Handreichung zur Schnittstelle Untis - SOKRATES Web (Version November 2013)

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1 1 Voraussetzungen Handreichung zur Schnittstelle Untis - SOKRATES Web (Version November 2013) Zur Nutzung der Schnittstelle benötigen Sie Untis 2013 oder neuer sowie eine aktuelle Version von SOKRATES Web. Beachten Sie bitte außerdem, dass bitmedia im Downloadbereich von SORKATES Web eine ausführliche Handreichung zur Benutzung der Schnittstelle mit den besonderen Einstellungsmöglichkeiten in SORKATES Web anbietet. 2 Erstmaliger Datenexport aus SOKRATES Web Exportieren Sie die relevanten Daten aus SOKRATES Web über den Befehl Basisdaten Schnittstellen Daten exportieren mit der Einstellung gpuntis. Vergeben Sie der zu exportierenden Datei einen aussagekräftigen Namen. 3 Erstmaliger Import der Sokrates-Daten nach Untis 3.1 Vorbereitung der Untis-Datei Starten Sie nun Untis um die Sokrates-Daten zu importieren. Legen Sie in Untis eine neue Stundenplandatei an, so wie es in der Kurzeinführung ab Kapitel 2.1 und 2.2 beschrieben ist ( Verwenden Sie den in der Kurzeinführung beschriebenen Eingabeassistenten um das Schuljahr, die Ferien und den Zeitraster einzugeben ( 3.2 Eigentlicher Import der Sokrates-Daten Rufen Sie nun das SOKRATES Web-Import-Fenster über Datei Import/Export Österreich SOKRATES Web auf. Geben Sie im Feld Importdatei den Pfad zu den in Abschnitt 1 erzeugten SOKRATES Web-Daten ein und klicken Sie anschließend auf <Importieren>. Seite 1 von 10

2 Es öffnet sich das Datenabgleichfenster für Studenten: Beim Erstimport der Daten von Sokrates können Sie hier in jedem Fall mit <Ok> bestätigen. Der Import ist erfolgreich abgeschlossen sobald Sie die Meldung sehen: Seite 2 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

3 3.3 Importierte Daten Untis übernimmt aus Sokrates folgende Daten: Klassen (Name, Langname, Raum, Alias-Name, Stundentafel, Schüler weiblich, Schüler männlich, Klassenstufe, Von, Bis, Klassenlehrer) Lehrer (Name, Nachname, Titel, Vorname, Status, Geburtsdatum, Austrittsdatum, Geschlecht, Personalnummer) Räume (Name, Langname, Kapazität) Fächer (Name, Langname, Alias) Unterricht (Wochenstunden, Fach, Klasse[n], Lehrer, Fachraum, Von, Bis, Schülergruppe) Seite 3 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

4 4 Wiederholter Daten-Import von SOKRATES Web nach Untis Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt (z.b. vor Beginn eines späteren Lehrgangs) den Datenimport aus Sokrates wiederholen wollen (beispielsweise da in SOKRATES Web aktuellere Schüler- oder Unterrichtsdaten vorliegen als in Untis), so ist dabei folgendes zu beachten: 4.1 Stammdaten Der Inhalt von Untis-eigenen Feldern bleibt erhalten Änderungen an importierten Feldern, die in SOKRATES Web vorgenommen wurden, werden übernommen. Sie dürfen die Kürzel ( Name ) in Untis keinesfalls ändern. Seite 4 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

5 4.2 Unterricht Beachten Sie bitte, dass Unterricht nicht abgeglichen wird. Unterricht, der bereits in Untis vorhanden ist, bleibt vollkommen unangetastet. Der neue Unterricht von Sokrates wird zusätzlich importiert. Es empfiehlt sich deshalb Unterricht nur lehrgangsweise aus Sokrates zu importieren. 5 Anwendungshinweise für die Stundenplanerstellung in Untis 5.1 Unterricht Halbstündiger Unterricht Die Unterrichte werden aus Sokrates so importiert, wie sie in der Stundentafel stehen, d.h. unter Umständen auch halbzahlig: In der Regel werden jedoch derartige Unterrichte 14-tägig in abwechselndem Rhythmus verplant, d.h. ein halbstündiger Unterricht wird alle 2 Wochen mit einer Stunde verplant. Dazu müssen Sie die Wochenstundenanzahl manuell korrigieren und eine geeignete Unterrichtsgruppe eintragen. Lesen Sie dazu das Kapitel Unterrichtsgruppen im Abschnitt Mehrwochenstundenplan des Handbuchs Untis- Module ( Vorgangsweise beim wiederholten Datenimport aus SOKRATES Web Beim wiederholten Import von Daten aus SOKRATES Web wird Unterricht immer zusätzlich zum bestehenden Unterricht importiert. Treffen Sie keine besonderen Vorkehrungen so haben Sie beim 2. Import somit für jede Klasse jeden Unterricht doppelt. In der Regel wird deshalb eine der folgenden Vorgangsweisen gewählt: Vor dem Import wird der bestehende Unterricht komplett gelöscht. Zu dieser Lösung werden Sie nur dann greifen, wenn Sie am Unterricht noch keinerlei Veränderungen vorgenommen und auch noch keine Stunden verplant haben. Seite 5 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

