Hinweise zur Benutzung des CRM-Systems FIGO für PharmaK. Link zum System: https://ssl-account.com/base.mubsolutions.com/index.php

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1 Hinweise zur Benutzung des CRM-Systems FIGO für PharmaK Link zum System: https://ssl-account.com/base.mubsolutions.com/index.php 1) Login 2) Übersicht 3) Ärzte 4) Aktivitäten 5) Besuchsfrequenz 6) Praxisbeispiel A: Eine neue Praxis mit neuem Arzt anlegen 7) Praxisbeispiel B: Ein Arzt ist in eine andere Praxis umgezogen 8) Praxisbeispiel C: Ein Arzt gibt seine Tätigkeit auf, ist auf unbekannt verzogen oder verstorben 9) Praxisbeispiel D: Änderung der Adressdaten eines bestehenden Standortes

2 1) Login in das System Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken dann auf einloggen. Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von PharmaK. Wählen Sie anschließend das Projekt Pfizer. 2

3 2) Übersichtsseite Nach dem Login befinden Sie sich auf der zentralen Übersichtsseite. Um einen Besuch einzutragen wechseln sie auf die Arzt-Seite. Entweder direkt durch Klick auf den Reiter Ärzte oder diesen Link. Einen Tagesbericht (kein Arztbesuch) anlegen. Rot hervorgehobene Tage sind Tage, an denen Sie noch keine Eintragung (weder Besuch noch Tagesbericht) gemacht haben. Auflistung Ihrer zuletzt angelegten Tourenpläne und Möglichkeit diese direkt anzuzeigen. Auflistung Ihrer letzten Arztbesuche und Möglichkeit diese direkt anzuzeigen / zu bearbeiten. 3

4 2) Übersichtsseite Beispiel Tagesbericht (keine Projekttätigkeit, Fortbildung, Sonstiges...) eintragen. Geben Sie über dieses Formular Ihren Tagesbericht ein. Wählen Sie einen Zeitraum (auch halbe Tage = 0,5 möglich) und die entsprechende Tätigkeit. 4

5 3) Arzt-Liste Hier sehen Sie die Ihnen zugewiesenen Ärzte und führen die wichtigsten Aktionen zur Protokollierung Ihrer Arbeit durch. Suchfilter zur Eingrenzung der Arztliste im unteren Bereich. Möglichkeit Ihre Ärzte nach bestimmten Kriterien zu filtern. Standardmäßig ist Zielgruppe = ja und Status = aktiv gesetzt. Mit diesem Button den Suchfilter zurücksetzen, um wieder die gesamte Arztliste anzuzeigen. Mit diesem Button die Suche abschicken. Ansicht der aktuell gewählten Ärzte in GoogleMaps Karte. Ansicht ändert sich je nach oben eingegebener Suchfilter. Auflistung Ihrer zugewiesenen Ärzte. 20 Ärzte pro Seite, Seitenwechsel über Button oben rechts. Sortiermöglichkeit z.b. nach PLZ über die Pfeile. Liste ändert sich je nach oben eingegebener Suchfilter. Wenn Sie eine Liste der ingesamt verfügbaren Ärzte in Ihrem Gebiet sehen möchten, also z.b. auch alle derzeit inaktiven Ärzte, müssen Sie die Filter Zielgruppe & Status auf einen anderen Wert (z.b. leer) setzen. 5

6 3) Arzt-Liste Ansicht von Detailinformationen eines Arztes durch Aufklappen. Klicken Sie auf einen Arzt in der Liste um diesen aufzuklappen. Sie sehen nun diverse Reiter (Stammdaten, Projektdaten etc.) zwischen denen Sie wechseln können. Es finden sich dort detaillierte Informationen zu dem jeweiligen Arzt. Durch erneutes Klicken auf den Arzt klappen Sie diesen wieder zu. 6

7 3) Arzt-Liste Arzt für weitere Aktion (z.b. Bericht anlegen, Drucken etc.) auswählen. Möchten Sie einen bestimmten Arzt für weitere Bearbeitungsschritte auswählen, so klicken Sie diesen in der Liste am linken Ende (Checkbox) an. Der gewählte Arzt wird markiert und gegenüber den anderen in der Liste hervorgehoben. Sie können auf diese Weise mehrere Ärzte in der Liste selektieren. 7

