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1 Leistungsbeschreibung

2 Allgemein... 3 Systemvoraussetzungen & Anwendungsübergreifende Funktionen... 3 Funktionen Scopevisio CRM Funktionen Scopevisio ABRECHNUNG Funktionen Scopevisio FINANZEN Funktionen Scopevisio PROJEKTE Funktionen Scopevisio TEAMWORK Funktionen MS Office Connector Funktionen Scopevisio Creditreform Integration Enterprise Jun-15 Seite 2 von 34

3 Allgemein Bitte informieren Sie sich vor Abschluss eines entgeltlichen Vertrages darüber, ob die Nutzung der durch Scopevisio AG angebotenen Services Ihren Anforderungen oder Erwartungen entspricht, z.b. indem Sie sich auf den Web-Seiten der Scopevisio AG unter informieren und/oder indem Sie unverbindlich und kostenfrei unsere Services testen. Die Leistungsbeschreibung ersetzt nicht die Lektüre oder Bedienungshilfen. Systemvoraussetzungen & Anwendungsübergreifende Funktionen Funktion SMART BUSINESS ENTERPRISE Grundfunktionen Leistungserbringung SaaS-Dienste Scopevisio AG erbringt gegenüber Ihnen ihre SaaS-Leistungen im Rahmen der bestehenden technischen und betrieblichen Möglichkeiten. Scopevisio erbringt ihre SaaS-Dienste und Services auf der Basis von komplexer moderner Technik. Scopevisio beabsichtigt, die SaaS-Dienste und Services nach ihrem eigenen Ermessen fortlaufend weiterzuentwickeln, um ihren Kunden einen möglichst großen Komfort zu ermöglichen. Scopevisio behält sich daher vor, Änderungen an der Soll-Leistung und der Leistungsbeschreibung vorzunehmen. Die Leistungsbeschreibung beschreibt lediglich den Soll-Produktstand der Services zum Zeitpunkt der Herausgabe dieses Dokuments. Die SaaS-Dienste enthalten in der Regel eine Benutzer-Schnittstelle (Client), eine verschlüsselte Übertragung, eine Datenverarbeitung und verschlüsselten Zugriff auf Ihre Daten sowie die Speicherung und Sicherung Ihrer Daten. sscopevisio übernimmt ebenfalls die Wartung und Pflege der zur Inanspruchnahme der SaaS-Dienste erforderlichen hard- und softwaretechnischen Infrastruktur insbesondere die Diagnose und Beseitigung von Fehlern innerhalb angemessener Zeit. Rechtlicher Rahmen Nutzung nicht beschriebener Leistungen Systemvoraussetzungen Internetverbindung Schnittstelle für die vertraglich geschuldeten SaaS-Dienste und Services der Scopevisio ist die Übergangsstelle ins Internet des von Scopevisio genutzten Rechenzentrums. Die Anbindung des Kunden an das Internet, die Aufrechterhaltung der Netzwerkverbindung sowie die Beschaffung und Bereitstellung der auf Seiten des Kunden erforderlichen Hard- und Software ist nicht Gegenstand der Scopevisio Leistungen. Alle Scopevisio-Produkte richten sich allein nach den in Deutschland geltenden Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien. Soweit Sie unentgeltliche Leistungen der Scopevisio nutzen oder die von Ihnen gewählten SaaS- Dienste oder Services über die in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Spezifikationen hinausgehende Dienste/Leistungen beinhalten, so erfolgt dies unentgeltlich und ohne jeglichen Rechtsanspruch. Scopevisio stellt dem Kunden SaaS-Dienste und Services zur Verfügung. Um die Leistungen der Scopevisio nutzen zu können, wird eine Internetverbindung mit mindestens 2Mbit empfohlen. Wenn in Ihrem Unternehmen über die gleiche Internetverbindung viel Datenverkehr läuft (z.b. Mitarbeiter Webradio hören), kann dies die Bediengeschwindigkeit von Scopevisio beeinträchtigen, ohne dass Scopevisio darauf Einfluss nehmen kann. Hardware Betriebssystem Scopevisio stellt einen (Kunden-) Zugang für eine, vom Kunden anzulegende Firma her. Über die Kundenlounge der Scopevisio-Webseite loggt sich der Kunde unter Angabe seiner adresse und des hinterlegten Passwortes in seinen Zugang ein und startet die Hauptanwendung. Es wird eine Mindest-Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel, ein freier Arbeitsspeicher von mindestens 512 MB und freier Festplattenplatz von mindestens 200 MB benötigt. Scopevisio setzt als Betriebssysteme Microsoft Windows oder Mac OS in folgenden Konfigurationen voraus: 16-Jun-15 Seite 3 von 34

4 Microsoft Windows: Betriebssystem Microsoft Windows 2000 oder höher inkl. Windows 7 64-bit Mac OS : Intel-based Mac mit Mac OS: o Mac OS 10.7 oder höher Webbrowser Kundendaten Speicherplatz Transaktionen Auf der Internetpräsenz sind die jeweils aktuellen kundenseitig notwendigen Hard- und Softwareeinsatzbedingungen zur Nutzung der SaaS-Dienste beschrieben. Die Bedienung und Aufrechterhaltung dieser technischen Voraussetzungen liegt in der Verantwortung des Kunden auch im Falle von Weiterentwicklungen der SaaS-Dienste bzw. deren Infrastruktur. Zur Installation wird ein gängiger Browser (z.b. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome) benötigt. In Scopevisio erstellte und importierte Belege werden dauerhaft gespeichert. Dafür wird von Scopevisio für entgeltliche Produkte ein Filespace (Festplattenspeicher) in Abhängigkeit der abonnierten Lizenz zur Verfügung gestellt. Im Shop der Scopevisio kann der zur Verfügung gestellte Filespace in 5 GB-Schritten erweitert werden. Eingegebene Buchhaltungsdaten zählen nicht zum Filespace. Der Speicherbedarf für eine Datensicherung ist inklusive und wird ebenso nicht zum Filespace gezählt. Die Anzahl der Transaktionen ist in Abhängigkeit der abonnierten Lizenz pro Zugang bzw. Kunde begrenzt. Dabei werden je Anwendung folgende Transaktionsarten unterschieden: 5 GB 25 GB 100 GB Erstellung von Kontakten Mio. Verkaufschancen, Angebote und Rechnungen : Ereignisse*, Rechnungen** Mio. Finanzbuchhaltung bzw. Einnahmenüberschussrechnung : Buchungen ** Mio. Banking Anzahl an Transaktionen Mio. Die Höchstzahl gilt pro Kunde bzw. Zugang und reicht erfahrungsgemäß für die Kundenzielgruppe der Scopevisio über Jahre hinweg. Sollten Sie absehbar einen größeren Bedarf an Transaktionen haben, wenden Sie sich für ein individuelles Angebot an Scopevisio. (*) Rechnung = Rechnungsnummer (**) Buchung: Drei Belegzeilen zählen zu einer Buchung, d.h. die Anzahl der Belegzeilen wird durch drei geteilt, um die Anzahl der Buchungen zu berechnen Dateibrowser/ Dateiverwaltung Alle ins System hochgeladenen Belege und Vorlagen werden in einer Übersichtsliste dargestellt. Informationen zur Dateigröße, dem Erstellungs- oder Importdatum, dem Dateiursprung und der Dateiverwendung sind angezeigt. Eine Quellenfilterung ermöglicht das Anzeigen von Dateien aus bestimmten Anwendungen oder Prozessen. Löschung von Kundendaten durch Scopevisio Sicherheit Layoutverwaltung Importlaufverwaltung Datenexport Passwortsicherheit Die Anzahl der Dateien sowie der durch die Dateien belegte Speicherplatz werden dem Benutzer dargestellt. Dokumenenlayouts werden firmengebunden verwaltet. Fehlende, gelöschte oder veränderte Standardlayouts können aus den Systemdaten ergänzt werden. Alle Layouts können individuell angepasst werden (benötigt OpenOffice OpenOffice 24.0 oder höher / LibreOffice oder höher / MS Office 2007 oder neuer) Alle importierten Dateien (z.b. Eingangsrechnungen, Kontoauszüge) werden firmenabhängig archiviert und angezeigt. Die Möglichkeiten, Ihre kundenspezifische Daten bei Beendigung des Vertragsverhältnisses herunterzuladen, sind detailliert in der Online-Hilfe des jeweiligen Produktes beschrieben (siehe unter dem Stichwort Datenexport" bzw. Export von Tabellen" bzw. Handbuch Import/Export). Scopevisio ist spätestens nach Ablauf von 30 Tagen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses berechtigt, Ihre Daten unwiederbringlich zu löschen. Auf die unwiederbringliche Löschung werden Sie zuvor textlich auf der zuletzt von Ihnen benannten -Adresse hingewiesen. Die verbindliche Passwortsicherheit kann in fünf Stufen von 1 10 Pflichtzeichen eingestellt werden. Die Gültigkeitsdauer von Passworten kann zeitlich beschränkt werden. Die Einstellung der Passwortsicherheit obliegt dem Kunden. 16-Jun-15 Seite 4 von 34

