rent a fuhrparkmanagerin Kostenoptimierung im Fuhrpark-Management kleiner und mittelständischer Unternehmen

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1 rent a fuhrparkmanagerin Kostenoptimierung im Fuhrpark-Management kleiner und mittelständischer Unternehmen i+e Industriemesse Freiburg Einkäufertag im Messe-Forum, 16. Jan 2015

2 Hebel zur Kostenoptimierung Anschaffung & Rückgabe Multi-Bidding Rückgabekosten am Leasingende Unfall & Reparatur Schadensteuerung & -management Geregelter Betrieb (Interner) Ressourceneinsatz Fahrerzufriedenheit Kraftstoffkosten-Optimierung rent a fuhrparkmanagerin 2

3 Beschaffung mit Multi-Bidding Ziel: Kostenreduktion durch Wettbewerb Ausschreibung an festgelegte Hersteller & Leasinggeber Prozess ggf. über einen neutralen Dienstleister steuern Gezielt Rabatte, Aktionen & Business-Pakete ausnutzen In der Regel Best Price-Prinzip rent a fuhrparkmanagerin 3

4 Prozess-Kreislauf Multi-Bidding Unternehmen Auswahl über FP-Datenbank Angebote Fahrzeug- Konfiguration Unabhängige FP-Software Hersteller & Leasinggeber * Bieterauswahl * Leasingmodell * Fahrzeugdaten * Car Policy rent a fuhrparkmanagerin 4

5 Voraussetzungen Multi-Bidding Nutzung unabhängiger FP-Managementsoftware -> dient auch als Controlling-Instrument für Fuhrparkkosten Vorher: Festlegung der Bieter & Einkaufs-Spielregeln Synergieeffekt: Reduzierung administrativer Kosten durch einfacheren Beschaffungsprozess Möglich auch für unterschiedliche Hersteller & Modellvarianten in 1 Fuhrpark rent a fuhrparkmanagerin 5

6 Rückgabekosten am Leasingende Häufig das dicke (= teure ) Ende! Kaum Möglichkeiten, wenn das Fahrzeug erst einmal beim Leasinggeber abgegeben wurde Daher: Fahrzeug vor der Rückgabe unabhängig begutachten & Zustandsbericht erstellen lassen -> geregelter Prozess ca. 4-6 Wochen vor Leasingende Ggf. Eigenreparatur & Smart Repair nutzen -> Rückgabe rent a fuhrparkmanagerin 6

7 Rückgabekosten am Leasingende Kleinere Fuhrparks zahlen eher mehr. (Quelle: Data Force, 2014 / DFO, 2014 ) Unternehmen mit größeren Flotten nutzen zur Reparatur auch vermehrt freie Anbieter anstatt Herstellerwerkstätten (40 50 %) rent a fuhrparkmanagerin 7

8 Ressourceneinsatz Situation Fuhrpark ist eine Nebensache, weil keine direkt wertschöpfende Tätigkeit für das Unternehmen. Meist Anhängsel an Einkauf, Personal, Finanzen ist Fuhrparkmanagement dort selten eine Kernkompetenz. Kaum speziell auf FP-Belange ausgebildetes Personal Mitarbeiter haben in der Praxis keine Zeit für Optimierungsprojekte, weil mit dem Tagesgeschäft ausgelastet rent a fuhrparkmanagerin 8

9 Ressourceneinsatz Konsequenzen Folge 1: Komplexität bindet zusätzlich Kräfte mit Jura-, BWL- & Technik-Hintergrund (z.b. bei Rechnungsprüfung) All in one hand-prinzip der Leasinggeber ist dann zwar bequem, aber dafür nicht selten deutlich teurer, da Abhängigkeit & fehlender Einzel-Kostenvergleich Folge 2: Kostentreiber bleiben unbemerkt, weil nicht eindeutig identifizierbar ( Black Box ) Folge 3: Risiko eines Organisationsverschuldens steigt rent a fuhrparkmanagerin 9

