REISEKOSTEN-SOFTWARE
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- Gisela Breiner
- vor 8 Jahren
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1 REISEKOSTEN-SOFTWARE Der richtige Anbieter für mein Unternehmen Eva Gerbig Executive Assistant Tristone Flowtech Germany GmbH 1 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
2 Wie finde ich den richtigen Anbieter für mein Unternehmen? Bestandsaufnahme Suche (wie / wo) Auswahl / Entscheidung Umsetzung 2 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
3 Bestandsaufnahme Benutzerfreundlichkeit Was ist für mein Unternehmen wichtig? Kosten 3 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
4 Bestandsaufnahme Benutzerfreundlichkeit - kommt jeder Mitarbeiter mit dem System klar? - werden Hilfestellungen vom System angeboten? Was ist für mein Unternehmen wichtig? - wie werden Reisen bisher abgerechnet? - Vorteile / Nachteile des neuen Systems - Zugangsbedingungen für das neue System Kosten - aktuelle Kostensituation - mögliche Kostenersparnis 4 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
5 Bestandsaufnahme bei Tristone: Benutzerfreundlichkeit - einfache Handhabung für alle Mitarbeiter - Schulungsvideos werden online angeboten Was ist für mein Unternehmen wichtig? - Abrechnung pro Reise und nicht pro Monat - leichte Erreichbarkeit über das Internet / transparente Kostenaufstellung - einfache Handhabung Kosten - Kostenersparnis: alt: pro Mitarbeiter eine SAP-Lizenz (ca. 300 pro Monat) neu: pro Mitarbeiter 4 pro Monat 5 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
6 Suche Wo? Wie? Wann? 6 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
7 Suche Wo? - wo werde ich fündig? - gibt es Empfehlungen? Wie? - wie treffe ich die richtige Vorauswahl? - von was lasse ich mich beeinflussen? Wann? - gibt es eine Deadline zur Einführung eines neuen Systems? - steh ich unter Zeitdruck? (evtl. vorschnelle Fehlentscheidung) 7 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
8 Suche von Tristone: Wo? - Internet-Recherche - Messe Zukunft Personal in Köln Wie? - Vorstellung aller Möglichkeiten durch Präsentationen der verschiedenen Systeme auf der Messe - nach meiner Vorauswahl gab es einen Termin mit HRworks in unserem Head Quarter mit dem HR-Management Wann? - die Messe Zukunft Personal war im September 2011, die Umstellung auf ein neues Reisekostenabrechnungssystem musste zum erfolgen (der SAP-Modus Reisekostenabrechnung wurde zum abgeschaltet) 8 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
9 Auswahl / Entscheidung Wie treffe ich die richtige Entscheidung? Wie überzeuge ich meine/n Vorgesetzte/n? Realistischen Umsetzungsplan erstellen 9 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
10 Auswahl / Entscheidung Wie treffe ich die richtige Entscheidung? Wie überzeuge ich meine/n Vorgesetzte/n? Realistischen Umsetzungsplan erstellen 10 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
11 Auswahl / Entscheidung Wie treffe ich die richtige Entscheidung? - wie vertraut bin ich mit dem neuen System? - kenne ich alle Vor- und Nachteile? - kann ich das System 100%ig empfehlen / vertreten? Wie überzeuge ich meine/n Vorgesetzte/n? - Beispiele gut vorbereiten - Kostenersparnis aufzeigen - Zeitersparnis aufzeigen - Transparenz darlegen Realistischen Umsetzungsplan erstellen - Umsetzungsplan mit zeitkritischen Pfaden erstellen und dem Management zur Entscheidung vorlegen 11 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
12 Entscheidung von Tristone: Wie treffe ich die richtige Entscheidung? - einfache Handhabung des Systems HRworks - Transparenz für die Mitarbeiter (Status) - Schulungsvideos für Mitarbeiter - Ich bin überzeugt. Wie überzeuge ich meine/n Vorgesetzte/n? - Reisekostenabrechnung inkl. Beantragung von Dienstreisen, Abwesenheitsverwaltung, Arbeitsmittelverwaltung - 4 pro User pro Monat - schnell und einfach über das Internet aufzurufen, keine Verbindung über VPN notwendig - Transparenz: Mitarbeiter sieht, wie der Status seiner Anträge ist Umsetzungsplan erstellen - Rücksprache / Rückversicherung bezüglich zeitkritischer Aspekte mit HRworks und unserer Buchhaltung 12 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
13 Umsetzung Kommunikation Schulung Feedback 13 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
14 Umsetzung Kommunikation - positive Kommunikation - alle Beteiligten rechtzeitig mit ins Boot nehmen - Verantwortlichkeiten klar und deutlich verteilen - Zeitplan erstellen und darlegen, inkl. zeitkritischer Pfade - Kontrolle Schulung - Mitarbeiter informieren - Mitarbeiter schulen und unterstützend auf Schulungsvideos hinweisen - Mitarbeitern die Vorteile und Zeitersparnis aufzeigen Feedback - Rückmeldungen von Mitarbeiter entgegen nehmen - Bedenken / Angst vor Neuem / Änderungen nehmen 14 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
15 Umsetzung bei Tristone: Kommunikation - positive Kommunikation: Verteilung von HRworks Flyer - Telco mit HRworks - Einführungsplan / Aufgaben sammeln und auflisten - Zeitplan entsprechend des Einführungsplans / Aufgaben erstellen - Telco mit Kollegen: Aufgaben entsprechend der Bereiche verteilen - Kontrolle (Status der Aufgaben in regelmäßigen Meetings abgefragt) Schulung - Mitarbeiter informieren (per ) - Mitarbeiter schulen ( live und in Farbe ) - Mitarbeitern über die Vorteile (Transparenz, Zeitersparnis ) informieren Feedback - Rückmeldungen von Mitarbeiter entgegen nehmen - Verständnis zeigen bei Bedenken vor Neuem / Änderungen 15 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
16 Tristone Flowtech Germany GmbH arbeitet mit 16 Praxistag Geschäftsreisen, 26. November 2015, Mannheim Eva Gerbig, Tristone Flowtech Germany GmbH
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