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2 Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die combit GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die Verfügbarkeit mancher in dieser Anleitung beschriebener Funktionen (bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Releasestand, eingespielten Servicepacks u.ä. Ihres Systems (z.b. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mailprogramm, etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an den IT-Verantwortlichen. Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. Der Lizenzvertrag befindet sich bei der Verpackung der CD, im Internet unter und wird auch durch das Installationsprogramm angezeigt. Dieses Handbuch oder Ausschnitte aus diesem Handbuch dürfen ohne schriftliche Genehmigung der combit GmbH nicht kopiert oder in irgendeiner anderen (z.b. digitaler) Form vervielfältigt werden. This application uses Visual Basic (Scripting Edition) and JScript from Microsoft Corporation. Scintilla and SciTE, copyright by Neil Hodgson Regular expression support is provided by the PCRE library package, which is open source software, written by Philip Hazel, and copyright by the University of Cambridge, England. JPEG coding and encoding is made with help of the JPEG Library of the IJG (Independent JPEG Group). Uses linked_map class by Fernando Lagos, Copyright combit GmbH Rev Alle Rechte vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbereitung und Installation Systemvoraussetzungen crm File Server Unterstützte Datenbank Server Client Architektur Server-Installation Microsoft SQL Server Installation Server PostgreSQL Server Installation Start des crm-installationsprogramms Vergabe der Rechte im Netz Einrichten der Benutzer Client-Installation Installation ohne Benutzerinteraktion (Setup als MSI Datei) Programmdateien lokal kopieren Datenbankverbindung wählen Update-Installation Server-Setup Arbeitsplatz-Setup Lizenz & Lizenzupgrade Online-Registrierung Aktualitätsprüfung Migration von combit address manager Einstieg und Bedienung Arbeitsumgebung Navigation Info-Zentrale Symbolleisten und Menüs Symbole in der Ansichten-Symbolleiste Symbole in allgemeinen Dialogen Kontextmenüs Tastenkombinationen verwenden Vordefinierte Tastenkombinationen Tastenkombinationen selbst definieren Arbeitsumgebung individuell einrichten Programmfenster anpassen Ansichten-Fenster anpassen

4 4 Symbolleisten und Menüleisten anpassen Listenansicht und Containeransicht anpassen Hilfequellen...49 Online-Hilfe Tooltipps Zusatzdokumentationen combit-newsgroup combit Hinweise Assistent Gewusst wie! Vorüberlegungen...50 Generelle Überlegungen Vor dem Anlegen einer Ansicht Vor dem Anlegen einer Eingabemaske Rationelle Dateneingabe Daten eingeben und bearbeiten Öffnen von Ansichten Anzeigen der Datensätze...58 Karteikartenansicht Listenansicht Datensatz neu anlegen Datensatz bearbeiten...61 In der Karteikartenansicht In der Listenansicht und in Containern Datensatz duplizieren Datensatz löschen Lockingverhalten Relational verknüpfte Datensätze :N-relational verknüpfte Datensätze (Container) :1-relational verknüpfte Datensätze N:M-relational verknüpfte Datensätze Sortierung von Datensätzen...66 Datensätze sortieren Neue Sortierung definieren Unterstützende Automatismen...68 Internet Anbindung POV-Verzeichnis Straßen- und Postfachverzeichnis Aufruf externer Programme Vergabe von Codes Dateneingabe über address pick-up...71 Adressen übernehmen... 72

5 Konfiguration des address pick-up Auf einen Datensatz verweisen Adressverweis speichern Favoriten Favoriten hinzufügen Favoriten organisieren Datensätze zusammenführen Datensätze zusammenführen Zusammenführungsoptionen Datenorganisation / globale Funktionen Wechseln von Feldinhalten Relationales Ergänzen Suchen von Datensätzen Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Normalsuche Exakte Suche Wildcard-Suche Phonetische Suche Schnellsuche Suche in Auswahllisten bei Relationen Verlauf Suchen und Ersetzen Telefonverzeichnis Anbindung Import von Daten aus Telefon-CDs Direkte Telefonverzeichnis Anbindung Routenplanung Konfiguration Routenplanung zum aktuellen Datensatz Wegpunkte und Zwischenstopp Filtern von Datensätzen Wann setze ich welchen Filter ein? Filter rückgängig machen Allgemeiner Filter Einen einfachen Filter erstellen Den Loginnamen zum Filter hinzufügen Filter mit Benutzereingabe erstellen (AskString) Filter mit verknüpfter Bedingung erstellen Filter mit relational verknüpften Ansichten

6 Nach Dokumentinhalten filtern Speichern eines Filters Öffnen eines gespeicherten Filters / Filter-Bibliothek Zuletzt verwendeten Filter laden QBE-Filter (Query by Example) Freie SQL-Abfrage Volltext-Recherche Doppelte Einträge (Dubletten) filtern Letzter Filter Filter invertieren Filter in phone manager übernehmen Alle Datensätze einer verknüpften Ansicht filtern Manueller Filter Filtern von Containern Besonderheiten beim Arbeiten in Filtern Termin- und Aufgabenverwaltung Ansichten Ansicht ändern Funktionsleiste Sortierung wählen Filter Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Termin oder Aufgabe neu anlegen Termin oder Aufgabe bearbeiten Ausgabe von Terminen und Aufgaben Einstellungen für Termine Einstellungen für Aufgaben Erinnerungen Mit Ressourcen arbeiten Konfiguration Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Kontakt- und Dokumentenverwaltung Voraussetzungen Dokumente und Kontakte bearbeiten Dokumente neu erstellen Bestehendes Dokument einfügen Über Drag & Drop einfügen Über Kontextmenü einfügen

7 Dokument von Scanner einlesen Outlook- -Ablage (Outlook AddIn) Voraussetzungen Konfiguration Datensatz zeigen ablegen (De-)Aktivieren des Outlook-AddIns Verwendung mit MS Exchange Server David InfoCenter Nachrichten-Ablage (David AddIn) Adresse suchen Nachricht(en) ablegen Voraussetzungen Konfiguration Aktivieren des David AddIns Deaktivieren des David AddIns Telefonieren und Anrufliste Konfiguration phone manager aktivieren Schnittstelle konfigurieren Konfiguration im phone manager ändern Konfiguration der Telefonanlage Protokollfunktion konfigurieren Funktionen des phone manager Direkte Anwahl aus Feld heraus Wählen über Anrufliste Ausdruck der Anrufliste Manuell wählen Anrufsimulation Telefonnummern in den phone manager übernehmen Powerdialing Rufnummernerkennung Rufnummernerkennung und Protokollierung aktivieren Bei eingehenden Anrufen nach Datensatz suchen SMS-Versand Konfiguration SMS-Nachrichten im Netzwerk versenden Protokollierung des SMS-Versandes

8 8 9.1 Voraussetzungen senden Einzel Serien- (Mailing) Arbeiten mit -vorlagen oder Standard- s Erstellen einer -vorlage Formatierungsmöglichkeiten einer HTML Import einer HTML-Datei in die Vorlage Automatische Ablage Autopilot Autopilot starten Autopilot Einstellungen Ausgabe von Daten Einzelübernahme in andere Programme Ausgabe mit Druckvorlagen Ausgabe von Etiketten Ausgabe von Listen und Reports Ausgabe von Karteikarten Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief Ausgabe Einstellungen Drucken mit der Vorschau Ausgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel,...) Dokumente digital signieren Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Serienbrief über die Textverarbeitung drucken Statistikfunktionen Statistik anzeigen Statistik erstellen Visualisierung von Daten Telefax Allgemein Direktes Faxen über Druckvorlagen Faxvorlage für den Windows Faxtreiber Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber Import, Export und Abgleich Import von Daten Import relationaler Daten

9 Formatwahl Datenquelle auswählen Feldverknüpfung Namensvergabe für das Format Start des Imports Export von Datensätzen Formatwahl Feldauswahl und Feldverknüpfung Namensvergabe für das Format Zieldatei auswählen Zieldatei fest in Vorlage speichern Start des Exports Abgleich von Datenbanken Abgleich/Replikation direkt über den Datenbankserver Voraussetzungen für den Abgleich über den crm Formatwahl und Datenquelle auswählen Zuordnung der Schlüsselfelder Die Feldverknüpfung Anzeigefelder auswählen Einfügen neuer Datensätze Abgleichsart (nur Outlook - Abgleich) Feldzuordnung für Re-Export (nur Outlook - Abgleich) Namensvergabe für das Format Start des Abgleichs und Statistiklauf Datenbankabgleich mit manueller Auswahl Abgleich mit Palm OS Abgleich mit Windows Mobile Abgleich starten Installation unter Vista (Windows Mobile Device Center) Installation unter Windows XP Verbindung konfigurieren Hinweise Problembehebung Abgleich mit Mobiltelefon Abgleich über Outlook Abgleich über WinFonie Abgleich via Export/Import Konfiguration Projekt Allgemein Projekteigenschaften

10 Projekteinstellungen Info-Zentrale Navigationsstruktur Firmenstammdaten Datenbankstruktur Datenbanktabelle Datenbankfelder Konfiguration Ansichten Allgemein Neue Ansicht erstellen Feldtyp intern festlegen Die wichtigsten Feldtypen intern Relationen Relationen definieren Beispiel 1:1-Relation Beispiel 1:N-Relation Beispiel N:M-Relation Beispiel Ansprechpartner Kaskadiertes Löschen und Updaten Codes definieren Dublettencheck Funktionsdefinitionen Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) Globale und ansichtenspezifische Zählerkonfiguration Globalen Zähler konfigurieren Ansichtenspezifische automatische Nummer anlegen Notwendige Rechtevergabe Auto-Protokoll Dokumentenverwaltung Art der Dokumentenablage wählen Dokumenttyp anlegen Automatische Ablage Dokumenteninfos Datensatz-Verweis Allgemein Termine & Aufgaben und phone manager Anbindung Allgemein Optik der Eingabemaske Farbe der MDI Tabs

11 Webansicht Sonstiges Konfiguration Allgemein Allgemeine Einstellungen Allgemein Sprache Mailversand konfigurieren Mail-Dienst SMTP konfigurieren Mail-Optionen Verlauf konfigurieren Akustische Signale Übernahmemaske konfigurieren Allgemeine Angaben Übernahmezeilen Zeileneigenschaften Weitere Optionen Schriftarten Formel-Editor verwenden Variablen einfügen Einfügen von Funktionen Druckvorlagen anpassen Allgemein Seitenlayout Etikett anpassen Einzel-/Serienbrief anpassen Karteikarte anpassen Listen und Berichte anpassen Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Gestaltung einer STAMPIT Druckvorlage Anbindung an Groupware Microsoft Outlook XP und höher Tobit David 8 und höher Eingabemasken-Designer Eingabemasken bearbeiten Eingabemaske übernehmen Eingabemaske nach Bearbeiten abspeichern Arbeitsbereich und Werkzeuge

12 12 Arbeitsbereich Registerkarten-Übersicht Feldauswahl Reihenfolge Objekttypen Die Statuszeile Registerkarten anlegen und ändern Allgemeines Layout Eigenschaften ändern Felder und Schaltflächen einfügen Voreinstellungen zu Objekten Objekte einfügen Bearbeiten rückgängig Objekte löschen Objekte selektieren Größe von Objekten ändern Verschieben von Objekten Zwischenablage Anordnen von Objekten Hilfsgitter verwenden Darstellungsreihenfolge Objekteinstellungen Spezifische Objekteigenschaften Statischer Text Eingabefeld Combobox Listbox (Codefeld) Checkboxen Zeichnung (Bild) Gruppierung Container Schaltfläche Gemeinsame Objekteigenschaften Anzeigeformatierung von Eingabefeldern Externe Programme aufrufen Tooltipps Autotext Folgeverknüpfung festlegen Eingaberegel (Validierung) Voreinstellung

13 17. Benutzer- und Rechteverwaltung Benutzerverwaltung Benutzer und Gruppen Mitgliedschaften Stammdaten eines Benutzers / Benutzeranmeldung Stammdaten einer Gruppe Rechteverwaltung Definition von Rechten Anwendungsrechte (Allgemein) Projektrechte Ansichtenrechte Datensatzrechte Feldrechte Automatisierung mit Scripten Welche Scriptsprachen werden unterstützt? Wo lassen sich Scripte integrieren? Support zu Scripting-Funktionalitäten Script-Erweiterungen Scripts in Scripts einbinden Synchrone und Asynchrone Scripts Scripte und der Edit-Modus Verschlüsselung von Scripten Benutzerrechte Zugriff von außen Ereignisse für Scripte combit LDAP-Server Allgemeine Einstellungen Suche Konfiguration des Servers Ansicht hinzufügen Ansichten bearbeiten und löschen LDAP-Attribute bearbeiten Server-Status setzen Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client Adressbuch in Outlook einrichten Der Windows LDAP-Client "Personen Suchen" Anhang

14 20.1 Übersicht Konfigurationsdat(ei)en Datensicherung Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit Datentypen Glossar Supportkonzept Index

15 Systemvoraussetzungen 1. Vorbereitung und Installation Dieses Kapitel sollten Sie lesen, bevor Sie die Software installieren. Es enthält wichtige Hinweise zur Installation und die dafür notwendigen Voraussetzungen. Sollten letztere nicht gegeben sein, sind vor der Installation eventuell noch Anpassungen nötig. Sollten Sie bisher bereits den combit address manager eingesetzt haben, und möchten nun auf den combit Relationship Manager umsteigen, erhalten Sie in diesem Kapitel außerdem wichtige Hinweise dazu. Der mitgelieferte Migrationsassistent sorgt dafür, dass der Wechsel und die Übernahme Ihrer bestehenden Daten möglichst einfach gestaltet wird. 1.1 Systemvoraussetzungen Folgende Anforderungen sind notwendig für den Einsatz der Software: crm File Server Mindestkonfiguration: Pentium 500 MHz mit mind. 256 MB RAM. Für eine typische Installation (ohne Datenbankserver) wird ca. 210 MB Speicherplatz benötigt. Netzwerk: Auf dem Server wird ein von MS Windows unterstütztes Netzwerk benötigt (z.b. Novell, Windows NT/98SE/2000/XP/2003/Vista, Linux/Samba). Unterstützte Datenbank Server Microsoft SQL Server 2000/2005/2008. Informationen zu Systemvoraussetzungen und Konfiguration entnehmen Sie bitte den entsprechenden Microsoft-Quellen (z.b. über microsoft.com/germany/sql/). Microsoft SQL Server 2008: Für das crm-setup bzw. das crmship Tool sind die installierten "Microsoft SQL Server 2005-Abwärtskompatibilitätsobjekte" erforderlich, welche Bestandteil des "Microsoft SQL Server 2008 Feature Pack" sind. Der crm selbst benötigt diese zur Laufzeit nicht. Neue MSSQL 2008 Feldtypen werden nicht unterstützt. PostgreSQL 8.0/8.1/8.2/8.3. Informationen zu Systemvoraussetzungen und Konfiguration entnehmen Sie bitte den entsprechenden PostgreSQL-Quellen. Hinweis: PostgreSQL ist ein objektrelationales Datenbankmanagementsystem, das als Open Source Anwendung auf frei verfügbar ist und ohne Lizenzgebühren genutzt werden kann. Es wird als "das fortschrittlichste Open Source Datenbanksystem" bezeichnet, unterstützt die SQL92 und SQL99 Standards und darüber hinaus bietet es eine Reihe eigener Erweiterungen an. PostgreSQL basiert auf einem Client-Server-Modell und kann viele parallele Verbindungen verwalten. Die Größe einer Datenbank ist unbegrenzt. Der Server läuft auf allen wichtigen Betriebssystemen wie: Linux, UNIX (AIX, BSD, HP-UX, SGI 15

16 Vorbereitung und Installation Client IRIX, Mac OS X, Solaris, SunOS, Tru64), BeOS, Windows. Weitere Informationen finden Sie unter und Dokumentationen zur Installation und Administration finden Sie unter Mindestkonfiguration: Pentium 500 MHz mit mind. 256 MB RAM. Windows NT/98/ME/2000/XP/Vista. Für die Konfiguration von HTML- s wird der Internet Explorer ab Version 5 benötigt. Für die Client-Setup-Option "Für alle Benutzer einrichten" wir der Windows Installer ab Version 3 benötigt. Für die Darstellung wird eine Farbtiefe von 24 Bit oder höher empfohlen. Für die Anzeige der Info-Zentrale wird der Internet Explorer ab Version 6 benötigt. Hinweis: Das mitgelieferte Referenzprojekt erfordert die Unterstützung von langen Dateinamen für das Projektverzeichnis. Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Für Tobit David InfoCenter: Vorausgesetzt wird David zehn!. Für Microsoft Outlook: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook ab Version Für IBM Lotus Notes: Vorausgesetzt wird IBM Lotus Notes Version 7. Outlook AddIn Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook ab Version David AddIn Vorausgesetzt wird Tobit David zehn! (ab Feature Pack 04-Mar-2008). Direkter Export/Import nach/von Excel Vorausgesetzt wird ein installiertes Microsoft Excel ab Version 2000 (alternativ ist sonst ein Import/Export per ODBC möglich). Anbindung an Routenplanung Vorausgesetzt wird Microsoft MapPoint Version 2004/2006, klickroute 2006/2007/2008 oder eine Internetverbindung für die angebundenen Online-Routenplaner. Eine Liste der unterstützten Routenplaner finden Sie unter Konfiguration > Telefonverzeichnis/ Routenplaner > Routenplaner im Feld "Name". 16

17 Systemvoraussetzungen Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese Angaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Angaben stellen nur Beschreibungen dar und enthalten keine Garantie der Beschaffenheit der Produkte. Anbindung an Dokumenten Management Systeme (DMS) Vorausgesetzt wird Docuware Version 4.6/5.0 oder ELOoffice Version 6.0/7.0. Wenn DocuWare Version 4.6 und 5.0 parallel installiert sind, wird immer die neuere Version verwendet. DocuWare Version 5 erfordert zwingend den installierten "Fix0100" von DocuWare. Anbindung an digitale Signierungssoftware Vorausgesetzt wird Signiersoftware von e.siqia oder secrypt. Anbindung an Skype Vorausgesetzt wird Skype ab Version 3.1. Abgleich mit Windows Mobile 5/6 Vorausgesetzt wird ActiveSync ab Version 4.5. Abgleich mit Windows CE 3.x / PocketPC 200x Vorausgesetzt wird ein PDA mit StrongARM CPU und ActiveSync ab Version 3.1, z.b. PocketPC 200x oder Handheld PC. Die Synchronisation unter Windows Vista wird nicht unterstützt. Nur Win98/ME: Datei-Handles und Share einrichten Das Programm muss oft eine Vielzahl von Dateien gleichzeitig öffnen. Ihr Computersystem muss hierfür die erforderlichen Mittel bereitstellen. Dies geschieht über den Eintrag "FILES" in einer der Systemkonfigurationsdateien. Der Wert für die FILES muss mindestens 99 betragen, kann aber auch höher sein. Insbesondere, wenn Sie noch weitere Datenbankprogramme oder andere, "files-hungrige" Anwendungen betreiben wollen, sollten Sie den Wert für "FILES" entsprechend höher setzen. Einrichten von Arbeitsstationen / Einzelplatz Für Arbeitsstationen oder Einzelplätze müssen immer mindestens 99 FILES zur Verfügung gestellt werden. Dies erfolgt über den Eintrag "FILES = 99" in der entsprechenden Datei. Die FILES werden in der Datei "config.sys" im Stammverzeichnis der Arbeitsstation eingerichtet. Windows 98 kann zwar ohne die Systemdatei "config.sys" betrieben werden, 17

18 Vorbereitung und Installation allerdings werden dann Voreinstellungen verwendet, die für viele Programme nicht ausreichend sind. Für den Betrieb des crm muss diese Datei im Stammverzeichnis der Arbeitsstation vorhanden sein. Sie können diese Datei bei Bedarf mit einem Editor anlegen. Sie sollte mindestens den folgenden Eintrag enthalten: "FILES = 99". Netzwerk Damit in der Software verschiedene Arbeitsvorgänge parallel laufen können und im Netzwerk mehrere Benutzer gleichzeitig auf die Daten zugreifen können, müssen die entsprechenden Optionen für das Datei-Sharing eingestellt werden. Dies geschieht in der Regel über den SHARE-Befehl. Novell Netzwerke Auf jeder Win 98 Arbeitsstation sind zusätzlich noch File Handles für den Netzwerkbetrieb einzurichten. Dies erfolgt über den Eintrag "FILE HANDLES = 99" in den Konfigurationsdateien "shell.cfg" oder "net.cfg", je nachdem, in welchem Modus Ihr Netz betrieben wird. Nähere Auskünfte hierzu erteilt Ihnen Ihr Systemverwalter. Der Wert für "FILE HANDLES" sollte dabei dem in der Datei "config.sys" eingetragenen Wert "FILES" entsprechen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Werte für "FILES" und "FILE HANDLES" zusammengenommen nicht über 250 liegen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Änderungen an den Konfigurationsdateien erst beim erneuten Starten des Computers wirksam werden. Nachdem Sie das Installationsprogramm ausgeführt haben und nötigenfalls Änderungen an Ihren Konfigurationsdateien vorgenommen haben, sollten Sie Ihren Computer daher neu starten. 1.2 Architektur Der crm verfügt über eine klassische Client-Server (2-tier) Architektur, der crm selbst stellt dabei einen sog. "fat client" dar. 18

19 Server-Installation Die Verbindung zum Datenbankserver erfolgt bei MSSQL über OLEDB, bei PostgreSQL über libpq, über deren jeweilige Einstellungen dann auch die unterstützten Netzwerkprotokolle (z.b. TCP/IP), benötigte Ports sowie ggf. auch Verschlüsselungen der Verbindung festgelegt werden. Die Daten werden auf dem Datenbankserver verwaltet. Die Installationsdateien werden im Normalfall auf einem Fileserver (von allen Clients zugänglich) oder aber auf dem Datenbankserver selbst hinterlegt. 1.3 Server-Installation Bevor Sie die Installation starten, sollten Sie die folgenden Punkte bedenken: Die Installation muss unbedingt über das Installationsprogramm erfolgen. Für die Installation sind Administrationsrechte erforderlich. Für eine Einzelplatz- oder Notebookinstallation gehen Sie wie bei einer Server- Installation vor. Nach der Server-Installation muss aber keine Client-Installation (Client.exe) durchgeführt werden. Das Server-Setup (1) muss lokal auf dem Datenbankserver ausgeführt werden, da auf diesem die crm Systemdatenbank und der Datenbankbenutzer angelegt werden muss. Die Programmdateien können entweder lokal (2b) oder unter jedem erreichbaren UNC Pfad (2a) (z.b. \\MyFileServer\combit\cRM\) installiert werden. Zum besseren Verständnis dient die nachfolgende Grafik. Bei Installation von PostgreSQL auf einem Nicht-Windows-System ist ein gesondertes Vorgehen notwendig. Weitere Informationen finden Sie unter "PostgreSQL Server Installation". Sollten Sie die Microsoft SQL Server 2005 Express Edition oder die MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine) installieren, dann ist diese der lokale Server. Dies wäre 19

20 Vorbereitung und Installation zum Beispiel bei einer Notebook-Installation der Fall. Zum besseren Verständnis dient die nachfolgende Grafik. 20 Falls kein lokaler Datenbankserver zum Setup-Zeitpunkt vorhanden ist, und die Microsoft SQL Server 2005 Express Edition oder MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine) bei der Installation auch nicht als Feature gewählt wird, werden nur die Programmdateien installiert (entspricht einer dezentralen Installation). Die Datenbank Server-Anbindung muss in diesem Fall manuell vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Datenbankverbindung wählen". Microsoft SQL Server Installation Server MS-SQL Server Anmeldeart Generell werden sowohl SQL Server als auch Windows Authentifizierung unterstützt. Die empfohlene Anmeldeart ist die SQL Server Authentifizierung: Das crm Setup richtet dafür einen neuen (frei wählbaren) SQL Server Benutzer ein, der zur Anmeldung verwendet werden kann. Diesem Benutzer werden vom Setup auch automatisch die notwendigen Zugriffsrechte auf die combit Datenbanken (combit_crm_system und combit_crm_solution2_de) gewährt. Falls der vorhandene MS SQL Server ausschließlich Windows Authentifizierung zur Anmeldung unterstützt gibt es folgende Möglichkeiten: Wählen Sie im SQL Server in den Server-Eigenschaften (Eigenschaften > Sicherheit) als Serverauthentifizierung die Option "SQL Server- und Windows- Authentifizierungsmodus". Dadurch kann das Setup alle vorgenannten notwendigen Einstellungen automatisch vornehmen. Legen Sie im SQL Server (Ordner Sicherheit) die jeweiligen Windows-Benutzer selbst an und gewähren Sie die notwendigen Zugriffsrechte (db_datareader; db_datawriter) auf die combit Datenbanken (combit_crm_system und combit_crm_solution2_de). Beziehungen zwischen den Datenbankmodul-Berechtigungshierarchien:

21 Server-Installation Installation ohne Microsoft SQL Server 2005 Express Edition oder MSDE bei vorhandenem MS SQL Server Das Setup muss auf dem Server ausgeführt werden, auf dem auch die MS-SQL Server Instanz ausgeführt wird. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. Falls die vorhandene MS SQL Server Installation ausschließlich Windows Authentifizierung erlaubt, wählen Sie diese Anmelde-Option entsprechend auch im Installationsassistenten. Installation mit Microsoft SQL Server 2005 Express Edition oder MSDE Die mitgelieferte Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) oder Microsoft SQL Server 2005 Express Edition wird auf dem Computer installiert, auf dem das Setup ausgeführt wird. Als Name der Standard-Instanz wird bei der MSDE automatisch der Computername gesetzt, bei SQL 2005 "<Computername>\SQLEXPRESS". Diese Information benötigen Sie später zum Login. Hinweis: Standardmäßig ermöglichen SQL Server 2005 Express Edition, SQL Server 2005 Evaluation Edition und SQL Server 2005 Developer Edition nur lokale Clientverbindungen. Damit der crm Client sich mit dem SQL Server bzw. der Datenbank verbinden kann, muss in der sichergestellt sein, dass der Microsoft SQL Server für Remoteverbindungen konfiguriert wurde. Anderenfalls erhält der Client beim Start des crm folgende Meldung "SQL Server does not exist or access denied" bzw. "SQL Server ist nicht vorhanden, oder der Zugriff wurde verweigert". Ausführliche Informationen für die Konfiguration, sowie Problemlösungen finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "MSSQL2005: Ursachen bei Verbindungsproblemen vom crm Client". 21

22 Vorbereitung und Installation PostgreSQL Server Installation Generell kann die crm-installation nur auf bestehenden PostgreSQL Versionen aufsetzen. d.h. PostgreSQL wird nicht mitgeliefert. Im Unterschied zum MS SQL Server unterstützt PostgreSQL keine Windows Authentifizierung. Für die PostgreSQL Server Authentifizierung richtet das crm Setup einen neuen (bestimmbaren) Server Benutzer ein, der zur Anmeldung verwendet werden kann. Diesem Benutzer werden vom Setup auch automatisch die notwendigen Zugriffsrechte auf die combit_crm_system, combit_crm_solution2_de sowie combit_crm_solution_en Referenzprojekt-Datenbanken gewährt. Der Client Zugriff erfolgt über die Bibliothek libpq, die durch das crm Serversetup den Clients zentral im crm Installationsverzeichnis zugänglich gemacht wird. Für den Client-Zugriff ist es notwendig, im Dialog Datenbank-Cluster initialisieren die Option Verbindungen auf allen Netzadressen annehmen, nicht nur auf Localhost zu aktivieren. Sofern Sie diese Option bei der PostgreSQL-Installation nicht aktiviert haben, müssen Sie die PostgreSQL-Installation erneut durchführen und diese Option aktivieren. 22 Zusätzlich müssen in der Datei \Postgres\Data\pg_hba.conf die IP-Adressen der Clients angegeben werden. Dies kann z.b. in folgender Form erfolgen: # PostgreSQL Client Authentication Configuration File # =================================================== # # This file controls: which hosts are allowed to connect, how clients # are authenticated, which PostgreSQL user names they can use, which

23 Server-Installation # databases they can access. Records take one of these forms: ## # TYPE DATABASE USER CIDR-ADDRESS METHOD host all all /32 trust host all all /32 trust host all all /32 trust ( ) Um die phonetische Suche nutzen zu können, muss die Unterstützung einer phonetischen Suche ("SOUNDEX") bei der Installation aktiviert werden. Die Option heißt "Fuzzy String Match". Hinweis: Dokumentationen zur Installation und Administration finden Sie unter Beachten Sie auch die Informationen in unserer Knowledgebase unter in "Administrationswerkzeuge für PostgreSQL 8" und "Replikationslösungen für PostgreSQL". Unterstützung von PostgreSQL Version 8.3 Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall auf den Clients die Microsoft Visual C Runtime Module installiert sein müssen, da die PostgreSQL 8.3 Bibliotheken diese zwingend erfordern. Diese Module sind nicht Bestandteil der crm-installation und wurden durch das PostgreSQL 8.3 Installationspaket lediglich auf dem Datenbankserver- System installiert und prinzipbedingt nicht auf den Clients. Zur Installation auf den Clients laden Sie das Microsoft Visual C Runtime Installationspaket direkt bei Microsoft unter herunter und führen dies auf den Clients aus. Der neu hinzugekommene Feldtyp 'unique identifier' wird bislang vom crm noch nicht direkt unterstützt. Installation auf einem NICHT-Windows Server Der PostgreSQL-Server läuft wie oben erwähnt auf allen wichtigen Betriebssystemen (z.b. Linux). Das Setup Programm des crm kann jedoch nur auf Windows Systemen laufen (siehe Systemvoraussetzungen). Um dennoch eine Installation durchführen zu können, muss die crm-server-installation auf einem Windows Betriebssystem mit einer installierten Windows Version von PostgreSQL ausgeführt werden. Diese "Hilfsinstallation" wird benötigt, da einige Programme der Installation auch vom crm- Installationsprogramm genutzt werden. Ohne diese Programme ist eine crm-installation auf einem PostgreSQL Server nicht möglich. Nach der erfolgreichen crm-installation kann diese "Hilfsinstallation" wieder gelöscht werden. Gehen Sie also folgendermaßen vor um den crm z.b. auf einem Linux-Server zu installieren, auf dem SAMBA und PostgreSQL laufen. D.h. der Linux-Server soll sowohl als File-Server als auch als Datenbank-Server fungieren. 1. PostgreSQL für Windows auf einer Windows Workstation installieren. 23

24 Vorbereitung und Installation 2. Auf dieser Workstation das crm Setup ausführen und auf eine Linux -Server Freigabe installieren. 3. Beim Setup im Dialog "Datenbank Server Anmeldung" als Datenbankserver den Linux- Server (Nicht-Windows-PostgreSQL-Server) mit entsprechenden Zugangsdaten angeben. Der crm Datenbankbenutzer (z.b. "crm_user") muss dort bereits manuell eingerichtet worden sein, da das Setup keinen PostgreSQL-Server Benutzer einrichtet, der zur Anmeldung verwendet werden kann. 4. PostgreSQL für Windows auf der Workstation wieder deinstallieren. 5. Die Solution muss nicht transferiert werden, sie wird bereits auf dem Linux-Server korrekt installiert. Start des crm-installationsprogramms Beachten Sie die datenbankspezifischen Informationen unter "Microsoft SQL Server Installation" und "PostgreSQL Server Installation". Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk ein. Das Setup sollte nun automatisch gestartet werden, sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie aus der Taskleiste Start > Ausführen, geben Sie "<Laufwerk>:\crm.exe" ein und betätigen Sie die Schaltfläche OK. Folgen Sie nun den Anweisungen des Installationsprogramms. Als Installationsverzeichnis sollten Sie ein freigegebenes Verzeichnis (auf einem beliebigen Server) angeben, auf das von Arbeitsplätzen aus zugegriffen werden kann, und welches lange Dateinamen unterstützt. Dialog "Eingabe Seriennummern und Product Key": Unter "Basislizenz" geben Sie die Seriennummer und den Product Key der Basislizenz ein. Unter "Netzwerk/Notebook Lizenz" geben Sie dann die Seriennummer und den Product Key der Netzwerk- oder Notebooklizenz ein. Dialog "Datenbanksystem auswählen": Wählen Sie das Datenbanksystem, z.b. Microsoft SQL Server Bei Auswahl "Microsoft SQL Server 2005" folgt der Dialog "Microsoft SQL Server 2005": Wählen Sie, ob explizit eine neue SQLExpress (bzw. MSDE) Instanz installiert oder eine bereits existierende Instanz verwendet werden soll. Im ersten Fall wird eine neue SQLExpress (bzw. MSDE) Instanz "COMBIT_CRM" mit Benutzer "sa" und Passwort "combit" (bzw. <leer> bei der MSDE) installiert. Dieses Passwort sollten Sie nach der Installation umgehend ändern. Diese Option führt selbst bei bereits (unwissentlich) vorhandenen MSSQL Instanzen zu einer reibungslosen Installation. 24

25 Server-Installation Dialog "Funktionen auswählen": Hier wählen Sie die gewünschten Features aus, zum Beispiel, ob die Microsoft SQL Server 2005 Express Edition oder Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) installiert werden soll (sofern möglich). Hinweis: Möchten Sie nachträglich Features ändern, können Sie dies in der Systemsteuerung unter "Software" und dem dortigen Eintrag "combit Relationship Manager". Dialog "Datenbankserver Anmeldung für den Installationsassistenten": Bei Verwendung der Windows Authentifizierung (nur bei MS SQL Server verfügbar) muss der jeweilige Windows-Benutzer im MS SQL Server eingerichtet sein. Weitere Informationen zur Windows Authentifizierung siehe Abschnitt "MS-SQL Server Anmeldeart". Bei SQL Server Authentifizierung geben Sie hier die Daten zur Anmeldung am Datenbankserver an, damit der Installationsassistent den Datenbankbenutzer und die Systemdatenbank auf dem Datenbankserver anlegen kann. Falls zuvor das Feature "MSDE" oder eine neue SQLExpress-Instanz installiert wurde, sind Benutzer "sa" und Passwort "combit" (SQLExpress) bzw. "<leer>" (MSDE) bereits angelegt. Dieses Passwort sollten Sie nach der Installation umgehend ändern. 25

26 Vorbereitung und Installation Dialog "Datenbankbenutzer für den combit Relationship Manager anlegen": Geben Sie hier einen Benutzernamen an, über den alle crm Clients auf den Datenbankserver zugreifen sollen. Dieser Benutzer wird vom Installationsassistenten automatisch auf dem Datenbankserver angelegt. 26

27 Client-Installation Vergabe der Rechte im Netz Sie müssen für die verschiedenen Benutzer von Ihrer Netzwerksoftware aus den Zugriff auf die crm-dateien ermöglichen. Für die Vergabe der Benutzerrechte im Netz ist es sinnvoll, die Projekte und Ansichten des crm in einem eigenen Unterverzeichnis "Projekte" zu verwalten. Dafür müssen den Benutzern weitgehende Rechte zugestanden werden. Haben Sie die Projekte und übrige Dateien getrennt, so brauchen Sie diese Rechte nur für das Projekt-Verzeichnis und nicht auch für das Programmverzeichnis zu vergeben. Für einen Benutzer sollten Sie beispielsweise für dieses Projektverzeichnis die Rechte "RWCMF", also "Read", "Write", "Create", "Modify" und "File Scan" vergeben. So können Sie für die einzelnen Verzeichnisse genau die Rechte festlegen, die Sie dem Benutzer gewähren möchten. Für das ganze crm-verzeichnis sollte jedoch jeder Benutzer das Recht "File Scan" besitzen. Einrichten der Benutzer Um die Benutzer im crm einzurichten, starten Sie diesen und wählen Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer. Der Benutzer "Administrator" ist hier bereits angelegt. Wichtig! Aus Sicherheitsgründen sollten Sie unbedingt ein Passwort für den Benutzer "Administrator" vergeben, da diesem bereits alle vorhandenen Rechte zugeteilt sind. Mehr Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung". 1.4 Client-Installation Das Client-Setup ermöglicht Administratoren eine komfortable Installation in großen Netzwerken. Hinweis: Bei einer Einzelplatz- oder Notebookinstallation ist die Ausführung der Client- Installation nicht notwendig. Unter Windows NT/2000/XP/Vista sind bei der Einrichtung Administrator-Rechte für den Benutzer notwendig. Diese benötigen Sie für Registry-Einträge, MDAC (nur MS SQL Server), oder Dateieinträge in das System32-Verzeichnis. Unter NT/2000/XP/Vista können jedoch auch Gruppenrichtlinien für den lokalen Computer festgelegt werden. Hierzu muss durch den Administrator die Gruppenrichtlinie "Immer mit erhöhten Rechten installieren" für die Benutzer und Computerkonfiguration aktiviert werden. 27

28 Vorbereitung und Installation Rufen Sie das Programm "client.exe" aus dem crm-programmverzeichnis auf und folgen Sie den Anweisungen. Das Client-Setup ist auch in englischer Sprache verfügbar. Die vorgenommenen Einstellungen können entweder für den aktuellen Benutzer oder für alle Benutzer dieses Computers vorgenommen werden sollen (Ausnahme: Der Palm Abgleich wird ausschließlich für den aktuellen Benutzer eingerichtet). Benötigt Windows Installer Version 3. Am Ende der Client Installation wird nach einem Benutzernamen für die Arbeit im crm gefragt, dieser wird automatisch in der Registry eingetragen. Dieser Benutzer muss vom Administrator im crm angelegt sein. Installation ohne Benutzerinteraktion (Setup als MSI Datei) Um die Client-Installation im Zusammenhang mit servergespeicherten Profilen (sog. Roaming Profiles) oder für alle Benutzer einer Domäne durchzuführen, kann über die Windows Installer Datei "client_de.msi" eine Installation ohne Benutzerinteraktion durchgeführt werden (z.b. durch ein Login- oder ein WMI-Script). Dabei ist dann die Option "Für aktuellen Benutzer" zu aktivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch im Microsoft TechNet. Diese MSI-Datei Datei finden Sie auf der Produkt-CD im Verzeichnis "Client_MSI". Eine Beschreibung der Kommandozeilen-Optionen finden Sie im Dokument "client_msi.pdf" im gleichen Verzeichnis. Programmdateien lokal kopieren Bei Netzwerken mit geringer Bandbreite kann die Startzeit der Anwendung beschleunigt werden, indem die Programmdateien lokal auf den Client kopiert werden. Wir empfehlen diese Option ausschließlich für Netzwerke mit geringer Bandbreite (z.b. Einwahlverbindungen), um so die Startzeit der Anwendung zu beschleunigen. 28

29 Datenbankverbindung wählen Ist diese Option aktiviert, werden die Programmdateien des crm (und das Unterverzeichnis "Data") lokal auf den Client kopiert, so dass der crm beim Start die lokalen Programmdateien verwendet. Der Administrationsaufwand erhöht sich dadurch jedoch, da ServicePacks dann nicht mehr nur zentral eingespielt zu werden brauchen. Diese Option ist somit nur für erfahrene Anwender geeignet. Wenn auf dem Server ein neues Servicepack eingespielt wird, muss die Client-Installation erneut gestartet werden. Mit der Option "Reparieren" wird dann der Client mit etwaig aktualisierten Programmdateien vom Server aktualisiert. Alternativ kann das Servicepack auch direkt auf dem Client eingespielt werden. 1.5 Datenbankverbindung wählen Falls die Client-Installation nicht ausgeführt wurde, wird beim Start automatisch die Datenbankverbindungsinformation des Server-Setups verwendet. Um die Datenbankverbindung (Connection) zu ändern oder manuell herzustellen, wählen Sie Konfiguration > Datenbank > Datenbankverbindung. Wählen Sie das Datenbanksystem aus. Geben Sie unter Datenbankserver den Instanznamen des Datenbankservers an, für den Sie das Server-Setup ausgeführt haben. Geben Sie die Anmeldedaten für den Datenbankserver an: Bei Verwendung der Windows Authentifizierung (nur bei MS SQL Server verfügbar) muss der jeweilige Windows-Benutzer im MS SQL Server eingerichtet sein. 29

30 Vorbereitung und Installation Bei Verwendung der Datenbank-Authentifizierung geben Sie hier die Datenbankserver-Anmeldedaten an (Standard: "crm_user", kein Passwort). Bei den Anmeldedaten handelt es sich nicht um den crm-benutzer! Weitere Informationen zur Anmeldung siehe auch "MS-SQL Server Anmeldeart" in Kapitel "Server-Installation". 1.6 Update-Installation Server-Setup Sichern Sie Ihr Installationsverzeichnis und Ihre Datenbanken. Deinstallieren Sie den combit Relationship Manager über die Systemsteuerung. Führen Sie Installation der neuen Version aus. Installieren Sie die neue Version in den selben Ordner wie die alte Version. Nach der Installation des Updates haben Sie die Möglichkeit, Ihre Termine und Aufgaben aus dem time manager des crm 2004 in die Termin- und Aufgabenverwaltung zu übernehmen. Um die Übernahme zu starten, wählen Sie in der crm- Programmgruppe den Eintrag "Migration time manager". Dieser Eintrag ist erst nach einer Update-Installation vorhanden. Ihre Projekte, Daten, Benutzereinstellungen etc. bleiben erhalten und stehen Ihnen anschließend wieder wie gewohnt zur Verfügung. Arbeitsplatz-Setup Auf den Arbeitsplätzen muss das Client-Setup nicht erneut ausgeführt werden. Dies ist nur dann notwendig, wenn neue Funktionen auf einem Arbeitsplatz installiert werden sollen oder Programmdateien lokal installiert wurden. 30

31 Lizenz & Lizenzupgrade In diesem Fall entfernen Sie zunächst die bestehende Client-Installation über die Systemsteuerung und führend anschließend das Client-Setup der neuen Version aus dem crm Installationsverzeichnis neu durch, wo Sie dann optional auch neue Funktionen aktivieren können. 1.7 Lizenz & Lizenzupgrade Wählen Sie? > Über um die Lizenzinformationen und die Seriennummer des Produkts anzuzeigen. Laufen auf einem Arbeitsplatz eine oder mehrere crm Instanzen mit denselben crm- Logins (crm Benutzername), so verbrauchen diese Instanzen gemeinsam genau eine crm Lizenz. Laufen auf einem Arbeitsplatz mehrere crm Instanzen mit unterschiedlichen crm- Logins (crm Benutzername), so verbrauchen diese Instanzen je unterschiedlichem crm-login jeweils eine crm Lizenz. Jede Teminalserver Session wird wie ein Arbeitsplatz behandelt. Sofern Sie Ihren Lizenzumfang erweitern oder die Testversion freischalten möchten, wählen Sie in der crm-programmgruppe den Eintrag "Lizenz-Upgrade". 1.8 Online-Registrierung Es ist empfehlenswert Ihre Kopie des combit Relationship Manager online zu registrieren. Wenn Sie Ihr Produkt registrieren, wird Ihre Seriennummer in der combit-datenbank gespeichert und Sie kommen zudem in den Genuss spezieller Softwareangebote und werden über alle Upgrades oder Updates des Produkts rechtzeitig informiert. Klicken Sie auf das Menü? und wählen Sie die Option Online-Registrierung. Folgen Sie den Online-Anweisungen und füllen Sie das elektronische Formular aus. 1.9 Aktualitätsprüfung Es ist empfehlenswert, jeweils das aktuell verfügbare Service Pack zu installieren. Über das Menü? > Online-Support > Aktualitätsprüfung im Internet wird geprüft, ob ein Service Pack verfügbar ist Migration von combit address manager Haben Sie bisher mit dem combit address manager gearbeitet, hilft Ihnen der Migrationsassistent dabei, möglichst viele Informationen Ihrer bestehenden Datenbanken in den crm zu migrieren. Rechnen Sie aber bitte auf jeden Fall noch Zeit für die Nachbearbeitung ein, 31

32 Vorbereitung und Installation Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Migration nur für den MSSQL Server möglich ist, nicht für PostgreSQL. Sie können allerdings die address manager Datenbank in eine MSSQL-Datenbank migrieren und diese Datenbank anschließend über entsprechende Tools von Drittanbietern nach PostgreSQL konvertieren. Dabei bestehen folgende Übernahmemöglichkeiten: 32 Weitestgehende Übernahme der Daten. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in separate relational verknüpfte Tabellen überführt. Die relationalen Verknüpfungen werden im crm automatisch angelegt. Die bisherigen Feldtypen werden in crm-kompatible Feldtypen überführt. Übernahme der bestehenden Eingabemaske. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in neue Tabellenobjekte umgewandelt. Für die entsprechenden Detailansichten werden automatisch neue Eingabemasken angelegt. Sofern möglich, werden die address manager Funktionen von Buttons automatisch in entsprechende crm Funktionen umgesetzt. Bestehende Codefeldbeschreibungen werden in das neue Projekt eingetragen. Auch Funktionsdefinitionen für Übernahmemasken, Einzeldruckmasken, Einzel- s und Programme des ausgewählten Benutzers werden übernommen. Auch bestehende Sortierungen können zum Teil einstufig übernommen werden. Verweiscontainer können nicht automatisch in eine Relation umgesetzt beziehungsweise migriert werden, da sie auch Datenbank-übergreifend sein können. In diesem Fall wird der Inhalt des Verweiscontainers jedoch in ein Bemerkungsfeld übernommen. Start des Migrationsvorgangs: Starten Sie den Migrationsassistent über die Datei "am2crm.exe" im crm- Programmverzeichnis. Wählen Sie den Befehl Datei > Migrieren. Geben Sie das bisherige address manager Verzeichnis an (in der Regel wird Ihnen bereits das richtige vorgeschlagen), sowie den Benutzer, dessen Konfiguration als Vorlage dienen soll. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datenbank und die Eingabemaske aus. Nun wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Datenbankserver aus. Geben Sie nun die bestehende Datenbank an, beziehungsweise geben Sie einen neuen Namen für eine solche ein. Bitte beachten Sie, dass weder Datenbanken noch Tabellen mit dem Namen der dbf-datei oder eines Container-Feldes existieren dürfen. Zuletzt geben Sie noch einen Dateinamen für die neue Projektdatei an. Sie haben auch die Möglichkeit weitere address manager Datenbanken in eine bestehende Projektdatei zu migrieren. Wählen Sie dazu die Option "Bestehende Projektdatei

33 Migration von combit address manager erweitern". Beachten Sie dabei, dass Feldbezeichnungen nicht doppelt vorkommen dürfen. Wenn also in weiteren Datenbanken ebenfalls ein Feld "Dokumente" existiert, müssen Sie dieses erst umbenennen. Starten dann über "Weiter" den Migrationsvorgang, der nun automatisch abläuft. 33

34 Einstieg und Bedienung 2. Einstieg und Bedienung Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Überblick über die Arbeitsumgebung und die verschiedenen individuellen Einstellungsmöglichkeiten. 2.1 Arbeitsumgebung Die Arbeitsumgebung hat verschiedene Elemente und Fenster: Projekt-Menüleiste: In der oberen Menüleiste können Sie neue Projekte und Ansichten öffnen, diese konfigurieren sowie die Darstellung der Fenster und Symbolleisten nach Ihren Wünschen anpassen. Projekt-Symbolleiste: Diese stellt je nach ausgewähltem Element verschiedene Funktionen zur Verfügung, die auf Mausklick ausgewählt werden können. 34

35 Navigation Navigation: Stellt die verschiedenen Ansichten des gerade geöffneten Projekts sowie die aktiven Benutzer übersichtlich dar. Per Mausklick kann so die gewünschte Ansicht geöffnet werden. Ansicht-Menüleiste: Hier stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die die momentan geöffnete Ansicht betreffen, wie etwa das Setzen eines Filters, die Ausgabe von Daten, usw. Ansicht-Symbolleiste: Per Mausklick haben Sie Zugriff auf die wichtigsten Funktionen, die diese Ansicht betreffen. MDI Tabs: Zum Wechseln zwischen den Ansichten. Die MDI-Tabs können oben/ unten/links/rechts platziert werden. Die MDI-Tabs haben eine Tooltip mit den Daten des aktuellen Datensatzes. Eingabemaske: In diesem Bereich der Oberfläche werden die geöffneten Ansichten dargestellt. Hier werden die Eintragungen, beziehungsweise Änderungen an Datensätzen vorgenommen. Statusleiste: Anzeige von Benutzername, Datenbank und Anzahl Datensätze/ Datensätze im Filter. 2.2 Navigation Die Navigation bietet eine zentrale Navigationsmöglichkeit und einfachen Zugriff auf verschiedene Bereiche. Info-Zentrale, Termine/Aufgaben, Anrufe. Diese internen Ansichten können vollständig ausgeblendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Allgemein" in Kapitel "Allgemeine Einstellungen". Ansichten: Die Anordnung der Ansichten lässt sich über Konfiguration > Projekt > Navigationsstruktur frei konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter "Navigationsstruktur" in Kapitel "Konfiguration Projekt" Aktive Benutzer: Hier sehen Sie die aktuell angemeldeten Benutzer. Favoriten: Hier können häufig verwendete Datensätze zu Favoritenordnern hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Favoriten" in Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten". Verlauf: Hier werden Verweise auf die zuletzt angesehenen Datensätze gespeichert. Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf" in Kapitel "Suchen von Datensätzen". 35

36 Einstieg und Bedienung Sie können die großen Schaltflächen in kleine Schaltflächen umwandeln und in einer einzigen Reihe von Symbolen am unteren Rand des Navigationsbereichs anzeigen. Zeigen Sie dazu auf die horizontale Trennleiste am oberen Rand der Schaltflächen und 36

37 Info-Zentrale ziehen Sie den Teiler nach oben oder unten, sobald sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt. 2.3 Info-Zentrale Die Info-Zentrale ist eine zentrale Web-Ansicht, die als allgemeines Informationsportal genutzt werden kann. Um die Info-Zentrale zu öffnen, doppelklicken Sie auf den Eintrag in der Navigation oder wählen Ansichten > Info-Zentrale. Den Pfad zu dieser HTML-Datei definieren Sie über Konfiguration > Projekt > Eigenschaften > Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter "Projekteinstellungen" in Kapitel "Konfiguration Projekt". 2.4 Symbolleisten und Menüs Sobald ein Projekt und anschließend eine Ansicht geöffnet wurde, stehen Ihnen im Menü des Fensters die Funktionen zur Verfügung, die sich auf die gerade geöffnete Ansicht beziehen. 37

38 Einstieg und Bedienung Symbole in der Ansichten-Symbolleiste Die wichtigsten Funktionen der Ansicht-Symbolleiste werden hier kurz erläutert: Ansicht > Liste Aktiviert die Anzeige der Datensätze in Listenform. Ansicht > Karteikarte Aktiviert die Anzeige der Datensätze in Karteikartenform. Ansicht > Web Aktiviert die Anzeige der Web-Ansicht. Datensatz > Neu Legt einen neuen, noch leeren Datensatz an. Datensatz > Speichern Speichert die Änderungen am aktuellen Datensatz. Datensatz > Löschen Markiert den aktuellen Datensatz als gelöscht. Suchen > Suchen Ruft die Normalsuche auf. Suchen > Schnellsuche Ruft die Schnellsuche auf. Termin > Neuer Termin zum Datensatz Anlegen eines neuen Termins, in Verbindung mit aktuellem Datensatz. Termin > Neue Aufgabe zum Datensatz Anlegen einer neuen Aufgabe, in Verbindung mit aktuellem Datensatz. Organisation > Filter / Extrakt > QBE Selektieren von Datensätzen über die Eingabemaske. Organisation > Filter > Allgemein Selektieren von Datensätzen nach verschiedensten Kriterien. Organisation > Filter > Letzter Filter Aufrufen des letzten Filters bzw. Filter zurücksetzen. Symbole in allgemeinen Dialogen Die folgenden Schaltflächen werden Ihnen immer wieder in den unterschiedlichsten Dialogen begegnen. Daher werden Sie hier kurz erläutert: "Neu": zum Anlegen eines neuen Eintrags. 38

39 Tastenkombinationen verwenden Kontextmenüs "Löschen": zum Löschen eines Datensatzes, eines Eintrags, usw. "Speichern": das Eingetragene soll gespeichert werden. "Bearbeiten": zum Ändern eines bereits bestehenden Eintrags. "Pfeil hoch": um einen Eintrag in einer Liste nach oben zu schieben. "Pfeil runter": um einen Eintrag in einer Liste nach unten zu schieben. "Formel": öffnet den Formel-Assistenten. Über die Kontextmenüs der Felder erhalten Sie Hilfe bei der Dateneingabe bzw. können so auch noch schneller auf die für das jeweilige Feld zur Verfügung stehenden Funktionen zugreifen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld, um das Kontextmenü aufzurufen. Je nach Feldtyp haben Sie unterschiedliche Funktionen zur Verfügung: Sie können z.b. aus einem -feld direkt den Befehl " senden" wählen. Sie können für direkt den Dialog für die Normalsuche aufrufen. Für Felder vom Typ "Dateiverweis", "Eingebettete Datei", "Grafik" und "DMS Dokument" ist ein dateitypspezifisches Explorer-Kontextmenü verfügbar. 2.5 Tastenkombinationen verwenden Tastenkombinationen sind eine einfache und schnelle Alternative für die Navigation, die anstelle der Maus oder der Menüs verwendet werden können. Tastenkombinationen werden normalerweise über die Tasten ALT, STRG, und/oder UMSCHALT in Verbindung mit einem Buchstaben oder einer Zahl aktiviert. Vordefinierte Tastenkombinationen Im allgemeinen gilt, dass unterstrichene Buchstaben in Dialogen, ebenso wie im Menü, für so genannte Shortcuts stehen. Über Drücken der Taste "ALT" zusammen mit dem entsprechenden Buchstaben wird also beispielsweise der zugehörige Befehl ausgeführt oder man gelangt in das entsprechende Feld. Beispiel: Über die Kombination "ALT+S" und anschließendem Drücken von "u" gelangen Sie in den Dialog zur Normalsuche. Im Dialog zur Normalsuche gelangen Sie über die Tastenkombination "ALT+o" in das Auswahlfeld für die Suchoptionen. Erkennen können Sie dies an dem unterstrichenen "o" im Wort "Suchoption". 39

40 Einstieg und Bedienung Innerhalb von Listen können Sie über den Anfangsbuchstaben der Einträge zwischen diesen hin- und herspringen. Beispiel: Im Dialog zur Normalsuche können Sie in der Liste der zu untersuchenden Felder über Drücken von "a" direkt zum Feld "Abteilung", oder durch Drücken von "z" direkt auf "Zusatz1" springen. Bei Eingabefeldern und dazugehörigen Buttons, wie etwa oder einem Kalender- Button, betätigen Sie (sofern Sie mit dem Cursor im Eingabefeld stehen) über "ALT"+"Pfeil-nach-unten" den zugehörigen Button. Im Falle des Kalender-Buttons wird also beispielsweise die Kalenderübersicht zur Auswahl eines Datums geöffnet. Comboboxen lassen sich auf die gleiche Art und Weise aufklappen. Zwischen den verschiedenen Registerkarten einer Ansicht können Sie über die Tastenkombination "ALT"+"1"-"9" hin- und herwechseln. Über "STRG"+"TAB" können Sie zwischen den geöffneten Ansichten wechseln. Um eine Ansicht zielgerichtet zu erreichen, verwenden Sie die Kombination "ALT"+"F", mit der sich das Menü "Fenster" öffnet. Darin sind die aktuell geöffneten Ansichten gelistet und über Wahl der jeweils vorstehenden Ziffer gelangen Sie direkt in die gewünschte Ansicht. Tastenkombinationen selbst definieren Sie haben auch die Möglichkeit, für die Menüpunkte verschiedene Tastenbelegungen selbst zu definieren. Um diese Tastenbelegungen festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie den Dialog zur Anpassung der Symbolleisten, und zwar über "den kleinen Pfeil nach unten" neben der entsprechenden Leiste. Wählen Sie "Anpassen" und klicken anschließend in das Register "Tastatur". Nun können Sie für die einzelnen Punkte die gewünschten Tastenkombinationen festlegen. Dazu geben Sie nach Auswahl des Befehls im Feld "Neue Tastenkombination" diese ein und klicken dann auf "Zuordnen". 2.6 Arbeitsumgebung individuell einrichten Sie können bestimmte Elemente der Arbeitsumgebung ändern und an Ihren Arbeitsstil anpassen. Programmfenster anpassen Diese Anpassungen gelten unabhängig davon, welche Ansichten Sie geöffnet haben. Anzeige der Fenster Um die Navigation ein-/auszublenden wählen Sie Fenster > Navigation. 40

41 Arbeitsumgebung individuell einrichten Um das Fenster zum Anzeigen der Dubletten ein-/auszublenden wählen Sie Fenster > Dubletten. Um die MDI Tabs zum Wechseln zwischen Ansichten ein-/auszublenden wählen Sie Fenster > MDI Tabs. Die MDI Tabs können über das Kontextmenü (Rechtsklick auf einen MDI-Tab) auch wahlweise oben, unten, links oder rechts platziert werden. Um die Darstellungsreihenfolge der Ansichten zu ändern ziehen Sie den entsprechenden MDI Tab mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle. Die Farben der MDI-Tabs können über die jeweilige Ansichtskonfiguration bestimmt werden (Registerkarte Allgemein). Über Fenster > Überlappend oder Fenster > Nebeneinander legen Sie die Darstellungsart der Ansichten fest, sofern Sie mehrere gleichzeitig geöffnet haben. Über Fenster > Symbole anordnen ordnen Sie minimierte Fenster. Über Fenster > Alle schließen werden alle Ansichten geschlossen (diese Funktion steht auch über Rechtsklick auf einen MDI Tab zur Verfügung). Im Menü Fenster werden auch alle geöffneten Ansichten aufgeführt. Wählen Sie hier, welche Ansicht in den Vordergrund geholt werden soll. Diese Funktionalitäten zur Anordnung der Fenster stehen Ihnen übrigens auch über das Menü Fenster > Fenster... in einem Dialog zur Verfügung. Automatisch im Hintergrund Die globalen Fenster Navigation und Dubletten lassen sich wahlweise automatisch im Hintergrund verbergen, so dass sie das gesamte Hauptfenster zur Darstellung der Ansicht zur Verfügung haben. Dazu klicken Sie in der Titelzeile des jeweiligen Fensters auf die Schaltfläche "Automatisch im Hintergrund". Wenn Sie das Fenster wieder anzeigen lassen möchten, bewegen Sie die Maus über die entsprechende Schaltfläche am linken Rand des Hauptfensters. Docking und Floating der Fenster Die globalen Fenster Navigation und Dubletten lassen sich wahlweise in die Oberfläche integrieren (andocken) oder wie unabhängige Dialoge öffnen, so dass sie als einzelne Fenster frei schweben. Dazu selektieren Sie das Fenster durch Drücken der Maus in der Titelleiste und verschieben sie dann mit weiterhin gedrückter Maus an einen beliebigen Platz, um sie dort abzulegen. Dabei wird über einen Rechteckrahmen dargestellt, an welche Stelle und mit welcher Größe das Toolfenster abgelegt würde. Wenn es in die Titelleiste eines bereits angedockten Toolfensters gezogen wird, dann wird es hinter das angedockte Fenster an dieser Position gelegt. Alternativ können Sie das Fenster auch auf die dargestellten Pfeile ziehen, um das Fenster am rechten, linken, unteren oder oberen Rand anzudocken (Systemvoraussetzung: eine höhere Farbtiefe als 256 Farben). 41

42 Einstieg und Bedienung Legen Sie ein Fenster an einer anderen Stelle ab, dann wird es nicht angedockt, sondern als frei verschiebbares (floating) Fenster dargestellt. Um die Größenverhältnisse der verschiedenen angedockten Fenster zu regeln, können Sie diese genau an der Grenze zu Ihren Nachbarn über die Maus vergrößern, bzw. verkleinern. Der Platz wird dann zwischen den Beteiligten neu aufgeteilt. Das funktioniert sowohl in horizontaler, als auch in vertikaler Richtung. Ansichten-Fenster anpassen Mit dem Eingabemasken-Designer haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemaske der Ansichten zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Eingabemasken- Designer". Symbolleisten und Menüleisten anpassen Es stehen Ihnen viele Symbolleisten zur Verfügung, die Ihnen den Zugriff auf häufig gebrauchte Funktionen erleichtern. Sie entscheiden welche Symbolleisten angezeigt werden und wo die Symbolleisten im Programmfenster positioniert werden. Das Anpassen der Symbolleisten und Menüleisten ist im Prinzip so vorzunehmen, wie aus anderen Office-Produkten bereits bekannt, daher wird es hier relativ knapp beschrieben. 42

43 Arbeitsumgebung individuell einrichten Hinweis: Beachten Sie, dass es sich bei Projekt-Symbolleiste und Ansicht- Symbolleiste um zwei unterschiedliche Bereiche handelt. Diese werden in unterschiedlichen Dialogen bearbeitet und können nicht gemischt werden. Schaltflächen und Menüeinträge hinzufügen oder entfernen Das Vorgehen zum Anpassen von Ansicht-Symbolleisten ist analog zur Projekt- Symbolleiste, mit dem Unterschied, dass Sie in der Ansicht mehrere Leisten zur Verfügung haben. Um die Symbolleiste individuell anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie "den kleinen Pfeil nach unten" in der Symbolleiste und klicken auf "Schaltflächen hinzufügen oder entfernen". Wählen Sie die entsprechende Symbolleiste, wenn Sie per Mausklick, beziehungsweise Drag & Drop Funktionen aus der Symbolleiste entfernen oder hinzufügen möchten. Um weitere neue Funktionen hinzuzufügen, wählen Sie keine Symbolleiste, sondern "Anpassen". Wählen Sie dann die Registerkarte "Befehle". Hier können Sie aus verschiedenen Kategorien wählen und die gewünschten Befehle einfach per Drag & Drop in die Symbolleiste oder Menüleiste aufnehmen. Befehle aus den Untermenüs können jedoch erst dann platziert werden, nachdem der Hauptmenüpunkt in die Leiste eingefügt wurde. 43

44 Einstieg und Bedienung 44 Beispiel: Um den Befehl "Freie SQL-Abfrage" (Organisation > Filter/Extrakt > Freie SQL-Abfrage) in der Symbolleiste zu platzieren, müssen Sie zuerst den Befehl "Filter/Extrakt" in die Leiste einfügen. Lassen Sie den Dialog zur Anpassung geöffnet und klicken auf den hinzugefügten Menüpunkt "Filter/Extrakt". Per Drag & Drop können Sie nun den Befehl "Freie SQL-Abfrage" aus dem Menü in der Symbolleiste platzieren. Anschließend (lassen Sie den Dialog zur Anpassung geöffnet) löschen Sie den Menüpunkt "Filter/Extrakt" über Rechtsklick > Löschen. Symbolleisten ausblenden Über die Registerkarte "Symbolleisten" können Sie die verschiedenen Symbolleisten ein- /ausblenden. Alternativ wählen Sie in der Ansicht den Menüpunkt Ansicht > Symbolleisten bzw. in der Projektmenüleiste Fenster > Symbolleisten um Symbolleisten ein- /auszublenden. Menüeinträge oder Schaltflächensymbol ändern Möchten Sie einen Menüeintrag oder ein Schaltflächensymbol bearbeiten öffnen Sie wie zuvor beschrieben den Dialog zur Anpassung der Symbolleiste, um in den Änderungsmodus zu gelangen. Wählen Sie das Menü in dem Sie Änderungen vornehmen möchten. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Menüpunkt um das Kontextmenü zu öffnen: Unter "Name" geben Sie den Namen des Menüeintrags an bestätigen die Eingabe mit der "ENTER"-Taste. Über "Löschen" kann ein Menüpunkt entfernt werden.

