Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems

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1 Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems Hübner A, Vera Gumpp, Bischoff M, Barleben JF, Prof. Dr. Opitz OG Tumorzentrum Ludwig Heilmeyer CCCF 19. Informationstagung Tumordokumentation

2 Übersicht Tumorboard: Rolle, Prozesse Anforderungen Konzeption Umsetzung Erste Erfahrungen mit dem Pilotprojekt Fazit Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation

3 Rolle interdisziplinärer Fallkonferenzen ("Tumorboards") in der onkologischen Krankenversorgung Pathologe Chirurg Hämatologe Strahlentherapeut Radiologe Patient Gastroenterologe Optimierung der Behandlung durch gemeinsame fachübergreifende Therapieplanung Qualitätsmerkmal: hohe Anzahl von Patienten in Tumorboards Qualitätsmerkmal: hoher Umsetzungsgrad der Tumorboard-Beschlüsse Kernleistung zertifizierter Organtumorzentren (kostenintensiv) Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 3 / 14

4 Ablaufschema interdisziplinärer Tumorfallbesprechungen Tumorpatient erfüllt Kriterien Anmeldender/Vorstellender Arzt Tumoranamnese, Fragestellung Zentrale Anmeldestelle Anmeldefrist Patientenliste (zur Vorbereitung durch die festen Teilnehmer) Diskussion im Teilnehmerkreis des Tumorboards (vor Ort, virtuell) Beschlussprotokoll pro Patient Dokumentation der Maßnahmen Umsetzungskontrolle, Statistiken Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 4 / 14

5 Variabilität der Durchführung Fehlende oder unklare Kriterien für die Fallvorstellung oder "alle" Anmeldung per Mail, Fax, Telefon, mündlich Zugang zu Patientenlisten: Mail, WORD-Dokument, zentral abrufbar im KIS-Terminkalender, auf Folie im Board etc. heterogene Teilnehmerschaft, z. B. fehlende Oberärzte einzelner Disziplinen uneinheitliche oder fehlende Beschlussprotokolle Erfassung der Beschlüsse als Freitext oder strukturiert Umsetzungskontrolle nur punktuell (z. B. Strichlisten) oder gar nicht Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 5 / 14

6 Redundante Tumorinformationen im klinischen Alltag Arztbrief vom : - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium - bisherige Diagnostik - bisherige Therapien - bisheriger Verlauf Freitext Klin. Krebsregister: - Diagnosedatum - Lokalisation - Histologie - Stadium - bisherige Diagnostik - bisherige Therapien - bisheriger Verlauf strukturiert, kodiert Tumorboard-Anmeldung / Protokoll - Diagnosedetails - bisheriger Verlauf - erfolgte Maßnahmen - Vorstellender Arzt - Fragestellung strukturiert-/ kodiert und Freitext Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 6 / 14

7 Tumorboard-Anmeldung postoperativ: Freitext strukturiert (Beispiel) Freitext: schlecht differenziertes, invasivlobuläres Mammakarzinom, Östrogenrezeptor-positiv, Progesteronrezeptor positiv, BET am , tumorfreie Resektionsränder, keine Lymphgefäß-, Veneninvasion, 2 cm Durchmesser, 17 Lymphknoten untersucht, alle tumorfrei, keine Fernmetastasen meist gemischt: Freitext und kodierte Informationen, z. B. TNM Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 7 / 14

8 Tumorboard-Anmeldung postoperativ: Freitext strukturiert (Beispiel) Freitext: schlecht differenziertes, invasivlobuläres Mammakarzinom, Östrogenrezeptor-positiv, Progesteronrezeptor positiv, BET am , tumorfreie Resektionsränder, keine Lymphgefäß-, Veneninvasion, 2 cm Durchmesser, 17 Lymphknoten untersucht, alle tumorfrei, keine Fernmetastasen meist gemischt: Freitext und kodierte Informationen, z. B. TNM strukturiert / kodiert: y C50.4, 8520/3 ER+, PR+, R0, L0, V0 2 cm, pt2 pn0(0/17) cm0 aus dem klinischen Krebsregister, Text-Dekodierung möglich Voraussetzung: sehr zeitnahe Dokumentation Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 7 / 14

9 Arbeitsteilige Tumordokumentation am CCCF KIS Abteilung A Stammdaten Diagnosedetails Pathologiesystem Beschlossene Maßnahmen Abteilung B Diagnostik 1 Diagnostik 2 Tumorboard (TB) Abteilung C Chirurgie Strahlenheilkunde Abteilung E Organtumorzentrum Operation Chemotherapie Strahlentherapie Sonstige Therapien Sonstige Maßnahmen Nachsorge / Verlauf TB-Umsetzungskontrolle OPS-Codes aus KIS Innere Medizin Abteilung D Ambulanz Vitalstatus KKR Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 8 / 14