5 Zugangsbeschränkung auf IP-Adressen Datensicherung SSL- Verschlüsselung Verfügbarkeit Softwareaktualisierung Protokoll Verbindungsabbruch Verwaltung Verwaltung der angelegten Firmen Benutzer- und Lizenzverwaltung Jedem Benutzer kann eine IP-Zone (mehrere IP-Adressen) zugewiesen werden, von denen aus ihm der Zugriff auf die Scopevisio Anwendung gewährt wird: Ist dem Computer des Benutzers eine IP- Adresse zugewiesen, welche nicht innerhalb der IP-Zone liegt, so wird dem Benutzer der Zugriff auf die Scopevisio Anwendung nicht gestattet. Laufend werden Ihre Daten so gesichert, dass im Falle eines Ausfalles der Datenverlust auf die offenen Formulare/Transaktionen reduziert wird. Daneben erfolgt täglich ein Datei-basiertes Backup der Daten. Damit die Daten z.b. auch in Katastrophenfällen geschützt werden, werden diese Backup-Daten zusätzlich täglich in einem zweiten Rechenzentrum gespeichert.* Während des g esamten Lebenszyklus der Kundendaten (Datenbank, Dateiordner, Datenspiegel, Dateibackup, Band-Backups) sind die Daten eines Kunden eindeutig von den Daten anderer Kunden getrennt. (*) Für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten sind und bleiben Sie selbst verantwortlich. Insbesondere die Anwendung FINANZEN bietet Ihnen dazu die Möglichkeit, einen IDEA-konformen Export der Daten (CSV-Format) zu erstellen. Der Anwender bekommt immer die aktuellste Version der Software durch automatisierte Updates zur Verfügung gestellt. Über ein Änderungsprotokoll wird dokumentiert, unter welchem Anmeldenamen zu welchem Zeitpunkt in welcher Firma welche Daten bei welcher Aktion angelegt, geändert oder gelöscht wurden. Scopevisio verwendet teils modernste Technologien, die heute im Hinblick auf Internet-Sicherheit verfügbar sind. Wenn Sie mit dem von Scopevisio zur Verfügung gestellten Client auf unsere Website zugreifen, schützt die Secure Socket Layer (SSL)-Technologie Ihre Informationen unter Verwendung der Server-Authentifizierung und der Datenverschlüsselung. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten sicher sind und nur den von Ihnen registrierten Benutzern zur Verfügung stehen. Scopevisio strebt an, den Systemzugriff auf die Scopevisio SaaS-Dienste und Services permanent, das heißt 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zu ermöglichen. Der Hostingbetrieb ist auf eine über 99%-ige Verfügbarkeit p.a. ausgelegt, ausgenommen hiervon sind jedoch routinemäßige, erforderliche und geplante Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen. Die jederzeitige Verfügbarkeit wird jedoch ausdrücklich nicht garantiert und ist nicht geschuldet. Insbesondere kann aus technischen Gründen, etwa wegen erforderlichen Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten, der Zugriff zeitweise beschränkt sein. Soweit möglich, werden erforderliche Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten angekündigt, so insbesondere die routinemäßigen Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten. Sollte während der Arbeit mit Scopevisio die Internetverbindung abbrechen, wird der Standby- Betrieb der Anwendung aktiviert, alle Daten bleiben erhalten und sobald die Verbindung wieder besteht. Pro Scopevisio-Zugang wird eine Firma bereitgestellt. Der Zugang kann über den Shop um weitere Firmen erweitert werden. Im Rahmen der gebuchten Firmenanzahl können Firmen neu angelegt und dupliziert werden. Firmen und Kassen können archiviert werden. Archivierte Firmen und Kassen sind wiederherstellbar, können aber auch endgültig gelöscht werden. Bis zur endgültigen Löschung einer Firma im Archiv wird diese bei der gebuchten Firmenanzahl mitgerechnet. (*) (*) Für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten sind und bleiben Sie selbst verantwortlich. Insbesondere die Finanzprodukte von Scopevisio bieten Ihnen dazu die Möglichkeit, einen IDEAkonformen Export der Daten (CSV-Format) zu erstellen. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Online- Hilfe des jeweiligen Produktes. Die Benutzer- und Rechteverwaltung wird zentral mit Passwortschutz gesteuert. Neue Benutzer werden per eingeladen und sofort zur Neueingabe des Passworts aufgefordert. Neue Benutzer werden grundsätzlich als Systemadministrator eingerichtet. Für die endgültige Vergabe der Berechtigungen ist der Kunde zuständig. Einzelne Berechtigungen werden in zuweisbaren Benutzerprofilen gebündelt. Jedem Benutzer können einzelne oder mehrere Benutzerprofile gleichzeitig zugewiesen werden. 15 vorbelegte, an den typischen Anwenderrollen ausgerichtete Benutzerprofile sind voreingerichtet. Die individuelle Anpassung der Benutzerprofile oder die Anlage von neuen Benutzerprofilen ist möglich.* 16-Jun-15 Seite 5 von 34

