Basisprogramm PERSONALABRECHNUNG/PERSONALMANAGEMENT

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1 Basisprogramm SP_Data Lösungen bieten von Grund auf einen hohen Standard, sodass Sie direkt und weitreichend mit Ihrer Arbeit beginnen können. Gerade in Kombination spielen unsere Lösungen ihre Vorteile aus (eine gemeinsame Datenbasis für Personalmanagement, -abrechnung, -zeitwirtschaft und Mitarbeiterportal ist gegeben). Bereits das SP_Data Personalabrechnung/SP_Data Personalmanagement (SP_Data PA/PM) Basisprogramm bietet einen weitreichenden Standard: Mehrmandantenfähigkeit (keine Begrenzung) Mehrbenutzerbetrieb inkl. Benutzerrechteverwaltung bis auf Feldebene separater GDPdU Zugang für Betriebsprüfer Änderungsprotokoll (Eingabehistorie) hochflexible Selektions-, Gruppierungsund Exportmöglichkeiten automatische Erinnerungsfunktion mittels Wiedervorlagen Microsoft Office Integration inkl. Serienbrief-/ und Vorlagen diverse Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen übersichtliche Fehlzeitenverwaltung inkl. Jahresübersicht umfangreiche Beispielfehlzeiten (ca. 50 Fehlzeiten) umfangreiche Beispiellohnarten (ca. 120 Lohnarten) umfangreiches Berichtswesen (ca. 220 Berichte) Hinterlegung von Haustarifen sowie mehreren Tarifen pro Mandant Pfändungsautomatiken Arbeitgeberdarlehen PERFIDIA Einzelplatz Voll-DEÜV SV-Beitragsabrechnung Entgeltersatzleistung (EEL) Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Sozialausgleichsverfahren (SAG) Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) Lohnsteuerbescheinigung (LStB) Lohnsteueranmeldung (LStA) SP_Data PA kennt alle deutschen Post- und Bankleitzahlen, Bundesländer, Feiertage, Berufsbezeichnungen, Namenszusätze und Vorsatzworte sowie sämtliche Staatsangehörigkeiten, Finanzämter, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften inklusive der erforderlichen Kennzahlen. SP_Data PA überwacht die Einhaltung gesetzlicher sowie vom Anwender definierter Plausibilitäten und bietet eine umfassende Online-Hilfe mit zahlreichen Beispielen und Querverweisen. SP_Data PA/PM basieren auf führenden SQL Datenbanksysteme. Ein kostenfreier Microsoft SQL Server wird standardgemäß von SP_Data bereitgestellt. Durch die unternehmensweite Nutzung einer einheitlichen SQL Datenbank, sind Geschwindigkeits- und Kostenvorteile realisierbar.

2 Voll-DEÜV/PERFIDIA DEÜV umfasst die mandantenübergreifende Erstellung monatlicher Meldungen an die Sozialversicherungsträger nach der Datenübermittlungsverordnung. Alle SV-Meldegründe, wie z.b. An,- Ab- und Unterbrechungsmeldungen, werden bereits im Basisprogramm vollautomatisch erkannt und generiert. PERFIDIA ist eine parallele Weiterentwicklung zu dakota und sv.net, die mit einem erweiterten Funktionsumfang und damit verbundenem Komfort aufwartet. Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise als auch Steuerbescheinigungen, Lohnsteueranmeldungen, Meldungen des Aufwendungsausgleichsgesetztes sowie des Entgeltersatzleistungs- und des Zahlstellenmeldeverfahrens werden automatisch erzeugt und über das in der SP_Data PA nahtlos eingebundene PERFIDIA Modul elektronisch an die Krankenkassenannahmestellen, die Zentrale Speicherstelle (ZSS) und Finanzbehörden übermittelt. PERFIDIA Einzelplatz ist im Basisprogramm enthalten. Es verwaltet Statistik-, Steuer- und Sozialversicherungssachverhalte übersichtlich in einer einheitlichen Oberfläche und unterstützt den optionalen Mehrbenutzerbetrieb. Auch der Rückweg der Protokollmeldungen ist dabei sichergestellt. Ein mit dakota erstelltes ITSG- Zertifikat lässt sich problemlos in PERFIDIA importieren.

