Notfall! Der Chef fällt aus!

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1 Notfall! Der Chef fällt aus! Vorkehrungen die Sie für den Fall des Eintritts eines Notfalls getroffen haben sollten Referent: Sven Rathgeber, Rechtsanwalt

2 Fallbeispiel: Der betriebliche Notfall Metallbaubetrieb, Einzelunternehmen, 15 Arbeitnehmer Eine ungeplante Standartoperation nimmt einen unvorhergesehenen Verlauf! Folge: Unternehmer liegt ca. 3 Monate im Koma und fällt im Betrieb aus! Es existierte im Betrieb keine Regelung, wer bei Ausfalls des Betriebsinhabers welche Aufgaben übernimmt! Es waren keine Regelung getroffen worden, wer bei Ausfalls des Betriebsinhabers für welche Abläufe zuständig ist! Zugangscodes und Passwörter sowie der Aufbewahrungsort wichtiger Schlüssel waren nicht dokumentiert! Allein der Betriebsinhaber hatte Kenntnis von der Kalkulation eines Angebots! Die Ehefrau des Betriebsinhabers hatte nur eine Vollmacht für das private Bankkonto! Notfall! Wenn der Chef ausfällt

3 Treffen Sie daher Vorsorge für den Notfall! Schicksalsschläge in Form krankheitsbedingter oder unfallbedingter Handlungsunfähigkeit können zum Ausfall des Unternehmers auf Zeit oder im schlimmsten Fall zum Tod führen Vergegenwärtigen Sie sich: Schicksalsschläge treten stets plötzlich ein und führen ohne Vorsorge zu existenzgefährdenden Unternehmens- und Lebenskrisen! Beim Einzelunternehmen sind immer das Unternehmen und der private Lebensbereich betroffen! Nur wenn im Vorfeld Vorsorgemaßnahmen ergriffen wurden, kann von den verantwortlichen Vertretern der Geschäftsbetrieb schnell aufrechterhalten werden und der Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung fortgeführt werden. 3

4 Wen betrifft ein Notfall? Unternehmer Familie Unternehmen, Mitarbeiter Bank Notfall 4

5 A. Ausfall auf Zeit Welche Vorsorgemaßnahmen können Sie treffen: 1. Krisenstab Legen Sie frühzeitig fest, wer dem Krisenstab angehören soll. Sprechen Sie dies mit den im Notfall verantwortlichen Mitarbeitern / Familienangehörigen durch. Legen Sie Aufgaben, Verantwortung und Weisungsbefugnis fest. Stellen Sie sicher, dass die Auftragskalkulation und die Rechnungsfakturierung reibungslos fortgeführt werden kann. Informieren Sie Ihre Stellvertreter zu jeder Zeit über alles Notwendige, damit der Betrieb bei Bedarf von diesem fortgeführt werden kann (Wochenbesprechung) 5

6 Statten Sie Ihren Vertreter mit den zu Fortführung des Geschäftsbetriebes erforderlichen Vollmachten aus Vergegenwärtigen Sie sich: Vollmachten sind Vertrauenssache! Der Vertreter wird ermächtigt in Ihrem Namen Willenserklärungen für Sie abzugeben. Handelt der Vertreter im Rahmen der ihm erteilten Vertretungsmacht, so macht es grds. keinen Unterschied, ob die Willenserklärung von Ihnen selbst oder durch den Vertreter abgeben wurde. Bei Ausfall des Unternehmers muss ein Vertreter mit entsprechenden Vollmachten ausgestattet sein, um rasch eine reibungslose Fortführung des Betriebes gewährleisten zu können. Es ist daher zu klären, wer zu bevollmächtigen ist, um die Fortführung des Betriebs zu gewährleisten: Familienangehörige (Eltern, Ehegatte, volljährige Kinder) oder ggf. Betriebsangehörige 6