6 Benutzer können einzelnen Firmen zugewiesen werden, sodass diese nur auf die zugewiesenen Firmen zugreifen können. Berechtigungen und Profile sind durch den Systemadministrator von einem Benutzer auf andere Benutzer übertragbar. Die Benutzerkennung ( -Adresse des Benutzers) ist nachträglich änderbar. Benutzer können gesperrt werden. Entfernte oder gesperrte Benutzer können reaktiviert werden. Benutzer können den vorhandenen Lizenzen zugewiesen werden. Die Lizenzverwaltung ermöglicht den Überblick über die verfügbaren, die freien und die verwendeten Produktlizenzen. Einrichtung Einrichtungsassistent Import & Export Suche Scopen Easy Export Export von Tabellendaten Kontakte Allgemein Erfassung und Klassifizierung (*) Die zur Verfügung stehenden Benutzerprofile bestimmen sich aus den aktivierten Anwendungen. Ein Einrichtungsassistent unterstützt bei der Firmeneinrichtung und schlägt anhand der eingegebenen Angaben zu Unternehmensform und Branche einen Standard- oder Spezialkontenrahmen vor. Bereits vorhandene Adressbestände sowie die Informationen zum Kontakt, welche im CSV-Format vorliegen, können in das Kontaktmanagement importiert werden. Sofern Microsoft Outlook auf dem gleichen Computer installiert ist, auf dem die Scopevisio Anwendung ausgeführt wird, können auch Adressdaten direkt aus Outlook übernommen werden. Die genannten Datenfelder können auch im CSV- oder Excel-ML-Format exportiert werden. Einzelne Kontakte können als VCF-Datei exportiert und direkt per versendet werden oder als QR-Code angezeigt werden. Scopen bezeichnet die anwendungsübergreifende Suchfunktion. Es kann nach Funktionen, Namen, Vorgänge sowie den OCR-Volltextinhalten importierter Belege (nur PDF) gesucht werden. Über die Exportfunktion können alle Tabelleninhalte in das PDF, CSV, LS oder DOC- Format exportiert werden. Kontakte werden für jede Firma des Zugangs getrennt verwaltet. Mehrere Benutzer können gleichzeitig mit einem Kontakt arbeiten. Die Verwaltung der Kontakte erfolgt zentral. Die Daten werden in jeder Anwendung zur Verfügung gestellt. Es können beliebig viele Kontakte erfasst werden. Kontakte können dupliziert, entfernt und zusammengeführt werden. Einen Kontakt betreffende Ereignisse aus anderen Scopevisio-Anwendungen werden in der Kontaktverwaltung angezeigt. Kontakte können individuell klassifiziert werden (Personen, Gesellschaft). Erfassungserleichterung durch hinterlegte Bibliothek der deutschen Postleitzahlen, Städte und Bundesländer. Kontakte können frei und unbegrenzt verschlagwortet werden. Es wird eine Schlagwortvorschlagsliste aus bereits vorhandenen Schlagworten und eine über die Kontakte laufende Schlagwortsuche angeboten. Import und Export von Kontakten Kontakte Jedem Kontakt ist ein freies Textfeld für Kommentare und individuelle Notizen hinterlegt. Fotos und Logos sind zu den Kontakten hochladbar. Bereits vorhandene Adressbestände, welche im CSV, LDIF oder VCF-Format vorliegen, können importiert werden. Sofern Microsoft Outlook auf dem gleichen Computer installiert ist, auf dem die Scopevisio Anwendung ausgeführt wird, können auch Adressdaten direkt aus Outlook übernommen werden. Kontaktdaten Kontakte können als Personen- oder Gesellschaftskontakt angelegt werden. Sie unterscheiden sich in den abgefragten Informationen. Jeder Kontakt kann in zusätzlich als Lead (in CRM Enterprise), Interessent und Mitarbeiter klassifiziert werden. Für diese Klassifikationen existieren eigene Menüpunkte unter denen nur die entsprechenden Kontakte angezeigt werden. Wird für einen Kontakt ein Angebot erstellt, wird dieser automatisch als Interessent gekennzeichnet. Neben Angaben zu Anschrift und Kommunikation können u.a. folgende weitere Merkmale und Eigenschaften erfasst werden: 16-Jun-15 Seite 6 von 34

7 Personenkontakt: - Branche - Quelle - Geburtsdatum - Titel - Position - Notiz - Arbeitgeber - beliebig viele Schlagworte - Vertriebsinformationen - Segmentierung - Kommentare Gesellschaftskontakte: - Angaben zu Gesellschaftern - Betriebsdaten - Mitarbeiter - Steuerdaten - Verbundene Betriebe und Unternehmen - Notiz - Kommentare - Wettbewerber - Gesellschafter - beliebig viele Schlagworte Geschäftskontakte: Hierbei handelt es sich um die gleichzeitige Erfassung einer Person und einer Gesellschaft, die miteinander in Beziehung stehen. Kontakte verknüpfen Personenkontakte können in der Kontaktübersicht Gesellschaftskontakten als Mitarbeiter zugewiesen werden. Der Personenkontakt wird im Gesellschaftskontakt unter dem Geschäftsobjekt Mitarbeiter aufgeführt, die Gesellschaft im Personenkontakt im Datenfeld Arbeitgeber im Geschäftsobjekt Angaben zu Person. Letzte Änderungen Für jeden Kontakt wird dokumentiert, wann welcher Benutzer Änderungen vorgenommen hat. Vorgangsübersicht Bei jedem Kontakt werden die Verkaufsbelege (Angebote, Rechnungen, etc. in Abhängigkeit der abonnierten Funktionen) gespeichert, die dem Kontakt zugeordnet sind. Kontaktrollen Benutzerdefinierte Felder Duplikate Check Mit Hilfe des Duplikate-Checks werden gleich- oder ähnlich lautende Kunden-Datensätze erkannt. Zwei Kunden-Datensätze gelten dabei als ähnlich, wenn Vorname, Nachname oder Firmenname des einen Kunden-Datensatzes Umlaute (ä oder ö) oder ein ß enthält und der andere Kunden- Datensatz ein oder mehrere Substitute (z.b. ae, oe oder ss ) enthält. Solche mehrfach vorhandene Kunden-Datensätze können zusammengeführt werden. In Abhängigkeit der abonnierten Produktlinie kann eine unterschiedliche Anzahl an Kontakten gespeichert werden und unterschiedliche untergeordnete Kontaktrollen vergeben werden. Kontakt (Anzahl) Mio Lead (in Verbindung mit CRM ENTERPRISE) Interessent Partner Kunde in Verbindung mit ABRCHNUNG) Lieferant (in Verbindung mit ABRECHUNG) Debitor (in Verbindung mit ABRECHNUNG/FINANZEN) Kreditor (in Verbindung mit FINANZEN) Mitarbeiter Ein Lead kann wieder zum Kontakt zurückgestuft werden, und ein Interessent zum Lead oder Kontakt. Es können bis zu 20 benutzerdefinierte Felder erstellt werden, die in den Kontaktdetails angezeigt werden. Jedes benutzerdefinierte Feld kann als Pflichteingabe markiert werden. 16-Jun-15 Seite 7 von 34