3 ELSTER/ELSTER-Signatur ELSTER ist der Standard zur Übermittlung von Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet. Das im Basisprogramm enthaltene Modul ELSTER-Signatur bringt durch ein Software-Zertifikat, den ELSTER-Stick oder auch der ELSTER-Signatur-Karte Sicherheit in das ELSTER-Verfahren. Durch eine elektronische Authentifizierung wird gewährleistet, dass nur ein registrierter Absender Steuererklärungen und Steueranmeldungen für Ihre Steuernummer abgeben kann. Bei der Registrierung stehen 3 Authentifizierungsmöglichkeiten zur Wahl: Software-Zertifikat (ELSTER-Basis) ELSTER-Stick (ELSTER-Spezial) Signaturkarte (ELSTER-Plus) Das Zertifikat lässt sich komfortabel in PERFIDIA einlesen (einmalige Konfiguration). Statistik - Verdienststrukturerhebung (VSE, VSS) Die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder bieten Datenanlieferungen für die Statistische Verdienststrukturerhebung alternativ zum Papier-fragebogen bzw. Onlinefragebogen an. Mit dem Modul Statistik können Sie Meldungen auf elektronischem Weg mittels PERFIDIA an das Statistische Landesamt übermitteln.

4 Bescheinigungswesen Das Bescheinigungswesen ermöglicht das Verwalten, Erstellen, Ausfüllen und Drucken von Bescheinigungen in Ihrer Personalabrechnung direkt aus dem Mitarbeiterstammblatt. Beispielsweise Bescheinigungen für das Krankengeld, Wohngeld, die Arbeit und/oder das Nebeneinkommen. Die erzeugten Bescheinigungen lassen sich komfortabel als PDF speichern und im Dokumentenarchiv ablegen*. * Zusatzmodul Dokumentenarchiv erforderlich Entgeltersatzleistungen (EEL- Verfahren) Das im Basisprogramm enthaltene EEL-Modul legt die erforderlichen Grundlagen für den direkten Austausch mit den Krankenkassen. Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG-Verfahren) Nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) werden Arbeitgebern Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung erstattet, sofern sie nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Weiterhin ist im AAG geregelt, dass alle Arbeitgeber Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld bzw. Erstattungen zum Beschäftigungsverbot durch die Einzugsstellen erhalten. Seit Beginn 2011werden diese Anträge maschinell erstellt und an die Krankenkassen übermittelt. Das im Basisumfang enthaltende AAG-Modul und PERFIDIA garantieren den korrekten und einfachen Workflow mit den Einzugsstellen. Die ITSG bescheinigt dem SP_Data AAG-Modul eine erhöhte Verfahrenssicherheit. Diese bietet dem Anwender einen erhöhten Automatisierungsgrad.

5 Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) Seit Beginn 2011 sind alle Zahlstellen, die Versorgungsbezugsempfänger abrechnen, verpflichtet, Krankenkassenmeldungen auf elektronischem Weg zu übermitteln. Zahlstellen sind alle Organisationen bzw. Arbeitgeber, die Betriebsrenten oder andere Versorgungsbezüge auszahlen. Die ITSG bescheinigt dem SP_Data ZMV-Modul eine erhöhte Verfahrenssicherheit. Diese bietet dem Anwender einen erhöhten Automatisierungsgrad. REHADAT-Elan Schnittstelle Alle Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten müssen jährlich eine Schwerbehinderten- Meldung an die Arbeitsagentur abgeben. Die Software REHADAT-Elan unterstützt Sie bei der Erstellung der Schwerbehindertenauswertung und ermöglicht die Abgabe der Meldung in elektronischer Form oder auf amtlich anerkanntem Ausdruck. Die SP_Data PA verfügt über eine optionale Schnittstelle zu REHADAT- Elan. Diese übergibt die Angaben der Betriebsstätten, monatliche Auswertung der Beschäftigtenzahlen und die Daten der beschäftigten Schwerbehinderten an REHADAT- Elan. Sie sparen somit die manuelle Erfassung der Angaben in REHADAT-Elan und kommen Ihrer Meldepflicht mühelos nach.