45 Arbeitsumgebung individuell einrichten Über "Schaltflächensymbol ändern" erhalten Sie eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Symbole. Über "Schaltflächensymbol bearbeiten" gelangen Sie in einen Editor, in dem Sie das Symbol ganz nach Ihren Wünschen anpassen können. Listenansicht und Containeransicht anpassen Die Listenansicht und die Container können benutzerspezifisch angepasst werden. Auch bei mehreren Containern derselben Relation können Layout, Spaltentitel, Sortierung und Filter je Container individuell eingestellt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Layout und Spalten. 45

46 Einstieg und Bedienung Spalten konfigurieren Auf der Registerkarte "Spalten" definieren Sie, welche Spalten in der Listenansicht bzw. dem Container sichtbar sind. Um mehrere Spalten gleichzeitig zu markieren, halten Sie die Taste STRG gedrückt. Über die beiden Schaltflächen in der Mitte können die Felder in die jeweils andere Liste übernommen werden. Standardmäßig werden nur die in der Ansicht enthaltenen Spalten angezeigt und keine Felder von relational verknüpften Ansichten. Zusätzlich kann auch die Spaltenanordnung über die Pfeil-Schaltflächen konfiguriert werden. Die Spaltenanordnung kann auch direkt mit der Maus erfolgen, indem Sie auf einen selektierten Spaltentitel erneut mit der linken Maustaste klicken und die Spalte verschieben. Darstellung konfigurieren Auf der Registerkarte "Darstellung" konfigurieren Sie verschiedene Darstellungsoptionen von Listen-/Containeransicht. Im Bereich "Farben" können Sie verschiedene Farbeinstellungen vornehmen. Im Modus "Benutzerdefiniert" selektieren Sie den Zeilentyp dessen Farbe Sie verändern möchten und klicken dann auf die Schaltfläche "Ändern". 46

47 Arbeitsumgebung individuell einrichten Über den Schieberegler "Zebramuster" definieren Sie die Intensität des Zebramusters, über die Schaltfläche "Farbe" die Farbe für das Zebramuster. Im Bereich "Optik" bestimmen Sie Schriftattribute, Darstellungseffekt und die Zeilenhöhe der Datenzeilen. Hinweis: Für einen Wortumbruch in einer mehrzeiligen Listendarstellung benötigen Sie den internen Feldtyp "Zeichen lang". Horizontales Blättern Über die Registerkarte "Optionen" kann eingestellt werden, wie das horizontale Blättern erfolgen soll. Wählen Sie beim Horizontalen Blättern zwischen Spaltenweise, Distanz in Pixel oder Scroll-Weite in Prozent des sichtbaren Bildausschnittes. Eine Scroll-Weite von 50% bedeutet, dass immer ein halber Bildausschnitt geblättert wird. Die Option "Signalton" signalisiert Ihnen das Erreichen der Datensatzgrenze oder falls Sie ein Feld direkt in der Übersichtsliste/im Container bearbeiten möchten, für dass Sie keine Schreibrechte besitzen. 47

48 Einstieg und Bedienung Definition der Spaltentitel Um die Bezeichnung der einzelnen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Spaltentitel. Im folgenden Dialog können Sie für jede Spalte den Namen beliebig ändern. Klicken Sie dazu beim jeweiligen Feld in die Spalte "Spaltentitel". Über die Schaltfläche "Spaltentitel automatisch setzen" haben Sie dabei Zugriff auf folgende Optionen, um alle Spaltentitel in einem Schritt zu ändern bzw. Änderungen rückgängig zu machen: Alle Spaltentitel auf den reinen Feldnamen kürzen (z.b. "Firma") Alle Spaltentitel auf den jew. Relationenalias+Feldnamen kürzen (z.b. Firmen.Firma) Alle Spaltentitel auf den kompletten Feldnamen zurücksetzen (z.b. FirmenID.Firmen. RecordID.Firma) Layout einer Listenansicht/Containeransicht für alle Anwender speichern Die Änderungen am Layout werden nur für Sie persönlich gespeichert. Möchten andere Anwender dieses Layout übernehmen, kann die Konfiguration projektweit und damit für alle Anwender abgespeichert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Als Projekteinstellung für alle Anwender speichern. Damit werden alle Layouteinstellungen der Listenansicht/Containeransicht in der Datei <Ansichtenname>.vlc im Verzeichnis der Projektdatei abgelegt. Bei Containern wird auch die aktuelle Filtereinstellung der zugehörigen Combobox gespeichert. Alle Benutzer, die das entsprechende Projekt laden, erhalten nun die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen, sobald die entsprechende Ansicht neu geöffnet wird. 48

49 Hilfequellen Hinweis: Voraussetzung für das projektweite Speichern ist das Benutzerrecht "Konfiguration des Projektes ändern". Bei weiteren Änderungen am Layout wird diese wieder benutzerspezifisch gespeichert und wieder verwendet. Das heißt, es wird immer die neuere Konfiguration geladen. Möchten Sie jedoch wieder auf die vorherige projektweiten Einstellungen umstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen Sie Konfiguration > Auf Projektvoreinstellung zurücksetzen. 2.7 Hilfequellen Es stehen Ihnen neben dem Handbuch verschiedene Hilfequellen zur Verfügung: Online-Hilfe Wählen Sie aus der Hauptmenüleiste das Fragezeichen "?" und klicken Sie dann auf "Hilfethemen". Hier werden Ihnen die wichtigsten Funktionen des crm übersichtlich dargestellt. Über die Registerkarte "Index" können Sie auch nach einem ganz bestimmten Begriff suchen und erhalten die passenden Informationen übersichtlich aufgeführt. erhalten Sie eine kontext- Tipp: Über die Funktionstaste F1 oder die Schaltfläche sensitive Hilfe. Tooltipps Viele Buttons und Dialoge verfügen über Tooltipps. Sobald Sie mit dem Mauszeiger auf solch einem Element kurze Zeit stehen bleiben, wird Ihnen automatisch ein Hilfetext angezeigt. Zusatzdokumentationen Über die crm-programmgruppe finden Sie einen Unterpunkt "Dokumentationen", über den Sie Zusatzinformationen im pdf-format zu verschiedenen Themen öffnen können. combit-newsgroup Unter gibt es Newsgroups zu unseren Produkten. In diesem Forum können Sie sich mit anderen Anwendern und Entwicklern über Ihre Erfahrungen austauschen, sich gegenseitig Fragen stellen und Ideen zum Einsatz von combit Software-Produkten teilen und diskutieren. combit Hinweise Assistent Der combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster. Diese Informationen beziehen 49

50 Einstieg und Bedienung sich z.b. auf einen existierenden Produkt-Movie. Starten Sie das Programm über die Programmgruppe oder über Konfiguration > Allgemein und aktivieren der Option "Assistent für combit Hinweise starten". 2.8 Gewusst wie! Vorüberlegungen Vor dem Anlegen eines Projektes und der zugehörigen Ansichten sollten sich vor allem Neueinsteiger in diese Thematik einige Gedanken machen, um sich so spätere Änderungen und damit eventuell verbundene Mehrarbeit zu ersparen. Je genauer Sie wissen, wie Sie sich Struktur und Eingabemaske vorstellen, um so besser können Sie die Datenbank an die Anforderungen anpassen. Und mit den Automatisierungsmöglichkeiten ersparen Sie sich später viel Arbeit, sodass sich die Einrichtung dieser schnell bezahlt macht! Generelle Überlegungen Automatisieren Sie so viel wie möglich schon in der Anfangsphase. Denn wie Sie vielleicht wissen, gewöhnt man sich sehr schnell an eine bestimmte Reihenfolge von Tastenkombinationen oder Mausklicks in einem neuen Programm. Danach fällt es einem jedoch schwer, einmal eingefahrene Wege wieder zu verlassen, auch wenn es der Rationalisierung, Beschleunigung oder gar Vereinfachung dienen soll. Einteilung der Daten Bevor Sie sich Projekte und Ansichten und die zugehörigen Strukturen anlegen, sollten Sie sich überlegen, auf welche Art und Weise Sie Ihre Daten aufteilen möchten. Um nicht die Übersicht zu verlieren, sollten Sie möglichst verschiedene Ansichten mit unterschiedlichen Eingabemasken anlegen, um auf die speziellen Anforderungen für die Daten eingehen zu können (z.b. einzelne Ansichten für Firmen, Personen, Kontakte, Dokumente, Beschwerden, Kampagnen...). Die Informationen zum Konfigurieren von Projekten und Ansichten finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekt" und "Konfiguration Ansichten". 50

51 Gewusst wie! Vorüberlegungen Arbeiten mit Kategorie-Feldern Innerhalb einer Ansicht können Sie die einzelnen Datensätze weiter nach Kategorien unterteilen. Hierzu können Sie sich entweder einige "Zeichen"-Felder für die gewünschten Kategorien anlegen oder aber Sie verwenden gleich spezielle Felder für Code-Attribute. Textfelder für Kategorien empfehlen sich jedoch nur dann, wenn Sie insgesamt nur wenige verschiedene Kategorien haben oder wenn Sie öfter mal schnell und vorübergehend Kategorien definieren wollen. Bei der Verwaltung von Kategorien in "Zeichen"- Feldern werden Sie in den meisten Fällen nicht umhin kommen, auf Abkürzungen zurückzugreifen. Eine Einteilung des Vertrieb-Adressbestandes anhand von Kategorien könnte zum Beispiel so aussehen: Die ersten zwei Stellen definieren die Art der Adresse z.b.: PR Privatperson, FA Firma/Unternehmen, UN Universität, BH Behörde, WV Wiederverkäufer, usw. Die dritte Stelle könnte den Status der Adresse ausdrücken: I Interessent, K Kunde, G Großkunde. Wenn Sie dann einen bestimmten Datensatz bearbeiten, erkennen Sie mit einem Blick in das Feld KATEGORIE, um was für eine Art Datensatz es sich dabei handelt. Arbeiten mit Code Feldern Die andere Variante der Einteilung in Kategorien ist das Arbeiten mit "Code"-Feldern. Dabei handelt es sich um spezielle Listenfelder. Jeder dieser Einträge steht für eine bestimmte Kategorie oder ein Attribut des betreffenden Datensatzes. Anhand dieser Kategorisierungen können Sie schnell Filter mit den gewünschten Selektionsgruppen bilden. Wegen der großen Anzahl möglicher Kategorien und der übersichtlichen Listendarstellung empfehlen sich Code-Felder vor allem dann, wenn mit vielen verschiedenen Attributen / Kategorien gearbeitet werden soll. Sie helfen auch, dem Wildwuchs verschiedener Schreibweisen vorzubeugen. Wenn die Code-Attribute zu den Adressen aktiviert wurden, brauchen Sie beim späteren Setzen eines Filters nur noch den oder die Code-Attribute anzugeben, die Sie selektieren möchten. Auch die Code-Attribute können Sie bei Neu-/Umorganisationen der Datensätze arbeitssparend für eine ganze Selektionsgruppe setzen oder löschen. Angenommen, Sie haben einen kleinen überschaubaren Adressenbestand und möchten diesen in einer einzigen Datei halten. Die Code-Attribute sind nun eine Möglichkeit dazu, zum Beispiel zwischen Lieferanten- und Kundenadresse zu unterscheiden. Beispiele für Code-Attribute: Produkt A, Produkt B, Produkt C... Zahlung auf Rechnung, nur Vorkasse,... 51

52 Einstieg und Bedienung Referenzkunde für Produkt A, Referenzkunde für Produkt B... Hinweis: Bei der Definition der Codes sollten Sie darauf achten, dass Sie zwischen den Gruppen, die sich zwangsläufig ergeben, einige Codes leer lassen, damit diese für die Zukunft ohne Umstrukturierung problemlos erweiterbar sind. Vor dem Anlegen einer Ansicht Damit Sie bereits eine Vorstellung erhalten, wie unterschiedlich Ansichten aussehen können, enthält das Referenzprojekt unterschiedlichste Ansichten. Solch eine Ansicht, besser gesagt, ihre Struktur und Eingabemaske, enthält verschiedene Felder, die Sie ganz nach Bedarf festlegen und auch in der Oberfläche platzieren können. Die Felder sind die Bausteine, in die Sie die Inhalte (Adressen) zerlegen und aus denen Sie die Adresse dann, wenn Sie diese zum Beispiel in einem Brief benötigen, wieder zusammenbauen. Nach Möglichkeit sollten nicht irgendwelche Felder zusammengefasst werden, wie etwa Vorname und Name in einem Feld. Für solche Informationen sollten sie besser jeweils einzelne Felder anlegen, da Sie bezüglich der Weiterverwendung der Informationen möglichst flexibel sein möchten. Durch die Trennung der Informationen in verschiedene Felder stehen Ihnen hier später mehr Möglichkeiten offen. Bevor Sie die Felder einer Ansicht festlegen (dies erfolgt im Datenbankserver), sollten Sie sich ein paar Gedanken darüber machen, wie die Bausteine Ihrer Inhalte (z.b. Adressen) bei der späteren Benutzung kombiniert werden sollen und nach welchen Kriterien Sie später sortieren, suchen und selektieren wollen. Auf diese Weise finden Sie schnell heraus, welche Zerlegung in Felder für Sie am günstigsten ist. Tipp: Legen Sie nicht einfach los, sondern erstellen Sie vorab eine Übersicht der Informationen, die Sie in der Ansicht darstellen möchten. Überlegen Sie dann die Verwendung dieser Informationen und machen Sie darüber ebenfalls eine Liste so wird Ihnen am ehesten klar, wie Sie die Felder aufteilen möchten. Beachten Sie dabei auch zukünftige Entwicklungen! Mit diesem Wissen legen Sie sich nun die gewünschte Datenbankstruktur, die internen Feldtypen und die notwendigen Ansichten an. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Tipp: Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie eine der mitgelieferten Ansichten aus dem Referenzprojekt als Grundlage verwenden und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen! 52

53 Gewusst wie! Vorüberlegungen Vor dem Anlegen einer Eingabemaske Nachdem Sie sich für eine Struktur entschieden und diese angelegt haben, sollten Sie auch die Möglichkeit nutzen, sich eine dafür passende Eingabemaske anzulegen. Auch hier gilt: Der anfängliche Mehraufwand macht sich bald bezahlt. Eingabemasken bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten und Automatismen, mit denen sich Ihr Arbeitsaufwand beim Umgang mit den Ansichten drastisch reduzieren lässt. Das fängt schon mit der Platzierung der Felder in der Eingabemaske an. Bei der täglichen Arbeit spielt es später eine große Rolle, in welcher Reihenfolge die Daten bei Ihnen üblicherweise eingegeben werden und in welcher Weise die Felder daher dargestellt werden sollten. Ordnen Sie die Felder so an, dass zum einen eine gute Übersichtlichkeit gewahrt bleibt und zum anderen zusammenhängende Inhalte auch gemeinsam angezeigt werden. Bestimmen Sie dann die Darstellungsreihenfolge der Felder, d.h. die Reihenfolge, in der die Einfügemarke bei der Dateneingabe von Feld zu Feld springt, so, wie es der Reihenfolge der Dateneingabe entspricht. Wenn Sie mit mehreren Registerkarten arbeiten, empfiehlt es sich, zentrale Informationen, die einen Datensatz identifizieren, auf dem Arbeitsbereich neben den einzelnen Registerkarten zu platzieren, oder diese Informationen auf allen Karten zu wiederholen. So haben Sie diese Informationen immer im Blick, gleichgültig, welche Karte gerade im Vordergrund ist. Neben dem reinen Layout der Eingabemaske, gibt es noch eine ganze Reihe von Automatismen, die Sie für Eingabemasken nutzen können. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Eingabemasken-Designer". Rationelle Dateneingabe Nachdem Sie sich nun eine individuelle Struktur und eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte Eingabemaske angelegt haben, können Sie bei der Dateneingabe schon damit anfangen, von Ihren Vorüberlegungen zu profitieren. Allgemeines Wenn Sie den crm richtig einsetzen, werden Sie jede Adresse, die Sie aufnehmen, nur noch ein einziges Mal in Ihren PC eingeben. Bei jedem Brief an diese Adresse, ob nun als Serienbrief, Einzelbrief oder auf der Basis eines Etiketts, greifen Sie auf diese Adresse zurück. Gleiches gilt für jedes Fax oder jede Mail, die Sie verschicken. Der Dateneingabe und Pflege der Adressen kommt daher eine zentrale Rolle zu. Sie sollte sorgfältig ausgeführt werden. Denken Sie nur daran, wie oft Sie auf die herkömmliche Weise eine Adresse abtippen müssten und wie viel Zeit Sie schon alleine dadurch sparen, dass Sie die Adresse nur ein einziges Mal schreiben müssen. 53

54 Einstieg und Bedienung Zählen Sie am Anfang ruhig die Mausklicks oder Tastenbetätigungen verschiedener Vorgehensweisen und Automatisierungsstadien ab. Automatisierung am falschen Ende kann manchmal auch Mehrarbeit bedeuten. Egal, ob Sie für die Bedienung nun überwiegend die Maus- oder die Tastaturvariante vorziehen: Bei der Eingabe einer Adresse - die wir im folgenden auch Datensatz nennen werden - sollten Sie sich von Feld zu Feld (z.b. von Firma zu Firma2) auf jeden Fall über die Tastatur (Taste RETURN oder ENTER) bewegen. Geben Sie den jeweiligen Feldinhalt ein, und betätigen Sie zum Abschluss die Taste RETURN, um zum nächsten Feld zu springen. Soll ein Feld einmal leer bleiben, betätigen Sie die Taste RETURN ein weiteres Mal. Hier zahlt sich schon einmal die geschickte Wahl der Darstellungsreihenfolge für die einzelnen Felder aus. Beispiel: Eingabe der Firmen-Stammdaten anhand der Feldstruktur der Referenz-Solution. Ansicht "Firmen" öffnen und Datensatz > Neu wählen "Hotel Schöner Blick" (in Feld "Firma") RETURN "Kurzentrum und Sporthotel" (in Feld "Firma2") RETURN FIRMA3 wird nicht benötigt, also noch ein RETURN An dieser Stelle nun werden Sie feststellen, dass das Feld SUCH automatisch mit den ersten Zeichen von Feld "Firma" gefüllt wurde. Sie profitieren Sie von einer Folgeverknüpfung. RETURN "D" (in Feld "Land") RETURN "78432" (in Feld "PLZZ"). Der crm schreibt Ihnen automatisch den Namen des Ortes in das entsprechende Feld und ergänzt Ihnen sogar die Telefonvorwahlen in den "Telefon"-Feldern. Wenn Sie die Postleitzahl nicht kennen sollten, kommt das mitgelieferte Straßenverzeichnis zum Einsatz. Um mit dem Cursor in das Feld "Strasse" zu kommen: RETURN RETURN "Buchenallee 34" (in Feld "Strasse") RETURN Um in das Telefonfeld hinter die Vorwahl zu kommen: RETURN RETURN " " (in Feld "Telefon") RETURN " " (In Feld "Telefax") RETURN Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche "Speichern". Schon ist eine Firmenadresse eingegeben! Beispiel 2: Eingabe der Personen-Stammdaten anhand der Feldstruktur der Referenz- Solution. Ansicht "Personen" öffnen und Datensatz > Neu wählen 54

55 Gewusst wie! Vorüberlegungen Über die Schaltfläche "Mit Firma verknüpfen" das "Hotel Schöner Blick" auswählen Im Feld ANREDE aus der Combobox "Herrn" auswählen (oder den ersten Buchstaben ("h") für die Anrede eingeben) RETURN Automatisch wird in das nachfolgende Feld "Sehr geehrter Herr" eingetragen. Hierbei profitieren Sie von den Möglichkeiten einer Folgeverknüpfung, die in der Eingabemaske definiert wird. Wenn Sie Serienbriefe, Einzelbriefe, Faxe und e- Mails schreiben, werden Sie feststellen, wie praktisch die Definition der Briefanrede ist. "Schmidt" (in Feld "Name") RETURN "Frederick" (in Feld "Vorname") RETURN An dieser Stelle nun werden Sie feststellen, dass das Feld SUCH automatisch mit dem Inhalt von Feld "Name" gefüllt wurde. Wiederum profitieren Sie von einer Folgeverknüpfung. RETURN ABTEILUNG und POSITION bleibt leer, also noch zwei RETURN " " (in Feld "Telefon") RETURN Im Feld "Kundennr" können Sie von der betreffenden Automatik profitieren. Die Nummer wurde automatisch eingetragen, gemäß den von Ihnen zuvor angegebenen Bedingungen. Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche "Speichern". Schon sind die Personen-Stammdaten eingegeben! Folgeverknüpfung Wie bereits im Beispiel erwähnt, können über eine Folgeverknüpfung ein oder mehrere Felder in Abhängigkeit von dem Inhalt eines anderen Feldes automatisch ausgefüllt werden. Folgeverknüpfungen stehen für die Feldtypen "Eingabefeld", "Combobox" und "Checkboxen" zur Verfügung. Sie sind jedoch nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt, sondern können ein Feld auch mit mehreren Folgeverknüpfungen belegen. Oder Sie haben die Möglichkeit, mehrere Felder nacheinander zu verknüpfen, also beispielsweise Feld1 -> Feld2 -> Feld3, etc. Hilfreich sind Folgeverknüpfungen etwa bei der Anrede, wie im vorherigen Beispiel. Dazu definieren Sie eine Folgeverknüpfung vom Feld "Anrede" zum Feld "Briefanrede" und legen dafür "Wenn-Dann"-Verknüpfungen fest. Wenn Anrede = "leer", dann Briefanrede = "Sehr geehrte Damen und Herren". Wenn Anrede = "Frau", dann Briefanrede = "Sehr geehrte Frau". Wenn Sie nun bei der Anrede "Frau" eingeben, wird bei der Briefanrede automatisch die entsprechende Briefanrede eingetragen. 55

56 Einstieg und Bedienung Sie können beliebig viele dieser Verknüpfungen anlegen. Definiert werden diese im Eingabemasken-Designer, weitere Informationen finden Sie daher im entsprechenden Kapitel. Weitere Automatismen Sie haben einen ersten Eindruck über die rationelle Dateneingabe erhalten Sie können jedoch noch mehr Zeit sparen. Und zwar über den Gebrauch von Comboboxen mit vordefinierten Einträgen und Autotext für wiederkehrende Eingaben und Floskeln. Arbeiten mit Comboboxen Comboboxen eignen sich besonders für Felder, für die meist nur eine bestimmte, überschaubare Anzahl von Einträgen in Frage kommt. Ein Beispiel hierfür wären Anreden ("Herrn", "Frau" usw.), die in einem eigenen Feld verwaltet werden. Sofern die Combobox editierbaren Text enthält, hilft Ihnen ein automatischer Vervollständigungsmechanismus bei der effektiven Dateneingabe: Während Sie tippen wird bereits der erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der "Pfeil Nachunten"-Taste ausgewählt werden. Tippen Sie noch keinen Text, sondern stehen einfach mit dem Cursor im Feld, gelangen Sie über drücken von "ALT"+"Pfeil-nach-unten" in den Auswahldialog. Informationen zur Definition von Comboboxen finden Sie im Kapitel "Eingabemasken- Designer". Arbeiten mit feldspezifischen Textbausteinen (Autotext) Damit lässt sich die meiste Tipparbeit einsparen. Für alle in einem Feld öfter vorkommenden Einträge definieren Sie einen automatischen Textbaustein. Dieser Autotext kann auch Formeln enthalten, z.b. für den automatischen Eintrag von Benutzername und Datum in ein Bemerkungsfeld. Wenn Sie bei der Dateneingabe das jeweilige Kürzel eingeben, wird der Autotext automatisch eingetragen. Bei der Dateneingabe beschränkt sich Ihre Tipparbeit somit auf ein paar Kürzel. Doch nicht nur lästige Tipparbeit wird Ihnen abgenommen. Über Autotext Einträge können Sie sich auch Ihre typischen Tippfehler automatisch korrigieren lassen! Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Eingabemasken-Designer". Hinweis: Besonders im Netzwerkbetrieb sind Konventionen, wie welche Felder benutzt werden und wie bestimmte Inhalte wortwörtlich ausgedrückt werden, unerlässlich, damit das Suchen und Extrahieren von Adressen nicht zur Tortur wird und alle Benutzer die Chance haben, einen Datensatz schnell zu finden. 56

57 Gewusst wie! Vorüberlegungen Auto-Protokoll Mit dieser Funktion können Sie automatisch Einträge in verschiedene Felder vornehmen lassen, z.b. über eine erfolgte Übernahme, eine oder einen gesetzten Termin. Mehr Informationen dazu im Kapitel "Konfiguration Projekte und Ansichten". Dublettencheck Bereits bei der Eingabe von Daten können Sie diese auf doppelte Eingaben überprüfen lassen. Eine Beschreibung, wie Sie diese Funktion einstellen können, finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 57

58 Daten eingeben und bearbeiten 3. Daten eingeben und bearbeiten 3.1 Öffnen von Ansichten Eine Ansicht bezeichnet den "Blick" auf eine Datenbanktabelle oder eine Datenbanksicht. Die Ansichten eines Projekts können untereinander relational verknüpft werden. Die Übersichtsliste, Eingabemaske und Web-Ansicht sind verschiedene Darstellungsformen für die Daten einer Ansicht. Um eine Ansicht zu öffnen, doppelklicken Sie in der Projektnavigation auf die gewünschte Ansicht. Da es sich um eine relationale Datenbank handelt, können Sie beliebig viele Ansichten gleichzeitig öffnen. Beim expliziten Doppelklick auf eine Ansicht in der Projektnavigation wird generell ein neues Ansichtenfenster geöffnet. Beim Doppelklick auf einen Containereintrag wird eine bereits geöffnete Ansicht angezeigt, sofern sich diese nicht im Änderungsmodus befindet. 3.2 Anzeigen der Datensätze Sie können sich die Datensätze entweder in Form einer Liste oder einzeln als Karteikarte anzeigen lassen. Zusätzlich steht Ihnen auch eine frei definierbare Web-Ansicht zur Verfügung. Karteikartenansicht In der Karteikartenansicht geben Sie Daten in einen Datensatz ein und haben alle Informationen thematisch gruppiert dargestellt. Um in der Karteikartenansicht zwischen Datensätzen zu wechseln, wählen Sie Datensatz > Gehe zu. Es stehen Ihnen vier Menüpunkte zur Verfügung: Anzeige des ersten, nächsten, vorherigen, oder letzten Datensatzes der Ansicht. Mit dem Eingabemasken-Designer haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemaske der Ansichten zu gestalten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Eingabemasken- Designer". 58

59 Anzeigen der Datensätze Listenansicht In der Listenansicht haben Sie die Datensätze übersichtlich in einer Tabelle aufgeführt. Sie dient dazu, einen schnellen Überblick über die Datensätze zu erhalten. Die Felder können direkt bearbeitet werden. Es werden max. 256 Zeichen angezeigt. In der Listenansicht löst das direkte Lostippen automatisch den Schnellsuch-Dialog aus. Um zwischen den Datensätzen zu blättern, stehen Ihnen zusätzlich zur Navigation über Datensatz > Gehe zu an der rechten Seite des Fensters mehrere Pfeiltasten zur Verfügung. Mit diesen können Sie sowohl auf den jeweils nächsten Datensatz springen, zur nächsten Bildschirmseite oder ganz zum Anfang oder Ende der Liste. Wollen Sie in der Listenansicht einen Datensatz komplett betrachten, können Sie über die Schaltfläche "plus/minus" in der rechten unteren Ecke der Übersicht zwischen der Übersichtsliste und einer Detail-Ansicht wechseln. 59

60 Daten eingeben und bearbeiten In der Web-Ansicht haben Sie die Möglichkeit Internetseiten (z.b. vom aktuellen Datensatz) oder selbst erstellte HTML-Seiten anzuzeigen. Sie können für jede Ansicht eine eigene Seite definieren. Die darzustellende Webseite wird in der Ansichtskonfiguration angegeben. Weitere Informationen finden Sie unter "Webansicht" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 3.3 Datensatz neu anlegen Wählen Sie Datensatz > Neu im Ansichten-Menü. Die Eingabemaske der aktuellen Ansicht zeigt Ihnen einen Datensatz mit leeren Feldern, in den Sie nun die neuen Daten eintragen können. Über die <Return>- oder <Tab>-Taste springen Sie zum nächsten Feld. Hinweis: Sollten Sie ein Feld nicht bearbeiten können, ist es möglich, dass dieses Feld zur Bearbeitung gesperrt wurde bzw. Sie nicht die erforderlichen Rechte haben. Weitere Hinweise und Tipps finden sich dazu auch in den folgenden Abschnitten. 60

61 Datensatz bearbeiten 3.4 Datensatz bearbeiten Datensätze können in der Karteikartenansicht, in Containern der Karteikartenansicht und in der Listenansicht bearbeitet werden. In der Karteikartenansicht Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Geben Sie die neuen Daten ein und speichern Sie anschließend die Änderungen über Datensatz > Speichern. Befinden Sie sich in der Karteikarten-Ansicht noch im Bearbeitungsmodus und möchten Sie eine Feldänderung rückgängig machen, wählen Sie Bearbeiten > Rückgängig. Über Datensatz > Änderungen verwerfen können Sie alle Änderungen im Datensatz rückgängig machen. Über Bearbeiten > Ausschneiden bzw. Kopieren können Sie zuvor markierten Text in die Zwischenablage übernehmen. Über Bearbeiten > Einfügen kann dieser Feldinhalt in ein anderes Feld eingefügt werden. Über die Tasten <Return>, <Tab> und Ihre Cursortasten können Sie von einem Feld zum nächsten springen. Auf welches Feld als nächstes gesprungen wird, legen Sie über die Darstellungsreihenfolge der Felder fest. Weitere Informationen zur Darstellungsreihenfolge finde Sie im Kapitel "Eingabemasken-Designer". Sobald eine Folgeverknüpfung für ein Feld zu einem anderen Feld definiert ist, wird diese beim Verlassen des Feldes ausgeführt. Weitere Informationen zu Folgeverknüpfungen finde Sie im Kapitel "Eingabemasken-Designer". In der Listenansicht und in Containern Klicken Sie mit der Maus in das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Nach dem Schließen des Eingabefeldes durch Klick an eine andere Stelle werden die Änderungen im Datensatz sofort gespeichert. Dies kann auch durch eine Terminerinnerung oder eingehenden Anruf ausgelöst werden. Auch die Events "Datensatz wird gespeichert" und "Datensatz wurde gespeichert" werden nicht ausgelöst. Sofern ein Feld vom Typ "Bemerkungsfeld" länger als 256 Zeichen ist, kann es nicht direkt editiert werden. Wenn die Liste in einem Container nach diesem geänderten Feld sortiert ist, erfolgt keine automatische Umsortierung des Datensatzes. 61

62 Daten eingeben und bearbeiten Eine in der Eingabemaske definierte Eingaberegel wird beim direkten Editieren in der Übersichtsliste ignoriert. Die Spezialfunktionen bestimmter Felder (z.b. Combobox-Auswahlliste, Icon- Auswahlliste) stehen beim direkten Ändern in der Übersichtsliste nicht zur Verfügung. Für die Bearbeitbarkeitsbedingungen greifen die normalen Feldrechte. Eine in der Eingabemaske definierte feldspezifische Einschränkung der Editierbarkeit wird ignoriert. Datensatz duplizieren Möchten Sie einen Datensatz anlegen, der nur in wenigen Punkten von einem anderen Datensatz abweicht, sparen Sie sich viel Zeit, indem Sie den vorhandenen Datensatz duplizieren. Wählen Sie dazu den Punkt Datensatz > Duplizieren. Sie müssen nur noch diejenigen Felder markieren, die Sie dupliziert haben möchten und mit OK bestätigen. Beachten Sie jedoch, dass hierbei keine Relationen, beziehungsweise etwaige 1:1 und 1:N Datensätze mitkopiert werden, und dass im Dialog zur Feldauswahl nur die Felder zur Verfügung stehen, die auch kopiert werden können. Felder die momentan vom Datenbanksystem belegt oder berechnet werden stehen nicht zur Auswahl. Datensatz löschen Über Datensatz > Löschen können Sie den aktuellen Datensatz löschen. Über den Menüpunkt Datensatz > Alle Löschen können Sie alle Datensätze im aktuellen Filter löschen. Haben Sie keinen Filter gesetzt, werden alle Datensätze dieser Ansicht gelöscht. Lockingverhalten Lockingverhalten bezeichnet das Verhalten, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig den gleichen Datensatz bearbeiten. Sollte der Fall eintreten, dass ein Kollege sich in demselben Datensatz wie Sie befindet und dort genau wie Sie Änderungen vornimmt, stellt sich die Frage, wessen Daten denn nun übernommen werden soll. In diesem Fall öffnet sich automatisch ein Dialog, der die von Ihnen vorgenommenen Änderungen, sowie die von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen auflistet. Wählen Sie nun per Mausklick die Feldinhalte aus, die übernommen werden sollen. Über die Schaltfläche gelangen Sie in einen weiteren Dialog, in dem Sie eine Änderung Ihrer Eingabe manuell vornehmen können für den Fall, dass beide Eingaben nicht korrekt sind. So könnten Sie auch eine Kombination beider Feldinhalte angeben. 62

63 Relational verknüpfte Datensätze 3.5 Relational verknüpfte Datensätze Im crm haben Sie die Möglichkeit, mit Relationen zu arbeiten. So können Sie beispielsweise einer Adresse verschiedene Ansprechpartner, Kontakteinträge oder Projekte zuordnen. Die Relationen können frei definiert werden. Folgende Relationen werden unterstützt: 1:1: Jeder Kontakteintrag ist einer Person zugeordnet. 1:N: Jeder Person können beliebig viele Kontakteinträge zugeordnet werden. N:M: Eine Person ist beliebig vielen Projekten zugeordnet und jedes dieser Projekte hat beliebig viele zugeordnete Personen. Informationen zur Konfiguration von Relationen finden Sie unter "Relationen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 1:N-relational verknüpfte Datensätze (Container) Alle 1:n-relational verknüpften Datensätze (z.b. Ansprechpartner, Kontakte, Dokumente) werden in Containern angezeigt. 63

64 Daten eingeben und bearbeiten Wird ein Datensatz über den Container neu in der verknüpften Ansicht angelegt, wird der erstellte Datensatz automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Für viele Funktionen im Container-Kontextmenü sind auch Schaltflächen verfügbar. Über Doppelklick auf einen Eintrag oder über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Ändern", wird der zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet werden. Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag stehen auch diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.b. Telefonwahl, senden, Neues Dokument, Dokument mit verknüpfter Anwendung öffnen, Bearbeiten) Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Löschen", können verknüpfte Datensätze gelöscht werden. Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können neue Datensätze in einer verknüpften Ansicht erstellt werden. Der erstellte Datensatz wird automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Die Felder können direkt bearbeitet werden. Nach dem Schließen des Eingabefeldes durch Klick an eine andere Stelle werden die Änderungen im Datensatz sofort gespeichert. Sofern ein Feld vom Typ "Bemerkungsfeld" länger als 256 Zeichen ist, kann es nicht direkt editiert werden. Bitte beachten: Wenn die Liste nach diesem geänderten Feld sortiert ist, erfolgt keine automatische Umsortierung des Datensatzes. Die Datensätze im Container können über eine Combobox gefiltert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Container" im Kapitel "Eingabemasken-Designer". Beispiel: Neuen Ansprechpartner anlegen Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen, klicken Sie in der Ansicht "Firma" mit der rechten Maustaste in den Ansprechpartner-Container und wählen im Kontextmenü "Neu". Automatisch wird ein neuer Datensatz angelegt und der Firma zugeordnet 1:1-relational verknüpfte Datensätze Zur Auswahl eines 1:1-relational verknüpften Datensatzes (z.b. Firma, Branche, Kontakttyp, Kontaktrichtung) nutzen Sie Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz". In einer Auswahlliste werden alle für die Verknüpfung zur Verfügung stehenden Datensätze der verknüpften Ansicht angezeigt. Wählen Sie den Datensatz per Doppelklick aus. Über Rechtsklick auf diese Schaltfläche, kann diese Verknüpfung wieder gelöst werden. 64

65 Relational verknüpfte Datensätze In der Auswahlliste besteht eine Suchmöglichkeit. Weitere Informationen finden Sie unter "Suche in Auswahllisten bei Relationen" im Kapitel "Suchen von Datensätzen". Für die bei der Auswahl in einer Auswahlliste angezeigten Datensätze, kann dabei ein Filter hinterlegt werden, der die angebotenen Datensätze bestimmt. Dabei kann auch auf aktuelle Feldinhalte als Vergleichswert zugegriffen werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Schaltflächen für 1:1-Relationen" im Kapitel "Eingabemasken- Designer". Beispiel: Ansprechpartner einer Firma zuweisen Um eine Person einer Firma zuzuordnen, klicken Sie im mitgelieferten Referenzprojekt "combit_crm_solution2" in der Ansicht "Personen" rechts oben auf die Schaltfläche "Mit Firma verknüpfen". Über diese Schaltfläche wird eine Liste der bestehenden Datensätze angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Firma aus der Liste aus, es werden alle Datensätze der verknüpften Ansicht "Firma" angezeigt. Um eine Firma zu suchen tippen Sie den Suchbegriff einfach ein, es ist dabei nicht notwendig explizit die Suchfunktion aufzurufen. Es wird automatisch in dem unter "Suchtext" eingestellten Feld gesucht. Über Rechtsklick auf die Schaltfläche "Mit Firma verknüpfen" können Sie eine bestehende Verknüpfung lösen, über die Schaltfläche "Gehe zu" können Sie zur verknüpften Firma wechseln. 65

66 Daten eingeben und bearbeiten N:M-relational verknüpfte Datensätze Alle N:M-relational verknüpften Datensätze (z.b. Projekte, Produkte) werden ebenfalls in Containern angezeigt. Die Verknüpfung der beiden Datensätze erfolgt dabei über eine Verknüpfungsansicht (z.b. Projektzuordnung, Produktzuordnung). Über Doppelklick auf einen Eintrag der Verknüpfungsansicht (z.b. Kommentar) wird die Verknüpfungsansicht (z.b. Projektzuordnung) angezeigt. Über Doppelklick auf einen Eintrag der Zielansicht (z.b. Projektname) wird direkt der verknüpfte Datensatz der Zielansicht (z.b. Projekt A in Ansicht "Projekte") angezeigt. Hilfsansicht oder über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Ändern", wird der zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet werden. Für diese Funktion ist auch eine Schaltfläche verfügbar. Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag stehen auch diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.b. Telefonwahl, senden, Neues Dokument, Dokument mit verknüpfter Anwendung öffnen) Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Löschen", können verknüpfte Datensätze gelöscht werden. Für diese Funktion ist auch eine Schaltfläche verfügbar. Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können neue Datensätze in einer verknüpften Ansicht erstellt werden. Der erstellte Datensatz wird automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Für diese Funktion ist auch eine Schaltfläche verfügbar. Beispiel: Ein Projekt einem Ansprechpartner zuweisen Um einem Ansprechpartner ein Projekt zuzuweisen, klicken Sie in der Ansicht "Personen" mit der rechten Maustaste in den Projekt-Container und wählen im Kontextmenü "Neu". Automatisch wird ein neuer Datensatz in der Verknüpfungsansicht "Projektzuordnung" angelegt und der Person zugeordnet. Wählen Sie dann über die Schaltfläche "Projekt wählen" das Projekt aus. Automatisch wird die Verknüpfungsansicht "Projektzuordnung" dem Projekt zugeordnet. 3.6 Sortierung von Datensätzen Mit dieser Funktion können Sie Sortierungen für eine Ansicht definieren, die Ihnen dann zum Ordnen der Datensätze zur Verfügung stehen. Die Datensätze können auch unsortiert dargestellt werden. Datensätze sortieren Um die Sortierung der Listenansicht oder eines Containers zu ändern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltentitel. 66

67 Sortierung von Datensätzen Um die Sortierung in der Karteikartenansicht zu ändern, wählen Sie über die Symbolleiste "Sortierung" das gewünschte Sortierkriterium aus. Die Symbolleiste können Sie über Ansicht > Symbolleisten aktivieren. Über die nebenstehenden Schaltflächen können Sie festlegen, ob die Sortierung "Aufsteigend" oder Absteigend" sein soll. Aufsteigend bedeutend, dass Sie oben in der Liste mit "A" beginnen, bei der absteigenden Sortierung mit "Z". Neue Sortierung definieren Sie können die Sortierungen erweitern. Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die über eine direkte 1:1- Relation verknüpft sind Wählen Sie Organisation > Sortierkriterien. Über die Schaltfläche "Neu" erstellen Sie ein neues Sortierkriterium Geben Sie diesem im Feld "Name" zuerst eine Bezeichnung und wählen Sie dann durch Klick in die Spalte "Feld" das Feld aus, über das sortiert werden soll. Durch Klick in die Spalte "Richtung" können Sie entscheiden, ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll. Möchten Sie ein Kriterium anlegen, das über mehrere Felder läuft, können Sie über die Schaltfläche "Neu" auch noch weitere Felder hinzufügen. Beispiel: Haben Sie beispielsweise für eine Firma mehrere Ansprechpartner, so ist es sinnvoll, eine Sortierung für das Feld FIRMA und das Feld NAME anzulegen (in dieser Reihenfolge). Die Sortierung erfolgt dann zuerst nach dem Firmennamen. Bei gleichem Firmennamen wird dann innerhalb der Firma nach dem Namen des Ansprechpartners sortiert. 67

68 Daten eingeben und bearbeiten Nach Bestätigen mit "OK" gelangen Sie wieder in den Dialog mit der Übersicht der Sortierkriterien. Möchten Sie nun einfach die geänderte Konfiguration speichern, verlassen Sie diese Dialog ebenfalls über "OK". Wenn Sie jedoch gleich eine Sortierung aktivieren möchten, markieren Sie diese und bestätigen mit "OK + Aktivieren". 3.7 Unterstützende Automatismen Mit verschiedenen Automatismen können Sie die Eingabe von Daten und das Bearbeiten von Datensätzen weiter verkürzen. Die folgenden Funktionen müssen zum Teil vorab konfiguriert werden, was sich im nachhinein aufgrund der Zeitersparnis jedoch sicher lohnen wird. Auf einige der Automatismen, wie Folgeverknüpfungen, Comboboxen, Autotext und Dublettenkontrolle wurde bereits im Kapitel "Gewusst wie! Vorüberlegungen" eingegangen, daher wird hier nicht mehr weiter auf diese eingegangen. 68

69 Unterstützende Automatismen Internet Anbindung Sie haben die Möglichkeit, direkt Internet-Adressen aufzurufen. Aus Feldern vom Feldtyp "Internet" kann über den Kontextmenüeintrag "Internetbrowser aufrufen" direkt der Internet-Browser mit der im Feld enthaltenen URL gestartet werden. Das Programm bedient sich hierfür des auf Ihrem System installierten Internet-Browsers. Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". POV-Verzeichnis Des weiteren steht Ihnen eine Datenbank zur Verfügung, in der ca Einträge von Deutschland einschließlich Postleitzahl und Vorwahl (soweit verfügbar) aufgeführt sind. Wenn Sie in einem der Felder vom Typ "Postleitzahl", "Ort" oder "Telefon" einen Eintrag vornehmen, und anschließend über die <Return> oder <Tab>-Taste weiterspringen, werden automatisch die restlichen Einträge in den Feldern vom Typ "Postleitzahl", "Ort" und "Telefon" ausgefüllt. Hinweis: Diese Folgeverknüpfungen sind in der Referenz-Solution bereits enthalten, so dass Sie diese in Ihre eigenen Projekte übernehmen können. Beispiel: Tragen Sie im Feld für die Postleitzahl "78462" ein. Sobald Sie nun zum nächsten Feld weiterspringen, wird als Ort "Konstanz" und im Telefonfeld über Folgeverknüpfungen die entsprechende Vorwahl "07531" eingetragen. Hinweis: Welche POV-Datenbank abgefragt wird, ob von Österreich, der Schweiz oder den USA, entscheidet der Eintrag im Feld vom Typ LAND. Das heißt, das Landeskennzeichen (z.b. "CH", "A", "USA","D") entscheidet darüber, welche Datenbank verwendet wird. Straßen- und Postfachverzeichnis Neben dem Postleitzahlverzeichnis ist zusätzlich ein Straßen- und Postfachverzeichnis enthalten. In diesem Verzeichnis sind die Postleitzahlen nach Ort und Strasse aufgeschlüsselt. Zusätzlich sind die Postleitzahlen für Postfächer enthalten. Das Straßenverzeichnis schaltet sich aufgrund von Folgeverknüpfungen automatisch an den verschiedensten Stellen ein. Hinweis: Auch diese Folgeverknüpfungen sind in der Referenz-Solution enthalten, so dass Sie diese in Ihre eigenen Projekte übernehmen können. Sobald Sie beispielsweise das Land und die Postleitzahl eingegeben haben, wird ja wie zuvor beschrieben, automatisch der Ort eingetragen. Nun gehen Sie in das Feld 69

70 Daten eingeben und bearbeiten Strasse, geben jedoch nichts ein, sondern springen weiter. Das Straßenverzeichnis öffnet sich automatisch und bietet Ihnen die zu dieser Stadt gehörigen Straßen an. Auch wenn Sie nur den Ortsnamen, und noch keine Postleitzahl und keine Straße eingegeben haben, öffnet sich automatisch beim "Durchlaufen" der Felder das Straßenverzeichnis. Nun müssen Sie nur noch die entsprechende Straße auswählen, diese wird dann in Ihren Datensatz übernommen, und bei Bedarf auch die Postleitzahl. Aufruf externer Programme Sie haben verschiedene Möglichkeiten, andere Programme aufzurufen, und zwar entweder über eine Funktionsdefinition oder durch eine Verknüpfung mit einem Feld in der Eingabemaske. Aufruf über Funktionsdefinition: Bei diesem Programmaufruf können Sie andere Programme unabhängig von einzelnen Feldern aufrufen. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekte und Ansichten". Aufruf über Verknüpfung in Eingabemaske: Sie können aus jedem Feld andere Programme aufrufen und dabei beliebige Parameter wie den Feldinhalt übergeben. Auf diese Weise kann beispielsweise Ihre Textverarbeitung gleich mit einem bestimmten Dokument gestartet werden, oder etwa ein Grafikprogramm. Informationen zum Festlegen einer solchen Verknüpfung finden Sie im Kapitel "Eingabemasken-Designer". Vergabe von Codes Haben Sie ein Codefeld eingerichtet, können Sie hier bei der Eingabe von Daten auch die definierten Code-Attribute vergeben. Zum Beispiel für Produkte, Mailing-Informationen, usw. Nach diesen Attributen können später auch Filter, beziehungsweise Selektionen erstellt werden. 70

71 Dateneingabe über address pick-up Voraussetzungen für die Vergabe von Codes: Für die entsprechende Ansicht muss bei der Struktur mindestens ein Code-Feld vergeben sein. Außerdem müssen die gewünschten Code-Attribute festgelegt worden sein. Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekte und Ansichten". Das betreffende Code-Feld muss in der Eingabemaske dargestellt sein, und zwar über eine Listbox. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Eingabemasken- Designer". Um Codes zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie mit der Maus in das entsprechende Code-Feld, automatisch werden alle vorab definierten Attribute dargestellt. Bereits ausgewählte Codes werden farblich hervorgehoben. Selektieren Sie nun einfach per Mausklick die Codes, die Sie vergeben möchten. Tipp: Möchten Sie für eine ganze Selektion von Datensätzen neue Code-Attribute vergeben oder diese ändern, können Sie dies über Organisation > Wechseln. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Datenorganisation". 3.8 Dateneingabe über address pick-up Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine Adresse direkt aus Ihrer Zwischenablage übernehmen und die Daten in die zugehörigen Felder eines neuen Datensatzes schreiben lassen. So können Sie beliebige Adressen, z.b. aus dem Internet, einer , einer vcard, einem PDF (eingescannte Seite) oder Textdatei schnell als neue Datensätze anlegen. Der address pick-up versucht die einzelnen Adressteile (Name, Straße, Ort usw.) zu erkennen und nimmt eine automatische Zuordnung vor. Sofern auch eine - Adresse kopiert wird und diese bereits bei einem Datensatz vorhanden ist, wird kein neuer Datensatz angelegt sondern die vorhanden Daten werden aktualisiert. 71

72 Daten eingeben und bearbeiten Adressen übernehmen Haben Sie beispielsweise eine mit einer Signatur, die Sie übernehmen möchten, selektieren Sie diese und kopieren Sie den Adressblock einfach in die Zwischenablage (z.b. über STRG+C). Möchten Sie den Inhalt einer vcard übernommen, können Sie diese einfach doppelklicken. Hinweis: Diese Funktion ist nur dann möglich, wenn die Dateiendung *.vcf mit dem crm verknüpft ist. Nehmen Sie diese Einstellung beim Ausführen der Arbeitsplatzinstallation (Client.exe) vor. Das address pick-up blinkt und sofern Sie die Clipboardüberwachung aktiviert haben, meldet sich der address pick-up mit einer Sprechblase "Mögliche Adresse gefunden". Betätigen Sie nun den vorab definierten Hotkey oder wählen per Rechtsklick auf das address pick-up Icon im Kontextmenü das gewünschte Übernahmeziel, z.b. "Übernehmen in combit Relationship Manager (Firmen)". Im folgenden Fenster können Sie bei Bedarf noch die Übernahme nachbearbeiten. Per Drag & Drop können Sie mit der Maus Teile des Originaltextes in die Felder übernehmen oder direkt im Feld bearbeiten. Nach Klick auf "Übernehmen" wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt, sofern kein vorhandener Datensatz über die Adresse identifiziert werden konnte. Die Daten werden entsprechend der Zuordnung in die Felder übernommen. Tipp: Wenn Sie eine Adresse aus dem Microsoft Internet Explorer übernehmen möchten, erspart Ihnen der address pick-up den Schritt über die Zwischenablage. Sie müssen im Internet Explorer die Adressdaten lediglich markieren und über die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen. Wählen Sie dann den Eintrag "address pick-up: Übernehmen in combit Relationship Manager". Konfiguration des address pick-up Starten Sie den address pick-up über die Programmgruppe im Windows- Startmenü 72

73 Dateneingabe über address pick-up Anschließend klicken Sie im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das address pick-up Symbol und wählen "Konfigurieren...". Auf der Registerkarte "Übernahmeziele" bestimmen Sie die Ziele für die Datenübernahme. Über die Schaltfläche "Neu" definieren Sie ein neues Übernahmeziel. Geben Sie zuerst das Zielprogramm an, in diesem Fall den crm. Um ein bestehendes Übernahmeziel zu bearbeiten, wählen Sie die Schaltfläche "Markierten Eintrag konfigurieren". Um einen Hotkey für ein Übernahmeziel zu definieren, klicken Sie in der entsprechenden Zeile in die Spalte "Hotkey" und betätigen die gewünschte Tastenkombination. Im folgenden Dialog geben Sie zuerst Benutzername und Passwort an und wählen dann das Projekt aus. Nachdem das Projekt geladen wurde, wählen Sie die Ansicht aus, in die die Daten übernommen werden soll. Anschließend nehmen Sie die Zuordnung der Felder vor, sofern diese nicht schon automatisch zugeordnet wurden. Über die Option "Datensatz anhand suchen" wird in der Zielansicht in allen Feldern vom Feldtyp " " nach der kopierten -adresse gesucht. Sofern diese bereits bei einem Datensatz vorhanden ist, wird kein neuer Datensatz angelegt sondern die vorhanden Daten werden aktualisiert. 73

74 Daten eingeben und bearbeiten Auf der Registerkarte "Optionen" können Sie weitere Einstellungen vornehmen: Bestimmen Sie das gewünschte Telefonnummernformat der Übernahme. Bestimmen Sie, ob der address pick-up in den Autostart von Windows eingetragen werden soll. Bestimmen Sie, ob der address pick-up in das Startmenü von Windows (Start>Programme) eingetragen werden soll. Dann können Sie auch eine Tastenkombination (Hotkey) für den Start des address pick-up festlegen. Sofern Sie die Option "Clipboardüberwachung" markieren, meldet sich address pick-up später automatisch mit einer Sprechblase, sobald in der Zwischenablage ein Text als Adresse erkannt wird. Sofern Sie diese Option nicht aktivieren, signalisiert das address pick-up Icon eine gefundenen Adresse lediglich mit einem Blinken. Hinweis: In der mitgelieferten Beispiel-Solution wird bei einigen Feldern (z.b. Ort, PLZ, PLZ Postfach, Strasse) in den angelegten Folgeverknüpfungen die Funktion "Get- FieldFromAddress" verwendet, um z.b. ausgehend vom eingegebenen Länderkürzel, Strasse und PLZ die zugehörige Telefonvorwahl in die Telefonfelder zu schreiben. Um das address pick-up nutzen zu können, muss bei diesen Folgeverknüpfungen die Option "Keine Folgeverknüpfung, wenn Feld vorbelegt wird" gesetzt sein. Sonst wird der durch das address pick-up in diesen Feldern gesetzte Wert durch die ausgelöste 74

75 Auf einen Datensatz verweisen Folgeverknüpfung überschrieben (da der Datensatz noch nicht gespeichert ist). Außerdem kann die Option "Keine Folgeverknüpfung, wenn Zielfeld nicht leer ist" gesetzt werden, sonst wird ein eventuell vorhandener Wert überschrieben, wenn das address pick-up einen bereits vorhandenen Datensatz ergänzt. 3.9 Auf einen Datensatz verweisen Über diese Funktion können Sie einem Kollegen, beziehungsweise anderen crm- Benutzer einen sogenannten "Verweis" schicken. Dank solch einem Verweis können Ihre Kollegen nun einfach per Mausklick zu dem entsprechenden Datensatz gelangen. Wählen Sie Datensatz > Verweis > Senden an. Es wird automatisch der Dialog für eine neue geöffnet. Sofern Sie bei der Konfiguration der Ansicht eine Formel für den Betreff definiert haben, wird dieser bereits eingetragen. Sie müssen nun nur noch den Empfänger und den eventuell gewünschten Text angeben. Der Empfänger kann dann per Doppelklick auf die angehängte Datei direkt zum entsprechenden Datensatz springen. Hinweis: Damit der Empfänger zum Datensatz springen kann, muss er selbstverständlich Zugriff auf diese Ansicht haben. 75

76 Daten eingeben und bearbeiten Adressverweis speichern Möchten Sie für eigene Zwecke einen Verweis hinterlegen, können Sie diesen abspeichern: Wählen Sie Datei > Verweis > Speichern als. Nun müssen Sie nur noch den gewünschten Pfad zum Speichern der Verweis-Datei angeben. Später genügt ein Doppelklick auf diese Datei, um direkt zum Datensatz zu springen. Möchten Sie einen Verweis nicht abspeichern, sondern nur kurzzeitig "zwischenlagern", können Sie dies über die Zwischenablage. Wählen Sie dazu den Befehl Datei > Verweis > In Zwischenablage, der Verweis wird dorthin kopiert und kann dann auf Wunsch wieder eingefügt werden. Tipp: Sollten Sie mit Outlook arbeiten, könnten Sie auf diese Weise auch dort einen Verweis einbetten und direkt aus Outlook auf den Datensatz im crm springen Favoriten Wenn Sie bestimmte Datensätze häufig bearbeiten, können Sie einen Verweis auf diese Datensätze in die Favoritenliste aufnehmen, so dass sie in Zukunft einfach und schnell angezeigt werden können. Diese Anordnung wird benutzerspezifisch und ansichtenübergreifend für jedes Projekt gespeichert. Zum Öffnen eines der Favoriten doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag in der Favoritenliste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen im Kontextmenü "Gehe zu Datensatz". Favoriten hinzufügen Wechseln Sie zum Datensatz, den Sie zur Favoritenliste hinzufügen möchten. Wählen Sie Datensatz > Verweis > Zu Favoriten hinzufügen. Geben Sie bei Bedarf einen Namen für den Datensatz ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. 76 Tipp: Wenn Sie vergessen, einen Datensatz Ihren Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie in der Navigation auf "Verlauf". Die Verlaufsliste zeigt an, wo Sie gewesen sind: heute, gestern oder (je nach Einstellung) vor einigen Wochen. Doppelklicken Sie auf einen Namen in der Liste, um den Datensatz anzuzeigen. Favoriten organisieren Wenn Ihre Favoritenliste wächst, können Sie diese durch das Erstellen von Ordnern übersichtlich halten. Die Struktur kann dabei frei angepasst werden, und neue Hierar-

77 Datensätze zusammenführen chien lassen sich nach Wunsch über das Kontextmenü einfügen. Die Einträge lassen sich per Drag & Drop beliebig anordnen und frei benennen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Favoritenliste und wählen Sie "Neuer Ordner". Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Per Drag & Drop können Sie die Datensätze und Ordner in der Liste verschieben. Über das Kontextmenü können Sie Favoriten und Ordner auch löschen, umbenennen und kopieren Datensätze zusammenführen Über die Funktion Datensatz > Zusammenführen können zwei Datensätze zu einem Datensatz zusammengeführt werden. Der aktuelle Datensatz ist dabei der Primär- Datensatz, in diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundär-Datensatz kann anschließend automatisch gelöscht werden. Datensätze zusammenführen Wählen Sie Datensatz > Zusammenführen und wählen Sie den Datensatz aus, der mit dem aktuellen Datensatz zusammengeführt werden soll. Im Dialog "Datensätze zusammenführen" werden nun die Feldinhalte von Primär- Datensatz und Sekundär-Datensatz angezeigt. In der letzten Spalte werden die Feld- 77

78 Daten eingeben und bearbeiten inhalte des Ergebnis-Datensatzes angezeigt. Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen. Über die Schaltfläche "Vertausche Primär-Datensatz mit Sekundär-Datensatz" können die Datensätze getauscht werden. Alle bisherigen Änderungen gehen damit verloren und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneut ausgeführt. Über die Schaltfläche "Filter" können Sie diejenigen Felder ausblenden, bei denen die Feldinhalte von Primär-Datensatz und Sekundär-Datensatz identisch sind. Gesamten Inhalt übernehmen Über die Schaltfläche "Verwende den gesamten Primär-Datensatz als Ergebnis" bzw. "Verwende den gesamten Sekundär-Datensatz als Ergebnis" kann der gesamte Inhalt eines Datensatzes direkt in das Ergebnis übernommen werden. Einzelne Feldinhalte übernehmen Bei unterschiedlichen Feldinhalten (Konflikten) entscheiden Sie, welcher Feldinhalt in den Ergebnis-Datensatz übernommen wird. Felder für die keine Schreibrechte vorhanden sind, werden grau markiert. 78

79 Datensätze zusammenführen Um einen einzelnen Feldinhalt des Primär-Datensatzes in den Ergebnis- Datensatz zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Konflikt der Primär-Spalte oder klicken auf die Schaltfläche "Verwende das Feld vom Primär- Datensatz als Ergebnis". Um einen einzelnen Feldinhalt des Sekundär-Datensatzes in den Ergebnis- Datensatz zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Konflikt der Sekundär-Spalte oder klicken auf die Schaltfläche "Verwende das Feld vom Sekundär- Datensatz als Ergebnis" Wenn einzelne Feldinhalte in den Ergebnis-Datensatz übernommen werden, wird die Herkunft farblich markiert: Blau: Feldinhalt von Primär-Datensatz Grün: Feldinhalt von Sekundär-Datensatz Beim Feldtyp "Bemerkungsfeld" und "Codefeld" öffnen Sie über Doppelklick auf das Feld einen speziellen Übernahmedialog. In diesem Dialog können Sie das Ergebnisfeld direkt bearbeiten. Eingebettete Dokumente und eingebettete Dateien können nicht angezeigt werden. Zusammenführung starten Über die Schaltfläche "OK" starten Sie die Zusammenführung der Datensätze. Der Vorgang wird entsprechend den konfigurierten Zusammenführungsoptionen durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass die Zusammenführung der Datensätze nicht rückgängig gemacht werden kann und die Datensätze bei einem Fehler auch nicht wiederhergestellt werden können. Sofern es zu einem Fehler kommt, können Sie im Anschluss über ein Dialogfenster eine Protokolldatei anzeigen lassen. Diese Protokolldatei enthält Angaben zu den betroffenen Datensätzen, bei denen es zu einem Fehler kam. Diese Datensätze können dann manuell nachbearbeitet werden. Zusammenführungsoptionen Über die Schaltfläche "Einstellungen" im Dialog "Datensätze zusammenführen" können Sie die projektspezifischen Zusammenführungsoptionen definieren. Beim bestätigen dieses Dialogs, gehen alle bisherigen Änderungen verloren und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneut ausgeführt. Regeln Definieren Sie die Regeln für Bemerkungsfelder, Codefelder und sonstige Felder. 79

80 Daten eingeben und bearbeiten Bemerkungsfelder Codefelder Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in das Ergebnis übernommen. An Feldinhalt anhängen: Der Bemerkungsfeld-Inhalt des Sekundär-Datensatzes wird an den Bemerkungsfeld-Inhalt des Primär-Datensatzes angehängt. Zusätzlich kann über die Option "Ab dem ersten Unterschied anhängen" erreicht werden, dass ein evtl. vorhandener identischer Anfangsteil nicht doppelt vorkommt. Beim Zusammenführen werden die beiden Inhalte verglichen und ab dem ersten gefundenen Unterschied wird der Inhalt des Sekundär-Datensatzes an den des Primär-Datensatzes angehängt. Feldinhalt ersetzen: Nur der Feldinhalt vom Sekundär-Datensatz wird in das Ergebnis übernommen. Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in das Ergebnis übernommen. Alle gesetzten Einträge von Primär- und Sekundär-Datensatz zusammenführen: Alle gesetzten Code-Einträge der beiden Code-Felder werden in das Ergebnis übernommen. 80

81 Datensätze zusammenführen Sonstige Felder Relationen Nur gemeinsam gesetzte Einträge zusammenführen: Nur Code-Einträge die in beiden Code-Feldern gesetzt sind, werden in das Ergebnis übernommen. Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen. Über die Option "Leere Primär-Datensatzfelder mit Sekundär- Datensatz füllen" werden bei leeren Feldern des Primär-Datensatzes die Feldinhalte des Sekundär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen. Für alle Feldtypen steht die Option "Unterschiedliche Feldinhalte als Konflikt darstellen" zur Verfügung. Über diese Option wird bei unterschiedlichen Feldinhalten (Konflikten) die Zeile rot markiert. Diese Markierung wird entfernt, wenn ein Feldinhalt explizit in den Ergebnis-Datensatz übernommen wird. Definieren Sie die Aktionen, die beim Zusammenführen für 1:N und N:M-Relationen ausgeführt werden sollen. Dabei stehen folgende Aktionen zur Auswahl: Verwerfen: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden nicht in den Ergebnis-Datensatz übernommen. 81

82 Daten eingeben und bearbeiten Übernehmen: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden in den Ergebnis-Datensatz übernommen. Übernehmen und Dubletten ignorieren: Die relational verknüpften Datensätze des Sekundär-Datensatzes werden in den Ergebnis-Datensatz übernommen. Doppelte relational verknüpfte Datensätze werden ignoriert. Wann ein relational verknüpfter Datensatz ein doppelter Datensatz ist bzw. welche Feldinhalte einen Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen, definieren Sie bei der jeweiligen Relation über die Schaltfläche "...". Über die Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in eine neue Zeile. Wählen Sie zuerst das gewünschte Vergleichsfeld aus, z.b. "DatumZeit". Legen Sie die Feldlänge fest, bis zu der auf Gleichheit geprüft werden soll. Bei Feldern vom physikalischen Typ "Zeichen lang" können maximal die ersten 250 Zeichen berücksichtigt werden. Über Ignorieren bei leer können Sie angeben, ob dieses Feld nicht beachtet werden soll, wenn es leer ist. Löschen Definieren Sie, wie der Sekundär-Datensatz nach dem Zusammenführen gelöscht werden soll. Optional haben Sie dabei auch die Möglichkeit, etwaige relational verknüpfte Datensätze ebenfalls zu löschen, also z.b. die zu einem Personen-Datensatz verknüpften Kontakt-Datensätze. Bitte beachten: Wenn die beiden Optionen "Sekundär-Datensatz löschen" und "Relationen ebenfalls löschen (falls keine SQL-Constraints definiert sind)" aktiviert sind, wird lediglich die erste Ebene der 1:N/N:M Relationen des Sekundär-Datensatz gelöscht. Um alle verknüpften Datensätze zu löschen, empfehlen wir die Einstellung "Kaskadiertes Löschen" in Ihrem Datenbanksystem. Alternativ kann der Sekundär-Datensatz als gelöscht markiert werden, indem in ein bestimmtes Feld ein definierter Eintrag vorgenommen wird. Dies bietet sich z.b. an, wenn der Benutzer keine Datensatz-Löschrechte besitzt. Dieser Eintrag wird im Sekundär-Datensatz erst nach einer expliziten Aktualisierung sichtbar. Erweitert Definieren Sie, ob nach dem Zusammenführen ein Protokolleintrag im Primär-Datensatz vorgenommen werden soll. Geben Sie dafür Feldname und Protokolleintrag an. Sofern Sie den Protokolleintrag in ein Bemerkungsfeld vornehmen, aktivieren Sie die Option "An Feldinhalt anhängen" um den bestehenden Feldinhalt mit dem Protokolleintrag zu ergänzen. 82

83 Datenorganisation / globale Funktionen 3.12 Datenorganisation / globale Funktionen Mit diesen Funktionen haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, viele Datensätze auf einmal um bestimmte Kriterien oder Informationen zu ergänzen, und das auch relational. Wechseln von Feldinhalten Über die Funktion Organisation > Wechseln können nicht nur Felder um bestimmte Inhalte ergänzen, sondern können bisherige Feldinhalte auch überarbeiten beziehungsweise ersetzen. Möchten Sie nicht alle Datensätze der Ansicht ergänzen, sollten Sie zuvor einen Filter durchführen, um die gewünschten Datensätze zu selektieren. Wählen Sie Organisation > Wechseln. Wählen Sie nun aus der Feldliste das Feld aus, dessen Inhalt Sie verändern möchten. Geben Sie anschließend den Text oder die Formel an, der ergänzt oder ersetzt werden soll. Über die Schaltfläche "Formel" gelangen Sie in den Formelassistenten, über den Sie Zugriff auf die verfügbaren Variablen und Funktionen haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer". Nach Wahl der gewünschten Option also entweder "Feldinhalt ersetzen" oder "An Feldinhalt anhängen" können Sie den Vorgang über die Schaltfläche "Ausführen" starten. Hinweis: Beachten Sie, dass das ausgewählte Feld und der eingegebene Text vom Datenformat zusammenpassen müssen. So können Sie ein numerisches Feld auch nur durch Ziffern ersetzen oder ergänzen. Tipp: Um eine Checkbox (logisches Feld) über Wechseln anzukreuzen, lassen Sie in das logische Feld ein "T" (True) eintragen. Um die Markierung zu entfernen, entsprechend ein "F" (False). 83

84 Daten eingeben und bearbeiten Beispiel für Wechseln nach Formeln: Angenommen, Sie haben Daten übernommen, bei denen Name und Vorname im selben Feld stehen, Sie möchten aber die Vornamen in ein eigenes Feld übertragen. Erstellen Sie einen Filter mit den betreffenden Adressen und wählen dann Organisation > Wechseln. Wählen Sie aus der Liste das Feld "Vorname" und öffnen den Formelassistenten. Um vom kombinierten Namen von links gerechnet alles bis zum ersten Leerzeichen in das Feld "Vorname" zu übernehmen, benutzen Sie folgende Formel: «LEFT$(NAME,if(StrPos(NAME, ) >= 0,StrPos(NAME, ),LEN(NAME)))» Nach dem Bestätigen der Formel mit OK wählen Sie die Option "Feldinhalt ersetzen" und starten den Vorgang mit "Ausführen". Die Vornamen werden jetzt in das Feld "Vorname" eingetragen. Nun müssen sie noch aus dem Feld "Name" gelöscht werden. Im zweiten Durchgang selektieren Sie daher das Feld "Name" und geben im Formelassistenten folgenden Ausdruck ein: «if(strpos(name, ) >= 0,LTRIM$(MID$(NAME, StrPos(NAME, )+1)), )» Wählen Sie wieder die Option "Feldinhalt ersetzen" und starten den Vorgang. Hinweis: Das Wechseln geht je nach Eingabe mal serverseitig, und mal clientseitig vonstatten. Beim serverseitigen Wechseln führt der Datenbank-Server den gesamten Vorgang durch. Wechseln von Codes Sobald Sie im Dialog aus der Feldliste ein Code-Feld selektiert haben, werden die enthaltenen Codes aufgeführt. 84

85 Datenorganisation / globale Funktionen Nun müssen Sie nur noch die Code-Attribute markieren, die Sie setzen oder löschen möchten und wählen die entsprechende Option. Relationales Ergänzen Mit dieser Funktion können alle Datensätze in einem Filter relational ergänzt werden. Wenn kein Filter aktiv ist, werden alle Datensätze relational ergänzt. Dabei wird zu jedem Datensatz der aktuellen Ansicht ein neuer Datensatz in der relational verknüpften Ansicht (z.b. Dokumente, Kontakte) entsprechend der definierten Feldliste angelegt und automatisch verknüpft. Damit können Sie z.b. nach einer Marketingaktion (z.b. Briefmailing Produkt Sportbogen AB07) bei allen Datensätzen im aktuellen Filter den Kontakt-Container um den Eintrag "Briefmailing Produkt Sportbogen AB07" ergänzen. Hinweis: Das Relationales Ergänzen kann bei Verwendung von MSSQL auch direkt serverseitig erfolgen, sofern keine List & Label Formeln (Variablen) verwendet werden, die sich auf den jeweiligen Datensatz selbst beziehen. Datensätze relational ergänzen Wählen Sie Organisation > Relationales Ergänzen > Allgemein. Wählen Sie die relationale Ansicht aus, in der die neuen Datensätze angelegt werden sollen. Sie haben alle definierten 1:N-Relationen und N:M-Relationen zur Auswahl. In eckigen Klammern wird dabei der Relationsalias angezeigt. In der Feldliste definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" die Feldinhalte der neu angelegten Datensätze. Wählen Sie dazu in der Spalte "Feld" das Feld der verknüpf- 85

86 Daten eingeben und bearbeiten ten Ansicht aus und geben Sie in der Spalte "Formel" entweder festen Text oder eine Formel an (z.b. das aktuelle Datum). Über die Schaltfläche "Formel" gelangen Sie in den Formel-Assistenten, der z.b. auch die Funktion AskString$() unterstützt, um eine Benutzereingabe zu ermöglichen. Diese Benutzereingabe wird einmal zu Beginn angeboten, nicht bei jedem Datensatz. Wenn das Ergebnis der Formel ein Leerstring ist (""), wird das Feld komplett ignoriert, damit etwaige Default-Werte des Datenbankservers greifen können. Um den Vorgang zu starten, klicken Sie auf "Ausführen". Dann wird zu jedem Datensatz der aktuellen Ansicht ein neuer Datensatz in der relational verknüpften Ansicht entsprechend der definierten Feldliste angelegt und automatisch verknüpft. Vorlagen für Relationales Ergänzen Alle Einstellungen beim Relationalen Ergänzen können als Vorlage gespeichert werden, um diese nochmals zu verwenden oder anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen. Dies geschieht ähnlich wie beim Speichern von Filterausdrücken. Wählen Sie die Schaltfläche "Speichern" Im anschließenden Dialog legen Sie fest, ob der gespeicherte Filter allen Benutzern zur Verfügung stehen soll, oder nur Ihnen selbst. In der Spalte "Bezeichnung" geben Sie einen beschreibenden Text ein. Anschließend können Sie noch einen Namen festlegen, der für einen Zugriff per Script verwendet werden kann. Bestätigen Sie den Eintrag über die Schaltfläche "OK". Wählen Sie die Schaltfläche "Laden" um die Vorlage zu ändern. Über Organisation > Relationales Ergänzen > Vorlagen verwalten können Sie diese Vorlagen-Bibliothek jederzeit aufrufen um die Bezeichnung oder den Namen zu ändern. Über Organisation > Relationales Ergänzen > Vorlagen ausführen können Sie die Vorlagen-Bibliothek aufrufen und die selektierte Vorlage ausführen. 86

87 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten 4. Suchen von Datensätzen Über den Menüpunkt "Suchen" gelangen Sie zu den verschiedenen Suchmöglichkeiten. Hinweis: Um eine Zielgruppe (z.b. für ein Mailing) zusammenzustellen, wählen Sie Organisation > Filter anstelle der Suche. Weitere Informationen zu Filtern finden Sie im Kapitel Filtern von Datensätzen ab Seite 102. Bei der Suche handelt es sich im übrigen ebenfalls um einen Filter, da Ihnen als Ergebnis nur die gesuchten Datensätze angezeigt werden. Der Unterschied ist, dass Ihnen bei dieser Abfrage weniger Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung stehen und dass Sie die Suchkriterien nicht abspeichern können. 4.1 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Normalsuche Bei der Normalsuche handelt es sich um eine Suche nach dem Prinzip "beginnt mit". Das heißt, Sie müssen nicht den kompletten Suchbegriff eingeben, der in dem gesuchten Feld (oder den Feldern) enthalten sein soll. Wählen Sie den Menüpunkt "Suchen > Suchen". 87

88 Suchen von Datensätzen Selektieren Sie nun in der Feldübersicht diejenigen Felder aus, in denen Sie suchen lassen möchten. Sie haben auch die Möglichkeit, gleichzeitig in mehreren Feldern zu suchen. Unter "Suchkriterien" geben Sie den gesuchten Begriff ein, bei "Suchoption" wählen Sie "normal". Möchten Sie die Suche Groß/Klein-sensitiv durchführen, markieren Sie einfach die entsprechende Option. Hinweis: Um diese Option nutzen zu können, muss die Groß/Klein-Such- Sensivität in der Datenbankserver-Konfiguration eingestellt werden. Die Datensätze mit dem gesuchten Begriff werden nach abgeschlossener Suche angezeigt (und nur diese Datensätze!). Dass Sie sich in diesem Suchergebnis-Modus befinden, erkennen Sie am Filter- Symbol rechts unten in der Statusleiste des Ansichtsfensters. Beispiel: Sie möchten nach der Firma "Sofortlieferungen GmbH & Co KG" suchen und geben einfach "Sofortlieferungen" ein (da Sie die genaue Bezeichnung nicht kennen). Da die Firma zu einer größeren Unternehmensgruppe gehört, sind Sie nicht sicher, ob der gesuchte Begriff in dem Feld Firma, Firma2 oder Firma3 steht. Markieren Sie daher bei den zu untersuchenden Feldern alle drei Felder. So finden Sie alle Datensätze dieser Firma, unabhängig davon, ob "GmbH", "AG" oder "GmbH & Co KG". Tipp: Klicken Sie im Kontextmenü des Feldes, das Sie durchsuchen lassen möchten, auf die Option "Suchen". So können Sie die Normalsuche noch schneller durchführen, denn das entsprechende Feld ist nun im Suchdialog bereits vorselektiert und der aktuelle Feldinhalt ist schon als Suchkriterium eingetragen (einzige Ausnahme sind hier Felder vom Typ "Zeichen lang"). Verfeinern der Suche Tipp: Die Option "Verwende aktuelle Selektion als Basis" im Suchdialog setzen Sie dann ein, wenn Sie bereits eine Suche durchgeführt haben und in diesen Datensätzen noch nach einem weiteren Begriff suchen oder Ihre Suche verfeinern möchten. Würde diese Option nicht selektiert, würde die vorherige Suche verworfen und die neue Suche über die gesamten Datensätze durchgeführt werden. Beispiel: Sie haben mehrere Datensätze der Firma Sofortlieferungen GmbH & Co KG gefunden, benötigen jedoch nur die der Vertriebsabteilung. Führen Sie also eine weitere 88

89 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Suche durch, und zwar auf das Feld "Abteilung" und den Inhalt "Vertrieb", und markieren dabei "Verwende aktuelle Selektion als Basis". Um von der Anzeige des Suchergebnisses wieder zur Normalansicht (also aller Datensätze) zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf "Letzten Filter aktivieren". Hatten Sie nur einen Suchvorgang durchgeführt, gelangen Sie zur Normalansicht. Sollten Sie wie zuvor beschrieben zwei Suchvorgänge nacheinander und zusammenhängend durchgeführt haben, gelangen Sie beim ersten Klick auf das vorherige Suchergebnis und erst durch einen erneuten Klick wieder zur Normalansicht. Exakte Suche Vorausgesetzt, Sie wissen bereits genau, was Sie suchen möchten, haben Sie die Möglichkeit, statt der Suche mit der Suchoption "normal" die Option "exakt" zu wählen. Das bedeutet, Sie müssen in diesem Fall den kompletten Suchbegriff eingeben in unserem vorab genannten Beispiel wäre das "Sofortlieferungen GmbH & Co KG". Beachten Sie jedoch, dass in Feldern vom Typ "Bemerkung" die Exaktsuche nicht möglich ist. Wildcard-Suche Um Daten zu finden, bei denen der Suchbegriff nicht genau mit dem Suchfeld übereinstimmt, oder der Anfang nicht übereinstimmt, setzen Sie die Option Wildcard ein. Wildcards sind die Zeichen "*" und "?", die als Platzhalter für unbekannte Zeichen stehen. So werden Sie auch dann fündig, wenn Sie nicht genau wissen, was beim gesuchten Datensatz im Suchfeld steht. Beispiel: Im Feld "Firma" steht "Weberei Seitenmann und Sohn". Sie jedoch kennen nur den Namen "Seitenmann", nicht die genaue Firmenbezeichnung und möchten daher nur nach diesem Begriff suchen. Wählen Sie den Unterpunkt "Suchen" und im anschließenden Dialog unter Suchoption "Wildcard". In der Feldauswahl selektieren Sie das Feld "Firma" und bei den Suchkriterien geben Sie "*Seitenmann*" ein. Damit finden Sie alle Datensätze dieser Firma, unabhängig davon, womit der Firmenname beginnt bzw. endet. Hinweis: Das Zeichen "*" steht für eine beliebige Zeichenfolge in einem Text, d.h., "*ungen" findet alle Zeichenketten, die auf "ungen" enden. Das Zeichen "?" steht für ein beliebiges Zeichen in einem Text. So steht "A?ders" für alle Texte mit 6 Zeichen, die mit "A" beginnen und auf "ders" enden. "M??ers" findet alle Zeichenketten mit 6 Zeichen, die mit "M" beginnen und auf "ers" enden. 89

90 Suchen von Datensätzen Selbstverständlich können Sie auch bei dieser Suchart in mehreren Feldern gleichzeitig suchen, wie bei der Normalsuche beschrieben. Phonetische Suche Bei dieser Suchmöglichkeit können Sie nach dem Klang eines Begriffes suchen, anstatt nach der Schreibweise. Wissen Sie also nur, dass die gesuchte Person "Meier" lautet, aber nicht, ob dieser sich mit "ei", "ai" oder "ay" schreibt, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie den Unterpunkt "Suchen" und im anschließenden Dialog unter Suchoption "phonetisch", bevor Sie die Suche starten. Bei den Suchkriterien spielt es in diesem Fall keine Rolle, ob Sie den Namen nun mit "ei" oder "ai" eingeben. Als Suchergebnis erhalten Sie alle Namens-Varianten, also "Meier", "Maier" und "Mayer". Hinweis: Die Bedingungen für die phonetische Suche werden im übrigen nicht durch den crm festgelegt, sie werden über Ihr Datenbank-System realisiert. Um die phonetische Suche mit dem PostgreSQL Datenbanksystem nutzen zu können, muss die Unterstützung einer phonetischen Suche ("SOUNDEX") bei der Installation von PostgreSQL aktiviert werden. 90

91 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Tipp: Zum Verfeinern einer Suche können Sie je nach Bedarf die verschiedenen Suchmöglichkeiten auch kombinieren. So könnten Sie zuerst eine Normalsuche auf den Ort durchführen, und darauf aufsetzend eine Wildcard-Suche auf den Firmennamen. Schnellsuche Diese Art der Suche funktioniert prinzipiell wie die normale Suche, und ermöglicht dem Anwender eine schnellere Suche. Damit Sie nicht bei jedem Suchvorgang die gewünschten Felder aus der Liste heraussuchen müssen, legen Sie hier bereits vorab diejenigen Felder fest, in denen Sie am häufigsten suchen werden. Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Wählen Sie den Menüpunkt Suchen > Schnellsuche bzw. in der Listenansicht löst das direkte Lostippen automatisch den Schnellsuch-Dialog aus. Um die Schnellsuche durchzuführen, selektieren Sie nun das Feld, in dem Sie suchen möchten. Bei den Suchkriterien geben Sie den gesuchten Begriff ein. Bei den Suchoptionen stehen Ihnen auch hier die Varianten "normal", "Wildcard" oder "phonetisch" zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den beiden vorangegangenen Abschnitten. 91

