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1 LEHMANN+PARTNER Informatik AG "Wir machen aus Daten Informationen" Hirschmattstrasse 36, 6003 Luzern Fon +41 (41) /75, Fax +41 (41) Internet:

2 Die Applikation Das wichtigste in Kürze ZEP generiert die Zeugnisarten Schlusszeugnis, Zwischenzeugnis und Arbeitsbestätigung. ZEP stellt mehr als 2500 Textbausteine zur Verfügung. ZEP steht in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch zur Verfügung. ZEP arbeitet mit Kompetenzbewertungen. ZEP bietet Aufgabenlisten pro Rolle und/oder Mitarbeiter. ZEP ist integrierbar in bestehende HRM Portale (Xpert.HRM, SAP usw.). ZEP generiert Zeugnisdokumente in verschiedenen Formaten (z.b. DOC, RTF). ZEP liefert Auswertungen über Durchlaufszeiten und Termintreue.

3 Die Prozessteilnehmer Rolle Mitarbeitender (MA) Rolle Vorgesetzte (VG) Rolle Personalabteilung (HR)

4 Die Applikation aus Sicht des Mitarbeitenden Mitarbeiter Die Applikation Wie funktioniert die Applikation aus Sicht der Mitarbeitenden

5 Die Applikation aus Sicht des Mitarbeitenden Mitarbeiter Der Mitarbeiter logged sich ein und wird begrüsst (z.b. Single Signon)

6 Die Applikation aus Sicht des Mitarbeitenden Mitarbeiter Mitarbeitende wählen zwischen den Zeugnisarten: Schlusszeugnis, Zwischenzeugnis, Arbeitsbestätigung und lösen durch Klicken auf OK das Starten des Zeugnisprozesses aus.

7 Die Applikation aus Sicht des Mitarbeitenden Mitarbeiter Mitarbeitende überprüfen, ergänzen und korrigieren die automatisch aus dem Personalinformationssystem abgefüllten Daten. Nach Drücken von OK wird der Bestellvorgang ausgelöst. ZEP funktioniert mit oder ohne direkte Schnittstelle zu einem HR-System.

8 Die Applikation aus Sicht des Mitarbeitenden Mitarbeiter Mitarbeitende sehen hier die offenen Aufgaben ihrer Aufgabenliste.

9 Die Applikation aus Sicht des Vorgesetzten Vorgesetzte(r) Die Applikation Wie funktioniert die Applikation aus Sicht der Vorgesetzten

10 Die Applikation aus Sicht des Vorgesetzten Vorgesetzte(r) Vorgesetzte werden per Mail über neue Einträge in ihrer Aufgabenliste informiert. Dies können neue Zeugnisbestellungen oder offene Aufgaben von bereits gestarteten Zeugnisprozessen sein.

11 Die Applikation aus Sicht des Vorgesetzten Vorgesetzte(r) Die Aufgaben und Spezialaufgaben der Mitarbeitenden werden über diesen Bildschirm erfasst. Funktionsbeschreibungen können automatisch aus dem bestehenden HR-System eingefügt werden oder manuell ausgefüllt werden.

12 Die Applikation aus Sicht des Vorgesetzten Vorgesetzte(r) Die Vorgesetzten bewerten die Mitarbeitenden in verschiedenen Kompetenzgruppen. Kompetenzgruppen sind durch die Personalabteilung definierbar. ZEP wird mit einem umfassenden Standard von hinterlegten Textbausteinen ausgeliefert.

13 Die Applikation aus Sicht des Vorgesetzten Vorgesetzte(r) Beispiel einer durch Vorgesetzte zu bewertende Kompetenzgruppe

14 Die Applikation aus Sicht des Vorgesetzten Vorgesetzte(r) Das "Gut zum Druck" wird den Vorgesetzten zur Überprüfung elektronisch zugestellt. Wahlweise können die Vorgesetzten Änderungen am Text vornehmen (Wenn das die Personalabteilung so wünscht).

15 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung HR Service Center Die Applikation Wie funktioniert die Applikation aus Sicht der Personalabteilung

16 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung HR Service Center Die Personalabteilung erhält alle Zeugnisbestellungen in eine gemeinsame Aufgabenliste

17 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung HR Service Center Die Personalabteilung kontrolliert den generierten Zeugnistext. Sie ändert und ergänzt den Zeugnistext, sodass er rechts- und firmenkonform ist.

18 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung HR Service Center Die Personalabteilung kann erkennen an welchen Stellen im Text der Vorgesetze Änderungen vorgenommen hat. Sie kann nun entscheiden welche Anpassungen sie übernehmen will und welche nicht.

19 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung HR Service Center 1 Das Zeugnisdokument kann als Worddokument generiert werden und nach Bedarf ausgedruckt werden.

20 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung HR Service Center Zur Sicherstellung komplettierter Personaldossiers kann der Eingang unterzeichneter Zeugnisdoppel als Prozesschritt definiert werden. Die Personalabteilung löst in diesem Fall die Eingangsbestätigung aus.

21 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung HR Service Center Die Zeugnsiübersischt listet ZEP-Benutzern jene Zeugnisdokumente auf, bei deren Entstehung sie beteiligt waren. Mitarbeitende sehen eigene Zeugnisse, Vorgesetzte sehen eigene Zeugnisse und Zeugnisse ihrer Mitarbeitenden. Detailansicht ist möglich.

22 ADMINISTRATION ADMINISTRATION Die Applikation Wie funktioniert die Applikation aus Sicht der Personalabteilung ADMINISTRATION

23 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung - Administration ADMINISTRATION Administration: Die Personalabteilung kann die zu bewertenden Kompetenzen verwalten. Zep wird standardmässig mit 50 vordefinierten Kompetenzen ausgeliefert.

24 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung - Administration ADMINISTRATION Administration: Einer Kompetenz können mehrere Textblöcke hinterlegt werden. Die Personalabteilung verwaltet die Textblöcke. ZEP wird standardmässig mit einem kompletten Satz von Kompetenzen mit hinterlegten Zeugnistexten ausgeliefert.

25 Die Applikation aus Sicht der Personalabteilung - Administration ADMINISTRATION Administration: Um Vorgesetzte zu entlasten und einheitliche Funktionsbeschreibungen zu gewährleisten, können Funktionen inklusive detaillierter Tätigkeitsbeschreibung erfasst werden.

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