10 Prozessanforderungen zentrales Anmeldeportal, von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich KIS Order Entry oder Intranet Möglichkeit zur Patientenanmeldung durch externe Ärzte Anmeldeportal im Internet zentral einsehbare Liste der angemeldeten Patienten Liste im webbasierten Anmeldeportal Minimierung zusätzlichen Dokumentationsaufwands Schnittstellen zur Datenbank des klinischen Krebsregisters zentral einsehbares Tumorboard-Protokoll für Berechtigte Transfer des Protokolls in die elektronische Patienten-Akte Generierbarkeit von Protokollen und statistischen Auswertungen strukturierte Dokumentation von Beschlüssen Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 9 / 14

11 Auswertungsanforderungen - Beispiele: Anzahl der tatsächlich umgesetzten Maßnahmen in % der vorgeschlagenen Maßnahmen Anzahl der anwesenden Vertreter der Fachdisziplinen mit Funktionsstufen in den Tumorboards Anzahl Präsenzen pro Teilnehmer (z. B. zur Kontrolle zustehender Fortbildungspunkte, zur Kalkulation der Kosten pro Disziplin) Anzahl beschlossener Maßnahmen vom Typ X, z. B. Zahl der vorgeschlagener Studienaufnahmen Anzahl vorgestellter Patienten (präoperativ, postoperativ) in % der Gesamtzahl der behandelten Patienten mit gleicher Krankheit Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 10 / 14

12 CCCF-Konzept 1 Anmeldung von Patienten über ein Intranet-Portal Abruf von Daten des klinischen Krebsregisters (KKR) falls fehlend Freitext-Anmeldeauftrag an Zentrumsdokumentar Zentrumsdokumentar bearbeitet Anmeldeaufträge und erfasst / ergänzt Daten im klinischen Krebsregister, soweit möglich, anhand vorhandener Befunde, Briefe etc. Anzeige der Liste der angemeldeten Patienten (teil-anonymisiert) Anzeige der Anmeldedaten inkl. KKR-Daten während des Tumorboards Erfassung der geplanten Maßnahmen während des Tumorboards in strukturierter Form durch Zentrumsdok.; Minimierung von Freitext Generierung eines strukturierten Protokolls jeweils am Ende der Fallbesprechung möglich, wenn strukturierte Daten bereits erfasst Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 11 / 14

13 Tumorboard-Beschlüsse: Freitext strukturiert (Beispiel) Freitext: Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 12 / 14

14 Tumorboard-Beschlüsse: Freitext strukturiert (Beispiel) Freitext: Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab Strukturiert / kodiert: 1) Maßnahme: Immunhistochemie ( ) Bezug: Primärtumor Gewichtung: definitiv Freitext: HER2-neu 2) Maßnahme: Immuntherapie ( , ) Bezug: Primärtumor Gewichtung: abhängig von 1) Freitext: Trastuzumab Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 12 / 14

15 Tumorboard-Beschlüsse: Freitext strukturiert (Beispiel) Freitext: Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab Strukturiert / kodiert: 1) Maßnahme: Immunhistochemie ( ) Bezug: Primärtumor Gewichtung: definitiv Freitext: HER2-neu 2) Maßnahme: Immuntherapie ( , ) Bezug: Primärtumor Gewichtung: abhängig von 1) Freitext: Trastuzumab Erforderlich: kodierte Erfassung der Daten durch geschultes Personal "Tumorboard"-Dokumentar bzw. "Zentrumsdokumentar" Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 12 / 14

16 Erste Erfahrungen mit der Pilotanwendung: Erfassung aller angemeldeten Patienten im klinischen Krebsregister (KKR) vor dem Tumorboard nicht gewährleistet: - Anmeldungen oft nicht fristgerecht, dadurch Zeit für die Erfassung der Fälle im KKR zu knapp - Nachmeldungen während des Tumorboards Informationslage in der elektronischen Akte bei präoperativer Anmeldung oft dünn (ggf. externe Befunde noch nicht gescannt) Zeitrahmen pro Fall während des Tumorboards z. T. zu kurz, Beschlussdiktat für sofortige Strukturdokumentation Abhängigkeit des Verfahrens von der Erfahrung, Routine und Präsenz des Tumorboard-Dokumentars Vertretungsproblematik Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 13 / 14

17 Fazit für die Weiterentwicklung - CCCF-Konzept 2 duales System erforderlich (Anmeldung mit strukturierten oder Freitextdaten) Integration von KKR-Daten in Anmeldung / Protokoll nicht als Voraussetzung, sondern nur als Option anbieten ohne Ablaufdisziplin (z. B. Einhaltung der Anmeldefrist) keine zeitnahe Datenstrukturierung möglich on-board-protokoll eher als Freitext realistisch Andreas Hübner (CCCF) 19. Informationstagung Tumordokumentation 14 / 14