8 Schlagworte Pro Kunde können grundsätzlich beliebig viele Schlagworte vergeben werden. Es kann nach Kunden gesucht werden, denen ein oder mehrere Schlagworte zugeordnet wurden. Bei der Suche kann eingestellt werden, ob a) alle angegebenen Schlagworte oder b) mindestens eines der angegebenen Schlagworte dem Kunden zugeordnet wurde. Auf Basis des Suchergebnisses können Kundenlisten generiert und im Excel-ML-, PDF- oder CSV-Format ausgegeben werden. Personalmanagement Organigramm Versand Stellen Sie mit dem Organigramm Ihre Unternehmensstruktur übersichtlich dar. Informationen zu Mitarbeitern können mit dem Organigramm verknüpft werden. Nach Konfiguration des SMTP-Servers können folgende Belege (abhängig von den abonnierten Anwendungen) direkt per aus der Anwendung versendet werden: Angebote Aufträge Lieferscheine Rechnungen Wiederkehrende Rechnungen Gutschriften Über die Export-Funktion das xls-format exportierte Tabelleninhalte Als Absenderadresse erscheint beim Empfänger die über den SMTP-Server eingerichtete Adresse. Pro Instanz kann eine Adresse eingerichtet werden, die allen Nutzern zur Verfügung steht. Nachverfolgung Benachrichtigungen Empfang und Archivierung Die versendeten s werden mit Anhang gespeichert und können im zip-format exportiert werden. Mittels eingebettete Grafik kann eine (Belege, Kampagnen) nachverfolgt werden. Wird die Grafik beim Empfänger angezeigt, kann der Versender in der Anwendung nachverfolgen, wann die mit welchem Programm geöffnet wurde. Bei Veränderungen von Kundendaten o.ä. können automatische Benachrichtigungen aktiviert werden, die in konfigurierbaren Abständen an die hinterlegte Benutzer- Adresse versendet werden. Benachrichtigungen sind möglich für: neue Verkaufschancen neue Aufgaben wurden Ihrem Benutzer zugewiesen neue Aufgaben wurden anderen Benutzer zugewiesen eine Umsatzsteuer-Voranmeldung wurde versendet neue Belege wurden in die Belegarbeitsliste geladen Änderung von Kontaktdaten jedes einzelnen Kontakts Jedem Benutzer steht eine individuelle Adresse zur Verfügung an welche s von bis zu fünf hinterlegbaren Adressen versendet werden können. Abhängig von Betreffzeile und Inhalt bzw. Anhang der können s an Kontaktdetails hinterlegt werden, sofern die adresse des jeweiligen Kunden in Scopevisio vorher bereits bei einem Kontakt hinterlegt wurde, Anhänge als Eingangsrechnung, sonstiger Beleg oder Ausgangsrechnung in die Belegarbeitsliste importiert werden und können dort weiterverarbeitet werden Aufgaben per erstellt werden und einem Kontakt zugeordnet werden Die empfangenen s und Anhänge werden gespeichert und können im zip-format exportiert werden. Aufgabenmanagement Aufgaben Beim Definieren von Aufgaben in der Scopevisio Anwendung können folgende Angaben hinterlegt werden: - Name - Beschreibung - Priorität (niedrig, normal, hoch) - Status (nicht begonnen, begonnen, erledigt) 16-Jun-15 Seite 8 von 34

9 Dokumentausgabe Positionstabellen Platzhalter Fremdsprachen Textbausteine PDF-Dokumentausgabe OpenDocument- Dokumentausgabe Verkaufsdokumente per versenden Vorlagen Verfügbare Schriftarten - Fälligkeitsdatum - Grundsätzlich beliebig viele Schlagworte Optional können Aufgaben auch erstellt werden, indem eine speziell formulierte (z.b. von einem Smartphone aus) an die persönliche Mailagent E- Mailadresse des Benutzers gesendet wird. Verkaufsdokumente können auf zwei verschiedene Arten als PDF-Datei erzeugt werden: 1. Mit Verwendung von selbst erstellten Dokumentenlayouts im OpenDocument-Format (siehe Abschnitt OpenDocument-Dokumentausgabe) 2. Ohne Verwendung von Dokumentlayouts: Firmenlogo und firmenspezifischen Angaben können hinterlegt werden. Das erzeugte Verkaufsdokument im PDF-Format enthält dann ein fest vorgegebenes, nicht änderbares Layout: a. Das Logo erscheint in der Kopfzeile, b. die eigene Firmenanschrift rechts unterhalb der Kopfzeile, c. die firmenspezifischen Angaben in der Fußzeile (maximal drei Zeilen) Werden automatisch angepasst. Zeilen ohne Inhalt, die Rabatte, Versandkosten oder die MwSt. ausweisen werden im Ausgabedokument nicht angezeigt. Verkaufsdokumente können im OpenDocument-Format (ODT) und PDF-Format erzeugt werden. Vorausgesetzt wird, dass die von Scopevisio im ODT-Format bereitgestellten OpenDocument- Layouts an das gewünschte Layout angepasst werden (erfordert als Betriebssystem Microsoft Windows 2000 oder neuer oder Mac OS oder Linux sowie OpenOffice 4.0 oder neuer). Die verfügbaren Schriften werden im Anhang aufgeführt Werden in OpenDocument- Layouts andere Schriftarten als die unten aufgeführten verwendet, so werden sie beim Erzeugen von PDF- oder OpenDocument-Dokumenten durch ähnlich aussehende Schriftarten ersetzt. Die Angaben in allen Feldern aus dem Kontaktmanagement, inkl. Benutzerdefinierter Felder können mittels Platzhalter in die PDF- oder odt Dokumente eingefügt werden. Verkaufsdokumente können in bis zu vier verschiedenen Fremdsprachen ausgegeben werden, sofern diese auf einem lateinischen Alphabet basieren. Vorausgesetzt wird, dass Übersetzungen für die verwendeten feststehenden Begriffe (z.b. Mengeneinheiten, Grußformeln) sowie für Produktbeschreibungen und -bezeichnungen durch den Benutzer selbst hinterlegt wurden. Es können grundsätzlich beliebig viele Einleitungs- und Schlusstexte als Textbausteine zur Verwendung in Verkaufsdokumenten hinterlegt werden. Mit Hilfe von Platzhaltern (z.b. für Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen) können die Textbausteine auf die Dokumentempfänger personalisiert werden. Alle Verkaufsdokumente können per direkt aus Scopevisio heraus als PDF-Dokumente versendet werden. Die hinterlegte adresse des Kunden sowie ein frei definierbares Anschreiben werden dabei automatisch verwendet. Der Versand von s erfolgt über einen SMTP-Server des Providers des Kunden. Mittels Vorlagen können Angaben in Verkaufsbelegen (Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Packzettel) dauerhaft gespeichert und immer wieder aufgerufen werden. Arial Arial Black Arial Narrow Arimo Book Antiqua Bookman Old Style Calibri Cambria Candara Century Gothic Comic Sans MS Courier New Cousine DejaVu Sans 16-Jun-15 Seite 9 von 34

10 OpenScope Creditreform Adressvervollstän digung Datenquellen DejaVu Sans Condensed DejaVu Sans Light DejaVu Sans Mono DejaVu Sans Serif DejaVu Sans Serif Condensed East Syriac Adiabene East Syriac Ctesiphon Estrangelo Antioch Estrangelo Midyat Estrangelo Nisibin Estrangelo Nisibin Outline Estrangelo Quenneshrin Estrangelo Talada Estrangelo Turabdin Franklin Gothic Medium Garamond Gentium Basic Gentium Book Basic Georgia Goha-Tibeb Zemen Impact Kartika Lucida Console Luxi Mono Luxi Sans Luxi Serif Microsoft Sans Serif Monotype Corsiva OpenSymbol Palatino Linotype Serto Batnan Serto Jerusalem Serto Kharput Serto Malankara Serto Mardin Serto Urhoy Sylfaen Symbol Neu Tahoma Times New Roma Tinos Trebuchet MS Verdana Vrinda WingDings Firmeninformationen wie Adresse und Telefonnummer können über eine Suchmaske anhand verschiedener Informationen gesucht und dem Kontaktmanagement hinzugefügt werden. Es wird hierfür auf die Datenbank der Creditreform zugegriffen. Scopevisio kann mit Microsoft Excel verknüpft werden und in Echtzeit Daten in die Berechnungen übergeben. In Abhängigkeit der vergebenen Rechte sind folgende Daten als Datenquelle für Excel exportierbar: Journal Zeiteinträge Aufgaben Kontakte Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen Angebote Aufträge Lieferscheine Gutschriften Produkte in Ausgangsrechnungen 16-Jun-15 Seite 10 von 34

