Der Weg von Exceltabellen zur zentralen Adressverwaltung

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1 DIE ZIEGLERSCHEN Der Weg von Exceltabellen zur zentralen Adressverwaltung Fachtagung Dienstleistungsmanagement, am Anne Beck Referentin für Projektmanagement

2 2 Inhalt Ausgangslage Projekt Adressverwaltung Projekteckpunkte Konzeptionsphase Umsetzungsphase Einführungsphase Cobra der Zieglerschen - Live Demo

3 3 Zwischentitel Ausgangslage

4 4 Spatenstich Weihnachtspost Einweihung Jahresbericht

5 5 das war unser Ziel!

6 6 Input Angehörige/ Selbsthilfeorganisationen Kunden Kostenträger Betreuer (ca ) z. B. DRV, KVJS usw. Verbände z. B. DWW, Vddd usw. Ca. 20 mit 200 Pers. Politiker + kirchliche Vertreter Bund, Land, Kommunen (ca. 200) Lieferanten, Sonst. Vertragspartner Öffentliche Multiplikatoren (ca. 30) Befreundete Einrichtungen (ca. 50/100 Pers.) VO, GF Schriftverkehr Gremien ZA: MV, AR, FA, Stiftungsrat, Stiftungsversamml. ca. 10 x p. a. Einladungen zu u unregelm. Veranst., Events wie z. B. -Spatenstiche -Richtfeste -Einweihungen -Jubiläen ca x p. a. VO, GF VO, GF VO, GF/TOPSoZ ReWe/SA P/PitFM VO GF, BL LeiRe, LeiRe, BL BL TOPSo Die Prozesse sind zu Z beschreiben - vollautomatisierte Prozesse z. B. Schnittstelle PeWe- Adressverwaltung - Manuelle Schnittstellen Adressen, die von VO, GF, BL gemeldet werden Adresspool Output PeWe/Per s.office VO, GF VO, GF, BL ReWe Selektion der Adressen für Versand im Bereich Einladungen zu ÖA/ PR i. w. S. regelm. Veranstaltungen - Weihnachts-, Neujahrs- -Einführungstage mailing 1 x p. a. Fundraising -Dankeschön-Nachmitt. - Jahresberichte 1 x p. a - Spendenmailings ca. f. Ehrenamtliche - Vis à vis 4 x p. a. 3-4 x p. a. -Fachtage, z. B. Behi - Sonst. (z. B. Krankheit - Newsletter Stiftung? ca x p. a. Hr. Züfle) 1 x p. a Russ Mitarbeiter Hauptamtlich (ca. 2800) Ehrenamtliche in den Gremien ZA (ca. 50) Ehrenamtliche Sonstige (ca. 900) Spender und Stifter Ca ) Sonstige relevante Adressen (Outlook) Adresspool JDF (ca. 200)

7 7 Zwischentitel Projekt Adressverwaltung

8 8 Projekteckpunkte Projektmitarbeiter: Betroffene zu beteiligten machen Sekretariate/ Assistenten Mitarbeiter ÖA Fundraiser Programm: cobra CRM Plus 2011

9 9 Erarbeitung eines Fachkonzepts Was wollen wir? Abläufe Ziel Zielgruppe Was kann das System? Datenpflege Zuständigkeiten Fachkonzept Cobra Output Input

10 10 Ziel und Zielgruppe VO-/ GF- Bereich

11 11 Woher kommen die Daten? Excel Outlook Adressverwaltungsprogramm Word SAP PO

12 12 Hierarchien und Schnittstellen Primäres System Sekundäres System Entfällt ersatzlos SAP Outlook Word PO Excel

13 13 Was soll im System abgebildet werden? Maskenfelder u.a. Briefanrede Akademischer Grad Firma Stichworte u.a. Kostenträger Verbände Stifter/ Spender..

14 14 Was soll im System abgebildet werden? Adressverknüpfung u.a. Ist Chef von.. Ist Ehepartner von.. Ist auch Geschäftsführer dieser Firma.. Kontakte u.a. Telefonat am am Brief am

15 15 Dateneingabe und - ausgabe

16 Umsetzung des Fachkonzepts im Adressverwaltungsprogramm Schulung der Projektgruppe durch cobra. Im Projekt Roll-out Bereichsspezifika 2. Umsetzung des Fachkonzepts im System in-house. 3. Datenimport in-house. 4. Datenbereinigung in-house. 5. Testphase im Vorstandsbereich Vornutzungsphase: nur Leserechte inkl. aller Nutzungen. 7. Schulungen der User/ Flächendeckende Nutzung Umsetzung von bereichsbezogenen Anforderungen (noch nicht erfolgt).

17 17 User-Schulungen Unternehmensregeln Definitionen Prozesse Zuständigkeiten Beispiele Schulungsinhalte Dateneingabe Datenausgabe Datenpflege Datenimport

18 18 Erfahrungen aus den ersten Monaten Enge Begleitung/ Erziehungsarbeit. Schulungen, immer wieder. Werbung machen. Vorher genau prüfen, was benötigt wird. Es braucht einen Kümmerer. Datenpflege ist das A und O.

19 19 Zwischentitel Cobra der Zieglerschen - Live Demo

20 20 Cobra der Zieglerschen

21 21 Was für Themen dürfen wir Ihnen nun zeigen?.dateneingabe, Datenausgabe, Recherche, Dublettenrecherche, Adressverknüpfung, Vorlagen, Serienbrief, Kontakte, Userverwaltung, Maskenfelder, personalisierte , Feldformatierungen, Terminverwaltung, Seminarverwaltung, Statistik, gespeicherte Recherchen, geparkte Recherchen, persönliche Einstellungen..

22 22 Zwischentitel haben Sie noch Fragen?

23 23 Ansprechpartner Die Zieglerschen Anne Beck, Referentin für Projektmanagement Saalplatz 4, Wilhelmsdorf Telefon: / INNOVA Vertriebskonzepte GmbH Ralf Siemes, Geschäftsführer Escad-Straße 1, D Pfullendorf Telefon:07552 /

24 24 Zwischentitel

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