92 Suchen von Datensätzen Je nach Bedarf können Sie über Aktivieren der entsprechenden Schaltflächen noch festlegen, ob Groß-/Kleinschreibung beachtet, und ob ein bereits bestehender Filter als Basis verwendet werden soll. Wie bei der normalen Suche werden die Datensätze mit dem gesuchten Begriff nach abgeschlossenem Suchvorgang angezeigt. Bei mehreren Treffern wird in die Listenansicht gewechselt, sofern diese Option aktiviert wurde. Über die Schaltfläche können Sie im nachhinein jederzeit noch weitere Schnellsuch-Felder hinzufügen. Die ersten zehn Felder dieser Liste können dann direkt über die Tastenkombinationen Alt-1 bis Alt-0 ausgewählt werden. Viel mehr als zehn Felder sollten Sie jedoch nicht aufnehmen, denn der Sinn der Schnellsuche ist ja der, nicht in einer langen Liste nach dem gewünschten Feld suchen zu müssen. Hinweise: Die Schnellsuch-Felder werden in der Projektdatei je Ansicht gespeichert, es handelt sich daher um eine Einstellung mit benutzerübergreifender Auswirkung. Fügt ein Anwender ein neues Feld hinzu, steht dieses ab sofort allen Anwendernzur Verfügung. Ob ein Anwender solch ein Feld hinzufügen oder löschen darf, hängt davon ab, ob ihm das Recht "Projektkonfiguration ändern" gewährt wurde. Wenn Sie alle Schnellsuch-Felder im Dialog löschen, können Sie den Dialog "Abbrechen" schließen und trotzdem die Einstellungen speichern. 4.2 Suche in Auswahllisten bei Relationen In der Auswahlliste bei 1:1-Relationen besteht ebenfalls eine Suchmöglichkeit, so dass Sie rasch und unkompliziert Ansprechpartner, Kontakte und Dokumente verknüpfen, oder zum Beispiel Projekte zuordnen können. Per Klick auf die Schaltfläche (z.b. mit Firma verknüpfen) öffnen Sie die Übersichtsliste der Datensätze, die zugeordnet werden können. Wählen Sie zuerst aus der Liste mit den durchsuchbaren Feldern das gewünschte Feld für die Direktsuche aus, wie zum Beispiel "Firma". Nun müssen Sie nur noch den gesuchten Begriff eintippen (eine Platzierung in ein Suchfeld ist hier nicht notwendig!), der zeitgleich im linken unteren Eck des Fensters angezeigt wird. Automatisch wird daraufhin das angegebene Feld nach dem Begriff durchsucht, und in der Übersichtsliste werden die gefilterten Datensätze angezeigt. 92

93 Verlauf Um wieder zur Anzeige der kompletten Liste zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter zurücksetzen". Sollten Sie eine erweiterte Suchmöglichkeit benötigen, stehen Ihnen selbstverständlich auch die Dialoge für die Schnell- und Normalsuche zur Verfügung. 4.3 Verlauf Hier werden Verweise auf die letzten angesehenen, bearbeiteten oder neu angelegten Datensätze abgelegt. Diese benutzerspezifische Liste der Datensätze wird im Fenster der Navigation angezeigt. Neben dem Datensatz werden bei jedem Eintrag auch die zugehörige Ansicht und die Uhrzeit der Aufnahme angezeigt. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Datensatz um den Datensatz anzuzeigen. Wenn Sie mit der Maus auf einen Eintrag zeigen, wird zusätzlich der Grund der Aufnahme angegeben (Neuanlage, Bearbeiten, Verweildauer). Die Verweildauer, nach der ein Datensatz automatisch in den Verlauf aufgenommen wird ist einstellbar. Außerdem werden die Verweise automatisch nach einer bestimmten Zeitdauer beim Programmstart gelöscht. Beide Werte lassen sich über Konfiguration > Allgemein > Verlauf einstellen. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Verlauf konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". 93

94 Suchen von Datensätzen Die Verlaufsprotokollierung wird für jede Ansicht individuell in der Ansichten- Konfiguration auf der Registerkarte "Allgemein" aktiviert. Der Feldinhalt der Spalte "Datensatz" wird in der Ansichten-Konfiguration auf der Registerkarte "Datensatz Verweis" über die Formel im Feld "Kommentar/Betreff" definiert. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Datensatz- Verweis" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 4.4 Suchen und Ersetzen Hierüber haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Feldinhalte zu ersetzen. Da es sich bei dieser Funktion um eine globale Operation handelt, müssen Sie vorab eine Selektion über die Datensätze erstellen, bei denen die Änderung erfolgen soll. Würden Sie vorab keinen Filter einsetzen, würde die Änderung bei allen Datensätzen der Ansicht durchgeführt werden. Wählen Sie Suchen > Ersetzen und im folgenden Fenster aus der Feldliste das Feld, dessen Inhalt Sie verändern möchten. In der Zeile "Suche nach" geben Sie den Text ein, den Sie ersetzen möchten. Im Beispiel-Bild wäre das die neue Firmenbezeichnung. Im Feld "Ersetze durch" tragen Sie den Text ein, den Sie statt dessen haben möchten. Soll der vorherige Text gelöscht und nicht durch einen anderen ersetzt werden, lassen Sie dieses Feld einfach leer. Somit wird der gesuchte Text einfach entfernt. Unter "Option" können Sie festlegen, ob bei der Suche auf Groß/Kleinschreibung geachtet werden soll, und ob Sie den Vorgang des Ersetzens sicherheitshalber bei jedem Datensatz bestätigen möchten. Hinweis: Um die Option "Groß/Kleinschreibung beachten" zu nutzen, muss die Groß/Klein-Such-Sensivität in der Datenbankserver-Konfiguration gesetzt werden. Je nach verwendetem Datenbanksystem kann Sie bis auf Feldebene eingestellt werden. 94

95 Telefonverzeichnis Anbindung Nach Start des Vorgangs über "Ausführen" wird der eingegebene Text gesucht und durch den gewünschten ersetzt. Hinweis: Das Ersetzen geht je nach Eingabe mal serverseitig, und mal clientseitig vonstatten. Beim serverseitigen Wechseln führt der Datenbank-Server den gesamten Vorgang durch. 4.5 Telefonverzeichnis Anbindung Sie können Daten aus Telefonverzeichnissen in Ihre Ansicht importieren und auf Telefonverzeichnisse über eine Schnittstelle zugreifen. Damit können Sie direkt in Online Telefon- und Branchenverzeichnissen suchen (Bitte beachten Sie den Hinweis) und Daten von den gängigen Telefon-CDs übernehmen, beziehungsweise Ihre vorhandenen Kontakte ergänzen oder korrigieren. Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese Angaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Angaben stellen nur Beschreibungen dar und enthalten keine Garantie der Beschaffenheit der Produkte. Import von Daten aus Telefon-CDs Andere Formate als die angegebenen lassen sich häufig über das dbase oder ein Textformat importieren. In diesem Fall folgen Sie auch den nachfolgenden Anweisungen, wählen dann aber aus der Liste mit den Importformaten keine Telefon-CD, sondern dbase oder ein Textformat. Wählen Sie Organisation > Import, der Import-Assistent wird gestartet. Wählen Sie aus den gelisteten Telefon-CDs die gewünschte aus. Im nächsten Fenster erhalten Sie einen Hinweis zum Export von Daten aus der entsprechenden Anwendung, da der vorherige Export Voraussetzung ist, um Daten importieren zu können. Sofern Sie den Export schon durchgeführt haben, können Sie mit "Weiter" bestätigen, ansonsten öffnen Sie nun die Telefon-CD-Anwendung. Dort suchen bzw. wählen Sie die gewünschten Daten aus und exportieren diese gemäß den Anweisungen des Import-Assistenten aus der Telefon-CD, bevor Sie mit dem Import beginnen. Näheres zum Import-Assistenten finden Sie im Kapitel "Import, Export und Abgleich". Direkte Telefonverzeichnis Anbindung Damit können Sie direkt in Telefon- und Branchenverzeichnissen suchen und Daten von den gängigen Telefon-CDs übernehmen. Sofern Sie ein Telefon-CD einsetzen möchten, 95

96 Suchen von Datensätzen muss diese vorher installiert worden sein und die CD muss sich im CD-Laufwerk befinden. Konfiguration Rufen Sie in der Ansichten-Menüleiste Konfiguration > Telefonverzeichnis / Routenplaner auf. Wählen Sie im Feld "Name" das Telefonverzeichnis, das Sie einsetzen möchten. Geben Sie bei Telefon-CDs im Feld "Pfad" den Pfad zur Telefon-CD Startdatei an. Bei manchen CDs ist diese Auswahl deaktiviert. Hier fordert das Programm selbst die notwendige Verbindung. Je nachdem, welches Telefonverzeichnis Sie gewählt haben, werden im unteren Teil des Dialogs im Hinweisfeld die Suchmöglichkeiten angezeigt, die bei diesem Verzeichnis unterstützt werden und eventuelle Besonderheiten (z.b. ob nur nach Firma/Name oder auch nach Branche gesucht werden kann). Unter dem Register "Feldverknüpfungen" erhalten Sie eine Liste mit den möglichen Such- und Zielfeldern und den jeweils damit verknüpften Feldern Ihrer Ansicht. Standardmäßig sind dabei zuerst einmal alle gleich lautenden Felder miteinander verknüpft (Ausnahme: PLZ ist mit PLZZ verknüpft). Sollten Sie dies abändern wollen, klicken Sie zweimal auf die zu ändernde Zeile in die Spalte Datenbankfelder, es öffnet sich die Liste mit allen verfügbaren Feldern Ihrer Ansicht und Sie können ein anderes Feld bestimmen. 96

97 Telefonverzeichnis Anbindung Suchen in Telefonverzeichnis Wählen Sie den Befehl Suchen > Telefonverzeichnis. Es wird automatisch auf das Telefonverzeichnis zugegriffen, das unter Konfiguration > Telefonverzeichnis definiert wurde. Nun haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten: Entweder Sie führen die Suche anhand des aktuellen Datensatzes durch oder Sie wählen die manuelle Übernahme. Anhand aktuellem Datensatz Bevor die Suche gestartet wird, erhalten Sie einen Dialog zum Einstellen der Suchparameter, also "Firma", "Name", "Ort" etc. Falls Sie alle Parameter markieren würden, werden dennoch nur jene berücksichtigt, die das ausgewählte Telefonverzeichnis unterstützt. Es wird nach Daten des Datensatzes gesucht, in dem Sie sich momentan befinden. Sollten keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Wenn der Datensatz gefunden wird, wird er angezeigt. Bei einigen Telefon-CDs öffnet sich sofort das "Übernahme"-Fenster, bei anderen erst nach einem Doppelklick auf den Treffer. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Übernahme und Neuanlage. Im ersten Fall können Sie den Datensatz, in dem Sie sich momentan befinden, überschreiben bzw. ergänzen. Falls Sie sich für die zweite Möglichkeit entscheiden, wird einfach ein ganz neuer Datensatz angelegt. Bei den CDs aus der Schweiz können Sie sogar mehrere Datensätze übernehmen. Bei Online Telefon- und Branchenverzeichnissen ist eine Übernahme nicht möglich (evtl. über combit address pick-up realisierbar). 97

98 Suchen von Datensätzen Manuelle Übernahme von Telefon-CD Hier können Sie jede beliebige Suche nach Firmen, Namen oder Telefonnummern starten, und zwar entsprechend den Möglichkeiten, die von der CD angeboten werden. Die jeweilige Anwendung führt Sie dabei durch die Suche, die natürlich immer ein wenig unterschiedlich vonstatten geht. Bei einigen Telefon-CDs steht Ihnen dafür ein Assistent zur Verfügung. Die Treffer werden jeweils in einer Liste angezeigt und es öffnet sich (bzw. nach einem Doppelklick auf einen Treffer) auch hier das "Übernahme"-Fenster. Sie können wiederum wählen zwischen der Übernahme und der Neuanlage, wie zuvor beschrieben. Hinweis: Bei einigen Telefon-CDs, bei denen die Mehrfachübername möglich ist die manuelle Neuanlage von Datensätzen aus der Telefon-CD Oberfläche nicht möglich, in diesem Fall müssten Sie selbst die Daten aus der Anwendung exportieren. Bitte beachten Sie bei den Telefon-CDs aus der Schweiz auch die so genannten Robinson-Einträge, die durch einen Stern gekennzeichnet sind. Bei diesen Robinson- Adressen möchten die entsprechenden Personen keine Werbebotschaften erhalten. Sie als Benutzer sind dafür verantwortlich, die Bestimmungen der einzelnen Telefon-CDs korrekt umzusetzen. Adressanreicherung aus Telefonverzeichnis Bei einigen Telefon-CDs, die den Fremd-Zugriff direkt unterstützen, gibt es auch die Möglichkeit mehrere Datensätze in einem Arbeitsschritt "anreichern" zu lassen. Sofern die entsprechende CD diesen Modus unterstützt, ist der Reiter "Adressanreicherung" in der Konfiguration anwählbar. Hier können Sie einstellen, welche Telefonfelder angereichert werden sollen, und bestimmte Suchoptionen setzen. Über Organisation > Datenanreicherung aus Telefonverzeichnis können Sie die Adressanreicherung starten. Je nach Wichtigkeit Ihrer Datenbestände ist es häufig empfehlenswert, die Anreicherung nur auf Datensätze anzuwenden die keine Telefonnummern beinhalten. Der Anreicherungsvorgang wird in der Textdatei enrich.txt im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer>\Anwendungsdaten\cRM protokolliert. Des weiteren kann für diese Aktion ein Autoprotokoll unter der Ansichten-Konfiguration aktiviert werden, welches etwaige Änderungen in ein Bemerkungsfeld je Datensatz protokolliert. Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Konfiguration Projekte und Ansichten". 4.6 Routenplanung Über Suchen > Routenplanung haben Sie die Möglichkeit verschiedene Routenplaner zur Routenplanung oder Adressvisualisierung zu nutzen. 98

99 Routenplanung Tipp: Wenn Sie Microsoft MapPoint einsetzen, können Sie Daten auf einer Landkarte visualisieren. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel "10.5 Visualisierung von Daten". Konfiguration Über Konfiguration > Telefonverzeichnis/ Routenplaner (oder Suchen > Routenplanung > Routenplanung > Konfigurieren) können Sie auf der Registerkarte "Routenplaner" auswählen, welchen Routenplaner Sie verwenden möchten. Beachten Sie dabei die Besonderheiten und Einschränkungen der jeweiligen Routenplaner. Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese Angaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Angaben stellen nur Beschreibungen dar und enthalten keine Garantie der Beschaffenheit der Produkte. Auf der Registerkarte "Basisadresse" legen Sie eine Adresse fest, die als Startadresse für die Routenplanung dienen kann. Routenplanung zum aktuellen Datensatz Wenn Sie die Route zur aktuellen Adresse planen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 99

100 Suchen von Datensätzen Wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung zum aktuellen Datensatz. Im folgenden Dialog wählen Sie "Route planen" um den konfigurierten Routenplaner für die Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten. Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Startadresse und Routenplaner geändert werden. Wegpunkte und Zwischenstopp Je nach konfiguriertem Routenplaner haben Sie auch die Möglichkeit, eine Route mit mehreren Wegpunkten zu planen oder Ihre Datensätze auf einer Karte zu visualisieren. Um Wegpunkte zu setzen, navigieren Sie zu den entsprechenden Datensätzen und wählen Suchen > Routenplanung > Aktuellen Datensatz als Startpunkt / Zwischenstopp / Endpunkt setzen. Wenn ein Wegpunkt gesetzt wird, ohne dass ein Startpunkt existiert, wird dieser automatisch zu einem Startpunkt. Wenn anschließend ein Startpunkt gesetzt wird, wird der vorherige Startpunkt automatisch ein Zielpunkt. Es sollten also generell zuerst Start und Zielpunkte gesetzt werden, bevor ein Wegpunkt gesetzt wird. Über das Setzen dieser Punkte wird in der Statusleiste durch entsprechende Icons informiert. Über Suchen > Routenplanung > Alle Wegpunkte löschen können alle gesetzten Wegpunkte wieder gelöscht werden. Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung. Im folgenden Dialog können Sie 100

101 Routenplanung über die Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der Wegpunkte ändern über die Schaltfläche "Basisadresse" die hinterlegte Startadresse hinzufügen über die Schaltfläche "Löschen" Wegpunkte aus der Liste entfernen Wählen Sie "Route planen" um den konfigurierten Routenplaner für die Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten. Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Basisadresse und Routenplaner geändert werden. Die Änderung der Basisadresse wirkt sich nicht auf die bereits hinzugefügte aus. Wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" wenn Sie die Wegpunkte nur anzeigen möchten, ohne eine Route zu planen. Diese Funktion dient der Visualisierung der Daten, weitere Informationen finden Sie in Kapitel "10.5 Visualisierung von Daten". 101

102 Filtern von Datensätzen 5. Filtern von Datensätzen Ein Filter erstellt einen Extrakt von Datensätzen, d.h. die Ansicht zeigt im Anschluss nur die Datensätze an, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen. Sie haben damit die Möglichkeit, die gefilterten Daten zu bearbeiten oder für weitere Aktionen zu verwenden. Die Datensätze können beispielsweise gedruckt (als Etiketten, Listen, Karteikarten, Serienbrief) oder um Code-Attribute, Kategorisierungen oder Dokumente ergänzt werden. Ebenso könnte man sie komplett exportieren, etc. Auch bei der Suche handelt es sich um einen Filter, da Ihnen als Ergebnis nur die gesuchten Datensätze angezeigt werden. Der Unterschied ist, dass Ihnen bei der Suchabfrage weniger Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung stehen und dass Sie die Suchkriterien nicht abspeichern können. Dass ein Filter aktiv ist, sehen Sie am Filter-Symbol in der Statusleiste, ebenso gibt die Zahlenangabe "ausgewählte Datensätze / Gesamtzahl der Datensätze der Ansicht" Aufschluss über die Anzahl der momentan im Filter befindlichen Datensätze. Unter Organisation > Filter finden Sie die verschiedenen Filter-Möglichkeiten aufgeführt. 5.1 Wann setze ich welchen Filter ein? Allgemein: Sehr flexible Methode, um Datensätze zu filtern, die beispielsweise einen bestimmten Postleitzahlenbereich, ein bestimmtes Schlagwort oder andere gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können auf alle Felder zugreifen und die Filterkriterien beliebig kombinieren. QBE (Query by Example): Eine besonders einfach durchzuführende Möglichkeit für einen Filter. Sie füllen die gewohnte Eingabemaske wie ein Formular aus. Freie SQL-Abfrage: Experten können direkt eine SQL-Abfrage eingeben. Volltextrecherche: Eignet sich dann, wenn Sie nicht sicher sind, in welchem Feld sich die Information befindet, nach der Sie suchen möchten. Dubletten: Eine Möglichkeit doppelte Einträge zu filtern Manueller Filter: Ermöglicht die Auswahl einzelner Datensätze, für die sich kein gemeinsames Merkmal findet. 5.2 Filter rückgängig machen Möchten Sie die Auswahl eines Filters wieder rückgängig machen um die gesamte Datenbank zu nutzen, wählen Sie Organisation > Filter > Filter rückgängig. Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen wieder zur Verfügung. 102

103 Allgemeiner Filter 5.3 Allgemeiner Filter Der allgemeine Filter ist eine sehr flexible Methode um Datensätze zu filtern, die beispielsweise einen bestimmten Postleitzahlenbereich, ein bestimmtes Schlagwort oder andere gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können auf alle Felder zugreifen und die Filterkriterien beliebig kombinieren. Einen einfachen Filter erstellen Wählen Sie Organisation > Filter > Allgemein. In der Liste "Felder" klicken Sie auf das Feld, das das gesuchte Merkmal enthält. Aus der Liste "Verknüpfungen" wählen Sie den gewünschten Operator aus. Angezeigt werden die für das selektierte Feld zulässigen Verknüpfungen. Wenn Sie nur einen Teiltext finden wollen, wählen Sie den Operator "enthält". Wenn das Feld nur ein Merkmal enthält, wählen Sie "gleich". Im Feld "Wert" geben Sie das gesuchte Merkmal ein. Wählen Sie die Option "Groß-/Kleinschreibung beachten" sofern gewünscht. 103

104 Filtern von Datensätzen Hinweis: Die Option "Groß/Klein beachten" ist nicht für Felder vom Typ "Bemerkung" auswählbar und kann nur dann ausgeführt werden, wenn dies in der Datenbankserver Konfiguration eingestellt wurde. Damit diese Bedingung in den Filterausdruck übernommen wird, klicken Sie nun auf "Hinzufügen". und anschließend auf "Ausführen". Beispiel: Sie möchten alle Datensätze filtern, die im Ort "Konstanz" liegen: Aus der Liste mit den Feldern "ORT" auswählen Bei den Verknüpfungen wählen Sie "gleich" Als Wert geben Sie "Konstanz" an Beispiel: Sie möchten alle Datensätze filtern, deren Bemerkungsfeld "begeistert" enthält: Aus der Feldliste "BEMERKUNG" wählen Bei den Verknüpfungen "enthält" wählen Als Wert "begeistert" eingeben Tipp: Möchten Sie einen Filter auf eine bereits erstellte Selektion aufsetzen, wählen Sie vor dem Auswählen zusätzlich die Option "Aktueller Filter als Basis". Den Loginnamen zum Filter hinzufügen Sie haben auch die Möglichkeit, den Loginname des aktuellen Benutzers in die Filterbedingung aufzunehmen. Zum Übernehmen der Variable klicken Sie dazu neben dem Feld "Wert" auf die Pfeil-Schaltfläche und wählen "Benutzer-Loginname". Mit Hilfe dieser Variable können Sie beispielsweise einen Filterausdruck speichern, bei dem das Kunden-Betreuerfeld nach einem bestimmten Anwender durchsucht wird. Es ist jedoch nicht notwendig, den Namen des jeweiligen Betreuers in die Filterbedingung einzufügen durch das Einsetzen der Variable wird automatisch auf den Loginnamen des aktuellen Benutzers gefiltert. Filter mit Benutzereingabe erstellen (AskString) Sie können auch Filterausdrücke erstellen, die interaktive Benutzereingaben erfordern (AskString$). Dies ist dann sinnvoll, wenn häufig sehr ähnliche Filter angewendet werden, bei denen sich lediglich der Vergleichswert ändert. Diese Filter können jedoch nicht als Containerfilter verwendet werden. Wenn Sie einen Filter mit Abfrage erstellen möchten, klicken Sie neben dem Feld "Wert" auf die Pfeil-Schaltfläche und wählen "Benutzereingabe". 104

105 Allgemeiner Filter Sie haben dann die Möglichkeit, einen Eingabeaufforderungstext (den Fragetext) und einen Vorschlagswert anzugeben. Wenn Sie diesen Filter ausführen, wird der Vergleichswert über einen Dialog abgefragt. Filter mit verknüpfter Bedingung erstellen Wenn Sie innerhalb einer Ansicht einen Filter mit verschiedenen Bedingungen setzen möchten, müssen Sie diese verschiedenen Kriterien miteinander verknüpfen. Dies erfolgt über folgende logische Operatoren: UND: Beide Bedingungen sollen gelten (Schnittmenge). NICHT: Wird angewendet, wenn eine bestimmte Bedingung ausdrücklich nicht zutreffen soll (Komplementärmenge). 105

106 Filtern von Datensätzen ODER: Entweder Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder beide sollen zutreffen (Vereinigungsmenge). Die Operatoren setzen Sie über die Schaltflächen UND, NICHT, ODER oberhalb des Eingabefelds. Über die Pfeil-Schaltflächen können Sie Änderungen rückgängig machen oder diese wiederholen. Wenn Sie mehrere Operatoren verwenden, können Sie beim Filterausdruck Klammern einsetzen, um die Reihenfolge der gewünschten Ausführung zu bestimmen. Achten Sie stets auf die Reihenfolge der gesetzten Operatoren. Bei UND / ODER Verknüpfungen ist die Reihenfolge entscheidend, da die Regel "UND vor ODER" gilt. Beispiel: NAME = "Mustermann" AND ABTEILUNG = "A" OR ABTEILUNG = "B" bedeutet, dass alle Datensätze gesucht werden, bei denen der Name "Mustermann" ist UND bei denen die Abteilung "A" lautet. Außerdem werden alle Datensätze gefiltert, bei denen die Abteilung "B" lautet, ganz unabhängig davon, wie der Name lautet. NAME = "Mustermann" AND (ABTEILUNG = "A" OR ABTEILUNG = "B") bedeutet, dass alle Datensätze gesucht werden, bei denen der Name "Mustermann" ist und bei denen die Abteilung entweder "A" oder "B" lautet. Die Klammern setzen Sie ebenfalls über die Schaltflächen oberhalb des Eingabefelds oder Sie editieren den Filterausdruck direkt im Eingabefeld. Hinweis: Damit der erstellte Filterausdruck direkt editiert werden kann, benötigen Sie das Ansichtenrecht "Filterausdruck direkt editieren". Beispiel 1: Sie möchten alle Personen-Datensätze filtern, bei denen als Name "Mustermann" und als Abteilung entweder "Personalabteilung" oder "Geschäftsleitung" hinterlegt ist. Wählen Sie das Feld "NAME", als Verknüpfung "gleich" und bei Wert "Mustermann". Klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "UND" Wählen Sie das Feld "ABTEILUNG", als Verknüpfung "enthält" und bei Wert "Personalabteilung". Klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "ODER" Belassen Sie "ABTEILUNG" selektiert, und ändern den Wert auf "Geschäftsleitung". Klicken Sie wieder auf "Hinzufügen". Fügen Sie nun beim Filterausdruck Klammern ein, um die Reihenfolge der gewünschten Ausführung zu bestimmen, da die Regel "UND vor ODER" gilt. 106

107 Allgemeiner Filter In diesem Fall setzen Sie also die öffnende Klammer nach dem "AND" und die schließende Klammer nach "Geschäftsleitung", damit die ODER-Bedingung eingeklammert ist und damit zuerst ausgewertet wird. Klicken Sie dann auf "Ausführen". Beispiel 2: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 und 8 liegen. Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "größer/gleich", als Wert "70000". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "kleiner", als Wert "90000". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Filter mit relational verknüpften Ansichten Sie können auch auf Felder aus relational verknüpften Ansichten zugreifen. Wählen Sie dazu vor dem Festlegen der Bedingung in der Liste der Ansichten die jeweilige Ansicht aus (erst dann werden Ihnen auch die jeweils zugehörigen Felder angezeigt). 107

108 Filtern von Datensätzen Haben Sie bereits eine Bedingung definiert, und wechseln dann die Ansicht für die zweite Bedingung, ist der Filter-Ausdruck der ersten Bedingung nicht mehr direkt für Sie sichtbar. Im entsprechenden Fenster wird immer nur der Ausdruck der aktuellen Ansicht angezeigt. Dass für eine andere Ansicht bereits eine Bedingung festgelegt wurde, erkennen Sie daran, dass diese in der Liste "fett" dargestellt wird. Die Ausdrücke der einzelnen Ansichten werden zur Auswertung mit UND verknüpft. Beispiel: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen und bei denen im Kontaktcontainer ein Eintrag "Besuch Messe" vorhanden ist. Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Firma" Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Kontakte" Wählen Sie das Feld "Kommentar", als Verknüpfung "enthält" und bei Wert "Besuch Messe". Klicken Sie auf "Hinzufügen" 108

109 Allgemeiner Filter Dass für die Ansicht "Firma" und "Kontakte" eine Bedingung festgelegt wurde, erkennen Sie daran, dass diese in der Liste der Ansichten in Fettschrift dargestellt wird. Die Ausdrücke der beiden Ansichten werden zur Auswertung mit UND verknüpft. Klicken Sie dann auf "Ausführen". Nach Dokumentinhalten filtern Sofern als Datenbanksystem MS SQL verwendet wird, Volltextindizes unterstützt werden, diese Indizes erstellt wurden und das Dokumentenfeld vom Feldtyp "Eingebettete Datei" ist, können Sie auch nach Dokumenteninhalten filtern. Dabei kann auch eine unscharfe Suchen auf Dokumentinhalte durchgeführt werden. Selektieren Sie in der Feldliste das Dokumentenfeld vom Feldtyp "Eingebettete Datei" Wählen Sie eine der Verknüpfungen "enthält". Speichern eines Filters Möchten Sie einen Filter später nochmals verwenden, können Sie ihn nach Zusammenstellen des Ausdrucks über die Schaltfläche "Speichern" sichern. 109

110 Filtern von Datensätzen Im anschließenden Dialog legen Sie fest, ob der gespeicherte Filter allen Benutzern zur Verfügung stehen soll, oder nur Ihnen selbst. Um einen Filter allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, ist das Benutzerrecht "Projektkonfiguration ändern" erforderlich. In der Spalte "Bezeichnung" geben Sie einen beschreibenden Text ein. Optional können Sie noch einen Namen festlegen, der für einen Zugriff per Script verwendet werden kann. Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte "Containerfilter", wenn dieser Filter auch zum Filtern eines Containers zur Verfügung stehen soll. Weitere Informationen finden Sie unter "Filtern von Containern". Bestätigen Sie den Eintrag über die Schaltfläche "OK". Öffnen eines gespeicherten Filters / Filter-Bibliothek Diese gespeicherten Filter können Sie nun direkt über den Menüpunkt Organisation > Filter / Extrakt > Filterausdruck ausführen aufrufen. Nach der Menüwahl müssen Sie nur noch in der Filter-Bibliothek den gewünschten Filter selektieren und mit "OK" bestätigen. Haben Sie vorab bereits eine Selektion erstellt und möchten nun einen weiteren Filter darauf aufsetzen, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Aktueller Filter als Basis". Um Änderungen an den Bezeichnungen vorzunehmen, wählen Sie Organisation > Filter / Extrakt > Filterausdrücke verwalten. Um Änderungen am Filterausdruck vorzunehmen, wählen Sie Organisation > Filter / Extrakt > Allgemein und klicken auf "Laden". Selektieren Sie den gewünschten Filter 110

111 Allgemeiner Filter und bestätigen Sie mit "OK". Der Ausdruck wird automatisch übernommen und kann bei Bedarf ergänzt werden. Hinweise: Eine gespeicherte Freie SQL-Abfrage kann nicht als Allgemeiner Filter geladen werden. Alle globalen und benutzerspezifischen Filterausdrücke für Ansichten, die es nicht mehr gibt, werden beim Speichern der Projektdatei verworfen. (Sofern aufgrund von Änderungen Filterausdrücke gespeichert werden.) Zuletzt verwendeten Filter laden Über die Schaltfläche 'Zuletzt verwendeten Filter laden' stehen die 9 zuletzt verwendeten Filterausdrücke zur Verfügung, auch wenn dieses nicht explizit durch den Benutzer gespeichert wurden. Die zuletzt verwendeten Filterausdrücke werden benutzer- und ansichtenspezifisch gespeichert. 111

112 Filtern von Datensätzen 5.4 QBE-Filter (Query by Example) Die Funktion "QBE" ist eine besonders einfache Weise, Filter durchzuführen. Hierbei füllen Sie Ihre gewohnte Eingabemaske wie ein Formular aus. Jeder Eintrag zählt dabei als eigene Filterbedingung nach dem Schema "Feldinhalt = Suchtext". Der QBE-Filter setzt generell auf einem evtl. bestehenden Filter auf. Starten Sie den QBE-Filter über Organisation > Filter > QBE. Geben Sie in die jeweiligen Felder die gewünschten Vergleichswerte ein. Hierbei ist die genaue Schreibweise wichtig. Wurde das jeweilige Feld bzw. die Felder in der Datenbankserver-Konfiguration als Groß/Klein-Such-sensitiv eingestellt, wird der QBE-Filter automatisch Groß/Klein-sensitiv durchgeführt. Falls Sie mehrere Suchbegriffe auf einmal in verschiedene Felder eintragen, sind diese automatisch mit UND verknüpft. Die Felder können dabei auch auf verschiedenen Registerkarten stehen. 112

113 Freie SQL-Abfrage Auch beim QBE-Filter stehen Ihnen die verschiedenen Suchmodi "normal", "wildcard" und "phonetisch" zur Verfügung. Auch Codefeld-Einträge (z.b. Kategorie), Checkboxen (z.b. Bonität ok) und 1:1- relational verknüpfte Felder (z.b. Branche1) können ausgewählt werden. Beispiel: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, mit Ort "Konstanz" und Code "Einladung Messe". Tragen Sie im Feld "Ort" den Wert "Konstanz" ein. Klicken Sie auf der Registerkarte "Zusätze" den Code "Messe-Einladung" an. Wählen Sie als Filtermodus "normal" und führen den Filter über den Button "OK" aus. Es wird automatisch nach allen Datensätzen im Ort "Konstanz" gesucht, die außerdem den Code für die Messe-Einladung gesetzt haben. 5.5 Freie SQL-Abfrage Die Funktion "Freie SQL-Abfrage" bietet Experten die Möglichkeit eine direkte SQL- Abfrage durchzuführen. Hierbei geben Sie die SQL-Abfrage direkt ein. Starten Sie die freie SQL-Abfrage über Organisation > Filter > Freie SQL-Abfrage Geben Sie die SQL-Abfrage ein. Im SELECT-Teil der Abfrage muss dabei die Primärschlüsselspalte der Tabelle gewählt werden, die der aktuellen Ansicht zugrunde liegt (hier: ADRESSEN.RecordID). 113

114 Filtern von Datensätzen In der Abfrage dürfen auch die "Pseudovariablen" (z.b. «crm.user. LoginName») und die Funktion AskString$ verwendet werden. Über Laden/Speichern kann der Filter wie beim Allgemeinen Filter abgespeichert und geladen werden. Hinweise: Auch ein gespeicherter Allgemeiner Filter kann in den Dialog geladen werden. Eine gespeicherte freie SQL-Abfrage kann jedoch nicht als Allgemeiner Filter geladen werden. Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine Feldrechte und keine Datensatzrechte von relational verknüpften Ansichten. Daher kann die Möglichkeit der freien SQL-Abfrage benutzerspezifisch eingeschränkt werden. In der Rechteverwaltung stehen dafür die Rechte "Freie SQL Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung". 5.6 Volltext-Recherche Mit der Volltextrecherche können Sie nach einer bestimmten Information eines Datensatzes suchen, von der Sie nicht genau wissen, in welchem Feld sie sich befindet. Wählen Sie Organisation > Filter / Extrakt > Volltextrecherche und geben Sie an, in welchen Feldern der Ansicht gesucht werden soll. Geben Sie bei den Suchkriterien den gesuchten Begriff ein und führen den Filter über "OK" aus. Im Falle von numerischen oder Datums-Feldern müssen Sie analog die gesuchten Zahlen oder ein Datum eingeben. Auch eine Volltextrecherche kann auf einen anderen Filter aufgesetzt werden. Aktivieren Sie dazu den Schalter "Verwende aktuellen Filter als Basis". 5.7 Doppelte Einträge (Dubletten) filtern Sie haben die Möglichkeit die Datenbank auf mögliche doppelte Einträge zu filtern. Dies kann z.b. nach dem Import von Datensätzen sinnvoll sein. Um den Dubletten-Filter zu starten, wählen Sie Organisation > Filter / Extrakt > Dubletten. Im erstellten Filter werden nun alle doppelten Datensätze angezeigt. Sie können nun durch die selektierten Datensätze blättern und die nicht mehr benötigten einzeln löschen. Alternativ können Sie über die Funktion Datensatz > Zusammenführen zwei Datensätze zu einem Datensatz zusammenführen. Der aktuelle Datensatz ist dabei der Primär-Datensatz, in diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundäre Datensatz kann anschließend automatisch gelöscht werden. Weitere Informationen zum 114

115 Letzter Filter Zusammenführen finden Sie unter "Datensätze zusammenführen" im Kapitel "Daten eingeben und bearbeiten". Die Vergleichsfelder für den Dublettencheck, also die Feldinhalte die einen Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen, legen Sie in den Eigenschaften der Ansicht fest. Dort kann der Online-Dublettencheck für die entsprechende Ansicht aktiviert werden, damit bereits bei der Dateneingabe geprüft wird, ob der Datensatz bereits vorhanden ist. Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Dublettencheck" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 5.8 Letzter Filter Es gibt mehrere Möglichkeiten, Filter noch einmal zu nutzen: Nutzen Sie die Filter-Bibliothek über Organisation > Filter / Extrakt > Filterausdruck ausführen. Um alle ausgeführten Filter zurück zu gehen, klicken Sie auf Organisation > Filter / Extrakt > Letzter Filter. Sie werden alle ausgeführten Filter in umgekehrter Reihenfolge nochmals ausführen, bis keiner mehr zur Verfügung steht. 5.9 Filter invertieren Wählen Sie Organisation > Filter > Filter invertieren um die Auswahl der Datensätze umzukehren, d.h. alle gefilterten Datensätze werden aus dem Filter entfernt. Alle nicht enthaltenen Datensätze werden in den Filter aufgenommen. Beachten Sie, dass Felder, die keinen Inhalt (NULL-Wert) haben, beim invertierten Filter nicht automatisch berücksichtigt werden und daher nicht automatisch im Filter auftauchen Filter in phone manager übernehmen Wählen Sie Organisation > Filter > Filter in phone manager übernehmen um alle Datensätze im aktuellen Filter in die Anrufliste zu übernehmen Alle Datensätze einer verknüpften Ansicht filtern Die Funktionalität "Letzter Filter" können Sie auch dazu nutzen, alle Datensätze einer relational verknüpften Ansicht zu selektieren, die zum aktuellen Datensatz gehören. Dadurch können Sie z.b. alle Adressen die einem Projekt zugeordnet sind selektieren, um an diese Adressen eine Serien-Mail zu versenden. Doppelklicken Sie in einer Ansicht auf einen Eintrag in einem Container, z.b. in der Ansicht "Projekte" auf einen Eintrag in der Ansicht "Teilnehmer". 115

116 Filtern von Datensätzen Der Datensatz wird in einer separaten Ansicht angezeigt. Dabei wurde automatisch ein Filter auf alle zuvor im Container angezeigten Datensätze angelegt. Wählen Sie diesen Filter über Organisation > Filter > Letzter Filter. Es werden alle Datensätze selektiert, die ursprünglich im Container des Datensatzes angezeigt wurden Manueller Filter Ein manueller Filter ermöglicht die Auswahl einzelner Datensätze, für die sich z.b. kein gemeinsames Merkmal findet. Einzelne Datensätze werden dabei über eine Checkbox in der ersten Spalte der Listenansicht explizit in den manuellen Filter einbezogen oder ausgeschlossen. Dabei ist auch eine Kombination mit dem aktuellen Filter möglich. Über eine Symbolleiste stehen alle Funktionalitäten zur Verfügung: Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen Die erste Spalte der Listenansicht mit Checkboxen zur Zusammenstellung des manuellen Filters wird angezeigt. 116

117 Manueller Filter Diese Checkbox kennt für die Kennzeichnung der Datensätze drei verschiedene Zustände: Datensatz wird explizit in den Manuellen Filter einbezogen. Wenn der manuelle Filter angewendet wird, wird dieser Datensatz definitiv angezeigt. Datensatz wird vom Manuellen Filter ignoriert. Ob der Datensatz angezeigt wird, ergibt sich durch den zugrundeliegenden "normalen" Filter. Datensatz wird explizit vom Manuellen Filter ausgeschlossen. Wenn der manuelle Filter angewendet wird, wird dieser Datensatz definitiv nicht angezeigt. Wählen Sie über die Checkboxen diejenigen Datensätze aus, die explizit in den Filter einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen Sofern bereits ein Filter besteht, haben Sie die Möglichkeit den bestehenden Filter mit dem manuellen Filter zu kombinieren. Dann werden alle Datensätze des bestehenden Filters zusätzlich um die Datensätze erweitert, welche mit einem Häkchen gekennzeichnet wurden. Zusätzlich werden alle Datensätze entfernt, welche explizit ausgeschlossen wurden, die also auf keinen Fall im Filter vorhanden sein sollen. Die Anzahl der in den manuellen Filter einbezogenen/ausgeschlossenen Datensätze wird in der Statusleiste der Ansicht angezeigt. Am entsprechenden Symbol ist erkennbar, ob der Manuelle Filter aktiv ist. Um den manuellen Filter aufzuheben, wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Aufheben. Sofern der Filter mit einem bestehenden Filter kombiniert wurde, ist dieser anschließend wieder aktiv. Möchten Sie den Filter vollständig rückgängig machen, wählen Sie Organisation > Filter > Filter rückgängig. Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen wieder zur Verfügung. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Datensatzauswahl speichern um die Zusammenstellung zu speichern. Dabei werden alle über die Checkbox ausgewählten Datensätze gespeichert. Über Datensatzauswahl laden kann die Zusammenstellung wieder aktiviert werden. Bitte beachten: In der Ansicht muss ein Feld vom Typ "Datensatz-ID" vorhanden sein, und bei manuell einbezogenen/ausgeschlossenen Datensätzen darf in diesem Feld keinen NULL Wert enthalten sein. 117

118 Filtern von Datensätzen Beispiel 1: Sie möchten 3 bestimmte Datensätze filtern. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen Klicken Sie in die Checkbox vor diesen 3 Datensätzen um diese explizit in den Filter einzubeziehen. Die Checkbox hat damit jeweils einen Haken gesetzt. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen 118 Es werden alle ausgewählten Datensätze gefiltert. Beispiel 2: Sie möchten alle Personen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außer die Datensätze der "Albatros Flug OHG". Selektieren Sie in der Liste der Ansichten die Ansicht "Firma" Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Klicken Sie dann auf "Ausführen". Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen Klicken Sie zweimal in die Checkbox vor alle Datensätze der Firma "Albatros Flug OHG" um diese explizit vom Manuellen Filter auszuschließen. Die Checkbox hat damit keinen Haken gesetzt und einen weißen Hintergrund. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen. Bestätigen Sie den Dialog "Soll der manuelle Filter mit dem aktuellen Filter kombiniert werden?" mit "Ja" damit die beiden Filter kombiniert werden. Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außer die Datensätze der Firma "Albatros Flug OHG". Beispiel 3: Sie möchten alle Firmen-Datensätze filtern, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, zusätzlich den Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" aus dem Postleitzahlbereich 8. Als Feld "PLZZ", als Verknüpfung "beginnt mit", als Wert "7". Als Operator wählen Sie "UND". Als Feld "LAND", als Verknüpfung "gleich", als Wert "D". Klicken Sie dann auf "Ausführen". Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Zusammenstellen. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Alle Datensätze einbeziehen.

119 Filtern von Containern Wählen Sie Organisation > Filter > Letzter Filter. Nun haben Sie wieder alle Datensätze zur Auswahl zur Verfügung. Alle gefilterten Datensätze die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen sind über die Checkbox bereits explizit ausgewählt. Klicken Sie in die Checkbox vor dem Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" um diesen ebenfalls explizit in den Filter einzubeziehen. Die Checkbox hat damit einen Haken gesetzt. Wählen Sie Organisation > Filter > Manuell > Anwenden um den Filter auszuführen Es werden alle Datensätze gefiltert, die im deutschen Postleitzahlbereich 7 liegen, außerdem der Datensatz der Firma "Autohaus Wiese" Filtern von Containern Für Container besteht ebenfalls eine benutzerspezifische Filtermöglichkeit. Wählen Sie über die Combobox den gewünschten Filter aus um nur diejenigen Datensätze anzuzeigen, die dem gewünschten Kriterium entsprechen. Der aktivierte Filter bleibt solange angewendet, bis er geändert wird. Es stehen Ihnen diejenigen gespeicherten Filter der verknüpften Ansicht zur Verfügung, bei denen in der "Filter-Bibliothek" die Option "Containerfilter" aktiviert ist. Der Filter darf keine AskString-Funktion enthalten! Informationen zur Konfiguration finden Sie auch unter "Container" in Kapitel "Eingabemasken-Designer" Besonderheiten beim Arbeiten in Filtern SQL-Datenbanken arbeiten generell abfrage-basiert und sind damit mengenorientiert. Dies hat zur Folge, dass ein bestimmter Datensatz nicht "angesprungen" oder aktualisiert werden kann, ohne eine Abfrage durchzuführen, welche genau ihn als Treffer enthält. 119

120 Filtern von Datensätzen Erst durch diese Abfrage werden diverse Feldänderungen (z.b. durch Triggerfunktionen, Änderungszeitstempel, berechnete Felder, Feldänderungen an diesem Datensatz durch andere Benutzer im Netzwerk) in der Eingabemaske sichtbar. Optisch stellt sich diese Abfrage für den Anwender in der Statuszeile durch die Anzeige 1/n (ohne das Filtersymbol) dar. Daher werden beim Blättern zwischen Datensätzen die Änderungen anderer Benutzer im Netzwerk erst nach einer Abfrage sichtbar (z.b. durch Aktualisieren (F5), Ändern+Speichern eines Datensatzes, Filtern). Dies gilt nur für Tabellen mit einem Feld vom Feldtyp "Datensatz-ID". 120

121 Ansichten 6. Termin- und Aufgabenverwaltung Diese eigenständige Ansicht ermöglicht die Verwaltung von Terminen und Aufgaben, damit Sie in Zukunft Ihr Zeitmanagement fest im Griff haben. Dabei ist die Termin- und Aufgabenverwaltung auch teamfähig, das heißt, Sie können zum Beispiel auch Termine für Kollegen festlegen. 6.1 Ansichten Über die Termin-Schaltfläche im Projektmenü oder das Menü Termine einer Ansicht wechseln Sie in die Termin- und Aufgabenverwaltung. Ansicht ändern Bei der Tages- und Wochenansicht ziehen Sie die Trennlinie zwischen rechtem und linkem Bildschirmbereich an die gewünschte Stelle. Je nach Breite des rechten Bereichs und Bildschirmgröße werden im rechten oberen Bereich 1 oder 2 Monate dargestellt. 121

122 Termin- und Aufgabenverwaltung Wählen Sie "Tagesansicht", "Wochenansicht", "Monatsansicht" oder "Termin- bzw. Aufgabenliste" aus der Symbolleiste. Die Kalenderübersicht erlaubt Ihnen einen guten Überblick über Ihre anstehenden Termine. An Tagen mit einem Termin erscheint ein schwarzer Marker beim entsprechenden Datum, bei zwei Terminen sind es zwei, bei drei und mehr Terminen erscheinen drei Marker. Optional können Sie hier auch Detail-Informationen zu den Terminen erhalten, wenn Sie mit der Maus kurz auf dem jeweiligen Tag stehen bleiben. Um die Termin- oder Aufgabenliste nach bestimmten Kriterien zu sortieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltentitel. Zu jedem Termin werden Ihnen einige Symbole angezeigt, die Ihnen zusätzliche Informationen geben: Bei Fälligkeit des Termins werden Sie mit einem Dialog erinnert Schlüssel: Privater Termin Serientermin Funktionsleiste Über die Funktionsleiste stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen schnell zur Verfügung. Termin/Aufgabe erstellen Selektierten Termin/Aufgabe delegieren Selektierten Termin/Aufgabe löschen Sprung von einem Termin/Aufgabe zum zugehörigen Datensatz Ansicht aktualisieren In der gegenwärtigen Ansicht auf den aktuellen Tag wechseln Sortierung wählen Sofern Sie noch keine Sortierkriterien konfiguriert haben, wählen Sie Organisation > Sortierkriterien Termine bzw. Aufgaben. Über erstellen Sie ein neues Sortierkriterium. Geben Sie diesem zuerst einen treffenden Namen und wählen Sie dann aus der Liste das Feld aus, über das sortiert werden soll. Durch Klick in die Spalte "Richtung" können Sie entscheiden, ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll. 122

123 Ansichten Möchten Sie über mehrere Felder sortieren, können Sie über die Schaltfläche "Neu" auch noch weitere Felder hinzufügen. Nach Bestätigen mit "OK" gelangen Sie wieder in den Dialog mit der Übersicht der Sortierkriterien. Möchten Sie nun einfach die geänderte Konfiguration speichern, verlassen Sie diese Dialog ebenfalls über "OK". Wenn Sie jedoch gleich eine Sortierung aktivieren möchten, markieren Sie diese und bestätigen mit "OK + Aktivieren". Nun müssen Sie nur noch aus der Liste das gewünschte Sortierkriterium auswählen. Über die nebenstehenden Schaltflächen können Sie festlegen, ob die Sortierung "Aufsteigend" oder Absteigend" sein soll. Aufsteigend bedeutend, dass Sie oben in der Liste mit "A" beginnen, bei der absteigenden Sortierung mit "Z". Filter Sie haben verschiedenen Möglichkeiten Termine und Aufgaben zu filtern. Die aktivierten Filter bleiben solange angewendet, bis er geändert wird (Ausnahme: Erweiterte Filter). Filter über Benutzer Wenn Sie im Netzwerk beispielsweise mit Kollegen arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, sich auch Termine und Aufgaben anderer Benutzer anzeigen zu lassen. Voraussetzung ist, der Systemverwalter hat Ihnen das entsprechende Recht eingeräumt. In der Filterleiste können Sie in der linken Auswahlliste einstellen, wessen Termine angezeigt werden sollen. Über Erweitert oder die Schaltfläche gelangen Sie in einen Filter-Dialog, in dem Sie auch mehrere Benutzer auswählen können. Markieren Sie diejenigen Benutzer, deren Termine und Aufgaben angezeigt werden sollen. Filter über Termineigenschaften Über die mittlere Auswahlliste stehen Ihnen Filter für Termine zur Verfügung. Alle Termine, Heutige Termine, Morgige Termine anzeigen. Aktive Termine sind Termine, die noch nicht fällig geworden sind. Serientermine zeigt nur solche, die als Terminserie angelegt wurden. Private Terminen wurden beim Anlegen als privat gekennzeichnet. Filter über Aufgabeneigenschaften Über die rechte Auswahlliste stehen Ihnen Filter für Aufgaben zur Verfügung. Alle Aufgaben, Überfällige Aufgaben, Unerledigte Aufgaben anzeigen. Fällig heute, diese Woche, diesen Monat anzeigen. 123

124 Termin- und Aufgabenverwaltung Priorität 1, 2, 3-5 anzeigen. Erweiterte Filtermöglichkeiten Über Erweitert stehen Ihnen in beiden Auswahllisten weitere Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung Markieren Sie hier die gewünschten Filterbedingungen bzw. geben den gewünschten Text ein. Die einzelnen Bedingungen werden zur Auswertung mit UND verknüpft. Bei den Eingabefeldern können Sie auch auf einen leeren Inhalt filtern, z.b. alle Termine ohne Betreff. In diesem Fall lassen Sie die Betreffzeile leer und markieren lediglich die Checkbox Um die Bedingungen "Privat", "Erinnerung", "Serientermin" und "Aktiv" zu setzen, stehen Ihnen ebenfalls Checkboxen zur Verfügung. Diese kennen drei verschiedene Zustände: Bedingung ist gesetzt Bedingung ist nicht gesetzt Bedingung wird ignoriert Beispiel: Möchten Sie, dass die Bedingung "Privat" bei Ihrer Selektion keine Rolle spielt, wählen Sie dafür den Zustand "ignorieren". Wollen Sie jedoch einen Filter setzen, in den keinesfalls private Termine aufgenommen werden sollen, wählen Sie die Option "nicht gesetzt". Nach Angabe der Bedingungen starten Sie die Selektion mit OK. Bei den erweiterten Filtermöglichkeiten für Aufgaben haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine bestimmte Priorität oder einen Status als Filterbedingung zu definieren. 124

125 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten 6.2 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Termin oder Aufgabe neu anlegen Klicken Sie in mit der rechten Maustaste in die Ansicht und wählen Sie im Kontextmenü "Neuer Termin" bzw. "Neue Aufgabe". Wählen Sie Datensatz > Neuer Termin bzw. Datensatz > Neue Aufgabe. Aus einer anderen Ansicht (z.b. Adressen) über Termin > Neuer Termin zum Datensatz, wenn der Termin mit einer Adresse oder einem Projekt verknüpft sein soll. Aus einer anderen Ansicht (z.b. Projekte) über Aufgaben > Neue Aufgabe zum Datensatz, wenn die Aufgabe mit einem Projekt verknüpft sein soll. Tipp: Wurde ein Termin aus einem Datensatz heraus angelegt, können Sie sich über Termin > Termine zum Datensatz anzeigen schnell einen Überblick über die zu dieser Adresse zugehörigen Termine verschaffen. Um wieder alle Termine anzuzeigen, aktivieren Sie den Filter "Alle Termine". Termin oder Aufgabe bearbeiten Um einen Termin oder eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie in der aktuellen Ansicht oder der Erinnerung doppelt auf den entsprechenden Eintrag. Nun können Sie alle bei der Erstellung festgelegten Optionen nach Bedarf ändern. In der Tages- und Wochenansicht haben Sie die Möglichkeit, einen Termin per Drag & Drop zu bearbeiten. Markieren Sie einen Termin und klicken Sie auf den unteren Rand des Feldes. Durch Ziehen nach unten können Sie nun den Termin zeitlich "verlängern". Über Klick auf den oberen Rand können Sie den Termin verschieben. Im Kontextmenü stehen Ihnen die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten zur Verfügung. Über die Schaltfläche "Gehe zu Datensatz" (nur wenn eine Verknüpfung zu einem Datensatz vorliegt) gelangen Sie direkt zum zugehörigen Datensatz. Möchten Sie einen Termin an einen Kollegen delegieren - beispielsweise an Ihre Vertretung wählen Sie Bearbeiten > Delegieren. Einige Felder der Termin- und Aufgabenliste sind direkt bearbeitbar. Ausgabe von Terminen und Aufgaben Möchten Sie alle Termine als Karteikarte oder Liste ausgeben, wählen Sie in der Menüleiste den Punkt "Ausgabe". Hierüber können Sie auch die verschiedenen Ausgabemöglichkeiten wählen. 125

126 Termin- und Aufgabenverwaltung Über Rechtsklick > Kontextmenü können Sie den aktuellen Termin als Karteikarte ausdrucken. Wie Karteikarten und Listen aussehen sollen, können Sie unter Konfiguration > Druck > Karteikarten definieren. Näheres zur Konfiguration von Karteikarten und Listen finden Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer Handbuch". Einstellungen für Termine Betreff: Kurze Notizen (bis zu 140 Zeichen), die mit dem Termin dargestellt werden. Ihre 20 zuletzt eingetragenen Stichworte stehen in der Auswahl zur Verfügung. Mit: Wurde der Termin direkt aus einem Datensatz angelegt, wird hier bereits die Kontaktinformation angezeigt. Auch hier stehen die 20 letzten Eintragungen zur Verfügung. Ort: Einträge zu Räumlichkeiten oder Orten. Privat: Private Termine können nur vom "Eigentümer" des Termins eingesehen werden In der Registerkarte Termin tragen Sie Termindetails wie Datum und Dauer ein. Die Voreinstellung für die Dauer ergibt sich aus der unter Konfiguration > Allgemein gewählten Zeiteinstellung. 126

127 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Ganztägig: Soll ein Termin nicht über eine bestimmte Zeitspanne, sondern einfach den ganzen Tag andauern, brauchen Sie nur diese Option zu setzen. Diese Termine werden in der Tages- und Wochenansicht in einem gesonderten Bereich direkt unterhalb der Datumsangabe angezeigt. Legen Sie eine Priorität (zwischen 1 und 5) und eine Erinnerung (siehe Kapitel "Erinnerungen) fest. Über Serientermin können Sie ein Serienmuster festlegen (siehe Kapitel "Erstellen eines Serientermins"). Auf der Registerkarte Aktionen können Sie einen Termin mit einer Aktion verknüpfen. Mehr dazu siehe unten. Unter Benutzer wählen Sie aus, ob der Termin für Sie selbst (voreingestellt) oder/und für andere Benutzer gelten soll. Beachten Sie bitte, dass eine spätere Änderung an Terminen anderer Benutzer nur möglich ist, wenn Ihnen das entsprechende Recht über die Benutzerverwaltung zugeteilt wurde. Termine mit Aktionen verknüpfen Über die Registerkarte "Aktionen" können Sie einen Termin mit unterschiedlichen Aktionen verknüpfen. Dabei wählen Sie, ob eine Aktion automatisch oder manuell im Erinnerungsdialog ausgelöst werden soll. Ob Sie auch anderen Benutzern Aktionen vorgeben können, hängt von den für Sie eingestellten Rechten in der Systemverwaltung ab. Telefonanruf: So lassen sich Telefonate im voraus planen. Wenn Sie den Termin direkt aus dem Kontextmenü eines Telefon- oder Mobiltelefon-Feldes (über "Telefontermin planen") angelegt haben, ist die entsprechende Telefonnummer bereits automatisch eingetragen und Sie können bei Fälligkeit des Termins direkt über "Ausführen" das Telefonat starten. SMS-Nachricht versenden: Diese Aktion ermöglicht Ihnen das Versenden einer SMS- Nachricht in Verbindung mit einem Termin. Auch hier ist die Nummer bereits voreingestellt, sofern Sie den Termin aus dem Mobiltelefon-Feld heraus angelegt haben. Auch hier haben Sie die Wahl, ob die SMS automatisch versendet werden soll oder manuell über den Erinnerungsdialog. -benachrichtigung: Möchten Sie als Erinnerung an einen Termin eine versenden, wählen Sie diese Aktion. Wird der Termin aus einem -feld heraus angelegt, wird die -adresse automatisch übernommen. Aktivieren Sie "Automatisch", wird die später ganz automatisch versandt. Starten/Öffnen einer Datei oder eines Dokuments: Hierdurch wird bei Auftreten eines Termins bspw. ein zugehöriges Dokument geöffnet. Es können auch automatisch Programme gestartet werden - etwa zur Datensicherung über Nacht. Aktivieren Sie 127

128 Termin- und Aufgabenverwaltung "Manuell in Erinnerungsdialog", würde die Datei erst nach dem manuellen Start über den Erinnerungsdialog geöffnet. Überprüfung auf Terminüberschneidung Bei Neuanlage oder Änderung von Einzelterminen wird eine automatische Prüfung gestartet, ob für die ausgewählten Benutzer bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Das Ergebnis der Prüfung zeigt den ersten gefundenen Konflikt. Es werden dabei nur Einzeltermine geprüft. Zudem muss der Benutzer das Recht haben, Termine anderer Benutzer zu sehen. Diese Prüfung kann über Konfiguration > Allgemein aktiviert werden. Erstellen eines Serientermins In der Registerkarte "Termin" aktivieren Sie die Option "Serientermin", wenn ein wiederkehrendes Ereignis vorliegt, wie Geburtstage, wöchentliche Besprechungen usw. Nach Aktivierung steht Ihnen ein Dialog mit verschiedenen Optionen zur Verfügung. 128

129 Mit Terminen und Aufgaben arbeiten Hinweis: In der Terminliste werden Serientermine nur einmal aufgeführt. Geben Sie das Serienmuster an. Je nachdem, ob Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wählen, stehen Ihnen im rechten Bereich des Serienmusters verschiedene Einstellungen zur Verfügung. Täglich: Für einen Serientermin, der zum Beispiel jeden zweiten Tag ansteht, tragen Sie beim Serienmuster "Alle 2 Tage" ein. Wöchentlich: Genauso können Sie definieren, ob ein wöchentlicher Termin jede Woche auftritt oder nur alle 3 Wochen. Der gewünschte Wochentag (oder auch mehrere) werden durch Markieren des entsprechenden Schalters aktiviert. Monatlich: Legen Sie fest, am wievielten Tag eines Monats ein Termin fällig werden soll und ob er überhaupt jeden Monat benötigt wird. Jährlich: Auch hier können Sie ein bestimmtes Datum wählen, an welchem der Termin fällig werden soll, oder ihn über einen Ausdruck wie "am letzten Freitag im Monat" bestimmen. Einstellungen für Aufgaben Die Einstellungsmöglichkeiten bei Aufgaben sind denen bei Terminen sehr ähnlich, daher werden im folgenden nur die Punkte erwähnt, die sich davon grundsätzlich unterscheiden. Mit Aufgaben planen Sie längerfristige Vorgänge, um auch Ihre Arbeitszeit in die Planung einzuschließen. Im Unterschied zum Termin wird bei einer Aufgabe nicht ein bestimmtes Start-Datum mit Uhrzeit, sondern ein Anfangs- sowie ein Fälligkeitsdatum festgelegt. Einer Aufgabe können Sie einen bestimmten Status zuweisen, abhängig davon, ob diese noch nicht begonnen wurde, bereits in Bearbeitung ist oder schon erledigt wurde. Um ein Projekt besser planen zu können, tragen Sie ein, zu welchem Prozentsatz die Aufgabe bisher erledigt wurde. Dieser Prozentsatz wirkt sich automatisch auf den Status aus, bei 100% beispielsweise gilt die Aufgabe als "Erledigt". Erinnerungen Haben Sie für einen Termin oder Aufgabe die Erinnerungsfunktion aktiviert, erhalten Sie zum entsprechenden Zeitpunkt eine Erinnerungsliste. Wählen Sie "Gehe zu Datensatz" um den verknüpften Datensatz anzuzeigen. Wählen Sie "Datensatz löschen" um den Termin zu löschen. Wählen Sie "Schließen" um die Terminerinnerung zu löschen. Der eigentliche Termin wird dabei nicht gelöscht. 129

130 Termin- und Aufgabenverwaltung Wurde ein Termin mit einer Aktion verknüpft, können Sie die Aktion durch einen Klick auf die Schaltfläche "Ausführen" starten. Um die Erinnerung zu verschieben, geben Sie die gewünschte Zeitspanne ein und klicken auf die Schaltfläche "Verschieben". Der eigentliche Termin wird dabei nicht verschoben, sondern nur die Erinnerung. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Termine/Aufgaben gleichzeitig verschieben. Beispiel: Sie wollen am Dienstag um einen Bericht fertiggestellt haben und haben sich daher um morgens daran erinnern lassen, damit Sie rechtzeitig anfangen. Leider ist Ihnen ein längeres Telefonat dazwischengekommen, weshalb Sie sich nun erst um erneut erinnern lassen möchten. Klicken Sie dazu auf "Verschieben um 1 Stunde". Möchten Sie nicht die Erinnerung, sondern den eigentlichen Termin verschieben, wählen Sie "Verlegen" (nicht für Serientermine möglich). Bei vergangenen Terminen wird die Zeitspanne für das Verschieben ab der momentanen Uhrzeit berechnet. Beispiel: Sie hatten am Montag einen Termin um 15.00, konnten diesen jedoch nicht wahrnehmen, da Sie krank waren. Am Dienstagvormittag um 9.00 haben Sie nun eine entsprechende Erinnerung und klicken auf "Verlegen um 1 Stunde". Ausgehend von der momentanen Uhrzeit wird der Termin dadurch auf des heutigen Tages gesetzt. 130

131 Mit Ressourcen arbeiten 6.3 Mit Ressourcen arbeiten Sie haben die Möglichkeit, Termine für Ressourcen wie zum Beispiel Hardware, Autos, Schulungsräume und ähnliches zu erstellen. Diese Ressourcen definieren Sie unter Konfiguration > Ressourcen. Bei Erstellung eines Termins stehen die Ressourcen bei jedem Anwender in der Liste der Benutzer zur Auswahl, unabhängig von den entsprechenden Benutzerrechten. Beispiel: Das bedeutet, Sie können beispielsweise für Ihren Schulungsraum im 2. Obergeschoss Termine für die Zeiten festlegen, in denen er für Schulungen reserviert sein soll. Legen Sie dazu wie sonst auch einen Termin an, wählen jedoch als Benutzer neben sich selbst auch die entsprechende Ressource aus. Selbstverständlich können Sie die angelegten Ressourcen-Termine auch herausfiltern. Wählen Sie auch hier anstatt eines Benutzers die gewünschte Ressource in der Filterleiste aus. So sehen Sie auf einen Blick, zu welchen Terminen beispielsweise der Schulungsraum bereits belegt ist. 6.4 Konfiguration Über Konfiguration > Allgemein in der Termin- und Aufgabenverwaltung haben Sie die Möglichkeit, unter anderem folgende Einstellungen vorzunehmen: Erinnerungs-Dialog in den Vordergrund forcieren: Dadurch schiebt sich der Erinnerungsdialog bei einer Erinnerung stets in den Vordergrund, egal in welcher Anwendung Sie sich gerade befinden. Wochennummern in Datumsnavigator anzeigen: Hat zur Folge, dass in der Kalenderübersicht auch die Wochennummern angezeigt werden. Markiere Filter-Benutzer bei Termin/Aufgaben Neuanlage: Bei Aktivierung dieser Option wird bei Anlage eines neuen Termins im Falle eines gesetzten Benutzer-Filters automatisch der Benutzer markiert, auf den gerade gefiltert wurde. Wenn nach mehr als einem Benutzer gefiltert wurde, wird diese Option ignoriert und der aktuell angemeldete Benutzer gewählt. Überprüfung auf Terminüberschneidungen: Bei Neuanlage oder Änderung von Einzelterminen wird eine automatische Prüfung gestartet, ob für die ausgewählten 131

132 Termin- und Aufgabenverwaltung Benutzer bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Zusätzlich ist diese Prüfung auch beim Verlegen von Terminen aktivierbar. Bei Mehrfachselektion von Benutzern kann dieser Vorgang je nach Anzahl vorhandener Datensätze einige Zeit benötigen. Voreinstellung Termine / Aufgaben: Legen Sie hierüber den Vorschlagswert für die Erinnerungsfunktion fest. Hier kann zudem definiert werden, um wie viel Minuten / Stunden ein Termin standardmäßig verschoben werden soll. Im Bereich "Benutzer" können die Farbeinstellungen für verschiedene Benutzer vorgenommen werden. Besonders nützlich, wenn Sie sich die Termine aller Benutzer anzeigen lassen möchten. Unter Tages/Wochenansicht definieren Sie, wie lange Ihr Arbeitstag in der Anzeige dargestellt wird. Unter "Zeiteinteilung" können Sie die Ansicht Ihren Anforderungen anpassen, bspw. die Wochentage von Montag bis Freitag bei beruflichem Einsatz, oder Montag bis Sonntag bei privatem Einsatz. Ebenso definieren Sie hier die Zeiteinteilung des Arbeitstages sowie die Farben. Unter Konfiguration > Ressourcen können Sie zusätzlich zu den Benutzern auch Ressourcen, wie etwa Hardware, Autos, Schulungsräume und ähnliches definieren. Sie können beliebig viele Ressourcen anlegen, der jeweilige Name kann bis zu 20 Zeichen beinhalten. Über Konfiguration > Druck haben Sie Zugriff auf bereits mitgelieferte Vorlagen für den Ausdruck Ihrer Termine und Aufgaben. Hier finden Sie unter anderem Beispiele für den Druck im Format von Terminplanern, so dass Sie Ihre Termine auch gedruckt für Ihr 132

133 Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Filofax vorliegen haben. Über den List & Label Designer können Sie diese Vorlagen Ihren eigenen Anforderungen anpassen. Über Konfiguration > Allgemein in der Projekt-Menüleiste können Sie die Überwachung von Erinnerungen bei Programmstart aktivieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird der Erinnerungsdialog erst nach Öffnen der Termin- und Aufgabenverwaltung angezeigt. 6.5 Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Über Konfiguration > Allgemein in der Projekt-Menüleiste können Sie alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung benutzerspezifisch ein externes Programm aktivieren. Unterstützte Programme siehe "Systemvoraussetzungen" in Kapitel "Vorbereitung und Installation". Zudem kann in diesem Dialog die Überwachung von Erinnerungen bei Programmstart aktiviert werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird der Erinnerungsdialog erst nach Öffnen der Termin- und Aufgabenverwaltung angezeigt. Wurde eine externe Terminverwaltung wie z.b. Outlook ausgewählt, so werden die termin- und aufgabenbezogenen Menüpunkte einer Ansicht automatisch auf die entsprechenden Dialoge und Funktionen von Outlook umgeleitet, d.h. bei Einsatz von Outlook öffnet sich über Termin > Neuer Termin zum Datensatz der Microsoft Outlook Termindialog. Im Textfeld dieses Termins wird ein Verweis zum zugehörigen Datensatz im crm angelegt. Durch einen Doppelklick auf diesen Verweis können Sie direkt zum zugehörigen Datensatz springen. 133

134 Termin- und Aufgabenverwaltung Tipp: Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u.u. in einem Hinweisdialog aufgefordert dieses Element zu speichern oder zu öffnen. Entfernen Sie den Haken bei "Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen" und wählen Sie "Öffnen". Sollen alle Termine bzw. Aufgaben zum aktuellen Datensatz angezeigt werden, erfolgt dies in einem eigenen Dialog, der Benutzer kann dann per Doppelklick den entsprechenden Eintrag in Outlook öffnen. Hinweis: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionalitäten der integrierten Terminverwaltung im Zusammenhang mit Microsoft Outlook und Tobit David InfoCenter zur Verfügung stehen. Beispielweise werden bei der Anzeige von allen Termine zum aktuellen Datensatz ausschließlich die Termine des eigenen Benutzers angezeigt. Hinweise zur Nutzung von Outlook als Terminverwaltung Bei der Anzeige von Terminen/Aufgaben zum aktuellen Datensatz werden in der Liste nicht alle Eigenschaften der Termine/Aufgaben angezeigt. Um diese zu sehen, klicken Sie auf das entsprechende Element einfach doppelt. 134

135 Externe Termin- und Aufgabenverwaltung Hinweise zur Nutzung von Tobit David InfoCenter als Terminverwaltung Neue Termine und Aufgaben werden mit initiellen Werten direkt angelegt und gespeichert. Soll der Termin oder die Aufgabe verworfen werden, so genügt ein einfaches Schließen des Fensters (ohne Speichern) nicht, sondern das Element muss explizit im entsprechenden Archiv gelöscht werden. Bei der Anzeige von Terminen/Aufgaben zum aktuellen Datensatz werden in der Liste nicht alle Eigenschaften der Termine/Aufgaben angezeigt. Um diese zu sehen, klicken Sie auf das entsprechende Element einfach doppelt. Die Menübefehle "Terminübersicht", "Aufgabenübersicht" und "Termine/Aufgaben anzeigen" wechseln einfach in die momentane aktive David InfoCenter-Ansicht. Ein explizites Forcieren der Termin- bzw. Aufgabenübersicht ist nicht möglich. Hinweise zur Nutzung von IBM Lotus Notes als Termin- und Aufgabenverwaltung Die Anbindung basiert auf der Standard Mail-Datenbank von Lotus Notes. Es werden die folgenden Standard-Views von Lotus Notes verwendet: Kalendar ($Calendar), Aufgaben ($ToDo) Für Termine wird das Formular "Appointment" verwendet und für Aufgaben das Formular "Task". Neue Termine und Aufgaben werden mit initiellen Werten direkt angelegt und gespeichert. Soll der Termin oder die Aufgabe verworfen werden, so genügt ein einfaches Schließen des Fensters (ohne Speichern) nicht, sondern das Element muss explizit in der entsprechenden View (Kalendar/ToDo) gelöscht werden. Das Anlegen von Serienterminen ist mit den Standardformularen nicht möglich. Hinweise zur Nutzung in Scripten Die OLE-Schnittstelle des crm wird weiterhin immer auf der internen Terminverwaltung arbeiten, d.h. für Scripte die Termine im crm anlegen, hat die Aktivierung einer externen Terminverwaltung keine Auswirkung. Im Script kann über die Property crm.timemanagertype abgefragt werden, welche Terminverwaltung gerade aktiv ist (siehe OLE Dokumentation). 135

136 Kontakt- und Dokumentenverwaltung 7. Kontakt- und Dokumentenverwaltung Firmen, Personen, Dokumente und Kontakte können in getrennten Ansichten verwaltet werden. Sie können Kontakte und Dokumente aber auch in einer gemeinsamen Ansicht verwalten. 7.1 Voraussetzungen Eine gültige 1:N Relation zwischen der Adressenansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Adressenansicht) auf Kontakte (Ablageansicht) oder Adressen auf Dokumente. Damit ist es möglich, in der Adressansicht alle verknüpften Kontakte und Dokumente in einem Container anzuzeigen. In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) muss mind. ein Dokumenttyp "Unbekannte Datei" konfiguriert sein. Weitere Informationen zu Dokumenttypen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein: Feldtyp "Dateiverweis", "Eingebettete Datei" oder "DMS Dokument". Feldtyp "Dateiverweis": Es werden nur Verweise auf Dokumente/Dateien gespeichert. Die Dateien können in beliebigen Verzeichnissen gespeichert werden. Beim Erstellen neuer Dokumente, kann für den Ablagepfad auch ein datensatzspezifisches Verzeichnis angegeben werden. Damit verringert sich die Datenbankgröße im Vergleich zu eingebetteten Dateien. Feldtyp "Eingebettete Datei": Die Dateien sollen direkt in die Datenbank eingebettet werden. Damit vereinfachen Sie nicht nur eine evtl. Replikation, Zugriffssteuerung und Datensicherung, sondern ermöglichen darüber hinaus auch die Volltextindizierung durch das Datenbanksystem (sofern dieses Volltextindizierung unterstützt). Somit kann nach Dokumenteninhalten gefiltert werden. Richten Sie dafür ein Feld mit dem Feldtyp "Eingebettete Datei" ein. 136

