Die Kasse und das Finanzamt. betriebsprüfungssichere Kassenführung

Transkript

1 Die Kasse und das Finanzamt betriebsprüfungssichere Kassenführung

2 Inhaltsübersicht 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen 3. Fiskalchip Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt) 4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt 5. Hinweise zur sicheren Kassenführung Seite 2 von 66

3 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse Erfindung der ersten Registrierkasse: 1879 in Dayton, Ohio, USA Barbesitzer wollte Betrug seines Personals verhindern seitdem enorme technische Weiterentwicklung der Kassen Seite 3 von 66 Moderne Kassensysteme erfüllen viele Funktionen.

4 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse Aufgaben moderner Kassensysteme Fiskal- Funktion Überwachung des Personals Seite 4 von 66 Betriebswirtschaftliche Zwecke

5 Arten von Kassensystemen 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse Kassen offene Ladenkasse PC-Kassensysteme proprietäre Kassen Geldlade Schuhkarton mit elektronischem Journal mechanische oder elektronische Rechensysteme Branchensoftware Server ohne elektronisches Journal Seite 5 von 66

6 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen Ärger mit der Kasse kein Kavaliersdelikt geplante Änderungen durch das Schwarzgeldbekämpfungsgesetz - ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung keine Selbstanzeige mehr - Abschaffung der Teilselbstanzeige Seite 6 von 66

7 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen Manipulation von Kasseneinnahmen: Finanzverwaltung sind alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt! Häufige Tricks: Seite 7 von 66 - Nutzung des Trainingsspeichers (Tische/Personal) - Stornierung von Umsätzen - Einsatz von Boneditoren - Nichtverbuchung von Einnahmen - falsche Programmierung der Kassensoftware - Verwendung mehrerer Kassen - manuelle Löschung von Journalbuchungen - automatische Erlösverkürzung mittels Zapping

8 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen Hochrisikobetriebe aus Sicht des Finanzamts Gastronomie Hotellerie Apotheken Taxigewerbe Hochrisiko Bareinnahmen Einzelhandel Bäcker Fleischer Tankstellen Friseurbetriebe u.s.w. Seite 8 von 66

9 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen Alltagsbeispiele: Kassenbons aus dem täglichen Leben Seite 9 von 66

10 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen Bericht des Bundesrechnungshofs 2003 Steuerausfälle in mehrstelliger Milliardenhöhe drohen Kassensysteme entsprechen nicht GoBs Daten werden ohne nachweisbare Spuren verändert Aufforderung an das Bundesfinanzministerium für Abhilfe zu sorgen Seite 10 von 66

11 Inhaltsübersicht 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen 3. Fiskalchip Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt) 3.1 Wie funktioniert der Fiskalchip? 3.2 Smartcard 3.3 Vorteile deutscher Fiskallösung 4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt 5. Hinweise zur sicheren Kassenführung Seite 11 von 66

12 Wie funktioniert der Fiskalchip? 3. Fiskalchip Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt) Leitung durch Physikalisch Technische Bundesanstalt (PTB) Lösung ist allen gegenwärtig verwendeten Fiskalsystemen überlegen offener Standard, der die Wettbewerbsgleichheit garantiert Seite 12 von 66 INSIKA-Projekt (INtegrierte SIcherheitslösung für messwertverarbeitende KAssensysteme)

13 3.1 Wie funktioniert der Fiskalchip? Wesentliche Daten auf Kassenbon und Z- Bericht werden mit der Signatur quasi vom Finanzamt unterschrieben! Buchungen Hashwert Signatur Seite 13 von 66 Lfd. Nr. Bon

14 3.1 Wie funktioniert der Fiskalchip? Auch der Z-Bericht wird mit der Signatur vom Finanzamt unterschrieben! Lfd. Nummer Umsätze Trainer Seite 14 von 66 Signatur