7 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten a) Vollmacht / Generalvollmacht gem. 164 ff BGB Durch Rechtsgeschäft begründete Vertretungsmacht, durch die der Bevollmächtigte ermächtigt wird eine Willenserklärung in fremden Namen abzugeben. Der Vollmachtgeber kann den Umfang einer Vollmacht nach BGB frei bestimmen. Er allein kann festlegen, bei welchen Geschäften er vertreten werden will. Einzelvollmacht, beschränkt auf bestimmte Rechtshandlungen Generalvollmacht, gerichtet auf die Wahrnehmung sämtlicher Geschäfte Aus Gründen der Nachweisbarkeit: notarielle Beurkundung ratsam b) Bankvollmacht Kontovollmacht Gewährt grds. nur Verfügungsmacht über Kontosalden, nicht über das Konto als solches Wichtig: Formulare der Bank verwenden und mit der Bank absprechen 7

8 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten c) Prokura 48 ff HGB umfangreichste handelsrechtliche Vertretungsbefugnis, gewährt keine Vertretungsbefugnis im privaten Bereich Vss: Betrieb muss in das Handelsregister eingetragen sein ermächtigt zu allen Arten von Rechtsgeschäften (gerichtl. und außergerichtl.), die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt; der Prokurist kann auch branchenfremde Geschäfte tätigen Ausnahme: Veräußerung und Belastung von Grundstücken nur nach besonderer Ermächtigung Eintragung der Prokura in das Handelsregister erforderlich Keine Beschränkung möglich; Interne Beschränkung der Prokura ist Dritten gegenüber unwirksam 8

9 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten d) Handlungsvollmacht 54 ff HGB Vollmachtgeber muss Kaufmann sein Die Handlungsvollmacht reicht grds. weniger weit als die Prokura. Der Umfang kann vom Geschäftsinhaber selbst festgelegt werden. Überschreitet der Bevollmächtigte seine Vertretungsmacht, bleibt das Unternehmen durch den Vertrag gebunden, wenn der Geschäftspartner die Beschränkung nicht kennen musste. Von der Handlungsvollmacht werden grundsätzlich nur branchenübliche Geschäfte erfasst. Keine Eintragung der Handlungsvollmacht ins Handelsregister erforderlich Grds. keine Formerfordernisse. Aus Nachweisgründen ist aber eine schriftliche Erteilung ratsam. 9

10 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten d) Ergänzung: Rechtsscheinsvollmachten: Die Rechtsscheinsvollmachten schützen den Geschäftsgegner der auf den Bestand einer nicht oder nicht mehr vorhandenen Vollmacht vertraut hat. Rechtscheinvollmachten sind grundsätzlich für Vorsorgezwecke nicht geeignet Duldungsvollmacht Der Gewerbetreibende lässt es über einen längeren Zeitraum wissentlich geschehen, dass ein anderer für ihn als Vertreter auftritt, ohne diesen bevollmächtigt zu haben. Anscheinsvollmacht Der Gewerbetreibende kannte zwar das Handeln des Scheinvertreters nicht, hätte es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt erkennen und verhindern können Problem: Nachweis 10

11 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten e) Wirksamen Vertretung von Gesellschaften: GbR: vorbehaltlich anderweitiger Regelung im Gesellschaftsvertrag gilt bei der GbR Gesamtvertretungsmacht, d.h. Rechtsgeschäfte mit Dritten sind nur wirksam, wenn sie von allen Gesellschaftern gemeinsam abgeschlossen wurden! OHG: Zur Vertretung der OHG ist jeder Gesellschafter ermächtigt, der nicht durch den Gesellschaftsvertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist. KG: Die KG wird durch jeden Komplementär der nicht durch den Gesellschaftsvertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist vertreten. Die Kommanditisten sind dagegen von der Vertretung der Gesellschaft ausgeschlossen GmbH: Die GmbH wird durch den Geschäftsführer vertreten; mehrere Geschäftsführer müssen gemeinsam handeln, sofern im Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt ist. Die Vertretungsmacht der Geschäftsführer ist nach außen nicht beschränkbar. 11

