Warenwirtschaftsprogramm. Das GDI-Journal für clevere Lösungen

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1 Seite 4 Zeiterfassung Seite 5 Web-Shop-Power Seite 6 Online-Schulung Mit GDI wird die Personal- Web-Shop Datenverwaltung Zeiterfassung auch für kleine jetzt direkt aus dem Unternehmen attraktiv. Warenwirtschaftsprogramm Insider Das GDI-Journal für clevere Lösungen Lernen im direkten Internet- Dialog: individuell für Sie, einfach an Ihrem Rechner Nr. 4 kostenlos Neue Büromanagement-Software bündelt und vernetzt alle Vorgänge GDI Business-Line setzt neue Maßstäbe: Ein integriertes System für die Abwicklung des gesamten operativen Geschäfts Editorial Was zählt, sind Fakten. Liebe Leserin, lieber Leser, RECHTZEITIG ZUM 30. FIRMENJUBILÄUM präsentiert GDI eine bahnbrechende Neuerung: Business-Line ein universelles und systemübergreifendes Software-Konzept, das Ihr gesamtes operatives Geschäft auf eine einheitliche Plattform stellt. Eine Produktphilosophie aus einem Guss, die Ihre tägliche Arbeit revolutionieren und zeitaufwändige Abläufe grundlegend vereinfachen wird. Denn die neue GDI Business-Line sorgt als übergeordnetes Instrument endlich für die perfekte Harmonisierung von all den Dingen, die bisher getrennt voneinander stattfanden: Kalkulation und Kommunikation, Buchführung und Beratung, Monitoring und Marketing, Enterprise Ressource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM). Die ersten beiden Produkte der GDI Business-Line stehen schon im 2. Quartal 2009 zur Verfügung: die GDI Personalzeiterfassung und GDI CRMplus. What You See is what You Get es gibt kaum eine angenehmere Softwarephilosophie als jenen benutzerfreundlichen Grundsatz vom sogenannten WYSIWYG:»Genau das, was du am Bildschirm siehst, ist das, was du als Ausdruck bekommst«. Was bisher in der kaufmännischen Software-Welt meist ein unerfüllter Wunsch blieb, ist in der neuen GDI-Business-Line bei allen Druckfunktionen ein selbstverständlicher Standard. Dies ist nur ein Beispiel von vielen, die das Leitmotiv deutlich machen sollen, das wir bei der Entwicklung der neuen GDI Business-Line verfolgt haben: Eine universelle Lösung mit maximalem Arbeitskomfort auf technisch höchstem Niveau. Ganz neu gestaltet ist beispielsweise auch die Bedieneroberfläche, die sich an den komfortablen Standards von Microsoft-Office 2007 orientiert. Auf dieser Grundlage wird zum Beispiel die Adressverwaltung zu einem vielseitigen und intuitiv bedienbaren Werkzeug, das für die GDI Business-Line mit völlig neuen Such-, Gruppierungs- und Kombinationsmöglichkeiten ausgestattet wurde. Das gesamte Korrespondenzmanagement lässt sich direkt aus dem Programm erledigen, ebenso wie die komplette Kommunikation per Telefon, und Fax. Eine flexible Zeit- und Terminverwaltung gehört genau so zu den Standards der GDI Business- Line wie eine vielschichtige Ressourcenverwaltung und eine große Palette von Auswertungsmöglichkeiten. Selbstverständlich können Sie diese ganz einfach nach Ihren Wünschen selbst gestalten, versenden, in Ihre Präsentationen übernehmen oder ausdrucken. Wobei Sie dann genau das, was Sie am Bildschirm sehen, auch als Ausdruck erhalten wie schon gesagt: WYSIWYG eben Die Grundidee der GDI Business-Line ist es, die klassischen Bereiche des kaufmännischen Rechnens mit allen Abläufen des operativen Geschäfts zu vernetzen all jenen Aufgaben, die bei Management und Marketing, Kommunikation und Kundenpflege, Ressourcenplanung und Vertriebssteuerung täglich anfallen. Und zwar aus einer einzigen, universellen Software heraus, in die die»klassischen«gdi-programme direkt eingebunden sind. Wie das im Einzelnen funktioniert und welchen Nutzen die neue GDI Business-Line konkret bringt, beschreiben wir Ihnen im Folgenden an den Beispielen CRM und Personalzeitmanagement. GDI Standard- Software Auftrag- und Warenwirtschaft Lohn & Gehalt Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Anlagenbuchhaltung in diesem Jahr wird GDI seinen dreißigsten Geburtstag feiern. Dreißig Jahre das bedeutet in der IT-Branche, dass man zur Gründergeneration gehört, zu den Pionieren, die aus Visionen solide Produkte schufen, die den Menschen die Arbeit erleichtern. Wir werden in diesem Insider keine Rückschau halten und kein Selbstlob inszenieren, sondern ganz sachlich über das berichten, was Ihnen nützt: Innovation. Und bei Innovation zählen nicht die schönen Worte, sondern Fakten. Ich freue mich, Ihnen in dieser Ausgabe wieder eine ganze Palette von Neuerungen vorstellen zu können, die unsere Software stärker machen, ihren Nutzen erhöhen, ihre Einsatzbereiche erweitern und Ihnen neue Lösungen bieten. Lösungen, die Ihre tägliche Arbeit erleichtern und Ihrem Unternehmen dabei helfen, die eigene Organisation so zu gestalten, um auch in einer etwas turbulenteren Wirtschaftsphase erfolgreich am Markt zu agieren. Wir sind der Meinung, dass wir Ihnen kein sinnvolleres Geschenk zu unserem eigenen Geburtstag werden machen können. Herzlichst, Ihr Zielgruppen und Partner Kunden Interessenten Lieferanten G D I B U S I N E S S -L I N E CRMplus Zeiterfassung / Ressourcenplanung ERP Kommunikation Telefon Fax Internet Web-Shop PPS Kasse/Pos DMS Versand Zoll-ATLAS Schnittstellen Rolf Lutz Die neue GDI Business-Line Institutionen Banken Behörden Sozialversicherungen : 30 Jahre GDI

2 Themenschwerpunkt: GDI Business-Line Die wegweisende Lösung für ein zeitgemäßes Customer Relationship Management CRMplus: näher am Kunden, direkt beim Lieferanten Aktives Beziehungs-Management ist der Schlüssel zum Erfolg VERBESSERUNG DER KUNDENORIENTIERUNG, der Aufbau eines aktiven Beziehungs-Managements und die Ausschöpfung von Potenzialen in Vertrieb und Service stehen seit Jahren auf der Agenda der Unternehmen. Produktqualität und Kundenorientierung sind heute die kritischsten Wettbewerbsfaktoren schlechthin. Qualität und Intensität der Kundenund Lieferantenbeziehungen bestimmen zunehmend den Erfolg Ihres Unternehmens. Deshalb haben wir im Rahmen der neuen GDI Business-Line als erstes Produkt GDI CRMplus auf den Weg gebracht: ein leistungsstarkes Instrument für die Abwicklung Ihres operativen Geschäftes und den Aufbau eines aktiven Customer Relationship Managements (CRM). Stellen sie sich vor, ein Kunde ruft an, von dem Sie lange nichts gehört haben und an den Sie sich kaum erinnern. Er hat in der letzten Woche mit Ihrem Mitarbeiter X telefoniert und ein paar s gewechselt. Seine Anforderungen sind besprochen und Sonderkonditionen ausgehandelt für den Fall, dass er eine bestimmte Stückzahl ordert. Nun möchte der Kunde wissen, wann die Lieferung erfolgen kann und wie die Rückmeldung Ihres Lieferanten lautet. Mitarbeiter X ist jedoch nicht im Hause, so dass Sie das Gespräch nicht weiter vermitteln können. In jedem Geschäftsalltag nennt man so etwas eine»standardsituation«. In Ihrer bisherigen Software-Landschaft haben Sie nun vielleicht ein paar Daten in einem System