137 Dokumente und Kontakte bearbeiten Feldtyp "DMS-Dokument": Die Dateien werden über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet. Im Unterschied zu normalen Dateiverweisen werden hier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert, d.h. bei der Ablage öffnet sich das DMS und fordert Sie evtl. auf, Metainformationen für dieses Dokument anzugeben. Das DMS aktivieren Sie in den Projekteinstellungen (siehe Kapitel "Konfiguration Projekt"). Hinweis: Wenn Sie mehrere Dokumentenfelder in einer Ansicht konfigurieren, ist die Prioritätenreihenfolge "DMS Dokument" > "Eingebettete Datei" > "Dateiverweis". 7.2 Dokumente und Kontakte bearbeiten Über Doppelklick auf einen Eintrag oder über einen Rechtsklick auf einen Eintrag und Auswahl von "Ändern", wird der zugehörige Datensatz angezeigt und kann bearbeitet werden. Über Doppelklick auf das Dokument-Feld können Sie ein Dokument direkt öffnen. Über Rechtsklick auf einen Eintrag stehen diverse feldtyp-spezifische Menüpunkte zur Verfügung (z.b. Telefonwahl, senden, Neues Dokument). Über Rechtsklick auf das Dokument-Feld stehen diverse dokumentspezifische Menüpunkte zur Verfügung, z.b.: Dokument mit verknüpfter Anwendung bearbeiten: Öffnet das verknüpfte/eingebettete Dokument zum Bearbeiten in der verknüpften Anwendung (z.b. Word, Excel). Direkt auf Funktionen der verknüpften Anwendung zugreifen, z.b. Microsoft Word-Dokument > Drucken. Über einen Rechtsklick in diesen Container und Auswahl von "Neu", können neue Datensätze und Dokumente direkt erstellt und mit dem aktuellen Datensatz verknüpft werden. Beim Erstellen von Dokumenten können Dokumentvorlagen verwendet werden. Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt automatisch oder durch Drag & Drop, das heißt, Sie ziehen das betreffende Dokument mit der Maus in das Dokumentenfeld. Dateiverweise können auch reine Pfade (Verzeichnisse) sein. Im Dokumentencontainer wird dann das entsprechende Ordner-Icon angezeigt. Die Zuordnung erfolgt ebenfalls durch Drag & Drop. Ziehen Sie mit der Maus den gewünschten Ordner aus dem Explorer bzw. das Ordner-Icon aus der Explorer-Titelzeile in das Dokumentenfeld. Einträge löschen: Beim Feldtyp "Eingebettete Datei" wird der verknüpfte Datensatz inkl. dem eingebetteten Dokument gelöscht. Beim Feldtyp "Dateiverweis" und "DMS 137

138 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Dokument" wird das verknüpfte Dokument nicht automatisch gelöscht. Das Löschen des Dokuments muss manuell erfolgen. Sofern bei einer eingebetteten Datei oder einem DMS Dokument im Explorer- Kontextmenü die Funktion "Bearbeiten" oder "Neu" zur Verfügung stehen, verwenden Sie diese Funktionen nicht! Änderungen im Dokument werden vom crm nicht berücksichtigt. 7.3 Dokumente neu erstellen Alle verknüpften Dokumente einer Ansicht werden in Containern angezeigt. Wird ein Datensatz über den Container neu in der verknüpften Ansicht angelegt, wird der erstellte Datensatz automatisch mit dem aktuellen Datensatz relational verknüpft. Für viele Funktionen im Container-Kontextmenü sind auch Schaltflächen verfügbar. Über Rechtsklick in den Container und Auswahl von Neues Dokument > Über Dokumentenverwaltung erzeugen kann ein neues Dokument über eine Dokumentvorlage erzeugt werden. Im folgenden Dialog wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus. Die Liste entspricht den vorab definierten Dokumenttypen. Weitere Informationen zur Erstellung von Dokumenttypen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" in Kapitel "Konfiguration Ansichten". Das entsprechende Programm öffnet sich mit der zugeordneten Vorlage. Außerdem wird in der Zielansicht (z.b. Kontakte oder Dokumente) automatisch ein neuer Datensatz angelegt, entsprechend den von Ihnen festgelegten Regeln für ein neues Dokument. Erstellen Sie das Dokument und speichern Sie dieses in der entsprechenden Anwendung ab (z.b. in Word). Speichern Sie dann auch den neuen Datensatz. 138

139 Bestehendes Dokument einfügen 7.4 Bestehendes Dokument einfügen Über Drag & Drop einfügen Ziehen Sie das Dokument (z.b. aus dem Explorer oder Outlook/Exchange) in den Dokumenten-Container. Das Dokument wird entsprechend dem Feldtyp abgelegt. Wenn Sie beim Ziehen die STRG-Taste gedrückt halten, wird beim Feldtyp "Dateiverweis" im dateityp-spezifischen Ablagepfad der Dokumentenverwaltung eine Kopie des Dokumentes angelegt und ein Verweis auf diese Kopie in das Dokumentenfeld eingetragen. Der Name der Kopie folgt der in der Dokumentenverwaltung definierten Regel. Der Zielpfad ist dabei derjenige, der in der Liste für den ersten Dokumenttyp mit dieser Endung festgelegt wurde. Existiert zu einer Endung kein Dokumenttyp, wird die Kopie der Datei im Zielpfad für die Dateiendung "*" erzeugt. Hinweis: Wenn Sie ein bestehendes Dokument in ein Feld vom Typ "DMS Dokument" oder "Eingebettete Datei" einfügen, wird die ursprüngliche Original-Datei danach nicht automatisch gelöscht. Diese Löschen sollte manuell erfolgen um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Über Kontextmenü einfügen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument > Bestehende Datei aus dem Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Alternativ klicken Sie direkt in der Zielansicht (z.b. Kontakte oder Dokumente) mit der rechten Maustaste in das Dokumenten-Feld und wählen Dokument einfügen aus dem Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Diesen Datensatz müssen Sie dann natürlich noch mit einer Person oder Firma verknüpfen. Dokument von Scanner einlesen Sie können Dokumente direkt über einen am Arbeitsplatz angeschlossenen Scanner (TWAIN) einlesen. Die Dokumente werden gemäß den Regeln der Dokumentenverwaltung erzeugt (Namensgebung, Speicherort). Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument > Von Scanner einlesen aus dem Kontextmenü. Wählen Sie "als Einzelbilder" wenn jede eingescannte Seite als einzelne Datei gespeichert werden soll. Wählen Sie "als Dokument" wenn alle eingescannten Seiten zu einem mehrseitigen Dokument zusammengefasst werden sollen. Wählen Sie das Format aus. In diesem Format wird das eingescannte Dokument gespeichert. Je nach gewähltem Format können noch erweiterte Dokumentinformationen angegeben werden (Titel, Beschreibung, Schlüsselwörter). 139

140 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Hinweis: Für dieses Dateiformat muss in der Dokumentenverwaltung ein Dokumenttyp angelegt sein, zumindest der Eintrag "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*". Wählen Sie den gewünschten Scanner aus und klicken Sie auf Einscannen um den Vorgang zu starten. Nach Beendigung des Scanvorgangs speichern Sie das Dokument über die Schaltfläche "Speichern". 7.5 Outlook- -Ablage (Outlook AddIn) Durch das Outlook-AddIn haben Sie die Möglichkeit, s aus einem Outlook-Ordner (z.b. Posteingang, Gesendete Objekte) einem Datensatz im crm zuzuordnen, so dass die in dessen Dokumentenverwaltung gespeichert wird. Ebenso können Sie einen Datensatz im crm anhand der -absenderadresse aus Outlook heraus suchen lassen. In Microsoft Outlook stehen Ihnen dafür in der Menüleiste ein neues Menü und in der Symbolleiste zwei neue Schaltflächen zur Verfügung. Hinweis: Wenn in den Outlook-Einstellungen als -editor Microsoft Word ausgewählt ist, stehen Ihnen diese Schaltflächen und das Menü in einer geöffneten nicht zur Verfügung. 140

141 Outlook- -Ablage (Outlook AddIn) Voraussetzungen Unterstützte Microsoft Outlook Versionen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Eine gültige 1:N Relation zwischen der Suchansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Suchansicht) auf Kontakte (Ablageansicht). In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften > Dokumentenverwaltung) muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "msg" konfiguriert sein. In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis"). Konfiguration Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über combit Relationship Manager > Konfiguration... in der Outlook-Menüleiste. Tipp: Die Konfiguration befindet sich in der Registrierungsdatenbank unter folgendem Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\cmoc. Wählen Sie das Projekt aus, für das die -ablage aktiviert werden soll. Sie werden vor der Auswahl des Projektes aufgefordert, Ihre Anmeldeinformationen für das Projekt einzugeben. Erst dann können Sie das Projekt auswählen. Nach erfolgreicher Anmeldung stehen im Feld Suchansicht alle Projektansichten zur Verfügung. Wählen Sie die Ansicht aus, in welcher der zugehörige Datensatz anhand der -adresse gesucht werden soll. Es werden dabei nur Felder vom Typ " " durchsucht. Wählen Sie nun die Ablageansicht aus, in der die abgelegt werden soll, z.b. "Kontakte" oder "Dokumente". Das Zielfeld für die -ablage wird dabei automatisch ausgewählt. Dabei werden die Felder in folgender Reihenfolge durchsucht: "DMS Dokument", "Eingebettete Datei", "Dateiverweis". Das erste gefundene Feld wird als Zielfeld verwendet, die anderen Feldtypen werden ignoriert. 141

142 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Wird die Option ohne Rückfrage ablegen deaktiviert, muss jede -ablage per Dialog bestätigt werden. Wenn mehrere s für die Ablage markiert sind, muss die Ablage nur einmal zu Beginn bestätigt werden. Um gesendete von empfangenen s eindeutig unterscheiden zu können, geben Sie Ihre -adresse an, mit der Sie s versenden. Sie können mehrere - Adressen mittels Semikolon trennen, die Feldlänge ist dabei auf 250 Zeichen beschränkt. Datensatz zeigen Beim Betätigen der Schaltfläche "Adresse suchen" wird der passende Datensatz der markierten oder geöffneten angezeigt. Hierbei wird ein Filter mit den gefundenen Datensätzen in der Suchansicht erstellt. Wenn kein Datensatz gefunden wird, werden Sie über ein Hinweisfenster darüber informiert. ablegen Beim Betätigen der Schaltfläche " ablegen" wird die -adresse der markierten -nachricht ausgelesen. Wenn die -adresse im Feld "Von" mit der 142

143 Outlook- -Ablage (Outlook AddIn) eigenen -adresse aus der Konfiguration übereinstimmt, wird die Empfängeradresse als Suchbegriff verwendet, ansonsten die Absenderadresse. Die -adresse jeder selektierten wird in der Suchansicht im eingestellten Projekt (Suchansicht) gesucht und bei eindeutigem Treffer wird die in der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht gespeichert. Zudem enthält die nach der Zuordnung eine Markierung mit Datum und Uhrzeit der Zuordnung. Wenn die Adresse in einem der Suchfelder gefunden wurde, wird die Suche fortgesetzt um einen eindeutigen Sucherfolg zu erzielen. Wird eine weitere passende Adresse gefunden, wird die Suche für diese Adresse abgebrochen, da eine eindeutige Zuordnung nicht möglich ist. Sofern eine eindeutige Zuordnung nicht möglich ist oder die -adresse nicht gefunden wird, wird ein Eintrag in der Protokolldatei "Outlook_cRM.txt" erzeugt, der Auskunft darüber gibt, weshalb die nicht zugeordnet werden konnte. Außerdem werden Sie durch ein Hinweisfenster darüber informiert, wenn die (s) nicht abgelegt werden konnten. Öffnen Sie die Protokolldatei über das Hinweisfenster oder über combit Relationship Manager > Protokoll anzeigen... in der Outlook- Menüleiste. Tipp: Löschen Sie die Protokolldatei gelegentlich, um Speicherplatz zu sparen. Speicherort der Protokolldatei: C:\Dokumente und Einstellungen\<USER>\ Anwendungsdaten\combit\cRM (De-)Aktivieren des Outlook-AddIns Das Outlook-AddIn (de-)aktivieren Sie direkt über die Outlook-Einstellungen. In Outlook 2000/XP/2003 wählen Sie Extras > Optionen und wechseln auf die Registerkarte "Weitere". Betätigen Sie die Schaltfläche "Erweiterte Optionen" und im darauf folgenden Dialog die Schaltfläche COM-Add-Ins. In Outlook 2007 wählen Sie Extras > Vertrauensstellungscenter und wechseln in den Bereich "Add-Ins". Wählen Sie in der Combobox "Verwalten" den Eintrag "COM-Add- Ins" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Gehe zu". Es werden nun alle verfügbaren AddIns angezeigt. Aktivieren oder Deaktivieren Sie den Eintrag "combit Relationship Manager Outlook AddIn" und bestätigen Sie den Dialog mit OK. Über die Schaltfläche "Löschen" kann die Zuordnung auch gelöscht werden. 143

144 Kontakt- und Dokumentenverwaltung Wenn sich das AddIn mit der Bezeichnung "combit Relationship Manager Outlook AddIn" nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über die Schaltfläche Hinzufügen hinzu. Sie finden die AddIn-Datei cmoc02.dll im crm-installationsverzeichnis. Hinweis: Starten Sie Outlook nach diesem Vorgang neu. Verwendung mit MS Exchange Server Wenn Sie den Microsoft Exchange Server als Backend System für Ihre Clients einsetzen, kann es zur Folge haben, dass s nicht im crm abgelegt werden können, da kein Datensatz mit der Adresse gefunden werden konnte. Dies liegt daran, dass der Exchange Server u.u. Mailadressen im X.400 Format an den Client weiterleitet. Eine solche X.400 Adresse könnte z.b. folgendermaßen aussehen: "/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE GRUPPE/CN=RECIPIENTS /CN=MEINE.FIRMA" Das Outlook AddIn verwendet grundsätzlich genau die Adresse, die in der physisch eingetragen ist. Da Sie in Ihren Adress-Datensätzen keine solchen " Adressen" eingetragen haben werden, kann das AddIn dann entsprechend keinen passenden Datensatz finden. Mögliche Lösung: Richten Sie eine sog. "Folgeverknüpfung" ein, so dass bei Eingabe der -adresse in das Feld " " automatisch die komplette X.400 Adresse in das Feld " 3" zusammengebaut wird. Das Feld " 3" muss vom Feldtyp " " sein und eine Feldlänge von mind. 100 Zeichen haben, so dass darin dann die komplette X.400 Adresse (für die Suche durch das Outlook AddIn) abgelegt werden kann. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Verwendung des Outlook AddIns mit MS Exchange Server". 7.6 David InfoCenter Nachrichten-Ablage (David AddIn) Durch das David AddIn haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten ( s, Telefax, SMS) aus einem David-Ordner automatisch dem zugehörigen Datensatz im crm zuzuordnen (Datensatz-Suche anhand der -adresse/faxnummer/sms-nummer des Empfängers/Absenders). Zudem können Sie den zugehörigen Datensatz anzeigen lassen. Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen, über die Menüs "combit Relationship Manager" und "Aktionen" oder im Kontextmenü einer Nachricht zur Verfügung. Über die Schaltflächen können auch mehrere Nachrichten auf einmal verarbeitet werden. Über das Kontextmenü wird jedoch nur die zuletzt markierte Nachricht für die ausgewählte Aktion (Suche/Ablage) verwendet. 144

145 David InfoCenter Nachrichten-Ablage (David AddIn) Adresse suchen Über "Adresse(n) suchen" wird die Datensatz-Suche im crm anhand der - Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es werden alle passenden Datensätze angezeigt. Nachricht(en) ablegen Über "Nachricht(en) ablegen" wird die Datensatz-Suche im crm anhand der - Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es wird in allen verfügbaren -feldern bzw. Telefon- und Mobiltelefonfeldern der Suchansicht nach einer Übereinstimmung gesucht. Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird die Nachricht im Dokumentencontainer abgelegt (je nach aktivierter Ablageoption im Konfigurationsdialog). Andernfalls wird eine Protokolldatei "David_cRM.txt" angelegt, die Auskunft darüber gibt, weshalb die nicht zugeordnet werden konnte. Zum Anzeigen der Protokolldatei wählen Sie im Konfigurationsdialog des Tobit AddIns auf der Registerkarte "Allgemein" die Schaltfläche "Protokolldatei anzeigen". Voraussetzungen Unterstützte Tobit David Versionen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Eine gültige 1:N Relation zwischen der Suchansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Suchansicht) auf Kontakte (Ablageansicht). 145

146 Kontakt- und Dokumentenverwaltung In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "eml" konfiguriert sein. In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis"). Konfiguration Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über das David-Menü Aktionen > crm Konfiguration. Tipp: Die Konfiguration befindet sich in der Registrierungsdatenbank unter folgendem Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\cmtc01. Registerkarte Allgemein: Geben Sie die Anmeldedaten an und wählen Sie das Projekt aus, für das die Nachrichten-Zuordnung aktiviert werden soll. Registerkarte Suche und Ablage: Hier wählen Sie aus, in welcher Ansicht der Datensatz gesucht und in welcher Ansicht die Nachricht abgelegt werden soll. Für den Fall, das kein Suchtreffer erzielt wird, kann eine alternative Such- und Ablageansicht konfiguriert werden. Registerkarte Optionen: Hier finden Sie verschiedene Optionen für die Nachrichten- Ablage: Wird die Option "Nachrichten ohne Rückfrage ablegen" deaktiviert, muss jede Ablage per Dialog bestätigt werden. Ablageoption: Nachricht nur bei einem eindeutig gefundenen Datensatz ablegen: Hiermit ist sichergestellt, dass die Nachricht nur dann abgelegt wird, wenn ein eindeutiger Suchtreffer erzielt wurde. Wenn kein Suchtreffer oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, findet keine Ablage statt. Es wird ein entsprechender Eintrag in der Protokolldatei erstellt. Nachricht bei allen gefundenen Datensätzen ablegen. Bei mehr als einem gefundenen Datensatz, den Datensatz manuell auswählen: Wenn mehrere Suchtreffer erzielt werden, kann über einen Dialog der gewünschte Datensatz ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Nachrichtenmarkierung: Erfolgreich abgelegte Nachrichten können in David mit einer Markierung versehen werden. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Markierung aus, z.b. "Ablage". Eigene -adressen: Geben Sie hier Ihre eigenen -adressen ein, damit das Tobit AddIn zwischen gesendeten und empfangenen s unterscheiden kann. 146

147 David InfoCenter Nachrichten-Ablage (David AddIn) Eigene Telefonnummern: Geben Sie hier Ihre eigenen Nummern ein, damit das Tobit AddIn zwischen gesendeten und empfangenen SMS- und Fax-Nachrichten unterscheiden kann. Beachten Sie dabei auch die unterschiedlichen Nummern- Formate. Aktivieren des David AddIns Das David AddIn wird über den Assistenten der Arbeitsplatzinstallation (Client.exe) aktiviert. Falls Sie das David AddIn nachträglich aktivieren möchten, führen Sie die Arbeitsplatzinstallation erneut aus und aktivieren im Installationsdialog die Option "David AddIn" (z.b. über Systemsteuerung / Software / Programme ändern). Zur Darstellung der Schaltflächen und Menüpunkte gehen Sie folgendermaßen vor: 147

148 Kontakt- und Dokumentenverwaltung 1. Entpacken Sie die Datei "cmbtticaddin.zip" aus dem crm-installationsverzeichnis in das David-Verzeichnis "David\Code\scripts" auf dem David-Server. Im Verzeichnis "scripts" gibt es anschließend ein Unterverzeichnis "combit" mit der Datei "cmbtaddin.vbs" und einen Unterordner "crm". 2. Aktivieren Sie im David.Administrator in den David-Benutzer Einstellungen die Option "Individuelle Scripts" und geben Sie den Pfad zur Scriptdatei an, also "combit/cmbtaddin.vbs". Weitere Informationen zur Verwendung von Scripten in David finden Sie auch im Dokument "InfoCenter Scripts.pdf" im David-Server- Scriptverzeichnis. Deaktivieren des David AddIns Falls Sie das David AddIn deaktivieren möchten, führen Sie die Arbeitsplatzinstallation erneut aus und deaktivieren im Installationsdialog die Option "David AddIn". Die Schaltflächen und das crm-menü können über die Registrierung deaktiviert werden: Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\combit AddIn Name: crmticinstalled Wert: "T" aktiviert und "F" deaktiviert die Bedienelemente. 148

149 David InfoCenter Nachrichten-Ablage (David AddIn) Die Einträge im Kontextmenü einer David-Nachricht können durch editieren der Datei "tobit.ini" im Windows-Hauptverzeichnis (C:\Windows) entfernt werden. Entfernen Sie dazu die folgenden 3 Einträge: Beispiel:... [DVWIN] EntryCommand01=cRM - Nachricht ablegen, C:\Program Files\combit\cRM\cmmc01.exe /mailclient:david.infocenter /combitapp:crm /command:assign /messageitem:"%s" EntryCommand02=cRM - Datensatz suchen, C:\Program Files\combit\cRM\cmmc01.exe /mailclient:david.infocenter /combitapp:crm /command:search /messageitem:"%s" EntryCommand03=cRM - Konfiguration..., C:\Program Files\combit\cRM\cmmc01.exe /mailclient:david.infocenter /combitapp:crm /command:config... Wichtig: Es dürfen in der Sektion keine doppelten EntryCommandID vorkommen, da diese dann nicht angezeigt werden! Die <ID> muss eine fortlaufende Nummer sein! 149

150 Telefonieren und Anrufliste 8. Telefonieren und Anrufliste Hinweis: Voraussetzung zum Telefonieren ist eine unterstützte Telefonie Schnittstelle und / oder eine entsprechende Telefonanlage. Wir empfehlen die Verwendung der TAPI-Schnittstelle. Damit die Telefoniefunktionen auch vollständig genutzt werden können, ist die Einrichtung spezieller Telefonfelder nötig, näheres hierzu unter "Konfiguration Projekte und Ansichten". Der phone manager bietet folgende CTI (Computer Integrated Telephony) Funktionalitäten: Automatische Anwahl Zusammenstellung von Anruflisten Rasches Abtelefonieren dieser Listen ("Powerdialing") Ausdruck von Telefonlisten Rufnummernerkennung für eingehende Anrufe Protokollierung nicht angenommener Anrufe Versenden von SMS-Nachrichten (bei datenfähigem TAPI-Treiber) 8.1 Konfiguration Um die Telefonie nutzen zu können, muss der phone manager aktiv sein und die Schnittstelle eingerichtet werden. 150

151 Konfiguration phone manager aktivieren Damit der phone manager beim Programmstart automatisch startet, wählen Sie Konfiguration > Allgemein in der Projekt-Menüleiste und aktivieren auf der Registerkarte Telefonie die entsprechende Option. Schnittstelle konfigurieren Wählen Sie Konfiguration > Allgemein in der Projekt-Menüleiste und klicken Sie auf der Registerkarte Telefonie auf die Schaltfläche Konfiguration. Hinweis: Bei jedem Aufruf wird die Wähleinheit neu konfiguriert. Es ist daher nicht möglich, die aktuellen Einstellungen zu überprüfen. Sollten Sie die Konfiguration versehentlich aufgerufen haben, verlassen Sie den Dialog über "Abbrechen". Um an der aktuellen Konfiguration etwas zu ändern, wählen Sie im phone manager den Menüpunkt Konfiguration > Wahlhilfe. Wählen Sie zuerst die Wähleinheit aus. Die am weitesten verbreitete und von uns empfohlene Wählschnittstelle ist TAPI. Die entsprechenden Treiber sind im Lieferumfang der meisten Telefonanlagen, beziehungsweise der Endgeräte enthalten. Ansonsten sollten Sie sich bei dem Hersteller nach einem solchen Treiber erkundigen. Bei TAPI wird automatisch geprüft, ob diese Schnittstellen auf Ihrem System verfügbar sind. Falls nicht, sind sie im Konfigurationsdialog auch nicht anwählbar. Um eine hier deaktivierte Schnittstelle konfigurieren zu können, müssen Sie diese zuerst installieren. Sie können auch direkt über Skype telefonieren. Voraussetzung ist ein gestartetes Skype mit Online-Status. 151

152 Telefonieren und Anrufliste TAPI (Windows Telephony API) TAPI unterstützt sowohl das Wählen aus einem Telefonfeld heraus, als auch die Rufnummernerkennung. Voraussetzung ist mindestens ein installiertes TAPI Gerät im Betriebssystem, das ist üblicherweise ein Telefon, kann jedoch auch eine ISDN Karte mit TAPI Treibern sein. Installiert werden diese Geräte z.b. in Windows XP über Systemsteuerung > Telefon / Modemoptionen oder mit dem zum Modem / Telefon zugehörigen Treiber. Wähleinheit einrichten Wenn die Wähleinheit angesprochen werden kann, werden ein oder mehrere Fenster zur Konfiguration angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten hängen von der jeweiligen Wähleinheit ab und können daher nicht im Detail beschrieben werden. Bitte folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm und schlagen Sie bei Bedarf in der Dokumentation zu Ihrer Wähleinheit nach. Konfiguration im phone manager ändern Änderungen an den Einstellungen der Schnittstelle können Sie auch direkt im phone manager vornehmen. Wählen Sie im Menü Konfiguration die entsprechende Option: Wahlhilfe: Art der Wahleinheit auswählen (siehe oben). Wahlhilfeeinstellungen: Wähleinheit auswählen (siehe oben) und bestehende Einstellung ändern. Konfiguration der Telefonanlage Über Konfiguration > Telefonanlage im phone manager gelangen Sie in einen Dialog, in dem verschiedene, telefonanlagenspezifische Einstellungen getroffen werden können: Spezifische Anlagenkennung sofern notwendig. Kennung interner Nummern: Sie können internen Nummern ein Zeichen voranstellen, um diese explizit als interne Nummern zu kennzeichnen (z.b. "-"). 152

153 Konfiguration Maximale Länge interner Nummern: Rufnummern, die maximal die angegebene Länge besitzen gelten als interne Nummern (damit wird z.b. keine 0 für die Amtsholung gewählt, wenn dies ansonsten notwendig wäre). Präfix für die Amtsholung sofern notwendig. Präfix für die interne Nummern sofern notwendig. Optionen für eingehende Anrufe: Interne Rufe unterdrücken oder durch Anlagenkennung ergänzen. Anlage übergibt bei externen Anrufen die Amtskennung. Anlage unterdrückt bei lokalen Anrufen die Ortsvorwahl. Protokollfunktion konfigurieren Sie haben die Möglichkeit, Anrufe automatisch protokollieren zu lassen. Weitere Informationen finden Sie im unter "Auto-Protokoll" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 153

154 Telefonieren und Anrufliste 8.2 Funktionen des phone manager Direkte Anwahl aus Feld heraus Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das entsprechende Telefonfeld und wählen "Telefonwahl". Es wird automatisch die von Ihnen in einem "Telefon"- oder "Mobiltelefon"-Feld hinterlegte Telefonnummer gewählt. Wählen über Anrufliste Der phone manager ermöglicht die Zusammenstellung einer Telefon-To-Do-Liste, also einer Übersicht von Datensätzen, die Sie demnächst anrufen wollen. Damit können Sie - beispielsweise bei besetzten Leitungen - in der Ansicht weiterarbeiten, ohne sich Ihren Gesprächspartner später neu heraussuchen zu müssen. Zudem werden in die Anrufliste alle eingehenden und ausgehenden Anrufe aufgenommen. Auch Anwahlversuche werden protokolliert. Um die Anrufliste zu öffnen, doppelklicken Sie auf den Eintrag in der Navigation oder wählen Ansichten > Anrufe. Hinweis: Eingehende Anrufe von Skype werden nicht erkannt, da Benutzername und Telefonnummer nicht übermittelt werden. Gesprächspartner anrufen Um einen Gesprächspartner aus der Anrufliste anzurufen, doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste oder wählen den Befehl "Anrufen" aus dem Kontextmenü. Automatisch wird die betreffende Nummer gewählt. Außerdem öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Möglichkeit haben, ein Gesprächsprotokoll anzulegen. Neben der Anrufdauer werden Datum und Uhrzeit sowie Ihre Notizen zum gegenwärtigen Anruf protokolliert. In welcher Form und in welches Feld die Daten übernommen werden, legen Sie im Autoprotokoll "Anruf" fest. Weitere Informationen finden Sie im unter "Auto-Protokoll" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 154

155 Funktionen des phone manager Informationen der Anrufliste In der Spalte "I/O" erkennen Sie am Symbol, ob es sich um einen protokollierten eingehenden Anruf handelt oder um eine von Ihnen angewählte Nummer. Die Telefonnummer entspricht der Nummer des TELEFON Feldes, aus dem der Gesprächspartner in den phone manager übertragen wurde. In der Spalte "Info" werden identifizierende Informationen zum jeweiligen Gesprächspartner angezeigt. Welche Informationen hierzu verwendet werden sollen, können Sie in der Konfiguration selbst bestimmen. Als Status angezeigt werden die folgenden Varianten: bereit: die aktuelle Verbindung ist bereit zur Telefonwahl Abgebrochen: der Wählvorgang wurde abgebrochen, kann jedoch jederzeit erneut gestartet werden Verbindung hergestellt: die Nummer wurde erfolgreich angewählt. Der Eintrag kann aus der Liste entfernt oder für spätere Anrufe aufgehoben werden. Funktionen der Anrufliste Der phone manager erlaubt auch den direkten Sprung von einem Eintrag in der Telefonliste zum zugehörigen Datensatz in der Ansicht, um zum Beispiel Informationen zum Gesprächspartner nachzuschlagen oder eine Gesprächsnotiz anzulegen. 155

156 Telefonieren und Anrufliste Sie können in der Telefonliste über die SHIFT-TASTE bzw. STRG-Taste auch mehrere Einträge selektieren. Über Wählen > Pause können Sie einen laufenden Wählvorgang jederzeit abbrechen. Der Eintrag erhält damit den Status "Abgebrochen!", er kann jedoch jederzeit erneut angewählt werden. Über Wählen > Nächster wird automatisch der Eintrag angewählt, der auf den aktuellen Eintrag folgt. Sie erhalten dann die Möglichkeit den aktuellen Eintrag entweder zu löschen (weil Sie den Anruf erledigt haben) oder ans Ende der Liste zu verschieben (weil er später noch einmal angerufen werden soll, z. B. weil gerade die Leitung besetzt ist). Über Bearbeiten > Eintrag verschieben können Sie den aktuellen Eintrag an das Ende der Telefonliste verschieben. Über Bearbeiten > Eintrag löschen können Sie den aktuellen Eintrag aus der Telefonliste löschen. Über Bearbeiten > Alle Einträge löschen können Sie alle Einträge aus der Telefonliste löschen. Über den Befehl Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln (Kontextmenü: "Im Datensatz suchen") können Sie direkt von einem Eintrag im phone manager zum zugehörigen Datensatz in der Ansicht springen. Dabei wird bei Bedarf die richtige Ansicht geöffnet. Ausdruck der Anrufliste Sie können die Anrufliste über Ausgabe > Anrufliste auf das Ausgabemedium Ihrer Wahl drucken (z.b. Drucker, Vorschau, PDF). Die Liste können Sie wie gewohnt über Konfiguration > Ausgabe Anrufliste im List & Label Designer konfigurieren. Manuell wählen Außer den in der Anrufliste enthaltenen Nummern können Sie auch beliebige andere Nummern quasi manuell anwählen. Rufen Sie den Befehl Wählen > Manuell auf und geben die gewünschte Nummer ein. Über den Button "Wählen" starten Sie den Wählvorgang. Anrufsimulation Über Extras > Anrufsimulation können Sie einen eingehenden Anruf simulieren, um die automatische Rufnummernerkennung (nachdem sie eingerichtet wurde) zu testen. Geben Sie hierzu eine Telefonnummer ohne jedes Trennzeichen ein. 156

157 Rufnummernerkennung Telefonnummern in den phone manager übernehmen Es gibt zwei Möglichkeiten, Einträge aus einer Ansicht in den phone manager zu übernehmen, sowohl einzeln oder als Filter. Um einzelne Einträge zu übernehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das TELEFON Feld des betreffenden Eintrags in der Ansicht und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Aufnehmen in phone manager". Um einen ganzen Filter in den phone manager zu übernehmen, bilden Sie zuerst den gewünschten Filter und wählen dann den Befehl Organisation > Filter > Filter in phone manager übernehmen. Powerdialing Unter Powerdialing versteht man das "abtelefonieren" einer ganzen Liste von Gesprächen (in diesem Falle alle Gespräche in der Anrufliste). Im Unterschied zu einem Einzelanruf, bei dem Sie nur einen ausgewählten Anruf aus der Liste erledigen. Diese Funktion wird häufig für Marketingaktionen oder in Call-Centern benötigt. Um die Funktion zu nutzen, sollten Sie zunächst den gewünschten Filter für Ihre Zielgruppe erstellen und diesen in den phone manager übernehmen (Organisation > Filter > Filter in phone manager übernehmen). Anschließend starten Sie die Anwahl des ersten Gesprächspartners über Wählen > Powerdialing. Alle Anrufe, die in der Anrufliste als "erfolgreich" markiert sind, werden zunächst an das Ende der Liste verschoben, sodass der erste noch zu erledigende Anruf an erster Stelle steht. Es öffnet sich der gleiche Dialog wie bei der Anwahl über die Telefonliste; und Sie können hier wie gewohnt Bemerkungen zum aktuellen Anruf eingeben und diese dann in den Datensatz übernehmen. Ist das Gespräch beendet und möchten Sie den nächsten Gesprächspartner anrufen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Nächster Anruf". Andernfalls können Sie über "Schließen" das Powerdialing beenden und - wenn gewünscht - zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Die Funktion wird automatisch beendet, wenn keine unerledigten Anrufe mehr in der Anrufliste vorhanden sind. 8.3 Rufnummernerkennung Der phone manager erlaubt es, bei einem eingehenden Anruf Datensätze anhand der Telefonnummer des Anrufers zu suchen. Bitte beachten Sie, dass die Rufnummernerkennung nur funktionieren kann, wenn der phone manager aktiv und die Rufnummernerkennung eingeschaltet ist. 157

158 Telefonieren und Anrufliste Rufnummernerkennung und Protokollierung aktivieren Wählen Sie im Projekt-Menü Konfiguration > Projekt und wählen Sie die Ansicht(en), für die die Rufnummernerkennung aktiviert werden soll. Die unter 1. angegebene Ansicht wird zeitlich vor der unter 2. genannten durchsucht. Wählen Sie im phone manager Konfiguration > Anruferkennung und aktivieren die Option "Erkennung eingehender Anrufe". 158

159 SMS-Versand In Abwesenheit eingehende Anrufe können in die Anrufliste aufgenommen und damit protokolliert werden. Voraussetzung ist die Übermittlung der Rufnummer des Anrufers. Aufgezeichnet werden in diesem Fall die eingehende Rufnummer, das Datum und die Uhrzeit. Bei eingehenden Anrufen nach Datensatz suchen Erhalten Sie einen Anruf, zu dem die Rufnummer übermittelt wird, können Sie die Nummer in der aktuell geöffneten Datenbank suchen. Es werden alle Telefon- und Mobiltelefon-Felder der aktivierten Ansichten nach passenden Einträgen durchsucht. Dabei wird die Rufnummer unter Umständen auch reduziert, d.h. verkürzt, um Anrufe von einer anderen Nebenstelle korrekt zuzuordnen. Bei mehreren Treffern wird in die Listenansicht gewechselt. Wenn Sie die Option "Ohne Nachfrage suchen" deaktivieren, können Sie über einen Dialog entscheiden, ob die Nummer gesucht werden soll. Tipp: Durch Anlegen von Datenbank-Indizes für alle Telefonfelder, kann bei einer großen Datensatzanzahl die Suchgeschwindigkeit gesteigert werden. 8.4 SMS-Versand Sie haben die Möglichkeit, direkt aus einem Datensatz heraus SMS-Nachrichten zu versenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in ein Feld vom Typ "Mobiltelefon" und wählen Sie "SMS schicken" aus dem Kontextmenü. Voraussetzung ist ein datenfähiger TAPI-Treiber. Diese Voraussetzung erfüllen z.b. Modems, aber auch einige ISDN-Anlagen. Im Zweifelsfall sollten Sie beim Hersteller Ihrer Telefonanlage nachfragen, ob auch Datenverbindungen über TAPI unterstützt werden. Konfiguration Wenn Sie noch keine Einstellungen getroffen haben sollten, können Sie auch eine der Voreinstellungen (für Modem- bzw. ISDN-Betrieb) wählen. Ein entsprechender Auswahldialog wird gestartet. Wählen Sie im phone manager Konfiguration > SMS-Versand. Im folgenden Dialog finden Sie eine Reihe von vorkonfigurierten Mobiltelefonprovidern. Klicken Sie die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Eintrag anzulegen und nehmen Sie die Einstellungen vor. Providername: Name des Mobilfunkbetreibers Nummernprefix: Geben Sie durch Kommata getrennt alle die Vorwahlen ein, die für den angegebenen Betreiber reserviert sind (z.b. 0170, 0171, 0175 für das D1- Netz der Deutschen Telekom AG). 159

160 Telefonieren und Anrufliste SMSC-Nummer: Einwahlnummer in das Short Message Service Center des jeweiligen Anbieters. Diese Nummer können Sie sollte sie nicht schon vorkonfiguriert sein, vom Betreiber erfahren. Einige Mobilfunkbetreiber unterstützen die Angabe einer (numerischen!) Absenderkennung, d.h. Sie können eine Nummer angeben, die im Display des Empfängers als Absender erscheinen soll. Welches Protokoll (UCP/TAP) Ihr Mobilfunkanbieter verwendet, erfragen Sie bitte vom Betreiber direkt. Hinweis: combit kann für die Einwahlnummern keine Verantwortung, insbesondere bezüglich der Erreichbarkeit, übernehmen. Dafür sind ausschließlich die Mobilfunkbetreiber zuständig. Auch ist eine erfolgreiche Rückmeldung über den SMS-Versand keine Garantie, dass die Nachricht auch den Empfänger erreicht hat, sondern bedeutet lediglich, dass die Nachricht erfolgreich an das SMSC weitergeleitet wurde, so wie es für gewöhnlich auch beim Versenden von SMS-Nachrichten per Handy der Fall ist. SMS-Nachrichten im Netzwerk versenden Wenn Sie nur an einem Rechner in Ihrem Netzwerk ein Modem angeschlossen haben, so können Sie diesen auch als Server zum zentralen Versand von SMS-Nachrichten verwenden. Voraussetzung hierfür ist, dass sich beide Rechner, Client und Server, in der gleichen Workgroup befinden. Fragen Sie hier im Zweifelsfalle bei Ihrem Netzwerkadministrator nach. Klicken Sie am Client auf die Schaltfläche "Auswählen" um den Server auszuwählen. In diesem Falle sind die Angaben für die Provider belanglos, da die Konfiguration des Servers verwendet wird. Protokollierung des SMS-Versandes Es wird automatisch ein Protokoll über den jeweils letzten Anwahlversuch angelegt. Wenn Sie die SMS-Nachricht von Ihrem eigenen Rechner aus verschicken, können Sie das Protokoll über die Schaltfläche "Details" im Versendedialog einsehen. Die gleichen Informationen finden sich auch in der Datei "sms.log" im Benutzerunterverzeichnis des Senders. Bei Problemen mit dem Versand von SMS-Nachrichten sollten Sie zu erst nachsehen, ob Ihnen diese Informationen Aufschluss über eine mögliche Ursache liefern können. 160

161 Voraussetzungen 9. Sie können direkt Einzel- s und Serien- s versenden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Formaten und Mail-Diensten. Für Serien- oder Standard- s können -vorlagen angelegt werden und neben der Protokollierung des - Versands kann die auch automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. 9.1 Voraussetzungen Die technischen Voraussetzungen für den -versand sind Abhängig vom Format, das Sie für die wählen. Sie haben die Wahl zwischen dem Text-Format und dem HTML- Format. Beim HTML-Format stehen Ihnen z.b. Formatierungen zur Verfügung. Für den Versand von s im Textformat stehen drei Dienste zur Verfügung: Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten -programme (wie MS Exchange, Outlook, Lotus Notes, Novell Groupwise o.ä.). Die s werden dann über Ihr -programm versendet. Extended MAPI: Dieser Dienst nutzt eine erweiterte Funktionalität der Schnittstelle bei Outlook 2000/XP/2003/2007. Dadurch können s über Outlook versendet werden, ohne dass der Benutzer den Versand jeder bestätigen muss. SMTP: Beim Versand über SMTP werden die s nicht über ein -programm gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server. Für den Versand von s im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung: Extended MAPI (nur Outlook 2000/XP/2003/2007): (siehe oben) SMTP (siehe oben) Weitere Informationen zur Konfiguration der Mail-Dienste finden Sie unter "Mailversand konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein" senden Einzel- Sie haben verschiedene Möglichkeiten eine Einzel- zu versenden: Aus Feldern vom Feldtyp " " kann über den Kontextmenüeintrag " senden" eine direkt über den MAPI-Mailclient versendet werden (z.b. Outlook) oder optional über eine -vorlage. Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Beim Versand über -vorlagen kann der Versand der protokolliert und die kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Beim direkten Versand über den MAPI-Standard-Client öffnet sich der Dialog Ihres -clients für eine neue und die im -feld enthaltene

162 Adresse wird automatisch als Empfänger eingetragen. Der Versand dieser wird nicht protokolliert und die kann nicht automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Um den direkten Versand zu aktivieren, wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Mailversand und aktivieren die Option "Mail per Kontextmenü direkt über MAPI Mailclient". Weitere Informationen siehe Kapitel "Konfiguration Allgemein". Über Ausgabe > Einzel- wird die über eine -vorlage versendet. Dabei können Sie auf eine bestehende -vorlage zugreifen oder eine neue schreiben. Weitere Informationen zu -vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt. Der Versand dieser kann protokolliert und die kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Serien- (Mailing) Um eine Serien- zu versenden, müssen Sie zuerst einen Filter erstellen. Wird keine Selektion vorgenommen, wird die an alle Datensätze der Ansicht verschickt. Informationen zum Erstellen eines Filters finden Sie im Kapitel "Filtern von Datensätzen". 162

163 Arbeiten mit -vorlagen oder Standard- s Wählen Sie Ausgabe > Serien- . Der Dialog für eine neue öffnet sich. Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie über Datei > Öffnen eine bestehende - Vorlage. Weitere Informationen zu -vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt. Starten Sie das ing über Datei > Senden. Aus den angegebenen Empfängerfeldern wird die erste nicht leere Adresse herausgesucht und die s an Ihren Standard -client oder an den SMTP- Server übergeben. Datensätze, für die keine Adresse gefunden werden konnte, werden im Anschluss an den Sendevorgang aufgelistet. Der Versand dieser kann protokolliert und die kann automatisch im Dokumentencontainer abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 9.3 Arbeiten mit -vorlagen oder Standard- s Für Serien- s oder immer wiederkehrende Standard- s bietet es sich an, im -editor vorab eine Vorlage für die zu erstellen. In einer -vorlage ist der gesamte Aufbau der , inkl. Betreff, Text, Feldvariablen, Formatierungen (HTML- s) und eventuellen Anlagen enthalten. Abgespeichert lassen sie sich immer wieder verwenden. Diese Vorlagen funktionieren ähnlich wie die Dokumentvorlagen in Ihrer Textverarbeitung. Erstellen einer -vorlage Wählen Sie aus der Menüleiste den Befehl Konfiguration > Vorlage. Sie können folgende Einstellungen vornehmen: Über Datei > Öffnen können Sie eine bestehende Vorlage öffnen, abändern, und über Datei > Speichern oder Speichern unter anschließend sichern. Klicken Sie im Menü "Format" auf "Text" oder "HTML". Bei Wahl des HTML-Formats stehen Ihnen zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung, die im Anschluss noch beschrieben werden. "Beschreibung": Geben Sie einen kurzen beschreibenden Text ein. Diese Beschreibung steht als Variable "Action.TemplateDescription" in Autoprotokollen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Konfiguration Ansichten". "Absender": Hier können Sie für den SMTP-Versand eine individuelle Absenderadresse hinterlegen. 163

164 In der folgenden Auswahlliste stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: Mehrere Empfänger in separaten s: Diese Option ist für den Versand von personalisierten Serien- s. Sie können unter "An" bis zu drei Felder angeben, die -adressen enthalten. Sollte das erste Feld keine Adresse enthalten, werden beim Versand die beiden weiteren Felder auf Inhalt geprüft und die e- Mail an die dort eventuell enthaltene Adresse geschickt. Datensätze, die keine -adresse enthalten, werden Ihnen nach dem Versand eines Mailings aufgelistet. Mehrere Empfänger in einer In diesem Fall werden alle Empfänger als "BCC" verschickt, es handelt sich also um einen unsichtbaren Verteiler. Geeignet beispielsweise für den Versand von Newslettern, da hier keine Personalisierung notwendig ist. Ist. Es verlässt nur eine einzelne Ihr Haus, und die Zielgruppe ist für die Empfänger nicht ersichtlich. 164

165 Arbeiten mit -vorlagen oder Standard- s Ein fester Empfänger: Möchten Sie die -adresse nicht aus der Datenbank übernehmen, sondern manuell eingeben, wählen Sie diese Option. Anschließend tippen Sie die Adresse unter "An" ein. "CC": Hier können Sie manuell weitere Empfänger eintragen. -text und Felder einfügen Im Textfeld geben Sie direkt den Text und Variablen wie z. B. Anrede und Name des Empfängers ein. Wählen Sie den Menüpunkt Einfügen > Felder, um Feldvariablen oder Funktionen wie Datum, Uhrzeit, Berechnungen und Bedingungen einzufügen. Durch das Einfügen von Feldern in eine -vorlage können Sie Ihre Mailings persönlicher und damit ansprechender gestalten. Beispiel Anredeformel: «Rtrim$(AnredeBr + " " + Name)», Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation "List & Label Designer". Im übrigen können Sie auch im Feld "Betreff" Felder einfügen. Anlagen hinzufügen Über Einfügen > Anlage werden Ihrer Dateien als Anlage hinzugefügt. Noch schneller geht es, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster "Da-tei" klicken. Über Neu im sich darauf öffnenden Kontextmenü gelangen Sie ebenfalls zum Auswahldialog. Über Löschen in diesem Kontextmenü wird die Datei wieder aus der Liste entfernt. Hinweis: Die Vorlage enthält jedoch nicht die Datei, sondern nur den Verweis auf diese Datei. Zum Zeitpunkt des Versands muss die Datei für die gewünschte Anlage also immer noch unter dem in der Vorlage angegebenen Pfad zu finden sein. Optionen einstellen (nur für Text- s) Über Konfiguration > einstellungen gelangen Sie in einen Dialog, in dem Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen: "Wandeln der Umlaute vor dem Versenden" ändert die häufig problematischen deutschen Umlaute. Aus "ä" wird "ae", aus "ü" wird "ue" etc. "Mailing wird vor dem Versenden verschlüsselt" verschlüsselt den Mail-Text vor dem Senden. Geben Sie nach der Aktivierung das gewünschte Passwort ein. Formatierungsmöglichkeiten einer HTML- Sofern Sie im Menü Format "HTML" aktiviert haben, stehen Ihnen für eine die folgenden Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung: 165

166 Stil: Über den Menüpunkt Format > Stil stehen Ihnen verschiedene Formatvorlagen zur Verfügung. Dabei handelt es sich z.b. um voreingestellte Überschriften oder Absätze. Zeichen: Wählen Sie Format > Zeichen, erhalten Sie ein Menü zur Auswahl, über das Sie neben der Schriftart auch festlegen können, ob die Schrift bspw. fett und kursiv sein soll, links-/rechtsbündig oder zentriert. Desweiteren können Sie hierüber auch Aufzählungszeichen in Ihre einfügen oder den Einzug verändern. Hintergrund: Mit Format > Hintergrund kann für eine HTML- eine explizite Hintergrundfarbe eingestellt werden. Tabelle einfügen: Wählen Sie Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle, um eine solche in Ihren -text einzufügen. Über den dann folgenden Dialog können Sie definieren, aus wieviel Spalten und Zeilen die Tabelle bestehen soll sowie deren farbliche Gestaltung. Nach Erstellen einer Tabelle stehen unter Einfügen > Tabelle weitere Optionen zur Verfügung, über die bspw. noch Zeilen/Spalten angehängt, oder auch verknüpft sowie gelöscht werden können. Grafik einfügen: Um in die ein Bild einzubinden, wählen Sie Einfügen > Grafik. Im folgenden Dialog können Sie die gewünschte Datei auswählen. Die Grafikdatei muss zum Zeitpunkt des Versendens verfügbar sein, sie wird erst zu diesem Zeitpunkt in die eingefügt. Hyperlink einfügen: Um einen Hyperlink einzufügen, wählen Sie Einfügen > Hyperlink. Im folgenden Dialog können Sie den Link definieren und den gewünschten Typ festlegen, z.b. Import einer HTML-Datei in die Vorlage Haben Sie bereits in einem anderen Editor eine HTML- formatiert, ist es nicht notwendig, die erneut zu editieren. Über Datei > Importieren können Sie eine bereits bestehende HTML-Datei in die -vorlage bzw. den Editor einfügen. Tipp für Profis: Die Mailvorlage ist eine Textdatei, in welcher HTML direkt per Editor kodiert werden könnte. Um diese Möglichkeit zu nutzen, sollten Sie sich jedoch recht gut mit der Materie auskennen, da die Vorlage sonst unter Umständen nicht geladen werden kann. 9.4 Automatische Ablage Sie haben die Möglichkeit, die s nach dem Versand automatisch in die Dokumentenverwaltung ablegen zu lassen. Die abgelegten s können jederzeit geöffnet werden und ermöglichen eine lückenlose Archivierung aller versendeten s. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 166

167 Autopilot 9.5 Autopilot Der Autopilot kann einen Workflow starten, der durch eine mit einer bestimmten Betreff-Zeile angestoßen wird. Der Autopilot lässt sich im Infobereich der Taskleiste minimieren und überprüft zyklisch ein angegebenes -konto (POP3, MAPI, Extended MAPI) auf neue Nachrichten. Sofern eine Nachricht mit dem gewünschten Betreff vorhanden ist, wird ein für diesen Betreff hinterlegtes Script ausgeführt, um die abzuarbeiten. Im Script stehen bereits alle benötigten Objekte, wie das aktuelle Projekt und die aktuelle , zur Verfügung. Damit können z.b. Internet-/ -Anfragen automatisch ausgewertet und mit Datensätzen abgeglichen oder Eintragungen in Datensätze vorgenommen werden. Sofern kein zugehöriger Datensatz gefunden wird, kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Autopilot starten Starten Sie den Autopilot über die Programmgruppe im Windows- Startmenü. Über das Menü "Aktion" oder die entsprechenden Schaltflächen kann die Überprüfung gestartet, beendet und über "Pause" angehalten werden. Das Programmfenster gibt dabei Auskunft über die Statistik (Bearbeitete, gelöschte und weitergeleitete s), den Bearbeitungsstatus (Nächster Durchlauf, Start) und die Script-Ausgaben. In der Statusleiste ist der aktuelle Status erkennbar. 167

168 Autopilot Einstellungen Die Einstellungen erreichen Sie über Konfiguration > Einstellungen. Allgemein Definieren Sie hier die allgemeinen Einstellungen. Programmstart: Definieren Sie hier den Verbindungsstatus bei Programmstart (Gestartet, Nicht gestartet, Angehalten) und ob der Autopilot mit Windows gestartet werden soll. Scan-Eigenschaften: Definieren Sie hier die Wartezeit in Minuten für die erneute Überprüfung des -kontos auf neue Nachrichten. Protokollierung: Geben Sie den Pfad zu einer Protokolldatei an, wenn Sie die Protokollierung der Aktivitäten aktivieren. Mail-Dienst Wählen Sie hier den Mail-Dienst aus (POP3/SMTP, MAPI, Extended MAPI), dessen - Konto auf neue Nachrichten durchsucht werden soll. Bei Verwendung von MAPI und Extended MAPI können Sie dann die Anmeldedaten des zu verwendenden Profils angeben (Profilname, Passwort). Zudem definieren Sie, ob alle Nachrichten im Postfach oder nur die ungelesenen Nachrichten durchsucht werden sollen. Bei Verwendung von POP3/SMTP geben Sie über "Konfigurieren" die Benutzer-Daten (Benutzername, Passwort) und Server-Daten (URL oder IP-Adresse des POP3- und 168

169 Autopilot SMTP-Servers) an. Meist können Sie diese Daten aus dem entsprechenden Konfigurationsdialog Ihres -programms übernehmen. Betreff Definieren Sie hier, nach welchem -betreff der Autopilot im Postfach suchen soll. Für jeden Betreff kann eine -weiterleitung und eine Script-Datei definiert werden. Über die Checkbox kann die Suche nach dem jeweiligen -betreff aktiviert werden. Über die Schaltfläche "Neu" kann die Betreffsuche konfiguriert werden: Geben Sie den -betreff an, nach dem der Autopilot im Postfach suchen soll. Unter Modus stehen dabei für die Suche verschiedene Mechanismen zur Verfügung: Identisch: Der Betreff der muss exakt mit dem Eintrag übereinstimmen. Groß/Kleinschreibung wird ignoriert. Beispiel: Lautet der Betreff einer im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5", müssen Sie das Betreff-Suchmuster "AW: Newsletter Nr. 5" definieren, damit der Betreff erkannt wird. Wildcard: Sie können bei der Definition des -betreffs die Wildcards "*" (beliebig viele Zeichen) und "?" (ein beliebiges Zeichen) verwenden. 169

170 Beispiel: Lautet der Betreff einer im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5", können Sie z.b. das Betreff-Suchmuster "*Newsletter*" definieren, damit der Betreff erkannt wird. Regulärer Ausdruck: Die Erkennung erfolgt durch eine Textanalyse des - Betreffs mit Hilfe von regulären Ausdrücken. Beispiel: Lautet der Betreff einer im Posteingang: "AW: Newsletter Nr. 5", können Sie z.b. das Betreff-Suchmuster "(AW) (Re)\: Newsletter Nummer [0-9]+" definieren, damit der Betreff erkannt wird. Bei diesem Suchmuster findet er z.b. auch "AW: Newsletter Nummer 1", "Aw: Newsletter Nummer 1", "AW: Newsletter Nummer 25", "Re: Newsletter Nummer 1" Definieren Sie die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn eine mit dem oben angegebenen Betreff gefunden wird. Wählen Sie das Script aus, das ausgeführt werden soll. Im Feld "Weiterleiten an" kann eine -adresse angegeben werden, an die die nach Bearbeitung weitergeleitet wird. Die Weiterleitung wird im Script initiert. Script-Objekte Beim Start des Scripts wird bereits ein -objekt zur Verfügung gestellt, mit denen auf die jeweilige zugegriffen werden kann. Somit ist es möglich, die -nachricht auszuwerten. Weitere Informationen finden Sie in der mitgelieferten OLE-Dokumentation. 170

171 Autopilot Optional definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" weitere Anwendungen, die in den Scripten als Objekte zur Verfügung stehen sollen (z.b. combit Relationship Manager). Über die Checkbox kann das Objekt aktiviert werden. Damit wäre es möglich auf den crm zuzugreifen, um z.b. einen neuen Datensatz anzulegen oder Feldinhalte zu ergänzen. Bei Auswahl von "andere Anwendung" kann der Typ (ProgID) definiert werden. Die hier definierten Script-Objekte dienen in erster Linie dem Performance-Gewinn bei der Bearbeitung von mehreren -nachrichten, da das definierte Objekt lediglich einmal angelegt und bei jedem Scriptaufruf übergeben wird. Beim Typ combit Relationship Manager und address manager steht Ihnen jeweils das Applikations-Objekt zur Verfügung. Das mitgelieferten Beispielscript "Autopilot.vbs" fügt in der Beispiel-Solution eine vom Autopiloten erkannte als Datei im Dokumentencontainer der Ansicht "Personen" als eml-datei hinzu. Verschlüsselung Im Feld "Passwort" kann ein Passwort eingegeben werden, mit dem empfangene s entschlüsselt werden sollen. Dies ist für den Fall relevant, dass Sie Adress-Informationen über das Internet versenden und aus Datenschutzgründen dabei verschlüsselt haben. Weitere Informationen finden Sie unter "Optionen einstellen (nur für Text- s)" in diesem Kapitel. 171

172 Ausgabe von Daten 10. Ausgabe von Daten Bei der Ausgabe von Daten haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Einzelübernahme der Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z.b. Word). Diese Ausgabe bietet sich z.b. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.b. Word) verändern können. Weitere Informationen siehe Kapitel "Einzelübernahme in andere Programme". Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet werden sollen, konfigurieren Sie diese Einzelübernahme in der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Ausgabe über Druckvorlagen. Dafür werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst werden können. Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Bei dieser Ausgabe kann der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.r. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion AskString$). Die Ausgabe kann auf dem Drucker, aber auch in anderen Formaten wie z.b. PDF, Excel, RTF, HTML erfolgen. Auch eine Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS ist möglich. Weitere Informationen siehe Kapitel "Ausgabe mit Druckvorlagen". Sofern Sie Serienbriefe über die Textverarbeitung (z.b. Word) erstellen möchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung drucken". Die direkte Ausgabe über Druckvorlagen geht jedoch in der Regel schneller. Sofern Sie die Daten zur Weiterverarbeitung in eine andere Anwendung exportieren möchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Import, Export und Abgleich". Über die Statistikfunktion können Sie Feldinhalte statistisch auswerten. Weitere Informationen siehe Kapitel "Statistikfunktionen" Einzelübernahme in andere Programme Sie können die Feldinhalte des aktuellen Datensatzes über die Einzelübernahme mit Hilfe einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z. B. Word) übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.b. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.b. Word) verändern und anpassen können. 172

173 Einzelübernahme in andere Programme In der Übernahmemaske legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf welche Weise in welches Zielprogramm (z.b. Word, Excel, Zwischenablage) übertragen werden sollen. Dabei ist es auch möglich, festen Text (z.b. Absender), Formatierungen, Formatvorlagen, Bedingungen und Funktionen zu übergeben. Das Zielprogramm wird automatisch gestartet. Alle Datensätze Übernahmemaske Dokument Datenbank Aktueller Datensatz Feldinhalte Informationen zur Konfiguration von Übernahmemasken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" in Kapitel "Konfiguration Allgemein". Sofern Sie bereits eine Übernahmemasken eingerichtet haben, können Sie diese folgendermaßen ausführen: Wählen Sie Ausgabe > Einzelübernahme oder Ausgabe > Einzelbrief > Textverarbeitung oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um den aktuellen Datensatz zu übernehmen (z.b. nach Word, Excel oder in die Zwischenablage). Der aktuelle Datensatz wird, wie in der Übernahmemaske festgelegt, an der Position der Einfügemarke oder an spezifischen Textmarken in der Zielanwendung eingefügt. Sofern die Zielanwendung bereits geöffnet ist, werden die Daten in das momentan aktive Dokument eingefügt. Ansonsten wird ein neues Dokument geöffnet. Sofern in der Übernahmemaske eine Dokumentvorlage festgelegt ist, werden die Daten in diese Vorlage eingefügt. Es wird jeweils die gerade aktive Übernahmemaske ausgeführt. Eine Übernahmemaske aktivieren Sie über Konfiguration > Übernahmemaske > Auswählen. Standardmäßig finden Sie die Übernahmemasken (Dateiendung *.xfx) im Projektverzeichnis im Ordner "Übernahmemasken". Die aktivierte Übernahmemaske bleibt solange aktiv, bis Sie eine andere Übernahmemaske auswählen. Der Aufwand für eine einzelne Übernahme reduziert sich damit auf einen Mausklick. Übernahmemasken können auch über eine selbst definierte Schaltfläche ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" Im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 173

174 Ausgabe von Daten 10.2 Ausgabe mit Druckvorlagen Für die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst werden können. Informationen zur Konfiguration von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen anpassen" in Kapitel "Konfiguration Allgemein". Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Bei dieser Ausgabe kann der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.r. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion AskString$). Es wird dabei stets zwischen Einzeldruck und Seriendruck unterschieden. Beim Einzeldruck (z.b. Standardbrief) werden stets die Daten des aktuellen Datensatzes ausgegeben. Beim Seriendruck (z.b. Adressliste) werden die Daten der aktuell im Filter vorhandenen Datensätze ausgegeben. Daher sollten Sie die Datensätze vor dem Seriendruck filtern, da die Ausgabe sonst für alle Datensätze der geöffneten Ansicht erfolgt. Nachfolgend wird meistens nur auf den Seriendruck eingegangen, der Einzeldruck hat die gleiche Funktionsweise. Hinweis: Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht jedoch in der Regel schneller. Komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich im crm einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung. Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten. Ausgabe von Etiketten Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck > Etiketten können Sie die aktuelle Adresse auf ein Etikett oder einen Briefumschlag ausdrucken (Briefumschläge behandeln Sie wie ein großes Etikett). Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Etikett Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett (Dateiendung *.lbl). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen") und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker. Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Etiketten können Sie Etiketten für alle Datensätze im aktuellen Filter Etiketten ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden für 174

175 Ausgabe mit Druckvorlagen sämtliche Datensätze Etiketten gedruckt. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Etiketten. Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen") und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker. Klicken Sie "Starten". Ausgabe von Listen und Reports Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck > Liste können Sie einen Report für den aktuellen Datensatz ausdrucken (z.b. Ausdruck von Firmeninformationen inkl. aller Ansprechpartner oder Ausdruck von Personeninformationen inkl. aller Kontakteinträge). Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Liste Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste (Dateiendung *.lst). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Liste können Sie alle Datensätze im aktuellen Filter als Liste ausdrucken (z.b. Firmenliste inkl. aller Ansprechpartner oder Beschwerdeliste). Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Liste Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Ausgabe von Karteikarten Auf Karteikarten werden üblicherweise die wesentlichen Informationen von Datensätzen ausgegeben (z.b. Personeninformationen inkl. Bemerkungsfeldeintrag). Dies ist beispielsweise für den Außendienst hilfreich, der hiermit stets alle relevanten Kundeninformationen zur Verfügung hat. Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Karteikarte 175

176 Ausgabe von Daten Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Karteikarten können Sie für alle Datensätze im aktuellen Filter eine Karteikarte ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Karteikarten Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung. Der direkte Druck eignet sich daher besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe und Serienbriefe, da bei dieser Ausgabe der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.r. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion AskString$). Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten. Weitere Informationen finden sie im Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung drucken". Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzelbrief > Direkt können Sie einen Standardbrief für den aktuellen Datensatz ausdrucken (z.b. Produktinfo, Kataloganfrage). Wählen Sie Ausgabe > Einzelbrief > Direkt Wählen Sie die Druckvorlage für den Einzelbrief (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Über den Menüpunkt Ausgabe > Serienbrief > Direkt können Sie für alle Datensätze im aktuellen Filter einen Serienbrief ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze 176

177 Ausgabe mit Druckvorlagen ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung. Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter. Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Direkt Wählen Sie die Druckvorlage für den Serienbrief. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe Einstellungen"). Klicken Sie "Starten". Ausgabe Einstellungen Sofern Sie über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck eine Druckvorlage auswählen, wird generell der Dialog für die Ausgabe-Einstellungen angezeigt. Sie haben hier verschiedene Einstellungsmöglichkeiten: In der Druckvorlage ist bereits ein Drucker voreingestellt. Über die Schaltfläche "Ändern" haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Drucker auszuwählen. 177

178 Ausgabe von Daten Unter "Ausgabe auf" wählen Sie das Ausgabeformat (z.b. Vorschau, Drucker, Excel). Über die Option "Vorschau" haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe nicht sofort auf den Drucker zu schicken, sondern zuerst am Bildschirm in der Echtdatenvorschau anzeigen zu lassen. Auf diese Weise können Sie das Ergebnis überprüfen. Über die Option "Einstellungen permanent speichern" wird der neu gewählte Drucker und das Ausgabeformat zum Standard für diese Druckvorlage. Über "Anfangsseite" legen Sie fest, mit welcher Seite der Druck beginnen soll. In der Option "Seiten" können Sie dabei auch einen bestimmten Seitenbereich für den Druck einstellen, ggf. durch Komma getrennt (z.b. 1, 3-4, 10-). Unter "Kopien" geben Sie die Anzahl der Exemplare an. Starten Sie den Druck über die Schaltfläche "Starten". Bei Etiketten haben Sie noch eine zusätzliche Einstellungsmöglichkeit "Anfangsposition". Über die Schaltfläche "Wählen" bestimmen Sie die Anfangsposition des Druckes auf der ersten Seite der Etikettenbögen, damit auch angefangene Blätter weiterverwendet werden können. Die ausgewählte Anfangsposition wird im Feld "Anfangsposition" angezeigt. Drucken mit der Vorschau Alle Druckausgaben können mit Echtdaten in einem Vorschau-Fenster auf dem Bildschirm angesehen werden. 178

179 Ausgabe mit Druckvorlagen Auf diese Weise können Sie das Layout eines Druckes überprüfen, ohne dafür Papier verschwenden zu müssen. Die Ausgabe am Bildschirm erfolgt detailgetreu (WYSIWYG) genau so, wie sie auch beim echten Druck erfolgen würde. Sie können nach erfolgter Layoutkontrolle den eigentlichen Druck direkt aus der Vorschau starten, ohne den Druckbefehl nochmals aufrufen zu müssen. Nach Auswahl der Druckvorlage wählen Sie im Druck-Dialog unter "Ausgabe auf" die Option "Vorschau". Im Vorschaufenster werden die einzelnen Druckseiten mit den Echtdaten dargestellt. Die nicht bedruckbaren Ränder einer Seite werden dabei schraffiert angezeigt. 179

180 Ausgabe von Daten An der linken Seite des Vorschaufensters befinden sich die einzelnen Druckseiten noch mal verkleinert. Das erlaubt eine sehr schnelle, direkte Navigation durch das Dokument durch Anklicken. Die in den Druckoptionen angegebene "Kopienanzahl" wird in der Vorschau nicht berücksichtigt, diese wird erst beim tatsächlichen Druck relevant. Das Vorschaufenster enthält eine Werkzeugleiste, über die die verschiedenen Funktionen der Vorschau gesteuert werden. Die Auswahl der aktuellen Seite können Sie über die Pfeiltasten oder die Auswahlliste steuern. Die Zoom-Auswahlliste, die Lupen sowie das 1:1 Tool stellen verschiedene Zoomstufen dar, mit denen Sie auch feine Details im Ausdruck erkennbar machen können. Daneben können Sie Details auch stufenlos zoomen, indem Sie im Vorschaufenster mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste über den Bereich ziehen, den Sie vergrößern möchten. Über die Druck-Schaltflächen können Sie die in der Vorschau aktuell angezeigte Druckseite einzeln oder komplett wie in der Vorschau angezeigt ausdrucken (Kopien werden in der Vorschau nicht berücksichtigt). Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Druck-Schaltfläche klicken, wird zunächst der Druckerauswahldialog angezeigt. Über Senden an kann die aktuelle Vorschaudatei (Dateiendung.LL) per an andere Personen verschickt werden. Diese können die Vorschau betrachten, drucken oder ebenfalls verschicken. So kann eine Vorschaudatei in einer Arbeitsgruppe herumgereicht werden, ohne sie auf Papier drucken zu müssen. Über Beenden der Vorschau können Sie das Vorschaufenster verlassen und in Ihre Anwendung zurückkehren Ausgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel,...) Druckausgaben können auch in andere Dateiformate ausgegeben werden. Wählen Sie dazu im Dialog der Ausgabe-Einstellungen das entsprechende Ausgabemedium. Bitte beachten Sie, dass - formatbedingt - das Layout nicht immer 1:1 übernommen werden kann, da es bei diesen Formaten spezifische Einschränkungen bezüglich der Umsetzung gibt. Wenn Sie ein anderes Format als Drucker oder Vorschau gewählt haben, wählen Sie im folgenden Dialog "Speichern unter" den Speicherort und geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende Datei an. Über die Option "Nach dem Export die mit der Datei verknüpfte Anwendung starten" können Sie die Datei nach der Erstellung direkt im entsprechenden Programm (z.b. Excel) öffnen. 180

181 Ausgabe mit Druckvorlagen Über die Option "Erzeugte Dateien per Mail verschicken" können Sie die Datei direkt per Mail versenden. Über die Option "Erzeugte Dateien digital signieren" können Sie die Datei digital signieren. Weitere Informationen siehe Abschnitt "Dokumente digital signieren". Ausgabe als HTML/MHTML Seiten Im Druckoptionendialog stehen für das HTML-Format diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, z.b. ob die Spaltenbreiten des Layout-Grids durch das Export-Modul prozentual (bezogen auf die aktuelle Browser-Fenstergröße) oder absolut (in Pixel) erfolgen soll. Eine absolute Anordnung hat den Vorteil einer optisch genaueren Umsetzung des Designer-Layouts in HTML, was bei prozentualem Layout nicht immer möglich ist. Eine prozentuale Anordnung hat den Vorteil, dass das Ergebnis hinterher von Browsern in der Regel besser ausdruckbar ist, da hier der Browser den Inhalt in der Größe anpassen kann, um seine eigenen Kopf-/Fußzeilen u.ä. zu drucken, was bei einem absolutem Layout nicht möglich ist und woraus oftmals mehrere ungewollte Seiten resultieren. Da jede unterschiedliche X- bzw. Y-Koordinate eine neue Spalte bzw. Zeile im Layout-Grid bewirkt, sollte man im List & Label Designer darauf achten, die Objekte möglichst an gleichen Kanten auszurichten. Dies resultiert dann zum einen in einem weniger komplexen (und damit auch vom Browser schneller darstellbaren) Layout-Grid, zum anderen (insbesondere bei der prozentualen Spaltenanordnung) verhindert es ggf. eine unvorhergesehene horizontale Anordnung von Objekten, da sich kleine Lücken zwischen Objekten prozentual unterschiedlich stark niederschlagen können (im Gegensatz zu absolutem, pixelgenauem Layout). 181

182 Ausgabe von Daten Ausgabe als PDF Das PDF-Exportmodul erzeugt Dokumente im Portable Document Format. Dieses Format kann plattformunabhängig mit dem frei verfügbaren Adobe Reader angezeigt werden. Im Druckoptionendialog stehen für das PDF- Format diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung: Dokumentinformationen, JPEG-Generierung, Auflösung- und Blätter- Optionen usw. Ausgabe als RTF-Datei Das RTF Export-Modul erzeugt Dokumente im Rich Text Format nach der Spezifikation Version 1.5 von Microsoft. Die Export-Ergebnisse wurden in erster Linie für Word 97/2000 sowie Lotus Word Pro optimiert. Die Ergebnisse werden jedoch häufig von Textverarbeitung zu Textverarbeitung gewisse Unterschiede aufweisen. Ausgabe als Excel-Datei Das Excel-Ausgabemodul erzeugt Dokumente im Microsoft Excel Format. Im Druckoptionendialog stehen für das Excel-Format diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um die Anzahl der Spalten und Zeilen auf die notwendige Anzahl zu verringern aktivieren 182

183 Ausgabe mit Druckvorlagen Sie auf der Registerkarte "Ausgabe" die Option "Ausschließlich Datenexport aus Tabellenobjekten". Dokumente digital signieren Viele konventionelle Abläufe erfordern von Gesetzes wegen die Schriftform sowie eine eigenhändige Unterschrift, beispielsweise bei der beweiskräftigen Dokumentation von Willenserklärungen oder für elektronisch übermittelte Rechnungen, wenn sie gemäß dem UStG zum Vorsteuerabzug herangezogen werden dürfen. Die Digitale Signatur kann außerdem bei Angebotserstellungen und -abgaben, Verträgen aller Art, abrechnungsrelevante Sales-Reports oder bei sonstigem Austausch von sensiblen Informationen zum Einsatz kommen. Um Dokumente signieren zu können, benötigen Sie eine Signiersoftware. Die unterstützten Produkte finden Sie unter "Systemvoraussetzungen" im Kapitel "Vorbereitung und Installation". Installieren Sie die Signatursoftware und konfigurieren Sie die Schnittstelle zwischen Signatursoftware und dem crm. 183

184 Ausgabe von Daten Wählen Sie im crm über Ausgabe > Einzelbrief/Serienbrief > direkt oder Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck > Etikett/Karteikarte/Liste die gewünschte Druckvorlage aus. Über die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten bei der Ausgabe können Sie das Ausgabeformat festlegen. Zum digitalen Signieren eignet sich besonders das PDF- Format (möglich sind auch das TIFF- und TXT-Format). Wählen Sie im folgenden "Speichern unter"-dialog den Speicherort und geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende Datei an. Im gleichen Dialogfenster aktivieren Sie die Option "Erzeugte Dateien digital signieren" und klicken dann auf Speichern. Das Dokument wird erstellt und gleichzeitig von der Signatursoftware digital signiert. Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Ihnen steht eine direkte Unterstützung für STAMPIT BUSINESS, die PC-Frankiersoftware der Deutschen Post, zur Verfügung. Die STAMPIT BUSINESS Software ermöglicht das Frankieren von Briefsendungen direkt über den crm. Etiketten, Umschläge, Briefe oder Postkarten können auf diese Weise in einem einzigen Schritt gedruckt und frankiert werden. Voraussetzung: STAMPIT BUSINESS der Deutschen Post muss vorab installiert und konfiguriert sein! Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Dokumentation. In der Druckvorlage für den Einzel- oder Serienbrief muss das STAMPIT-Objekt eingefügt sein. 184