6 HOGA- Schnittstellenmanagement Im HOGA - Schnittstellenmanagement werden die erforderlichen Funktionalitäten zur automatischen Übermittlung der betrieblichen Altersvorsorge hogarente bereitgestellt. Mit dem HOGA-Lohnarten-Pool werden alle zu berücksichtigenden Lohnarten für den Arbeitgeberzuschuss, die Gehaltsumwandlung und den Netto-Einbehalt automatisch eingefügt. Innerhalb der Ressourcenverwaltung stehen grundlegende Steuerungen für die HOGA- Anschubfinanzierung und die hogarente zur Verfügung. Im Personalstamm werden die Vertragsdaten gepflegt. Da der Personalstamm auf die Ressourcenverwaltung zugreift, werden hier der HOGA-Anschub und die hogarente ausgewählt und im Beitragsfeld gepflegt. In der HOGA-Schnittstelle stehen die Daten für die Meldung an HDI/Gerling auf Knopfdruck bereit. Agenturabrechnung Mit dem Zusatzmodul Agenturabrechnung können Sie Agenturen verwalten, Mitarbeitern Agenturen zuordnen und Provisionsabrechnungen für Agenturen erstellen. Diese Funktionalität wird bei der Künstlerabrechnung benötigt. Heuerabrechnung Die 2008 erfolgreich abgelegte Prüfung und Zertifizierung seitens der SeeBG stellte den offiziellen Startschuss für den Einsatz des Heuer- Moduls dar. Die Abrechnung der Seeleute stellt hinsichtlich der Heuer-Besonderheiten spezielle Anforderungen an die Entgeltberechnung. Beispielhaft seien hier die Berücksichtigung weiterer Sozialversicherungs-zweige, spezifische steuerliche Verfahrensweisen und Abrechnung in Fremdwährung (z. B. US-Dollar) genannt.

7 Tarifvertrag öffentlicher Dienst, Land/Kommune (TVöD/TV-L) Das Zusatzmodul TVöD/TV-L ermöglicht eine automatische Umsetzung des BAT-Tarif in den TVöD. Für den Übergangszeitraum steht Ihnen eine Überleitungskarte zur Verfügung, in der die eingefrorenen Tarifbestandteile jederzeit angesehen oder bearbeitet werden können. Altersteilzeitabrechnung (ATZ) Das Zusatzmodul Altersteilzeitberechnung ist aufgrund der einfachen Bedienung und vollautomatischen Berechnung eine effiziente Unterstützung und wesentliche Arbeitserleichterung für Ihre Personalabteilung bei der Abrechnung von Altersteilzeit, insbesondere bei schwankenden Entgelten, Tariferhöhungen und Einmalzahlungen. Das Modul berechnet die Aufstockungsbeträge des Brutto- und Nettoentgeltes sowie die zusätzlichen RV-Beiträge des Arbeitgebers automatisch. Die Abrechnungsliste für die Arbeitsagentur ist integriert. Zusatzversorgungskassen (ZVK) Das ZVK-Modul rechnet mit den Zusatzversorgungskassen im Baugewerbe oder im öffentlichen Dienst ab (z. B. VBL oder Bühnenversorgung). Der Urlaubsanspruch und das Urlaubsentgelt in Baubetrieben werden automatisch berechnet. Erstattungslisten für die Arbeitsagentur und bauspezifische Berichte sind integriert.

8 Kurzarbeitergeld (KUG) Das KUG-Modul ermittelt die Soll- und Ist- Entgelte sowie den Differenzbetrag und berücksichtigt dabei entsprechende Fehlgründe (z. B. KUG bei Krankheit). Die Erstellung der KUG- Abrechnungsliste und/oder des KUG-Antrages erfolgt über die Verdienstabrechnung und enthält individuelle Mehrzahlungs- oder Aufstockungsbeträge. Berichtsmanager Mit dem Zusatzmodul Berichtsmanager können Sie neue Berichte und Funktionen einrichten. Für jeden Bericht können Auswahlmöglichkeiten und Informationen für den Benutzer hinterlegt werden. Die Berichte werden übersichtlich nach Berichtstypen gegliedert, um diese leicht zu finden (z. B. Listen Arbeitsagentur oder Statistik ). Mehrere Berichte können zu Berichtsmappen zusammengefasst werden (z. B. als Monatsabschluss oder Quartalsstatistik). Abfragegenerator Fibu-Daten Der Abfragegenerator Fibu-Daten ist ein Werkzeug, um finanzbuchalterische Daten auszuwerten und an Microsoft Excel zu übergeben. Der Anwender erhält mit dem Abfragegenerator ein Werkzeug, mit dem er binnen kürze ster Zeit individuelle Auswertungen erstellen kann. SQLoder Datenbankkenntnisse sind nicht erforderlich.