zur Verfügung, aber wahrscheinlich ist ein Gespräch mit Mitarbeiter X notwendig. Womöglich brauchen Sie Zugriff auf dessen -Verkehr. Zusammen mit der passenden Warenwirtschaftssoftware wird CRMplus auch für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv! In den meisten Fällen werden Sie Ihren Kunden erst einmal vertrösten müssen und einen Rückruf vereinbaren. Szenenwechsel mit GDI CRMplus Mit GDI CRMplus könnte sich die Situation künftig für Sie ganz anders darstellen: Während der Kunde noch seinen Namen nennt, holt Ihr GDI CRMplus-System bereits alles auf Ihren Monitor, was Sie über den Kunden wissen sollten über die automatische Rufnummern- Erkennung. Und während Sie ihm erst einmal zu seinem zwei Tage z u r ü c k l i e g e n d e n Geburtstag gratulieren (und er sich für die hübsche Glückwunschkarte bedankt, die Ihre Marketingabteilung dank der automatischen Erinnerung von GDI CRMplus verschickt), haben Sie bereits Zugriff auf den gesamten -Verkehr und alle Gesprächsnotizen, die Ihr Kollege zu diesem Kunden und speziell zu dieser Anfrage angelegt hat. Sie wissen, mit welchen Lieferzeiten für die Bestellung zu rechnen ist, da Sie Zugriff auf die Rückmeldung Ihres Zulieferers haben, kennen die vereinbarten Konditionen und können schnell und kompetent das Angebot kalkulieren und die weiteren Schritte festlegen. Ihr Gesprächspartner ist begeistert und möchte noch gerne das technische Datenblatt zugesandt bekommen. Per Mausklick schicken Sie es sofort als auf den Weg, wobei ihm gerade einfällt, dass er noch eine Kopie der vorletzten Rechnung benötigt, die zwar bezahlt, aber in seiner Buchhaltung nicht mehr auffindbar ist. Noch während des Gesprächs können Sie ihm diese Kopie übermitteln per Fax, oder per . Und falls Ihr Kunde den Beleg ganz herkömmlich per Post haben will, drucken sie ihn einfach aus. Nun aber will der Anrufer den im nächsten Monat vereinbarten Termin mit Ihrem Service-Techniker noch auf einen anderen Tag verschieben. Sie sehen einfach im elektronischen Terminkalender nach, erkennen auf einen Blick alle freien Zeiten, vereinbaren ein anderes Datum, und der Kollege von der Technik wird den neuen Termin automatisch in seiner Terminplanung vorfinden. Bevor Sie sich bedanken und verabschieden, machen Sie Ihren Kunden noch auf Ihren elektronischen Newsletter aufmerksam und weisen auf einen Fachartikel hin, der dort vor sechs Wochen erschienen ist. Das interessiert Ihren Gesprächspartner sehr, und während ihm auch dieses Dokument zugesandt wird, übernimmt GDI CRMplus den Kunden bereits in die Verteilerliste Ihres Rundbriefes. Der ganze Vorgang hat keine zehn Minuten gedauert. Zehn Minuten, in denen Sie eine komplexe Anfrage beantwortet, ein Angebot kalkuliert, mehrere Dokumente versandt und wahrscheinlich einen neuen Auftrag akquiriert haben. Außerdem haben Sie in diesen zehn Minuten einen Kunden mit Ihrer technischen Kompetenz beeindruckt, zur vollsten Zufriedenheit bedient und einen neuen Leser Ihres Newsletters gewonnen. Volle Transparenz im Cockpit Starkes Konzept mit starken Features Adressverwaltung Adressqualifikation, -selektion, -bearbeitung, Workflow Automatische Adressrecherche Korrespondenzverwaltung (Brief, , Fax) Serien- und Rundbriefe /-Mails Vertriebsakte, Adressauswertung Zeit-, Termin- und Aufgabenverwaltung Notizen, Dokumente Telefonmodul mit Notizfunktion Ressourcenverwaltung Such- und Filterfunktionen Auswertungen Designer (Tabelle, Maske, Menü) Personalzeiterfassung (optional) Anbindung an GDI Auftrag & Warenwirtschaft (ERP) und vieles mehr Das geschilderte Szenario ist natürlich nur ein Beispiel für unzählige andere typische Geschäftssituationen, in denen GDI CRMplus seine Stärken zum Tragen und Ihr Business in Schwung bringt. Denn GDI CRMplus ist nicht irgendein Tool oder Plug-in, sondern ein breit angelegtes System, das überall da Vorteile bringt, wo ungenutzte Potenziale brach liegen. Ob im Tagesgeschäft oder bei langfristig angelegten Projekten GDI CRMplus ist das zentrale Cockpit, das Zugriff auf alle wichtigen Daten Ihres Unternehmens gewährt. Von hier aus steuern Sie Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten, hier haben Sie jederzeit volle Transparenz, was Ihre Beziehungen zu Kunden und Lieferanten betrifft und zwar über alle Abteilungen hinweg. Kombination von CRM und ERP Die Verdrahtung mit GDI Auftrag & Warenwirtschaft bietet darüber hinaus die sinnvolle Kombination Ihres Customer Relationship Managements (CRM) mit Ihrer Enterprise Resource Planning (ERP). So erschließen Sie alle nur denkbaren Synergiepotenziale. Denn all die Informationen, die Ihnen Ihre Warenwirtschaft bisher schon immer schnell und übersichtlich zur Verfügung gestellt hat, werden nun gebündelt und kombiniert. In Form von klar geordneten und sauber hinterlegten Kategorien. Und zwar genau dort, wo sie benötigt werden: bei der dazugehörigen Adresse. Der unternehmensweite Terminkalender gibt nicht nur Auskunft über bestehende Terminvereinbarungen, sondern erlaubt auch die Vergabe von Terminen für andere Mitarbeiter. Individuell für Sie anpassbar Die Logik des Programms erschließt sich intuitiv, nicht zuletzt durch das an Microsoft Office 2007 angepasste Design. So finden alle Mitarbeiter einen schnellen Zugang zum Umgang mit GDI CRMplus. Ein differenziertes Zugangsmanagement mit klar definierten Nutzerhierarchien sorgt dafür, dass alle sensiblen Daten ge schützt bleiben und das Steuer stets in den richtigen Händen liegt. GDI CRMplus ist ebenso wie alle GDI-Standardprogramme ein flexibles System, das sich an individuelle Wünsche ebenso anpassen lässt wie an branchenspezifische Besonderheiten oder spezielle Anforderungen in Ihrem Unternehmen. Das gilt für die Gestaltung von Bildschirmmasken und Menüs, aber auch für Adresskategorien, Tabellen, Auswertungen und vieles mehr. Eine Lösung für alle GDI bietet für Unternehmen jeder Branche und Größe die optimale CRM-Lösung. Die Verquickung mit GDI Auftrag & Warenwirtschaft macht das Produkt auch für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv, für die eine eigenständige CRM-Lösung, die sich nicht in die restliche Business-Software integrieren ließ, bisher uninteressant war. Egal, ob Ihr Unternehmen zehn, hundert oder tausend Mitarbeiter hat, und Sie mit hundert, tausend oder hunderttausend Kunden kommunizieren mit GDI CRMplus verfügen Sie über ein universelles Steuerungssystem, mit dem Sie alle Potenziale in der Organisation sowie in Vertrieb und Service voll ausschöpfen. GDI CRMplus lässt sich als»stand-alone- Software«ebenso einsetzen wie als»aufsatz«zu GDI Auftrag & Warenwirtschaft und ist in beiden Varianten erhältlich. Sinnvolle Anbindungen mit automatischer Datenübernahme und -verarbeitung bestehen außerdem zu den GDI-Softwareprodukten Finanzbuchhaltung, Lohn & Gehalt und Kostenrechnung. GDI bietet Ihnen damit eine lückenlose Business-Software-Architektur, die keine Wünsche offen lässt.