11 Produkte in Angeboten Produkte in Aufträgen Produkte in Lieferscheinen Produkte in Gutschriften Rollen-Konvertierungen Teamwork-Inhalte Ausgangsrechnungspositionen Angebotspositionen Auftragspositionen Lieferscheinpositionen Gutschriftspositionen Produkte Verkaufschancen Produkte in Verkaufschancen Verkaufschancenpositionen 16-Jun-15 Seite 11 von 34

12 Funktionen Scopevisio CRM Funktion Grundfunktionen Detail Smart Business Enterprise Verkaufschancen und Angebote Zu jedem Vorgang können grundsätzlich beliebig viele Positionen (z.b. Produkte oder Dienstleistungen) hinterlegt werden. Sonderpositionen Darstellung Vorgangshistorie ( Ereignisse ) Benachrichtigung Zu jeder Position können direkt im Verkaufsdokument folgende Informationen frei eingegeben werden: - Positionsnummer - Bezeichnung (bis zu 100 Zeichen) - Beschreibung (bis zu 1000 Zeichen) - Produktnummer (alphanumerisch) - Menge (auf bis zu 6 Nachkommastellen genau) - Einheit - Netto-Einzelpreis (mit 1-Cent Genauigkeit) - Steuersatz (*) - Rabatt (absolut auf Netto-Einzelpreis) - Zwei separate Freitext-Felder (z.b. für Seriennummern oder positionsspezifische Leistungszeiträume; bis zu 100 Zeichen) Beim Hinzufügen von Positionen kann alternativ auf die Produktverwaltung zurückgegriffen werden, so dass Positionsangaben direkt aus dem Produktkatalog übernommen werden. Neben Positionen können pro Verkaufsvorgang grundsätzlich beliebig viele Sonderpositionen erstellt werden: Zwischensummen Freitext (bis zu 1000 Zeichen) Überschriften (bis zu 100 Zeichen) Die Kontaktinformationen sind in Datenfelder und Geschäftsobjekte aufgeteilt. Ein Geschäftsobjekt besteht aus mehreren Datenfelder zu einem übergeordneten Thema. Einzelne Datenfelder und Geschäftsobjekte können ein- und ausgeblendet werden. Für jede Kontaktart kann eine eigene Ansicht erstellt werden. Die Vorgangshistorie informiert chronologisch über alle vom Benutzer erfassten, im Zusammenhang mit einem Kunden stehenden Ereignisse. Zu Ereignissen zählen: Kommentare (Anrufnotizen, Protokolle, s), die von einem Benutzer beim Kunden hinterlegt wurden Statuswechsel der dem Kunden zugeordneten Verkaufschancen oder Aufgaben Zu Kunden, Verkaufschancen und Aufgaben kann eine -Benachrichtigung aktiviert werden, welche einen Benutzer immer dann per informiert, falls ein anderer Benutzer beim jeweiligen Kunden (bzw. Verkaufschance oder Aufgabe) eine Änderung vorgenommen hat. Verkaufsvorgänge Positionen Leadmanagement Vertriebssteuerung Verkaufschancen Zu Änderungen gehören: - Das Erstellen eines Kommentars bei einem Kunden - Das Ändern der Phase einer Verkaufschance - Das Ändern des Status einer Aufgabe Optional kann einem bestimmten Benutzer immer dann eine versendet werden, falls von einem anderen Benutzer eine Verkaufschance oder Aufgabe neu erstellt wird. Identifizierung von Leads über die Methode BANT (B-udget, A-uthority, N-eeds, T- imeline). Nach Eingabe der entsprechenden Informationen wird der Lead automatisch qualifiziert. Anhand von grundsätzlich beliebig vielen konfigurierbaren (Verkaufs-) Phasen kann der aktuelle Verkaufsprozess einer Verkaufschance dokumentiert werden. Auf Basis der mit den Phasen verbundenen Wahrscheinlichkeiten (prozentual hinterlegbar) wird automatisch ein gewichteter Verkaufschancen-Betrag berechnet. 16-Jun-15 Seite 12 von 34

13 Angebote Auswertungen Sales Forecast Weitere Eigenschaften Neben der Phase können folgende weitere Merkmale zu jeder Verkaufschance erfasst werden: - Quelle - Verkaufschancen-Typ (z.b. Up-Selling, Cross-Selling) - Kunden-Typ (z.b. Bestandskunde, Neukunde) - Beschreibung (bis zu 1000 Zeichen) - Grundsätzlich beliebig viele Schlagworte Weiterhin können grundsätzlich beliebig viele Aufgaben zu jeder Verkaufschance erstellt und an andere Benutzer delegiert werden. Es können grundsätzlich beliebig viele Verkaufschancen- Ansprechpartner inkl. der von ihnen eingenommenen Rollen hinterlegt werden. Angebote können erstellt und in Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen überführt werden. Häufig verwendete Verkaufsdokumente können dupliziert werden. Zu jedem Angebot kann (manuell) einer der folgenden Status vergeben werden: - Entwurf - Abgegeben - Angenommen - Veraltet - Abgelehnt Ein Angebot kann als Dokument ausgegeben werden (siehe Abschnitt Dokumentausgabe). Plausibilitäts- Check Produktverwendung Vertriebsübersicht Aktivitätenjournal Kampagnen Nur in Verbindung mit Scopevisio ABRECHNUNG Verkaufschancen oder Angebote können in Aufträge überführt werden. Aus bereits erstellten Angeboten können Verkaufschancen abgeleitet werden. Bereits eingetragene Positionen werden dabei übernommen und müssen nicht erneut eingegeben werden. Beim Erstellen von Verkaufschancen-Positionen kann auf den in der Anwendung ABRECHNUNG angelegten Produktkatalog zurückgegriffen werden. Aus gewichteten Abschlusswahrscheinlichkeiten für Verkaufschancen und Angebote berechnet Scopevisio präzise Umsatzprognosen und stellt sie grafisch dar. Die Einschätzungen von Vertrieb und Controlling fließen in die Bewertung ein. Der Bericht lässt sich auf Verkaufschancen und/oder Angebote bestimmter Mitarbeiter bzw. bestimmte Kunden eingrenzen. Der Plausibilitäts-Check zeigt, sofern vom Benutzer konfiguriert und aktiviert, jene Verkaufschancen an, - bei denen widersprüchliche Angaben gemacht wurden, also z.b. die Wahrscheinlichkeit hoch ist, der Entscheidungszeitpunkt aber in ferner Zukunft liegt - welche über einen längeren (vom Benutzer definierbaren) Zeitraum hinweg nicht mehr aktualisiert wurden deren Entscheidungszeitpunkt in dr Vergangenheit liegt und noch offen ist. Sie erhalten eine Übersicht, wie Ihre Produkte sich auf die einzelnen Belegtypen verteilen. Detaillierte Analyse von Verkaufschancen, Angebote und Aufträgen* von allen Scopevisio Benutzern. *in Verbindung mit Scopevisio ABRECHNUNG Aufstellung über neue Kontakte, Änderungen etc. im Kontaktmanagement, sowie neue Kommentare, s, Aufgaben, Verkaufschancen und Änderungen an diesen Ereignissen. Aus allen vorhandenen Kontakten kann nach detaillierten Filterkriterien eine Zielgruppe erstellt werden. Die Kontaktdaten können Massenaussenden genutzt werden. Für die Aussendungen kann zwischen folgenden Möglichkeiten gewählt werden: o Ein Link zur Abmeldung von Kampagnen durch den User kann in die s mit einem Platzhalter integriert werden. Eine Abmeldung wird im Kontaktmanagement vermerkt und der Kunde von zukünftigen Kampagnen ausgeschlossen. PDF Ausgabe (es kann eine odt-dateien angegeben werden, deren Platzhalter automatisch mit den im Kontaktmanagement hinterlegten kundenspezifischen Informationen ausgetauscht werden) 16-Jun-15 Seite 13 von 34