185 Serienbrief über die Textverarbeitung drucken Bevor der Ausdruck erfolgt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie wählen können, ob sofort der kostenpflichtige Portodruck oder erst ein Testdruck durchgeführt werden soll. Bei einem Testdruck hätten Sie anschließend noch die Möglichkeit, die Druckereinstellungen zu verändern. Weitere Informationen finden sie unter "Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS" im Kapitel "Konfiguration Allgemein" Serienbrief über die Textverarbeitung drucken Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung. Weitere Informationen zum direkten Druck finden sie im Kapitel "Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief". Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten. Wenn Sie einen Serienbrief über die Textverarbeitung ausgeben möchten, unterscheidet man zwischen dem Hauptdokument, d.h. dem eigentlichen Brieftext, und der Datenquelle, d.h. den einzelnen Adressen. Beide zusammen ergeben den Serienbrief. In der Textverarbeitung werden hierzu die Daten aus der Datenquelle jeweils automatisch in das Hauptdokument eingesetzt. Die Datenquelle mit den gewünschten Datensätzen für die Serienbrieferstellung können Sie direkt erstellen. Die erstellte Datenquelle brauchen Sie dann in Ihrer Textverarbeitung lediglich mit dem Hauptdokument zu verbinden und fertig ist der Serienbrief. Alle Datensätze Ausgewählte Datensätze Datenquelle (mit Empfängern) Serienbrief Datenbank Filter Ausgabe > Serienbrief > Textverarbeitung Haupt- Dokument 185

186 Ausgabe von Daten Um eine Datenquelle für den Seriendruck zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie einen Filter mit den zu druckenden Datensätzen. Wählen Sie Ausgabe > Serienbrief > Textverarbeitung Im Export-Assistenten wählen Sie ein bestehendes Export-Format aus oder erstellen ein neues Exportformat (z.b. im Format Word). Wenn Sie das Exportformat bearbeiten oder neu erstellen möchten, wählen Sie "Weiter" Wenn Sie eine vorhandene Exportvorlage ausführen möchten, wählen Sie "Ausführen". Wenn Sie im vorigen Dialog "Weiter" gewählt haben, können Sie das Exportformat nun anpassen. Nur die hier ausgewählten Felder stehen später in der Textverarbeitung als Seriendruckfelder zur Verfügung. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Exportvorlagen finden Sie unter "Export von Datensätzen" im Kapitel "Import, Export und Abgleich". Im folgenden Dialog geben Sie einen Namen und das Zielverzeichnis für die Datenquelle an. Merken Sie sich den Dateinamen und das Zielverzeichnis. Wenn Sie in Ihrer Textverarbeitung die Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden wollen, müssen Sie dort den Dateinamen und das Verzeichnis der Datenquelle angeben. Daher ist es wichtig, sich diese Informationen zu merken. Die Datenquelle wird z.b. als Datei mit der Endung *.doc erstellt. Öffnen Sie Ihre Textverarbeitung (z.b. Word) und erstellen Sie den Serienbrief. Wählen Sie als Datenquelle die soeben erstellte Datei (z.b. Adressen.doc). Fügen Sie die Seriendruckfelder in das Dokument ein. Bitte entnehmen Sie das weitere Vorgehen beim Anfertigen von Serienbriefen der jeweiligen Dokumentation des Textverarbeitungsprogramms Statistikfunktionen Mit den Statistikfunktionen können Sie die Feldinhalte statistisch auswerten. Lassen Sie sich für Zeichen- und numerische Felder auszählen, welche Inhalte wie häufig vorkommen. Bei Zeichenfeldern können dabei auch Kombinationen aus zwei Feldern berücksichtigt werden. Statistik anzeigen Wählen Sie Ausgabe > Statistik um die Statistik-Bibliothek zu öffnen. 186

187 Statistikfunktionen In diesem Dialog können statistische Auswertungen benutzerspezifisch oder für alle Benutzer projektweit gespeichert werden. Selektieren Sie die gewünschte Statistik. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausführen". Sie erhalten das Ergebnis als Tabelle und in Form des gewünschten Charts. Bei Auswahl der Druckoption wird automatisch die Vorschau in List & Label gestartet, von wo aus Sie die Ausgabe auf einen Drucker starten können oder auch den Versand per . Ist beider Statistik Druckvorlage ausgewählt, erfolgt die Darstellung gemäß dieser Vorlage. 187

188 Ausgabe von Daten Statistik erstellen Wenn Sie eine neue statistische Auswertung anlegen möchten wählen Sie die Schaltfläche "Neu". Im anschließenden Dialog legen Sie fest, ob die gespeicherte Statistik allen Benutzern zur Verfügung stehen soll, oder nur Ihnen selbst. Um eine Statistik allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, ist das Benutzerrecht "Projektkonfiguration ändern" erforderlich. Bestätigen Sie den Eintrag über die Schaltfläche "OK". Im folgenden Charting-Dialog legen Sie nun die Bedingungen für den Statistiklauf fest, wie zum Beispiel die Datenquelle (also das gewünschte Feld), die Berechnungsart oder auch die Form der Darstellung. Sobald Sie die Daten angegeben haben, erhalten Sie bereits eine Vorschau auf das Ergebnis, bzw. die Darstellung. Hinweis: Mehr Informationen zum Erstellen eines Charts erhalten Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer". 188

189 Visualisierung von Daten Nach Bestätigung der angegebenen Bedingungen klicken Sie auf OK, woraufhin die Statistik-Vorlage in die Liste der statistischen Auswertungen aufgenommen wird. Eine einmal abgespeicherte Statistik können Sie nun jederzeit über diese Liste wieder aufrufen, oder bei Bedarf verändern. Im Feld "Statistik" können Sie eine Bezeichnung vergeben. Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie die Einstellungen der Statistik bearbeiten. Im Feld "Druckvorlage" können Sie eine Druckvorlage für die Statistik definieren. Über die Schaltflächen können Sie diese auch direkt erstellen, auswählen und bearbeiten. Im Feld "Beschreibung" können Sie eine aussagekräftige Beschreibung hinterlegen Visualisierung von Daten Bei Einsatz von Microsoft MapPoint haben Sie die Möglichkeit, Ihre Datensätze auf einer Landkarte zu visualisieren, z.b. Jahresumsätze nach PLZ-Gebiet. Sie können dabei den Inhalt eines Datenbankfeldes an MapPoint übergeben. Wählen Sie über Konfiguration > Telefonverzeichnis/Routenplaner auf der Registerkarte "Routenplaner" als Routenplaner "Microsoft MapPoint". 189

190 Ausgabe von Daten Weitere Informationen zum Routenplaner finden Sie unter "Routenplanung". Auf der Registerkarte "Felder" verknüpfen Sie das Feld "Zusatz" mit dem Datenfeld, dass Sie visualisieren möchten (z.b. mit dem Umsatzfeld). Dabei werden derzeit ausschließlich direkt in der Ansicht vorhandene Felder (keine 1:1 Felder) unterstützt. Wenn Sie kein Feld auswählen, werden die Datensätze gezählt. Erstellen Sie einen Filter über alle Datensätze die visualisiert werden sollen und wählen Sie Suchen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzen. Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung. Im Dialog "Routenplanung" wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" um die Wegpunkte an Microsoft MapPoint zu übergeben. In Microsoft MapPoint können Sie die Darstellung der Daten über Daten > Datenzuordnungs-Assistent anpassen. Weitere Informationen finden Sie in der Map- Point-Dokumentation. 190

191 Allgemein 11. Telefax 11.1 Allgemein Sie haben die Möglichkeit, ohne viel Aufwand Einzel- und Serienfaxe direkt aus dem Programm zu versenden. Als Datenbasis für Einzelfaxe dient der aktuell geladene Datensatz. Bei den Serienfaxen wird der aktuell geladene Filter als Basis verwendet. Hinweis: Voraussetzung zum Faxen ist, dass ein Faxprogramm installiert ist. Unter Windows 2000, XP und einigen Vista-Versionen sind die Faxdienste bereits standardmäßig im Lieferumfang enthalten. Alternativ können Sie sich auch für ein separates Faxprogramm entscheiden, z.b. Tobit David Direktes Faxen über Druckvorlagen Beim direkten Faxen erstellen Sie das Fax-Dokument als Druckvorlage. Druckvorlagen bieten sich besonders für Standard-Einzelfax und Serienfax an. Den Versand als Einzelfax starten Sie dann über Ausgabe > Einzelbrief > Direkt. Um ein Serienfax zu verschicken, wählen Sie zuerst über die Filterfunktionen die gewünschte Empfängergruppe aus. Starten Sie dann den Versand über Ausgabe > Serienbrief > Direkt. Faxvorlage für den Windows Faxtreiber Wenn das Fax über den Windows Faxtreiber versendet werden soll, müssen die Faxparameter in den Projekteigenschaften angegeben werden. Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage für den Windows Faxtreiber wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "Personen - Windows XP Faxvorlage.crd". Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen dabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. In den Projekteigenschaften geben Sie in der Zeile "Empfängername" und "Empfängerfaxnummer" die jeweiligen Feldvariablen an. An die Empfängerfaxnummer wird das Fax versendet. Das Toolfenster "Projekteigenschaften" wird angezeigt, wenn kein Objekt im Arbeitbereich selektiert ist. 191

192 Telefax Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber Wenn das Fax über den David Faxtreiber versendet werden soll, übergeben Sie die Faxnummer und andere Feldinformationen über sogenannte DvISE Befehle an das David InfoCenter. Dadurch wird beim Druck der Empfängerdialog unterdrückt, da alle Informationen im Dokument bereits eingebettet sind. Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "Personen - Serienfax-Vorlage David Tobit". Druckvorlagen finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "Druckvorlagen" im Projektverzeichnis. Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen dabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. Platzieren Sie ein Textobjekt, in das Sie den DvISE Befehl direkt eingeben. Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte der entsprechenden David Dokumentation. Hinweis: Es gibt noch weitere Möglichkeiten des Faxversands, wie etwa mit Titelmakros (Makroanweisungen, die auf bestimmte Fenstertitel wie den eines Faxprogramms reagieren) oder Scripten. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Support-Bereich auf 192

193 Import von Daten 12. Import, Export und Abgleich Mit diesen Funktionen können Sie Daten bzw. Datenbestände importieren, in andere Programme exportieren oder einen Abgleich durchführen. Um Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte zu erleichtern, steht Ihnen jeweils ein Assistent zur Verfügung der Sie auch bei komplexen Feldzuordnungen unterstützt. Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Import von Daten, z.b. aus anderen Anwendungen, Datenbanken, Textdateien, Excel- Dateien usw. Die Daten werden über eine von Ihnen definierte Feldzuordnung in neue Datensätze gewandelt. Diese werden der geladenen Ansicht hinzugefügt. Export von Daten, z.b. Daten an andere Anwendungen oder PDAs übergeben, Excel- Datei erstellen, Serienbriefdatenquelle erstellen usw. Abgleich von Daten, dabei wird im Gegensatz zum Import für jeden Datensatz ein möglicherweise schon bestehender Datensatz gesucht und gegebenenfalls abgeglichen oder (wenn der Datensatz noch nicht besteht) dieser importiert. Dies ermöglicht Ihnen z.b. die Datensynchronisation für Außendienstmitarbeiter oder zwischen Filialen. Es werden verschieden Formen des Abgleichs beschrieben: Abgleich der Datenbank direkt über den Replikations-Mechanismus des Datenbanksystems. Abgleich einer crm-ansicht mit Anwendungen, Datenbanken, Textdateien, Excel-Dateien, Outlook-Kontakten usw. Die Quelle bleibt unverändert. Abgleich mit Outlook-Kontakten. Der Abgleich wird in Form eines Exports mit anschließendem automatischem Import durchgeführt. Abgleich mit Palm Pilot und kompatible Organizer über HotSync. Abgleich mit Windows CE-PDAs und Pocket Outlook über ActiveSync. Abgleich mit Mobiltelefonen über Outlook oder Import/Export Import von Daten Über Organisation > Import können Sie fremde und eigene Dateien importieren. Die Datenbank oder Datei, aus der Datensätze importiert werden (=Quelldatei), bleibt dabei unverändert. Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen, muss beim Import definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. 193

194 Import, Export und Abgleich Import relationaler Daten Über Organisation > Import können Sie Daten nur in einzelne Tabellen importieren, daher müssen Sie etwaige Relationen nach dem Import wieder herstellen. Um Datensätze nach einem Import relational zu verknüpfen, empfehlen wir das folgende Vorgehen: 1. Alle evtl. vorhandenen Constraints im Datenbanksystem löschen, an denen ein Import scheitern könnte (z.b. wenn ein Datensatz in der Ansicht "Kontakte" zwingend mit einem Datensatz aus der Ansicht "Personen" verknüpft sein muss, dies wäre zum Zeitpunkt des Imports nicht möglich). 2. Die Daten über den crm in die jeweiligen Ansichten importieren. Das Feld über das die Datensätze eindeutig verknüpft sind, in die Felder "Z_Import_PK" und "Z_Import_FK" der jeweiligen Ansicht importieren. 3. Im Datenbanksystem das Schlüsselfeld (die Verknüpfung der Datensätze) über eine Abfrage setzen. Beispiele siehe unten, beachten Sie Groß-/Kleinschreibung. 4. Die zuvor gelöschten Constraints im Datenbanksystem wieder einrichten. Beispiel 1: Import aus 2 Tabellen. Personen und Kontakte sind in den Originaldaten in 2 Tabellen (Datenquellen) gespeichert und über das Feld "KundenNr" eindeutig verknüpft. Die Personen-Daten werden in die Ansicht "Personen" importiert, dabei wird die "KundenNr" in das Feld "Z_Import_PK" importiert. Die Kontakt-Daten werden in die Ansicht "Kontakte" importiert, dabei wird die "KundenNr" in das Feld "Z_Import_FK" importiert. Das Schlüsselfeld (PK) der Ansicht "Personen" heißt "RecordID", das Fremdschlüsselfeld (FK) der Ansicht "Kontakte" heißt "PersID". Führen Sie anschließend im SQL Server Management Studio (oder pgadmin von PostgreSQL) folgenden SQL Befehl aus: update "KONTAKTE" set "PersID" = (select distinct "PERSONEN"."RecordID" FROM "PERSONEN" where "KONTAKTE"."Z_Import_FK" = "PERSONEN"."Z_Import_PK") where "KONTAKTE"."Z_Import_FK" IS NOT NULL AND LEN(RTRIM("KONTAKTE"."Z_Import_FK"))> 0 Beispiel 2: Import aus einer gemeinsamen Tabelle. Firmen und Personen sind in den Originaldaten in einer gemeinsamen Tabelle (Datenquelle) gespeichert. Jede Firma hat nur einen einzigen Datensatz, d.h. nur einen einzigen Ansprechpartner. Jeder Datensatz hat eine eindeutige "KundenNr". Die Firmen-Daten werden in die Ansicht "Firmen" importiert, dabei wird die "KundenNr" in das Feld "Z_Import_PK" importiert. Die Personen-Daten werden in die Ansicht "Personen" importiert, dabei wird die "KundenNr" in das Feld "Z_Import_FK" importiert. Das Schlüsselfeld (PK) der Ansicht "Firmen" heißt "RecordID", das Fremdschlüsselfeld (FK) der Ansicht 194

195 Import von Daten "Personen" heißt "FirmenID". Führen Sie anschließend im SQL Server Management Studio (oder pgadmin von PostgreSQL) folgenden SQL Befehl aus: update "PERSONEN" set "FirmenID" = (select distinct "FIRMEN"."RecordID" FROM "FIRMEN" where "PERSONEN"."Z_Import_FK" = "FIRMEN"."Z_Import_PK") where "PERSONEN"."Z_Import_FK" IS NOT NULL AND LEN(RTRIM("PERSONEN"."Z_Import_FK"))> 0 Beispiel 3: Abgleich und Import aus einer gemeinsamen Tabelle. Firmen und Personen sind in den Originaldaten in einer gemeinsamen Tabelle (Datenquelle) gespeichert. In den Originaldaten kann eine Firma mehrere Ansprechpartner haben, daher würde bei einem Import in die Firmen-Ansicht ein Firmen-Datensatz mehrfach vorkommen. Es gibt kein eindeutiges Verknüpfungsfeld (z.b. eine Firmen- KundenNr bei jedem Datensatz) daher wird für die Verknüpfung als Schlüsselfeld der Name der Firma und die Postleitzahl genutzt. Diese Kombination muss eindeutig sein und darf in der Firmen-Ansicht nur einmal vorkommen. Die Firmendaten werden mit der Ansicht "Firmen" abgeglichen. Schlüsselfeld für den Abgleich ist das Feld "Firma" und das Feld "PLZZ", da diese Kombination für die spätere SQL-Abfrage sowieso eindeutig sein muss (weitere Informationen zum Abgleich siehe Kapitel "Abgleich von Datenbanken"). Dabei werden Firmenname und Postleitzahl zusätzlich in das Feld "Z_Import_PK" (<Firma><PLZZ>) importiert. Die Personen-Daten werden in die Ansicht "Personen" importiert. Dabei werden Firmenname und Postleitzahl zusätzlich in das Feld "Z_Import_FK" (<Firma><PLZZ>) importiert. Das Schlüsselfeld (PK) der Ansicht "Firmen" heißt "RecordID", das Fremdschlüsselfeld (FK) der Ansicht "Personen" heißt "FirmenID". Führen Sie anschließend im SQL Server Management Studio (oder pgadmin von PostgreSQL) den SQL Befehl aus Beispiel 2 aus. Formatwahl Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Import um den Import-Assistenten zu starten. Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können importiert werden. Sie finden die Formate im Import-Assistenten aufgelistet, darunter auch folgende Möglichkeiten: Direkter Excel-Import Access-Import über Konfiguration der ODBC-Schnittstelle. Über Datenbank externe Treiber > ODBC kann aus Datenquellen importiert werden, für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.b. SQL Server, Oracle, Sybase SQL). 195

196 Import, Export und Abgleich Über "Datenbank externe Treiber" können auch installierte Microsoft Word Importfilter mitbenutzt werden, so dass Sie z.b. auch Formate wie HTML importieren können, sofern die Filter auf dem System installiert sind. Beim Import von Textdateien (feste oder variable Spaltenbreiten) versucht der Import-Assistent, das Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die Einzelspalten) anhand der angegebenen Quelldatei selbst herauszufinden, wodurch die Definition eines Importformates von Textdaten meist sehr erleichtert wird. Wählen Sie das gewünschte Importformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie mit "Weiter>". Tipp: Wenn Sie ein eigenes Format ausführen, können Sie dieses auch gleich anwenden (Schaltfläche "Ausführen"). Ansonsten ermöglicht Ihnen der Assistent, die Definition nachträglich zu verändern oder unter neuem Namen abzuspeichern. Datenquelle auswählen Wählen Sie im folgenden Dialog die Quelldatenbank aus. Sie erhalten dabei bei den meisten Formaten eine Vorschau des Inhalts. 196

197 Import von Daten Spezialfall: Importformat Excel Wenn Sie das Format Excel wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über diesen Dialog können Sie die Excel-Datei und ggf. den Datenbereich auswählen: 197

198 Import, Export und Abgleich Wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" die Excel-Datei aus. Standardmäßig wird der Datenbereich automatisch ausgelesen, d.h. es werden alle Spalten eingelesen, bei denen in der ersten Zeile ein Eintrag vorhanden ist. Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie den Datenbereich der eingelesen werden soll, selbst bestimmen. Aktivieren Sie dafür die Option "Datenbereich explizit selbst definieren" und geben die Excel-Koordinaten an. Wenn Sie die Option "Erste Zeile enthält Daten" aktivieren, werden die Feldinhalte der ersten Zeile nicht als Feldbezeichnungen verwendet sondern als Daten importiert. In diesem Fall erhalten die Spalten die Bezeichnung (A, B, C,...). Spezialfall: Importformat ODBC und Access Wenn Sie das Format ODBC oder Access wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über diesen Dialog muss in mehreren Einzelschritten die ODBC-Datenquelle angelegt werden. Um eine neue Datenquelle anzulegen, wählen Sie ODBC-Admin. Im Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" wählen Sie "Hinzufügen" um eine neue Datenquelle anzulegen. 198

199 Import von Daten Wählen Sie den entsprechenden Treiber aus, z.b. Microsoft Access-Treiber. Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenquelle aus, bei einer Access-Datenbank erfolgt dies über die Schaltfläche "Auswählen". Geben Sie zusätzlich einen Datenquellenname und eine Beschreibung an. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK und bestätigen Sie auch den Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" mit OK. 199

200 Import, Export und Abgleich Zurück im Dialog "Datenquelle auswählen" klicken Sie die Schaltfläche "Aktualisieren". In der Liste der Datenbanken wird die neu angelegte Datenquelle nun gelistet, in diesem Beispiel die Accessdatenbank "Adressdatenbank" und im rechten Fenster die enthaltene Tabelle "Adressen". Wählen Sie die Datenquelle aus. In einigen Fällen wird ein Username und ein Passwort verlangt. Sollten Sie keines vergeben haben, so bestätigen Sie den Eingabe-Dialog einfach mit OK. Feldverknüpfung Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen, muss im nächsten Dialog definiert werden, welche der Felder miteinander 200

201 Import von Daten verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Meist werden sie als ersten Schritt den größten Teil der Arbeit dem Assistenten überlassen: über die Schaltfläche "Auto-Verknüpfung" versucht der Assistent, anhand von Feldnamen die Felder der Quell- und Zieldatei automatisch zu verknüpfen. Schon vorhandenen Verknüpfungen werden dabei nicht überschrieben. Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können Sie anschließend manuell verknüpfen. Natürlich können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen nachträglich ändern. Bei unterschiedlichen Feldtypen (Zahl, Zeichen, Datum usw.) wendet die Auto- Verknüpfung Konvertierungsformeln an bitte kontrollieren Sie die Formeln, ob diese in Ihrem Falle Sinn machen. Beispiel: Beim Import in ein logisches Feld (mögliche Werte: True, False) wird automatisch die Konvertierungsformel «StrPos('1Tt',left$(Feldname,1))>=0» angewendet. Damit wird das Feld auf "True" gesetzt, wenn das erste Zeichen im Quellfeld "1", "T", oder "t" ist. Wenn in Ihrem Fall ein "x" für "True" steht, ändern Sie die Formel entsprechend ab, z.b. «StrPos('x',left$(Feldname,1))>=0» Für alle (noch leeren) Felder in Ihrer Datenbank, in die Sie Werte importieren möchten, müssen Sie nun die folgenden Schritte durchführen: 201

202 Import, Export und Abgleich Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Zielfeld und klicken Sie auf die dazugehörige Spalte "Quellfeld oder formel". Nun können Sie direkt ein Feld der Quelldatenbank aussuchen. Alternativ können Sie über den zweitobersten Eintrag "Formel..." den Formelassistenten aufrufen. Über den Formelassistenten können Sie festen Text, Bedingungen, Feldverknüpfungen oder Teile von Feldinhalten als Inhalt definieren. Ein Beispiel dafür sind Straße und Hausnummer, die oft getrennt geführt werden. Beachten Sie, dass Verknüpfungen zwischen Feldern unterschiedlichen Typs zwar möglich sind, jedoch im Einzelfall nicht immer zum gewünschten Ergebnis führen müssen. So macht eine Verknüpfung eines Bemerkungsfeldes mit einem numerischen Feld wenig Sinn. Dies gilt speziell für die Typen "Zeichen", "Numerisch", "Bemerkung", "Dokumente", "Kontakte", "Verweise" und "Datum". Wenn Sie die Autoverknüpfung wählen, werden die unterschiedlichen Feldtypen wenn möglich konvertiert. Wenn das Zielfeld kürzer als das Quellfeld ist, werden überschüssige Zeichen abgeschnitten. Das gilt insbesondere auch für Dezimalstellen bei numerischen Feldern. Eine Rundung findet dabei nicht statt! Dies können Sie aber gegebenenfalls durch eine Formel berücksichtigen. Im Datenfilter unten können Sie eine Formel eingeben, über die die zu importierenden Datensätze eingeschränkt werden können es werden nur die Datensätze importiert, für die die Bedingung zutrifft. Wenn die Formel leer ist, bedeutet dies den Import aller Datensätze der Quelldatenbank. Namensvergabe für das Format Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer. Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen. Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um eine benutzerspezifische Importvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, kopieren bzw. verschieben Sie die entsprechende *.itp-datei (z.b. Excel Benutzerdefiniertes Format von Donnerstag 18. Mai :37.itp) aus dem Anwendungsdaten-Verzeichnis (z.b. C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\ Anwendungsdaten\combit\cRM) in das Projektverzeichnis. Globale Vorlagen sind unter "Eigene Formate > global" auswählbar. 202

203 Import von Daten Start des Imports Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen, startet der Import. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den "Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche 'Ausführen' wählen. Sofern in Quelldatenbank und Zieldatenbank Datensätze gleichen Inhalts vorhanden sind, so werden diese nicht überschrieben, sondern hinzugefügt. Es ist daher möglich, dass nach dem Import doppelte Einträge vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen, anschließend eine Dublettenprüfung (siehe Kapitel "Filtern von Datensätzen") durchzuführen oder die Daten über den Abgleich einzulesen. 203

204 Import, Export und Abgleich 12.2 Export von Datensätzen Über Organisation > Export können Sie Datensätze in ein anderes Dateiformat oder eine Applikation exportieren. Besteht ein Filter, so werden nur die im aktuellen Filter ausgewählten Datensätze exportiert, besteht kein Filter werden alle Datensätze exportiert. Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Für den gleichzeitigen hierarchischen Export aller zugehörigen Datensätze, die über eine 1:N- Relation verknüpft sind, empfehlen wir den Export entweder über die SQL Server Integration Services (SIS, vormals DTS) oder über eine eigene definierte SQL Datenbanksicht. Alternativ können Sie die Daten auch über ein Script via ADO exportieren. Formatwahl Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Export um den Export-Assistenten zu starten. Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können exportiert werden. Sie finden die Formate im Export-Assistenten aufgelistet, darunter auch folgende Möglichkeiten: Direkter Export nach Excel, Word, Outlook, OpenOffice, XML 204

205 Export von Datensätzen Über Datenbank externe Treiber > ODBC kann in Datenquellen exportiert werden, für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.b. SQL Server, Oracle, Sybase SQL, Access). Beim Export in Textdateien (feste oder variable Spaltenbreiten) können Sie das Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die Einzelspalten) selbst definieren. Vordefinierte Textformate für den Export in Versandsoftware, wie EASY LOG, Infopost-Manager, UPS OnLine WorldShip usw. Wählen Sie das gewünschte Exportformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie mit "Weiter>". Feldauswahl und Feldverknüpfung Analog zum Import muss beim Export definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Über die Schaltflächen im oberen Teil des Dialogs können Sie die Spaltenreihenfolge ändern, Spalten die nicht exportiert werden sollen löschen, Spalten bearbeiten, neue Spalten anhängen (nicht beim Outlook-Export) und den Formelassistent aufrufen, mit dessen Hilfe Sie eine Formel definieren können. (z.b. um Felder zu verbinden, wie 205

206 Import, Export und Abgleich Vorname und Name). Um mehrere Spalten zu selektieren halten Sie UMSCHALT-Taste gedrückt. Hinweis: Es werden maximal 32 KB lange Feldinhalte der Quelldatenbank exportiert. Bemerkungs- und Codefelder Bitte beachten Sie, dass sich Felder vom Typ "Zeichen lang" (Memofelder) sinnvoll nur in ein Datenbankformat oder als benutzerdefiniertes Format mit Spalteneinrahmung UND Spalten-Separator exportieren lassen. Der Grund dafür ist, dass Bemerkungsfelder Zeilenumbrüche enthalten. Solche Umbrüche werden jedoch in vielen Formaten (Textformate und viele Serienbriefdatenquellen) als Trennzeichen zwischen Datensätzen verwendet. Wenn nun ein Bemerkungsfeld mit Umbrüchen exportiert wird, wird die Exportdatei durch die Umbrüche durcheinandergebracht. Für den Export von Codefeldern steht Ihnen in den Projekteinstellungen (Konfiguration > Projekt > Einstellungen) die Option "Codebeschreibungen bei Druck und Export" zur Verfügung. Bei aktivierter Option werden beim Export die Beschreibungen im Klartext ausgegeben, wie etwa "Weihnachtskarte". Ist die Option nicht markiert, wird statt der Beschreibung nur die Codenummer ausgegeben, wie zum Beispiel " ". Namensvergabe für das Format Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter den "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer. Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen. Die Vorlagen werden im jeweiligen Anwendungsdaten-Verzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar. Um eine benutzerspezifische Exportvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, kopieren bzw. verschieben Sie die entsprechende *.etp-datei (z.b. Excel Benutzerdefiniertes Format von Donnerstag 18. Mai :37.etp) aus dem Anwendungsdaten-Verzeichnis (z.b. C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\ Anwendungsdaten\combit\cRM) in das Projektverzeichnis. Globale Vorlagen sind unter "Eigene Formate > global" auswählbar. Zieldatei auswählen Im folgenden Dialog geben Sie an, in welche Datei oder Datenbank die Daten exportiert werden sollen. 206

207 Export von Datensätzen Spezialfall: Excel Wenn Sie die Daten in eine Excel-Datei exportieren möchten, wählen Sie an dieser Stelle die Schaltfläche "Durchsuchen". Im Dialog "Datenquelle auswählen" wählen Sie die Schaltfläche "Öffnen". Im folgenden Dialog "Speichern unter" wählen Sie entweder eine bestehende Excel- Datei aus oder geben im Feld "Dateiname" einen neuen Excel-Dateinamen an (z.b. "Adressen"). Im folgenden Dialog "Datenquelle auswählen" geben Sie im Feld "Arbeitsmappe" einen Namen für die Arbeitsmappe an, in die die Daten exportiert werden sollen (z.b. "Tabelle1"). Sofern Sie eine bestehende Excel-Datei ausgewählt haben, werden alle vorhandenen Arbeitsmappen angezeigt und Sie können die gewünschte Arbeitsmappe per Doppelklick auswählen. 207

208 Import, Export und Abgleich Zieldatei fest in Vorlage speichern Anschließend können Sie auswählen ob dieser Dateiname fest mit der Vorlage gespeichert werden soll, oder ob immer ein Auswahldialog für den Namen der Exportdatei erscheinen soll. Start des Exports Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen, startet der Export; sobald er beendet ist, erhalten Sie eine Meldung über die erfolgreiche Durchführung. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format in "Eigene Formate" selektieren und die Schaltfläche "Ausführen" wählen. 208

209 Abgleich von Datenbanken 12.3 Abgleich von Datenbanken Die Abgleichfunktion ist hilfreich, um beim Import von Daten aus externen Quellen (z.b. aus einer Excel-Datei) die Entstehung von Dubletten zu vermeiden. Für den Abgleich von crm SQL-Server Datenbanken empfehlen wir den Replikationsmechanismus des Datenbanksystems. Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter erhält einen Teil des zentralen Datenbestandes mit auf seine Reise. Während er die Kunden besucht, arbeitet er mit den Daten, korrigiert Anschriften und trägt neue Notizen ein. Auch in der Zentrale wird weiter mit den Daten gearbeitet. Nach der Rückkehr des Außendienstmitarbeiters sollen beide Datenbestände synchronisiert werden. Abgleich/Replikation direkt über den Datenbankserver Wenn Sie die Daten direkt über den Replikationsmechanismus des Datenbanksystems abgleichen, werden sowohl die Adressdaten als auch die Termine und Aufgaben der integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung synchronisiert. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Replikation mit MS SQL Server" und in der Dokumentation des verwendeten Datenbanksystems. Beachten Sie auch etwaige Einschränkungen der unterschiedlichen SQL Server Editionen. Voraussetzungen für den Abgleich über den crm Da sich die bei einem Datenabgleich vorgenommenen Änderungen nicht rückgängig machen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherungskopie der Datenquellen machen! Die Einträge in den verwendeten Feldern sollten die gleiche Schreibweise aufweisen. So sollte beispielsweise die Straßenbezeichnung einheitlich sein - nicht mal "Edisonstr.", "Edisonstrasse" oder "Edisonstraße". Hier sollten die Benutzer bei Bedarf über eine unternehmensweite, verbindliche Regelung zur Schreibweise von Adressen unterstützt werden. Beim Abgleich von Datenbanken über den crm fungiert die aktuelle Ansicht als Ziel (="Haupt-Datenbank"), in das die Ergebnisse des Abgleichs aufgenommen werden. Die andere Datenquelle (="Neben-Datenbank") fungiert als Quelle, sie bleibt beim Abgleich normalerweise unverändert. Die aktuelle Ansicht wird also durch den Abgleich mit der Neben-Datenquelle aktualisiert. Formatwahl und Datenquelle auswählen Beim Abgleich über den crm wählen Sie in der entsprechenden Ansicht den Menüpunkt Organisation > Abgleich um den Abgleich-Assistenten zu starten. Der Abgleich kann mit einer Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate erfolgen. Sie finden die 209

210 Import, Export und Abgleich Formate im Abgleich-Assistenten aufgelistet. Wählen Sie das gewünschte Abgleichformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie mit "Weiter>". Tipp: Der Abgleich mit Outlook-Kontakte kann in Form eines Vollabgleich durchgeführt werden. Die Adressen werden also durch den Abgleich synchronisiert. Wählen Sie dazu das Abgleichformat Outlook > Outlook-Kontakte. Dabei müssen Sie u.u. eine Sicherheitsabfrage ("Eine externe Anwendung versucht auf Ihr Adressbuch zuzugreifen...") bestätigen. Der Abgleich-Assistent ist in einigen Dialogen identisch mit dem Import-Assistenten. Lesen Sie daher den Abschnitt für die Durchführung des Imports durch, dieser ist Voraussetzung für den Abgleich. Zuordnung der Schlüsselfelder Entscheidend für den Abgleich sind die Schlüsselfelder, die zuerst definiert werden müssen. Es muss schließlich bestimmt werden, welchem Datensatz in der Quelle welcher Datensatz in der Hauptdatenbank entspricht. Hierzu dienen die Schlüsselfelder. Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie unbedingt darauf achten, die richtigen Felder auszuwählen. Entsprechend der Aufgabenstellung sollten Sie nur solche Felder wählen, die in ihrer Kombination einen Datensatz eindeutig identifizieren. Ansonsten können 210

211 Abgleich von Datenbanken Dateninkonsistenzen entstehen! Dabei werden derzeit ausschließlich direkt in der Ansicht vorhandene Felder (keine 1:1 Felder) unterstützt. Tipp: In jedem Falle sollten Sie die Eindeutigkeit Ihrer Schlüsselfelder prüfen, indem Sie in der Hauptdatenbank eine Dublettenkontrolle (Organisation > Filter > Dubletten) mit den Schlüsselfeldern durchführen. Wenn hierbei noch Dubletten gefunden werden, die eigentlich keine sind, ist Ihr Schlüssel nicht eindeutig. In diesem Falle müssen Sie entweder die betreffenden Datensätze oder den Schlüssel so ändern, dass der Schlüssel eindeutig ist! In den meisten Fällen müssen Sie auf eine Kombination von 2 oder mehr Feldern zurückgreifen, um einen Datensatz eindeutig zu bestimmen. Gute Kandidaten sind hier Felder wie Firma, Name, Kundennummer und Straße. Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie zudem darauf achten, dass sich Haupt- und Nebendatenbank in diesen Feldern möglichst nicht unterscheiden, auch nicht in der Schreibweise. Sonst können die zusammengehörigen Datensätze natürlich nicht korrekt zugeordnet werden. Riskant ist beispielsweise ein Schlüssel aus den Feldern FIRMA, NAME und TELEFON. Zwar ist die Telefonnummer ein guter Schlüsselkandidat, weil sie eine Person gut eindeutig bestimmt. Auf der anderen Seite ändern sich Telefonnummern häufig. Beispiel: Sie haben FIRMA, NAME und TELEFON als Schlüsselfeld gewählt. Bei Ihren 4000 Datensätzen hat sich bei einem Datensatz die Telefonnummer geändert: Hr. Schmidt von der combit GmbH hat nun die Telefon-Nr / anstelle der 07731/ Wenn Sie die Datenbank mit der Datenbank der Zentrale abgleichen, wird ein neuer Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr / angelegt, da sich die Schlüsselfelder unterscheiden. Der Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr / bleibt unverändert, da der Abgleich anhand der Schlüsselfelder in der Hauptdatenbank keinen gleichen Datensatz wie in der Quelle gefunden hat. Über die Schaltfläche "Neu" können Sie weitere Schlüsselfeld einfügen. Die Reihenfolge ist nicht wichtig, da alle Schlüsselfelder in den ersten bei "Länge" angegebenen Zeichen übereinstimmen müssen. Der Assistent versucht beim Einfügen eines neuen Schlüsselfeldes gleich das dazu passende Feld der Nebendatenbank zu bestimmen. Die Feldverknüpfung Analog zum Import muss beim Abgleich definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. 211

212 Import, Export und Abgleich Gegenüber dem Feldverknüpfungsdialog des Imports ist eine weitere Spalte hinzugekommen: die Abgleichregel. Für jedes Abgleichfeld können Sie die Abgleichregel bestimmen. Selektieren Sie dazu das entsprechende Abgleichfeld aus der Liste und wählen Sie die Abgleichregel. Folgende Abgleichregeln stehen zur Auswahl: Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Haupt- und Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus der Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen. Einzige Ausnahme: wenn das Feld in der Nebendatenbank leer ist, wird der Inhalt in der Hauptdatenbank nicht gelöscht. Regel.NebenDB: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Haupt- und Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus der Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen. Regel.HauptDB: Keine Änderung des Feldes (entspricht einem leeren Regeleintrag). Regel.Additiv: In der Nebendatenbank gefundene Änderungen werden automatisch dem Feld in der Hauptdatenbank hinzugefügt (angehängt). Der bisherige Inhalt des Zielfeldes bleibt dabei erhalten. Ein Hinzufügen ist jedoch nur solange möglich, wie im Zielfeld noch Platz ist. Damit empfiehlt sich diese Option vor allem für Bemerkungsfelder. Bei Feldern die mit dieser Regel abgeglichen werden, sollten Sie 212

213 Abgleich von Datenbanken vermeiden, in der Hauptdatenbank Passagen aus dem betreffenden Feld zu löschen oder neue einzufügen neuen Text anzuhängen ist aber selbstverständlich erlaubt! Beim Abgleich werden die beiden Inhalte in Haupt- und Nebendatenbank verglichen. Ab dem ersten gefundenen Unterschied (das wäre die Stelle, an der Sie in der Hauptdatenbank etwas gelöscht haben) wird der Inhalt der Nebendatenbank an den der Hauptdatenbank angehängt, so dass alle Einträge, die nach einer solchen Modifikation stehen, dann doppelt vorkämen. Regel.Auswahl: Bei Unterschieden in den Feldinhalten können Sie über einen Dialog entscheiden, welcher Inhalt genommen wird (und das Ergebnis noch modifizieren) Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer: Wie "Regel.Auswahl", nur werden leere Quellfelder ignoriert. Formel: Sie können auch Formeln für die Abgleichregeln definieren (dies ist auch der Grund, weshalb es Regel.HauptDB überhaupt gibt, falls Sie sich das schon gefragt haben). Beispiel: "Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer" als Formel "if(len(atrim$(firma)) = 0, Regel.HauptDB, Regel.NebenDB)" Beispiel: Entscheidung anhand Feldlänge, das längere Feld "überschreibt" das kürzere "if(len(atrim$(hauptdb.bemerkung)) > len(atrim$(bemerkung)), Regel.HauptDB, Regel.NebenDB)" Der Datenfilter unten im Dialog bezieht sich auf die Daten der Neben-Datenbank, folglich werden nur die Datensätze abgeglichen, auf die die Filterbedingung zutrifft. Wenn der Filterausdruck leer ist, werden alle Datensätze abgeglichen. Hinweis: Wenn Ihre Haupt-Datenbank Relationen beherrscht, die auf RECORDID und GROUPID beruhen, müssen diese Felder mit einem Feld gleicher Bedeutung verknüpft werden, ansonsten bekommen Sie einen entsprechenden Warnhinweis, dass beim Import neuer Datensätze die Hierarchieinformation bei diesen verloren geht. Anzeigefelder auswählen Im folgenden Dialog können diejenigen Felder ausgewählt werden, die bei der Abgleichabfrage (Abgleichregel "Regel.Auswahl...") angezeigt werden sollen. Diese werden dem Benutzer beim Abgleich zur Orientierung angezeigt. Meist bietet es sich an, hier die Schlüsselfelder auszuwählen. Aus Übersichtlichkeitsgründen empfehlen sich etwa 3 Felder. 213

214 Import, Export und Abgleich Einfügen neuer Datensätze Im folgenden Dialog können Sie entscheiden, ob Datensätze, die nur in der Nebendatenbank, aber nicht in der Hauptdatenbank vorkommen, ohne Abfrage automatisch in die Hauptdatenbank übernommen werden oder Sie die Übernahme von jedem neuen Datensatz manuell bestätigen möchten. Abgleichsart (nur Outlook - Abgleich) Der folgende Dialog erscheint nur bei Outlook und ermöglicht Ihnen festzulegen, ob ein Vollabgleich, also ein Import mit nachfolgendem Export durchgeführt werden soll. Wenn Sie die Option "Ausführung muss noch vom Benutzer bestätigt werden" aktivieren, muss auch bei einem automatischen Abgleich die Durchführung bestätigt werden dies ermöglicht einen Statistiklauf (siehe später in diesem Kapitel). Feldzuordnung für Re-Export (nur Outlook - Abgleich) Folgerichtig erscheint, sofern im vorigen Dialog auch der Export erlaubt wurde, der übliche Feldzuordnungsdialog, diesmal aber andersherum: die Nebendatenbank stellt die Zielfelder! Besonders zu beachten ist hier der Datenfilter: er arbeitet auf den Feldern der Hauptdatenbank und beschreibt, welche Datensätze re-exportiert werden. 214

215 Abgleich von Datenbanken Namensvergabe für das Format Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern lassen, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer. Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen. Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar. Um eine benutzerspezifische Abgleichvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, kopieren bzw. verschieben Sie die entsprechende *.itp-datei (z.b. Excel Eigenes Format von Freitag 21. Juli :30.itp) aus dem Anwendungsdaten-Verzeichnis (z.b. C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\combit\ crm) in das Projektverzeichnis.. Globale Vorlagen sind unter "Eigene Formate > global" auswählbar. Start des Abgleichs und Statistiklauf Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. 215

216 Import, Export und Abgleich Wenn Sie diese mit "Weiter" bestätigen, startet der Abgleich. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den "Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche 'Ausführen' wählen. Zuvor können Sie die Genauigkeit Ihrer Eingaben überprüfen, indem Sie einen Statistiklauf durchführen lassen. Über die Schaltfläche "Statistiklauf" können Sie den Abgleich vor dem eigentlichen Start simulieren. Als Ergebnis erhalten Sie eine Abgleichstatistik mit Anzahl der Änderungen und Unterschiede. Ein Statistiklauf ist zur Kontrolle des gewählten Schlüssels dringend zu empfehlen. Anhand der gefundenen Unterschiede können Sie überschlagen, ob das Ergebnis für Ihre Datenbanken plausibel ist. Datenbankabgleich mit manueller Auswahl Sofern Sie für manche Felder als Abgleichsverfahren die manuelle Auswahl (Regel.Auswahl oder Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer) gewählt haben, werden Unterschiede in einem Dialog angezeigt. Neben den Feldern mit den Feldinhalten aus Haupt- und Nebendatenbank finden Sie jeweils eine Schaltfläche "->Resultat". Damit können Sie den jeweiligen Inhalt in das Feld "Resultat" übernehmen. Als Voreinstellung wird der Inhalt aus der Hauptdatenbank genommen. Sie können das Resultat dort auch noch bearbeiten, d.h. Ergänzungen hinzufügen oder noch etwas ändern oder löschen. Bestätigen Sie das Resultat mit OK um mit dem Abgleich fortzufahren. "Abbrechen" beendet den gesamten Abgleich! 12.4 Abgleich mit Palm OS Abgleich mit Palm konfigurieren Bei der Installation wird der crm automatisch als Client für die "HotSync" Software (ab Version 2.0) des Palm eingerichtet, wenn Sie dies im SETUP ausgewählt haben. Wenn Sie HotSync erst später installieren oder im Netz an einer anderen Arbeitsstation sitzen, können Sie den crm auch nachträglich anmelden: Starten Sie das Programm "CLIENT.EXE" aus dem Programmverzeichnis. Wählen Sie (mindestens) die Option "Palm Verbindung einrichten". Bevor mit dem Abgleich begonnen werden kann, müssen zunächst weitere Einstellungen vorgenommen werden: Klicken Sie in HotSync doppelt auf den Eintrag "crm Adressen" und anschließend auf die Schaltfläche "Erweitert". Im folgenden Dialog geben Sie zunächst Ihre Benutzerdaten ein, mit welchen Sie sich am combit Relationship Manager anmelden. 216

217 Abgleich mit Palm OS Per Klick auf können Sie das gewünschte Projekt auswählen. Nach Auswahl von Projekt und Ansicht wird versucht, die Palm-Felder mit den Feldern des combit Relationship Manager automatisch zu verknüpfen. Bei Bedarf können Sie diese noch anpassen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass beim Abgleich lediglich die Kategorie-ID (und nicht ihre Bezeichnung) in den combit Relationship Manager eingetragen wird. Die dazugehörige Bezeichnung können Sie in der Eingabemaske über eine Darstellungsbedingung anzeigen lassen. Das Hinzufügen neuer Kategorien ist nur auf dem Palm möglich. Falls im combit Relationship Manager bei einem Datensatz eine Kategorie-ID eingetragen ist, die nicht im Palm vorhanden ist, wird diese im Palm auf "nicht Abgelegt" gesetzt. Um erweiterte Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Erweitert". Im folgenden Dialog können Sie diese Einstellungen vornehmen: Die Konfliktlösung tritt dann ein, wenn sich ein Datensatz im crm und im Palm geändert hat. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen: combit Relationship Manager überschreibt Palm: Der komplette Adressdatensatz wird vom combit Relationship Manager in den Palm übernommen. Palm überschreibt combit Relationship Manager: Der komplette Adressdatensatz wird vom Palm in den combit Relationship Manager übernommen. 217

218 Import, Export und Abgleich Ignorieren: Es werden auf beiden Seiten keine Änderungen an den Datensätzen vorgenommen. Fragen: Sollte während des Abgleichs ein Konflikt entstehen, werden Sie gefragt, welche Aktion für den jeweiligen Datensatz ausgeführt werden soll. Indem Sie auf die Spalte "Aktion" klicken, haben Sie auch hier die Optionen "combit Relationship Manager überschreibt Palm", "Palm überschreibt combit Relationship Manager" und "Ignorieren" zur Verfügung. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, können Sie die Dialoge mit OK bestätigen und der Abgleich kann gestartet werden. Der Abgleich der Termine und Aufgaben läuft ohne weitere Konfiguration ab, beachten Sie hierzu den entsprechenden Abschnitt später in diesem Kapitel. Adressabgleich mit dem Palm Nachdem Sie die Konfiguration für den Abgleich mit dem Palm (wie zu Beginn dieses Kapitels beschrieben) vorgenommen haben, müssen Sie nun nur noch folgende Schritte vornehmen: Rufen Sie auf dem Palm das Programm "HotSync Manager" (Version 2 oder höher) auf. 218

219 Abgleich mit Windows Mobile Drücken Sie den "Sync"-Button auf Ihrer Palm Docking-Station. Der Abgleich wird nun entsprechend Ihrer Konfiguration gestartet. Termin- und Aufgabenabgleich mit dem Palm Sie haben die Möglichkeit, die Termin- und Aufgabenverwaltung mit der des Palm zu synchronisieren. Hierzu wird bei der Installation wenn Sie die Option gewählt haben der Termin- und Aufgabenabgleich mit dem crm conduit verknüpft. Im Kontextmenue des HotSync-Managers haben Sie unter "Benutzerdefiniert..." die Möglichkeit, die gewünschte Abgleichsaktion zu wählen. Hierbei kann eine der Datenbanken die jeweils andere überschreiben, oder es wird ein Abgleich gestartet. Den Abgleich starten Sie durch das Auslösen des HotSync-Mechanismus. Hinweis: Beachten Sie, dass für jede Abgleichsart aus technischen Gründen in beiden Datenbanken (Palm und crm) mindestens ein Datensatz enthalten sein muss, ansonsten wird kein Abgleich durchgeführt. Besonderheiten beim Terminabgleich Der Palm unterstützt keine Informationen über den Ort und den Kontakt zu einem Termin. Diese Informationen werden im Betreff des Palm-Termines mit übernommen und bei Änderung auch synchronisiert. Nicht alle (Serien-)Terminarten sind auf beiden Plattformen verfügbar. Sollte einer Ihrer Termine nicht korrekt umgesetzt werden können, so informiert Sie der HotSync-Manager darüber. Besonderheiten beim Aufgabenabgleich Die Kategorien von Aufgaben bleiben im crm unberücksichtigt. Aufgaben ohne Datum werden im crm auf das größte im Palm verfügbare Datum, den gelegt. Der Palm unterstützt im Gegensatz zum crm keine Erinnerungen für Aufgaben Abgleich mit Windows Mobile Der Abgleich mit Windows Mobile-Geräten erfolgt unter Windows Vista über das Windows Mobile-Gerätecenter (Windows Mobile Device Center) und unter Windows XP über Microsoft ActiveSync. Sie können Adressen, Termine und Aufgaben mit Outlook Mobile bzw. Pocket Outlook abgleichen. Die Konfiguration erfolgt daher nicht im crm, sondern direkt im Windows Mobile-Gerätecenter bzw. in Microsoft ActiveSync. Systemvoraussetzungen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Abgleich starten Klicken Sie "Synchronisieren" im Windows Mobile-Gerätecenter bzw. in Microsoft ActiveSync. 219

220 Import, Export und Abgleich Änderungen werden bei aktiver ActiveSync-Verbindung sofort übernommen. Installation unter Vista (Windows Mobile Device Center) Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der crm wird als Provider vorinstalliert, sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei der Installation ausgewählt wurde. 2. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. Damit wird die Software automatisch auf den PDA kopiert. Tipp: Im Windows Mobile-Gerätecenter können Sie unter Programm und Dienste > Weitere Software > Software überprüfen, ob die Software korrekt installiert wurde. Manuelle Installation über "\windows\windowsmobile\ceappmgr /register cmceols2.ini". 3. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. 4. Wählen Sie im Windows Mobile-Gerätecenter "Einstellungen des Mobilgeräts" > "Einstellungen für Inhaltssynchronisation ändern" 5. Wählen Sie die entsprechenden Abgleichziele (z.b. crm), aber NICHT auf "Synchronisationseinstellungen" klicken und bestätigen Sie den Dialog über "Speichern". Tipp: Wenn Sie auf "Synchronisationseinstellungen" geklickt haben (Sie erhalten die Fehlermeldung "Für dieses Element sind keine Einstellungen verfügbar"), müssen Sie die Verbindung zwischen PDA und Computer trennen, den Computer neu starten (damit das WMDC neu gestartet wir), und dann die Verbindung zwischen PDA und Computer wiederherstellen. 6. Wählen Sie "Einstellungen des Mobilgeräts" > "Einstellungen für Inhaltssynchronisation ändern". 1. Klicken Sie auf "Synchronisationseinstellungen", wählen Sie Datenbank, Benutzer und Filter. Weitere Informationen siehe "Verbindung konfigurieren". Bestätigen Sie diesen Dialog über "Speichern". Installation unter Windows XP Gehen Sie folgendermaßen vor: 2. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der crm wird als Provider vorinstalliert, sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei der Installation ausgewählt wurde. Wenn ActiveSync nachträglich installiert wird, erfolgt diese Vorinstallation über ein erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation (Ausführen von client.exe) und aktivieren der entsprechenden Option. 220

221 Abgleich mit Windows Mobile Hinweis: Für eine Update (z.b. durch ein Servicepack) müssen Sie VORHER in ActiveSync unter Extras > Optionen die Provider ausschalten, und anschließend das komplette combit ActiveSync Modul unter Extras > Software deaktivieren, damit die Module freigegeben und überschrieben werden können. Falls es dennoch Probleme gibt, so kann durch Trennen und anschließendem neuen Verbinden eine Aktualisierung der Modul-Informationen in ActiveSync forciert werden. 3. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. 4. Rufen Sie nach der Installation in Microsoft ActiveSync Extras > Software auf und kreuzen Sie den "combit ActiveSync Provider" an. Auf manchen PDAs erscheint dann die Frage, wo Sie die Applikation installieren wollen. Bestätigen Sie den Dialog einfach mit "OK", damit die Module in das richtige Verzeichnis kopiert werden. Wenn die Frage erscheint, ob die "\Windows\pimstore.dll" mit einer älteren Version überschrieben werden soll, antworten Sie mit "Nein", denn dann ist auf Ihrem PDA schon ein solches Modul vorinstalliert. Sinnvollerweise sollten Sie Kontakte NICHT gleichzeitig mit dem crm und Outlook synchronisieren, gleiches gilt für Termine und Aufgaben. Es ist zwar möglich, benötigt ggf. aber mehrere Synchronisationsläufe, um alles komplett abzugleichen. 5. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu. 6. Auswahl der Provider: Nun können Sie in Microsoft ActiveSync unter "Optionen" den crm als Abgleichziel für die Outlook-Daten wählen. Weitere Informationen siehe "Verbindung konfigurieren". Deinstallation Über Extras > Software können Sie die Provider auch ausschalten bzw. deinstallieren. ActiveSync merkt dies aber erst beim nächsten Verbinden mit dem PDA. Sie müssen vor der Deinstallation in ActiveSync unter Extras > Optionen die Provider ausschalten, und anschließend das komplette combit ActiveSync Modul unter Extras > Software deaktivieren, damit die Module freigegeben werden können. Danach trennen Sie die Verbindung zwischen Pocket PC und Computer, verbinden neu und wählen unter Extras > Software die Option "Entfernen" für den "combit Active Sync Provider". Ansonsten erscheint auf dem PDA eine entsprechende Meldung, z.b. beim Entfernen: "Das Programm wurde nicht entfernt, da die folgenden Dateien benutzt werden oder schreibgeschützt sind". Verbindung konfigurieren Bevor der Abgleich der Adressdaten durchgeführt werden kann, muss noch eine Verknüpfung mit dem crm stattfinden. 221

222 Import, Export und Abgleich Markieren Sie die Zeile "Kontakte", aktivieren Sie die Checkbox und wählen Sie "Einstellungen", um die Konfiguration durchzuführen. Im folgenden Dialog wählen Sie das Projekt und die Ansicht aus. Dann können Sie die Zuordnung der Felder vervollständigen. Leicht zuzuordnende Felder werden automatisch verknüpft, zusätzliche Felder müssen manuell verknüpft werden. Für den Termin-/Aufgabenabgleich erhalten Sie über "Einstellungen" den Konfigurationsdialog, in dem Sie unter "Benutzer" Ihren Benutzernamen angeben. Hinweis: Wenn Sie in Windows Mobile 6 die Feldzuordnungen ändern, werden alle Datensätze auf dem PDA als unterschiedlich zu den Datensätzen im crm erkannt. In diesem Fall ist eine Neusynchronisation notwendig. Damit nach dieser Neusynchronisation die Datensätze auf dem PDA nicht doppelt vorhanden sind, löschen Sie vorher alle Datensätze auf dem PDA. Kategorie-Filter Wenn Sie den Abgleich über den Kategorie-Filter beschränken wollen, müssen Sie dem "Kategorie"-Feld von Outlook Mobile (Pocket Outlook) ein crm-feld zuordnen. Hierin werden die Kategorien von Outlook Mobile, durch Semikolon getrennt, gespeichert. Über "Anpassen" können Sie den Namen der Kategorie, die Sie gefiltert haben möchten, auswählen. Standard ist "Privat", aber da der Kategoriename bei Outlook Mobile frei konfigurierbar ist, kann hier bei Bedarf auch ein abweichender Text eingegeben werden. Bei "nur Privatdaten" werden nur Daten des Desktops abgeglichen, die diesen Text in dem zu "Kategorien" zugeordneten Feld enthalten haben. Bitte beachten Sie, dass keine Leerzeichen, sondern nur Semikola um den Text herumstehen dürfen. "Privat", "Privat;", "Nett;Privat" sind gültige Einträge, "Nett,Privat " hingegen nicht. Wenn in diesem Dialog eine Änderung stattfindet, muss eine Neusynchronisation durchgeführt werden (die Checkbox wird automatisch markiert). Zu diesem Thema enthält das entsprechende Unterkapitel weitere Informationen. Noch zu beachten ist, dass bei ActiveSync 3.x alle Daten trotzdem auf der Hauptdatenbank vorhanden sind, auch "private" Daten also immer in der Hauptdatenbank gespeichert werden und somit für alle sichtbar sind. Es ist nur ein Mechanismus, um nur ein Teil der Daten auf dem PDA mitnehmen zu können. Neusynchronisation Sollten Sie, z.b. bei Dateninkonsistenzen, unabhängig von Einstellungsänderungen einen Vollabgleich erzwingen wollen, ohne den steinigen Weg einer neuen Partnerschaft gehen zu müssen, aktivieren Sie die Option "Neusynchronisation initiieren". In diesem Fall steht 222

223 Abgleich mit Windows Mobile Ihnen, beispielsweise bei erzwungener Neusynchronisation der Kontaktdaten (natürlich auch bei der Erstsynchronisation) im Synchronisationsdialog eine weitere Verknüpfung "Elemente bestätigen" zur Verfügung. Wenn Sie diesen Eintrag wählen, werden Sie im folgenden Dialog darauf hingewiesen, dass Sie eine "direkte" Verbindung über Infrarot, COM-Port oder USB-Kabel benötigen. Beim nächsten Verbindungsaufbau über einen dieser Medien wird dann der Informationstyp neu synchronisiert, und Sie können zwischen unterschiedlichen Synchronisationsarten wählen: Elemente auf dem Gerät mit Elementen auf dem Desktop kombinieren. Elemente auf dem Gerät durch die Elemente auf dem Desktop ersetzen. Diesen Informationstyp zurzeit nicht synchronisieren. Der Kombinationsabgleich versucht gegebenenfalls, Duplikate herauszufiltern, so dass möglichst wenige Datensatz-Dubletten erzeugt werden. Dies funktioniert bei Kontakten nur dann optimal, wenn nur die Felder Daten enthalten, die auch eine Feldverknüpfung besitzen, ansonsten werden die Datensätze als unterschiedlich erkannt. Hinweise In Pocket Outlook können Notizen formatiert werden. Diese Formatierungen gehen beim Abgleich verloren. Für die Synchronisation mit Geräten älter als Windows Mobile 5 muss möglicherweise das passende Synchronisationsmodul neu installiert werden. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: 1. Bisherigen Provider in ActiveSync deinstallieren (siehe Deinstallation). 2. Das Synchronisationsmodul auf das Device kopieren. In ActiveSync können Sie über das Symbol "Durchsuchen" das Datei-Verzeichnis öffnen. Kopieren Sie eine der Vorgängerdateien in ein beliebiges Verzeichnis (z.b. "cmceol_a.cab" (bisheriger Standard), "cmceol_m.cab", "cmceol_3.cab" oder "cmceol_4.cab"). Diese Dateien finden Sie im Programmverzeichnis. 3. Im Device müssen Sie die soeben kopierte CAB-Datei per Doppelklick installieren. 4. Die Konfiguration in ActiveSync durchführen. Problembehebung "Kontakte", "Termine" oder "Aufgaben" haben das falsche Icon oder tauschen überhaupt nicht im ActiveSync Manager auf: Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Verknüpfung im ActiveSync-Manager bei den Optionen markiert haben. 223

224 Import, Export und Abgleich Steht im Optionen-Dialog "Nicht installiert" in der Spalte "Desktopcomputer"? ("Kontakte" o.ä. ist aufgrund eines Fehlers in ActiveSync als normal anzusehen) Dann müssen Sie die CLIENT.EXE noch einmal ausführen. "Status" wird immer als "Achtung" markiert: Ist die Konfiguration (ActiveSync: Optionen > Einstellungen) korrekt? Wenn Sie eine Netzwerk-Verbindung haben: verbinden Sie über COM-Port oder USB Abgleich mit Mobiltelefon Abgleich über Outlook Die meisten Mobiltelefone können einen automatischen Abgleich mit den Kontakten von Outlook vornehmen, so dass über diesen Weg des doppelten Abgleichs, des Mobiltelefons mit Outlook und Outlook mit dem crm bzw. umgekehrt, die Daten abgeglichen werden können. Abgleich über WinFonie Die Software WinFonie Mobile bietet die Synchronisation von Kontaktdaten, Aufgaben und Terminen zwischen Mobiltelefon und dem combit Relationship Manager an. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Mobiltelefon Synchronisation mit WinFonie Mobile 2". Abgleich via Export/Import Der Austausch kann auch über die Import-/Export Schnittstelle erfolgen. Das gebräuchlichste Format hierfür ist dbase IV. 224

225 Allgemein 13. Konfiguration Projekt Ein Projekt basiert auf einer Datenbank und kann unterschiedliche Ansichten beinhalten Allgemein Um ein Projekt zu öffnen, wählen Sie Projekt > Öffnen. Nach Auswahl der Projektdatei werden die enthaltenen Ansichten angezeigt. Möchten Sie ein Projekt unter anderem Namen abspeichern, wählen Sie Projekt > Speichern unter. Wählen Sie dann ein anderes Verzeichnis um die Projektdatei und alle *.DLI und *.VLC Dateien zu kopieren. Um ein neues Projekt anzulegen, wählen Sie Projekt > Neu. Die zugrundeliegende SQL-Datenbank muss dabei manuell auf dem Datenbankserver angelegt werden. Die Struktur der Datenbanktabellen der zugrundeliegenden SQL-Datenbank muss der in den Ansichten hinterlegten Struktur entsprechen. Im Formel-Editor stehen z.b. in Druckvorlagen, Übernahmemaske und Eingabemaske spezielle crm-variablen zur Verfügung, die allgemeine Informationen über das Projekt enthalten. Sie finden die Variablen und Felder im crm-unterordner in der Variablenliste (Weitere Informationen zu crm-variablen finden Sie unter "Formel- Editor verwenden" im Kapitel "Konfiguration Allgemein"). Ein konfiguriertes Projekt kann bei Verwendung des MS SQL Servers zusammen mit der Datenbank über das mitgelieferte Programm crmship3.exe auf ein anderes System portiert werden. Das Programm zur Projektdistribution finden Sie im Programmverzeichnis. Um eine Datenbank abzuhängen, wählen Sie Datei > Öffnen. Das ausgewählte Projekt wird mit der Datenbank (Dateiendung *.mdf) als zip-datei im gewählten Verzeichnis abgespeichert. Um eine Datenbank anzuhängen, wählen Sie Datei > Speichern. Das ausgewählte Projekt (zip-datei mit Projekt und Datenbank im mdf-format) wird im gewählten Verzeichnis abgespeichert und die Datenbank auf dem gewählten MS SQL-Server angehängt Projekteigenschaften Die Projektkonfiguration kann über Konfiguration > Projekt > Eigenschaften aufgerufen werden. Auf der Registerkarte "Eigenschaften" legen Sie die Projekteigenschaften fest. Im Feld Datenbank wählen Sie die Datenbank aus, auf der das Projekt basieren soll. Im Feld Name wird der Name des Projektes angegeben. Die ID des Projekts wird dabei automatisch erstellt. 225

226 Konfiguration Projekt Bei der Beschreibung können Sie alle für Sie relevanten Informationen eingeben. Sollten Sie mit mehreren Projekten arbeiten, haben Sie damit die Möglichkeit, diese schnell zu unterscheiden. Die Projekteigenschaften werden in der combit Relationship Manager Projektdatei (Dateiendung ".crm") gespeichert Projekteinstellungen Die Projektkonfiguration kann über Konfiguration > Projekt > Eigenschaften aufgerufen werden. Auf der Registerkarte "Einstellungen" legen Sie die Projekteinstellungen fest. 226 Bei aktivierter Option Codebeschreibungen bei Druck und Export werden beim Drucken und Textexport die Beschreibungen der gesetzten Codeattribute im Klartext ausgegeben, wie etwa "Weihnachtskarte". Ist die Option nicht markiert, wird statt der Beschreibung nur der Zustand aller Codeattribute ausgegeben, wie zum Beispiel " ". Im Bereich Telefonie wird die Anruferkennung aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter "Rufnummernerkennung" im Kapitel "Telefonieren und Anrufliste". Im Bereich Dokumenten Management System haben die Möglichkeit, ein Dokumenten Management System (DMS) auszuwählen und damit die Dateien der Dokumentenverwaltung optional über ein DMS zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Die unterstützten DMS finden Sie unter "Systemvoraussetzungen" im Kapitel "Vorbereitung und Installation".

227 Projekteinstellungen Info-Zentrale Im Feld Info-Zentrale können Sie den Pfad zu einer zentralen Info-Ansicht angeben, die als Informationsportal dienen soll. Dabei kann es sich um eine HTML-Seite oder eine Internet-/Intranetseite handeln. Geben Sie den Pfad über den Formel-Editor ein, z.b. «crm.project.path + "\InfoZentrale\index.html"» oder Dabei haben Sie auch Zugriff auf die Benutzer- und Projektvariablen um in Abhängigkeit der Feldinhalte unterschiedliche Seiten anzuzeigen. Im mitgelieferten crm Referenzprojekt wird ein Beispiel mitgeliefert, die dazugehörigen Dateien befinden sich im Projektverzeichnis im Ordner "InfoZentrale". Dynamische Inhalte in HTML Seiten Die Anzeige von dynamische Informationen (z.b. aus dem crm) innerhalb einer HTML Seite geschieht über Scriptfunktion. Die Scriptfunktion ermittelt den dynamischen Inhalt und gibt ihn über das Document Object Model (DOM) des Webbrowsers mittels document.write Kommando aus. Hinweis: Im Document Object Model (DOM) des W3-Konsortiums ist das document- Objekt das Ausgangsobjekt für den Elementbaum. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie z.b. unter <head> <script language="vbscript"> 227

228 Konfiguration Projekt <!-- Function Test() document.write("<b> Hallo </b>") End Function //--> </script> </head> <body> <p><script language="vbscript">test</script></p> </body> </html> Zugriff auf das crm Objekt Der Zugriff auf das crm Applikationsobjekt erfolgt innerhalb eines Scripts über das window.external Objekt. Sie können nun wie in normalen Scripten mit allen crm OLE Objekten arbeiten. Set ocrm = window.external Tipp: Um Informationen in der HTML Ansicht zu "speichern" oder über mehrere HTML Seiten hinweg zu erhalten, stehen Ihnen im crm Projekt-Objekt die Methoden SetUserProperty() und GetUserProperty() zur Verfügung. Hierüber können Werte persistent gespeichert und geladen werden Navigationsstruktur Die Ansichtenliste können Sie durch das Erstellen von Ordnern und das Kopieren von Ansichten übersichtlich halten. Die Struktur kann dabei frei angepasst werden, und neue Hierarchien lassen sich nach Wunsch über das Kontextmenü einfügen. Die Einträge lassen sich per Drag & Drop beliebig anordnen und frei benennen. Diese Anordnung wird benutzerübergreifend für jedes Projekt gespeichert. Die Konfiguration erfolgt in einem separaten Dialog. Wählen Sie Konfiguration > Projekt > Navigationsstruktur. Zur Konfiguration der Liste stehen verschiedene Schaltflächen und Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung: Neuen Ordner anlegen: Zur Einführung von Hierarchien können zusätzlich zu den Ansichten auch Ordner angelegt werden. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Per Drag & Drop können Sie die Ansichten und Ordner in der Liste verschieben. Umbenennen: Ordner umbenennen. Ansichten können nicht umbenannt werden. 228

229 Firmenstammdaten Kopieren: Ordner (inkl. Ansichten) und Ansichten duplizieren. Löschen: Ordner und Ansichten aus der Liste entfernen. Zurücksetzen: Alle Änderungen der Navigationsansicht gehen verloren Firmenstammdaten Über Konfiguration > Projekt > Firmenstammdaten können zentral Firmenstammdaten hinterlegt werden (z.b. Firmenbezeichnung, Firmenanschrift, Steuer-Nr., Firmenlogo). Diese Informationen stehen auch als Variablen im Formel-Editor zur Verfügung und stehen damit z.b. in Druckvorlagen, Übernahmemaske und Eingabemaske zur Verfügung (Weitere Informationen siehe auch "Formel-Editor verwenden" im Kapitel "Konfiguration Allgemein"). Das Firmenlogo wird zudem in der mitgelieferten Web-Ansicht der Info- Zentrale angezeigt. 229

230 Konfiguration Projekt 13.6 Datenbankstruktur Die Datenbankstruktur kann über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug oder auch direkt über Konfiguration > Datenbank > Datenbankstruktur definiert werden. Sie können Tabellen und Felder anlegen, ändern und entfernen. Den internen Feldtyp definieren Sie dann in der Ansichtenkonfiguration. Hinweis: Zum Ändern der Datenbankstruktur benötigt der angemeldete Datenbankbenutzer die entsprechenden Rechte. Weitere Informationen zum Datenbankbenutzer siehe auch "Datenbankverbindung wählen" in Kapitel "Vorbereitung und Installation". Ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.b. Microsoft SQL Server Management Studio oder pgadmin von PostgreSQL) ist nur für erweiterte Funktionen notwendig, wie z.b. der Definition von Einschränkungen (Constraints), Primärschlüsseländerungen oder Umordnen der Feldreihenfolge. Beachten Sie auch die Informationen für "Kaskadiertes Löschen und Updaten" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Datenbanktabelle Wählen Sie Konfiguration > Datenbank > Datenbankstruktur um den Dialog zur Konfiguration der Datenbankstruktur zu öffnen. Wählen Sie neben dem Eingabefeld Datenbanktabelle die Schaltfläche "Neu" um eine neue Datenbanktabelle auf dem Datenbankserver anzulegen. Wählen Sie die Schaltfläche "Löschen" um eine Datenbanktabelle zu entfernen. 230

231 Datenbankstruktur Hinweis: Wenn eine Datenbanktabelle direkt über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug angelegt wird, ist ein Neustart des crm notwendig, damit diese Tabelle in der Ansichtskonfiguration auswählbar ist. Datenbankfelder Wählen Sie Konfiguration > Datenbank > Datenbankstruktur um den Dialog zur Konfiguration der Datenbankstruktur zu öffnen. Alternativ öffnen Sie diesen Dialog für eine spezifische Datenbanktabelle über Rechtsklick auf die entsprechende Ansicht und Auswahl von Tabellenstruktur ändern im Kontextmenü. Wählen Sie über der Tabelle Felder die Schaltfläche "Neu" um ein neues Feld anzulegen. Hinweis: Neu angelegte Felder sind in Tabellen (Übersichtslisten) des crm initiell ausgeblendet. Um neue Felder in der jeweiligen Tabelle anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Tabelle und wählen Konfiguration > Layout und Spalten. Im sich öffnenden Dialog definieren Sie, welche Felder in der Tabelle sichtbar sein sollen. Über die Schaltfläche "Löschen" können Sie Felder aus der Datenbanktabelle entfernen. 231

232 Konfiguration Projekt Klicken Sie in ein Feld um die Feldeigenschaften zu bearbeiten. Unter dem Feldnamen kann das Feld angesprochen und identifiziert werden. Ein Feldname darf nur einmal pro Tabelle vergeben werden. Hinweis: Physikalische Feldnamen in Tabellen dürfen nur alphanumerische Zeichen, also 'a'...'z', 'A'...'Z', '0'...'9', Umlaute und '_' enthalten. Zahlen dürfen dabei jedoch nicht an erster Stelle stehen. Der Feldtyp Physikalisch gibt an, welche Art von Daten in das Feld gespeichert werden darf. Die genaue Bedeutung der einzelnen Datentypen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Ihres Datenbanksystems. Eine Beschreibung der wichtigsten Datentypen finden Sie im Anhang im Kapitel "Datentypen". Die Feldlänge (falls verfügbar) gibt die maximale Anzahl an Zeichen an, die in dem Feld gespeichert werden kann. Bei numerischen Feldern gibt die Eigenschaft Genauigkeit die maximale Anzahl an Ziffern an und Nachkommastellen die maximale Anzahl an Ziffern rechts vom Dezimaltrennzeichen. Beispiel: Die Zahl 123,45 hat eine Genauigkeit von 5 und 2 Dezimalstellen. NULL-Werte erlaubt: Ist diese Option aktiviert, muss in diesem Feld keine Eingabe stattfinden. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Option nur deaktivieren können, wenn noch keine Daten mit NULL-Werten für dieses Feld vorhanden sind. Andernfalls wird beim Beenden des Dialogs eine entsprechende Meldung angezeigt. Schlüsselfeld: In jeder Tabelle kann nur ein (Primär-)Schlüsselfeld definiert werden (z.b. RECORDID). Die Option kann nur dann auf ein Feld angewandt werden, wenn noch kein Schlüsselfeld in der Tabelle definiert wurde. Zum Ändern eines bestehenden Schlüsselfeldes benötigen Sie ein Datenbankkonfigurationswerkzeug (z.b. Enterprise Manager, MSDE Manager, pgadmin). Hinweis: Legen Sie für jede Tabelle generell ein Primärschlüsselfeld an. Wir empfehlen dabei den Feldtyp "uniqueidentifier" (MSSQL) bzw. "Zeichen" der Länge 36 (PostgreSQL). In der Ansichtenkonfiguration weisen Sie diesem Feld den Typ "Datensatz ID" zu. Tipp: Verwenden Sie für das Primärschlüsselfeld zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit explizite Indizes Ihres Datenbanksystems (weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im Anhang). 232

233 Allgemein 14. Konfiguration Ansichten Eine Ansicht bezeichnet den "Blick" auf eine Datenbanktabelle oder eine Datenbanksicht. Den darin enthaltenen Felder können erweiterte Funktionalitäten zugewiesen werden. Ansichten können untereinander relational verknüpft werden. Die Übersichtsliste, Eingabemaske und Web-Ansicht sind verschiedene Darstellungsformen für die Daten einer Ansicht Allgemein Jede Ansicht hat einen eigenen Konfigurationsdialog, in dem folgende Einstellungen vorgenommen werden können: Feldtyp intern festlegen Relationen definieren Codes der Listenfelder definieren Dublettencheck aktivieren und konfigurieren Funktionsdefinitionen für Schaltflächenbelegung konfigurieren Automatische Nummernvergabe (Automatische Zähler) Autoprotokolle aktivieren und konfigurieren Dokumentenverwaltung einrichten Datensatz-Verweise konfigurieren Allgemeine Einstellungen für Optik, Webansicht und Verlauf Um den Dialog zur Ansichtskonfiguration zu öffnen klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Navigation auf die entsprechende Ansicht und wählen im Kontextmenü "Eigenschaften". Speichern Sie Änderungen an Ansichten über Projekt > Speichern. Über Ansichten > Löschen können Ansichten entfernt werden. Bestehende Relationen werden dabei ungültig. Neue Ansicht erstellen Um einen neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie Ansichten > Neu oder kopieren Sie eine bestehende Ansicht. Zum Kopieren einer Ansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Navigation auf die entsprechende Ansicht und wählen im Kontextmenü "Kopieren". Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenbanktabelle bzw. Datenbanksicht (View) aus, die als Basis für die Ansicht dienen soll. 233

234 Konfiguration Ansichten 234 Die Datenbanktabelle kann direkt im crm definiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Datenbankstruktur" im Kapitel "Konfiguration Projekt". Hinweis: Wenn eine Datenbanktabelle direkt über ein Datenbankkonfigurationswerkzeug angelegt wird, ist ein Neustart des crm notwendig, damit diese Tabelle in der Ansichtskonfiguration auswählbar ist. Bestimmen Sie dann einen innerhalb des Projektes eindeutigen Namen für diese Ansicht. Die maximale Länge beträgt 30 Zeichen. Hinweis: Als Name dürfen nur alphanumerische Zeichen, also 'a'...'z', 'A'...'Z', '0'...'9', Umlaute und '_' verwendet werden. Zahlen dürfen dabei jedoch nicht an erster Stelle stehen. Bestimmen Sie optional einen "Familiennamen". Diesen benötigen Sie, um bestimmte Ansichten zu einer Gruppe quasi zu verbinden. Die maximale Länge beträgt 30 Zeichen. Beispiel: Sie schicken einem Kollegen einen Verweis auf einen Datensatz der Ansicht "PersonenManagement". Dieser jedoch kann diese spezielle Ansicht nicht öffnen, weil er keinen Zugriff hat, könnte jedoch eine andere Ansicht öffnen, die Ansicht "PersonenNormal", die sich zwar unterscheidet, jedoch dieselben Datensätze enthält. Wurden diese Ansichten der gleichen Familie zugeteilt, wird der crm Ihrem Kollegen automatisch diese Ansicht aus der gleichen Familie öffnen Feldtyp intern festlegen Jeder Feldtyp hat besondere Eigenschaften, die z.b. die Inhalte des Kontextmenüs bestimmen. Daher sollten sie passend definiert werden. Beispiel: Beim Feld "MOBILTEL" sollten Sie nicht den internen Feldtyp "Zeichen" wählen. Sie könnten dann zwar die Nummer in das Feld eingeben, hätten aber nicht die Möglichkeit, direkt aus diesem Feld heraus per Mausklick zu wählen. Auch das direkte Senden einer SMS wäre so nicht möglich, weshalb Sie also den Feldtyp "Mobiltelefon" auswählen sollten. Klicken Sie dazu in der Navigation auf die entsprechende Ansicht, und wählen Sie im Kontextmenü "Eigenschaften".