3 Themenschwerpunkt: GDI Business-Line Klares Zeitmanagement mit GDI Personalzeiterfassung Mehr als nur»kommen«und»gehen«flexibles Konzept auch preislich für Kleinunternehmen attraktiv Arbeitszeiten werden immer flexibler, Aushilfen immer häufiger eingesetzt, der»normale«achtstundentag wird immer mehr zur Ausnahme. All dies erfordert heute in nahezu jeder Branche eine transparente Darstellung der Arbeitsund Fehlzeiten aller Mitarbeiter. Selbst die Tätigkeiten und Anwesenheitszeiten von Aushilfen sind bei einer Lohnsteuerprüfung lückenlos darzustellen und nachzuweisen. Für kleine und mittlere Unternehmen waren Zeiterfassungs-Systeme bisher meist überdimensioniert und oft auch zu teuer. Das neue Personal- Zeiterfassungssystem von GDI bietet eine einfache, flexible, und preisgünstige Alternative zu herkömmlichen Systemen: GDI Personalzeiterfassung. Sie kann einfach über bereits vorhandene PCs und Netzwerke betrieben werden stationäre oder mobile Zeiterfassungsgeräte werden dadurch im Prinzip nicht mehr benötigt, können aber selbstverständlich integriert werden. Einfach die»kommt«oder»geht«- Taste drücken Ihre Mitarbeiter brauchen am PC nur noch die»kommt«oder»geht«-taste zu drücken, und schon erfasst und berechnet das Programm alles, was Sie wissen müssen. Sie erhalten aussagekräftige und lückenlose Informationen über alle Arbeits- und Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter. Auf der Basis frei definierbarer Tages- und Arbeitszeit- Modelle lassen sich auch die Gleitzeiten Ihres Unternehmens problemlos verwalten. Das Programm überwacht die eingegebenen Zeiten und überprüft, ob die Kernarbeitszeiten eingehalten worden sind. Zur Abbildung komplexerer Arbeitsmodelle steht Ihnen ein»planer«für Mehrschichtbetrieb mit festen oder rollierenden Schichten zur Verfügung. Das Programm vergleicht die Soll- und Ist-Stunden, berechnet die aktuellen Über- oder Fehlstunden, Zuschläge für Überstunden, Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit und vieles mehr. Selbstverständlich übernimmt die Software auch das Aufaddieren der Tagessummen am Monatsende. Neben der Darstellung der Jahresarbeitszeitkonten und Gleitzeitkonten erhalten Sie grafisch klar gestaltete Übersichten über Urlaub, Krankheit und andere Fehlzeiten. Direkte Anbindungen Die Ergebnisse von GDI Personalzeiterfassung können direkt in GDI Lohn & Gehalt übernommen werden, ebenso in die Kostenrechnungssoftware. Zusätzlich zur Zeiterfassung am PC bietet das System auch Schnittstellen für die Erfassung über BDE-Terminals und mobile Datenerfassungsgeräte. Übersichtlich und leicht bedienbar Besonderer Wert wurde darauf gelegt, dass sich alle täglich anfallenden Arbeiten einfach, schnell und ohne viel Aufwand erledigen lassen. Hierzu gehören eine übersichtliche Darstellung und Menüführung ebenso wie einfache Korrekturmöglichkeiten. Die täglich anfallenden Arbeiten werden alle zentral in einer einzigen Bildschirmmaske durchgeführt. Der Arbeitsaufwand für den Bediener reduziert sich damit auf ein Minimum. GDI Personalzeiterfassung ist als eigenes Programm oder als integrierter Bestandteil der neuen GDI Business-Line erhältlich. Neu in der GDI Auftrag & Warenwirtschaft: Intrastat-Angaben automatisch errechnen estatistik.core erleichtert europaweite Geschäftstätigkeit Impressum Insider Das GDI-Journal für clevere Lösungen partner eines Kunden in der EU ist, weiß das und muss regelmäßig sogenannte Intrastat- Meldungen abgeben. Dies geschah bisher auf einem amtlich genehmigten Formular, in das die Daten interaktiv und von Hand eingegeben werden mussten. Elektronische Übermittlung der Meldung GDI Auftrag & Warenwirtschaft bietet als eines der ersten PC-Programme neben der automatischen Errech- Europa wächst zusammen, und unsere Wirtschaft wächst an diesem Trend. Das Statistische Bundesamt aber will immer ganz genau wissen: wieviel? Jeder deutsche Unternehmer, der in nennenswerten Mengen Waren in die EU ausführt oder Vertragsnung auch die elektronische Übermittlung der Daten per Internet. Dieses moderne Verfahren heißt estatistik.core und steht für Common Online Rawdata Entry. Das neue Intrastat-Modul errechnet alle geforderten Angaben direkt aus den im Warenwirtschafts-Programm gespeicherten Daten und Vorgängen. Mit Hilfe eines komfortablen Assistenten werden die Meldungen erstellt, getrennt nach Einkauf und Verkauf. Ausgefeilte Plausibilitätsprüfungen sorgen dafür, dass nur korrekte Meldungen erstellt werden können. Sollten dennoch Angaben fehlen, können diese während der Erstellung vervollständigt werden. Für jede online übertragene Meldung erstellt das Programm ein Protokoll. Mehr Sicherheit, spürbare Entlastung Das neue GDI Intrastat- Modul erhöht nicht nur die Verfahrenssicherheit, es entlastet auch den Sachbearbeiter oder Buchhalter fast gänzlich von den aufwändigen Berechnungen und den damit verbundenen Prüfungen. Insider ist die Kundenzeitschrift von GDI, der Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbh. Insider erscheint unregelmäßig und wird kostenlos abgegeben. Herausgeber GDI mbh, Klaus-von-Klitzing-Straße Landau in der Pfalz Tel Realisation WortWelten Horst Stowasser Neustadt / Weinstr. Verantwortlich für den Inhalt: Rolf Lutz

4 Anwenderpraxis: Einfach leichter arbeiten Administration, Artikelpflege, Abrechnung: Web-Shop Datenverwaltung E-Commerce jetzt direkt aus der GDI Auftrag- und Warenwirtschaft Verkauf, Vertrieb und Marketing über das Internet wird auch für kleine und mittlere Unternehmen mehr und mehr zu einer Selbstverständlichkeit. Das Web-Shop-Geschäft boomt, und entsprechend groß ist der Markt für Web-Shop-Lösungen und das Angebot an Web-Shop-Software. Bisher mussten Änderungen an Artikeltexten, Bildern, Preisen und sonstigen Informationen stets in zwei Programmen gepflegt werden, nämlich in der Web-Shop-Software und im Warenwirtschaftsprogramm. Dies war weder im Hinblick auf einen optimalen Kundenservice, noch im Sinne eines guten internen Workflows ein befriedigender Zustand. Bei vielen GDI-Kunden stand dieses Thema deshalb als Anforderung ganz oben auf der Agenda. Änderungen direkt aus der Artikelverwaltung Mittlerweile steht nun ein optionales Modul für die