14 CleverReach Kampagne (die gefilterten Kontaktdaten können inkl. Segmentierungsmerkmal zur Weiterverarbeitung an CleverReach übergeben werden Produktverwaltung Produktimport Produktgruppen definieren Umsatzsteuer Preisfindung Versandkosten und Lieferarten CRM2GO Webapp Systemvoraussetzungen Der Import von Produkten ist im CSV-Format möglich unter Einbeziehung folgender Felder: Bezeichnung (Text, bis zu 100 Zeichen) Beschreibung (Text, bis zu 1000 Zeichen) Produktnummer (Text, bis zu 20 Zeichen) Produktart (Text: Produkt, Dienstleistung, oder Vertrag ) Mengeneinheit (Text, bis zu 20 Zeichen) Netto-Preis (Zahl mit zwei Nachkommastellen; bis zu drei verschiedene Netto-Preise) Standard-Erlöskonten (Zahl; jeweils für Inland, EU-Ausland, Ausland) Steuersatz (Zahl: 0, 7 oder 19) Bezeichnungen und Beschreibungen können optional in je vier zusätzlichen Sprachen importiert werden (siehe Abschnitt Fremdsprachen). Mit Hilfe von grundsätzlich beliebig vielen, hierarchisch organisierbaren Produktgruppen ist es möglich, Produkte zu kategorisieren. Zu jedem Produkt kann der Umsatzsteuersatz (0%, 7% oder 19%) definiert werden. Es können grundsätzlich beliebig viele Lieferarten (optional mit separat ausgezeichneten Nachnahmegebühren) und die damit verbunden Kosten definiert werden. Pro Verkaufsdokument erscheinen die gewählte Lieferart sowie die Nachnahmegebühr im Summen-Bereich der Positionstabelle. Mit CRM2GO können Sie mit Ihrem mobilen Endgerät auf Vertriebsprojekte, Kontakte, Notizen, Telefonate, s sowie Dokumente zugreifen. Scopevisio CRM2GO ist basiert auf HTML5 und funktioniert unabhängig von Betriebssystemen, da es in Ihrem Webbrowser geöffnet wird. Für eine optimale Darstellung und Funktionalität empfehlen wir jedoch folgende Systemanforderungen: - Betriebssystem: mind. ios 4.0 (ab iphone 4S) oder mind. Android 4.0 Funktionen Kontakte - Browser (Cookies erlauben): Safari, Chrome - Empfohlene min. Bildschirmauflösung: 600x 800px Aus der Webapp heraus können Personen- oder Gesellschaftskontakte angelegt werden. Je nach Kontaktart können folgende Informationen hinterlegt werden - Anrede - Titel - Vorname - Nachname / Name der Gesellschaft - Position - Spitzname - Sprache - Telefon [geschäftlich] - Mobiltelefon [geschäftlich] - Telefax [geschäftlich] - -Adresse [geschäftlich] - Bevorzugte Kommunikationsart - Straße - PLZ - Bundesland - Land - Geburtsdatum - Stelle - Abteilung 16-Jun-15 Seite 14 von 34

15 Verkaufschancen Angebote Aktivitäten Aufgaben - Arbeitgeber - Schlagwörter - Kontaktinhaber - Crefonummer - Kontaktart (Lead/Interessent/Kunde) - Benutzerdefinierte Felder - Website Es können alle in der Hauptanwendung angelegten Verkaufschancen im Detail angezeigt werden. In der Übersicht können die Verkaufschancen nach Verantwortlichem, Interessenten, Entscheidung, Phase und Wahrscheinlichkeit sortiert werden. Es können alle in der Hauptanwendung angelegten Verkaufschancen im Detail angezeigt werden. In der Übersicht können die Verkaufschancen nach Verantwortlichem, Interessenten, Angebotsdatum und Phase sortiert werden. Die Vorgangshistorie informiert chronologisch über alle vom Benutzer erfassten, im Zusammenhang mit einem Kunden stehenden Ereignisse. Zu Ereignissen zählen: - Kommentare (Anrufnotizen, Protokolle, s), die von einem Benutzer beim Kunden hinterlegt wurden - Statuswechsel der dem Kunden zugeordneten Verkaufschancen oder Aufgaben Aufgaben können in der Webapp angelegt und bearbeitet werden. Alle in der Hauptanwendung angelegten Verkaufschancen können im Detail angezeigt und bearbeitet werden. Folgende Angaben können gemacht werden: - Status - Fällig am - Priorität - Schlagwörter - Notiz - Verantwortlich - Kontakt - Zugehörige Verkaufschance 16-Jun-15 Seite 15 von 34

16 Funktionen Scopevisio ABRECHNUNG Funktion Detail SMART BUSINESS ENTERPRISE Grundfunktionen Unterstützte Verkaufsvorgänge Positionen Verkaufschancen Angebote Aufträge Rechnungen Lieferscheine Gutschriften Zu jedem Vorgang können grundsätzlich beliebig viele Positionen (z.b. Produkte oder Dienstleistungen) hinterlegt werden. Zu jeder Position können direkt im Verkaufsdokument folgende Informationen frei eingegeben werden: - Positionsnummer - Bezeichnung (bis zu 100 Zeichen) - Beschreibung (bis zu 1000 Zeichen) - Produktnummer (alphanumerisch) - Menge (auf zwei Nachkommastellen genau) - Einheit - Netto-Einzelpreis (mit 1-Cent Genauigkeit) - Steuersatz (*) - Rabatt (absolut auf Netto-Einzelpreis) - Zwei separate Freitext-Felder (z.b. für Seriennummern oder positionsspezifische Leistungszeiträume; bis zu 100 Zeichen) Bei Rechnungen kann zusätzlich pro Position frei eingegeben werden: - Buchhaltungs-Erlöskonto Beim Hinzufügen von Positionen kann alternativ auf die Produktverwaltung zurückgegriffen werden, so dass Positionsangaben direkt aus dem Produktkatalog übernommen werden. Sonderpositionen Belegnummernkreise Integriertes Kontaktmanagement (*) In Verbindung mit Scopevisio Finanzen - Business Line oder Finanzen - Smart Line kann bei Rechnungen der Steuersatz nicht direkt eingegeben werden. Stattdessen muss ein Erlöskonto ausgewählt werden, aus dem sich der Steuersatz ergibt. Neben Positionen können pro Verkaufsvorgang grundsätzlich beliebig viele Sonderpositionen erstellt werden: Zwischensummen Freitext (bis zu 1000 Zeichen) Überschriften (bis zu 100 Zeichen) Für jeden Verkaufsdokument-Typ kann der (voreingestellte und alphanumerische) Nummernkreis angepasst werden. Zusätzlich können bis zu drei benutzerdefinierte Nummernkreise definiert werden. Beim Erstellen von Verkaufsdokumenten wird automatisch die Belegnummer erhöht. Alternativ kann in jedem Dokument eine manuelle Belegnummer vergeben werden. Die Software stellt auch in diesem Fall sicher, dass Belegnummern nur einmalig vergeben werden. Angelegten Kontakt kann, in Abhängigkeit der abonnierten Lizenz, neben der Personenart Person und Gesellschaft auch der Status des Kunden, Lieferanten, Debitors oder Kreditors vergeben werden. Abhängig vom vergebenen Status können dem Kontakt weitere Informationen hinzugefügt werden wie bspw. Kundennummer Kontonummer Steuernummer Vertriebsinformationen Segmentierung 16-Jun-15 Seite 16 von 34