15 3.2 Smartcard Beispiel: Kassenjournal Seite 15 von 66

16 3.3 Vorteile deutscher Fiskallösung Herstellung der Rechtssicherheit flexible Anpassung auf unterschiedliche Systeme geringe Investitionskosten Wettbewerbsgleichheit der Unternehmen Wettbewerbsgleichheit der Kassenanbieter einfache Überprüfung durch das Finanzamt Seite 16 von 66

17 Inhaltsübersicht 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen 3. Fiskalchip Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt) 4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt 4.1 Prüfertätigkeit 4.2 Digitale Betriebsprüfung 4.3 Vorgelagerte Systeme 4.4 Prüfungsmethoden 5. Hinweise zur sicheren Kassenführung Seite 17 von 66

18 4.1 Prüfertätigkeit starkes Ansteigen der Prüfungstätigkeit spezielle Schulung der Betriebsprüfer Einsatz der digitalen Datenanalyse Seite 18 von 66 Kasseneinnahmen gehören zu den Daten, die sich hervorragend prüfen lassen!

19 Entwicklung 4.2 Digitale Betriebsprüfung Seit dem 1. Januar 2002 digitaler Datenzugriff Dazu gehören: Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung weitere steuerrelevante elektronische Daten Seite 19 von 66 GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

20 4.2 Digitale Betriebsprüfung bisher Prüfung der Buchführung künftig u.a. Prüfung der Daten aus vorgelagerten Systemen Folge Umfang und Tiefgang der Prüfung nehmen zu; besseres Aufdecken von Manipulationen Level-2-Audit Seite 20 von 66 Die digitale Betriebsprüfung hat gerade erst begonnen!

21 4.3 Vorgelagerte Systeme Kassendaten oder elektronische Waagen Branchensoftware Warenwirtschaftssysteme Kostenrechnung Fakturierungsprogramme Auftragsverwaltung Zahlungsverkehr (z.b. Quicken, Starmoney) elektronische Fahrtenbücher Seite 21 von 66

22 4.3 Vorgelagerte Systeme Verzögerungsgeld bei Nichteinräumung des Datenzugriffs mindestens bis maximal keine Erstattung nach Übergabe Seite 22 von 66

23 4.3 Vorgelagerte Systeme Datenherkunft Daten der Finanzbuchhaltung Daten aus Vorsystemen (Journaldaten des Kassensystems) Seite 23 von 66

24 4.4 Prüfungsmethoden Prüfungsmethoden Klassische Methoden Plausibilitätsprüfung Diverse Ziffernprüfung Logische Plausibilität Chi-Quadrat-Test Newcomb-Benford- Analyse Lückenanalyse Zeitreihenvergleich Verteilungsanalyse Betriebsvergleiche Seite 24 von 66

25 4.4 Prüfungsmethoden Seite 25 von 66

26 4.4 Prüfungsmethoden Finanzverwaltung setzt Prüfsoftware WinIDEA ein bei Steuerberatern kommt die Revisionssoftware ACL TM zum Einsatz beide Softwareprodukte sind gleichwertig Seite 26 von 66

27 4.4 Prüfungsmethoden Kontrollmitteilung Veranlagung oder anderer Prüfer findet einen verdächtigen Kassenbon Übergabe an die USt-Sonderprüfung Testkauf Vor Beginn der Prüfung geht der Prüfer als normaler Kunde in einer Gaststätte essen! Seite 27 von 66

28 4.4 Prüfungsmethoden Kassenjournal Seite 28 von 66

29 4.4 Prüfungsmethoden Ziffernanalyse Chi-Quadrat-Anpassungstest: Jeder Mensch hat Lieblingszahlen! Chi-Quadrat-Anpassungstest = mathematisch-statistische Prüfungsmethode geprüft wird, ob die Endziffern der Tageseinnahmen gleich verteilt sind Seite 29 von 66

30 4.4 Prüfungsmethoden Seite 30 von 66

31 4.4 Prüfungsmethoden Grafik Chi-Quadrat-Anpassungstest Seite 31 von 66

32 4.4 Prüfungsmethoden Ziffernanalyse Newcomb-Benford-Law (NBL) NBL eine der bekanntesten mathematischstatistischen Methoden Analyse der Anfangsziffern einer Zahl ungleiche Verteilung der Anfangsziffern häufigeres Vorkommen kleinerer Zahlen Seite 32 von 66 1 ist zu etwa 30 % die Anfangsziffer!