Datenpflege zur Verfügung, das die direkte Anbindung der gängigen Web-Shop-Systeme an GDI Auftrag & Warenwirtschaft erlaubt. Alle relevanten Informationen, die im laufenden Betrieb zum Aufbau und zur Steuerung eines Web-Shops notwendig sind, können mit dem neuen Modul verwaltet werden. Die gesamte»pflege«des Shops findet in der Artikelverwaltung der GDI Auftrag & Warenwirtschaft statt. Hierzu gehören beispielsweise die Verwaltung sämtlicher shoprelevanter Artikelinformationen, die Hierarchie des Shops anhand von Shop- Warengruppen und das Handling von Bildern, Details und Produktbeschreibungen. Wird die Schnittstelle zur Warenwirtschaft vom GDI- Fachhandelspartner entsprechend konfiguriert, sorgt die automatische GDI-Beleggenerierung dafür, dass auch alle im Internet stattgefundenen Transaktionen in Ihre Warenwirtschaft einfließen. Die Belege werden dann korrekt abgebildet und stehen für Mahnwesen und Buchhaltung sofort zur Verfügung. Das Modul GDI Web-Shop- Verwaltung ist ab sofort bei Ihrem GDI-Fachhandelspartner erhältlich. Jede Menge Möglichkeiten: Das GDI Web-Shop-Modul erlaubt bis zu zehn Bilddarstellungen pro Artikel, was die Herausstellung verschiedener Perspek - tiven, Ansichten und Details ermöglicht. Beschriebene Merkmale und Schlagworte lassen sich so differenzieren, wie Ihre Kunden es erwarten. So wird aus dem einfachen Merkmal»Kupplung«ganz schnell eine»kurzkupplung«eine»bügelkupplung«oder auch ein»kupplungshaken«. Und das, falls gewünscht, auch gleich in unterschiedlichen Sprachen GDI Directbanking Erfahrungen im täglichen Einsatz:»Es geht kinderleicht einfach super!«zahlungen automatisch verbuchen: ohne Banksoftware, direkt aus Ihrer FiBu Vor GDI Directbanking: Mit GDI Directbanking: 1. Bankingprogramm aufrufen 1. Ein Mausklick, und schon sind 2. Kontoauszüge abrufen Ihre Kontoauszüge importiert, 3. Datei zwischenspeichern kontiert und mit dem 4. FiBu-Programm aufrufen Banksaldo abgeglichen. 5. Kontoauszüge aus Zwischendatei importieren, Daten überprüfen, zuordnen Rechnungseingänge Rechnungsausgänge Bruttolohnverbuchung Zahlungen per Directbanking Kontoauszüge abholen STELLEN SIE SICH VOR: Die neuesten Kontoauszüge kommen übers Internet elektronisch ins Haus und Ihr Computer hat sie schon korrekt verbucht, bevor Sie sie auch nur gesehen haben. Warum eigentlich nicht? Das GDI Directbanking-Modul analysiert den Verwendungszweck, ordnet die Zahlung auf Basis von Belegnummer, Betrag, Kunden- oder Lieferantennummer den Offenen Posten zu und erzeugt automatisch die fix und fertigen Buchungssätze. Manuelle Datenerfassung und Kontierung können Sie vergessen. Sie starten einfach die Funktion»Automatische Kontierung«, und alle neuen Zahlungen werden geprüft, zugeordnet und farblich bewertet: Grün bedeutet eindeutige Zuordnung, Gelb steht für eine wahrscheinliche Zuordnung mit Vorschlagsoption: Sie müssen nur noch prüfen und bestätigen. Nur bei Rot konnte das Programm die Zahlung nicht eindeutig erkennen, so dass Sie wie früher noch selbst entscheiden müssen. Sie sparen viel Zeit, reduzieren spürbar Ihre Personalkosten und gewinnen an Sicherheit. Praxistests haben ergeben, dass GDI Directbanking mehr als 80% aller anfallenden Buchungen erfolgreich zuordnet. Selbst dann, wenn die Bezugsdaten lückenhaft sind oder sich auf Scheckeinreicher, Lastschriftbelege, Überweisungsbelege oder Clearingdateien beziehen. Mit Ihren Überweisungen verfahren Sie umgekehrt genauso. Alles wird sofort in der FiBu erfasst und korrekt verbucht. Ohne Zwischenschritte, ohne Bankensoftware, ohne Eingabefehler. Seit zwei Jahren ist dieses bahnbrechende Modul im Einsatz; Gund genug für Insider, mal bei einem der ersten Anwender von GDI Directbanking anzurufen und ihn nach seinen Erfahrungen zu befragen. D&S Transporte ein typisches mittelständisches Unternehmen Achim Desch, gelernter Speditionskaufmann, ist seit 23 Jahren Inhaber der D&S Transporte GmbH im hessischen Petersberg. Das Unternehmen beschäftigt über dreißig Mitarbeiter und hat sich neben Stückguttransport und Kurierdienst auf den Bereich Reifenlogistik spezialisiert. Täglich rollen die schwarz lackierten Trucks und Transporter der D&S- Flotte für namhafte Hersteller wie Fulda, Dunlop und Goodyear über die Straßen. Achim Desch verkörpert den typischen soliden Mittelständler, der Zuverlässigkeit schätzt und finanziell hart kalkuliert. Seit über 20 Jahren erledigt er mit GDI seine Lohn- und Finanzbuchhaltung. Herr Desch, Sie kennen die Werbetexte für das GDI Directbanking. Klappt das wirklich so einfach, wie es der Prospekt verspricht? Früher musste man die Zahlungseingänge anhand der Kontoauszüge manuell einbuchen, und man war einige Stunden beschäftigt. Heute klicke ich mal schnell auf»kontoauszüge abholen«und schon habe ich einen sauberen Überblick, und das Meiste ist schon korrekt verbucht. Das ist kinderleicht, das geht wirklich schnell und einfach. Stichwort korrekte Zuordnung: Wie hoch ist bei Ihnen die»trefferquote«? Sehr hoch, das dürften so um die 80% sein. Wenn Sie Ihr Rechnungswesen pflegen und die Kunden auch nur einen Parameter richtig angeben, gibt s überhaupt kein Vertun. Nur bei denjenigen, die keine korrekten Angaben machen, muss ich nochmal genauer hinschauen. Sie sparen also wirklich Zeit? Nicht nur das, sondern auch Geld bei den Personalkosten. Wir haben das sogar mal ausgetestet: Man kann den Aufwand heute eigentlich gar nicht mehr richtig benennen. So wie ich jetzt mit Ihnen telefoniere, könnte ich nebenbei mal schnell die Kontoauszüge abrufen und sogar noch komplett einbuchen, ohne dass Sie das merken würden. Und wir haben viele Kleinkunden mit kleinen Rechnungen, die ihre Zahlungen noch von Hand erledigen Gibt s noch andere Vorteile? Meine Überweisungen kann ich auf die gleiche Art ebenso schnell und zeitnah abwickeln, was beim Skontieren von Vorteil ist. Ich zahle per Mausklick direkt aus meinem Programm und nach einer Stunde kann ich schon den Auszug abrufen und alles ist erledigt: zeitnah, schnell, sauber dargestellt und vor allem auch sicher: Es gibt keine Eingabefehler mehr. Wie lautet Ihr Fazit nach zwei Jahren? Ich kann nur jedem empfehlen, auf GDI Directbanking umzustellen es geht super!

