser Publikation sind allgemeiner Art. Bezüglich Anwendbarkeit auf spezifische Einzelfälle wenden Sie sich bitte an eines unserer Büros. Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für Irrtümer und Tippfehler keine Gewähr übernehmen. Impressum: Medieninhaber, Redaktion, Hersteller und Herausgeber, Verlags- und Herstellungsort: Mag. Andreas Valsky, LL.M., 2000 Stockerau Offenlegung: Medieninhaber zu 100%: Mag. Andreas Valsky, LL.M., Sitz: 2000 Stockerau, Geschäftsführung: Mag. Andreas Valsky Grundlegende Richtung: Information zu den Bereichen Steuern und Unternehmensführung, allgemein Wissenswertes und Unterhaltendes für KlientInnen und InteressentInnen. Mag. Andreas Valsky, LL.M. STOCKERAU 2000 Stockerau, Belvederegasse 5 office@cts-partner.at fon: +43/2266/ fax: +43/2266/ web: VIENNA 1010 Wien, Börseplatz 4 vienna@cts-partner.at fon: + 43/1/ fax: + 43/1/ web: CTS