33 4.4 Prüfungsmethoden Seite 33 von 66

34 4.4 Prüfungsmethoden Beispiele für Lückenanalyse: Tage ohne Kasseneinnahmen (mit Feiertagen nach Bundesland und individuellen Öffnungstagen) fehlende Rechnungsnummern fehlende Bonnummern aus dem Kassenjournal Seite 34 von 66

35 4.4 Prüfungsmethoden Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden grafische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen oder Gegenüberstellung von Perioden nicht manipulierbare Daten können systematische Manipulationen aufdecken Seite 35 von 66

36 4.4 Prüfungsmethoden Seite 36 von 66

37 4.4 Prüfungsmethoden Zeitreihenvergleich: Kasseneinnahmen nach Kalenderjahr Seite 37 von 66

38 4.4 Prüfungsmethoden Seite 38 von 66

39 4.4 Prüfungsmethoden Zeitreihenvergleich: Umsatz / Wareneinsatz Seite 39 von 66

40 4.4 Prüfungsmethoden Zeitreihenvergleich: Umsatz / Tisch Seite 40 von 66

41 4.4 Prüfungsmethoden Verteilungsanalyse Untersuchung auf Normalverteilung Kasseneinnahmen unterliegen Normalverteilung Untersuchung der Verteilung mit Verteilungsanalyse Beurteilung mit Histogrammen oder Verteilungsübersicht Manipulation der Verteilungen ist schwierig Seite 41 von 66

42 4.4 Prüfungsmethoden Sichtanalyse der Einnahmen unauffällige Sortierung Seite 42 von 66

43 4.4 Prüfungsmethoden Sichtanalyse der Einnahmen auffällige Sortierung Seite 43 von 66

44 4.4 Prüfungsmethoden Beispiel Verteilungsanalyse unauffällige Verteilung Seite 44 von 66

45 4.4 Prüfungsmethoden Beispiel Verteilungsanalyse auffällige Verteilung Seite 45 von 66

46 Inhaltsübersicht 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen 3. Fiskalchip Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt) 4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt 5. Hinweise zur sicheren Kassenführung 5.1 Grundlagen 5.2 Zählprotokoll 5.3 Kassenbericht 5.4 Kassenbuch 5.5 Anforderungen an Kassendaten Seite 46 von 66

47 5.1 Grundlagen Abgabenordnung Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden Gewinnermittlung keine Verpflichtung zum Führen eines Kassenbuchs Seite 47 von 66

48 5.1 Grundlagen Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung materielle Ordnungsmäßigkeit formelle Ordnungsmäßigkeit Seite 48 von 66

49 5.1 Grundlagen Buchhaltung muss materiell und formell in Ordnung sein Schätzung bei Fehlern der formellen Ordnungsmäßigkeit materiell richtige Buchhaltung wird bei formellen Fehlern geschätzt digitalen Datenanalyse deckt formelle und materielle Fehler auf Seite 49 von 66

50 5.1 Grundlagen buchführungspflichtige Steuerpflichtige unterliegen wesentlich strengeren formellen Vorschriften als solche, die eine Gewinnermittlung erstellen dürfen Einnahmen bei Bilanzierung und des Überschussrechners werden mit denselben Methoden kontrolliert digitale Datenanalyse deckt sowohl materielle als auch formelle Mängel auf Seite 50 von 66

51 5.1 Grundlagen Ordnungsmäßige Kassenführung aus: Zählprotokoll Kassenbericht Kassenbuch (bei Buchführungspflicht) weitere Unterlagen nach Vorgabe der Finanzverwaltung Seite 51 von 66