5 Anwenderservice: Wertvolle Hilfestellung Moderne Dienstleistung Online-Schulung: die schnelle und preiswerte Alternative Lernen im direkten Internet-Dialog einfach an Ihrem Rechner Software-Schulungen sind ein äußerst effektives Mittel zur Erleichterung der Arbeit und zur Steigerung der Performance nach einem Seminar geht die Arbeit auf einmal viel einfacher von der Hand und macht sogar richtig Spaß. Trotzdem ist das Stichwort»Schulungen«für viele Anwender ein Reizwort: Aufwand, Zeit, Reisekosten, Abwesenheit vom Betrieb Außerdem haben viele Menschen einfach eine Abneigung dagegen,»auf der Schulbank«zu sitzen selbst, wenn der»unterricht«so locker, anschaulich und praxisnah abläuft wie bei den beliebten GDI-Seminaren. Für all diejenigen, die ein knappes Zeitbudget haben, eine lange Anreise scheuen, im Unternehmen unabkömmlich sind oder einfach lieber am eigenen Bildschirm sitzen statt in einem Seminarraum, bietet GDI eine ebenso attraktive wie einfache Alternative an: die Online-Schulung. Alles, was Sie dazu brauchen, ist ein Rechner mit Internetanschluss und ein Telefon. Anschaulich und praktisch: Live-Unterricht Ganz gleich, ob es um das Erlernen neuer Module und Features geht, um den Umstieg auf eine aktuellere Version, die Vertiefung Ihrer Kenntnisse oder ganz einfach um den Einstieg in ein Programm die Online-Schulung ist in jedem Fall eine zielführende und preisgünstige Alternative. Denn dieses flexible Instrument ermöglicht Ihnen, genau das auszuwählen, was Sie brauchen: vom individuell für Sie durchgeführten Einzelcoaching zu Ihrem Wunschthema bis hin zu Gruppenseminaren zu aktuellen Neuerungen oder Fragenkomplexen von allgemeinem Interesse. Eine Online- Schulungseinheit dauert zwischen zwanzig Minuten und einer Stunde und an ihr nehmen, wenn es sich um ein Gruppencoaching handelt, zwischen 3 und maximal 15 User teil. Unser Trainer erklärt die Thematik, zeigt live per Internet,»wie s gemacht wird«, Sie können Fragen stellen und in kleinen Arbeitsphasen die gelernten Schritte mit Ihren eigenen Daten nachvollziehen. Alle Teilnehmer sehen auf ihrem Monitor in Echtzeit das, was der Trainer gerade macht und per Konferenzschaltung übers Telefon erklärt nur Ihre eigenen Daten bleiben für andere unsichtbar. Wann und wo Sie wollen Ein entscheidender Vorteil dieser Methode: Sie können die Zeit der Online-Schulung nach Ihren Bedürfnissen weitgehend selbst bestimmen und beispielsweise in die Mittagspause oder auf den Feierabend legen, wenn Sie sonst im Unternehmen nicht die nötige Ruhe finden. Und selbstverständlich lässt sich die Schulung auch ganz bequem von Ihrem privaten Rechner aus erledigen zu Hause, im Urlaub, wo immer Sie wollen. Seit die Online-Schulung anlässlich der Einführung der neuen GDI FiBu-Version versuchsweise eingeführt wurde, haben hunderte von Anwendern das neue Medium genutzt und uns ein ausgesprochen positives Feedback gegeben: kompakt, anschaulich, zielführend, zeitökonomisch und alternativlos im Preis. Letzteres leuchtet ohne Weiteres ein, wenn man die Reise- und Zeitkosten eines klassischen Seminars in Relation zu dem Stundensatz von 90 Euro setzt der zudem im 20-Minuten-Takt à 30 Euro abgerechnet wird. Ständig aktuelle Seminare Wie immer haben Sie bei GDI die ganze Bandbreite der freien Wahl: Einweisung und Coaching durch Ihren Fachhandelspartner, klassische Schulung im Seminarraum oder die Online- Schulung über das Internet. Unter finden Sie stets eine aktuelle Seminarliste oder den direkten Kontakt zu Ihrem Ansprechpartner, falls Sie eine individuelle Schulung vereinbaren möchten. Und für den Fall, dass Sie sich erst einmal ein Bild davon machen möchten, wie das Ganze funktioniert, können Sie über diesen Link auch die Online-Präsentation eines beliebigen GDI-Produkts vereinbaren. Die läuft im Prinzip genau so ab wie eine Online- Schulung und ist natürlich völlig kostenlos. Service Lohn & Gehalt Elektronischer Fingerzeig GDI Tool-Panel hilft zur richtigen Zeit am richtigen Ort Wie schön wäre es doch, wenn einem bei der Lohnverbuchung an einer kritischen Stelle manchmal»ein weiser, großer Bruder«zur Seite stünde, der unaufgefordert auf wichtige Informationen aufmerksam macht, die man leicht übersehen könnte. Zum Beispiel, dass es neue Beitragssätze bei den Krankenkassen gibt, dass ein Update verfügbar ist oder bestimmte Eingaben in neuen Feldern vorzunehmen sind. Einen solchen»weisen Bruder«, der Ihnen ganz gezielt einen elektronischen Fingerzeig gibt, stellt Ihnen GDI jetzt auf Wunsch an die Seite. Kostenlos über das Internet. Stets automatisch aktualisiert Das GDI Tool-Panel ist eine Art»Nachrichten - Kommentierungs - Frühwarnsystem«, das sich immer genau da meldet, wo es gebraucht wird: in der Software, und zwar während der Arbeit. Es erscheint als Info- Fläche am Rande Ihres Bildschirms; sein Inhalt wird neu aktualisiert, sobald über das Lohnprogramm per Internet ein Zugriff auf das GDI MeldeCenter erfolgt. Bisher musste man sich entsprechende Informationen aus den GDI-Newslettern, aus der Fachpresse, aus Gesprächen und sonstigen Informationsquellen zusammenstellen und versuchen, sich im richtigen Moment an die richtige Information zu erinnern. Informationen, Erklärungen, Tipps Dies gilt nicht nur für Änderungen, Verbesserungen und neue Tools in der Software, sondern auch für neue Vorschriften, Gesetze und Verfahrensweisen im Steuerrecht oder bei den Sozialversicherungsträgern, die häufigen Änderungen unterliegen. Auch bei der elektronischen Datenübermittlung an diese Körperschaften gibt das System etwa, wenn der ELSTER-Server überlastet ist einen entsprechenden elektronischen Hinweis und sagt Ihnen auch, wann Sie es erneut versuchen sollten. Alle Informationen zu diesen Themenbereichen bündelt das GDI Tool-Panel nun zu einem einzigen Informationskanal. Es stellt sozusagen»warnschilder«auf und gibt zugleich Tipps, was zu tun ist. Das»Warnschild«erscheint als Info-Fläche, die Sie bei Bedarf zu- und abschalten können. Lohn & Gehalt Und wie, bitteschön, berechne ich jetzt die Sozialabgaben für Rumänien?! Die Abrechnung ausländischer Saisonkräfte war bisher ein mühsames Puzzlespiel. Ab sofort geht s automatisch: direkt aus dem Lohnprogramm. Nicht nur bei der Gemüseernte: Saisonarbeitskräfte werden in der deutschen Wirtschaft immer beliebter Polen, Bulgarien, Rumänien aus diesen Staaten kommen Jahr für Jahr die für die deutsche Wirtschaft so unentbehrlichen Saisonarbeiter zu uns Tendenz steigend. Diese Arbeitnehmer erhalten jedoch nicht nur einfach ihr Entgelt, für sie müssen in aller Regel auch Sozialabgaben an die Sozialversicherungssysteme der jeweiligen Herkunftsländer abgeführt werden. Die entsprechende Abrechnung von Löhnen und Abgaben war bisher mühevolle Kleinarbeit, die entweder»von Hand«erledigt werden musste oder man beauftragte lieber gleich einen spezialisierten Steuerberater mit dieser komplizierten Materie. Denn bislang konnte kaum ein Lohnabrechnungsprogramm diese Spezialfälle abbilden und buchhalterisch bewältigen. Automatisch abrechnen Mit GDI Lohn & Gehalt kann der Arbeitgeber diese Mitarbeiter jedoch genau so abrechnen wie alle anderen auch, nämlich automatisch. Das Programm berücksichtigt dabei die unterschiedlichen Anforderungen der drei Herkunftsländer und berechnet die Sozialversicherungsbeiträge nach den Regeln, die im Wohnstaat des Arbeitnehmers gelten und zwar bis ins Detail: Arbeitet er in Deutschland während eines bezahlten oder unbezahlten Urlaubs oder ist er in seiner Heimat arbeitslos gemeldet? All dies und noch einiges mehr unterscheidet das Programm. Grundlage für dieses Abrechnungsprogramm ist die Standard-Anwendung von GDI Lohn & Gehalt mit all ihren Extras und hohem Komfort: klare Übersichtlichkeit, leichte Bedienbarkeit, vielfältige Einsatzmöglichkeiten und ein bequemes Meldewesen auf elektronischem Wege über das GDI-MeldeCenter. Einsteig leicht gemacht Die Abrechnungssoftware für Saisonkräfte steht als Zusatzmodul sofort zur Verfügung: ohne separate Installation einfach durch den Eintrag des entsprechenden Lizenz-Codes und Freischaltung. Für alle Arbeitgeber, die mit der Lohnbuchhaltung nicht vertraut sind, bieten GDI und seine lokalen Vertriebspartner zum Einstieg in die Materie bundesweit Schulungen an. Darüber hinaus, so die übereinstimmende Erfahrung vieler Anwender,»erschließt sich die Bedienung des Programms einfach mit dem gesunden Menschenverstand.«Die Lohnabrechnung selbst ist dann meist in weniger als einer Stunde erledigt.