6 Vor dem Import wird der bestehende Unterricht markiert (beispielsweise durch einen Eintrag im Feld Text über die Funktion <Serienänderung>. 5.2 Lehrer Unter Stammdaten Lehrer muss das Lehrer-Soll eingetragen sein. 5.3 Sonstiges Fach-Alias-Namen können von jeder Schule individuell geändert und so für den Stundenplanausdruck verwendet werden. Diese werden unter Stammdaten Spezielle Daten Alias (Zweit-Namen) eingegeben. 6 Export der Stundenplandaten nach Sokrates 6.1 Einstellungen in SokratesWeb Bitmedia empfiehlt für BHS beim Import der Untis-Daten nach Sokrates folgende Einstellungen: Seite 6 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

7 Bei BHS müssen für den Export von Lehrgängen außerdem noch der Zeitintervall-Parameter korrekt gesetzt sein. Beachten Sie bitte, dass bei APS, bei denen die STVT-Termine mit Untis optimiert und zurück nach Sokrates eingespielt werden, der STVT-Parameter aktiviert sein muss. 6.2 Vorgangsweise Rufen Sie das SOKRATES Web-Import/Export-Fenster über Datei Import/Export Österreich SOKRATES Web auf. Aktivieren Sie die Karteikarte Export. Geben Sie im Feld Exportdatei einen geeigneten Pfad für die Exportdatei an. (Außerdem können Sie die exportierten Daten auf einen beliebigen Zeitbereich beschränken.) Klicken Sie anschließend auf <Exportieren>. Die oben abgebildete Meldung zeigt Ihnen wiederum, dass der Export abgeschlossen ist: Seite 7 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

8 Melden Sie sich nun in SOKRATES Web an und rufen Sie die Untis-Importschnittstelle auf. ( Basisdaten Schnittstellen Dateien importieren, Import Typ gpuntis. Über Auswertungen Stundenplan sind die Stundenpläne nun auch in SOKRATES Web abrufbar. 6.3 Export des Stundenplanes bei Perioden Beim Export des Stundenplanes werden die Lehrfächerverteilung und die Stundenpläne ausschließlich aus der aktuellen Periode exportiert. D.h. dass die beim Export eingestellte Periode in Untis ausschlaggebend dafür ist, welcher Zeitbereich exportiert wird. Gibt es in SOKRATES Web bereits einen Stundenplan für einen bestimmten Zeitraum (z.b. Lehrgang 1 von bis ) so wird dieser Stundenplan selbstverständlich nicht verändert, wenn der Stundenplan für die Periode des Lehrganges 2 ( bis 17.02) importiert wird. Der Stundenplan kann also im Schuljahresverlauf additiv importiert werden. 7 Export der Besoldungsdaten nach Sokrates In der Steiermark ist es für Berufsschulen möglich die Besoldungsdaten aus der Vertretungsplanung von Untis nach SOKRATES Web zu übernehmen. Über eine eigene Schnittstelle müssen zunächst die Anrechnungen von SOKRATES Web nach Untis übertragen werden. Der Vertretungsplaner muss dann die Vertretungen über das Statistikkennzeichen in folgende Kategorien einteilen: Statistik-Kennzeichen V B Q Bedeutung Bezahlte Vertretung (Default, muss nicht manuell eingetragen werden) Dauersupplierung Erhöhte Einzelmehrdienstleistung (inhaltlich wie B ) Der Export der Besoldungsdaten von Untis nach SOKRATES Web erfolgt über die Funktion <Exportieren> auf der Karteikarte Besoldungsdaten der SOKRATES Web Schnittstelle. Seite 8 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

9 8 Schnittstelle SOKRATES Web WebUntis Die Liste der Schüler in SOKRATES Web kann für das Elektronische Klassenbuch von Gruber&Petters übernommen werden. 8.1 Exportieren der Schülerdaten von SOKRATES Web Exportieren Sie die Schülerdaten aus SOKRATES Web über den Befehl Basisdaten Schnittstellen Daten exportieren mit der Einstellung Schüler für WebUntis. Vergeben Sie der zu exportierenden Datei einen aussagekräftigen Namen. 8.2 Importieren der Schüler in WebUntis Importieren Sie die Schüler in WebUntis wie folgendermaßen beschrieben: Seite 9 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

10 8.3 Schülergruppen Sie können Schüler in WebUntis Schülergruppen zuordnen und diese Zuordnung nach SokratesWeb exportieren. Gehen Sie dazu zu folgendermaßen vor: 1. Legen Sie in Untis für jeden Unterricht eine Schülergruppe an. 2. Exportieren Sie den Unterricht von Untis nach SokratesWeb. Damit kennt SokratesWeb nun die Schülergruppen für jeden Unterricht. 3. Laden Sie die Untis-Daten nach WebUntis hoch. Damit verwenden Untis und WebUntis dieselben Schülergruppenbezeichnungen. 4. Befüllen Sie die Schülergruppen in WebUntis mit Schülern. 5. Exportieren Sie die Schülergruppen von WebUntis nach SokratesWeb. Jetzt kennt auch SokratesWeb die Schüler in den Schülergruppen. Seite 10 von 10 GRUBER & PETTERS GmbH / A-2000 Stockerau / Belvederegasse 11

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