10 Ressourceneinsatz Gegenmaßnahme Einsatz professioneller FPM-Dienstleister & Nutzung einer herstellerunabhängigen IT-Lösung, schafft Kostentransparenz (Kostenstelle, -art & -träger, Kfz ) die Vereinheitlichung der hinterlegten Prozesse die Erinnerung an wichtige Termine (Bestellauslösung, Leasingende ) das Aufzeigen von Trends (Schadenquote, Kosten ) die elektronische Dokumentation (Fahrzeugakte) die Möglichkeit von Multi-Bidding und reduziert dadurch sowohl direkte Kosten als auch Prozesskosten im Unternehmen! rent a fuhrparkmanagerin 10

11 Ressourceneinsatz Empfehlung Vorgehen: Gezielte Einzelprojekte! Analyse: Den höchsten Hebel identifizieren! Umsetzung & dabei dann ggf. Dienstleister austauschen Empfehlung für den Mittelstand: Tagesgeschäft outsourcen => senkt Fixkosten, insbesondere bei kleineren Fuhrparks Konzentration auf Kernkompetenz legen und interne Kräfte auf die Fuhrpark-Steuerung & Weiterentwicklung lenken Spezialisierte Dienstleister als fachliche Ergänzung & Unterstützung und von deren Erfahrung & Know How profitieren rent a fuhrparkmanagerin 11

12 Ressourceneinsatz - Beispielrechnung Gegenüberstellung von Fixkosten und Bedarf Faustformel Mittelstand 100 KFZ = ca. 1 FTE = ca T Vollkosten Systemlösungen von professionellen FP-Dienstleistern Kosten: pro KFZ/Monat je nach Leistung Effekt: Einsparung + verbessertes Leistungsspektrum Häufig angebotene Leistungspakete Beschaffung, Multi-Bidding, professionelles Schadenmanagement, Tankkartenmanagement, fachliche Rechnungskontrolle, 24 h Hotline, elektr. Fahrzeugakte, Fahrzeug-Rückgabeprozess rent a fuhrparkmanagerin 12

13 Externe Schadensteuerung Warum? Unfälle und Schäden sind häufig Extremsituationen. Sie verlangen immer ein sofortiges Handeln. Handling = hoher interner Aufwand Zusätzlich: Ausfallzeiten müssen eingegrenzt bleiben. Teilweise komplexe Sachverhalte in der Abwicklung mit Unfallgegnern, Versicherungen etc. Kontrolle von Reparaturen & Rechnungen schwierig Auf diese Art von Service sind überregional agierende Schadensteuerer spezialisiert. Sie unterhalten meist zertifizierte Werkstattnetze rent a fuhrparkmanagerin 13

14 Schadensteuerung - Leistungsangebot Leistungskomponenten professioneller Anbieter 24 h Hotline Service als Servicefunktion Komplettservice Aufnahme des Schadens Steuerung Reparaturprozess Prüfung Kostenvoranschlag Regressierung / Regulierung Reporting -> Kundenzugriff auf Flottensoftware Rechnungskontrolle auf Plausibilität & Kausalität! rent a fuhrparkmanagerin 14

15 Schadensteuerung - Einsparpotentiale Nutzung von herstellerunabhängigen Werkstätten und dadurch kostengünstigere Stundensätze Unabhängige Fachprüfung von Kostenvoranschlägen sorgt für nötige Transparenz Reduzierung eigener Personaleinsatz Maklergebühren gezielt einsparen Gesamt-Potential: % der Schadensumme p.a. gemäß Angaben von Schadensteuerern rent a fuhrparkmanagerin 15

16 Fahrerzufriedenheit als Einsparpotential Warum ist das wichtig? Zufriedene Mitarbeiter erhöhen die Produktivität. Dienstfahrzeuge sind Mitarbeiterbindungsinstrumente. Sie helfen ebenfalls neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Dienstfahrzeuge sind nach wie vor Statussymbole rent a fuhrparkmanagerin 16

17 Fahrerzufriedenheit als Einsparpotential Was erzeugt Unzufriedenheit? Down-Sizing Fehlende Regelungen bei der Modellauswahl Reduzierte Ausstattung Geringer Servicelevel bei Unfall, Bestellung etc. Folge Negative Emotion aber Autofahren ist Emotion rent a fuhrparkmanagerin 17

18 Lösungsansätze Fahrerzufriedenheit als Einsparpotential Eindeutige Spielregeln fixieren & Balance finden Unternehmens- Anforderungen Mitarbeiterwünsche Kosten Öffnung bei der Modell- und Ausstattungsauswahl 24 h Hotline für Fragen und Notfälle einrichten rent a fuhrparkmanagerin 18