6 Aktuell: Neue Vorschriften in 2009 Anlagenbuchhaltung Veränderte Abschreibungsregeln beachten! 50er Version der GDI Anlagenbuchhaltung jetzt kostenlos zur FiBu GESETZLICHE VORGABEN ändern sich manchmal im Quartalsrhythmus je nachdem, woher der wirtschaftspolitische Wind gerade weht. Im Rahmen der Gegenfinanzierung zur Unternehmenssteuerreform etwa wurden für die Anlagenbuchhaltung neue AfA-Regeln eingeführt; die degressive Abschreibung wurde hierbei ersatzlos gestrichen. Angesichts der Finanzkrise soll sie aber schon 2009 wieder eingeführt werden. Eine gute Business-Software muss sich jeder Veränderung unverzüglich anpassen und pünktlich beim Anwender sein. Was das für User und Hersteller bedeutet und welche Vorteile es sonst noch mit sich bringt, mit einer aktuellen und vielseitigen Software wie der GDI Anlagenbuchhaltung zu arbeiten, darüber sprachen wir mit Gabriele Golfinopoulos, Leiterin Support im Hause GDI. Frau Golfinopoulos, die kurzfristigen Änderungen in der Steuerpolitik haben so manche Softwarehersteller ins Schwitzen gebracht. Wo lagen die Herausforderungen? Wirklich ins Schwitzen hat es uns nicht gebracht, aber eine Herausforderung war es allemal. Wir mussten uns gut überlegen, wie wir die wechselnden Anforderungen umsetzen, ohne den Anwendern Einschränkungen zuzumuten. Eine harte Nuss war die Frage, wie die Wirtschaftsgüter zwischen 150 und 1000 Euro zu behandeln sind. Aber wie die Rückmeldungen zeigen, haben wir wohl eine sehr gute Lösung gefunden. Was hat sich denn nun eigentlich genau verändert? Für Anlagegüter, die ab 2008 angeschafft wurden, wurde die degressive AfA ersatzlos gestrichen. Wer sich jedoch in früheren Jahren bei bereits existierenden Wirtschaftsgütern für die degressive Abschreibung entschieden hatte, darf das Verfahren beibehalten. Der Grenzwert für»geringfügige Wirtschaftsgüter«ist von 410 auf 150 Euro gesunken; Gegenstände mit einem Wert zwischen 150 und 1000 Euro können wahlweise in einem Pool zusammengefasst und über fünf Jahre linear abgeschrieben werden. Alle diese Änderungen hatten wir bereits zum Januar 2008 in der Version 4.3 implementiert. Nun wird so lauten jedenfalls zur Zeit die politischen Vorgaben die degressive AfA jedoch wieder zugelassen, zumindest vorübergehend für die Wirtschaftsgüter, die 2009 und 2010 angeschafft werden, was wir im neuen Update 4.4 wiederum berücksichtigt haben. Bringt ein solches Hin und Her nicht unnötige Arbeit und Irritation? Es ist nicht unsere Aufgabe, fiskalische Maßnahmen zu kommentieren, sondern sie zeitnah in komfortablen Softwarelösungen umzusetzen. Für uns zählt, dass jede Änderung unsere Kunden pünktlich erreicht und die mitgelieferte Lösung dazu beiträgt, dass der User möglichst wenig Arbeit und Irritation mit der Umstellung hat. Wie erreichen Sie das? Die meisten Anwender nutzen die Vorteile eines Wartungs- und Servicevertrages, da kommt jedes Update wie in einem Abonnement rechtzeitig ins Haus in der Regel per Live- Update übers Internet Was machen Anwender, die gar keine Anlagen-Software haben oder eine veraltete Version? Die müssen ihre Berechnungen zum Teil sehr zeitintensiv und mühsam»von Hand«korrigieren. Schlimmstenfalls wissen sie gar nichts von den Neuerungen und riskieren Ärger mit dem Finanzamt. Zurück zur GDI Anlagenbuchhaltungs-Software: Wie haben Sie das knifflige Problem mit den neuen Grenzwerten konkret gelöst? Bei geringfügigen Wirtschaftsgütern erkennt das Programm, ob die Anschaffungsoder Herstellungskosten 150 Euro überschreiten. Falls nicht, werden sie sofort abgeschrieben, spätestens zum Jahresende. Was höher liegt bis zu einem Wert von 1000 Euro, wird auf einem eigens definierten Konto gesammelt und auf jeden Fall über 60 Monate abgeschrieben, auch wenn ein Vollabgang gebucht wird. Welche Vorteile hat ein Anwender eigentlich bei der Abschreibungspraxis, wenn er GDI Anlagenbuchhaltung einsetzt? Die GDI Anlagenbuchhaltung ist weit mehr als bloß ein aktueller Sammelposten für Wirtschaftsgüter. Natürlich ist das komfortable Handling der verschiedenen Abschreibungsarten einschließlich Gebäude- AfA, Staffel-AfA oder auch eigenen AfA-Varianten das Kernstück des Programms. Es bietet aber auch eine Reihe sehr nützlicher Zusatzinformationen, beispielsweise über Betriebsstätten, Standorte, Lieferanten, Versicherungen usw. alles Daten, die man oft benötigt und die schnell abgefragt werden können. Das, was Sie nicht interessiert, können Sie jedoch ganz einfach ausblenden. Eine äußerst beliebte Neuerung ist die implementierte Terminverwaltung. So können Wartungstermine, Vertragsabläufe usw. direkt bei den Anlagegütern hinterlegt und ausgewertet werden. Auch die Verwaltung von Investitionszuschüssen gehört bei der GDI Anlagenbuchhaltung zum Standard. Und wie steht es mit dem Nutzen bei Fragen der Firmenstrategie? Das ist ja der eigentliche Sinn und Zweck einer optimierten Anlagenbuchhaltung: Sie können nicht nur Ihre Anlagewerte realistisch einschätzen und planen, sondern auch die Gewinn- und Verlustsituation des Unternehmens realistisch beurteilen. Sie haben damit jederzeit zuverlässige Zahlen etwa für eine Zwischenbilanz oder eine Investitionsentscheidung in der auch die Unterschiede zwischen steuerrechtlichen, handelsrechtlichen und kalkulatorischen Abschreibungen berücksichtigt sind. Gerade bei firmenstrategischen Entscheidungen ist die GDI Anlagenbuchhaltung ein hilfreiches Instrument, denn sie bietet ein breites Spektrum an Standardauswertungen. Zusätzlich können Sie das Reporting individuell nach Ihrem Bedarf ausrichten und die Ergebnisse beispielsweise für eine firmeninterne Präsentation aufbereiten. Ist eine Anlagenbuchhaltungs-Software für Kleinunternehmen wirklich sinnvoll? Sie ist für jeden sinnvoll, der Anlagegüter besitzt und kein Geld zu verschenken hat und das gilt für jeden Betrieb, auch für kleine. Oft wird vergessen, dass selbst Telefonanlagen, PC und Bürogeräte Anlagegüter sein können praktisch alles, was mehr als 150 Euro wert ist. Um Kleinunternehmern diese Vorteile anschaulich nahe zu bringen, haben wir uns entschlossen, in Verbindung mit der GDI Finanzbuchhaltung eine Vollversion der GDI Anlagenbuchhaltung mit bis zu 50 Anlagegegenständen kostenlos abzugeben. Sozialversicherung Sofortmeldungen werden wieder eingeführt Einschneidende Änderungen für zahlreiche Branchen ab AB JANUAR 2009 treten mehrere Neuregelungen für das Abgabe- und Meldewesen im Lohnbereich in Kraft. Eine Reihe von Branchen, darunter das Baugewerbe, Speditionen und Gebäudereinigungen, sind ab Januar verpflichtet, jedes neue Beschäftigungsverhältnis per Sofortmeldung anzuzeigen und diese Meldung elektronisch zu übermitteln. Darauf und auf einiges mehr sollte Ihre Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereitet sein. Sofortmeldungen: In bislang neun verschiedenen Branchen müssen ab dem 1. Januar 2009 neue Mitarbeiter bei Beschäftigungsbeginn gemeldet