52 5.2 Zählprotokoll Seite 52 von 66

53 5.3 Kassenbericht Ermittlung der Tageseinnahmen Seite 53 von 66

54 5.4 Kassenbuch Chronologische Aufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle Kassenbuch muss den Soll-/Ist-Vergleich mit dem Kassenbestand ermöglichen Seite 54 von 66

55 5. Hinweise zur sicheren Kassenführung Anforderungen der Finanzverwaltung koordinierter Ländererlass vom für Bargeschäfte mittels Registrierkassen erstellte Unterlagen/Daten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden Löschen der Journaldaten nicht mehr zulässig Neu: Bei Verwendung elektronischer Kassen Vorlage der elektronischen Daten! Seite 55 von 66

56 5.5 Anforderungen an Kassendaten Zu speichern sind insbesondere: Journal- und Auswertungsdaten Programmier- und Stammdatenänderungsdaten Seite 56 von 66 Kassensystem muss den GoB und den GoBS entsprechen Feststellungslast trägt der Steuerpflichtige

57 5.5 Anforderungen an Kassendaten Weitere Anforderungen sind: Aufzeichnung der Zahlungswege (z.b. Bar, Kreditkarte, Lastschriften) Protokollieren von Einsatzorten und -zeiträumen getrennte Aufzeichnungen für jede Kasse Aufbewahrung aller Organisationsunterlagen Seite 57 von 66

58 5.5 Anforderungen an Kassendaten Übergangsregelung Kasse genügt nicht den technischen Anforderungen Kasse genügt den Anforderungen Modernisierung ist nicht möglich: Nutzung bis ! Modernisierung ist möglich: Umrüstung (keine Frist)! Sofortige Anwendung der Neuregelung! Seite 58 von 66

59 5.5 Anforderungen an Kassendaten auch modernere Kassensysteme brauchen Update ältere Kassen erfüllen die Anforderungen oft nicht keine Nachrüstung möglich -> die bisherigen Anforderungen gelten Seite 59 von 66

60 5.5 Anforderungen an Kassendaten Anforderungen bei Übergangsregelung BMF-Schreiben vom alle Organisationsunterlagen sind aufzubewahren: Seite 60 von 66 - Bedienungsanleitung - Programmieranleitung - Programmabrufe - Protokolle - Anweisungen zur Kassenprogrammierung

61 Alltagsbeispiele 5.5 Anforderungen an Kassendaten Seite 61 von 66

62 5.5 Anforderungen an Kassendaten Weiterhin sind aufzubewahren: Tagesendsummenbons mit fortlaufender "Z-Nummer" Nachweis von Stornobuchungen, Retouren oder Entnahmen Nachweis der Zahlungswege alle weiteren Ausdrucke Seite 62 von 66 - betriebswirtschaftliche Auswertungen - Ausdrucke der Trainingsspeicher - Kellnerberichte - Warengruppenberichte - Spartenberichte - Zeitzonenberichte

63 5.5 Anforderungen an Kassendaten Erfüllung der Anforderungen ist kaum möglich Rechtssicherheit würde nur der Fiskalchip bieten geldmäßige Kassenführung in der Praxis schwierig Beweisvorsorge unbedingt erforderlich Seite 63 von 66

64 5.5 Anforderungen an Kassendaten Negative Umsätze müssen unbedingt dokumentiert werden! Seite 64 von 66

65 5.5 Anforderungen an Kassendaten Aufbewahrung aller von der Kasse erstellten Dokumente: Beispiel: Kontrollbon über Registrierung Beispiel: Kontrollbon Abrechnung (=> Zählprotokoll) Seite 65 von 66

66 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr Referent: Robert Spitzner, Dipl.-Betriebswirt (BA), Steuerberater Fachberater für die Umstrukturierung von Unternehmen (IFU/ISM ggmbh) Partner bei Keller und Spitzner Steuerberater PartG mbb Im Weidenbruch Köln Tel.: 0221/ Fax: 0221/ Seite 66 von 66