235 Feldtyp intern festlegen Unter der Registerkarte "Felder" werden alle zur Verfügung stehenden Felder für diese Ansicht gelistet. Sie haben hier die Möglichkeit, den internen Feldtyp zu bestimmen. Nach der Selektion des Feldes und einem zweimaligen Klick in die Spalte "Feldtyp intern" öffnet sich die Auswahlliste. Wählen Sie dort den gewünschten Typ aus. Die wichtigsten Feldtypen intern Feldtyp "Zeichen" Inhalt: beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten können Sortierung: Bemerkung: Beispiel: alphabetisch Wenn es sich bei den Inhalten um Texteinträge handelt oder um Zahlen, bei denen Sortierungen und Vergleichsoperationen keine Rolle spielen bzw. wenn keiner der übrigen Feldtypen zutrifft. Firma, Name, Vorname 235

236 Konfiguration Ansichten Feldtyp "Numerisch" Inhalt: Ziffern 0, 1,..., 9 Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Datum" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: numerisch Wenn es sich bei den Inhalten um reine Zahlen handelt, die bei Sortierungen oder Vergleichsoperationen auch wie Zahlen behandelt werden sollen. Betrag, Menge Datumswerte nach Jahr, Monat, Tag Wenn es sich bei den Inhalten um reine Datumswerte handelt, die in Sortierungen oder Vergleichsoperationen verwendet werden sollen. Werden in der Eingabemaske mit einem Kalenderbutton angezeigt. Ein Klick mit der linken Maustaste öffnet einen Kalender, ein Klick mit der rechten Maustaste fügt aktuelles Datum ein. Geburtstag, Kaufdatum Feldtyp "Datum mit Zeit" Inhalt: Datumswerte inklusive sekundengenauer Uhrzeit Sortierung: Bemerkung: Beispiel: nach Jahr, Monat, Tag, Uhrzeit Wenn es sich bei den Inhalten um reine Datumswerte und Uhrzeiten handelt, die in Sortierungen oder Vergleichsoperationen verwendet werden sollen, z.b. auch so genannte "Zeitstempel". LPersKont Feldtyp "Zeichen lang" Inhalt: beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten können Sortierung: Bemerkung: Beispiel: keine Wenn es sich bei den Inhalten um ausführliche Notizen, unstrukturierte Kontaktprotokolle oder sonstige Ausführungen handelt. Ermöglicht einen Wortumbruch in einer mehrzeiligen Listendarstellung. Bemerkung 236

237 Feldtyp intern festlegen Feldtyp "Code" Inhalt: Länge: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Grafik" Inhalt: Länge: Sortierung: Bemerkung: Code-Attribute, d.h hinterlegte Merkmale oder sogenannte "Stichwörter", die einem Datensatz zur Klassifizierung zugewiesen werden können. 999 Zeichen max. Länge. Bei Feldern, die größer sind, wird Code nicht als Feldtyp angeboten keine Wenn es sich um Auswertungen handelt und Sie verschiedenste Merkmale (auch gleichzeitig zutreffend) zur Auswahl vorgeben möchten. Kategorie, Interessen Pfad und Dateiname einer Grafikdatei Achtung: physikalische Feldlänge sollte Pfad u. Dateinamen auch aufnehmen können! alphabetisch Wenn es sich bei dem Inhalt um Grafiken handelt, die auch im crm angezeigt oder ausgedruckt werden sollen. Unterstützte Bildformate: JPG, GIF, PNG, PCD, WMF, BMP, DIB, RLE, PCX, TIF Feldtyp "Eingebettete Grafik" Inhalt: binär Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Telefon" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: keine Beliebige Bild-Dateien, z.b. Bilder, Grafiken können direkt im Datenbanksystem abgelegt und automatisch in der Eingabemaske angezeigt werden. Foto wie Zeichen wie Zeichen Erlauben die automatische Telefonwahl per Rechtsklick. Telefon, Telefax 237

238 Konfiguration Ansichten Feldtyp "Mobiltelefon" Inhalt: wie Zeichen Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Land" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen Erlauben die automatische Telefonwahl und das Versenden von SMS-Nachrichten. MobilTelefon wie Zeichen wie Zeichen Erlaubt die Darstellung der Länderflaggen in der Listenansicht bei Verwendung der 2-stelligen Länderkürzel der ISO 3166 (ALPHA-2). Eine Liste der Länderkürzel ist u.a. hier verfügbar: code-lists/index.html. Länderflaggen werden auch bei der Verwendung der IATA Ländercodes, der internationalen Kfz-Länderkennzeichen und der internationalen (!) ausgeschriebenen Länderbezeichnungen dargestellt. In der Eingabemaske oder in Druckvorlagen kann der ausgeschriebene Name mit der Formel «GetInfoFromCountry(Land)» angezeigt werden. Ohne Parameter wird die ausgeschriebene Länderbezeichnung in der eingestellten Sprache des Betriebssystems ausgegeben (entspricht Parameter "6"). Die englische Länderbezeichnung erhalten Sie mit dem Parameter "4098", also z.b. «GetInfoFromCountry(Land,4098)». Land Feldtyp "Automatische Nummer" Inhalt: wie Zeichen bzw. Ziffern Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen bzw. numerisch Erlaubt die automatische Vergabe einer fortlaufenden Nummer. Steht für Feldtyp "Zeichen" und "Numerisch" zur Verfügung. KundenNr 238

239 Feldtyp intern festlegen Feldtyp " " Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Internet" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Feldtyp "Logisch" Inhalt: Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen wie Zeichen wie Zeichen, erlaubt außerdem die automatische Übernahme von -adressen. , 2 wie Zeichen wie Zeichen wie Zeichen, erlaubt zusätzlich die automatische Ansteuerung von Internet Adressen. Internet Markierung für JA/NEIN keine Ankreuzfelder (Checkboxen) die nur den Zustand WAHR/FALSCH kennen. BonOK Feldtyp "Dateiverweis" Inhalt: wie Zeichen Länge: Sortierung: Bemerkung: Achtung: physikalische Feldlänge sollte Pfad u. Dateinamen auch aufnehmen können! wie Zeichen Erlaubt die automatische und manuelle Zuordnung von Dokumenten. Diese werden als Verweise auf die Originaldatei des Dateisystems gespeichert. Feldtyp "Eingebettete Datei" Inhalt: binär Sortierung: Bemerkung: keine Beliebige (Binär-)Dateien, z.b. Dokumente, Bilder, Grafiken können 239

240 Konfiguration Ansichten direkt im Datenbanksystem abgelegt werden. Beispiel: Dokument Feldtyp "DMS Dokument" Inhalt: wie Zeichen Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen Erlaubt die automatische und manuelle Zuordnung von Dokumenten, die in einem unterstützten Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert sind. Diese werden als Verweise auf das DMS gespeichert. DMS_Dokument Feldtyp "Belegverweis (FM)" Inhalt: wie Zeichen Sortierung: Bemerkung: wie Zeichen Erlaubt die Aufnahme von Verweisen auf combit factura manager Belege. Unterstützt das Öffnen dieser Belege per Doppelklick in Übersichtsliste und Container. Die Verweise müssen das Format "fmw://<mandantname>/<belegtyp>/<belegnummer>" besitzen, erlaubte Werte für <Belegtyp> sind "AN", "AU", "RE", "LI" oder "BE" (Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Bestellung). Feldtyp "Erfassungsbenutzer" Inhalt: crm-benutzer, der den jeweiligen Datensatz erfasst hat. Sortierung: Bemerkung: Beispiel: wie Zeichen crm-benutzernamen können max. 20 Zeichen lang sein. Dies sollte hinsichtlich der Feldlänge berücksichtigt werden. ErfUser Feldtyp "Änderungsbenutzer" crm-benutzer, der zuletzt eine Änderung am jeweiligen Datensatz Inhalt: vorgenommen hat. Sortierung: Bemerkung: wie Zeichen crm-benutzernamen können max. 20 Zeichen lang sein. Dies sollte hinsichtlich der Feldlänge berücksichtigt werden. 240

241 Feldtyp intern festlegen Beispiel: L_User Feldtyp "Erfassungsdatum" Inhalt: Datum, an dem der jeweilige Datensatz erfasst wurde Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Nach Jahr, Monat, Tag Wird automatisch vom crm gesetzt ErfDat Feldtyp "Änderungsdatum" Datum, an dem die letzte Änderung am jeweiligen Datensatz Inhalt: vorgenommen wurde Sortierung: Bemerkung: Beispiel: Nach Jahr, Monat, Tag Wird automatisch vom crm gesetzt L_Dat Feldtyp "Datensatz-ID" Bemerkung: Es handelt sich um eine global eindeutige ID. Dieser Feldtyp sollte in jeder Ansicht vergeben werden! Ein neuer Datensatz kann nach dem ersten Speichern sonst nicht angezeigt werden, da er in der Tabelle/Sicht nicht auffindbar ist. Sie kann jedoch nur einmal innerhalb einer Ansicht vergeben werden und dient typischerweise auch gleichzeitig als Primärschlüsselfeld. Der Inhalt wird automatisch vom crm gesetzt (nicht durch das Datenbank-System). Um Datensatzverweise zu verwenden oder einen Windows CE- Abgleich durchzuführen, wird dieser Feldtyp unbedingt benötigt. Tipp: Verwenden Sie für das Primärschlüsselfeld zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit explizite Indizes Ihres Datenbanksystems (weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im Anhang und in der Dokumentation Ihres Datenbanksystems). Beispiel: RecordID oder ID Feldtyp "Global eindeutige ID" Bemerkung: Es handelt sich um ein Feld, das eine global eindeutige ID aufnehmen kann. Dieser Feldtyp kann auch mehrmals in einer Ansicht vergeben werden und dient typischerweise bei Relationen als Fremdschlüsselfeld. Der Inhalt wird durch das Verknüpfen mit 241

242 Konfiguration Ansichten einem anderen Datensatz gesetzt. Tipp: Verwenden Sie für das Fremdschlüsselfeld zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit explizite Indizes Ihres Datenbanksystems (weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit" im Anhang). Beispiel: FirmenID 14.3 Relationen Bei Relationen handelt es sich um Beziehungen zwischen jeweils zwei Ansichten. Diese Relationen definieren Sie in den Eigenschaften der beiden Ansichten. So können Sie beliebige Strukturen und Beziehungen festlegen. So können Sie beispielsweise einer Firma verschiedene Ansprechpartner oder Produkte zugeordnet werden. Oder eine Projektverwaltung realisiert werden, bei der einem Projekt verschiedene Personen zugeordnet werden können und diese Personen bei verschiedenen Projekten beteiligt werden kann. 242

243 Relationen Relationen definieren Möchten Sie Relationen definieren, müssen Sie diese zuerst unter der Registerkarte Relationen definieren, um dann im Eingabemasken-Designer einen entsprechenden Container zur Anzeige der verknüpften Datensätze platzieren zu können. Über die Schaltfläche legen Sie eine neue Relation an. Wählen Sie unter "Feldname" das Primärschlüsselfeld der aktuellen Ansicht aus. Das Primärschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Datensatz-ID". Weitere Informationen zum "Feldtyp "Datensatz-ID" siehe Abschnitt "Feldtyp intern festlegen". Wählen Sie den Relationstyp. Folgende Relationen werden unterstützt: 1:1: Jeder Person ist z.b. genau ein Vertriebsmitarbeiter zugeordnet. 1:N: Jeder Person können verschiedene Produkte zugeordnet werden. N:M: Eine Person ist einem Projekt zugeordnet und diesem Projekt sind gleichzeitig mehrere andere Personen zugeordnet. Wählen Sie die Zielansicht. Wählen Sie dann das entsprechende Verknüpfungsfeld. Bei einer 1:N-Relation wählen Sie hier das Fremdschlüsselfeld mit dem internen Feldtyp "Global eindeutige ID" aus. Dieses Feld nimmt also den Primärschlüssel des verknüpften Datensatzes auf. Weitere Informationen zum Feldtyp "Feldtyp "Global eindeutige ID" siehe Abschnitt "Feldtyp intern festlegen". Wichtig! Es können nur Felder vom gleichen physikalischen Datentyp und gleicher Größe verknüpft werden. Dies gilt generell bei allen Relationstypen. Für jede Relationen kann ein Relationsalias vergeben werden. Dieser Relationsalias wird z.b. in den Dialogen "Filter Allgemein" und "Relationales Ergänzen" als Bezeichnung für die Relation verwendet. Beispiel 1:1-Relation Beispiel für eine 1:1-Relation ist eine Beziehung zwischen der Ansicht "Personen" und der Ansicht "Kontakte". Damit kann in der Ansicht "Kontakte" z.b. der Name der jeweils zugehörigen Person angezeigt werden. Personen ID (PK) 1:1 Kontakte ID (PK) 1:N PersonenID (FK) 243

244 Konfiguration Ansichten Öffnen Sie die Eigenschaften der Ansicht "Kontakte" und legen Sie auf der Registerkarte "Relationen" über die Schaltfläche "Neu" eine neue Relation an. Wählen Sie unter Feldnamen das angelegte Fremdschlüsselfeld (PersonenID) aus. Das Fremdschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Global eindeutige ID". Als Relationstyp wählen Sie "Relation 1:1". Wählen Sie die Zielansicht "Personen". Wählen Sie dann das entsprechende Verknüpfungsfeld (ID), in diesem Fall das Primärschlüsselfeld. Das Primärschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Datensatz-ID". Wichtig! Es können nur Felder vom gleichen physikalischen Datentyp und gleicher Größe verknüpft werden. Dies gilt generell bei allen Relationstypen. Damit die Feldinhalte des verknüpften Datensatzes (z.b. Name, Vorname) angezeigt werden können, können Sie in der Eingabemaske der Ansicht "Kontakte" ein Textfeld "fester Text" einfügen. Beispiel: PersID.Personen.RecordID.Vorname+" "+PersID.Personen.RecordID.Name) Tipp: Sie haben bei Feldern von 1:1 relational verknüpften Ansichten auch die Möglichkeit, statt dem Textfeld ein Eingabefeld in der Maske zu platzieren. In der Ansicht kann in dieses Feld jedoch nichts eingegeben werden. Die Platzierung als Eingabefeld hat jedoch den Vorteil, dass Ihnen (im Gegensatz zum Textfeld) ein Kontextmenü zur Verfügung steht. Würden Sie also beispielsweise über ein solches Feld eine Telefonnummer aus einer anderen Ansicht anzeigen lassen, stünde Ihnen hier unter anderem auch der Menübefehl "Telefonwahl" zur Verfügung. Beispiel 1:N-Relation Beispiel für eine 1:N-Relation ist eine Beziehung zwischen der Ansicht "Personen" und der Ansicht "Kontakte". Damit kann in der Ansicht "Personen" ein Container mit allen zugehörigen Kontakteinträgen angezeigt werden. Personen ID (PK) 1:1 Kontakte ID (PK) 1:N PersonenID (FK) Öffnen Sie die Eigenschaften der Ansicht "Personen" und legen Sie auf der Registerkarte "Relationen" über die Schaltfläche "Neu" eine neue Relation an. 244

245 Relationen Wählen Sie unter Feldnamen das Primärschlüsselfeld (ID) aus. Das Primärschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Datensatz-ID". Als Relationstyp wählen Sie "Relation 1:N". Wählen Sie die Zielansicht "Kontakte". Wählen Sie dann das entsprechende Verknüpfungsfeld, in diesem Fall das Fremdschlüsselfeld (PersonenID). Das Fremdschlüsselfeld hat den internen Feldtyp "Global eindeutige ID". Damit die verknüpften Datensätze angezeigt werden können, platzieren Sie in der Eingabemaske der Ansicht "Personen" einen Container mit der Variablen des Fremdschlüsselfelds (PersonenID). Beispiel N:M-Relation Beispiel für eine N:M-Relation: Sie möchten Ihren Adressen mehrere Projekte zuordnen, und den Projekten wiederum auch mehrere Adressen. In diesem Fall benötigen Sie eine Verknüpfungsansicht", die in diesem Fall "Projektzuordnung" genannt wird. Die folgende Grafik verdeutlicht die nun festzulegenden Beziehungen: Eine N:M-Relation der Ansicht "Personen" (Primärschlüsselfeld ID, Feldtyp "Datensatz-ID") auf die Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld PersonenID, Feldtyp "Global eindeutige ID"). Tipp: An dieser Stelle könnte auch anstelle der N:M-Relation eine 1:N-Relation ausgewählt werden. Der Vorteil der N:M-Relation liegt darin, dass Sie im Container (Projekte-Container der Ansicht Personen) über Doppelklick auf ein Feld der Zielansicht (z.b. Projektname) direkt zu einem Datensatz der Zielansicht (Projekte) springen können. Bei Auswahl einer 1:N-Relation würde sich generell die Verknüpfungsansicht (z.b. Projektzuordnung) öffnen. Eine N:M-Relation der Ansicht "Projekte" (Primärschlüsselfeld ID, Feldtyp "Datensatz- ID") auf die Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld ProjekteID, Feldtyp "Global eindeutige ID"). Eine 1:1-Relation der Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld PersonenID) auf die Ansicht "Personen" (Primärschlüsselfeld ID). 245

246 Konfiguration Ansichten Eine 1:1-Relation der Ansicht "Projektzuordnung" (Fremdschlüsselfeld ProjekteID) auf die Ansicht "Projekte" (Primärschlüsselfeld ID). Damit die verknüpften Datensätze und Feldinhalte angezeigt werden können, platzieren Sie in der Eingabemaske der Ansicht "Personen" einen Container mit der Variablen des Fremdschlüsselfelds (PersonenID) und in der Ansicht "Projekte" ebenfalls einen Container mit der Variablen des Fremdschlüsselfelds (ProjekteID). Damit über die Ansicht "Projektzuordnung" die Datensätze der Ansicht "Personen" und "Projekte" verknüpft werden können, platzieren Sie in der Eingabemaske zwei Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz". Als Parameter für die Verknüpfung mit der Ansicht "Personen" wählen Sie die 1:1-Relation zur Zielansicht "Personen" (PersonenID.Personen.ID). Als Parameter für die Verknüpfung mit der Ansicht "Projekte" wählen Sie die 1:1-Relation zur Zielansicht "Projekte". Tipp: Zur Auswahl des relationalen Datensatzes können Sie anstelle der Schaltfläche auch ein Eingabefeld verwenden. Dann wird neben diesem Feld eine Schaltfläche "..." dargestellt. Beispiel Ansprechpartner Zur Anzeige der Ansprechpartner einer Firma, sind grundsätzlich zwei Darstellungsarten möglich: Mit zwei verknüpften Ansichten (z.b. Firma + Personen) oder innerhalb einer Ansicht (z.b. Adressen). Firmen und Personen in zwei verknüpften Ansichten Wenn Firmen und Personen in zwei verschiedene Ansichten geführt werden, können Sie mehrere Ansprechpartner einer Firma zuordnen und müssen z.b. bei Änderung der Firmenadresse nur einen Datensatz in der Ansicht Firma ändern, da bei den Adressinformationen der Ansprechpartner keine Firmeninformationen direkt hinterlegt sind. Bei dieser Lösung werden zwei Relationen zwischen den beiden Ansichten festgelegt. In unserem Beispiel eine 1:N-Relation von "Firmen" auf "Personen", und eine 1:1-Relation von der Ansicht "Personen" auf "Firmen". Ansprechpartner innerhalb einer Ansicht Wenn Firmen und Personen in einer gemeinsamen Ansicht geführt werden, können Sie eine Hauptadresse (z.b. Hauptansprechpartner) mit mehreren Nebenadressen (Nebenansprechpartner) verknüpfen. 246

247 Codes definieren In der gemeinsamen Ansicht werden zwei Felder für die Verknüpfung benötigt. Neben einer eindeutigen Identitätsspalte (z.b. RecordID) wird eine Gruppenspalte benötigt (z.b. GroupID). Es soll gelten: Alle zusammengehörigen Datensätze besitzen dieselbe GROUPID und beim Hauptdatensatz ist GroupID = RecordID. Daher werden zwei Relationen innerhalb der Ansicht festgelegt. In unserem Beispiel eine 1:N-Relation von RecordID auf GroupID (Verbindung zur Nebenadresse), und eine 1:1- Relation von GroupID auf RecordID (Verbindung zur Hauptadresse). Kaskadiertes Löschen und Updaten Das kaskadiertes Löschen wird relevant, wenn Sie verknüpfte Datensätze haben, wie z.b. Personen und Kontakte. Wenn ein Personen-Datensatz gelöscht wird, können alle zugehörigen Kontakt-Datensätze automatisch mitgelöscht werden. Das kaskadierte Updaten ist notwendig, wenn z.b. in der Ansicht "Kontaktarten" die ID der Kontaktart geändert wird. Dann soll diese ID auch bei allen zugehörigen Kontaktarteinträgen geändert werden. Das kaskadierte Löschen und Updaten definieren Sie über sog. FOREIGN KEY- Einschränkungen direkt im Datenbanksystem. FOREIGN KEY-Einschränkungen geben die Beziehungen zwischen Tabellen an und erzwingen diese. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem Datenbanksystem Codes definieren Auf der Registerkarte Codes legen Sie die verschiedenen Attribute für ein zuvor von Ihnen definiertes Codefeld fest. 247

248 Konfiguration Ansichten Wenn Sie beispielsweise bei den Feldtypen festgelegt haben, dass das Feld "Kategorie" ein Codefeld sein soll, dann müssen Sie hier die verschiedenen Marketing-Kategorien eintragen, die Sie später zur Auswahl in der Eingabemaske möchten. Wählen Sie unter "Codefeld" das zu konfigurierende Codefeld aus. Daraufhin werden alle 160 Code-Attribute des selektierten Feldes angezeigt. Falls noch keine Codes vergeben wurden, besteht die Liste nur aus den Code-Nummern von 1 bis 160. Ansonsten werden Nummer und zugehörige Beschreibung angezeigt. Um für einen Code eine Beschreibung zu vergeben oder eine bestehende Beschreibung zu ändern, selektieren Sie den Code und geben die gewünschte Beschreibung ein. Tipp: Haben Sie ein Codefeld, das verschiedene Gruppen von Codes enthält, ist es zu empfehlen, zwischen den verschiedenen Code-Gruppen einige Nummern freizulassen. Vorsicht ist beim nachträglichen Ändern von Codes geboten, wenn diese Codes bereits Datensätzen zugeordnet wurden. Wenn Sie beispielsweise für den Code Nr

249 Dublettencheck die Beschreibung von "Newsletter" zu "Lieferant" ändern, werden alle Datensätze, die bisher durch den Code Nr. 1 als "Newsletter" gekennzeichnet werden, zu Lieferanten! 14.5 Dublettencheck Auf der Registerkarte Dubletten legen Sie die Vergleichsfelder für den Dublettencheck fest und können den Online-Dublettencheck für die entsprechende Ansicht aktivieren. Über die Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in eine neue Zeile. Wählen Sie zuerst das gewünschte Vergleichsfeld aus, wie zum Beispiel "Name". Legen Sie die Feldlänge fest, bis zu der auf Gleichheit geprüft werden soll. Bei Feldern vom physikalischen Typ "Zeichen lang" können maximal die ersten 250 Zeichen berücksichtigt werden. Legen Sie fest, ob der Dublettencheck auch phonetisch erfolgen soll. Diese Option ermöglicht eine Überprüfung gemäß dem Klang. Bei Feldern wie "Name" kann dies von Vorteil sein. Über Ignorieren bei leer können Sie angeben, ob dieses Feld nicht beachtet werden soll, wenn es leer ist. Diese Option ist nur für den Online Dublettencheck relevant, nicht für den Dublettenfilter über Organisation > Filter > Dubletten. 249

250 Konfiguration Ansichten Bei aktivierter Option Online-Dublettencheck für diese Ansicht aktivieren wird bereits bei der Neueingabe von Daten geprüft, ob der Datensatz schon in der Datenbank vorhanden ist Funktionsdefinitionen Hier können Sie Programme, Übernahmemasken, Druckvorlagen und -vorlagen bestimmten Variablennamen zuordnen. Mit diesen Variablennamen wiederum können Sie Verknüpfungen mit von Ihnen definierten Buttons erstellen. So können Sie viele alltägliche Arbeitsabläufe vereinfachen und Zeit sparen. Beispiel: Beim Druck von Etiketten verwenden Sie sicher häufig die gleichen Vorlagen. Dank Funktionsdefinitionen können Sie sich das Aufrufen des Dialogs und die Auswahl der gewünschten Ausgabemaske ersparen. Statt dessen reduzieren Sie diesen Ablauf über ein Tastaturmakro auf einen einzigen Mausklick oder Tastendruck. Oder stellen Sie sich vor, Sie übernehmen häufig einzelne Adressen sowohl in Faxformulare als auch in Briefe oder Belege. Sie müssten jedes Mal zuerst die geeignete Übernahmemaske aktivieren vor dem Ausführen der Übernahme. Mit Hilfe der Funktionsdefinitionen definieren Sie eine Übernahmemaske für diese Zwecke, die Sie dann direkt über eine Schaltfläche oder eine Funktionstaste aktivieren können. Legen Sie zuerst in der Auswahlbox fest, welche Art von Funktionsdefinition festlegen möchten ob die Zuordnung einer Einzeldruckmaske, einer -vorlage, eines Programms oder einer Übernahmemaske. Über Klick in die gewünschte Zeile und die Schaltfläche "Öffnen" öffnen Sie den Dialog zur Auswahl der benötigten Datei. Geben Sie nun den Pfad und Namen der Maske, Vorlage oder des Programms an. Um eine zugeordnete Funktion mit einem Button zu verbinden, gehen Sie in den Eingabemasken-Designer. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Kapitel. 250

251 Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) 14.7 Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) Auf der Registerkarte Auto.Nr. können Sie die automatische Vergabe einer Nummer, z.b. einer Kundennummer, ansichtenspezifisch definieren. Beim Anlegen eines neuen Datensatzes wird diese Nummer automatisch in ein bestimmtes Feld eingetragen. Globale und ansichtenspezifische Zählerkonfiguration Es gibt im crm globale Zähler. Es handelt sich hierbei um rein numerische Werte, die vom angegebenen Startwert aus in der angegebenen Schrittweite inkrementiert werden. Diese Zähler sind ansichtenübergreifend, so dass ein gemeinsamer Kundennummernzähler auch in verschiedenen Ansichten verwendet werden kann (z.b. wenn Interessenten und Kunden in verschiedene Ansichten aufgeteilt sind, aber übergreifend eine Interessenten-/Kundennummer vergeben werden soll). Innerhalb einer Ansicht kann nun auf diese globalen Zähler zurückgegriffen werden. Hierbei kann dann dieser globale Zählerwert in eine Formel gepackt werden, da bei der Kundennummernvergabe oft auch Buchstaben, Formatierungen o.ä. verwendet werden. Hierfür steht der Formel-Editor zur Verfügung. 251

252 Konfiguration Ansichten Beispiel: P«Cstr$(counter,"%.0f")» Dem (numerischen globalen) Zählerwert wird ein "P" vorangestellt. Da der Zählerwert numerisch ist, wird dieser zur Weiterverwendung zuvor noch in eine Zeichenkette umgewandelt (Cstr$). In der (fiktiven) Ansicht "Interessenten" könnte die Kundennummer mit einem "I" (=Interessent) beginnen, in der (fiktiven) Ansicht "Kunden" mit einem "K" (=Kunde). Wird aus einem Interessenten ein Kunde, kann organisatorisch die eigtl. Nummer beibehalten werden (lediglich der Präfix würde sich ändern). Globalen Zähler konfigurieren Dieser Zähler ist ansichtenübergreifend, d.h. er kann in verschiedenen Ansichten verwendet werden. Wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwaltung > Automatische Zähler. Im Dialog "Konfiguration Automatische Zähler" können Sie über die Schaltfläche "Neuen Zähler einfügen" einen neuen globalen Zähler anlegen. Geben Sie den Namen sowie Startwert, Aktueller Wert und Schrittweite des Zählers ein. Mit der Schrittweite definieren Sie, welche Nummer jeweils als nächste vergeben werden soll. Im Falle einer Kundennummer bietet sich in der Regel die Schrittweite "1" an, sodass z.b. auf die 1000 die 1001 folgen würde. Innerhalb einer Ansicht kann nun auf diese globalen Zähler zurückgegriffen werden. Ansichtenspezifische automatische Nummer anlegen Die ansichtenspezifischen Nummern werden auf der Registerkarte "Auto Nr." der Ansichten-Konfiguration konfiguriert. Alle Felder vom internen Feldtyp "Automatische Nr." stehen automatisch in der Spalte "Feldname" zur Verfügung. 252

253 Automatische Nummernvergabe (autom. Zähler) Klicken Sie beim entsprechenden Feldnamen in die Spalte "Zähler" und wählen den globalen Zähler aus. Sofern noch kein globaler Zähler definiert wurde, gelangen Sie über die Schaltfläche "Konfiguration der Zähler" direkt zum Konfigurationsdialog der globalen Zähler (siehe oben). Über die Formel-Schaltfläche kann dann dieser globale Zählerwert in eine Formel gepackt werden, um bei der Kundennummernvergabe z.b. Buchstaben zu verwenden. Hierfür steht der Formel-Editor zur Verfügung. Weitere Informationen zum Formel-Assistenten finden Sie in der List & Label Designer Dokumentation. Beispiel: 08«Cstr$(counter,"%.0f")»PK Ab sofort wird nun automatisch die Kundennummer bei jedem neu angelegten Datensatz in die Eingabemaske eingetragen. Für den Fall, dass Sie einen neuen Datensatz erstellt haben und dann abbrechen (diesen also nicht speichern), wird die bereits generierte Kundennummer nicht mehr an den nächsten Datensatz vergeben, sondern wird quasi übersprungen. Möchten Sie ausnahmsweise keine Kundennummer für einen Datensatz vergeben, können Sie diese auch aus dem Feld löschen. Doch auch hier wird die automatische Nummer dann nicht neu vergeben, sondern ausgelassen. 253

254 Konfiguration Ansichten Des weiteren besteht noch die Möglichkeit, ein Script für die Vergabe einer Kundennummer einzurichten. Damit könnte die Generierung der Nummer auch halbautomatisch ablaufen, sodass Sie beispielsweise bei jedem Datensatz neu entscheiden, ob dieser eine Kundennummer erhalten soll oder nicht. Notwendige Rechtevergabe Zum Inkrementieren der Zähler für den Feldtyp 'Automatische Nummer' wird eine stored procedure mit dem Namen "cmbt_sp_increment_counter" (MS SQL) bzw. "cmbt_sp_increment_counter_pg" (PostgreSQL) verwendet. Nur MS SQL: Auf diese stored procedure benötigt der crm Datenbankbenutzer EXEC Rechte. Im mitgelieferten Referenzprojekt wurde dies durch das Installationsprogramm bereits erledigt. Nachträglich erfolgt dies über den Query Analyzer durch Ausführen von use <Datenbankname der Solution> go grant EXECUTE on cmbt_sp_increment_counter to "<crmbenutzername>" go Ist die stored procedure nicht vorhanden, erfolgt die Inkrementierung clientseitig (wodurch in seltenen Einzelfällen eine Nummer doppelt generiert werden könnte). Die Stored Procedure wird - sofern noch nicht vorhanden - bei der interaktiven Neuanlage eines Automatischen Zählers (Konfiguration > Systemverwalter > Automatische Zähler) installiert, hierzu sind zu diesem Zeitpunkt einmalig CREATE PROCEDURE Rechte für den aktuellen crm Datenbankbenutzer erforderlich! 14.8 Auto-Protokoll Auf der Registerkarte Auto-Protokoll können Sie die automatische Protokollierung der Vorgänge Einzelübernahme, Druck, , Speichern, Export, Anreichern, Termin und Anruf konfigurieren. Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie ein neues Autoprotokoll an. Klicken Sie in die Spalte "Aktion" um den Vorgang auszuwählen, der protokolliert werden soll. Wählen Sie in der Spalte "Zielansicht", in welcher Ansicht der Eintrag vorgenommen werden soll. Hinweis: Wenn Sie eine andere Ansicht als die aktuelle Ansicht wählen, wird immer automatisch ein neuer Datensatz in dieser Ansicht erzeugt (z.b. ein Kontakteintrag in der Ansicht "Kontakte"). Zur Aktivierung des Auto-Protokolls aktivieren Sie die Checkbox "Aktiv". 254

255 Auto-Protokoll Wenn Sie zusätzlich "Fragen" aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, von Fall zu Fall zu entscheiden, ob ein Eintrag vorgenommen wird. Dabei werden Sie nach Beendigung der entsprechenden Aktivität gefragt, ob protokolliert werden soll. Wenn Sie das Autoprotokoll für den Versand von s aktiviert haben, sollten Sie vor dem Versand von Serien- s die Option "Fragen" deaktivieren. Ansonsten müssen Sie jede einzeln bestätigen. Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Protokolleintrag in welchem Feld vorgenommen werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Zielansicht zur Verfügung. Tipp: Wenn Sie im mitgelieferten Referenzprojekt die Zielansicht "Kontakte" wählen, stehen Ihnen die Protokollfelder "Richtung" und "Typ" zur Verfügung. Diese Felder sind relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Kontaktarten" verknüpft. Die Bedeutung der Feldinhalte entnehmen Sie daher direkt den entsprechenden Ansichten (z.b. Typ 2 = ). In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Autoprotokoll-Text. Über Formeln haben Sie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Informationen, die so auch für den Eintrag 255

256 Konfiguration Ansichten verwendet werden können. Über die Schaltfläche "Formeleditor" erhalten Sie dabei Hilfe von einem Assistenten. Wenn beim Autoprotokoll die Formel als Ergebnis einen Leerstring liefert (""), dann wird das entsprechende Feld nicht geschrieben. Je nach Aktion stehen Ihnen spezifische Aktionsvariablen zur Verfügung: Beschreibung der -vorlage (Action.TemplateDescription), Dateipfad inkl. Dateiname der -vorlage (Action.Template). Druck, Export, Übernahme: Dateipfad inkl. Dateiname der Vorlage (Action.Template). Anruf: Datum (Action.Date), Dauer (Action.Duration), Erste Info (Action.First Info), Info (Action.Info), Letzte Info (Action.LastInfo), Notiz (Action.Note), Anzahl Anrufversuche (Action.NumberOfCallTries), Nummer (Action.Number), Status (Action.Status). Die Variable "Action.Status" hat dabei folgende Werte und Bedeutung: 3 : "Anruf nicht erfolgreich, da besetzt" 5 : "Anruf nicht erfolgreich, da aufgelegt" 6 : "Anruf nicht erfolgreich, da Anruf nicht angenommen" 8 : "Anruf nicht erfolgreich, anderer Fehler" sonst : "Anruf erfolgreich" Beachten Sie dabei auch "Ereignisse für Scripte" in Kapitel "Automatisierung mit Scripten". Über die Spalte "Anhängen" bestimmen Sie, dass der Autoprotokoll-Eintrag an den bestehenden Feldinhalt angehängt wird. Diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn die Protokollierung in der aktuellen Ansicht erfolgen soll, z.b. in einem Bemerkungsfeld Dokumentenverwaltung Mit der Dokumentenverwaltung können Sie einem Datensatz beliebige Dokumente zuordnen, die mit Informationen über Autor, Inhalt usw. in einem Container angezeigt werden. Beim Erstellen von Dokumenten können Sie Dokumentvorlagen nutzen. Weitere Informationen zur Nutzung der Dokumentenverwaltung finden Sie auch unter "Kontaktund Dokumentenverwaltung". In der Konfiguration der Dokumentenverwaltung wird festgelegt, wie Dokumente gespeichert werden (Feldtyp, Speicherort, Dateiname), welche Dokumentvorlagen für neue Dokumente zur Verfügung stehen und welche Feldinhalte in neue Dokumente übergeben werden sollen. 256

257 Dokumentenverwaltung Die Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.b. Kontakte oder Dokumente). In der Ansicht, in der die Dokumente abgelegt werden sollen, muss ein Feld vom Typ Dateiverweis, Eingebettete Datei oder DMS-Dokument vorhanden sein. Im Register Dokumentenverwaltung der Ansichtenkonfiguration können verschiedene Dokumenttypen definiert werden. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neu angelegte Dokumente basieren. Art der Dokumentenablage wählen In der Ansicht in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.b. Kontakte oder Dokumente) muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (z.b. "Dokument"). Für den internen Feldtyp dieses Feldes haben Sie drei Möglichkeiten: Interner Feldtyp "Dateiverweis": Es werden nur Verweise auf Dokumente/Dateien gespeichert. Die Dateien können in beliebigen Verzeichnissen gespeichert werden. Beim Erstellen neuer Dokumente, kann für den Ablagepfad auch ein datensatzspezifisches Verzeichnis angegeben werden. Damit verringern Sie die Datenbankgröße und vereinfachen den Zugriff auf die Dateien, da diese auch ohne den crm geöffnet werden können. Physikalischer Feldtyp: Zeichen (z.b. varchar, Feldlänge 255). Interner Feldtyp "Eingebettete Datei": Die Dateien sollen direkt in die Datenbank eingebettet werden. Damit vereinfachen Sie nicht nur eine evtl. Replikation, Zugriffssteuerung und Datensicherung, sondern ermöglichen darüber hinaus auch die Volltextindizierung durch das Datenbanksystem (sofern dieses Volltextindizierung unterstützt). Somit kann nach Dokumenteninhalten gefiltert werden. Richten Sie dafür ein Feld mit dem Feldtyp "Eingebettete Datei" ein. Für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (Titel, Verfasser usw.) können Sie weitere Datenbankfelder anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" verknüpfen (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos"). Sie müssen mind. ein Feld für den Dateityp oder den Dateinamen anlegen, damit der crm die verknüpfte Anwendung zuordnen kann (z.b. Word für doc-dateien). Physikalischer Feldtyp: Binär lang (z.b. image, bytea). Interner Feldtyp "DMS-Dokument": Die Dateien werden über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet. Im Unterschied zu normalen Dateiverweisen werden hier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert, d.h. bei der Ablage startet das DMS und fordert Sie evtl. auf, Metainformationen für dieses Dokument anzugeben. Das DMS aktivieren Sie in den Projekteinstellungen (siehe Kapitel "Konfiguration Projekt"). In der Benutzerverwaltung geben Sie die benutzerspezifischen DMS- 257

258 Konfiguration Ansichten Anmeldeinformationen an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Benutzerund Rechteverwaltung". Für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (Titel, Verfasser usw.) können Sie weitere Datenbankfelder anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" verknüpfen (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos"). Physikalischer Feldtyp: Zeichen (z.b. varchar, Feldlänge 255). Hinweis: Wir empfehlen, nur ein Dokumentenfeld (DMS Dokument, Eingebettete Datei oder Dateiverweis) anzulegen. Wenn Sie jedoch mehrere Dokumentenfelder in einer Ansicht konfigurieren, ist die Prioritätenreihenfolge "DMS Dokument" > "Eingebettete Datei" > "Dateiverweis". Dokumenttyp anlegen Die Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.b. Kontakte oder Dokumente). 258

259 Dokumentenverwaltung Definieren Sie hier verschiedene Dokumenttypen. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neu angelegte Dokumente basieren. Überlegen Sie sich vorab einige Punkte zur Dokumentenverwaltung: Welche Vorlagen sollen für neue Dokumente verwendet werden und welche Feldinhalte sollen in ein neues Dokument übernommen werden. Bei Feldtyp "Dateiverweis": In welchen Verzeichnissen sollen die Dokumente abgelegt werden. Legen Sie für jede Verwendungsart (Standardbrief A, Standardbrief B, Fax, -ablage, Sonstige Dokumente) einen eigenen Dokumenttyp an. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um die Einstellungen für einen neuen Dokumenttyp vorzunehmen. Geben Sie dem Dokumenttyp eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird in einem Auswahldialog bei der Erstellung neuer Dokumente angezeigt. Geben Sie die Dateiendung an (z.b. DOC, XLS). Legen Sie generell einen Dokumentyp "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*" an, damit alle Dokumente mit beliebigen Dateiendungen abgelegt werden können. Bei Dateivorlage wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche die Dateivorlage aus. In dieser Dateivorlage sind z.b. Firmenlogo, Absenderangaben und Textmarken enthalten. Weitere Informationen zur Dateivorlage und zu Textmarken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". Bei Ablagepfad wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche den Ort aus, wo die Dokumente später gespeichert werden. Bei eingebetteten Dateien entfällt der Ablagepfad. Bei DMS Dokumenten wird hier das Ablagearchiv angegeben. Für den Ablagepfad können Sie auch Formeln und Felder verwenden. Wenn der Ablagepfad nicht existiert, wird versucht diesen zu erstellen. Somit kann über eine Ablagepfad-Formel eine hierarchisch aufgebaute Ablagestruktur realisiert werden, z.b. das alle Dokumente im Verzeichnis mit der jeweiligen Kundennummer des Datensatzes gespeichert werden. Im nächsten Feld geben Sie bei Bedarf den Pfad der Übernahmemaske an. Diese benötigen Sie, wenn Feldinhalte direkt in das Dokument übergeben werden sollen, z.b. Adresse, Name, eingescannte Unterschrift usw. Hinweis: Die Übernahmemaske darf keine zusätzliche Dokumentvorlage enthalten, denn die Dokumentvorlage geben Sie bereits im Feld "Dateivorlage" an! Weitere Informationen zu Übernahmemasken finden Sie unter "Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". 259

260 Konfiguration Ansichten Im Feld Dateiname können Sie eine Formel für die automatische Vergabe eines Dateinamens bei der Neuanlage von Dokumenten vergeben. Mit Hilfe des Formel- Assistenten können Sie diese Regeln definieren. Über die Pfeil-Schaltfläche können Sie die Voreinstellung setzen. In der Voreinstellung wird dabei die Variable "ParentRecordDescription" verwendet. Diese enthält die evaluierte Dateiverweis-Betreff Formel zum aktuellen Datensatz der gerade im Kontext aktiven Elternansicht. Die Elternansicht ist diejenige Ansicht, von der aus über einen Container ein neues Dokument eingefügt wird (z.b. "Personen"). Da der Dokumenten-Container in mehreren verschiedenen Ansichten verfügbar sein kann (z.b. "Personen" und "Firmen") und bei der Konfiguration der Formel darauf geachtet werden muss, dass die verwendeten Felder in allen Elternansichten verfügbar sind, kann über diese Variable ein aussagekräftiger Name erzeugt werden. Möchten Sie im nachhinein an diesen Einstellungen etwas ändern, selektieren Sie den Dokumenttyp in der Liste. Nun können Sie Änderungen vornehmen, beziehungsweise den Dokumenttyp löschen oder über die Pfeile die Reihenfolge verändern. Beim Hinzufügen eines Dokuments wird immer ein neuer Datensatz angelegt. Über die Option Beim Hinzufügen eines Dokuments den Datensatz zum Bearbeiten öffnen legen Sie beim Dokumenten-Feldtyp "Dateiverweis" fest, ob dieser Datensatz jeweils geöffnet wird, oder ob der Datensatz statt dessen stillschweigend im Hintergrund angelegt werden soll. Wenn Sie die Option Neue Datei ohne Rückfrage erzeugen aktivieren, wird die Datei direkt im definierten Ordner gespeichert und zur Bearbeitung geöffnet. Wenn Sie beim Erzeugen einer neuen Datei den Speicherort manuell wählen möchten, deaktivieren Sie diese Option. Automatische Ablage Alle s, die Sie direkt über den crm versenden (Menü Ausgabe), können automatisch als Kopie in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. Voraussetzungen: Eine gültige 1:N Relation zwischen der Adressansicht und der Ablageansicht, z.b. Personen (Adressansicht) auf Kontakte (Ablageansicht). Im Register "Allgemein" der Adressansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) geben Sie die Zielansicht für die automatische -ablage an (z.b. Kontakte oder Dokumente). In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften) muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "eml" konfiguriert sein. In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis"). 260

261 Dokumentenverwaltung Bitte beachten Sie auch die Abschnitte "Outlook- -Ablage" und "David InfoCenter Nachrichten-Ablage" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Dokumenteninfos Die in Dokumenten enthalten Dokumentinformationen (in Word z.b. Datei > Eigenschaften) können im crm ausgewertet und angezeigt werden. Beim Feldtyp "Dateiverweis" werden die Dokumentinformationen automatisch aus der Datei ausgelesen und angezeigt. Wenn Sie für die Dokumentenablage den Feldtyp "Eingebettete Datei" oder "DMS- Dokument" verwenden, müssen Sie für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (z.b. Titel, Verfasser, Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum) jeweils ein eigenes Datenbankfeld anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" mit den jeweiligen Dokumentinformationen verknüpfen. Wenn Sie den Feldtyp "Eingebettete Datei" verwenden, müssen Sie mind. ein Feld mit dem Dateityp oder dem Dateinamen verknüpfen, damit der crm die verknüpfte Anwendung zuordnen kann (z.b. Word für doc-dateien). Sofern Sie auch alle anderen Dokumentinformationen im Container anzeigen lassen möchten, legen Sie für alle verfügbaren Dokumentinformationen ein Datenbankfeld 261

262 Konfiguration Ansichten (z.b. Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum...) an, und verknüpfen dieses, indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die Dokumentinformationen werden automatisch beim Einbinden der Datei ausgelesen und in den entsprechenden Feldern gespeichert. Nach diesen Feldinhalten können Sie auch suchen und filtern Datensatz-Verweis Mit einem Datensatz-Verweis ist es möglich, direkt zu einem bestimmten Datensatz zu navigieren. Mit dieser Funktion haben Sie verschiedene Anwendungsmöglichkeiten. Allgemein Senden Sie über Datensatz > Verweis > Senden an einem weiteren crm-benutzer einen Datensatz-Verweis per . Der Empfänger muss nur auf diesen Verweis doppelklicken, schon wird automatisch die entsprechende Ansicht geladen und er springt ohne weiteres Zutun auf den richtigen Datensatz. Möchten Sie für eigene Zwecke einen Verweis hinterlegen, können Sie diesen über Datensatz > Verweis > Speichern als bzw. in Zwischenablage abspeichern. Im Fenster "Verlauf" der Navigation werden Verweise auf die letzten angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze abgelegt. Im Fenster "Favoriten" der Navigation können Verweise auf häufig verwendete Datensätze abgelegt werden. Die Konfiguration erfolgt auf der Registerkarte Datensatz Verweis der Ansichtenkonfiguration: Legen Sie den Dateinamen fest. Sie haben dabei Zugriff auf den Formel-Editor und die Voreinstellung. Legen Sie einen Kommentar/Betreff fest. Sie haben dabei Zugriff auf den Formel- Editor. Senden Sie über Datensatz > Verweis > Senden an einen Datensatz-Verweis per , steht dieser Eintrag im Betreff. Im Verlauf wird dieser Eintrag in der Spalte "Datensatz" angezeigt. Termine & Aufgaben und phone manager Anbindung Hier können Sie über den Formel-Editor festlegen, welche Inhalte in den Feldern "Mit", "Betreff" bzw. "Info" bei der Anlage eines Termins, einer Aufgabe bzw. der Aufnahme in den phone manager angezeigt werden. 262

263 Allgemein Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein stehen Ihnen verschiede Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Optik der Eingabemaske Wählen Sie die Registerkarte "Allgemein" um die Größe der Eingabemaske anzupassen. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Fenster auf Eingabemaskengröße skalieren: In diesem Fall wird das Fenster an die Größe der Eingabemaske angepasst. Eingabemaske auf Fenstergröße skalieren: Diese Option bewirkt, dass die Eingabemaske immer an die von Ihnen vorgegebene Fenstergröße angepasst wird. Das bedeutet, auch wenn Sie das Fenster verkleinern würden, hätten Sie immer den kompletten Eingabebereich sichtbar. Keine Skalierung: Die Eingabemaske erscheint immer in der Größe, die im Eingabemasken-Designer festgelegt wurde. 263

264 Konfiguration Ansichten Farbe der MDI Tabs Um die Oberfläche übersichtlicher zu gestalten, können Sie für den MDI Tab der Ansichten unterschiedliche Farben definieren. Über die Schaltfläche im Eingabefeld können Sie die Farbe auswählen. Die Farbe kann auch direkt im RGB-Format eingegeben werden. Sie haben die Möglichkeit, die s nach dem Versand automatisch in der Dokumentenverwaltung ablegen zu lassen. Weitere Informationen finden Sie unter "Dokumentenverwaltung" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". Webansicht Sie können für jede Ansicht eine Internetseite oder eine eigene HTML Seite hinterlegen. Die Anzeige erfolgt über Ansicht > Web. Geben Sie über den Formel-Editor die URL der Webseite ein ( «crm.project.path + "\InfoZentrale\index.html"») oder nutzen Sie Formeln, um in Abhängigkeit vom Datensatz bestimmte Webseiten anzuzeigen. Sie können diese Ansichtsart über ein Benutzerrecht einschränken. 264

265 Allgemein Sonstiges Die letzten angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze werden benutzerspezifisch im Verlauf angezeigt. Hier kann ein Verlaufsprotokoll aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein". 265

266 Konfiguration Allgemein 15. Konfiguration Allgemein Im folgenden erhalten Sie einen Überblick über die projektübergreifenden, benutzerspezifischen, allgemeinen Konfigurationsmöglichkeiten Allgemeine Einstellungen Allgemein Meldungen reaktivieren Das Programm unterstützt Sie bei diversen Aktionen durch Meldungen mit Hinweisen und Tipps. Dabei haben Sie jeweils die Möglichkeit, diese spezielle Meldung für die Zukunft zu deaktivieren. Möchten Sie alle Meldungen wieder aktivieren, wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Einstellungen und betätigen die Schaltfläche "Meldungen reaktivieren". Assistent für combit Hinweise starten Der combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster. Starten Sie das Programm über die Option "Assistent für combit Hinweise starten". Uhrzeit des Datenbankservers übernehmen Die Option "Beim Start die Uhrzeit des Datenbankservers übernehmen" setzt entsprechende Windows Rechte beim Benutzer voraus. 266

267 Allgemeine Einstellungen Fenster beim Schließen in den Infobereich der Taskleiste minimieren Bei aktivierter Option wird die Anwendung bei Betätigen von "Schließen" (in der Titelzeile) nicht beendet, sondern in den Infobereich der Taskleiste minimiert. Über Rechtsklick > Anzeigen kann das Programmfenster wieder angezeigt werden. Wählen Sie Projekt > Beenden wenn Sie die Anwendung komplett beenden möchten. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Sie nach dem Schließen des Programmfensters nicht mehr an fällige Termine und Aufgaben erinnert. Hinweis: Wenn beim Programmstart eine bereits laufende crm Instanz gefunden wird, wird der Anwender gefragt, ob er stattdessen zu dieser wechseln möchte. Dies vermeidet ungewollte Mehrfachinstanzen, falls z.b. ein in den Infobereich der Taskleiste minimierter crm übersehen wurde. Dieser Check wird nicht ausgeführt, wenn beim Programmstart die UMSCHALT Taste gedrückt gehalten wird. Zuletzt geöffnete Ansichten öffnen Das Öffnen der letzten Ansichten kann mit dieser Option unterbunden werden, um den Programmstart zu beschleunigen. Beim Start Info-Zentrale öffnen Diese Option öffnet beim Programmstart die Info-Zentrale. Navigation um interne Ansichten erweitern Die Navigation wird um die internen Ansichten (Info-Zentrale, Termine/Aufgaben, Anrufe) erweitert. Sprache Unter Konfiguration > Allgemein im Bereich "Oberfläche" kann die Sprache der Benutzeroberfläche ausgewählt werden. Damit ist die Oberfläche komplett fremdsprachig, d.h. Menüs, Dialoge, Meldungen, Handbücher, Online-Hilfen usw. (Bereits im Hintergrund gestartete AddIns, Conduits sowie das address pick-up müssen hierzu explizit neu gestartet werden, damit die neue Sprache aktiv wird.) Hinweis: Individuell angepasste Toolbars und Menüs werden bei einer Sprachumschaltung zurückgesetzt, da sie sprachabhängige Texte (Menübefehle und Tooltips) enthalten. Die mitgelieferte Standardsolution ist ebenfalls in englischer Sprache verfügbar (combit_crm_solution_en). Öffnen Sie diese über Projekt > Öffnen. Bei einem gemischtsprachlichen Einsatz im Unternehmen (Deutsch+Englisch), empfehlen wir Ihnen zwei Solutions (Projektverzeichnisse), welche zwar auf derselben Datenbank basieren, aber bei denen die Ansichtennamen, Formeln, Filterausdrücke, 267

268 Konfiguration Allgemein Statistiken und Codedefinitionen etc. in der jeweiligen Sprache verfasst sind. Bei der Definition der physikalischen Feldnamen muss jedoch ein gemeinsamer sprachlicher Nenner gefunden werden Mailversand konfigurieren Um den Mailversand über den crm nutzen zu können, müssen Sie vorab die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen gelten auch für den Mailversand über den Export-, Druck- und Vorschaudialog. Wählen Sie über Konfiguration > Allgemein die Registerkarte Mailversand Mail-Dienst Mail-Dienst für unformatierte s (Text) Für den Versand von s im Textformat stehen drei Dienste zur Verfügung: Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten -programme. Die s werden dann über Ihr -programm versendet. Extended MAPI: Dieser Dienst nutzt eine erweiterte Funktionalität der Schnittstelle bei Outlook 2000/XP/2003/2007. Dadurch können s über Outlook versendet werden, ohne dass der Benutzer den Versand jeder bestätigen muss. SMTP: Beim Versand über SMTP werden die s nicht über ein -programm gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server. Mail-Dienst für formatierte s (HTML) Für den Versand von s im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung: 268

269 Verlauf konfigurieren Extended MAPI (nur Outlook 2000/XP/2003/2007): (siehe oben) SMTP (siehe oben) SMTP konfigurieren Über die Schaltfläche "SMTP Konfiguration" gelangen Sie in den Einstellungs-Dialog. Geben Sie auf der Registerkarte "SMTP-Server" die URL oder IP-Adresse des SMTP- Servers an. Bei den SMTP-Benutzeroptionen geben Sie Ihre üblichen Benutzer- und Absenderdaten an. Meist können Sie die Daten aus den entsprechenden Konfigurationsdialogen Ihres -programms übernehmen. Sofern Sie beim SMTP-Server die Option "Authentifizierung über POP3 vor SMTP" angegeben haben, müssen Sie auf den beiden letzten Registerkarten noch die Daten für den POP3-Server und die entsprechenden POP3-Benutzerdaten eingeben. Mail-Optionen Option "Mailclient ist Mozilla/Thunderbird" Bei Verwendung von Thunderbird/Mozilla als MAPI-Client erreichen Sie über diese Option diverse Optimierungen bei der Textübergabe der . Option "Mail per Kontextmenü direkt über MAPI Client" Aus Feldern vom Feldtyp " " können Sie per Kontextmenü direkt s an die betreffende Adresse senden. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden diese s werden immer über Ihren MAPI-Standard-Client versendet (z.b. Outlook). Wartezeit bei Serien- s Für Serien- s kann vorgegeben werden, dass der Mailvorgang nach einer einstellbaren Anzahl versendeter s angehalten wird und erst nach der angegebenen Wartezeit fortgesetzt wird. Dies kann sinnvoll sein, um Mailserver-SPAM-Blocker, die nur eine begrenzte Anzahl eingelieferter s pro Zeiteinheit erlauben, zu umgehen, oder um die lokale Mail-Infrastruktur in regelmäßigen Abständen zu entlasten Verlauf konfigurieren Die letzten angesehenen bzw. bearbeiteten Datensätze werden benutzerspezifisch im Verlauf angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter "Verlauf" im Kapitel "Suchen von Datensätzen"). Der Verlauf wird in der jeweiligen Ansichtenkonfiguration auf der Registerkarte "Allgemein" aktiviert. Zur Konfiguration wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Verlauf. 269

270 Konfiguration Allgemein Wählen Sie die Zeitdauer, die ein Datensatz im Verlauf behalten werden soll Ältere Datensätze werden beim Starten des Programms aus dem Verlauf entfernt. Bei 0 Tagen wird der Verlauf lediglich für die aktuelle Session aufgezeichnet. Beim nächsten Programmstart ist der Verlauf leer. Bei 1 Tagen werden die heutigen und gestrigen Datensätze angezeigt. Bei 2 Tagen werden die heutigen, gestrigen und die von vorgestern angezeigt, usw. Die Verweildauer bestimmt die Zeitdauer, nach der ein Datensatz automatisch in den Verlauf aufgenommen wird (0 für ausschalten). Über die Schaltfläche "Verlauf löschen" kann der Verlauf gelöscht werden. Die Änderung wird nach dem Schließen des Dialogs sichtbar Akustische Signale Zur Konfiguration der akustischen Signale wählen Sie Konfiguration > Akustische Signale. In diesem Windows Dialog können Sie Programmereignissen Sounds zuweisen (z.b. "Erinnerung" oder "Dublette gefunden") Übernahmemaske konfigurieren Sie können Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z.b. Word) übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.b. für individuelle Briefe an, da Sie hier den 270

271 Übernahmemaske konfigurieren Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.b. Word) verändern können. Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet werden sollen, konfigurieren Sie diese Übernahmemaske mit einer Dokumentvorlage in der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". In Übernahmemasken legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf welche Weise in welches Zielprogramm übertragen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, festen Text, wie beispielsweise eine Absenderzeile, und Formatierungen zu übergeben oder über Bedingungen und Funktionen flexibel auf unterschiedliche Feldinhalte zu reagieren. Das Zielprogramm kann automatisch gestartet werden. Eine Übernahmemaske wird über Konfiguration > Übernahmemaske > Auswählen aktiviert. Um die Einzelübernahme mit der aktivierten Übernahmemaske auszuführen, wählen Sie Ausgabe > Einzelübernahme. 271

272 Konfiguration Allgemein Um eine Übernahmemaske zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Konfiguration > Übernahmemaske > Bearbeiten. Die zuletzt ausgewählte Übernahmemaske wird geöffnet. Wenn Sie eine bestehende Übernahmemaske anpassen möchten, wählen Sie diese über Datei > Öffnen aus. Übernahmemasken haben immer den Dateityp *.XFX. Im Unterverzeichnis "Übernahmemasken" finden Sie einige Beispiele, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. n. Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen möchten, wählen Sie Datei > Neu. Allgemeine Angaben Geben Sie eine Beschreibung für die Übernahmemaske an. Diese Beschreibung steht Ihnen als Variable <Action.Template> für Autoprotokolle zur Verfügung. Wählen Sie das Zielprogramm für die Übernahme aus. Bei der Wahl des Programms ist unbedingt auf die Auswahl der korrekten Version zu achten. Über die Schaltfläche "Programmpfad einstellen" kann das Programm gestartet werden, wenn es nicht gefunden wurde. Sollten Sie das gewünschte Programm nicht in der Liste finden, können Sie das Zielprogramm "Zwischenablage" einstellen. Die Daten können Sie dann manuell in fast jedes Windowsprogramm einfügen. Für eine Übernahme in Word und Excel können Sie im Feld "Dokumentvorlage" eine Dokumentvorlage für das Zielprogramm auswählen. Diese Dokumentvorlagen können z.b. Firmenlogo und Absenderangaben bereits enthalten. Um die Felder an bestimmten Stellen in Word- oder Excel-Dokumenten zu platzieren, können in diesen Vorlagen auch Textmarken enthalten sein. Diese Textmarken werden dann denn einzelnen Übernahmezeilen zugeordnet. Weitere Informationen zu Textmarken siehe Abschnitt "Textmarken". In der Combobox stehen Ihnen nur die Benutzervorlagen von Word bzw. Excel zur Auswahl. Alternativ kann auch eine Vorlage aus dem Arbeitsgruppenverzeichnis angegeben werden, schreiben Sie dazu den Dateinamen einfach in das Feld. Eine Vorlage wird automatisch im Verzeichnis der Arbeitsgruppenvorlagen gesucht, wenn die angegebene Vorlage nicht im Verzeichnis der Benutzervorlagen gefunden wird. Alternativ kann auch der komplette Dokumentenpfad angegeben werden (z.b. F:\Vorlagen\standardbrief.dot). Wenn Sie eine Übernahmemaske für einen Dokumenttyp der Dokumentenverwaltung erstellen, wählen Sie an dieser Stelle keine Dokumentvorlage aus, da diese direkt bei der Konfiguration des Dokumenttyps in der Dokumentenverwaltung (siehe Kapitel "Konfiguration Ansichten") angegeben wird. 272

273 Übernahmemaske konfigurieren Übernahmezeilen Der Dialog enthält eine Listbox, in der die einzelnen Zeilen der Übernahmemaske angezeigt werden, sowie verschiedene Optionen. Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen, ist diese Listbox zunächst leer. Übernahmemasken werden Zeile für Zeile aufgebaut. Jede Zeile wird dabei automatisch mit einem Zeilenumbruch abgeschlossen. Jede Zeile kann Felder, festen Text und Funktionen enthalten. Dabei können auch mehrere Felder oder Texte in einer Zeile stehen. Die einzelnen Zeilen einer Übernahmemaske werden in der Listbox des Übernahmemaskendialoges untereinander angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine Zeile einzufügen. Im Kontextmenü wählen Sie "Text". Die neue Zeile wird vor der Markierung eingefügt, d.h. die zuvor markierte Zeile rutscht nach unten. Wenn Sie statt Text eine Makroanweisung übernehmen möchten, wählen Sie an dieser Stelle "Makroanweisung" und geben den zugehörigen Makronamen an. Falls Sie eine bestehende Zeile wieder entfernen möchten, selektieren Sie die betreffende Zeile und klicken Sie auf "Löschen". Um eine leere Zeile mit Inhalt zu füllen oder einen bestehenden Zeileninhalt zu ändern, doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile. Sie gelangen in den Dialog zur Zeilenbearbeitung und können hier entweder festen Text (wie etwa Ihren Absender) und / oder die benötigten Variablen eingeben. Beispiel: Doppelklicken Sie auf der Registerkarte "Variablen und Funktionen" auf die Variable "AnredeBr". Geben Sie jetzt ein Leerzeichen über die Tastatur ein. Wählen Sie dann die zweite Variable "Name". Zur Unterscheidung von normalem Text, der über die Tastatur eingegeben werden kann, sind Variablen von spitzen Klammern "< >" umgeben. Weitere Informationen zum Formel-Editor finden Sie im Kapitel "Formel-Editor verwenden". 273

274 Konfiguration Allgemein Verfahren Sie mit den weiteren Übernahmezeilen auf die gleiche Weise. Zeileneigenschaften Im linken Bereich können Sie jeder Übernahmezeile Eigenschaften zuweisen. Leerzeichenoptimierung Über die Leerzeichen-Optimierung können unerwünschte Leerzeichen (führende, eingeschlossene und übriggebliebene Leerzeichen) aus Zeilen von Übernahmemasken entfernt werden. 274

275 Übernahmemaske konfigurieren Stellen Sie sich vor, Sie drucken in einem Briefkopf eine Zeile mit den Variablen <ANREDE> <VORNAME> <NAME>, wobei die einzelnen Variablen jeweils durch Leerzeichen getrennt werden. Falls zu einem Datensatz keine Anrede existiert, bleibt diese Variable leer, das folgende Leerzeichen würde jedoch gedruckt. Vorname und Name erschienen um eine Stelle eingerückt (führendes Leerzeichen). Angenommen, die Variable "Vorname" wäre leer. Zwischen "Anrede" und "Name" stünden dann zwei Leerzeichen (eingeschlossene Leerzeichen), was im Druck wenig professionell aussieht. Wenn nun alle drei Variablen ohne Inhalt wären, so blieben doch die beiden Leerzeichen stehen (übriggebliebene Leerzeichen). Diese Zeile wäre damit nicht leer und würde folglich auch nicht automatisch unterdrückt. Mit der Leerzeichen-Optimierung werden nun mehrfach vorkommende eingeschlossene Leerzeichen automatisch auf ein einzelnes Leerzeichen zurückgesetzt. Unlöschbar Diese Option ist standardmäßig nicht aktiv, daher werden Leerzeilen standardmäßig nicht ausgegeben. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Leerzeile ausgeben möchten, z.b. zwischen Ort und Land. Manueller Zeilenwechsel Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet. Statt dessen wird sie mit einem manuellen Zeilenwechsel abgeschlossen. Eine etwaige Absatzformatierung wird ggf. überschrieben. Kein Umbruch Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet. Eine etwaige Absatzformatierung bleibt erhalten. Sie können auch alle zu übernehmenden Informationen in einer Zeile der Übernahmemaske platzieren. Dort, wo ein Zeilenumbruch erfolgen soll, fügen Sie einfach einen Umbruch ein. Alternativ können Sie im Zieldokument die Stellen, an denen Informationen eingefügt werden sollen, durch Textmarken kennzeichnen, die direkt eingebbar sind. Textmarken Eine Textmarke markiert eine Textstelle in einem Excel- oder Word-Dokument, die Sie festlegen und benennen. Sie können mit einer Textmarke z.b. die Stelle markieren, an die der Briefkopf oder das Datum platziert werden soll. Dabei genügt es, lediglich die erste Zeile einer Textmarke zuzuweisen (z.b. das Feld "Firma"), die Folgezeilen werden automatisch angehängt. 275

276 Konfiguration Allgemein Wenn Sie in Word eine Textmarke in einen Positionsrahmen einfügen, um z.b. die Adressfelder in einen Positionsrahmen zu übernehmen ist es zwingend erforderlich, dass der entsprechende Absatz in Word durch eine Formatvorlage (Absatzformatierung) formatiert ist, in der dieser Positionsrahmen definiert ist (eine einfache Formatierung reicht nicht!). Diese definierte Formatvorlage (z.b. "Adressfeld") weisen Sie dann allen Übernahmezeilen zu, die in diesen Positionsrahmen übernommen werden sollen. Um in Word eine Textmarke einzufügen, klicken Sie in Word an der Stelle, an der Sie eine Textmarke einfügen möchten und klicken im Menü Einfügen auf Textmarke. Geben Sie unter Name der Textmarke einen Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Um Textmarken als graue I-Balken anzuzeigen, aktivieren Sie die Option "Textmarken" bzw. "Textmarken anzeigen" in Word 2000/XP/2003 über Extras > Optionen > Ansicht und in Word 2007 über Word Optionen > Erweitert > Dokumentinhalt anzeigen. Im Dialog "Textmarke einfügen" können Sie erkennen, welche Textmarke 276

277 Übernahmemaske konfigurieren welchen Namen hat, wenn Sie die Liste nach Ort sortieren. Speichern Sie das Dokument und lassen Sie das Word- bzw. Excel-Dokument im Hintergrund geöffnet. Diese Textmarken stehen Ihnen nun in der Übernahmemaske im Bereich "Zeileneigenschaften" in der Combobox "Textmarke" zur Verfügung und können den Zeilen zugewiesen werden. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Textmarken zuweisen dürfen, die in der Dokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie eine Textmarke zuweisen, die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme die Fehlermeldung "Das angeforderte Element ist nicht in der Sammlung vorhanden". Tipp: Textmarken werden auch dann in der Auswahlliste "Textmarke" angezeigt, wenn ein Word- oder Excel-Dokument mit Textmarken lediglich im Hintergrund geöffnet ist (ohne explizite Auswahl als Dokumentvorlage). Dieses Vorgehen bietet sich an, wenn Sie ein Dokument als Vorlage für die Dokumentenverwaltung erstellen, da Sie dabei keine Dokumentvorlage in der Übernahmemaske auswählen dürfen. Um in Excel eine Textmarke einzufügen, wählen Sie Einfügen > Name > Definieren. Sie haben aber auch die Möglichkeit, direkt Sheet (z.b. "1"), Reihe und Spalte anzugeben. 277