sein, also in»echtzeit«, frühmorgens, bevor der erste Handgriff getan ist. Nachträgliche Meldungen werden nicht mehr toleriert und mit empfindlichen Bußgeldern belegt. Hierzu wurden ein Onlineportal und die zentrale Annahmestelle»DSRV-Würzburg«eingerichtet. Zu den betroffenen Branchen zählen zum gegenwärtigen Zeitpunkt*: Baugewerbe, Fleischwirtschaft, Gaststättenund Beherbergungsgewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Schaustellergewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft sowie Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen. Unfallversicherung: Im Zuge des Umbaus der Berufsgenossenschaften zum»5. Bein der Sozialversicherung«über- Nicht nur in der Baubranche: Nachträgliche Meldungen werden ab 1. Januar 2009 nicht mehr toleriert nimmt die Rentenversicherung ab 2010 die Kontrolle der Beiträge mittels elektronischer DEÜV-Meldungen. Die bisherigen DEÜV-Meldungen werden somit ab 2009 weitere Informationen enthalten, nämlich die für die Unfallversicherung. Damit verbunden sind Änderungen bei Gefahrtarifen, die in die Software eingebunden werden müssen. Insolvenzgeldumlage: Um diese Beiträge kümmert sich nicht mehr die Berufsgenossenschaft, ihre Meldung und Abführung liegt künftig voll in der Verantwortung der Arbeitgeber: Alle (außer AGs und Öffentlicher Hand) tragen diese Kosten und müssen für korrekte und pünktliche Beitragsnachweise Sorge tragen. Gesundheitsfonds 2009: Hier gilt künftig ein einheitlicher KV-Beitragssatz. Differenzbeträge aus 2008 sind per eigenem»korrekturbeitrags-

7 Praxisreport: Kostenmanagement Uwe Hirschmann:»Jetzt können praktisch alle Daten aus externen Kundensystemen per CSV oder XML übernommen werden.«uwe Hirschmann, diplomierter Betriebswirt und GDI- Premiumpartner, betreut zahlreiche mittelständische Produktionsbetriebe und hat mit dem Thema Kostenrechnung so seine Erfahrungen gemacht. Ob jemand eine Kostenrechnungs-Software einsetze, so Hirschmann, hänge nicht so sehr von der Größe des Unternehmens ab, sondern davon, in wieweit der Unternehmer kostenrechnerisch denkt:»es gibt durchaus noch große, umsatzstarke Unternehmen mit vielen Produkten und riesigen Stückzahlen, da sagt der Seniorchef, Ich kenn meine Kosten halt aus m Bauch raus und andererseits gibt es kleine Firmen, wo der Inhaber sagt, Ich hab zwar auch ein gutes Bauchgefühl, möchte aber exakte Zahlen, die das bestätigen oder mir zeigen, wo ich mich irre.«kosten aber können sich überall verstecken. Deshalb ist ein flexibles Instrument so wichtig, das Überblick und klare Strukturen bei Kostenstellen und Kostenträgern schafft und unterschiedliche Möglichkeiten für die Steuerung von Budgetierung und Kalkulation bietet. Denn nur wer seine Ausgaben im Griff hat, kann seinen Erfolg gezielt planen und effektiv steuern. Kosten wiederum lassen sich nur dann nachhaltig reduzieren, wenn sich die Kosten- und Leistungsstruktur bis ins kleinste Detail darstellen lässt. Version 3.1: von Grund auf neu Inzwischen steht die GDI Kostenrechnung in der Version 3.1 zur Verfügung. Hierbei handelt es sich, wie Uwe Hirschmann betont, nicht einfach um ein Update, sondern um eine von Grund auf neu aufgelegte Software, die auch eine völlig andere, sehr viel bedienerfreundlichere Oberfläche bietet, sowie viele neue Features und Funktionen, die seinen Kunden die Arbeit und ihm den Aufwand Daniel Schönlein:»Das Programm ist einfach und verständlich. Man kommt schnell dahin, wo man hin will.«neue GDI Kostenrechnung 3.0 Exakte Zahlen statt»bauchgefühl«wo entstehen Kosten und wie kriegt man sie in den Griff? bei Einrichtung oder Schulung erleichtern. Besonders angetan haben es ihm die vielfältigen flexiblen Importmöglichkeiten, mit denen jetzt praktisch alle Daten aus externen Kundensystemen per CSV oder XML übernommen werden können. Dies, so Uwe Hirschmann, sei besonders für Poduktionsbetriebe attraktiv die ab sofort alle extern generierten Daten direkt in die Kostenstellen- und -trägerrechnung einfließen lassen können. Die neue Version erlaubt zudem die Anlage beliebig vieler Betriebsabrechnungsbögen pro Mandant und bietet ein hervorragend konzipiertes Zusammenspiel mit den anderen GDI-Standardprodukten. So übernimmt zum Beispiel die GDIKostenrechnung die kalkulatirische AfA direkt aus der GDI Anlagenbuchhaltung und kostenrechnungsrelevante Buchungen direkt aus der GDI Finanzbuchhaltung. Zudem können beliebige externe Daten über eine flexible Schnittstelle in die GDI Kostenrechnung einfließen. So müssen alle Daten nur ein einziges Mal einegeben werden. Eine zeitgesteuerte»jobverwaltung«erledigt viele Routinearbeiten sogar völlig selbsttätig vor Arbeitsbeginn oder nach Feierabend. Nicht nur für große Unternehmen Für Uwe Hirschmann macht der Einsatz einer Kostenrechnungs-Software überall da Sinn, wo es an Transparenz in den Kostenstrukturen mangelt unabhängig von der Größe eines Unternehmens. Ganz besonders trifft dies auf Produktionsbetriebe zu, aber auch auf Behörden oder Dienstleister wie z.b. die Abfallwirtschaft oder auch Ingenieurbüros. Die Fragen, um die es dabei geht, so Hirschmann, seien im Grunde stets die gleichen:»wo entstehen die Kosten? Wie kann ich sie reduzieren? Rentiert sich ein Produkt oder eine Dienstleistung oder werden sie nur mit durchgeschleppt?«und auch das Ergebnis, so meint der Händler, sei stets das gleiche:»planungssicherheit und Kostenoptimierung«. Und wie sieht das der Anwender? Daniel Schönlein ist diplomierter Wirtschaftsingenieur und bei der LS Kunststofftechnologie GmbH zuständig für Controlling, EDV und Prozessoptimierung. Das Unternehmen mit Sitz im baden-württembergischen Wertheim und einem Zweigbetrieb in Thüringen gehört zu den führenden Herstellern technischer Spritzgussteile aus Hochleistungspolymeren. Der 1985 gegründete Spezialbetrieb beschäftigt ca. 200 Mitarbeiter und beliefert hauptsächlich die Automobilindustrie und die Medizintechnik. Sowohl die Anzahl an verschiedenen Werkstücken als auch die Stückzahlen der einzelnen Teile, die in ganz Europa, den USA und China abgesetzt werden, sind enorm.»wir müssen technologisch immer an der Spitze stehen«, erläutert Daniel Schönlein,»und Qualität steht an erster Stelle.«Produziert wird an über 50 Spritzgussmaschinen, auf Montagestrecken und in Temperöfen. Jede dieser Stationen ist jedoch nicht nur ein Fertigungsschritt, sondern auch eine Kostenstelle:»So eine Maschine braucht nicht nur Öl und Strom da gibt es auch Wartung, Reinigung, Programmierung, Stillstände Mit der GDI Kostenrechnung kann ich den Kosten auf die Spur kommen, die Daten in die Vorund Nachkalkulation einfließen lassen und letztendlich alle Abläufe optimieren.