12 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten f) Spezielle Vollmachten im Bereich der Betreuung und medizinischen Versorgung aa) Vorsorgevollmacht Mit der Vorsorgevollmacht kann man einer anderen Person die Wahrnehmung einzelner oder aller Angelegenheiten für den Fall übertragen, dass man die Fähigkeit selbst zu entscheiden einbüßt. Der Bevollmächtigte kann dann handeln, ohne dass es weiterer Maßnahmen bedarf (Vollmacht gem. 164 ff BGB) Eine notarielle Beurkundung ist zum Nachweis ratsam Muster: unter: Themen-> Gesellschaft-> Betreuungsrecht / Patientenverfügung / Vorsorgevollmacht Das Gericht wird nur eingeschaltet, wenn es zur Kontrolle des Bevollmächtigten erforderlich ist. Mit der Vorsorgevollmacht können Sie die Einsetzung eines Betreuers vermeiden 12

13 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten f) Spezielle Vollmachten im Bereich der Betreuung und medizinischen Versorgung bb) Betreuungsverfügung Mit der Betreuungsverfügung kann jeder schon im voraus festlegen, wen das Gericht als Betreuer bestellen soll, wenn es ohne rechtliche Betreuung nicht mehr weitergeht. Genauso kann bestimmt werden, wer auf keinen Fall als Betreuer in Frage kommt. Möglich sind auch inhaltliche Vorgaben für den Betreuer, etwa welche Wünsche und Gewohnheiten respektiert werden sollen oder ob im Pflegefall eine Betreuung zu Hause oder im Pflegeheim gewünscht wird Im Unterschied zur Vorsorgevollmacht unterliegt der Betreuer der gerichtlichen Überwachung Muster: unter: Themen-> Gesellschaft-> Betreuungsrecht / Patientenverfügung / Vorsorgevollmacht 13

14 2. Vollmachten rechtliche Gestaltungsmöglichkeiten f) Spezielle Vollmachten im Bereich der Betreuung und medizinischen Versorgung cc) Patientenverfügung In der Patientenverfügung kann man vorab über das Ob und Wie medizinischer Maßnahmen entscheiden. Wer nicht möchte, dass andere über die medizinische Behandlung entscheiden, wenn man selbst dazu nicht mehr in der Lage ist, kann durch Patientenverfügung festlegen, ob bei konkret beschriebenen Krankheitszuständen bestimmte medizinische Maßnahmen gewünscht oder nicht gewünscht sind. Zusätzlich zur Patientenverfügung sollte eine notarielle Vorsorgevollmacht für eine Vertrauensperson ausgestellt werden. Nur dann kann diese medizinische Entscheidungen treffen u. durchsetzen Muster: unter: Themen-> Gesellschaft-> Betreuungsrecht / Patientenverfügung / Vorsorgevollmacht 14

15 3. Notfallordern für den Betrieb Legen Sie einen Notfallordner an, in dem alle notwendigen Informationen zur Fortführung des operativen Geschäftsbetrieb zusammen gefasst sind bzw. wo auf das dazu notwendige Datenmaterial und die Aufbewahrungsorte verwiesen wird. Stellen Sie klar, wer bei einem eingetreten Notfall welche Aufgaben / Positionen zu übernehmen hat (Krisenstab) Stellen Sie klar, wer bei einem eingetretenen Notfall für welche Abläufe im Betrieb verantwortlich ist (Zuständigkeit) Der Notfallordner sollte konkrete Handlungsanweisungen enthalten, insbesondere wer in einem Notfall zu benachrichtigen ist Es sollte aus dem Notfallordner klar hervor gehen, welche Informationen für die Fortführung des Betriebes wesentlich sind (Prioritäten) Notwendig für die Verantwortlichen ist ein schneller Gesamtüberblick Kompakt, geordnet und zusammengefasst in einem greifbaren Ordner 15

16 Notfall- ordner 1. Wer ist zu benachrichtigen: Ehefrau Stellvertreter Steuerberater Rechtsanwalt Lieferanten wichtige Kunden Bankberater (Name, Vorname, ggf. Firma, Anschrift, Telefon, Handy, Adresse) 2. Erste Handlungsanweisungen 16

17 Notfall- ordner 3. Wichtige Termine zzgl. Ansprechpartner Umsatzsteuer-Voranmeldung Einkommens- / Körperschaftssteuer Vorauszahlungen Gewerbesteuer-Vorauszahlung Zahlungstermin der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen Ggf. Gerichtstermine Ggf. Banktermine Sonstige wichtige Termine (Kunden, Lieferanten, Personal, Zertifizierungs-Audit) 4. Erteilte Vollmachten Prokura Handlungsvollmacht Bankvollmacht Generalvollmacht 17