8 3) Arzt-Liste Mögliche Aktionen in der Arzt Liste (Dropdown-Feld) - z.b. einen Bericht für einen Arztbesuch anlegen Klappen Sie dieses Menü auf, um verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten durchzuführen. Wählen Sie Bericht erstellen wenn Sie einen Besuch für den selektierten Arzt protokollieren möchten. Wenn Sie Bericht erstellen gewählt haben, wird ein Formular angezeigt, in welches Sie die Besuchsdaten für den gewählten Arzt eingeben können. Gehen Sie anschließend auf Eintragen um die eingegebenen Daten zu speichern. Formulare können Pflichtfelder (diese müssen immer ausgefüllt werden) oder Felder mit speziellen Formatvorgaben (z.b. nur Zahlen) beinhalten. Wenn Sie solche Felder nicht korrekt ausfüllen, Werden diese beim Klick auf Eintragen rot hervorgehoben und müssen korrigiert werden. Um einen Bericht erfolgreich anzulegen müssen sie im Feld Nestle Materna plus DHA immer ja anwählen. 8

9 3) Arzt-Liste Mögliche Aktionen in der Arzt Liste (Dropdown-Feld) - z.b. Tourenplan anlegen und aufrufen Möchten Sie einen Tourenplan (aus den vorher selektierten Ärzten) anlegen, so wählen Sie in der Arzt-Liste die Aktion Tourenplan anlegen und gelangen zu diesem Formular. Vergeben Sie ein Datum und einen Namen für diese Tour und speichern Sie Ihre Eingaben. Ihre erstellten Tourenpläne können Sie auf der Arzt-Seite im Bereich Tourenplanung (Reiter neben Suchfilter) aufrufen. Wählen Sie eine Tour aus und laden diese durch den Abschicken- Button. Die Arzt-Liste unten wird anschließend aktualisiert. Es werden Ihnen die Ärzte aus dieser Tour angezeigt. Diese können Sie z.b. Drucken (Aktion wählen -> Drucken) oder als Excel-Datei exportieren (Aktion wählen -> Alle Exportieren) 9

10 4) Aktivitäten Auf dieser Seite finden Sie eine statistische Auswertung Ihrer gesamten Aktivitäten und können sich Ihre eingetragenen Besuche sowie Tagesberichte chronologisch geordnet anzeigen lassen. Filtermöglichkeit zur direkten Kontrolle Ihrer Aktivitäten. Aufschlüsselung Ihrer bisherigen Aktivitäten. Innerhalb der Reiter (Übersicht, Besuche, Tagesberichte) erhalten Sie Detailinformationen zu Ihren eingegebenen Besuchen und Tagesberichten. Wenn Sie sich Ihre Gesamtanzahl an bisherigen Besuchen in einem bestimmten Monat anzeigen möchten, wählen Sie im Filter diesen Zeitraum (z.b. von ), schicken den Filter ab und die Zahlen in der Liste werden aktualisiert. Um anschließend die konkreten Besuche anzuzeigen wechseln Sie auf den Reiter Besuche und sehen dort geordnet nach Besuchsdatum die einzelnen Arztbesuche im gewählten Zeitraum. 10

11 5) Besuchsfrequenz In diesem Bereich werden Ihre bisherigen Besuche je nach Häufigkeit und Landscape aufgelistet. Filtermöglichkeit zur Eingrenzung der Ergebnisliste. Aufschlüsselung Ihrer bisherigen Besuche. Die Zahlen geben die Anzahl der besuchten Ärzte in der jeweiligen Häufigkeit wieder. Im dargestellten Beispiel haben Sie insgesamt 162 Ärzte, davon 6 Ärzte 0x besucht, einen 2x, 11 Ärzte 5x, 17 Ärzte 6x,... etc. Hier wird die Besuchshäufigkeit je nach Landscape angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, Zahlen (Anzahl Ärzte) anzuklicken und diese in der Arzt-Liste (Reiter Ärzte) anzeigen zu lassen. Im Beispiel würden Sie zwei Ärzte aus dem Bereich Erfurt-Z. angezeigt bekommen, die Sie bisher sieben mal besucht haben. Wenn Sie wissen möchten, welche Ärzte sie in einem bestimmten Zeitraum bisher noch NICHT besucht haben, wählen Sie im Filter diesen Zeitraum und können dann im Bereich 0x auf die Zahl klicken, um anschließend auf der Arztseite mit diesen Ärzten zu landen. Im Beispiel würden Sie 6 Ärzte aufgelistet bekommen. 11