278 Konfiguration Allgemein Weitere Optionen Im unteren Bereich des Dialogs stehen Ihnen je nach Zielprogramm noch allgemeine Optionen zur Verfügung. Automatisch Einfügen Die Option "Automatisch Einfügen" bewirkt, dass die zu übernehmenden Daten im Zielprogramm automatisch übernommen werden. Ist die Option ausgeschaltet, verbleiben die Daten zunächst in der Zwischenablage und müssen im Zielprogramm manuell eingefügt werden. Fensterautomatik Die Option "Fensterautomatik" bewirkt, dass das Fenster des Zielprogramms nach der Übernahme automatisch in den Vordergrund rückt. Datei speichern Über "Datei speichern" können Sie angeben, ob die im Zielprogramm erstellte Datei anschließend abgespeichert werden soll. Über den Formelassistenten legen Sie fest, wie der Name der Datei generiert werden soll (bspw. der Anfang des Firmennamens). Als Dokumentfelder definieren Über eine Auswahlliste können Sie "Dokumentfelder" definieren. Die selektierten Felder stehen in Word als Textmarken (Feldname Ref) zur Verfügung und können dort in eine Dokumentvorlage eingefügt werden. Nachdem eine Textmarke durch das Dokumentfeld definiert ist, lässt sie sich sehr einfach über ein REF-Feld auslesen. Gehen Sie folgendermaßen vor: In der Übernahmemaske selektieren Sie alle Felder, die als Dokumentfelder an Word übergeben werden sollen. Klicken Sie auf ein Feld um dieses zu selektieren. Um mehrere Felder zu selektieren halten Sie die Strg-Taste gedrückt. Um aktivierte Felder zu deselektieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken erneut auf ein selektiertes Feld. Bitte beachten: Feldbezeichnungen dürfen keine Punkte enthalten! Öffnen Sie Ihre Dokumentvorlage in Word und fügen Sie an die entsprechenden Stellen die Feldfunktion {Ref <Dokumentfeld>} ein. 278

279 Formel-Editor verwenden Beispiel: Aktivieren Sie das Dokumentfeld "Betreuer". In Word fügen Sie die Feldfunktion {Ref Betreuer} ein. An dieser Stelle wird dann der Inhalt von Feld "Betreuer" ausgegeben. Die übergebenen Dokumentfelder müssen nach der Übergabe im Dokument noch aktualisiert werden. Markieren Sie dazu den gesamten Inhalt mit Strg+A und drücken dann die Funktionstaste F9. Schriftarten Diese Optionen beziehen sich hauptsächlich auf Word. Sie haben die Möglichkeit, jede Zeile der Übernahmemaske zu formatieren. Wählen Sie dazu die gewünschte Schrift und Schriftgröße oder noch einfacher eine Formatvorlage aus der Liste aus. Wenn Sie keine Formatierung angeben, wird diese aus dem Absatz im Zieldokument übernommen, in das die Daten eingefügt werden. Wollen Sie, dass die in das Zielprogramm übernommenen Daten immer im gleichen Schriftbild wie das übrige Dokument erscheinen, verzichten Sie darauf, Schriften für die Übernahme einzustellen. Die übernommenen Informationen passen sich dann automatisch den Absatzformatierungen an, in die sie eingefügt werden. Sie können Formatvorlagen, Schriftbezeichnungen und Schriftgrößen auch direkt in das Dialogfeld eingeben. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Formatvorlagen angeben dürfen, die in der Dokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie in einer Übernahmemaske eine Formatvorlage angeben, die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme eine Fehlermeldung Formel-Editor verwenden Fester Text, Variablen, Formeln, Funktionen und Verknüpfungen werden alle über einen gemeinsamen Dialog eingefügt und kombiniert. Dieser Dialog enthält einen Assistenten, der Sie bei der Wahl der korrekten Schreibweise unterstützt. Hinweis: Es handelt sich hier nur um eine kurze Einführung in dieses Thema ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Dort werden alle Möglichkeiten und Funktionalitäten ausführlich beschrieben. Variablen einfügen Es existieren unterschiedliche Datentypen für Variablen: "String" (Text), "Zahl", "Datum", "Boolean" (logische Werte) und "Bild". Der Datentyp wird wichtig, wenn Sie Variablen als 279

280 Konfiguration Allgemein Parameter in Funktionen verwenden wollen, da diese in der Regel immer nur bestimmte Datentypen als Parameter zulassen. So können Sie einen Zahlenwert auch nur mit einem Zahlenwert multiplizieren. Die Registerkarte "Variablen und Funktionen" enthält eine Übersicht aller verfügbaren Variablen, deren Datentyp in Form von einem Icon vor der Variable sowie der verfügbaren Funktionen. Über das Eingabefeld oberhalb der Variablenliste können Sie die Variablen filtern. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Variable oder betätigen Sie die Schaltfläche "Einfügen" um sie zu übernehmen. Die betreffende Variable wird daraufhin in der korrekten Schreibweise in die Bearbeitungszeile übernommen. 280

281 Formel-Editor verwenden crm-variablen Es stehen spezielle crm-variablen zur Verfügung, die z.b. allgemeine Informationen über das Projekt oder den Benutzer enthalten. Sie finden die Variablen und Felder im crm- Unterordner in der Variablenliste. crm.application: Anwendungsvariablen crm.application.path: crm-programmverzeichnis. crm.project: Projektvariablen crm.project.company: Enthält alle Variablen der Firmenstammdaten. crm.project.database: Name der Datenbank auf der das Projekt basiert. crm.project.databasesystem: Aktuell eingestelltes Datenbanksystem. Mögliche Werte sind: 3 (Microsoft SQL Server), 10 (PostgreSQL). crm.project.description: Projektbeschreibung. crm.project.file: Pfad der Projektdatei (*.crm). crm.project.name: Name des Projekts. crm.project.path: Projektverzeichnis. crm.project.session.client: Wert kann für jede Session pro Client gesetzt werden, z.b. über eine Dialogabfrage. Diese Variable kann dann z.b. in Satzrechten verwendet werden. Beispiel: Setzen der Variable per Dialog im Ereignis "Projekt wurde geöffnet" sclient = InputBox("Bitte Mandant-Name eingeben", "Mandant Login", "") crm.currentproject.setsessionproperty "Client", sclient crm.user: Benutzerstammdaten. Nur in Druckvorlagen: crm.view.dbtable: Name der Datenbanktabelle auf der die Ansicht basiert. crm.view.family: Familienname der Ansicht. crm.view.name: Ansichtenname. Nur im Eingabemaskendesigner: crm.appdir: crm-programmverzeichnis. crm.formmode: Aktueller Status der Eingabemaske. Mögliche Werte sind: 0 (Nicht im Bearbeitungsmodus), 1 (Bearbeitungsmodus), 2 (Eingabemaskendesigner), 3 (Bearbeitungsmodus nach Neuanlage eines Datensatzes). crm.ineditmode: Aktueller Status des Bearbeitungsmodus. Mögliche Werte sind "Wahr" oder "Falsch". crm.prjdir: Projektverzeichnis. 281

282 Konfiguration Allgemein Einfügen von Funktionen Mit Hilfe des Formelassistenten können Sie ebenso Funktionen in die aktuell bearbeitete Zeile einfügen. Mit diesen Funktionen lassen sich String- (Text-), Zahlen- und Datumsmanipulationen ausführen. Auf der entsprechenden Registerkarte erhalten Sie eine Liste der verfügbaren Funktionen. Hier stehen links die jeweiligen Funktionsnamen und in Klammern Anzahl und Wertetyp der Argumente der Funktion. Rechts steht der Typ des Rückgabewertes (Ergebnis) der Funktion. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Funktion, um Sie einzufügen. Ergänzen Sie die Argumente, wo nötig. Dies können entweder Variablen oder manuell eingegebene Werte sein. Innerhalb von Funktionen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die im Abschnitt "Hinweise zu Syntaxregeln" später in diesem Kapitel beschrieben sind. Hinweis: Da Berechnungen in Übernahmemasken und Eingabemasken eher der Ausnahmefall sind, werden alle Variablen automatisch in den Wertetyp "String" (Text) konvertiert. Falls Sie unbedingt mit "Datum" oder "Zahl" Werten rechnen wollen, müssen Sie diese zuerst mit den entsprechenden Funktionen in den gewünschten Wertetyp umwandeln. Eine Erläuterung der verfügbaren Funktionen finden Sie im Anhang der Zusatzdokumentation "List & Label Designer". Dort nicht enthalten sind u.a. folgende speziellen Funktionen für den crm: GetCreditCardType$(): Liefert den Kreditkartentyp, z.b. VISA. GetFieldFromAddress(): Liefert zu einer Adresse (Land, Straße oder Postfach, Ort) weitere Informationen, z.b. Telefonvorwahl (AREACODE), Telefonvorwahl mit Landesvorwahl (CANONICALCODE), Ort (CITY), Straße (STREET), Postleitzahl (ZIP) oder Öffnen des Postfachnummern-Verzeichnisses (ZIPPOBOX). Beispiel: In der Eingabemaske automatisiert mit einer Folgeverknüpfung aus der Eingabe von Land, Straße und Ort die Postleitzahl eintragen: «GetFieldFromAddress (Land,Strasse,Ort,"ZIP")». GetFieldFromZIP(): Liefert zu einer Postleitzahl (Länderkürzel, Postleitzahl) weitere Informationen, z.b. Telefonvorwahl (AREACODE), Telefonvorwahl mit Landesvorwahl (CANONICALCODE), Ort (CITY), Bundesstaat bei USA-Adressen (STATE) oder Postleitzahl (ZIP). Beispiel: In der Eingabemaske automatisiert mit einer Folgeverknüpfung aus der Eingabe von Land und Postleitzahl den Ort eintragen: «GetFieldFromZIP (Land,PLZZ,"CITY")». 282

283 Formel-Editor verwenden GetInfoFromCountry(): Liefert zum vorgegebenen Länderkürzel weitere Informationen, z.b. die ausgeschriebene Länderbezeichnung in der eingestellten Sprache des Betriebssystems (Standardeinstellung, entspricht Parameter "6"). Beispiel: Ausgeschriebene englische Länderbez.: GetInfoFromCountry(Land,4098). EURO.GetCurrencyCode$()/EURO.GetCurrencyName$()/EURO.GetDecimals()/EURO. GetISONames$(): Gibt Währungscode, lokalisierten Namen, Anzahl der Nachkommastellen bzw. ISO-Namen der Währung zurück. EURO.IBAN$()/EURO.IPI$(): Berechnet IBAN-Nummer bzw. IPI-Text. EURO.Verify.IBAN$()/EURO.Verify.VAT$(): Überprüft IBAN bzw. Ust-ID auf Gültigkeit. Bedingungen einfügen Über die Registerkarte "Cond()" können Sie beliebige "WENN-DANN-SONST"-Bedingungen in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen. Dies erfolgt über einen übersichtlichen Dialog. In das erste Eingabefeld geben Sie den gewünschten Bedingungsausdruck ein. Dieser Ausdruck muss ein logischer Ausdruck sein, d.h. bei der Auswertung entwe- 283

284 Konfiguration Allgemein der den Wert WAHR oder FALSCH ergeben. Dies ist das "WENN"-Argument der Bedingung. In das zweite Eingabefeld geben Sie ein, was bei der Übernahme geschrieben werden soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument WAHR ist. Dies ist das "DANN"-Argument der Bedingung. In das dritte Eingabefeld legen Sie fest, was bei der Übernahme geschrieben werden soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument FALSCH ist. Dies ist das "SONST"- Argument der Bedingung. In den Ausdrücken für die WENN-, DANN- und SONST-Argumente der Bedingung können Sie nach Belieben Variablen, Funktionen und Operatoren einsetzen, indem Sie diese von Hand eingeben oder sich über die Schaltflächen einfügen lassen. Falls bei manchen Argumenten nichts geschrieben werden soll, geben Sie für die betreffenden "DANN" oder "SONST" Argumente einfach zwei Anführungszeichen ein. Innerhalb von Bedingungen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die gleich im Anschluss beschrieben sind. Beispiel: Im Feld "Land" der Ansicht sei das Länderkennzeichen ("D", "CH", "A", etc.) gespeichert. Bei der Übernahme in einen Briefkopf soll das Land ausgeschrieben unter der Ortsangabe ausgegeben werden jedoch nur, wenn kein "D" im Feld LAND steht. Hinweis: Für Verknüpfungen gelten dabei die in der List & Label Dokumentation im Kapitel "Verknüpfungen" beschriebenen Regeln. Von Hand eingegebene Vergleichswerte müssen dabei immer in Anführungszeichen gesetzt werden. Ein Paar Anführungszeichen mit Leerstelle dazwischen stehen dabei für eine Leerstelle. Hinweise zu Syntaxregeln: Spitze Doppelklammern () Innerhalb von Ausdrücken, d.h. Bedingungen und Funktionen, gelten besondere Regeln für die Schreibweise. Solche Ausdrücke müssen immer in spitzen Doppelklammern () erscheinen. Bitte beachten Sie, dass pro Ausdruck (Bedingung oder Funktion) immer nur ein Paar von spitzen Doppelklammern () vorkommen darf, selbst wenn dieser Ausdruck mehrere Bedingungen oder Funktionen enthält. Variablen in Ausdrücken Außerhalb von Ausdrücken stehen Variablen in spitzen Klammern (<VARIABLE>), innerhalb ohne spitze Klammern (VARIABLE). Ausdrücke und Fester Text Von Hand eingegebener Text muss innerhalb von Ausdrücken immer in Anführungszeichen ("TEXT") eingeschlossen werden. 284

285 Druckvorlagen anpassen Wenn Sie festen Text zusammen mit Variablen verwenden wollen, müssen fester Text und Variable stets über den Verknüpfungsoperator "+"verbunden werden. Beispiel: «"FESTER TEXT "+VARIABLE» Außerhalb von Ausdrücken sind für festen Text keine Hochkommata und Operatoren erforderlich. Beispiel: FESTER TEXT <VARIABLE> Ausdrücke und Umbruch, Datum, Tabulator, Sonderzeichen Umbrüche oder Datumsangaben dürfen nicht innerhalb von Ausdrücken, d.h. nicht innerhalb der spitzen Doppelklammern () vorkommen. Über die Schaltfläche "Umbruch" auf der Registerkarte "Text" können Sie beliebig viele Umbrüche in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen. Umbrüche werden dabei durch das Zeichen "< >" dargestellt. Jeder dieser Umbrüche bewirkt einen Textumbruch. Über die Registerkarte "Datum" können Sie das aktuelle Datum per Doppelklick in eine Zeile einfügen. Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(9)» können Sie einen Tabulator erzeugen. Beispiel: Name: «Chr$(9)» <Anrede> <Vorname> <Name> Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(149)» können Sie einen Punkt erzeugen, oder beliebige andere Sonderzeichen. Geben Sie dazu in der Klammer den ANSI- Code des Zeichens ein. Beispiel: <FIRMA> «Chr$ (149)» <STRASSE> «Chr$ (149)» <PLZZ> <ORT> 15.7 Druckvorlagen anpassen Für die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst werden können. Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Informationen zur Ausgabe mit Druckvorlagen finden Sie unter "Ausgabe mit Druckvorlagen" in Kapitel "Ausgabe von Daten". Hinweis: Es handelt sich hier nur um eine kurze Einführung in dieses Thema ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatz- 285

286 Konfiguration Allgemein dokumentation List & Label Designer. Dort werden alle Möglichkeiten und Funktionalitäten ausführlich beschrieben. Allgemein Um eine Druckvorlage zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie Konfiguration > Druck und dann die gewünschte Ausgabeform: Etiketten, Karteikarten, Listen oder Direkter Einzel-/Serienbrief. Wenn Sie eine bestehende Vorlage anpassen möchten, wählen Sie diese aus. Tipp: Es werden bereits einige Beispiele für Vorlagen mitgeliefert, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die neue Druckvorlage an und wählen "Öffnen". Die verschiedenen Ausgabeformen haben unterschiedliche Dateiendungen: *.lbl (Etikett), *.crd (Karteikarte, Brief), *.lst (Liste). Der List & Label Designer wird zur Bearbeitung der Druckvorlage geöffnet. Seitenlayout Definieren Sie das Seitenlayout. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, öffnet sich nach den oben genannten Schritten der Projekt-Assistent zum Erstellen einer neuen Druckvorlage. Dieser führt Sie Schritt für Schritt durch die vorzunehmenden Einstellungen. Haben Sie eine vorhandene Datei als Vorlage verwendet wählen Sie zur Einrichtung des Seitenlayouts Projekt > Seitenlayout. Auf der Registerkarte "Druckerwahl" haben Sie zwei Optionen: Drucker seitenunabhängig bedeutet, dass für die erste Seite und die Folgeseiten jeweils derselbe Drucker und dieselben Druckoptionen gelten. Drucker seitenabhängig bedeutet, dass Sie für den Ausdruck jeweils unterschiedliche Papiereinzugsschächte oder Drucker wählen können. 286

287 Druckvorlagen anpassen Über die Schaltfläche "Auswahl" wählen Sie den Drucker aus und bestimmen im Druckdialog auch Hochformat / Querformat. Werden für eine Druckvorlage druckerspezifische Optionen wie z.b. Drucker, Duplexmodus, Schächte, etc. eingestellt, so werden diese in einer separaten Datei gespeichert, die denselben Namen wie die Druckvorlage jedoch in der Dateiendung als letzten Buchstaben ein "p" hat. Dies ist die sog. "P-Datei", also z.b. "Adressen.lsp". Standardmäßig wird diese P-Datei im lokalen Anwendungsdaten-Verzeichnis (z.b. C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\combit\cRM) gespeichert. Falls jedoch im (meist zentralen) Verzeichnis mit der Druckvorlage ebenfalls solch eine P-Datei existiert und diese neuer ist als die lokale P-Datei, so wird diese zentrale P-Datei lokal kopiert und verwendet. Damit können zentral druckerspezifische Einstellungen eingespielt werden, in dem der Administrator seine (lokale) P-Datei in das (zentrale) Druckvorlagenverzeichnis kopiert, und die P-Datei so über ihr neueres Datum automatisch auf die Clients "verteilt" werden. Auf der Registerkarte "Ausgabemedien" können Sie eines der Zielformate für den späteren Druck markieren. Aktivieren Sie das Format über die entsprechende Schaltfläche oben rechts. 287

288 Konfiguration Allgemein Bei Etiketten wählen Sie auf der Registerkarte "Vorlagen" das gewünschte Etikettenformat aus. Die Auswahl erfolgt per Doppelklick. Falls das gewünschte Format nicht unter den Vorlagen ist, können Sie es auf der Registerkarte "Seitenlayout" selbst definieren. Außerdem können Sie bei "Druckrei- 288

289 Druckvorlagen anpassen henfolge" bestimmen, in welcher Reihenfolge die Etiketten auf einem Blatt gedruckt werden sollen. Bestätigen Sie das gewählte Layout mit OK. Der Arbeitsbereich spiegelt das gewählte Format wieder. Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Etikett anpassen Wenn Sie ein neues Etikett über den Projekt-Assistenten erstellt haben, sind die notwendigen Objekte bereits auf der Arbeitsfläche platziert. Um weitere Objekte zu platzieren, wählen Sie aus der Werkzeugleiste links das entsprechende Werkzeug aus, z.b. "Text/Variableninhalt". Ziehen Sie auf dem Arbeitsbereich ein Textobjekt auf (erscheint als rechteckiger Rahmen). Klicken Sie doppelt auf das erzeugte Textobjekt. Klicken Sie im folgenden Dialog auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Zeile im Etikett anzulegen. Definieren Sie anschließend die einzelnen Zeilen des Etikettes. Die Zeilen des Etiketts sollen beispielsweise die Variablen für die Anschrift enthalten. Wählen Sie im Formel-Editor die gewünschte Variable aus und klicken Sie auf "Einfügen", um sie in die Zeile zu übernehmen. Noch schneller geht es, wenn Sie auf die 289

290 Konfiguration Allgemein Variable doppelklicken. Bestätigen Sie die Zeile mit OK. Bauen Sie auf diese Weise Zeile für Zeile das gewünschte Etikett auf, wie im obigen Beispiel. Sie können übrigens jede der Zeilen formatieren, indem Sie die Zeile anklicken und dann im rechten Bereich die gewünschte Schriftart, die Zeilenausrichtung und weitere Eigenschaften einstellen. Wenn Sie Leerzeilen eingefügt haben, sollten Sie für diese unbedingt die Eigenschaft "unlöschbar einschalten. Sonst werden die Leerzeilen beim Drucken automatisch unterdrückt. Bestätigen Sie die Definition mit OK. Speichern Sie die Etikettendefinition mit Datei > Speichern und schließen Sie den List & Label Designer mit Datei > Beenden. Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Einzel-/Serienbrief anpassen Einzel-/Serienbrief (Dateiendung *.crd) sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwas komplexer aufgebaute Etiketten. Daher wird hier nur auf die Unterschiede eingegangen. Die einzelnen Bestandteile (Anschrift, Absender, Logo und Text) werden wie bei einem Etikett jeweils als Objekte auf der Arbeitsfläche platziert. Doppelklicken Sie auf das Objekt "Formatierter Text" um den eigentlichen Brieftext einzugeben. Sie können diesen auch aus einem bestehenden Brief aus ihrer Textverarbeitung kopieren. 290

291 Druckvorlagen anpassen Auch die Ausgabe mehrseitiger Briefe ist möglich. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: Über Rechtsklick > Ebene zuweisen werden die Objekte Anschrift, Absender, Absender Logo und Datum der Ebene "Erste Seite" zugewiesen. Dadurch werden diese nur auf der ersten Seite ausgegeben. Möglichkeit 1 (siehe mitgelieferte Vorlage "Personen - Mehrseitiger Direkt-Serienbrief. crd"): Damit der Brieftext auf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wird ein Dummyrechteck als Objekt positioniert und mit dem Brieftext vertikal (relativ zu Ende/invers) verkettet. Dieses Dummyrechteck beginnt dort, wo auf der Folgeseite der Brieftext beginnen soll. Die Höhe des Dummyrechtecks bestimmt den Wert, um den auf den Folgeseiten der Brieftext nach oben verschoben und in der Höhe vergrößert wird. 291

292 Konfiguration Allgemein Möglichkeit 2: Damit der Brieftext auf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wird die Position (oben, Höhe) des Objekts "Brieftext" mit einer Bedingung gesetzt, die auf den Folgeseiten das Textfeld nach oben verschiebt und in der Höhe vergrößert. Beachten Sie, dass Sie die Bedingung bei Größenänderungen des Objekts verloren gehen kann. Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer. Karteikarte anpassen Karteikarten (Dateiendung *.crd) sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwas komplexer aufgebaute Etiketten. Daher wird hier nur auf die Unterschiede eingegangen. 292

293 Druckvorlagen anpassen Bei Karteikarten gelten dabei einige Besonderheiten: Es stehen Ihnen alle Felder der aktuellen Ansicht und alle Felder von denjenigen Ansichten zur Verfügung, die direkt über eine 1:1-Relation verknüpft sind. Sofern Sie Felder aus Ansichten ausgeben möchten, die über eine 1:N-Relation verfügbar sind, erstellen Sie eine Liste bzw. einen Bericht. Karteikarten enthalten in der Regel mehrere Textobjekte. Um sich das Ausrichten von Feldbeschreibungen und Feldinhalten zu erleichtern, baut man eine Karteikarte am besten so auf, dass in einem Textobjekt nur die Feldbeschreibungen und einem zweiten Textobjekt daneben die zugehörigen Inhalte stehen. Bei den Inhalten sollten Sie alle Zeilen des Textobjektes unbedingt mit der Eigenschaft "unlöschbar" versehen. Sonst verrutschen eventuell die Inhalte gegenüber den Feldbeschreibungen, wenn Felder leer sind. Wenn Sie Checkboxen ausgeben möchten, verwenden Sie eine Formel mit Bedingung. Beispiel: «Cond(<Feldname> = true,"ja","nein")» Wenn Sie Bemerkungsfelder mit auf die Karteikarten drucken wollen, kann es bei langen Bemerkungen passieren, dass der Bemerkungstext nicht genügend Platz hat. Hier können Sie das Seitenlayout der Karteikarte so ändern, dass Sie eine ganze A4 Seite pro Karteikarte vorsehen. Dann können Sie das Textobjekt mit dem Bemerkungsfeld größer ziehen. Sollte dies immer noch nicht ausreichen in ein Bemerkungsfeld passt nun einmal viel Text können Sie das Bemerkungsfeld bei Bedarf auch auf einer neuen Seite fortsetzen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Textobjekt und wählen Sie Eigenschaften. Aktivieren Sie hier insbesondere die Option Seitenumbruch ein". Bitte beachten Sie, dass für jede neue Seite, die für das Bemerkungsfeld begonnen wird, auch alle übrigen Textobjekte der Karteikarte auf der neuen Seite wiederholt werden. Falls das nicht gewünscht ist, können Sie über verschiedene Darstellungsebenen und Objektverkettungen unterschiedliche Seitenlayouts für die Erste und die Folgeseiten definieren, ein Beispiel hierzu finden Sie bei den mitgelieferten Druckbeispielen. Listen und Berichte anpassen Listen und Berichte sind vom Aufbau her nichts anderes, als Karteikarten mit einem Berichtscontainer, der Tabellen und Charts enthalten kann. Daher wird hier nur auf die Unterschiede zu Karteikarten eingegangen. Tabellen, Charts und Kreuztabellen können dabei in beliebiger Abfolge eingefügt werden, auch als Unterelemente von Tabellen. Damit lassen sich Subreports und Unterberichte mit fast beliebigen Relationen zwischen Tabellen definieren. 293

294 Konfiguration Allgemein Allgemein Um eine Liste zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie den Listen-Assistenten über Konfiguration > Druck > Listen. Wählen Sie im Assistenten die 1:n-Relationen aus, die in der Druckvorlage zur Verfügung stehen sollen. Per Mausklick übernehmen Sie diese in die Liste "Verwendet". Im Normalfall werden die Felder der Ansicht nur als List & Label-Felder für das Tabellenobjekt zur Verfügung gestellt. Durch Aktivierung der Option "Daten der Hauptansicht als Variablen anmelden" werden Sie als List & Label-Variablen für weitere Objekte zur Verfügung gestellt (z.b. zur Verwendung in Textobjekten). 294

295 Druckvorlagen anpassen Der Assistent führt Sie nun Schritt für Schritt durch die vorzunehmenden Einstellungen. Dazu gehört unter anderem die Auswahl der Felder, die in der Liste erscheinen sollen. Mit den Pfeilen oberhalb des Feldes lässt sich der selektierte Eintrag nach oben bzw. unten verschieben. 295

296 Konfiguration Allgemein Sobald Sie den Assistenten komplett "durchlaufen" haben, öffnet sich der List & Label Designer, indem Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Berichtsstruktur definieren Im Toolfenster "Berichtsstruktur" werden alle Elemente und jeweiligen Unterelemente einer Berichtsstruktur mit Objekttyp und Datenquelle in der Reihenfolge dargestellt, in der sie später gedruckt werden. Es stehen nur diejenigen Tabellen zur Verfügung, die Sie über den Listen-Assistenten angemeldet haben (siehe oben). Im Toolfenster Berichtsstruktur wird der "Ablaufplan" des ganzen Projekts dargestellt, die oberste Ebene ist der Berichtscontainer. Tabellen und Untertabellen können in beliebiger Abfolge eingefügt werden. Charts können dabei auch direkt in eine Tabellenspalte eingefügt werden. Tabellen, Charts und Kreuztabellen können in beliebiger Abfolge eingefügt werden, auch als Unterelemente von Tabellen. Damit lassen sich Subreports und Unterberichte mit fast beliebigen Relationen zwischen Tabellen definieren. Zum Bearbeiten der Berichtsstruktur steht eine eigene Symbolleiste zur Verfügung, d.h. die Objekte Tabelle, Chart und Kreuztabelle werden über die Schaltflächen dieses Toolfensters in das Projekt eingefügt. Sortierung Die Sortierung einer Tabelle können Sie explizit über die Eigenschaften der Tabelle angeben. Um die Eigenschaften der Tabelle anzuzeigen, selektieren Sie die Tabelle im Toolfenster Berichtsstruktur. Wählen Sie dann im Feld "Sortierung" eine Sortierung aus. Es stehen alle Sortierungen der aktiven Ansicht zur Verfügung. Dies ist z.b. dann sinnvoll, wenn Sie Gruppierungen verwenden, so dass die Reihenfolge der Datensätze der Gruppierung entsprechend sortiert werden. Falls Sie keine Sortierung vorgeben, wird für die momentan eingestellte Sortierung der aktiven Ansicht verwendet. 296

297 Druckvorlagen anpassen Tabelleninhalt bearbeiten Eine Tabelle besteht aus verschiedenen Zeilentypen, die sich unabhängig voneinander definieren lassen. Es gibt Kopfzeilen, Datenzeilen, Fußzeilen, Gruppenkopfzeilen und Gruppenfußzeilen. Kopfzeilen werden meist als Überschriften der Tabellenspalten eingesetzt. Datenzeilen enthalten die Formatierung der tatsächlichen Tabellenzeilen mit den Daten, die in der Tabelle dargestellt werden sollen. Fußzeilen werden ganz am Ende der Tabelle dargestellt und können abschlie-ßende Informationen der darüber ausgegebenen Datenzeilen enthalten. Gruppenkopf- und Fußzeilen dienen der Strukturierung der Datenzeilen anhand von "Zwischenüberschriften" und "Zwischen-Fußzeilen". Alle Zeilentypen lassen sich unabhängig voneinander definieren. So könnten die Spalten einer Kopfzeile anders aussehen als die darunterliegenden Datenzeilen oder Fußzeilen. Für die einzelnen Zeilentypen lassen sich jeweils verschiedene Zeilenlayouts oder Zeilendefinitionen definieren. Über spezielle Darstellungsbedingungen können dann je nach Bedarf die verschiedenen Zeilendefinitionen aktiviert werden. Alle Zeilendefinitionen werden in gleicher Weise definiert und bestehen aus Spalten, die alle individuell bearbeitet und formatiert werden können. 297

298 Konfiguration Allgemein Im Dialog Tabelleninhalt können Sie die einzelnen Zeilentypen mit Ihren verschiedenen Zeilendefinitionen und individuellen Spalteneinteilungen bearbeiten. Für jeden Zeilentyp gibt es eine Registerkarte zur Definition der verschiedenen Zeilendefinitionen und Spalten der jeweiligen Zeile. Wenn Sie auf eine Zeile doppelklicken öffnet sich der Formel-Editor zum Bearbeiten der Zeile. Sofern für diesen Zeilentyp noch keine Zeilen definiert wurden, werden Sie gefragt, ob Sie eine bestehende Zeilendefinition von einem der anderen Zeilentypen übernehmen wollen. Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der Zusatzdokumentation List & Label Designer Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Ihnen steht eine direkte Unterstützung für STAMPIT BUSINESS, die PC-Frankiersoftware der Deutschen Post, zur Verfügung. Die STAMPIT BUSINESS Software ermöglicht das Frankieren von Briefsendungen direkt über den crm. Etiketten, Umschläge, Briefe oder 298

299 Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Postkarten können auf diese Weise in einem einzigen Schritt gedruckt und frankiert werden. Voraussetzung: STAMPIT BUSINESS der Deutschen Post muss vorab installiert und konfiguriert sein! Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Dokumentation. In der Druckvorlage für den Einzel- oder Serienbrief muss das STAMPIT-Objekt eingefügt sein. Bevor der Ausdruck erfolgt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie wählen können, ob sofort der kostenpflichtige Portodruck oder erst ein Testdruck durchgeführt werden soll. Bei einem Testdruck hätten Sie anschließend noch die Möglichkeit, die Druckereinstellungen zu verändern. Gestaltung einer STAMPIT Druckvorlage Auch die STAMPIT-Druckvorlagen werden im Designer erstellt und angepasst. Wählen Sie dazu aus der Ansicht-Menüleiste Konfiguration > Druck und das gewünschte Format, zum Beispiel Etiketten. Legen Sie nun entweder eine neue Datei an oder verwenden Sie die mitgelieferte Vorlage "Personen - Deutsche Post STAMPIT-Etikett.lbl" bzw. "Personen - Deutsche Post STAMPIT-Brief.crd". Anschließend können Sie die Vorlage im Designer gestalten, beziehungsweise an Ihre Bedürfnisse anpassen. Unter dem Menüpunkt STAMPIT stehen Ihnen im Designer sowohl die Konfigurationsmöglichkeiten als auch weitere Optionen zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS Dokumentation. 299

300 Konfiguration Allgemein Haben Sie eine neue Datei angelegt, steht Ihnen im Designer in der Objektleiste das Objekt "Deutsche Post STAMPIT" zur Verfügung. Nach Markieren können Sie dieses in Ihrer Vorlage platzieren. Automatisch öffnet sich nun der Dialog für die STAMPIT Einstellungen, in der Sie die gewünschte Frankierung auswählen und per Formel die Empfängeradresse konfigurieren. 300

301 Anbindung an Groupware 15.9 Anbindung an Groupware Es stehen diverse Anbindungen an Groupware-Applikationen zur Verfügung. Microsoft Outlook XP und höher Ab Outlook XP ist die Einbindung des crm als Adressbuch über das LDAP-Protokoll möglich. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "combit LDAP-Server". Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der Outlook-Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt unter Konfiguration > Allgemein > Termine & Aufgaben in der Projektnavigation. Beim direkten -versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über Outlook, wenn Sie in der Projektnavigation unter Konfiguration > Allgemein > Mailversand als Maildienst "Extended MAPI" wählen. 301

302 Konfiguration Allgemein Sie haben die Möglichkeit, s aus einem Outlook-Ordner einem Datensatz im crm zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter "Outlook -Ablage" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Tobit David 8 und höher Sie haben die Möglichkeit, eine address manager Datenbank direkt als Adressbuch im David InfoCenter einzubinden. Die Datensätze werden dann in einem sog. Archive angezeigt. Über die Schaltflächen im Vorschau-Fenster können Sie nun direkt z.b. eine senden. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter im Artikel "Anbindung an Tobit David 10". Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der David InfoCenter- Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt unter Konfiguration > Allgemein > Termine & Aufgaben in der Projektnavigation. Beim direkten -versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über David, wenn Sie im amw in den SMTP-Einstellungen für den Mailversand den David-Server konfigurieren. Sie haben die Möglichkeit s aus einem David-Archiv einem Datensatz im crm zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter "David InfoCenter Nachrichten-Ablage" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung". Ausführliche Informationen zum Thema "Telefax versenden über David" finden Sie im Kapitel "Telefax". 302

303 Eingabemasken bearbeiten 16. Eingabemasken-Designer Mit dem Eingabemasken-Designer haben Sie die Möglichkeit, die Eingabemaske der Ansichten zu gestalten. So können Sie eine ganz individuelle Software-Oberfläche erstellen, die auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ausgelegt ist. Jede Eingabemaske kann aus bis zu 19 hintereinander stehenden Registerkarten bestehen. Dabei ist jede Registerkarte mit einer Lasche versehen, über die sie in den Vordergrund geholt werden kann (die ersten 9 auch über ALT-1 9). Die gewünschten Felder, Buttons usw. werden ganz nach Bedarf auf den einzelnen Registerkarten verteilt. Wichtig!: Bei jedem Eingabefeld, jeder Listbox, Combobox usw. handelt es sich um ein eigenes "Fenster", das somit Speicherressourcen benötigt. Je mehr solche "Fenster" die Software verwendet, desto größer wird der Speicherbedarf! Insbesondere aufgrund der speziellen Ressourcenarchitektur von Windows 98/ME, welche die maximal mögliche Anzahl von Fenstern unter allen laufenden Anwendungen begrenzt, kann dies die Geschwindigkeit und bei hohem Ressourcenverbrauch auch die Stabilität des Systems beeinflussen. Hinweis: Eingabemasken werden stets mit der Endung.DLI gespeichert. Zu jeder Ansicht existiert genau eine DLI-Datei. Diese werden im gleichen Verzeichnis wie die Projekt-Datei abgelegt Eingabemasken bearbeiten Im folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie Sie Eingabemasken bearbeiten oder von Grund auf neu erstellen und die gewünschten Felder und Buttons einfügen. Sofern Sie noch nicht dem Eingabemasken-Designer vertraut sind, empfehlen wir Ihnen, vor dem Entwurf einer Eingabemaske dieses Kapitel zu lesen. Öffnen Sie den Eingabemasken-Designer über Konfiguration > Eingabemaske können Sie den öffnen. Hinweis: Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für die Registerkarten nach der aktuell für das Hauptfenster zur Verfügung stehenden Bildschirmfläche. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmodus zu gehen, wenn Sie den Eingabemasken-Designer aufrufen. Eingabemaske übernehmen Meist ist es einfacher, eine bestehende Eingabemaske von einer anderen Ansicht zu übernehmen, als eine Maske von Grund auf neu zu erstellen. 303

304 Eingabemasken-Designer Gehen Sie dazu im Eingabemasken-Designer auf den Befehl Eingabemaske > Übernehmen aus anderer Eingabemaskendatei. Entscheiden Sie nun, ob Sie die gesamte Eingabemaske oder nur bestimmte Feldfunktionalitäten übernehmen möchten. wählen Sie dann die Maskendatei aus, von der Sie übernehmen möchten. Eingabemaske nach Bearbeiten abspeichern Über Eingabemaske > Speichern können Sie die Maske nach Änderungen abspeichern. Wollen Sie den Eingabemasken-Designer verlassen, wählen Sie Eingabemaske > Ende Arbeitsbereich und Werkzeuge Das Fenster des Eingabemasken-Designers ist in verschiedene Bereiche unterteilt, deren Funktionen nachfolgend erläutert werden. Zuvor möchten wir Ihnen noch zeigen, wie Sie sich die Oberfläche des Eingabemasken- Designers, beziehungsweise die Größe und Lage der einzelnen Bereiche, anpassen können, um noch mehr Übersicht zu erhalten. So können Sie die Werkzeugfenster (Registerkarten, Feldauswahl, Reihenfolge) sowie die Werkzeugleiste beliebig im Eingabemasken-Designer platzieren, und damit auch die Größe Ihres Arbeitsbereiches festlegen: Per Klick in die Titelzeile eines der Fenster und Halten der Maustaste können Sie das Fenster beliebig verschieben. Ebenso kann ein Fenster auch wieder "angedockt" werden, indem Sie es an der gewünschten Stelle am Rand wieder loslassen. Wo und in welcher Größe das Fenster platziert bzw. angedockt wird, erkennen Sie an dem grauen Rahmen, der Ihnen angezeigt wird, solange Sie das Fenster mit der Maustaste quasi "festhalten". Auch die Toolbars können Sie auf diese Weise verschieben, indem Sie diese im gepunkteten Bereich "aufnehmen" und an der gewünschten Stelle wieder lösen. Platzieren Sie zwei Fenster an der gleichen Stelle, werden diese ganz einfach "ineinandergedockt" und nehmen somit auch keinen Platz weg. Über die Tabstrips am unteren Rand der Fenster können diese dann wieder in den Vordergrund geholt werden. Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich ist der Bereich des Eingabemasken-Designers, in dem Sie die Eingabemaske erstellen. Er stellt immer die Oberfläche genau einer Registerkarte der Eingabemaske dar. Welche Registerkarte gerade bearbeitet wird, können Sie in der Registerkarten-Übersicht sehen. Wenn Sie eine Eingabemaske komplett neu anlegen, ist der Arbeitsbereich des Eingabemasken-Designers zunächst leer. 304

305 Arbeitsbereich und Werkzeuge Registerkarten-Übersicht Hier sind alle bereits definierten Registerkarten gelistet. Durch Anklicken in der Liste wird die ausgewählte Karte auf dem Arbeitsbereich dargestellt. Hier können Sie auch verschiedene Einstellungen für die Registerkarten vornehmen. Eine Sonderstellung nimmt die Seite "(Dialog)" ein. Hiermit nehmen Sie Einfluss auf die allgemeine Größe der einzelnen Registerkarten. Zudem können Sie dort Objekte (Felder oder Buttons) außerhalb der eigentlichen Registerkarten platzieren. Feldauswahl Über diese Liste wählen Sie die Art des Objekts aus, das in eine Registerkarte eingefügt werden soll. Bei jedem Objekttyp sind in der Feinauswahl die verschiedenen Einfügemöglichkeiten gelistet, z.b. Datenbankfelder oder Funktionen. Die Auswahl erfolgt ganz leicht per Drag & Drop, und das Feld oder die Funktion muss dann nur an der gewünschten Stelle auf der Registerkarte platziert werden. 305

306 Eingabemasken-Designer Reihenfolge Hier sind alle bereits in die Arbeitsfläche eingefügten Felder in der Tab-Reihenfolge aufgelistet und können von hier aus auch bearbeitet werden. Bei Klick auf ein gelistetes Feld wird dieses automatisch in der Arbeitsfläche bzw. in der entsprechenden Registerkarte markiert. Objekttypen Folgende Objekttypen stehen zur Verfügung: 306 Statischer Text: zur Beschreibung von Feldern in der Eingabemaske. Eingabefeld: Standardfeld zur Dateneingabe. Kann AutoText, Folgeverknüpfungen und Programmaufrufe enthalten. Combobox: zur Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Einträgen (beispielsweise verschiedene Anredeformen). Listbox: zur Anzeige von Codefeldern. Checkbox: zur Anzeige von logischen Feldern. Zeichnung: zur Anzeige von Grafiken. Gruppierung: zur Gruppierung von Feldern über Rahmen oder Hintergrundflächen (mit oder ohne Text). Container: zur Darstellung von Informationen aus relational verknüpften Ansichten (z.b. Dokumente, Kontakte). Schaltfläche: gestaltbare Schaltfläche (Button), die mit Funktionen belegt werden kann. Die Statuszeile In der Statuszeile erhalten Sie Informationen über die aktuelle Position des Mauszeigers oder über das gerade selektierte Objekt (Feld). Im linken Teil der Statuszeile wird die Position des Mauszeigers in "Dialogeinheiten" angezeigt. Der Wert vor dem Komma gibt dabei die Entfernung vom linken Rand des Arbeitsbereiches, der Wert nach dem Komma die Entfernung vom oberen Bereich des Arbeitsbereiches an. Im rechten Teil der Statuszeile finden Sie nähere Informationen zu den ausgewählten Objekten. Von links nach rechts finden Sie dort Objekttyp, Objektname, Objektkoordinaten und Objektgröße angezeigt. Sind mehrere Objekte selektiert, finden Sie dort die Anzahl der selektierten Objekte sowie die Koordinaten und die Größe des Rahmens, der diese Objekte gemeinsam umschließt.

307 Registerkarten anlegen und ändern 16.3 Registerkarten anlegen und ändern Legen Sie mehrere Registerkarten an, um mehr Übersicht in Ihrer Eingabemaske zu bekommen. So könnten Sie eine Karte für Stammdaten, eine für Sales, sowie welche für die Dokument- und Kontakt-Container anlegen. Insgesamt können Sie bis zu 19 Registerkarten definieren. Allgemeines Layout Bevor Sie die einzelnen Registerkarten für die Eingabemaske definieren und mit Feldern füllen, sollten Sie zunächst das allgemeine Layout (Größe und Position der Registerkarten der Eingabemaske auf dem Bildschirm) bestimmen. Der für die Eingabemaske verfügbare Bildschirmbereich entspricht dem im Eingabemasken-Designer zur Verfügung stehenden Arbeitsbereich. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die allgemeine Seitengröße so groß wie möglich zu wählen. Um so mehr Platz haben Sie dann in den einzelnen Registerkarten für die Datenbankfelder. Der naheliegende Schluss, die maximale Größe sei damit das Optimum, ist jedoch in den meisten Fällen falsch. Denn neben den einzelnen Registerkarten sollen ja in der Regel noch einige Buttons oder Felder in der Eingabemaske Platz finden. Wenn Sie in der Registerkarten-Übersicht die Seite "(Dialog)" wählen, gelangen Sie in die allgemeinen Layouteinstellungen. Auf dem Arbeitsbereich ist die Seitenvorlage für die einzelnen Registerkarten als erhabener (hervorgehobener) Bereich dargestellt. Der übrige Arbeitsbereich ist zunächst leer. Seitenvorlage für die Registerkarten bearbeiten Die Seitenvorlage beginnt standardmäßig links oben auf dem Arbeitsbereich. Um Ihre Größe oder Position zu verändern, klicken Sie mit der Maus an eine beliebige Stelle in der Seitenvorlage. Die Seitenvorlage wird dadurch selektiert. Über diesen Selektionsrahmen können Sie die Größe und Position der Seitenvorlage bestimmen. Hinweis: Bitte beachten Sie dabei, dass die Seitenvorlage nur dazu dient, die Größe und Position der Registerkarten auf dem Bildschirm festzulegen. Objekte können auf der Seitenvorlage nicht platziert werden. Dies geht nur auf dem freien Bereich um die Seitenvorlage oder auf den einzelnen Registerkarten selbst. Objekte neben Registerkarten Für die meisten Objekte wird es günstiger sein, diese direkt in einer Registerkarte zu platzieren. Schaltflächen, deren Funktionen unabhängig von den einzelnen Registerkarten sein sollen, können außerhalb der Registerkarten angebracht werden (Dialog). 307

308 Eingabemasken-Designer Neue Registerkarte einfügen Über Klick auf das Symbol "Neue Seite anlegen" in der Registerkarten-Übersicht können Sie eine neue Registerkarte anlegen. Damit wird eine neue, leere Seite an das Ende der Liste mit den Registerkarten angehängt. Neu angelegte Seiten tragen zunächst den Namen "Seite" und eine fortlaufende Nummer. Registerkarte verschieben Die eingefügten Registerkarten erscheinen in der Eingabemaske in einer bestimmten Abfolge hintereinander. Diese Abfolge entspricht der Reihenfolge in der Registerkartenübersicht. Um eine Registerkarte an eine andere Position innerhalb der Abfolge zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in der Registerkarten-Übersicht auf die entsprechende Registerkarte und verschieben Sie diese über die beiden Pfeile in demselben Fenster an die gewünschte Stelle. Registerkarte löschen Selektieren Sie die Registerkarte in der Registerkarten-Übersicht und wählen Sie dann die Schaltfläche "Löschen". Eigenschaften ändern Nach Doppelklick auf die entsprechende Registerkarte in der Übersicht gelangen Sie in den Eigenschaftsdialog. Geben Sie im Bereich "Lasche" eine Bezeichnung für die Registerkartenlasche ein. Wenn dieses Feld leer ist, wird keine Registerkartenlasche angezeigt, z.b. wenn die Ansicht aus einer einzelnen Registerkarte besteht. Wenn Sie als erstes Zeichen ein "+" eingeben, wird diese Registerkarte und die folgenden Registerkarten eine Ebene nach oben versetzt. Dadurch verringert sich der zur Verfügung stehende Platz auf den Registerkarten. Damit der zur Verfügung stehende Platz angezeigt wird, müssen Sie den Eingabemasken-Designer beenden und erneut Öffnen. Um die Oberfläche übersichtlicher zu gestalten, können Sie für die Laschen der Registerkarten unterschiedliche Farben und Icons definieren. Im Feld "Farbe" stehen verschiedene Farben zur Auswahl, über den untersten Eintrag "..." können Sie eine Farbe selbst definieren. Im Feld "Icon" stehen verschiedene Bilder zur Auswahl, über den Eintrag "Feste Datei" können Sie eine Bilddatei auswählen. 308

309 Registerkarten anlegen und ändern Auch den Hintergrund können Sie ganz nach Wunsch verändern. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Ein Bild einfügen oder einbetten. Die Intensität einstellen (funktioniert nicht mit allen Dateiarten). Platzierung: geben Sie an, wo das Bild eingefügt werden soll: Auf Eingabemaskenseite gestreckt, Eingabemaskenseite füllen (Bild ggf. kacheln), links/rechts bzw. oben/unten. Füllung: Sie können einen Verlauf mit bis zu drei Farben hinterlegen oder den System-Standard wählen. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Bedingung festzulegen, unter der eine Registerkarte sichtbar ist. So kann beispielsweise eine Registerkarte nur für eine bestimmte Benutzergruppe sichtbar sein. 309

310 Eingabemasken-Designer 16.4 Felder und Schaltflächen einfügen Im Eingabemasken-Designer haben Objekte immer eine rechteckige Form und sind von einem Rahmen umgeben, über den ihre Größe und Position verändert werden kann. Dieser Rahmen bezeichnet den Platz, den das Objekt auf dem Arbeitsbereich einnimmt und damit auch die maximale Ausdehnung, die der jeweilige Inhalt eines Objektes annehmen kann. Objekte dürfen sich ganz oder teilweise überlagern, wobei das überlagerte Objekt unter Umständen verdeckt werden kann. Voreinstellungen zu Objekten Für jeden Objekttyp können Sie bestimmte Voreinstellungen festlegen, die beim Einfügen eines solchen Objektes wirksam werden. Durch die Wahl geeigneter Voreinstellungen können Sie sich beim Einfügen und Konfigurieren von Objekten einige Arbeit ersparen. Bei den Einstellungen für Objekte gibt es drei hierarchische Stufen: Stufe Einstellung Erklärung 1 Globale Schriftarteinstellung Gilt für alle Objekte in allen Registerkarten (Optionen > Dialogseiten > Schriftartvoreinstellung) 2 Objekttyp-spezifische Einstellungen Gilt für alle Objekte eines bestimmten Typs (Objekt > Voreinstellungen) 3 Objekt-Eigenschaften Gilt nur für das eine, gerade selektierte Objekt (Bearbeiten > Objekt bearbeiten) Die globale Schriftartvoreinstellung (Stufe 1) und die objekttyp-spezifischen Einstellungen (Stufe 2) sind dabei Voreinstellungen, während die Objekteigenschaften (Stufe 3) nur im Nachhinein für bestehende Objekte festgelegt werden können. Wenn Sie auf den verschiedenen Stufen unterschiedliche Einstellungen vornehmen, so gelten immer die Einstellungen der jeweils höheren Stufe (1 > 2 > 3). Über den Button "Voreinst." können Sie die Einstellungen einer Stufe (z.b. Stufe 2) wieder auf die Werte der nächst höheren Stufe (z.b. Stufe 1) zurücksetzen. Voreinstellungen als Formatvorlagen Die Stufen 1 und 2 lassen sich dabei wie Formatvorlagen nutzen. Solange Sie nicht auf Stufe 3 individuelle Eigenschaften für Objekte festgelegt haben, können Sie die Eigenschaften sämtlicher Objekte bequem im Nachhinein ändern, in dem Sie die betreffenden Voreinstellungen auf Stufe 2 oder Stufe 1 ändern. Um diese Möglichkeit effizient zu nutzen, empfiehlt es sich, sich vorab folgendes zu überlegen: 310

311 Felder und Schaltflächen einfügen Welche Schriftoptionen sollen im allgemeinen für Objekte verwendet werden? Diese Schriftoptionen sollten Sie dann über Optionen > Dialogseiten > Schriftartvoreinstellung als Voreinstellung der Stufe 1 festlegen. Welche Einstellungen sollen jeweils für die Mehrheit der einzelnen Objekttypen gelten? Diese Einstellungen sollten Sie dann über Objekt > Voreinstellungen für jeden Objekttyp festlegen. Individuelle, nur für einzelne Objekte gültige Einstellungen brauchen und sollten Sie nur noch dort vornehmen, wo ein einzelnes Objekt von diesen Voreinstellungen abweicht. Wenn Sie sich im Nachhinein entschließen sollten, allen Textobjekten doch lieber eine andere Schriftart zuzuweisen, brauchen Sie nicht sämtliche Textobjekte einzeln zu selektieren und ihre Eigenschaften zu ändern. Es genügt in diesem Fall, über Objekt > Voreinstellungen die Schriftart für Textobjekte allgemein zu ändern, und alle Ihre einzelnen Textobjekte erhalten automatisch die neue Schriftart. Eigenschaften fixieren Nicht immer, wenn Sie im Nachhinein etwas an den Voreinstellungen ändern, wird es wünschenswert sein, dadurch automatisch alle Objekte zu aktualisieren. Darum ist es möglich, einzelne Objekte durch Fixieren ihrer Eigenschaften gegen eine Aktualisierung zu sperren. Selektieren Sie hierzu zunächst die Objekte, bei denen Sie Eigenschaften gegen eine Aktualisierung durch geänderte Voreinstellungen sperren wollen. Wählen Sie dann den Befehl Objekt > Eigenschaften fixieren. Sie haben nun die Wahl, ob Sie die Schrift- oder die Farbeigenschaften (oder beide) fixieren wollen. Globale Voreinstellungen Als globale Voreinstellung (Stufe 1) für alle Objekte sind nur Schrifteinstellungen möglich, da nicht alle Objekte die gleichen Farb- oder Darstellungseigenschaften haben. Die globale Schrifteinstellung lässt sich über den Befehl Optionen > Dialogseiten > Schriftartvoreinstellung wählen. Objekttyp-spezifische Voreinstellungen Die Voreinstellungen für die einzelnen Objekttypen (Stufe 2) können Sie alle über ein und denselben Dialog vornehmen. Diesen Dialog rufen Sie über den Befehl Objekt > Voreinstellungen auf. Für jeden Objekttyp ist eine Karte vorhanden. Um die Voreinstellungen für einen bestimmten Objekttyp vorzunehmen, klicken Sie auf den Reiter der gewünschten Registerkarte. Klicken Sie nacheinander die Registerkarten an, in denen Sie Einstellungen vornehmen möchten. Der Eingabemasken-Designer merkt sich alle von Ihnen gemachten Änderungen. Die Änderungen wirken auf alle neu einzufügenden Objekte sowie auf alle bestehenden Objekte, die nicht fixiert oder manuell verändert wurden. 311

312 Eingabemasken-Designer Objekte einfügen Es gibt es im Wesentlichen zwei Verfahren, wie Objekte eingefügt werden können, und zwar entweder über die Menübefehle oder mit der Maus per Drag & Drop (Empfehlung). Einfügen per Drag & Drop Das Einfügen von Objekten per Drag & Drop erfolgt nach folgendem Schema: In der Feldauswahl den benötigten Objekttyp bzw. das gewünschte, darunter gelistete Feld auswählen und die Maustaste gedrückt halten. Das selektierte Feld mit der Maus an der gewünschten Position auf dem Arbeitsbereich platzieren. Anschließend die gewünschten Eigenschaften für das eingefügte Feld festlegen. Einfügen über das Menü Um Objekte über Menübefehle einzufügen, wählen Sie den Befehl Objekt > Einfügen und dann den gewünschten Objekttyp. Es öffnet sich der Dialog "Variable / Funktion zuweisen", in dem Sie das Feld in der Ansicht auswählen können, das zu dem Objekt gehören soll. Das Objekt wird in der linken oberen Ecke des Arbeitsbereiches eingefügt. Von dort müssen Sie es mit der Maus an die gewünschte Position verschieben. 312

313 Felder und Schaltflächen einfügen Bearbeiten rückgängig Bis zu 10 Bearbeitungsschritte im Eingabemasken-Designer lassen sich über den Befehl Bearbeiten > Rückgängig ungeschehen machen. Die Bearbeitungsschritte beziehen sich jeweils auf eine einzelne Registerkarte, was bedeutet, dass Sie für jede Registerkarte eine eigene Rückgängig-Funktion haben. Sollten Sie vorschnell eine Aktion rückgängig gemacht haben, können Sie diese über den Befehl Bearbeiten > Aufheben Rückgängig den vorherigen Zustand wiederherstellen. Objekte löschen Selektieren Sie die zu löschenden Objekte und wählen Sie Bearbeiten > Löschen, oder drücken Sie die Taste ENTF. Alle selektierten Objekte werden gelöscht. Objekte selektieren Selektion eines einzelnen Objektes Um ein einzelnes Objekt zu selektieren, verwenden Sie eines der folgenden Verfahren: Klicken Sie im Fenster "Reihenfolge" auf das entsprechende Objekt. Per Doppelklick gelangen Sie direkt zum Dialog "Eigenschaften" für dieses Objekt. Klicken Sie mit der Maus in das Objekt. Selektiert wird dabei das Objekt, dessen Rand am nächsten am Mauszeiger ist. Um direkt dessen Eigenschaften zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Objekt. Ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Taste über das zu selektierende Objekt. Dabei erscheint ein dünner Rahmen. Lassen Sie die Maustaste los, wenn das zu selektierende Objekt vollständig von dem Rahmen umschlossen ist. Nur teilweise umschlossene Objekte werden nicht selektiert. Wählen Sie den Befehl Objekt > Selektieren und dann die Option "nächstes Objekt" oder "voriges Objekt". Alternativ können Sie auch auf der numerischen Tastatur die PLUS-Taste (für "nächstes Objekt") oder die MINUS-Taste (für "voriges Objekt") drücken. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie das gewünschte Objekt selektiert haben. Selektion von mehreren Objekten Um mehrere Objekte auf einmal zu selektieren, verwenden Sie eines der folgenden Verfahren: Halten Sie die UMSCHALT-Tase gedrückt und klicken Sie nacheinander in die zu selektierenden Objekte. Ziehen Sie mit der Maus über die zu selektierenden Objekte. Alle Objekte, die dabei von dem Selektionsrahmen vollständig umschlossen sind, werden selektiert. Nur teilweise umschlossene Objekte werden nicht selektiert. 313

314 Eingabemasken-Designer Selektion von allen Objekten Um alle Objekte auf dem Arbeitsbereich auf einmal zu selektieren, wählen Sie den Befehl Objekt > Selektieren > Alle selektieren. Selektion invertieren Wählen Sie Objekt > Selektieren > Selektion Invertieren. "Invertieren" bedeutet, dass alle Objekte, die zuvor nicht selektiert waren, jetzt selektiert werden, und alle Objekt die zuvor selektiert waren, jetzt aus der Selektion ausgeschlossen werden. Nächstes Objekt selektieren Die Reihenfolge, in der Objekte erstellt wurden, ist für diesen Menüpunkt wichtig: Wählen Sie den Menüpunkt Objekt > Selektieren > Nächstes Objekt oder drücken Sie die PLUS-Taste im numerischen Tastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das nach dem momentan selektierten Objekt erstellt wurde (siehe auch den Abschnitt "Darstellungsreihenfolge" später in diesem Kapitel). Dieser Menüpunkt ist hilfreich, wenn ein Objekt so nahe an einem anderen Objekt liegt, dass es mit der Maus nur schwer zu selektieren ist. Voriges Objekt selektieren Wählen Sie Objekt > Selektieren > Voriges Objekt oder die MINUS-Taste des numerischen Tastaturfelds. Größe von Objekten ändern Selektieren Sie das Objekt. Wenn der Mauszeiger sich über dem Selektionsrahmen befindet, ändert sich der Mauszeiger zu einem bidirektionalen Pfeil. Ziehen Sie den Rahmen in einer der beiden Pfeilrichtungen. Um das Objekt gleichzeitig sowohl horizontal als auch vertikal zu verändern, muss sich der Mauszeiger auf einer Ecke des Rahmens befinden. Während Sie ziehen, folgt dem Mauszeiger ein gestrichelter Rahmen, der die neue Größe des Objektes widerspiegelt. Verschieben von Objekten Selektieren Sie das gewünschte Objekt. Um das Objekt erscheint der Selektionsrahmen. In der Mitte des Rahmens erscheint ein kleines Quadrat. Wenn der Mauszeiger sich über diesem Quadrat befindet, verändert sich sein Aussehen zu einem Vierfach-Pfeil. Wenn nun die linke Maustaste gedrückt wird, kann das Objekt verschoben werden. Darüber hinaus können Sie selektierte Objekte mit den PFEIL-Tasten auch über die Tastatur verschieben. Ein Tastendruck verschiebt dabei um jeweils eine Dialogeinheit in Pfeilrichtung. Wenn Sie beim Betätigen der PFEIL -Tasten noch die UMSCHALT- 314

315 Felder und Schaltflächen einfügen Taste gedrückt halten, lassen sich die Objekte jeweils um 10 Dialogeinheiten verschieben. Zwischenablage Auch die Zwischenablage steht Ihnen im Eingabemasken-Designer zur Bearbeitung von Objekten zur Verfügung. Über die Zwischenablage können Sie selektierte Objekte ausschneiden, kopieren und wieder einfügen. Auf diese Weise können Objekte auch von einer Registerkarte in eine andere übertragen werden. Und der Austausch von Objekten zwischen verschiedenen Eingabemasken ist damit möglich. Die entsprechenden Befehle für die Arbeit mit der Zwischenablage (Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) finden Sie im Menü Bearbeiten. Anordnen von Objekten Über den Menübefehl Objekt > Anordnen > Ausrichten können Sie mehrere Objekte aneinander ausrichten. Es müssen mindestens 2 Objekte markiert sein, damit das Menü anwählbar wird. Wählen Sie in den Feldern "horizontal" und "vertikal" die gewünschte Art der Ausrichtung. Über die Optionen "links", "rechts", "oben", "unten" werden die markierten Objekte an einer entsprechenden gemeinsamen Kante ausgerichtet. Maßgeblich ist dabei das jeweils am weitesten außen stehende der markierten Objekte. Über die Option "Größenanpassung" werden die markierten Objekte in der jeweiligen Dimension (horizontal oder vertikal) auf eine gemeinsame Größe gezogen. Maßgeblich ist dabei das jeweils größte Objekt. Wollen Sie die Objekte in einer Dimension (horizontal oder vertikal) unverändert lassen, wählen Sie die Option "Unverändert". 315

316 Eingabemasken-Designer Hilfsgitter verwenden Sie haben die Möglichkeit, sich ein Gitter mit Hilfslinien über den Arbeitsbereich zu legen. Objekte lassen sich dann nicht mehr beliebig, sondern nur noch entlang dieser Hilfslinien auf dem Arbeitsbereich platzieren. Wählen Sie den Befehl Optionen > Masken-Designer > Gitter > Einrichten. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die gewünschten Abstände für die Gitternetzlinien angeben können. Die horizontalen und vertikalen Gitterabstände lassen sich dabei getrennt festlegen oder über die Option "Synchron" auf gleiche Werte setzen. Über die Option "aktiv" können Sie das Hilfsgitter aktivieren oder deaktivieren. Im aktivierten Zustand lassen sich Objekte auf dem Arbeitsbereich nur noch entlang der unsichtbaren Hilfslinien positionieren. Im deaktivieren Zustand lassen sich Objekte beliebig positionieren, ohne dass das Gitter dadurch verloren geht. Das Hilfsgitter können Sie auch über den Befehl Optionen > Masken-Designer > Gitter > Aktiv einund ausschalten. Darstellungsreihenfolge Mit der Reihenfolge, in der Objekte auf dem Arbeitsbereich platziert werden, wird auch die Abfolge bestimmt, in der sich die Einfügemarke durch die Felder der Eingabemaske bewegt, wenn Sie später bei der Eingabe die Taste TAB oder ENTER betätigen. Zudem wird mit der Darstellungsreihenfolge der initielle Focus festgelegt, wenn ein Datensatz neu angelegt wird. Eine wichtige Rolle spielt die Darstellungsreihenfolge auch dann, wenn sich Objekte ganz oder teilweise überlagern. Objekte, die in der Reihenfolge früher kommen, treten in den Hintergrund. Objekte, die in der Reihenfolge später kommen, treten in den Vordergrund und können andere Objekte überlagern oder verdecken. Sie können die Darstellungsreichenfolge jederzeit manuell neu bestimmen: Wählen Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge oder den entsprechenden Button in der Symbolleiste. Alle Objekte auf dem aktuellen Arbeitsbereich werden als rechteckige Rahmen mit einer Nummer dargestellt. Diese Nummer steht für die aktuelle Position dieses Objektes in der Darstellungsreihenfolge. Klicken Sie die Objekte in der Reihenfolge an, in der Sie dargestellt werden sollen. Das erste Objekt, das Sie anklicken, erhält Rang 1 in der Darstellungsfolge, das zweite Rang 2 und so fort. Speichern Sie die Reihenfolge, in dem Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge ein zweites Mal anwählen, oder irgendwo außerhalb der Felder in den Arbeitsbereich klicken. Wenn Sie alle Objekte einer Registerkarte angeklickt haben, wird die Reihenfolge automatisch gespeichert. 316

317 Objekteinstellungen 16.5 Objekteinstellungen Nach Selektion eines Objektes im Arbeitsbereich oder im Fenster "Reihenfolge" erhalten Sie über das Kontextmenü eine Auswahl an Einstellungsmöglichkeiten. Hierbei ist zwischen Einstellungen zu unterscheiden, die lediglich das aktuell ausgewählte Objekt (Textobjekt, Listbox, Checkbox, etc.) betreffen und solchen, die sich auf das damit verbundene Feld beziehen (und sich dadurch auf alle mit diesem Feld verknüpfte Objekte auswirken). Über Inhalt gelangen Sie zum Dialog "Variable / Funktion zuweisen", mit dessen Hilfe Sie auch nach Platzieren eines Objektes die zugehörige Variable ändern können. So lässt sich 317

318 Eingabemasken-Designer beispielsweise das Eingabefeld FIRMA3 ganz leicht in ein Eingabefeld ABTEILUNG wandeln, ohne das Objekt erst zu löschen und wieder neu anlegen zu müssen. Über Eigenschaften gelangen Sie zu einem mehrseitigen Bearbeitungsdialog, der je nach Objekttyp unterschiedlich aufgebaut ist. Diesen erreichen Sie übrigens auch per Doppelklick auf das Objekt im Fenster "Reihenfolge". Unabhängig davon, um was für ein Objekt es sich handelt, werden im Vorschaufeld im unteren Bereich des Fensters Eigenschaften immer die aktuell gewählten Einstellungen angezeigt. Unter Darstellung können Sie neben der Einstellungsoption für die zu verwendende Schrift und Schriftfarbe auch eine Hintergrundfarbe für das Objekt wählen. Über den Button "Voreinst" können Sie jeweils die unter Objekt > Voreinstellungen festgelegten Optionen übernehmen. Mit "3D-Text" können Sie die Darstellungsart bestimmen. Ist die Option "Dialog" eingeschaltet, so nimmt der Hintergrund des Objektes die Farbe der Registerkarte an. (In diesem Fall können Sie keine spezielle Hintergrundfarbe einstellen). Unter Darstellungsbedingung können Sie mit Hilfe des Formelassistenten die Bedingungen für die Sichtbarkeit bzw. die Bearbeitbarkeit des Objekts definieren. Die Menüpunkte "Ausschneiden", "Kopieren", "Einfügen" und "Löschen" entsprechen den üblichen Windows-Regeln. Der Befehl Anordnen ermöglicht das Verschieben des Objektes in den Vorder- oder Hintergrund. Mit Vordergrund ist dabei die oberste Ebene gemeint, die auf jeden Fall sichtbar ist, mit Hintergrund die unterste Spezifische Objekteigenschaften Auf die Anzeigeformatierung von Eingabefeldern und die Registerkarten "Programm", "Tooltip", "Autotext", "Folgeverknüpfung" und "Eingaberegel" (Validierung), die bei mehreren Objekten zur Verfügung stehen, wird im Anschluss an die spezifischen Objekteigenschaftsdialoge näher eingegangen. 318

319 Spezifische Objekteigenschaften Statischer Text Textobjekte enthalten Text, der später in der Eingabemaske angezeigt und nicht verändert werden. In der Feldauswahl stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder Ihrer Ansicht zur Verfügung. Eine besondere Stellung nimmt hier die Option "(fester Text)" ein. Diese Option entspricht keinem Feld in der Ansicht, sondern erlaubt es, selbstdefinierten Text auf dem Arbeitsbereich zu platzieren. Fester Text eignet sich besonders zur Beschreibung von Feldern und anderen Objekten in der Eingabemaske, oder für Aufforderungen und Hinweise an den Benutzer. Vor dem Datenfeld FIRMA sollte in der Eingabemaske beispielsweise der feste Text "Firma:" stehen. Den Text "Firma" platzieren Sie dazu als Textobjekt "(fester Text)" vor dem Eingabefeld FIRMA in der Eingabemaske. Eigenschaften Die erste Eigenschaft eines Textobjektes ist einmal der Text selber, der unter der Registerkarte Text im Feld "Statischer Text" angezeigt wird und dort auch von Ihnen verändert werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass Sie ihn mit der Option "(fester Text)" aus der Feldauswahl eingefügt haben. Wurde ein Feld als Textobjekt eingesetzt, ist der Text durch den jeweiligen Feldinhalt bestimmt und kann nicht verändert werden. Im Feld darunter haben Sie auch die Möglichkeit, eine Formel zu definieren, und zwar mit Hilfe des Formelassistenten. 319

320 Eingabemasken-Designer Über die Registerkarte Eigenschaften können Sie durch das Markieren von "Links", "Zentriert" oder "Rechts" die Ausrichtung des Textes bestimmen. Außerdem können Sie in diesem Dialog festlegen, ob Wortumbruch erlaubt ist; mit der Funktion "3D-Rahmen" können Sie die Darstellungsart beeinflussen. Eingabefeld Eingabefeldobjekte sind die klassischen Objekte in Eingabemasken. Über Eingabefeldobjekte legen Sie den Bereich fest, in dem die Feldinhalte Ihrer Ansicht dargestellt und bearbeitet werden können. Bei Vorauswahl des Objektes Eingabefeld stehen Ihnen in der Feldauswahl mit Ausnahme der internen Felder sämtliche Felder der aktiven Ansicht zur Verfügung. Eigenschaften Im Eigenschaftsdialog haben Sie wie bei den Textobjekten die Einstellungsmöglichkeiten "Links", "Zentriert" und "Rechts", mit denen Sie die Ausrichtung bestimmen können. Durch Markieren der Option "Wortumbruch" können Sie eben diese Funktion zulassen. Außerdem können Sie auch hier die Darstellungsart durch Aktivieren von "3D-Rahmen" beeinflussen. 320

321 Spezifische Objekteigenschaften Im Register Voreinst. besteht die Möglichkeit der Voreinstellung, indem Sie in besagtem Register einen Wert eingeben, der bei Anlegen eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen wird. Die Option "Großschreibung" sorgt dafür, dass der Feldinhalt automatisch in Großbuchstaben umgewandelt wird. Durch "Umschalt-Korrektur" können Sie jene häufigen Tippfehler ausgleichen, die dadurch entstehen, dass die Umschalt-Taste zu lang gehalten wird und so nicht nur der erste, sondern die ersten beiden Buchstaben großgeschrieben werden. Ist die Option eingeschaltet, wird der zweite Buchstabe jedes eingegebenen Wortes automatisch zu einem Kleinbuchstaben, auch wenn er versehentlich groß eingegeben wurde. Dies jedoch nur, wenn der dritte Buchstabe nicht ebenfalls ein Großbuchstabe ist. Combobox Combobox-Objekte erlauben es, Felder mit Listen von vordefinierten Inhalten zu belegen. Combobox-Objekte bestehen aus einer Eingabezeile mit einem Button rechts daneben. Unterhalb der Eingabezeile gibt ein gestrichelter Rahmen den Bereich ein, der für die ausklappbare Liste mit den vordefinierten Inhalten zur Verfügung stehen soll. Die Breite der aufklappbaren Liste wird automatisch an die Einträge angepasst. Wichtig: Beim Einfügen von Combobox-Objekten sollten Sie immer darauf achten, dass unterhalb der Eingabezeile noch mindestens eine Zeile, besser jedoch mehrere Zeilen Raum für die ausklappbare Liste zur Verfügung steht. Der Bereich des Combobox-Objektes unterhalb der Eingabezeile darf dabei ruhig andere Objekte auf dem Arbeitsbereich überlagern. Mit Combobox-Objekten können Sie beispielsweise für das Feld ANREDE die Inhalte "Frau", "Herrn", "Firma", etc. vordefinieren. Anstatt später in der Eingabemaske diese Inhalte immer wieder neu eingeben zu müssen, können sie bequem mit einem Mausklick oder Tastendruck aus einer Liste ausgewählt werden. Über einen automatischen Vervollständigungsmechanismus wird, während Sie tippen, bereits der erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der "Pfeil Nach-unten"-Taste ausgewählt werden. Beim Combobox-Objekt stehen Ihnen in der Feldauswahl mit Ausnahme der internen Felder sämtliche Felder der aktiven Ansicht zur Verfügung. Eigenschaften In der Registerkarte Eigenschaften können Sie über die Option "sortierte Liste" bestimmen, ob die Listeneinträge alphabetisch sortiert erscheinen sollen. Über die Funktion "erweitertes Interface" ist die Combobox auch mittels der Pfeiltasten (und nicht nur mit der Maus) zu öffnen. 321