«dies, so Schönlein, sei überall da von Nutzen, wo fertigungsintensiv gearbeitet werde. Anwenderfreundlich und flexibel Die neue Version 3.0 beurteilt er dann auch als großen Schritt nach vorn und zwar sowohl in seiner Zuständigkeit fürs Controlling als auch für die EDV.»Sehr schön«sei, dass sich jetzt alle externen Daten einfach einlesen lassen: Leistungsstunden von Maschinen und Personal, Gemeinkosten, Materialeinsatz, Verrechnungen innerhalb der Kostenstellen usw»auch meine Umlageschlüssel kann ich völlig frei definieren und Kostenstellen so umlegen, wie ich es brauche. Das macht schon was her!«das größte Lob aber vergibt Daniel Schönlein nicht als Controller, sondern als Anwender, der beinahe täglich mit der GDI Kostenrechnung arbeitet. Die neue Version sei viel anwenderfreundlicher: übersichtlich, flexibel und leistungsfähig.»das Programm ist einfach und verständlich, ja fast schon selbsterklärend und verzichtet auf Überflüssiges und Verwirrendes. Man kommt schnell dahin, wo man hin will.«nachweis«zu melden, also getrennt von den neuen Meldungen für Lästige Umstellungen delegieren! Viele Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Pflege von Lohn- und Gehaltssoftware haben uns gelehrt, dass neue Vorschriften, Gesetze und Verfahren, wie sie uns alle Jahre wieder von Verwaltung und Politik beschert werden, viele kleine und mittlere Unternehmen vor unangenehme Situationen stellen, die sie nur schwer bewältigen können. Denn hier geht es in erster Linie darum, das operative Geschäft zu führen und nicht darum, sich»mit Bürokratie und Buchhaltung herumschlagen«zu müssen. Es gibt hierfür allerdings auf lange Sicht nur eine vernünftige Lösung: den Umstieg auf eine moderne, leistungsfähige Business-Software, an die Sie lästige Umstellungen einfach delegieren können. Und die auch alle anderen komplizierten Vorgänge drastisch vereinfacht und Ihnen viele zeitraubende Arbeitsroutinen abnimmt. Das gilt natürlich nicht nur für die Lohnabrechnung, sondern für alle kaufmännischen Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft usw. Schnell, pünktlich, sicher Was das konkret bedeutet, wird am besten an den genannten Änderungen deutlich, die ab 2009 gelten: Alle diese Neuerungen lassen sich mit GDI Lohn & Gehalt oder GDI Baulohn im Handumdrehen erledigen, denn beide Programme bieten über das einzigartige GDI MeldeCenter die Möglichkeit, alle Meldungen korrekt zu erstellen und sekundenschnell über das Internet zu erledigen. Und natürlich sorgt GDI auch dafür, dass alle künftigen Gesetzesänderungen und Vorschriften stets pünktlich und sauber umgesetzt in Ihrer Software integriert sein werden. Kosten sparen Mit GDI Lohn & Gehalt sowie GDI Baulohn ist es ganz einfach, sein eigener Lohnbuchhalter zu werden, erheblich Kosten einzusparen und die vielen Vorzüge zu nutzen, die die Lohnabrechnung im eigenen Haus bietet: Alle Abrechnungen für Ihre Mitarbeiter und für die Behörden erhalten Sie mit wenigen Mausklicks. Und auch der elektronische Entgeltnachweis (ELENA), der ab 2012 für die Beantragung von Sozialleistungen wie Erziehungsgeld, Wohngeld usw. eingeführt wird, schickt schon ab Sommer 2009 die ersten Vorboten: Einige Bescheinigungen können bereits in diesem Jahr elektronisch übermittelt werden. Auch betriebsinterne Statistiken wie Stundenübersichten, Urlaubslisten oder Baustellenauswertungen erstellt Ihnen das Programm Sie rufen sie immer genau dann ab, wenn Sie sie benötigen. Bei der Datenerfassung werden Sie von passgenauen Arbeitszeitmodellen unterstützt laut Tarifvertrag, laut Haustarif oder auch individuell pro Mitarbeiter. So sparen Sie nicht nur lästige Routinearbeiten, sondern auch unnötige Lohnbuchhaltungskosten und bleiben so flexibel, wie es Ihre Branche erfordert. * Wissensstand zu Redaktionschluss

8 Spezial: Branchenlösungen Vorschau Insider Nr. 5:»Powered by GDI«Innovative Branchenprodukte von unseren GDI-Partnern Ergänzende Speziallösungen von unseren Kooperationspartnern Das Softwarekonzept von GDI beruht auf konsequenter Standardisierung und hoher Modularität: Solide und bewährte Einzelbausteine lassen sich zu neuen, äußerst stabilen Softwarearchitekturen zusammenstellen, die kompatibel sind und miteinander kommunizieren. Das Ergebnis: höchste Flexibilität und nahezu unbegrenzte Ausbaumöglichkeiten. Es verwundert daher nicht, wenn auch andere Softwareentwickler immer wieder gerne auf dieses bewährte Konzept zurückgreifen und auf der soliden Basis der GDI-Softwarearchitektur eigene Lösungen für Branchen, Spezialbereiche oder Sonderaufgaben entwickeln. Diese neuen Module oder Programme entstehen in der Regel in enger Zusammenarbeit mit unseren GDI-Fachhandelspartnern oder engagierten Kooperationspartnern, die sich auf ihrem Gebiet durch hervorragende Leistungen ausgezeichnet haben: Deren Branchenoder Spezialwissen fusioniert mit unserer technologischen Basisstruktur zu einem innovativen Produkt. Für jedes dieser Produkte gilt:»developed by our Partners, Powered by GDI.«In der nächsten Ausgabe von Insider möchten wir Ihnen deshalb einige dieser Partnerprodukte vorstellen: originelle Konzepte, intelligente Lösungen, wegweisende Neuerungen, die man bisher vergeblich suchte. Dies wird neben dem 30. Geburtstag unseres Unternehmens den Themenschwerpunkt von Insider 5 ausmachen. Hier eine kurze Vorschau auf einige Produkte, auf die Sie sich schon jetzt freuen dürfen: TME Lösungen für Fertigungsbetriebe und Logistik Eine komplette, ausgereifte Fertigungs- und Logistikplanung, direkt in die GDI Warenwirtschaft integriert und an die spezifischen Besonderheiten eines jeden Unternehmens anpassbar. TME electronic GmbH, Tennenbronn GDI-Fachhandelspartner its-sozial Kaufmännische Softwarelösungen für die Sozialwirtschaft Dieses Komplettprogramm berücksichtigt alle Besonderheiten, die in sozialen Einrichtungen, beschützten Werkstätten, Heimen oder bei der Betreuten-Verwaltung zu berücksichtigen sind und bietet u.a. Lohn- und Kostenträgerabrechnung. its software gmbh, Hamburg GDI-Fachhandelspartner EKM mobile order Mobile Datenerfassung Das flexible, praxisnahe und zukunftsorientierte Ordersystem für Lagerlogistik, Inventur, Messen, Kommissionierung und Außendienst spart Zeit, Aufwand und Geräteeinsatz: Überall vor Ort probemlos einsetzbar, via WLAN direkt an den Server. Von der»initiative Mittelstand«mit dem Innovationspreis 2008 ausgezeichnet. EKM EDV-Systeme GmbH, Ottobrunn GDI-Fachhandelspartner ATLAS Zollabwicklungs-Software Das Automatisierte Tarif- und Lokale Zoll- Abwicklungs System beschleunigt die Zollabwicklung, ersetzt schriftliche Dokumente durch das elektronische Edifact-Format und lohnt sich schon ab 30 Ausfuhrbelegen pro Monat. MHP Software GmbH, Neustadt/Rbge. GDI-Kooperationsspartner V-LOG Versandlogistik Diese Software dient bereits als»container«von über 100 nationalen und internationalen Frachtführern Tendenz steigend und sorgt für Prozessoptimierung, Kostensenkung und Schnelligkeit im Versand. MHP Software GmbH, Neustadt/Rbge. GDI-Kooperationsspartner Cartoon Diese Zeitung wurde Ihnen überreicht von Ihrem freundlichen GDI-Fachhandelspartner:

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