18 Notfall- ordner 5. Ansprechpartner für betriebl. Belange Sämtliche wichtigen Kontaktpersonen mit denen Sie im Tagesgeschäft zu tun haben: Stellvertreter, Bankbetreuer, Steuerberater, EDV Betreuer, Betriebsberater der Handwerkskammer, Rechtsanwalt, Notar, Innung, KreiHa, zuständiger Mitarbeiter des FA, zuständiger Mitarbeiter der Krankenversicherung, zuständiger Mitarbeiter der Rentenversicherung, 18

19 Notfall! Wenn der Chef ausfällt Notfall- ordner 6. Aufbewahrungsort von Unterlagen, Zugangsdaten, Passwörtern u. Schlüsseln Online Banking Unterlagen / Aufbewahrungsort v. Bankkarten (insbes. Aufbewahrungsort PIN, TAN, zuständige Ansprechpartner im Betrieb) EDV Passwörter u. Ansprechpartner Aufbewahrungsort wichtiger Schlüssel Versicherungsunterlagen : Betriebshaftpflicht-, Betriebsausfall-, Betriebsgebäudebrandversicherung Geschäftsinhaltsversicherung, Lagerversicherung KFZ Versicherung 19

20 Notfall- ordner Unterlagen Fuhrpark, Maschinen und Gebäude Standorte der Fahrzeuge bzw. Maschinen Fahrzeugpapiere und Fahrzeugschein, Leasing- u Versicherungsverträge Ansprechpartner Wartung Betriebliche Immobilie Vermieter, Aufbewahrungsort Mietvertrag Höhe der monatlichen Miete, Bankverbindung Alternativ: Eigentümer, zuständige Bank, Aufbewahrungsort Darlehensvertrag monatliche Rate, Darlehenskonto 20

21 Notfall- ordner 8. Tagesgeschäft / Preiskalkulation Listen von Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern Laufende Projekte Kalkulationshilfen, Preislisten und Preisvereinbarungen 9. Gesellschaftsverträge / Handelsregisterauszüge 21

22 Notfall- ordner B. Privater Bereich 1. Ansprechpartner Ehepartner und ggf. Volljährige Kinder Behandelnder Arzt Steuerberater Bankberater Rechtsanwalt Ggf. Notar Ansprechpartner Krankenversicherung 22

23 Notfall- ordner 2. Wichtige Versicherungen Kranken- und Krankenzusatzversicherung Pflegeversicherung Berufsunfähigkeitsversicherung Unfallversicherung Lebensversicherung Sonstige Versicherung 23

24 Notfall- ordner 3. Spezielle Vollmachten im Bereich der Betreuung und medizinischen Versorgung Vorsorgevollmacht Betreuungsverfügung Patientenverfügung 24

25 Notfall- ordner 6. Erbregelung Testament oder notarieller Erbvertrag Der Aufbewahrungsort der streng vertraulichen Erbunterlagen sollte in diesem Ordner nicht preisgegeben werden! Anstatt dessen sollte die Person benannt werden, die den Aufbewahrungsort kennt 25

26 4. Weitere Vorsorgemaßnahmen Sorgen Sie für ausreichenden Versicherungsschutz Krankenversicherung mit Krankentagegeld ggf. Krankenzusatzversicherungen Rentenversicherung (Altersvorsorge) Unfallversicherung Berufsunfähigkeitsversicherung 26

27 Unser Empfehlungen: 1. Werden Sie aktiv 2. Nehmen Sie sich Zeit zu Vorüberlegungen 3. Beziehen Sie Nachfolger/in bzw. künftige Vertreter/in mit ein 4. Halten Sie den Notfallordner immer aktuell 5. Bleiben Sie bitte gesund!!! 27

28 Kontakt Handwerkskammer für München und Oberbayern Max-Joseph-Straße München Betriebswirtschaftliche Beratung Sven Rathgeber Max-Joseph-Straße 4, München Tel.: 089 / sven.rathgeber@hwk-muenchen.de 28

29 Danke für Ihre Aufmerksamkeit