322 Eingabemasken-Designer Außerdem lässt sich die Option "Text veränderbar" aktivieren, mit der Sie festlegen können, ob man später nur die vordefinierten Einträge auswählen (Option ausgeschaltet), oder zusätzlich auch Einträge von Hand vornehmen kann (Option eingeschaltet). Auf der Registerkarte Einträge finden Sie eine Liste der vordefinierten Einträge für das jeweilige Objekt. Bei einem neu angelegten Objekt ist diese Liste zunächst leer. Mit dem Button wird ein neuer, leerer Eintrag oberhalb des aktuellen Eintrags in die Liste eingefügt. Die Einfügemarke springt automatisch in die Eingabezeile unter der Liste, in der Sie nun den gewünschten Text für den Eintrag eingeben können. Über den Button können Sie den aktuellen Eintrag als Kopie an das Ende der Liste anfügen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie mehrere Einträge in jeweils nur leicht abgewandelter Form eingeben. Über den Button lassen sich selektierte Einträge auch wieder aus der Liste entfernen. Zuletzt können Sie mit Hilfe der Pfeile oder per Drag & Drop ihre Einträge an eine bestimmte Position in der Liste platzieren. 322

323 Spezifische Objekteigenschaften Über den Button lassen sich Einträge mit einer Darstellungsbedingung versehen: Nur wenn die hinterlegte Formel den Wert "wahr" ergibt, dann wird der Eintrag in der Auswahlliste überhaupt angezeigt. Hierdurch lassen sich viele Auswahllisten erheblich übersichtlicher gestalten und auch inkonsistente Auswahlen verhindern. Ansonsten stehen für Combobox-Objekte die gleichen Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung wie für die zuvor beschriebenen Eingabefeld-Objekte. Listbox (Codefeld) Listboxobjekte dienen der Darstellung von "Code"-Feldern. Die gesetzten bzw. verfügbaren Codes erscheinen dabei in einer vertikalen Liste mit Scrollbar. Bei Vorauswahl des Listboxobjektes stehen Ihnen in der Feldauswahl ausschließlich die in der aktiven Ansicht vorhandenen "Code"-Felder zur Verfügung. Eigenschaften Im Register Eigenschaften können Sie über die Option "Nur selektierte Einträge" bestimmen, ob in der Anzeige der Listbox sämtliche verfügbaren Codes aufgelistet werden (Option ausgeschaltet), oder ob nur die für den Datensatz aktiven Codes 323

324 Eingabemasken-Designer dargestellt werden sollen (Option eingeschaltet). Wenn der Datensatz bearbeitet wird, werden jedoch in jedem Falle alle Codes angezeigt. Über die Option "Nur nicht-leere Einträge" können Sie bestimmen, dass von den verfügbaren Codes nur die aufgeführt werden, für die auch eine Beschreibung vergeben wurde. Leere Codes ohne Beschreibung werden nicht angezeigt. Diese Option gilt auch, wenn der Datensatz bearbeitet wird. Mit der Option "Sortiert" können Sie sich die verschiedenen Codes alphabetisch geordnet auflisten lassen. Im Ordner Voreinstellung können Sie die Einträge markieren, die bei einem neuen Datensatz automatisch aktiviert sein sollen, wie z.b. "Newsletter". Checkboxen Über das Checkbox-Objekt können Sie logische Felder (Checkboxen) in der Eingabemaske platzieren. In der Feldauswahl erscheinen alle Felder vom Typ "Logisch". Die Bezeichnung für die Checkbox können Sie frei wählen. 324

325 Spezifische Objekteigenschaften Eigenschaften Checkboxen (logische Felder) bestehen aus einem Kästchen zum Abhaken und einem Beschreibungstext. Im Feld "Beschriftung" können Sie einen Beschreibungstext eingeben, der allerdings nur dann komplett angezeigt wird, wenn das Control groß genug ist. Unter Folgeverknüpfung haben Sie die Möglichkeit, das Feld mit einem oder mehreren Feldern der Ansicht zu verknüpfen, um dort automatisch Einträge vornehmen zu lassen. Außerdem können Sie als Voreinstellung einen Wert festlegen, der beim Anlegen eines neuen Datensatzes eingesetzt wird. Bei Checkboxen gibt es dafür zwei Möglichkeiten: entweder, das Feld ist angekreuzt, dies entspricht dem Feldinhalt "T" (TRUE) oder nicht angekreuzt, dies entspricht dem Feldinhalt "F" (FALSE) oder "" (leer). Darüber kann man auch per Folgeverknüpfung Checkboxen (zurück-)setzen. Zeichnung (Bild) Grafikobjekte repräsentieren den Bereich, in dem eine Grafik angezeigt werden kann. Es lassen sich diverse Grafikformate anzeigen. Beim Objekt Zeichnung stehen Ihnen in der Feldauswahl sämtliche in der aktiven Ansicht vorhandenen Grafikfelder sowie die Option "(feste Datei)" zur Verfügung. Eigenschaften Falls Sie das Grafikobjekt als "feste Datei" eingefügt haben, können Sie im Register Eigenschaften über den Button "Durchsuchen" einen Auswahldialog öffnen und die gewünschte Grafik bestimmen. Zulässig sind dabei verschiedenste Formate. Wurde als Zeichnungsobjekt jedoch ein Feld Ihrer Ansicht platziert, wird die Grafik durch den späteren Feldinhalt bestimmt und kann hier nicht gewählt werden. Über die Option "Erhalte Proportionen" können Sie bestimmen, dass das ursprüngliche Verhältnis von Breite zu Höhe der Grafik bei der Darstellung erhalten bleibt. Ist die Option "Erhalte Proportionen" ausgeschaltet, so passt sich die eingefügte Grafik exakt an die Seitenverhältnisse des Grafikobjektes an. Im Register Programm können Sie über den Button "Programmaufruf" bestimmen, welches Programm von diesem Objekt (Feld) aus aufgerufen werden soll. Diese Funktion ist nur dann wählbar, wenn die Grafik als Feld eingefügt wurde, wenn sie als "feste Datei" eingesetzt wurde, ist die Funktion ausgeblendet. Näheres zum Aufrufen von externen Programmen später in diesem Kapitel. Gruppierung Gruppierungs- oder Gruppenobjekte bestehen aus einem rechteckigen Rahmen oder Bereich, der in der oberen linken Ecke einen Text enthalten kann. Sie dienen in erster Linie dazu, zusammengehörige Felder in der Eingabemaske auch optisch zu einer Gruppe zusammenzufassen. Dabei können Gruppierungsobjekte auch als Hintergrundflächen eingesetzt werden, auf der andere Objekt platziert werden. In der Feldauswahl steht Ihnen beim Objekt Gruppierung sämtliche Felder der aktiven Ansicht zur Verfügung. 325

326 Eingabemasken-Designer Wichtig bei der Arbeit mit Gruppierungsobjekten ist die Darstellungsreihenfolge (siehe "Darstellungsreihenfolge" später in diesem Kapitel). Das Gruppierungsobjekt sollte in der Darstellungsreihenfolge unbedingt vor den auf ihm platzierten anderen Objekten stehen, bzw. zuerst eingefügt werden. Andernfalls wird es nicht zum Hinter-, sondern zum Vordergrund und verdeckt enthaltene Objekte! Zudem darf das Gruppierungsobjekt nicht um bzw. hinter das Registerkartenobjekt gelegt werden. Eigenschaften In der Registerkarte Text können Sie im Eingabefeld "Gruppierungstext" eine Beschriftung für den Rahmen eingeben. Die Darstellung beginnt immer an der linken oberen Ecke des Rahmens und läuft dann die Oberkante des Rahmens entlang. Danach wird die Darstellung abgeschnitten. Bei der Registerkarte Rahmen können Sie die Rahmen-Art, bzw. den Hintergrund des Gruppierungsobjektes gestalten. Diese Möglichkeit steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn der Gruppierungstext leer ist. Container Container sind spezielle Listenfelder zum Anzeigen von Informationen aus relational verknüpften Ansichten. Damit Ihnen ein Container zur Verfügung steht, müssen Sie vorab mindestens eine 1:N Relation oder N:M-Relation für diese Ansicht definiert haben. Über "Inhalt" wählen Sie die 326

327 Spezifische Objekteigenschaften Variable aus, die dem Objekt zugewiesen werden soll. Dabei werden die Verknüpfungsfelder der Ansichten aufgelistet, für die zuvor eine 1:N-Relation definiert wurde. Weitere Informationen zur Definition von Relationen finden Sie unter "Relationen" im Kapitel "Konfiguration Projekt". Schaltfläche Diese Objekte sind die in der Eingabemaske platzierten Buttons. Diese lassen sich mit nahezu jeder Funktion verknüpfen. In der Feldauswahl sehen Sie beim Objekttyp Schaltfläche eine Auswahl der verfügbaren Funktionen, die mit einem selbstdefinierten Button verknüpft werden können. Dabei stehen Ihnen neben vielen Menüfunktionen auch Schaltflächen zum Aufruf von Scripten und Container-Kontextmenübefehlen wie "Neuer Datensatz", "Datensatz bearbeiten", "Datensatz löschen", "Neues Dokument anhängen", "Bestehendes Dokument anhängen", " Dokument einscannen" zur Verfügung. Beim Objekt Schaltfläche werden Ihnen in der Feldauswahl alle Funktionen angezeigt, für die eine Schaltfläche (Button) zur Verfügung steht. 327

328 Eingabemasken-Designer Eigenschaften Der Schaltflächentext und die Schaltflächengröße ist frei bestimmbar. Optional können Sie angeben, ob ein Rechtsklick auf die Schaltfläche ebenfalls erlaubt sein soll und dadurch ggf. innerhalb eines Scripts speziell ausgewertet werden könnte. In der Liste "Bitmap" können Sie aus vielen verschiedenen Bitmaps das gewünschte auswählen, das auf der Schaltfläche erscheinen soll. Über den Eintrag "feste Datei" können Sie eine Bilddatei auswählen. Skript verknüpfen Wenn Sie über eine Schaltfläche ein Script ausführen möchten, wählen Sie in der Liste der verfügbaren Funktionen "Script Datei" oder "Script Direkt". Bei Auswahl von Script Datei wählen Sie im Eigenschaftsdialog eine Scriptdatei aus. Bei Auswahl von Script Direkt können Sie den Scripttext direkt eingeben. Schaltflächen für Funktionsdefinitionen Bei Schaltflächen vom Typ "Funktionsdefinition Einzeldruck", "Funktionsdefinition Einzelmail", "Funktionsdefinition Programm" und "Funktionsdefinition Übernahmemaske" wählen Sie im Feld "Parameter" die definierte Funktionsdefinition aus. Die Funktionsdefinition wird in der jeweiligen Ansichtskonfiguration auf der Registerkarte "Funktionsdefinitionen" definiert. Weitere Informationen finden Sie unter "Funktionsdefinitionen" im Kapitel "Konfiguration Ansichten". 328

329 Spezifische Objekteigenschaften Schaltflächen für 1:N-Relationen (Container) Bei Schaltflächen zur Erstellung, Bearbeitung und Filterung relational verknüpfter Datensätze (Schaltflächen aus der Kategorie "Container") wählen Sie im Feld "Parameter" die entsprechende 1:N-Relation oder N:M-Relation aus. Über die Container-Schaltflächen "Bearbeiten", "Löschen" und "Neu" können die entsprechenden Container-Kontextmenü-Funktionen ausgeführt werden. Dabei ist für die Schaltflächen "Bearbeiten" und "Löschen" ein entsprechender Container auf der Registerkarte zwingend notwendig, da für diese Aktionen ein relationaler Datensatz ausgewählt sein muss! Schaltfläche (Combobox) für Container-Filter Über die Schaltfläche "Filter" kann eine Combobox über dem Container platziert werden, um damit die Datensätze im Container zu filtern. Der aktivierte Filter bleibt solange angewendet, bis er geändert wird. In dieser Combobox stehen die gespeicherten Filter einer direkt verknüpften Ansicht zur Verfügung, bei denen in der "Filter-Bibliothek" die Option "Containerfilter" aktiviert ist. Der Filter darf keine AskString-Funktion enthalten! 329

330 Eingabemasken-Designer Wählen Sie im Feld "Parameter" die entsprechende 1:N-Relation oder N:M-Relation aus. Schaltflächen für Dokumente Über die Schaltflächen "Bestehendes anhängen", "Neues anhängen" und "Scannen" der Kategorie "Container.Dokument" können die entsprechenden Container-Kontextmenü- Funktionen für einen Container mit einem Dokumentenfeld ausgeführt werden. Bei Schaltflächen mit der Funktion "Neues anhängen" wird dabei der Dialog zur Auswahl des Dokumenttyps geöffnet. Optional kann eine Dokumentvorlage fest mit der Schaltfläche verknüpft werden. Dann kann ohne weitere Rückfrage ein Dokument entsprechend der Konfiguration der Dokumentenverwaltung erzeugt werden. 330

331 Spezifische Objekteigenschaften Die Dokumentvorlage wird über die Schaltfläche "Erweitert" auf der Registerkarte "Erweitert" ausgewählt. Über die Option "Immer ein Dokument folgenden Typs anlegen", stehen alle in der Dokumentenverwaltung konfigurierten Dokumenttypen zur Verfügung. Schaltflächen für 1:1-Relationen Bei Schaltflächen zur Zuordnung und Anzeige relationaler Datensätze (Auswahl Relationaler Datensatz, Gehe zu Relationalem Datensatz) wählen Sie im Feld "Parameter" die entsprechende 1:1-Relation aus. Filter für die 1:1-Auswahlliste Bei Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz" werden alle für die Verknüpfung zur Verfügung stehenden Datensätze der verknüpften Ansicht in einer Auswahlliste angezeigt. Der entsprechende Datensatz wird per Doppelklick ausgewählt. Für die in der Auswahlliste angezeigten Datensätze, kann dabei ein Filter hinterlegt werden, der die angebotenen Datensätze bestimmt. Dabei kann auch auf aktuelle Feldinhalte als Vergleichswert zugegriffen werden (siehe Beispiele). Der Filter für die Auswahlliste wird bei Schaltflächen vom Typ "Auswahl Relationaler Datensatz" über die Schaltfläche "Erweitert" auf der Registerkarte "Erweitert" ausgewählt. Die Definition des Filterausdrucks kann dabei über den Allgemeinen Filter erfolgen oder über eine freie SQL-Abfrage. Über die Checkbox "Filter auf anzuzeigende Datensätze anwenden" wird der Filter aktiviert. 331

332 Eingabemasken-Designer Beispiel 1: Die angezeigten Datensätze beim Feld "Branche 2" sind abhängig vom Feldinhalt "Branche 1" 332

333 Spezifische Objekteigenschaften Beispiel 2: Filterkonfiguration für Beispiel 1 333

334 Eingabemasken-Designer 16.7 Gemeinsame Objekteigenschaften Anzeigeformatierung von Eingabefeldern Für alle Eingabefelder, Comboboxen und Statischen Texte steht ein Formatierungsdialog zur Verfügung. Die Formatierung bezieht sich dabei auf das Ergebnis des gesamten Ausdrucks. Öffnen Sie den Dialog über die Schaltfläche "Formatierung einstellen" auf der Registerkarte "Eigenschaften". Über den Format-Editor legen Sie die Formatierung für Zahl, Währung, Datum, Zeit, Prozent und Winkel fest. Standardmäßig wird die jeweilige Systemeinstellung verwendet. 334

335 Gemeinsame Objekteigenschaften Tipp: Möchten Sie nur Teilbereiche eines Ausdrucks per Folgeverknüpfung formatieren (z.b. bei Text und Zahl innerhalb eines Ausdrucks) verwenden Sie die Funktionen Date$() und FStr$() im Formel-Dialog. Externe Programme aufrufen Sie können Felder der Eingabemaske mit externen Programmen verknüpfen. Diese externen Programme, beispielsweise eine Tabellenkalkulation oder ein Grafikprogramm, können dann direkt von dem betreffenden Feld aus aufgerufen werden. Programmaufruf einrichten Klicken Sie im Eingabemasken-Designer mit der rechten Maustaste in das zu bearbeitende Objekt, und wählen Sie dort den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü. Bei Objekten, für die eine Programmverknüpfung möglich ist, finden Sie im folgenden Dialog ein Register "Programm". Hier können Sie einen Programmaufruf einrichten, indem Sie das gewünschte externe Programm und zu übergebende Parameter einstellen. 335

336 Eingabemasken-Designer Im Eingabefeld "Programmname" können Sie Pfad und Programmnamen des gewünschten Programms angeben oder über die Schaltlfäche "Durchsuchen" einstellen. Im Eingabefeld "Programmparameter" können Sie Ihrem externen Programm Parameter mitgeben, um beispielsweise das externe Programm gleich mit einem bestimmten Dokument zu starten. Über den Parameter "%s" können Sie festlegen, dass der jeweilige Feldinhalt als Parameter übergeben werden soll. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in dem Feld den Pfad mit Dateinamen hinterlegen, um diese Datei beim Programmaufruf automatisch zu laden. Über den Parameter "%env(<var>)" können Sie beim Programmaufruf als Parameter auch den Inhalt einer Umgebungsvariablen übergeben. "<var>" steht dabei für den jeweiligen Namen der Umgebungsvariablen. (Näheres zu Umgebungsvariablen finden Sie in Ihrem Handbuch zum Betriebssystem). Neben diesen beiden Parametern können Sie in der Eingabezeile "Programmparameter" jedoch auch alle übrigen, für das aufzurufende Programm zulässigen Parameter angeben. Programmstart über automatische Verknüpfungen erlaubt: Ist diese Option eingeschaltet, wird anhand des Dokumenttyps (z. B. ".XLS") die zugehörige Anwendung ermittelt. Ein Eintrag unter "Programmname" ist nicht mehr erforderlich, da Pfad, Dateiname und Typ dabei automatisch aus dem Feldinhalt ermittelt werden. Ein Eintrag unter "Programmparameter" ist dann ebenfalls nicht mehr erforderlich. So können aus einem Feld unterschiedliche Dateien und Anwendungen aufgerufen werden (z. B. Texte, Spreadsheets und Bilder, etc.). Eine automatische Verknüpfung kann nur dann funktionieren, wenn die Applikation die zu ihr gehörige Dateinamen-Erweiterung korrekt im System eingetragen hat. Beispiel: Windows-Programm "Paint" starten, und automatisch die Datei "sunny.bmp" laden. Als "Programmnamen" würden Sie angeben C:\windows\mspaint.exe und %s als "Programmparameter". Wenn das Feld also bspw. den Inhalt "c:\grafik\sunny.bmp" hat, dann würde Paintbrush mit dieser Grafik gestartet werden. Programmaufruf ausführen Klicken Sie in der Eingabemaske mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie Programmaufruf aus dem Kontextmenü. Tooltipps Bei einigen Objekten haben Sie die Möglichkeit, Tooltipps zu definieren. Sobald man sich dann mit der Maus auf das entsprechende Feld bewegt, öffnet sich ein Hinweisfeld mit einem von Ihnen vordefinierten Text. 336

337 Gemeinsame Objekteigenschaften Der darin enthaltene Kommentar soll als Eingabehilfe dienen, damit Sie sofort wissen, welche Eingabevarianten möglich sind, bzw. in welcher Form etwas eingegeben werden soll. Auch wenn mehrere Personen an der Ansicht arbeiten, weiß jeder anhand eines solchen Tooltipps, wie ein Feld zu bearbeiten ist, da die Tipps ja ganz speziell auf Ihre Ansicht ausgerichtet sein können. Auf diese Weise wird es Ihnen erleichtert, eine möglichst einheitliche Ansicht zu führen. Zum Festlegen eines Tooltipps gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie im Eingabemaskendesigner das Kontextmenü des Objektes, für das Sie den Tooltipp eingeben möchten und wählen den Befehl Eigenschaften. Im Ordner Tooltipp können Sie im Feld "Beschreibung" nun einen beliebigen Text eingeben. Autotext Mit der Funktion "Autotext" können Sie für jedes Eingabefeld Textbausteine definieren. Wenn Sie bei der Dateneingabe das jeweilige Kürzel eingeben, wird der Autotext automatisch eingetragen. Bei der Dateneingabe beschränkt sich Ihre Tipparbeit somit auf ein paar Kürzel. Tipp: Autotexte können auch Formeln enthalten. Dadurch haben Sie viele Möglichkeiten der Automatisierung bei der Dateneingabe, z.b. für den automatischen Eintrag von Benutzername und Datum in ein Bemerkungsfeld. Autotext kann auch als automatische Tippfehlerkorrektur verwendet werden: Geben Sie als Schlüssel einen Ihrer üblichen Tippfehler ein (falls Sie so etwas überhaupt machen...) und als Text für den Textbaustein die korrekte Schreibweise. Zum Festlegen von Autotext führen Sie bitte folgende Schritte durch: Klicken Sie im Eingabemaskendesigner mit der rechten Maustaste in das zu bearbeitende Objekt und wählen Sie dort den Befehl "Eigenschaften" aus dem Kontextmenü. Im Fenster Autotext finden Sie eine zweispaltige Liste mit Ersetze/Durch Einträgen, in der die definierten Textbausteine angezeigt werden. 337

338 Eingabemasken-Designer Die Einfügemarke springt jeweils automatisch in die "Ersetze" - Eingabezeile unter der Liste, in der Sie zuerst das Kürzel für den Textbaustein eingeben. Als nächstes geben Sie in die "Durch" - Eingabezeile den Text für den Textbaustein ein, der bei Eingabe des Kürzels automatisch eingefügt werden soll. Wenn Sie eine Formel eingeben möchten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld. Wenn Sie in der Autotext-Liste einen Eintrag selektieren (z.b. durch Anklicken), wird der betreffende Eintrag in den "Ersetze" - "Durch" Eingabefeldern dargestellt, wo er auch noch nachträglich bearbeitet werden kann. Per Drag & Drop können Sie Ihre Einträge auch an eine bestimmte Position in der Liste platzieren, um diese bspw. alphabetisch zu ordnen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Dateneingabe die Autotext-Funktion erst wirksam wird, wenn Sie nach dem Kürzel des Textbausteins ein Leerzeichen einfügen oder in das nächste Feld wechseln. 338

339 Gemeinsame Objekteigenschaften Folgeverknüpfung festlegen Folgeverknüpfungen können für alle Eingabefelder, Comboboxen und Checkboxen einer Ansicht definiert werden. Über eine Folgeverknüpfung lässt sich einem oder mehreren Eingabefeldern, den sog. Zielfeldern, in Abhängigkeit des Eintrags im Quellfeld automatisch ein bestimmter Inhalt zuweisen. So können Sie z. B. bestimmen, dass immer, wenn im Feld ANREDE "Herrn" steht, automatisch der Eintrag "Sehr geehrter Herr" in das Feld BRIEFANREDE eingefügt wird. Oder aber dass immer dann, wenn im Feld KATEGORIE "A" steht, automatisch der Eintrag "Autohandel" in das Feld BRANCHE eingetragen wird. Dabei sind Sie nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt; Sie haben auch die Möglichkeit, ein Feld mit mehreren Folgeverknüpfungen zu belegen. Um eine Folgeverknüpfung zu definieren, wählen Sie Konfiguration > Eingabemaske. Öffnen Sie das Kontextmenü des zu bearbeitenden Objektes und klicken auf den Befehl Eigenschaften. Im folgenden Dialog gehen Sie in das Register "Folgeverknüpfung". 339

340 Eingabemasken-Designer Zuerst sollten Sie ein Zielfeld bestimmen, indem Sie den Button betätigen und Ihre Auswahl treffen. Über können Sie ein Feld wieder aus der Liste entfernen. Nun haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen: "Inhalt des Quellfelds direkt übernehmen" bewirkt, dass jede Eingabe in das Quellfeld automatisch auch in das Zielfeld eingefügt wird. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe des Formelassistenten eine Formel zu definieren. Ein Beispiel hierfür: Wenn Sie einstellen möchten, dass automatisch als Ort "Konstanz" eingetragen wird, falls die Telefonnummer ohne Vorwahl angegeben wird, müssten Sie die nachfolgende Formel beim Feld TELEFON eintragen. Als Zielfeld müssten Sie also ORT angeben. «Cond(StrPos(TELEFON, "/ ) = -1 and Left$(TELEFON,1) <> 0, Konstanz )» Die Option "Umwandlung selektiver Ausdrücke" erlaubt, in Abhängigkeit bestimmter Einträge im Quellfeld automatisch einen beliebigen Text in das Zielfeld einzutragen. Die "WENN-DANN" Verknüpfungen definieren Sie über die entsprechenden Eingabefelder. Sobald eine neue Verknüpfung eingetragen wird, springt der Cursor schon automatisch in das "WENN"-Feld. Beim "DANN"-Feld haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, eine Formel zu definieren. Die restlichen Buttons wurden bereits bei der Funktion Autotext beschrieben, da sie dort entsprechend sind. Außerdem sind die Buttons mit Tooltips belegt, wodurch Sie sofort die Funktion erkennen können. Über die Option "Wert nur übertragen, wenn Zielfeld leer ist" können Sie bestimmen, ob der verknüpfte Eintrag im Zielfeld nur eingefügt werden soll, wenn dieses leer ist (Option eingeschaltet), oder ob der dort evtl. stehende Eintrag überschrieben werden soll (Option ausgeschaltet). Um eine Checkbox (logisches Feld) per Folgeverknüpfung anzukreuzen, lassen Sie in das logische Feld ein "T" (TRUE) eintragen, um sie abzukreuzen, entsprechend ein "F" (FALSE). Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Folgeverknüpfungen bei der Eingabe erst wirksam werden, wenn das Quellfeld verlassen wird! Außerdem können im Zielfeld nur so viele Zeichen eingefügt werden, wie die für dieses Feld definierte Feldlänge erlaubt. Ist das Zielfeld für einen verknüpften Eintrag zu kurz, wird der Eintrag abgeschnitten. Eingaberegel (Validierung) Hier können Sie eine Eingaberegel für ein Feld definieren und eine entsprechende Meldung festlegen, die dann erscheint, wenn die Eingabe ungültig war. Um eine Eingaberegel zu definieren, führen Sie folgende Schritte durch: 340

341 Gemeinsame Objekteigenschaften Öffnen Sie im Eingabemasken-Designer das Kontextmenü des Objektes, für das Sie die Regel festlegen möchten und wählen Sie den Befehl Eigenschaften. Im Eigenschaftsdialog wechseln Sie zu der Registerkarte Eingaberegel. Zuerst sollten Sie sich entscheiden, ob die korrekte Eingabe erzwungen werden oder ob nur ein Hinweis bei falscher Eingabe erfolgen soll. Über den Button gelangen Sie in die Liste mit den Bedingungen und Meldungen. Der Cursor springt dabei automatisch in das Feld "Gültigkeitsbedingung", die Sie mit Hilfe des Formelassistenten definieren können. Im Feld darunter können Sie nun noch die Meldung bestimmen, die erscheint, wenn die Gültigkeitsbedingung bei der Eingabe nicht erfüllt wurde. Die restlichen Buttons wurden bereits bei der Funktion Autotext beschrieben, da Sie dort entsprechend sind. Außerdem sind die Buttons mit Tooltipps belegt, wodurch Sie sofort die jeweilige Funktion erkennen können. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Definitionen keinen 100%-igen Schutz darstellen, sondern nur Eingabehilfen sind. Bei einigen speziellen Funktionen, wie Drag 341

342 Eingabemasken-Designer & Drop, Suchen und Ersetzen oder auch beim Zugriff durch Module per OLE sind die Eingaberegeln nicht wirksam. Beispiel: Eingabe einer korrekten -adresse erzwingen StrPos( ,. )<>-1 and )<>-1 and Len( )>=5 Als Meldung, falls diese Gültigkeitsbedingung nicht erfüllt wird, könnten Sie bspw. " -adresse ist ungültig!" angeben. Wie gesagt, erreichen Sie dadurch eine möglichst einheitliche Form bei der Eingabe. So könnten Sie bei der Meldung auch gleich angeben, wie der richtige Eintrag aussehen soll, dass dort also "@" enthalten sein muss, außerdem mindestens 1 Punkt und 5 Zeichen. Voreinstellung Über die Registerkarte Voreinst. können Sie einen Wert bestimmen, der beim Anlegen jedes neuen Datensatzes automatisch eingetragen wird. Öffnen Sie dazu im Eingabemasken-Designer das Kontextmenü des Objektes, für das Sie die Regel festlegen möchten, wählen den Befehl Eigenschaften und gehen dann in das Register Voreinstellung. Legen Sie hier den gewünschten Eintrag fest. Wenn Sie z.b. überwiegend Händler in Ihrer Kundenkartei hätten, könnten Sie festlegen, dass unter "Kategorie" bei jedem neuen Datensatz "Händler" eingetragen wird. Auf diese Weise können Sie sich auch mit dieser Funktion einiges an Schreibarbeit ersparen. 342

343 Benutzerverwaltung 17. Benutzer- und Rechteverwaltung Über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer gelangen Sie in die Benutzer- und Rechteverwaltung. Diese Einstellungen werden in den meisten Fällen vom Systemadministrator vorgenommen. Legen Sie hier die verschiedenen Benutzer fest und definieren Sie die jeweiligen Rechte Benutzerverwaltung Im linken Bereich werden die angelegten Benutzer und Gruppen angezeigt. Um die Verwaltung zu vereinfachen, können Sie Gruppen festlegen, und die Benutzer den Gruppen zuordnen. So müssen Sie die Rechte nicht für jeden Benutzer einzeln festlegen, sondern sparen Zeit, indem Sie die Rechte gleich für mehrere Anwender definieren. Benutzer und Gruppen Die Benutzer und Gruppen bearbeiten Sie über die Schaltflächen: Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Gruppe an. Über die Schaltfläche "Kopieren" duplizieren Sie einen Benutzer oder eine Gruppe, z.b. wenn mehrere Benutzer oder Gruppen ähnliche Rechte haben. 343

344 Benutzer- und Rechteverwaltung Löschen Sie den selektierten Benutzers oder die Gruppe über die entsprechende Schaltfläche. Hinweis: Bei dem Benutzer "Administrator" handelt es sich um ein vordefiniertes Benutzerkonto mit allen Zugriffsrechten, ebenso wie die Gruppe "Administratoren". Beide Konten sind nicht löschbar, der Name kann nicht geändert werden und sie sind in ihren Rechten nicht einschränkbar. Sie sollten dem Benutzerkonto "Administrator" daher unbedingt ein Kennwort zuweisen. Mitgliedschaften Wenn Sie eine Gruppe selektieren, werden auf der Registerkarte "Mitgliedschaften" alle diejenigen Benutzer angezeigt, die der aktuell angezeigten Gruppe zugeordnet sind. Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Wählen Sie den Benutzer aus der Liste aller vorhandenen Benutzer aus. Wenn Sie einen Benutzer selektieren, werden auf der Registerkarte "Mitgliedschaften" alle diejenigen Gruppen angezeigt, denen der Benutzer zugeordnet ist. Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Wählen Sie die Gruppe(n) aus der Liste aller vorhandenen Benutzergruppen aus. 344

345 Benutzerverwaltung Stammdaten eines Benutzers / Benutzeranmeldung Nach Selektion eines Benutzers können über die Registerkarte "Stammdaten" die Benutzeranmeldung und die Benutzer-Stammdaten (z.b. Name, Abteilung, Telefon, ) hinterlegt werden. Die Stammdaten stehen auch beim Druck als Variablen zur Verfügung. Im Feld Loginname wird der Name für die Benutzeranmeldung hinterlegt. Das Anlegen der Passwörter erfolgt über die Schaltfläche. Das Anlegen von Passwörtern für die Anwender wird unbedingt empfohlen. Dieses kann im übrigen unter dem Menüpunkt Konfiguration > Benutzerkennwort ändern auch vom jeweiligen Anwender selbst geändert werden. Bei Verwendung eines DMS können Sie über die Schaltfläche zentral die DMS- Anmeldeinformationen festlegen. Der Benutzer kann diese Information selbst ändern (auch über Konfiguration > DMS Anmeldeinformationen). Wenn Sie die Option "Automatisch anmelden" aktivieren, startet der crm ohne weitere Interaktion. Über die Schaltfläche wählen Sie den korrespondierenden Windows- Benutzer aus. Beim Programmstart wird der aktuell angemeldete Windows- Benutzer dem korrespondierenden crm-benutzer zugeordnet. Wenn keine eindeutige Zuordnung erfolgt, wird der Anmelden-Dialog angezeigt. Um eine aktivierte automatische Anmeldung zu umgehen, kann durch Drücken der Umschalt-Taste während des Programmstarts der Anmelden-Dialog erzwungen werden. Tipp: Sie können im Feld Unterschrift eine Bilddatei hinterlegen. Wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zu dieser Datei aus oder geben Sie diesen direkt ein. Dabei werden auch die Platzhalter %APPDIR% und %PRJDIR% unterstützt. Zur Darstellung der Bilddatei beim Druck verwenden Sie z.b. die Funktion "Drawing()". 345

346 Benutzer- und Rechteverwaltung Stammdaten einer Gruppe Nach Selektion einer Gruppe können Sie über die Registerkarte "Stammdaten" einen Namen und eine Beschreibung der Gruppe angeben. Alle Gruppennamen, zu denen ein Benutzer gehört, stehen in der Gruppenvariable <crm.user.groups> zur Verfügung. Die Gruppennamen sind dabei mit einfachen Anführungszeichen eingerahmt und per Komma getrennt. Damit kann z.b. eine gruppenspezifische Web-Ansicht oder gruppenspezifische Eingabe- und Anzeigefelder realisiert werden. Beispiel: «if(strpos(crm.user.groups,"'testgruppe'")<>-1,...,...)». Das Einrahmungszeichen sollte Bestandteil der Formel sein, um "Testgruppe" von "Testgruppe2" eindeutig unterscheiden zu können Rechteverwaltung Die Rechteverwaltung ist in projektübergreifende, projektspezifische, ansichtenspezifische, datensatzspezifische und feldspezifische Rechte unterteilt. Diese Rechte können für jeden Benutzer einzeln festgelegt werden oder über die Gruppen gleich für mehrere Benutzer. 346

347 Rechteverwaltung Definition von Rechten Selektieren Sie einen Benutzer oder eine Gruppe. Selektieren Sie das zu definierende Recht aus. Über Klick in die rechte Spalte und einen weiteren Klick auf den Pfeil am rechten Rand öffnen Sie den Auswahldialog und können zwischen den Einträgen "Ja", "Nein" oder "Siehe Gruppen" wählen. Bei der Definition von Gruppenrechten steht "Siehe Gruppen" nicht zur Auswahl. Per Rechtsklick können über das Kontextmenü auch alle Rechte auf einmal gesetzt werden. Haben Sie "Siehe Gruppen" gewählt, wird im unteren Bereich das aus der Gruppenzugehörigkeit resultierende Recht für die Gruppe angezeigt, in der dieser Benutzer eingetragen ist. Hinweis: Wenn Rechte über die Gruppen zugeteil werden, müssen Sie darauf achten, dass die Benutzer mindestens einer Gruppe angehören. Ist dies nicht der 347

348 Benutzer- und Rechteverwaltung Fall, so ergibt sich automatisch ein "Nein" als resultierende Einstellung für das jeweilige Recht. Sollte ein Benutzer eine Mitgliedschaft in mehreren Gruppen haben, werden seine Rechte aus der Vereinigung aller seiner Benutzergruppen gebildet (additiv). Beispiel: Der Benutzer ist sowohl in der Gruppe "Marketing" als auch bei "Administratoren" eingetragen. Über die Marketing-Gruppe hätte er nicht das Recht, ein neues Projekt anzulegen, als Mitglied der Administratoren-Gruppe jedoch schon. In diesem Fall erhält der Anwender das Recht zugeteilt und es spielt keine Rolle, dass er es als Zugehöriger zur Marketing-Gruppe eigentlich nicht hätte. Etwaige eingestellte individuelle Benutzerrechte "Ja/Nein" sind stets vor den Gruppenrechten prioritär. Beispiel: Die Marketing-Gruppe darf generell Termine für andere Benutzer setzen. Falls ein Benutzer dieser Gruppe dieses Recht jedoch explizit bei seinen individuellen Benutzereinstellungen auf "Nein" stehen hat, darf er es nicht, trotz seiner Gruppenzugehörigkeit. Anwendungsrechte (Allgemein) Auf der Registerkarte "Allgemein" legen Sie die Anwendungsrechte, also die projektübergreifenden Rechte fest. Dazu gehören unter anderem die Rechte zur Neuanlage eines Projekts oder das Anlegen von Terminen für Kollegen. Es handelt sich dabei um Rechte, die nicht von einer bestimmten Ansicht abhängig sind, sondern stets gelten sollen. Legt ein Benutzer ein neues Projekt an (vorausgesetzt, er hat das Recht dazu), werden ihm automatisch alle projektspezifischen Rechte für dieses Projekt explizit gewährt. Schließlich soll er anschließend dieses Projekt auch bearbeiten können. Ob andere Benutzer auf dieses Projekt zugreifen dürfen, hängt davon ab, ob sie entweder: Mitglied der Gruppe "Administratoren" sind. Das allgemeine Recht "Mit unbekanntem Projekt arbeiten" gewährt bekommen haben. In diesem Fall handelt es sich ja um ein "unbekanntes" Projekt, da für den Benutzer vermutlich noch keine Rechte dafür eingestellt wurden. Oder ob ihnen ein Administrator bereits explizit die Rechte für dieses Projekt gegeben hat. Diese Voraussetzungen gelten ebenfalls für die ansichtenspezifischen Rechte. 348

349 Rechteverwaltung Projektrechte Auf der Registerkarte "Projekt" finden Sie die projektspezifischen Rechte des aktuell geladenen Projekts, wie etwa die Änderung der Konfiguration eines Projektes. Hinweis: Auf der Registerkarte "Projekt" findet sich unter anderem das "Basisrecht für neue Ansicht". Dieses legt die Voreinstellung für Ansichtsrechte fest, wenn für eine Ansicht noch keine Rechte explizit definiert wurden. Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei nicht um das eigentliche Recht handelt, sondern um den Wert, der bei einer neuen Ansicht für alle vorhandenen Ansichtsrechte als Voreinstellung verwendet wird. Beispiel: Sie legen eine neue Ansicht an, doch die Benutzerrechte für diese Ansicht wurden noch nicht definiert. In diesem Fall kommt das beschriebene Basisrecht zum Einsatz. Haben Sie bei einem Benutzer ein "Ja" eingetragen, werden ihm alle Rechte für diese Ansicht gegeben das heißt, bei allen Ansichtsrechten ist automatisch ein "Ja" voreingestellt. Haben Sie bei einem Anwender jedoch ein "Siehe Gruppen" beim "Basisrecht für neue Ansicht" ausgewählt, wird bei allen Rechten der neuen Ansicht ein "Siehe Gruppen" eingetragen. In diesem Fall greifen dann also die Rechteeinstellungen, die bei der Gruppe für die neue Ansicht definiert sind. 349

350 Benutzer- und Rechteverwaltung Ansichtenrechte Auf der Registerkarte "Ansichten" sehen Sie eine Übersicht der ansichtenspezifischen Rechte. Dazu gehören unter anderem das Ändern von Datensätzen, das Erstellen von -vorlagen, Import, Export usw. Wählen Sie aus der Liste der Ansichten zuerst diejenige aus, für die Sie die Rechte festlegen möchten. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, für die Ansicht "Personen" ein Recht zu gewähren, für die Ansicht "Dokumente" jedoch nicht. 350

351 Rechteverwaltung Datensatzrechte Auf der Registerkarte "Datensätze" haben Sie die Möglichkeit, Rechte auf Datensatzebene zu definieren. Sie können zum Beispiel für eine ganze Gruppe von Benutzern einen Filter definieren, so dass diese Anwender immer nur ganz bestimmte Datensätze einer Ansicht sehen können. Durch Klick auf den Button gelangen Sie in den Dialog zum Definieren eines Filters. Legen Sie nun die gewünschte Auswahl fest, nähere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Filtern von Datensätzen (Selektion)". Die entsprechenden Benutzer können nun in der angegebenen Ansicht nur noch die hier festgelegten Datensätze sehen, wobei für die Anwender jedoch nicht ersichtlich ist, dass ein Filter gesetzt ist. Einschränkungen bei der Arbeit mit Datensatzrechten Der Filter Allgemein und Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine Datensatzrechte von relational verknüpften Ansichten, d.h. theoretisch könnten durch entsprechende WHERE Abfragen Datensätze ohne Leserechte, "erraten" werden. Die relational verknüpften Datensätze werden natürlich nicht angezeigt. Wenn es sich um kritische Datensätze handelt, können dem Benutzer die Rechte "Freie SQL Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" genommen werden. "Vorbereitete SQL Abfragen" und Filter Allgemein durch rein interaktives Zusammenklicken sind dann zwar nach 351

352 Benutzer- und Rechteverwaltung wie vor möglich, aber es kann keine Abfrage erstellt werden, über die relational verknüpften Datensätze "erraten" werden können. Beachten Sie bitte, dass die Aktivierung von Datensatzrechten generell zusätzliche Ressourcen des Datenbankservers beanspruchen wird. Dies könnte sich in Form einer Verschlechterung der Performance auswirken. Der Grund dafür ist, dass sich mit aktivierten Datensatzrechten die Komplexität der Abfragen erhöht. Insbesondere dann, wenn als Filterbedingung Relationen einbezogen werden, für die relational verwendeten Ansichten selbst wiederum Satzrechte definiert sind, oder auch, wenn Anwender gleichzeitig Mitglied in mehreren Gruppen mit aktivierten Datensatzrechten sind. Tipps: Versuchen Sie, möglichst einfache Filter zu verwenden. Vermeiden Sie Filter mit Relationen Wenn die Datensatzrechte von Gruppen abgeleitet sind, vermeiden Sie Gruppenzugehörigkeiten zu mehreren Gruppen mit Datensatzrechten. Aktivieren Sie Datensatzrechte nur für die Ansichten, für die sie wirklich notwendig sind. 352

353 Rechteverwaltung Feldrechte Auf der Registerkarte "Felder" haben Sie die Möglichkeit, Rechte auf Feldebene zu definieren. Sie können zum Beispiel definieren, dass ein Anwender (oder eine Gruppe) nur ganz bestimmte Felder einer Ansicht sehen kann bzw. nur für ganz bestimmte Felder Schreibrechte hat. Generell werden Feldrechte über "Feldrechte aktiv" eingeschaltet. Dies ist unabhängig davon, ob und welche Einstellungen in der Feldliste darunter vorgenommen wurden. Wenn Sie die Einstellung "Siehe Gruppen" auswählen und der Benutzer einer Gruppe angehört bei der Feldrechte inaktiv sind, so hat dieser Benutzer für alle Felder Schreibrechte und Leserechte. Schreibrechte und Leserechte können getrennt aktiviert werden. Um in der Feldliste die Einstellungen "Lesen" und "Schreiben" zu setzen, stehen Ihnen Checkboxen zur Verfügung. Diese kennen drei verschiedene Zustände: Feldrecht ist gesetzt, z.b. Leserechte Feldrecht ist nicht gesetzt, z.b. keine Leserechte Feldrecht siehe Gruppen 353

354 Benutzer- und Rechteverwaltung Besonderheiten bei der Arbeit mit Feldrechten Falls neue Felder hinzukommen oder umbenannt werden (und noch nicht konfiguriert wurden), dann greifen für diese die Einstellungen "Basisrecht 'Lesen' für neue Felder" bzw. "Basisrecht 'Schreiben' für neue Felder" auf der Registerkarte Ansichten. Sofern für ein Feld keine Leserechte bestehen, wird ein leerer Inhalt (NULL) geliefert. Dies ist insbesondere bei Statistik, Druck, L&L Formeln (Autoprotokoll, Suchen & Ersetzen, Wechseln usw.) zu beachten! Sofern für ein Feld keine Leserechte bestehen, ist das Feld im Filtermodus QBE in der Eingabemaske schreibgeschützt, ein Suchen ist nicht möglich. Im Filtermodus Allgemein wird das Feld nicht angeboten. Sofern für ein Feld keine Schreibrechte bestehen, ist das Feld in der Eingabemaske schreibgeschützt. In Dialogen wie "Organisation > Wechseln" oder "Suchen und Ersetzen" wird es nicht angeboten. Die Kombination, dass für ein Feld Schreibrechte, aber keine Leserechte bestehen, ist eher theoretischer Natur aber gefährlich. Denn man könnte einen Inhalt überschreiben, den man gar nicht sieht. Daher kommt bei Einstellung dieser Kombination eine Warnung. Möglicher Einsatz dieser Kombination: Ein Autoprotokoll legt relationale Datensätze an, aber gewisse Felder darin darf der Anwender nicht sehen. 354

355 Rechteverwaltung Einschränkungen bei der Arbeit mit Feldrechten Sortierungen berücksichtigen keine Leserechte, d.h. es kann auch nach Spalten sortiert werden, deren Inhalt letztlich nicht gesehen werden kann. Die Rufnummernerkennung berücksichtigt keine Feldrechte, dies ist bei eingehenden Anrufen aber nicht praxisrelevant, da die Nummer bereits angezeigt wird. Der Filter Allgemein und Freie SQL Abfragen berücksichtigen keine Feldrechte, d.h. theoretisch könnten durch entsprechende WHERE Abfragen Feldinhalte von Feldern ohne Leserechte "erraten" werden. Die Feldinhalte werden natürlich nicht angezeigt. Wenn es sich um kritische Felder handelt, können dem Benutzer die Rechte "Freie SQL Abfrage erstellen" und "Filterausdruck direkt editieren" genommen werden. "Vorbereitete SQL Abfragen" und Filter Allgemein durch rein interaktives Zusammenklicken sind dann zwar nach wie vor möglich, aber es kann keine Abfrage erstellt werden, über die Feldinhalte "erraten" werden können. Wenn für ein Autoprotokoll auf das zu schreibende Feld, keine Schreibrechte existieren, oder wenn die Option "Anhängen" gewählt wurde, aber auf das Feld keine Leserechte bestehen, dann wird das Autoprotokoll nicht erstellt und eine Fehlermeldung angezeigt. Diese Fehlermeldung kann vermieden werden, indem z.b. durch eine Bedingung in einer Formel ein leerer Inhalt für dieses Feld erzeugt wird (""). Dies kann z.b. durch eine Formel realisiert werden, die einen Eintrag nur dann erzeugt, wenn der Benutzer Mitglied einer bestimmten Gruppe ist (z.b. Hauptbenutzer) und sonst einen leeren Eintrag erzeugt: «Cond(Contains (crm.user.groups,"' Hauptbenutzer '"), Aktion.VORLAGE,"")» 355

356 Benutzer- und Rechteverwaltung Das Konzept der Feldrechte in der Übersicht Feld der Ansicht X Feldrechte für diese Ansicht aktiviert? Siehe Gruppen Feldrechte in einer der Gruppen aktiviert? Ja Ja Feld bekannt bzw. Konfiguration vorhanden? Nein Hole Default- Recht Ja Feldrechte in einer der Gruppen deaktiviert? Ja Recht Siehe Gruppen? Nein Feldrecht beim Benutzer gewährt? Nein Nein Nein Nein Feldrecht in einer der Gruppen gewährt? Nein Kein Recht auf dieses Feld der Ansicht X Ja Ja Ja Recht auf dieses Feld der Ansicht X gewährt 356

357 Welche Scriptsprachen werden unterstützt? 18. Automatisierung mit Scripten Ihnen steht ein mächtiges Objektmodell zur Verfügung, das den Zugriff auf die Ansichten, die Telefonie, das Terminmanagement und vieles mehr erlaubt. Mit Hilfe von Scripten können Sie dieses Objektmodell ansprechen und somit viele Routineaufgaben komfortabel automatisieren. Sogar eventuell nicht vorhandene spezielle Funktionen können Sie so leicht selbst integrieren. Darüber hinaus können Scripte andere Programme ansprechen und deren Funktionalitäten nutzen, sofern diese eine entsprechende Schnittstelle anbieten. Hinweis: Ein Script ist eine Abfolge von Befehlen, die bei der Ausführung sequenziell abgearbeitet werden. Die Befehle entstammen dabei dem "Wortschatz" einer bestimmten Scriptsprache. Dieser Befehlssatz bestimmt dabei, welche Möglichkeiten die Sprache bietet und wie ein Script aufgebaut sein muss. Scripts sind in der Regel nicht allzu umfangreich und führen schon mit wenigen Befehlen zu beachtlichen Leistungen. Ein durchschnittliches Script umfasst vielleicht 20 bis 40 Zeilen Befehle. Nicht zuletzt aus diesen Gründen sind Scriptsprachen meist sehr leicht zu erlernen. Obwohl oberflächlich sehr ähnlich, gibt es doch eine ganze Reihe von entscheidenden Unterschieden zwischen Scripts und ausführbaren Programmen. So sind Scripts beispielsweise nicht selbst lauffähig, sondern benötigen immer eine Umgebung, in der sie ablaufen. Diese sogenannten Hosts sind für die Verwaltung der Scripts verantwortlich und erweitern die Möglichkeiten der jeweiligen Sprache meist in Form von zusätzlichen Objekten. In unserem Fall ist der crm der Host; eine Erweiterung findet durch dessen Objektmodell statt. Ein weiterer wichtiger Unterschied ist die fehlende Möglichkeit, eigenständig Dialoge zu implementieren. Hierzu sind externe Objekte notwendig Welche Scriptsprachen werden unterstützt? Grundsätzlich werden alle Scriptsprachen des Windows Scripting Host unterstützt. Am weitesten verbreitet sind VBScript und JScript, die direkt vom Hersteller Microsoft angeboten werden. Es gibt aber auch andere Umsetzungen wie z.b. Python. Die Auswahl der Sprache erfolgt dabei über die Dateiendung, z.b. "vbs" bei VBScript und "js" bei JScript. Hinweis: VBScript und JScript werden direkt mit dem Programm ausgeliefert und - falls noch nicht vorhanden - auf Ihrem System installiert. Andere Sprachen müssen von jeweiligen Hersteller bezogen werden und entsprechend seinen Angaben auf dem System installiert werden. 357

358 Automatisierung mit Scripten 18.2 Wo lassen sich Scripte integrieren? Die Integration von Scripten ist über Schaltflächen (Script Direkt, Script Datei, Funktionsdefinitionen) innerhalb der Eingabemaske, über den Befehl Extras > Scripte > Ausführen oder über Ereignisse möglich. Eine Beschreibung, wie die Scripts dort konkret hinterlegt werden, finden Sie innerhalb der zugehörigen Kapitel dieses Handbuches. Sie können dabei jeweils entscheiden, ob Sie das Script direkt eingeben oder in Form einer externen Textdatei hinterlegen möchten. Insbesondere bei größeren Scripts ist letzteres die bessere Wahl, da diese eine leichte Wiederverwertbarkeit an anderer Stelle erlaubt Support zu Scripting-Funktionalitäten Die Möglichkeiten der Scripting-Technologie sind sehr weitreichend und deren Beschreibung daher sicherlich Stoff für ein eigenes Buch. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir keine Beschreibung der verwendeten Scriptsprachen liefern können. Entsprechende Werke finden Sie im Buchprogramm vieler größerer Fachverlage. Eine ausführliche Referenz zu VBScript und JScript bietet Microsoft im Internet an: Individuelle Fragen und Erfahrungsberichte können in einer der vielen Microsoft Newsgroups (news://msnews.microsoft.com) ausgetauscht werden. Selbstverständlich wollen wir Ihnen im Rahmen unseres Supports bei Ihren Fragen und Wünschen gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen, um Ihnen einen optimalen Einsatz unseres Produktes zu ermöglichen. Wir möchten jedoch um Verständnis bitten, dass wir nur auf Fragen zum Objektmodell selbst, nicht aber zu Modellen anderer Produkte oder zu den Scriptsprachen selbst eingehen können. Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung der Eigenschaften und Methoden des Objektmodells finden Sie über die Programmgruppe des crm unter dem Punkt "Dokumentationen". Diese Zusatzinformation enthält zudem einige Anwendungsbeispiele für Scripts Script-Erweiterungen Diese Script-Erweiterungen gelten nur für interne Scripte, d.h. für Scripte die über Schaltflächen (Script Direkt, Script Datei, Funktionsdefinitionen) innerhalb der Eingabemaske, über den Befehl Extras > Scripte > Ausführen oder über Ereignisse ausgeführt werden. 358

359 Script-Erweiterungen Scripts in Scripts einbinden Bei häufig benötigten Funktionen bietet es sich an, diese zentral abzulegen, so dass sich eventuell notwendige Änderungen auf alle darauf basierenden Scripts auswirken. Hierzu wird die Einbindung von Scripts über eine spezielle Anweisung der folgenden Form unterstützt: <!--#include file= c:\scripts\include.vbs --> Die Anweisung wird dabei durch den kompletten Inhalt der angegebenen Datei ersetzt. Um eventuellen Syntaxfehlern vorzubeugen, empfiehlt es sich daher, die Anweisung in eine eigene Zeile zu setzen. Hinweis: Alle auf diese Weise eingebundenen Scripts müssen die gleiche Scriptsprache verwenden wie das Hauptscript. Eine Mischung von mehreren Sprachen ist nicht möglich und führt zu Syntaxfehlern. Sofern Sie Ihre Scripts unterhalb des Programmverzeichnisses abgelegt haben, können Sie statt einer festen Angabe des Verzeichnisses die %APPDIR% Variable verwenden: <!--#include file= %APPDIR%\include.vbs --> Tipp: Die Variable %APPDIR% steht auch an anderen Stellen zur Verfügung, z.b. in der Eingabemaske, bei den Funktionsdefinitionen und innerhalb der Symbolleisten. %APPDIR% kann als Platzhalter verwendet werden, der vom Programm durch den Pfad der Anwendung ersetzt wird, wie z.b. C:\Programme\combit\cRM\. %PRJDIR% wird analog dazu durch den Pfad des Projekts ersetzt. Synchrone und Asynchrone Scripts Da die Einsatzgebiete von Scripts sehr unterschiedlich sind, stehen zwei verschiedene Ausführungsarten zur Auswahl. Synchrone Scripts Ein synchrones Script hält den Host solange auf, bis es vollständig abgearbeitet ist. Wenn Sie als bspw. innerhalb eines Scripts zeitlich längere Operationen durchführen, können Sie während der kompletten Ausführungszeit nicht mit dem Programm arbeiten. Synchrone Scripts bieten sich daher für Abläufe an, die im direkten Kontext zur aktuellen Arbeit stehen, wie z.b. die Automatisierung von mehreren kleineren Routineaufrufen, wie einem Filter und dem anschließenden Export. Jedes nicht anders gekennzeichnete Script ist automatisch ein synchrones Script. 359

360 Automatisierung mit Scripten Asynchrone Scripts Diese Art von Scripts wird parallel zum Host ausgeführt, so dass Sie währenddessen mit diesem arbeiten können. Es wird hierfür ein eigener sogenannter "Thread" geöffnet. Auf diese Art ist der Host während der Ausführung nicht blockiert. Wir empfehlen die Verwendung von asynchronen Scripts bei längerfristigeren Scripts, die nicht im direkten Kontext zur aktuellen Arbeit stehen, wie dem ansteuern anderer Applikationen. Damit ein Script asynchron ausgeführt wird, muss es in der ersten Zeile die folgende Anweisung enthalten: <!--#pragma asynchronous--> (Längere) asynchrone Scripts sollten eine Abbruchsbedingung vorsehen und hierzu regelmäßig den Wert der Terminate Eigenschaft abfragen. Weitere Informationen hierzu finden Sie über die Hilfefunktion in der Objektreferenz. Scripte und der Edit-Modus Soll ein Script bei Klicken eines Buttons in der Eingabemaske ohne Speichern-Frage gestartet werden, muss folgende Anweisung enthalten sein: <!--#pragma keepeditmode--> Auf diese Weise wird die Speichern-Frage unterdrückt und Sie bleiben im Edit-Modus. Verschlüsselung von Scripten Wählen Sie Extras > Scripte > Verschlüsseln um den Scriptcode zu verschlüsseln und den Inhalt zu schützen. Wenn Sie beim Verschlüsseln als Zieldatei die Quelldatei angegeben, wird diese überschrieben. Ein entschlüsseln der verschlüsselten Scriptdatei ist nicht mehr möglich. Enthält ein Script die Anweisung <!--#pragma encrypted--> so wird es ab dieser Stelle bis zum Ende komplett verschlüsselt. Damit kann ein Teil des Scripts bearbeitbar bleiben, damit bestimmte Parameter oder Variablen veränderbar sind, der Rest des Scripts bleibt jedoch geschützt. Benutzerrechte Es gibt Benutzerrechte, die festlegen, ob ein Benutzer Scripts grundsätzlich ausführen darf. Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Systemverwaltung". Zugriff von außen Mit Ausnahme des WScript Objektes steht Ihnen auch außerhalb von crm-scripten der Leistungsumfang des Objektmodells zur Verfügung. Sie können so beispielsweise eine 360

361 Script-Erweiterungen Anwendung schreiben, die Ihre Daten aus dem crm bezieht und diese in einer beliebigen Weise bearbeitet, um sie anschließend zurück zu schreiben. Sie benötigen zum Zugriff lediglich eine Instanz des Application Objektes. Die sogenannte ProgID des Application Objektes lautet "crm.application". Weitere Hinweise finden Sie in der bereits Anfang dieses Kapitels erwähnten Zusatzinformation zum Objektmodell. Die Instanzierung erfolgt in der Regel über einen CreateObject Befehl (Late Binding). Die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten sowie die genaue Syntax hängt von der verwendeten Programmiersprache ab. Entsprechende Hinweise finden Sie in der jeweiligen Dokumentation. Ereignisse für Scripte Über die Ereignisverwaltung kann auf verschiedene Ereignisse mit automatischen Aktionen reagiert werden. Hierzu können für jede der angebotenen Ereignisse Scripte hinterlegt werden. Projektspezifische Ereignisse können sein: Projekt wurde geöffnet, Projekt wird geschlossen Eingehender Anruf, Eingehender Anruf wurde gesucht Ansichtenspezifische Ereignisse können sein: Ansicht wurde geöffnet, Ansicht wird geschlossen 361

362 Automatisierung mit Scripten Datensatz wurde gespeichert, Datensatz wird gespeichert Datensatz wurde zusammengeführt, Datensatz wird zusammengeführt Weitere Informationen finden Sie in der OLE Zusatzdokumentation. Wählen Sie Konfiguration > Ereignisse in der Projekt-Menüleiste um die Ereignis- Verwaltung zu öffnen. Verknüpfen Sie über die Aktion "Script Datei" das Ereignis mit einer bestehenden Scriptdatei aus oder betten Sie das Script über die Aktion "Script Direkt" direkt ins Projekt ein. Bei den ausgeführten Scripten steht ein neues Objekt "Event" zur Verfügung, welches Informationen über das aktuelle Ereignis zur Verfügung stellt. Es hat folgende Eigenschaften: Project: enthält das Projekt-Objekt um das im Event es geht View: enthält das Ansichtenobjekt, um das es im Event geht (sofern beim Event verfügbar) Data: enthält ggf. eine Zusatzinformation zum Event. Weitere Informationen finden Sie in der OLE Zusatzdokumentation. Einschränkungen für diese Ereignis-Scripte: Das Recht "Darf Scripte ausführen" wird bei diesen Scripten nicht abgefragt (ist also nicht wirksam), damit eine über Ereignis-Scripte konfigurierte Anwendungslogik in jedem Fall durchlaufen wird. Es erfolgt keine Statusanzeige (Animation) in der Statusleiste Alle Events für Ansichten, die es nicht mehr gibt, werden beim Speichern der Projektdatei verworfen. Wichtig: Bei aufwändigen Scripten (lange Laufzeit) empfiehlt es sich, asynchrone Scripte für die Ereignisse zu verwenden, da ansonsten der crm zu lange blockiert wird. Ausgenommen hiervon sind jedoch die beiden Ereignisse "Projekt wird geschlossen" und "Ansicht wird geschlossen", hier muss ein synchrones Script verwendet werden. Generell müssen Sie bei asynchronen Scripten unbedingt berücksichtigen, dass der Anwender in der Zwischenzeit weiter arbeiten (und zum Beispiel den aktuellen Datensatz wechseln) kann. Dies kann je nach Skript unvorhersehbare Effekte haben! 362

363 Allgemeine Einstellungen 19. combit LDAP-Server Der combit LDAP-Server ermöglicht Ihnen einen Zugriff auf die crm Ansichten von jedem Ort der Welt. Die Daten können über das Internet / Intranet aber auch lokal abgefragt werden. Alles was dazu benötigt wird, ist ein LDAP-Client, welcher unter anderem auch in jeder Microsoft Windows Version verfügbar ist. Mittels des LDAP Protokolls können Ihre Daten zum Beispiel auch unter einem Linux-System abgefragt werden. Hinweis: Beim ersten Start des LDAP-Servers wird bereits die Ansicht "Personen" vorkonfiguriert. Nachdem Sie über Aktionen > Server starten den Server gestartet haben, können Sie direkt von einem Client auf die Daten Ihrer Ansicht zugreifen. Der combit LDAP-Server bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einzelne Datensätze zu erstellen. Das Erstellen von Datensätzen wird nur von wenigen LDAP-Clients unterstützt. Da der Vorgang von Client zu Client unterschiedlich ist, können wir an dieser Stelle nicht näher darauf eingehen Allgemeine Einstellungen Über den Menüpunkt Datei > Einstellungen können Sie grundlegende Einstellungen des LDAP-Servers vornehmen. 363

364 combit LDAP-Server Port: Hier wird auf dem eingestellten Port nach Suchanfragen gewartet. Standardmäßig ist der LDAP-Port laut RFC 2255 auf 389 definiert worden. Aus diesem Grund ist eine Änderung des Ports nicht zu empfehlen. Status: Der Status gibt an, in welchem Modus der LDAP-Server nach dem Start geschaltet werden soll. Dabei gibt es drei verschiedene Modi: 364 Gestartet: Der Server "wartet" gleich nach dem Start auf Suchanfragen Angehalten: Der Server öffnet den angegebenen Port, aber lässt noch keine Suchanfragen zu. Dieser Modus ist von Vorteil, wenn man gleich nach dem Programmstart den Port reservieren möchte, aber noch keine Suchanfragen zulassen will. Gestoppt: Es wird noch kein Port geöffnet. Suchanfragen können nicht bearbeitet werden. LDAP-Server beim Start von Windows öffnen: Ist diese Option gesetzt, so wird bei jedem Starten des Betriebssystems der LDAP-Server gestartet. Dieses Feature ist eine Erleichterung für den Benutzer, da der LDAP-Server nicht nach jedem Systemstart manuell gestartet werden muss Suche Über die Registerkarte "Suche" konfigurieren Sie die Sucheinstellungen. Max Verbindungen: Hier können Sie die maximale Anzahl an Verbindungen angeben, die gleichzeitig eine Verbindung zum Server aufbauen dürfen. Sollte die Anzahl überschritten werden, so bekommt der Client eine entsprechende Fehlermeldung zurück. Bitte beachten Sie hierbei das eine zu hohe Anzahl Performanceprobleme hervorrufen kann.

365 Konfiguration des Servers Sie sollten deswegen je nach verfügbaren Ressourcen nicht mehr als 10 Verbindungen erlauben. Datenquelle: Ist diese Option aktiviert, so können Sie in den unteren Optionsfeldern eine Standard Datenquelle angeben. Diese wird verwendet, wenn der Client bei der Suche keine explizite Applikation angibt. Bitte beachten Sie hier, dass jeweils nur die Applikation zur Auswahl steht, die auf Ihrem System installiert ist. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, so können Sie den Dialog mit OK beenden. Etwaige Einstellungen werden erst nach einem Neustart des Servers übernommen Konfiguration des Servers Ansicht hinzufügen Damit der LDAP-Server auf Ansichten des combit Relationship Managers zugreifen kann, müssen diese konfiguriert werden. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Datenquelle > Ansicht hinzufügen. Geben Sie zunächst Ihre Benutzerdaten für den combit Relationship Manager an. Über die Schaltfläche "Öffnen" neben dem Eingabefeld "Projekt" lässt sich nun ein Projekt auswählen. Wurden die Benutzerdaten korrekt angegeben, werden dann die vorhandenen Ansichten in der Combobox "Ansicht" aufgelistet. Der combit LDAP- Server versucht die LDAP-Attribute nach Möglichkeit automatisch mit Feldern der entsprechenden Ansicht zu verknüpfen. Schon vorhandene Verknüpfungen werden dabei nicht überschrieben. Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können 365

366 combit LDAP-Server Sie anschließend manuell verknüpfen. Natürlich können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen nachträglich ändern. Folgende Datenbankfelder werden automatisch verknüpft, sofern sie in der Ansicht verfügbar sind: LDAP-Attribut OBJECTCLASS CN SN GIVENNAME O OU STREET L C combit Relationship Manager Feld Abteilung Name Name Vorname Firma Abteilung Strasse Ort Land 366

367 Konfiguration des Servers MAIL HOMEPHONE TELEPHONENUMBER MOBILE FAX XMOZILLASECOND NSCPAIMSCREENNAME DISPLAYNAME DISPLAY-NAME Telefon Telefon2 MobilTelefon Telefax 2 (2. -adresse für für Mozilla) Name (Angezeigter Name für Mozilla) Name (Angezeigter Name für Outlook) Name (Angezeigter Name für Outlook) Ansichten bearbeiten und löschen Bereits konfigurierte Ansichten können Sie über Datenquelle > Bearbeiten ändern. Möchten Sie eine bereits konfigurierte Ansicht löschen, markieren Sie die gewünschte Ansicht und wählen dann den Menüeintrag Datenquelle > Löschen. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen einer Ansicht ein aktuell durchgeführte Suche auf diese Ansicht nicht mehr erfolgreich fortgesetzt werden kann und es somit beim Client zu eventuellen Fehlern kommen kann. LDAP-Attribute bearbeiten Selektieren Sie die Ansicht in der Baumstruktur und wählen Sie Datenquelle > Bearbeiten. Im Bereich "Feldzuordnung" können Sie die LDAP-Attribute bearbeiten, neue Attribute hinzufügen und vorhandene löschen. Sollten Ihnen die vorgegebenen Attribute nicht ausreichen, können Sie über die Schaltfläche "Neu" neue Attribute definieren. Geben Sie das LDAP-Attribut an. Geben Sie eine Beschreibung zu diesem Attribut an. Dies kann Ihnen helfen, den schwer verständlichen Namen des Attributs auch noch zu einem späteren Zeitpunkt schnell zu verstehen. Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie definierte Attribute ändern. Über "Löschen" können Sie Attribute aus der Liste entfernen. Bitte beachten Sie dass die Attribute CN, SN und OBJECTCLASS für den korrekten Datenaustausch notwendig sind. Aus diesem Grund können diese nicht gelöscht werden und müssen einem Feld zugeordnet werden. 367

368 combit LDAP-Server Beim Aktivieren der Option "Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden die Benutzerinformationen des Server" können Sie festlegen, dass in dieser Datenquelle auch ohne explizite Anmeldung des Clients gesucht werden darf. Sollte ein Client sich doch mit Benutzername anmelden, so wird dieser verwendet. Die Option "Ansicht als Standard für den combit Relationship Manager definieren" setzt die angegebene Datenquelle als Standard. Gibt ein Client keine explizite Datenquelle an, so wird diese verwendet. Wurden alle Angaben korrekt eingetragen, beenden Sie den Dialog mit OK. Die gerade angelegte Datenquelle wird nun in der Baumansicht des Hauptfensters angezeigt.. Server-Status setzen In der Symbolleiste des Hauptfensters kann man den Status der LDAP-Applikation setzen: Start: Startet den Server und wartet auf Suchanfragen. Pause: Schaltet den Server in den Ruhemodus. Aktuelle Verbindungen zu LDAP- Clients werden gehalten aber keine neuen akzeptiert. Stop: Beendet sofort alle Verbindungen und gibt den Port wieder frei Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client Wurde der Server gestartet und alle Einstellungen vorgenommen, kann eine Suchanfrage von jedem LDAP-Client aus gestartet werden. Damit der Server die Eingaben korrekt interpretieren kann, muss folgendes Format eingehalten werden: LDAP://<servername>/<Basis>???<Filter> Im folgenden finden Sie die Parameter und die zugehörigen Funktionen gelistet: Servername: Versucht zu diesem LDAP-Server eine Verbindung aufzubauen (Normalerweise IP-Adresse des LDAP-Servers). Basis: Hier werden die Grundinformationen angegeben. Die Basis wird bei jeder weiteren Suche der Verbindung verwendet. Argumente werden durch Komma getrennt angegeben. app: Gibt an welche Anwendung gestartet werden soll. Wert: crm. project: Ein Projekt welches am Server konfiguriert ist, z.b. combit_crm_solution2_de.crm). view: Eine Ansicht welche am Server konfiguriert ist (z.b. Personen). uid: Bei Angabe der UID (UniqueIdentifier) wird der Datensatz mit dieser ID gesucht und zurückgegeben. Dieses Feld ist mit dem Primärschlüssel des crm verknüpft. 368

369 Adressbuch in Outlook einrichten Filter: Filterausdruck für die Datensatz-Suche. Beispiel 1: ( (surname=mustermann)(mail=mustermann@combit.net)) Bei diesem Filter würde der LDAP-Server alle Datensätze die als Name "Mustermann" und/oder als Adresse "mustermann@combit.net" haben, zurückgeben. Beispiel 2: LDAP://localhost/app=cRM, project=combit_crm_solution2_de.crm, view=firmen???c=*d* Diese URL würde eine Suchanfrage auf dem lokalen Rechner im Projekt "combit_crm_solution2_de" der Ansicht "Firmen" starten und alle Datensätze als Ergebnis zurückliefern, bei denen im Feld "Land" ein "D" enthalten ist. Sollten Sie nicht den vollständigen Namen der gesuchten Person kennen, so bietet Ihnen der combit LDAP-Server eine Wildcard-Suche an. Wildcard Wirkungsweise * Steht für eine beliebig lange Zeichenkette in einem Wort. Beispiel: "*bit" steht für alle Zeichenketten, die "bit" enthalten.? Steht für ein beliebiges Zeichen in einem Wort. Beispiel: "M?ier" steht für: Alle Wörter mit 5 Zeichen, die mit "M" beginnen und auf "ier" enden. "M??er" steht für: Alle Wörter mit 5 Zeichen, die mit "m" beginnen und auf "er" enden Adressbuch in Outlook einrichten Microsoft Outlook XP/2003/2007 bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem LDAP-Verzeichnis nach Adressdaten zu suchen. Damit ist ein direkter Zugriff von Outlook auf die Ansichten des combit Relationship Managers möglich. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Verbindung zum combit LDAP-Server als Outlook Adressbuch herzustellen: Wählen Sie in Outlook den Menüpunkt Extras > Kontoeinstellungen bzw. Extras > E- Mail-Konten. In Outlook XP/2003 selektieren Sie den Eintrag "Ein neues Verzeichnis oder Adressbuch hinzufügen" und bestätigen mit "Weiter". In Outlook 2007 wechseln Sie auf die Registerkarte "Adressbücher" und wählen "Neu". Wählen Sie als Verzeichnis- oder Adressbuchtyp den Eintrag "Internetverzeichnisdienst (LDAP)" und klicken "Weiter". Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des combit LDAP-Servers an. Optional geben Sie die Anmeldeinformationen an. 369

370 combit LDAP-Server Um erweiterte Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen". Auf der Registerkarte "Verbindung" geben Sie den Servernamen und eventuell einen anderen Port an. Auf der Registerkarte "Suche" können Sie eine Suchbasis angeben (z.b. app=crm, project=combit_crm_solution2_de.crm, view=personen). 370

371 Der Windows LDAP-Client "Personen Suchen" Nach einem Neustart von Outlook steht Ihnen nun der combit LDAP-Server als Adressbuch zur Verfügung Der Windows LDAP-Client "Personen Suchen" Windows XP bietet standardmäßig einen "LDAP-Client" zur Personensuche an. Diesen starten Sie in Windows über Start > Suchen > Nach Personen. Wählen Sie zunächst in der Combobox "Suchen in" den Eintrag combit LDAP-Server. Geben Sie dann den Namen oder die -adresse an, nach der gesucht werden soll. Wurden Datensätze gefunden, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, so werden diese in der unteren Liste angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag gelangen Sie in die Detailansicht. Bitte beachten Sie hierbei, dass eine explizite Anmeldung am combit LDAP-Server nicht möglich ist. Aktivieren Sie deshalb beim combit LDAP-Server in der Ansicht, auf welche sich die Suche bezieht, die Option "Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden die Benutzerinformationen des Server". Somit kann jeder Benutzer auf die Daten der Ansicht zugreifen. Standardmäßig ist die Ansicht Personen des Projekts combit_crm_solution2_de.crm eingestellt. Möchten Sie auf eine andere Ansicht zugreifen, passen Sie in der Registry im Key HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Internet Account Manager\Accounts\ cmldap den Wert LDAP Search Base entsprechend an (z.b. app=crm, project=combit_crm_solution2_de.crm, view=firmen). 371