9 Abfragegenerator Mitarbeiterdaten Der Abfragegenerator Mitarbeiterdaten ist ein Werkzeug, um mitarbeiter-bezogenen Daten auszuwerten und an Microsoft Excel zu übergeben. Der Anwender erhält mit dem Abfragegenerator ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem er auf komfortable Art und Weise individuelle Auswertungen erstellen kann. Wie beim Abfragegenerator Finanzbuchhaltung sind auch hier weder SQL- noch Datenbankkenntnisse erforderlich. Zusatzdaten Mit dem Zusatzmodul Zusatzdaten ist es dem Personalsachbearbeiter möglich, das Mitarbeiterstammblatt um frei definierbare Eingabe- und Auswahlfelder zu erweitern. Felder verschiedenster Größe und unterschied-lichsten Typs sind rasch hinterlegt und stehen dem Anwender fortan mit nützlichen Zusatzinformationen zu jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Auch Popup-Masken pro Mitarbeiter lassen sich erzeugen. Neben der Bezeichnung und Positionierung der eingefügten Elemente sind dem Anwender auch die Reihenfolge und eine feldbezogenen Hilfe-Definitionen zur Bearbeitung freigestellt. In Kombination mit den Zusatzmodulen Berichtsmanager und Abfragegenerator Mitarbeiterdaten bietet das Zusatzdaten Modul vielseitigste Auswertungsmöglichkeiten.

10 Ressourcenverwaltung Verwalten Sie Gegenstände, wie Firmenfahrzeuge und Mobiltelefone aber auch Seminare, Verträge, Sprachkenntnisse und weitere Qualifikationen effizient und flexibel. Umfassende Such- und Auswertungsmöglichkeiten sowie die Möglichkeit der Lohnartenverknüpfung (z. B. zur automatischen Berechnung der 1% Regel beim Zuweisen eines Firmen PKWs) stehen zur Verfügung. Die vollständig in die SP_Data PA/PM integrierte Lösung bietet Ihnen deutliche Vorteile gegenüber einer separaten Software. Dokumentenarchiv Der Schritt zum papierlosen Personalbüro. Mit dem Dokumentenarchiv der SP_Data PA/PM archivieren Sie Arbeits-verträge, Verdienstabrechnungen oder Bescheinigungen in der multimedialen Personalakte des Mitarbeiters. Das Dokumentenarchiv ist dabei vollkommen transparent in das SP_Data Berichtswesen integriert. Microsoft Word basierte Serienbriefe lassen sich personifiziert und direkt aus dem Dokumentenarchiv heraus befüllen, nach PDF konvertieren, verteilen und/oder ablegen. Lohnjournale, Lohnsteueranmeldungen, Buchungslisten oder Beitragsab-rechnungen legen Sie hingegen im jahrgangsbezogenen Mandanten-Archiv ab. Grundsätzlich stehen auch hier alle archivierten Dokumente jederzeit zur Verfügung. Der Archivierungslauf selbst kann nachträglich oder automatisch im Rahmen des Monatsabschlusses erfolgen. Eingescannte oder bereits vorhan-dene, externe Dokumente können problemlos verknüpft oder nachträglich importiert werden. Ein wichtiges Merkmal des Dokumentenarchivs ist die SP_Data eigene Verschlüsselung, wodurch Dokumente der elektronischen Personalakte der Mitarbeiter sowie des Mandantenarchivs sicher aufbewahrt werden. Die Ablage erfolgt dabei über einen Webservice Dokumente werden über das Internet oder Intranet archiviert. Somit können Sie dezentral arbeiten und zentral archivieren. Die Sicherheit der Lösung ist in diesem Zusammenhang hervorzuheben. Dokumente können nur über SP_Data-Lösungen und von berechtigten Anwendern in das Archiv gestellt oder aus dem Archiv gelesen werden.

11 Die Übertragung der komprimierten Dokumente erfolgt verschlüsselt. Dateiname, Speicherort und Speicherdatum werden im Dokumentenarchiv verfremdet, sodass selbst der Administrator des Archiv-Servers keinen Zugriff auf die Dokumente erhält. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über den Webservice, der die Berechtigung prüft und das Dokument aushändigt. Archivschnittstelle Alternativ zur SP_Data eigenen Verschlüsselung können die Informationen auch in Easy Archiv, SER oder ELO abgelegt und über das SP_Data Dokumentenarchiv ausgelesen werden. Für diese Anbieter werden entsprechende Webservices als Schnittstelle angeboten*. * Weitere Anbieter auf Anfrage Dok-Import Als Erweiterung zum Dokumentenarchiv bietet Ihnen der Dok-Import die Möglichkeit, große Mengen an Dokumenten, Scans, PDF-Dateien und/oder sonstigem Bild- und Datenmaterial ohne aufwendiges Handling dem Archiv der SP_Data PA/PM-Lösung zuzuführen. Die Erfassung der Dokumente findet losgelöst vom Personalmanagementsystem statt, wodurch eine Übertragung der Dokumentenvorerfassung ausgegliedert werden kann (z. B. Hilfskräfte). Eine Einrichtung von Benutzerrichtlinien innerhalb der führenden SP_Data Lösung ist nicht erforderlich.

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