17 Details zu Vorgängen & Dokumenten Angebote Aufträge Lieferscheine Rechnungen Wiederkehrende Rechnungen Rechnungslauf Gutschriften Zahlungen Angebote können erstellt und in Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen überführt werden. Häufig verwendete Verkaufsdokumente können dupliziert werden. Zu jedem Angebot kann (manuell) einer der folgenden Status vergeben werden: - Entwurf - Abgegeben - Angenommen - Veraltet - Abgelehnt Ein Angebot kann als Dokument ausgegeben werden (siehe Abschnitt Dokumentausgabe).. Nur in Verbindung mit Scopevisio CRM Angebote können in Verkaufschancen überführt werden. Es werden dabei die Angaben zum Kunden und Positionen, nicht aber Sonderpositionen übernommen. Verkaufschancen können in Angebote überführt werden. Angaben zum jeweiligen Kunden und zu Positionen werden dabei übernommen. Aufträge können erstellt und in Lieferscheine oder Rechnungen überführt werden. Zu jedem Auftrag kann (manuell) einer der folgenden Status vergeben werden: - Erteilt - Ausgeliefert - Abgerechnet - Storniert Ein Auftrag kann als Dokument ausgegeben werden (siehe Abschnitt Dokumentausgabe). Nur in Verbindung mit Scopevisio CRM Verkaufschancen können in Aufträge überführt werden. Lieferscheine können in Rechnungen überführt werden. Ein Lieferschein kann als Dokument ausgegeben werden (siehe Abschnitt Dokumentausgabe). Mittels Vorlagen können Angaben in Lieferscheinen dauerhaft gespeichert und immer wieder aufgerufen werden. Rechnungen können entweder direkt oder auf Basis vorangegangener Vorgänge (z.b. Angebote) erstellt werden. Rechnungen können dupliziert, storniert oder in Gutschriften überführt werden. Sofern detaillierte Zahlungsbedingungen bei der Rechnung hinterlegt wurden, wird automatisch einer der folgenden Status berechnet und angezeigt: - Fällig - Fällig Skonto 1 - Fällig Skonto 2 - Überfällig - Bezahlt Eine Rechnung kann als Dokument ausgegeben werden (siehe Abschnitt Dokumentausgabe) oder als PDF per versendet werden. Optional können für die automatisch ZUGFeRD konforme PDF/A-3B Dateien sowie eine ML Datei als Anhang generiert werden. Bei regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen sind folgende Wiederholungsintervalle einstellbar: - täglich - wöchentlich - monatlich - vierteljährlicher - jährlich Mit einem automatisierten Rechnungslauf können alle offenen Ausgangsrechnungen in PDF-Dokumente umgewandelt werden und bei Bedarf, direkt per versendet werden. Gutschriften können aus bereits gestellten Rechnungen abgeleitet werden oder unabhängig erstellt werden. Nur in Verbindung mit Scopevisio FINANZEN Der gutgeschriebene Betrag wird automatisch gebucht und der Zahlstatus der vorausgegangenen Rechnung wird automatisch angepasst. Zu jeder Rechnung wird dargestellt, in welcher Höhe noch Zahlungen ausstehen. Die Zahlungen können auf zwei Arten erfasst werden: 16-Jun-15 Seite 17 von 34

18 Die Zahlungseingänge können manuell bei der betreffenden Rechnung erfasst werden Nur in Verbindung mit Scopevisio FINANZEN - BUSINESS oder Scopevisio FINANZEN - ENTERPRISE: Die Zahlungseingänge werden in der Buchhaltung erfasst bzw. über das Banking eingelesen, gebucht und ausgeziffert. Mahnungen Nur in Verbindung mit Scopevisio FINANZEN BUSINESS oder Scopevisio FINANZEN ENTERPRISE: Zu jeder überfälligen Rechnung kann eine Mahnung erstellt werden. Mahngebühren, -zinsen sowie mehrere selbst definierbare Mahnstufen werden unterstützt. Mahnungen können mittels einer odt-datei im benutzerdefinierten Layout im PDF-Format erzeugt werden. Vorausgesetzt wird, dass die von Scopevisio im ODT-Format bereitgestellten OpenDocument-Layouts an das gewünschte Layout angepasst werden (erfordert als Betriebssystem Microsoft Windows 2000 oder neuer oder Mac OS oder Linux sowie OpenOffice 4.0 oder neuer). Teilaufträge, - lieferungen und rechnungen Produkte Werden in OpenDocument-Layouts andere Schriftarten als die oben aufgeführten verwendet, so werden sie beim Erzeugen der PDF-Dokumente durch ähnlich aussehende Schriftarten ersetzt. Ausgehend von einem Angebot können mehrere Teilaufträge, -lieferungen und -rechnungen erstellt werden. Folgende Status werden immer dann automatisch aktualisiert, wenn sich Änderungen in den Teilvorgängen oder neue Teilvorgänge ergeben: - Auftragsstatus: o Erteilt o Ausgeliefert o Abgerechnet o Storniert - Lieferstatus: o Lieferung in Vorbereitung o Ware ausgeliefert o Lieferung nicht möglich - Abrechnungsstatus: o Erstellt o Nicht bezahlt o Teilweise bezahlt o Bezahlt o Storniert Für jede einzelne Position kann nachvollzogen werden, welche Mengen bereits - beauftragt - geliefert - abgerechnet wurden. Produktimport Der Import von Produkten ist im CSV-Format möglich unter Einbeziehung folgender Felder: Bezeichnung (Text, bis zu 100 Zeichen) Beschreibung (Text, bis zu 1000 Zeichen) Produktnummer (Text, bis zu 20 Zeichen) Produktart (Text: Produkt, Dienstleistung, oder Vertrag ) Mengeneinheit (Text, bis zu 20 Zeichen) Netto-Preis (Zahl mit zwei Nachkommastellen; bis zu drei verschiedene Netto-Preise) Standard-Erlöskonten (Zahl; jeweils für Inland, EU-Ausland, Ausland) Steuersatz (Zahl: 0, 7 oder 19) Bezeichnungen und Beschreibungen können optional in je vier zusätzlichen Sprachen importiert werden (siehe Abschnitt Fremdsprachen). 16-Jun-15 Seite 18 von 34

