Stage Gate Prozess, Portfolio und Projektmanagement in der angewandten Forschung. Ein Umsetzungsbeispiel am AIT Austrian Institute of Technology

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1 Stage Gate Prozess, Portfolio und Projektmanagement in der angewandten Forschung Ein Umsetzungsbeispiel am AIT Austrian Institute of Technology

2 F&E Projekte 120 Mio Betriebsleistung 1200 MitarbeiterInnen 2

3 Stage-Gate-Prozess bei AIT eine Definition Das Original nach Robert G. Cooper: Stage Gate Prozess nach steuert den Fortgang einer Innovation von der technischen und betriebswirtschaftlichen Grundbewertung bis zur Serienreife und Markteinführung. Der Prozess gliedert sich in mehrere Phasen (Stages), zwischen jeder Phase befinden sich Tore (Gates) Gates definieren Entscheidungspunkte - ähnlich Meilensteinen die zu treffenden Entscheidungen erfolgen anhand definierter Kriterien, Information und Unterlagen Der Stage-Gate-Prozess bei AIT strukturiert die Entscheidungsfindung im Rahmen der Projektarbeit des Unternehmens von der Projektidee über den Projektverkauf bis zur lesson-learnt

4 Stage-Gate-Prozess bei AIT Motivation und Zielsetzung Klar strukturierte und nachvollziehbar dokumentierte Entscheidungsfindung zur Projektauswahl konzerneinheitlich Transparenz im Projektportfolio: Klarheit über Projekte im Entstehen, Projekte in Umsetzung und abgeschlossene Projekte sowie Zuordnung der Projekte zu definierten strategischen Leistungsfeldern des Unternehmens Möglichkeit zur Kollaboration zu Projekten und Projektideen Entscheidungsgrundlage und hilfe in der Portfolioentwicklung quer über das Unternehmen, quer über Departments Bestmögliche Verschränkung mit Kundeninformation Unterstützung in der Projektakquisition Verschränkung mit unterstützenden Prozessen zum Projektprozess (z.b. Kapazitätsplanung, Angebotserstellung, etc.)

5 Stage-Gate-Prozess bei AIT Hintergrund, Ausgangssituation Management- Anforderungen Bestehende (Teil) Lösungen Anforderungen an Usability Anforderungen an den Prozess Laufende oder gestartete IT- Projekte Projektportfolio bewerten (z.b. Reifegrad der Themen hins. Markumsetzung, etc.) Projekmanagementlösungen in unterschiedlicher Form Integration aller notwendigen Schritte ohne Doppeleingaben in IT-Systemen Transparenz im Prozess Wo steht mein Projekt ECM/ Dokumentenmanagement CRM / Akquisitionsunterst ützung - Umsatzsteigerung Stage-Gate-Prozess und Entscheidungsdoku mentation in unterschiedlicher Form Nützen vorhandener Daten (ERP-System) Verknüpfung der Projektinformation Kundeninformation Unterstützung bei Akquisition ECM / Workflowlösungen Effektivität des Innovationsprozess verbessern CRM Lösungen auf verschiedenen Plattformen und Ausprägung Keine Medienbrüche Ermöglichen von Kollaboration im Projektkontext Konzernweite Kapazitätsplanung Besseres Verständnis des Kundendemands Isolierte Lösungen für Kapazitätsplanung Einfach und schnell, rasche IT-Systemresponse Sichern von geheimen Daten und Information Prozessqualität verstärken, Wissensmanagement verbessern Einfache und klare Berichte Unterschiedlichste Information zum Projekt/Leistungspo rtfolio

6 Stage-Gate-Prozess bei AIT Lösung und Umsetzung Erste Idee: Strukturierung der unterschiedlichen Anforderungen, Teillösungen und Ideen anhand des AIT-Projektprozesses Ideen - phase Konze ptpha se Projektumsetzungs -phase Busin essca sephase Projektevaluierung CRM / Stage-Gate-Prozess PM: Projektplanung/Projektverfolgung Kapazitäten/Kosten/Zeit ECM / Compliant-World

7 Stage-Gate-Prozess bei AIT Lösung und Umsetzung

8 Stage-Gate-Prozess bei AIT Lösung und Umsetzung Idea generation G0 Project G1 Negotiation G2 Project G3 development phase execution Lessons learnt G4 Salesforce: CRM Salesforce: Stage Gate Process (project development, decision making & formal approval process according to W01, portfolio management) Projektsteuerung: Resource planning & management (resources, budget, milestones) SAP: provides actual data on resources & budget Dok.Mgmt: Project file record to archive documents and fulfill compliance guidelines (ECM) 8

9 Stage-Gate-Prozess bei AIT Lösung und Umsetzung Schrittweise Entwicklung der Tools entsprechend den erarbeiteten Prozessvorgaben Entwicklung von Stage-Gate-Policy zur Klärung der Zielsetzung, Rahmenbedingungen und Handhabung des Prozesses Soft-Go-Live der IT-Toolchain in abgegrenzten User-Groups anhand abgrenzbarer Projekte und Vorhaben Entwicklung der Trainingsunterlagen parallel zu Soft-Go-Live sichert zeitnahes Reagieren auf Feedback, Fragen und zu klärende Punkte Nach Go-Live Integration der Berichtsinformation aus Stage-Gate- Prozess in die Regelkommunikation des Unternehmens Arbeit am Leistungsportfolio Verbesserte Informationsbasis für Akquisition, Projekt- und Kundengespräche

10 Stage-Gate-Prozess bei AIT Erfahrungen bisher Transparenz schafft Basis für Abstimmung, Diskussion und Gespräch Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen hilft im Verständnis der Marschrichtung und Strategie des Unternehmens Besseres Verständnis über Projektgeschehen Frühes auftauchen von Projektideen verbessert Kollaboration und damit Qualität von Ideen Verbesserung im Management des Portfolios Investition und Harvesting von Erträgen Plattform für Zielgruppen- und Themenspezifische Kollaboration

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