12 6) Praxisbeispiel A: Eine neue Praxis mit neuem Arzt anlegen Eventuell gibt es in Ihrem Gebiet eine neue Praxis mit einem neuen Arzt. Diese können Sie wie folgt anlegen: Zunächst müssen Sie ein neues Haus erstellen, in dieses fügen Sie später den neuen Arzt ein. 1. Wechseln Sie auf die Arzt-Seite 2. Wählen Sie die Aktion Neues Haus anlegen 3. Geben Sie im Formular die Daten des neuen Hauses ein 4. Wenn Sie auf Speichern drücken wird das neue Haus angelegt 12

13 6) Praxisbeispiel A: Eine neue Praxis mit neuem Arzt anlegen Jetzt können Sie einen neuen Arzt anlegen und diesen dann dem neu erstellten Standort zuweisen: 1. Wechseln Sie auf die Arzt-Seite 2. Wählen Sie die Aktion Arzt anlegen 3. Geben Sie im Formular die Daten des neuen Arztes ein 4. Geben Sie im Feld Name des Hauses den Standort an (sobald sie mit Schreiben beginnen, werden Ihnen alle vorhandenen Häuser, somit auch das neu erstellte, angezeigt) 5. Drücken Sie Speichern und der neue Arzt wird nun in der neu angelegten Praxis gespeichert Achtung: Sie können Ärzte neu anlegen, allerdings kann nur Herr Vogel diese Ärzte als Zielgruppenärzte definieren! Sobald Sie einen neuen Arzt anlegen, wird PharmaK darüber informiert und kann anschließend diesen Arzt freischalten. 13

14 7) Praxisbeispiel B: Ein Arzt ist in eine andere Praxis umgezogen Wenn ein Arzt seinen Standort wechselt, können Sie diese Änderung wie folgt vornehmen: 1. Wechseln Sie auf die Arzt-Seite 2. Markieren Sie den betreffenden Arzt (Anklicken, Haken setzen) 3. Wählen Sie die Aktion Arzt Haus zuordnen 4. Geben Sie im Formular die Daten ein und speichern Sie Entweder haben Sie zuvor eine neue Praxis angelegt, wie unter 6) beschrieben, oder Sie möchten den Arzt einer anderen bestehenden Praxis zuweisen. Tippen Sie in beiden Fällen den Namen des gewünschten Hauses ein bzw. wählen es aus. Wenn der Arzt zu diesem Standort umgezogen ist, dies also seine neue Hauptadresse ist, wählen Sie bei Art Hauptstandort. Der bisherige Hauptstandort wird nun zum Nebenstandort, den sie später löschen können. Zur Kontrolle der Standorte eines Arztes klappen Sie diesen auf und wechseln in den Reiter Standorte. Sie sehen den aktuellen Hauptstandort und eventuell vorhandene Nebenstandorte. Im Beispiel wurde die Praxis Herbst zum Hauptstandort und der alte Standort Praxis Pfotenhauer zum Nebenstandort. Ist diese Praxis nicht mehr vorhanden, können diesen Nebenstandort mit Klick auf Zuordnung löschen entfernen. 14

15 8) Praxisbeispiel C: Ein Arzt gibt seine Tätigkeit auf, ist auf unbekannt verzogen oder verstorben In diesen Fällen müssen Sie die Projektdaten eines Arztes bearbeiten und ihn auf den Status inaktiv setzen. 1. Wechseln Sie auf die Arzt-Seite 2. Markieren Sie den betreffenden Arzt (Anklicken, Haken setzen) 3. Wählen Sie die Aktion Projektdaten bearbeiten 4. Setzen Sie im Formular den Staus auf inaktiv und wählen den Grund der Inaktivität aus und speichern anschließend. Wenn Sie einen Arzt von aktiv auf inaktiv ändern müssen Sie zwingend den Grund für diesen Schritt mit angeben. 15

16 9) Praxisbeispiel D: Änderung der Adressdaten eines bestehenden Standortes Wenn Sie die Standortdaten eines Arztes ändern möchten gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf die Arzt-Seite 2. Klappen Sie den betreffenden Arzt durch Anklicken auf 3. Wechseln Sie zum Reiter Standorte 4. Rufen Sie den zu ändernden Standort über anzeigen auf 5. Geben Sie im Formular die Daten ein und speichern Sie 16

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