19 Produktgruppen definieren Umsatzsteuer Preisfindung Versandkosten und Lieferarten Kundenspezifische Zahlungsbedingungen Kundenspezifische Preise Fremdwährungen Rechnungsverbuchung Rechnungen und Zahlungen verbuchen Buchungsvorschläge Dokumentausgabe PDF- Dokumentausgabe Positionstabellen OpenDocument- Dokumentausgabe Mit Hilfe von grundsätzlich beliebig vielen, hierarchisch organisierbaren Produktgruppen ist es möglich, Produkte zu kategorisieren. Zu jedem Produkt kann der Umsatzsteuersatz (0%, 7%, 19% oder EU-Umsatz) definiert werden. Nur in Verbindung mit Scopevisio FINANZEN: Durch das Hinzufügen benutzerdefinierter Erlöskonten können weitere Umsatzsteuerfälle erstellt werden. Es können grundsätzlich beliebig viele Lieferarten (optional mit separat ausgezeichneten Nachnahmegebühren) und die damit verbunden Kosten definiert werden. Pro Verkaufsdokument erscheinen die gewählte Lieferart sowie die Nachnahmegebühr im Summen-Bereich der Positionstabelle. Es können grundsätzlich beliebig viele kundenindividuelle Zahlungsbedingungenen hinterlegt werden, welche bis zu zwei zeitlich gestaffelte prozentuale Skontosätze beinhalten. Bei jedem Produkt können bis zu drei verschiedene Netto-Preise definiert werden. Über die Wahl einer Preisgruppe beim Kundendatensatz kann bestimmt werden, welcher Nettopreis für den jeweiligen Kunden maßgeblich ist. Für jeden Kunden kann zusätzlich ein individueller prozentualer Schlussrabatt definiert werden. Fremdwährungen von Kontakten können im Kontaktmanagement hinterlegt werden. Die Wechselkurse müssen durch den Anwender gepflegt werden. In Belegen wird die hinterlegte Währung automatisch übernommen, Preise werden automatisch in die Fremdwährung entsprechend dem Wechselkurs umgerechnet. Nur in Verbindung mit Scopevisio FINANZEN: Nach Erstellung des Rechnungsbeleges kann die Rechnung automatisch in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, sofern bei den einzelnen Rechnungs-Positionen Erlöskonten hinterlegt wurden. Die Rechnung wird als offener Posten in der Finanzbuchhaltung sowie in der Scopevisio Abrechnung - Rechnungsübersicht dargestellt. Nur in Verbindung mit Scopevisio FINANZEN: Abhängig von der gesetzlich vorgeschriebenen Umsatzsteuer sowie dem Firmensitz des Rechnungsempfängers müssen Erlöse auf unterschiedliche Buchungskonten gebucht werden. Um dies zu ermöglichen, kann auf vordefinierte Standard-Erlöskonten zurückgegriffen werden. Diese können an einen individuellen Kontenrahmen angepasst werden. Alternativ können jedem Produkt individuelle Erlöskonten aus dem jeweiligen Kontenrahmen zugeordnet werden. Verkaufsdokumente können auf zwei verschiedene Arten als PDF-Datei erzeugt werden: 3. Mit Verwendung von selbst erstellten Dokumentenlayouts im OpenDocument-Format (siehe Abschnitt OpenDocument-Dokumentausgabe) 4. Ohne Verwendung von Dokumentenlayouts: Firmenlogo und firmenspezifischen Angaben können hinterlegt werden. Das erzeugte Verkaufsdokument im PDF-Format enthält dann ein fest vorgegebenes, nicht änderbares Layout: a. Das Logo erscheint in der Kopfzeile, b. die eigene Firmenanschrift rechts unterhalb der Kopfzeile, die firmenspezifischen Angaben in der Fußzeile (maximal drei Zeilen) Werden automatisch angepasst. Zeilen ohne Inhalt, bspw. MwSt. und Rabatt werden im Ausgabedokument nicht angezeigt. Verkaufsdokumente können im OpenDocument-Format (ODT) erzeugt werden. Vorausgesetzt wird, dass die von Scopevisio im ODT-Format bereitgestellten OpenDocument- Layouts an das gewünschte Layout angepasst werden (erfordert als Betriebssystem Microsoft Windows 2000 oder neuer oder Mac OS oder Linux sowie OpenOffice 4.0a oder neuer). Die verfügbaren Schriften werden im Anhang aufgeführt Werden in OpenDocument- Layouts andere Schriftarten als die oben aufgeführten verwendet, so werden sie beim Erzeugen von PDF- oder OpenDocument-Dokumenten durch ähnlich aussehende Schriftarten ersetzt. Fremdsprachen Nachbearbeiten Option: Belege können in OpenOffice geöffnet und nachbearbeitet werden. Die geänderte Datei wird direkt in Scopevisio gespeichert und zusätzlich als PDF-Datei hinterlegt. Nur in Verbindung mit Word-Dokumentausgabe oder OpenDocument-Dokumentausgabe: Verkaufsdokumente können in bis zu vier verschiedenen Fremdsprachen ausgegeben werden, sofern diese auf einem lateinischen Alphabet basieren. 16-Jun-15 Seite 19 von 34

20 Textbausteine ecommerce Auswertungen Sales Forecast Plausibilitäts-Check Produktverwendung Rechnungsbelege Vorausgesetzt wird, dass Übersetzungen für die verwendeten feststehenden Begriffe (z.b. Mengeneinheiten, Grußformeln) sowie für Produktbeschreibungen und -bezeichnungen durch den Benutzer selbst hinterlegt wurden. Es können grundsätzlich beliebig viele Einleitungs- und Schlusstexte als Textbausteine zur Verwendung in Verkaufsdokumenten hinterlegt werden. Mit Hilfe von Platzhaltern (z.b. für Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen) können die Textbausteine auf die Dokumentempfänger personalisiert werden. Scopevisio kann mit folgenden Shops / Marketplaces verbunden werden Magento, Drupal ebay, amazon zu einem festgelegten Zeitintervall werden eingegangene Bestellungen und Käuferdaten automatisiert abgefragt. Manuell können in Scopevisio o Lieferscheine o Packzettel o Label o Kommissionierung erstellt werden. In Verbindung mit Scopevisio FINANZEN: Eingegangene Bestellungen können an Scopevisio FINANZEN übergeben und verarbeitet werden (Buchung, Mahnung). Nicht in der Smart Line vorhanden 0,20 pro Bestellung 0,15 pro Bestellung Auf Basis der bei den Verkaufschancen hinterlegten Werte (Betrag, Wahrscheinlichkeit und Entscheidungszeitpunkt) wird ein vierstufiger A-B-C-D Sales Forecast generiert, welcher die prognostizierten Auftragseingänge grafisch oder tabellarisch darstellt. Jede Stufe steht für einen Drei-Monats-Korridor, beginnend mit der Gegenwart. Der Bericht lässt sich auf Verkaufschancen bestimmter Mitarbeiter bzw. bestimmter Kunden-Typen eingrenzen. Der Plausibilitäts-Check zeigt, sofern vom Benutzer konfiguriert und aktiviert, jene Verkaufschancen an, - bei denen widersprüchliche Angaben gemacht wurden, also z.b. die Wahrscheinlichkeit hoch ist, der Entscheidungszeitpunkt aber in ferner Zukunft liegt - welche über einen längeren (vom Benutzer definierbaren) Zeitraum hinweg nicht mehr aktualisiert wurden deren Entscheidungszeitpunkt in der Vergangenheit liegt und noch offen ist. Sie erhalten eine Übersicht der Verteilung der angelegten Produkte auf die einzelnen Belegtypen. Übersicht der erfassten, gebuchten und bezahlten Rechnungen gegliedert nach Kunden. Für jeden Kunden können Sie überdies zur Einzeldarstellung wechseln. In der Einzeldarstellung werden auch Angebote und Aufträge angezeigt. 16-Jun-15 Seite 20 von 34

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