19 Kraftstoffkosten - Fuhrparkcluster Cluster KFZ Transporter LKW Fahrverhalten Außendienst- Organisation Überwiegend 0 0 Viel BAB, überregional + Überwiegend + Stadt- & Landstr. sehr regional Handwerksbetrieb Produktionsbetrieb Komplette Bandbreite Dienstleister Überwiegend + Selten Komplette Bandbreite Fazit: Unterschiedliche Fuhrparks generieren höchst unterschiedliche Anforderungen! Keine Pauschallösungen! rent a fuhrparkmanagerin 19

20 Kraftstoffkosten-Optimierung Analyse des Fahrverhaltens (BAB, Bundesstr., Stadt ) und der Treibstoffkosten (mind. 1 volles Jahr) Potential-Analyse mit Szenarien-Rechnung Erst dann: Entscheiden nach der höchsten individuellen Hebelwirkung ( Stammtankstelle, BAB-Tanken vermeiden, Tankkartenmanagement, Austausch ) 5-10 % Einsparung der Kraftstoffkosten sind keine Seltenheit -> schneller ROI rent a fuhrparkmanagerin 20

21 Kraftstoffkosten-Optimierung - Beispiel Individuelle Szenarien Ausschnitt 1 - Eingabe für Kunde XXX alles Nettowerte Ist-Situation Datum: Dimension Eingabefelder VOR Umstellung - IST Verbrauch Flotte p.a. Liter Jahresverbrauch Liter VW Leasing (VWL) davon über Tankkartensatz 1 (T1) (falls 0 -> 0,1 Leaseplan davon über Tankkartensatz 2 (T2) eingeben) Kraftstoffkosten Flotte p.a Kosten Treibstoff davon über Tankkartensatz (falls 0 -> 0,1 davon über Tankkartensatz eingeben) Durchschnittspreis in je Liter in ,1850 netto Anzahl Fahrzeuge Flotte KFZ-Anzahl 728 Tankkartengebühren (IST - 2 Sätze)** / KFZ / Monat 2,68 Servicegebühr Karten IST rent a fuhrparkmanagerin 21

22 Kraftstoffkosten-Optimierung - Beispiel Individuelle Szenarien Ausschnitt 2 - Auswertung Szenario 1: Szenario 2: Fall a): 1 neue Karte + 1 alte Karte (SHELL oder ARAL bleibt) oder Fall b): 1 neue Karte + 1 Anbieter wird substituiert, 1 Anbieter bleibt NACH Umstellung Szenario 1 Einsparpotential p.a Liter über die neue Karte Jahresverbrauch Kosten Treibstoff Teilbetrag Potential aus T Teilbetrag Potential aus T Servicegebühr Karten Neu - Szenario 2 1 alte Karte wird beibehalten - Fall a) Liter Liter mit Autobahnpreis Gesamtkosten rent a fuhrparkmanagerin 22

23 wvib-messeangebot 2015 Ein Einstieg: Quick Check Potential-Analyse Treibstoffkosten Individual-Auswertung basierend auf Ihren Daten Handlungsempfehlungen Optional mit einer Vor-Ort-Abstimmung Sprechen Sie uns bitte an! Messetarif mit Bestellung bis möglich incl. 15 % Discount zu 485,-- (ohne vor Ort Termin) & 1.295,-- (incl. 1 Tag vor Ort Abstimmung) zzgl. MwSt. und Reisekosten rent a fuhrparkmanagerin 23

24 rent a fuhrparkmanagerin - Leistungsprofil Beratung & Durchführung von Potential-Analysen Gestaltung von Car-Policy & Prozesslandschaft Auswahl von geeigneten Lieferanten für die individuellen Unternehmensbelange im Mittelstand Ergebnis-Umsetzung zusammen mit den Kunden Unabhängig & Überregional tätig! rent a fuhrparkmanagerin 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit - Bitte sprechen Sie uns sehr gerne persönlich an! rent a fuhrparkmanagerin Hubertusweg 3a Lohmar Tel: + 49 (0) b.grobusch@rent-a-fuhrparkmanagerin.de