ZEIT-STANDARDABLAUF DETAILLIERT

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1 ZEIT-STANDARDABLAUF DETAILLIERT 10/08/34 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Wissen verbreiten, Nutzen stiften! Copying is right für firmeninterne Aus- und Weiterbildung.

2 Inhalt 1. PROGRAMMABLAUF Buchungsarten Spezielle Funktionen Rundungsmodelle Beispiele Pausenmodelle Spezielle Funktionen Tagesmodelle Pausenmodellzuordnung Wochenmodelle Schicht-/Dienstplan Fixer Wochenrhythmus Abteilungen Religionen Fotoverwaltung Bewertungsmodelle Abrechnungsgruppe Personalstamm/Mitarbeiter Änderung von Stammdaten - Historie Ausweise a) Ausweis und Personalnummer sind ident b) Ausweis und Personalnummer sind nicht ident Ausweispasswort ändern Planungsgruppen Terminals Arbeitszeitgesetz/Ruhezeitgesetz BUCHUNGSVARIANTEN IN DER ZEITERFASSUNG Online-Buchen mit der Buchungsmaske Eingabe über die Tastatur Eingabe mittels Touchscreen-Bildschirm Eingabe mittels Leseeinheit Eingabe mit Handscanner Eingabe mit Fingerprint (Ekey) Online-Buchen mit dem Handy Offline-Buchen mit Terminals Offline-Buchen mittels csv-import Offline-Buchen mit Fingerprint BEARBEITEN VON BUCHUNGEN Zeitbuchungen bearbeiten Einstellungen zur Ansicht Zeitbuchungen Schnellerfassung Planen von Buchungen Planen von Buchungsarten Planen von Tages-/Wochenmodellen Planungsübersicht Ausdruck Planungsübersicht/Dienstplan Tagesabschluss Hinterlegung der Batch-Datei am Server Zeitsalden Erfassung der Erststände der Salden Salden abfragen/ansehen/bearbeiten Umbuchungsübersicht Umbuchung Notwendige Einstellungen für die Umbuchung Überstundengenehmigung auf Tagesebene

3 3.8. Antrag auf Abrechnungfreigabe Monatsabschluss KOMBINATION ZEITERFASSUNG UND ANDERE PAKETE Zeit + Organizer Synchronisation von Terminen Genehmigungsverfahren Anzeige der Termine Zeit + Leistungserfassung Automatische Übernahme von NLZ Anzeige der Zeitbuchung/Restzeit in ILV Abschluss/Korrektur einer Zeitbuchung in der ILV Stundensätze für Kostenrechnungsauswertung Zeit + KORE Übergabe der Beträge in die Kostenrechnung Zeit + Lohn Export für Lohnverrechnung Überleitung der Kostenverteilung Übergabe der Gutstunden für die Rückstellung (pr76a) Überleitung der Gutstunden in die LV Zugriff auf den Urlaubsstand der BMD 5.5-Lohnverrechnung Synchronisation der Mitarbeiter Zeit + Leistungserfassung Übergabe der Zeiten für lv AUSWERTUNGEN Soll-/Iststunden Soll-/Iststundenübersicht Soll-/Iststunden eines Mitarbeiters Kontrollen Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz Fehlerprotokoll Kernzeitverletzungen Auswertung manueller Buchungen Genehmigungsliste Abweichung Originalzeiten Abweichungen Soll-/Iststunden Buchungsarten Auswertung Buchungsarten Buchungsartenübersicht Buchungsarten-Statistik An-/Abwesenheitsliste Gegenüberstellung produktive/unproduktive Stunden Nichtleistungszeitenübersicht KORE-Auswertung Funktionen Schwerarbeiterverordnung Auswertungsdesigner AUSDRUCKE Ausdruck Zeitbuchungen mit Bewertung SPEZIAL Benachrichtigungssystem Funktionsweise

4 1. PROGRAMMABLAUF Für Einrichtung der NTCS-Zeiterfassung ist die folgende Reihenfolge zu empfehlen: Buchungsarten Erfassen der Buchungsarten, die bebucht werden können. Rundungsmodelle Erfassen der Rundungsmodelle, Zuordnungsmöglichkeit im Personalstamm, in den Buchungsarten und in den Tagesmodellen Pausenmodelle Erfassen der Pausenmodelle Tagesmodelle Erfassen der Tagesmodelle, Eingabe der Sollarbeitszeit (für späteren Abgleich Soll/Ist-Differenz) Zuordnung der Pausenmodelle Wochenmodelle Zuordnung der Tagesmodelle zu einem Wochenmodell, ev. Anlage eines Schicht-/Dienstplanes; Abteilungen, Religionen, Fotoverwaltung Bewertungsmodelle Erfassen der Bewertungsmodelle (regeln die Abrechnung am Monatsende) Zuordnungsmöglichkeit im Personalstamm Abrechnungsgruppe Erfassen der Abrechnungszeiträume je Dienstnehmer-Gruppe, Zuordnung im Personalstamm Personalstamm Erfassen der Mitarbeiter, Zuordnung des Wochenmodells, ev. Hinterlegung des Schicht/Dienstplanes Ausweise Erfassen der Ausweise, mit denen die Buchungen erfolgen; Zuordnung zu den Personalnummern. 4

5 1.1. Buchungsarten Die Buchungsarten in der Zeiterfassung dienen zur Angabe, wo sich ein Mitarbeiter zurzeit befindet. Grundsätzlich wird zwischen Leistungs- und Nichtleistungszeiten unterschieden. Die Nichtleistungszeiten werden dann dementsprechend in die verschiedenen Arten unterteilt, z. B. Urlaub, Krank, Arbeitsunfall, um diese auch mit der Lohnverrechnung kombinieren zu können. Die Anzahl der Buchungsarten ist im Prinzip beliebig. Verpflichtend ist die Normalbuchung (Kommt/Geht-Buchung) mit der Nummer 1. Alle anderen sind variabel anlegbar. Kurz. B.ezeichnung Online AnwesenheitsBA ErreichbarkeitsBA RMNr Für den Andruck bei den Journalen und in den Übersichten Gibt an, ob die Buchungsart in der Buchungsmaske angezeigt werden soll. Wenn dies aktiviert ist, so werden alle Zeiten die auf dieser Buchungsart gebucht sind in der An-/Abwesenheitsliste als im Haus gekennzeichnet. Wenn dies aktiviert ist, so werden alle Zeiten die auf dieser Buchungsart gebucht sind in der An-/Abwesenheitsliste als Erreichbar gekennzeichnet (hauptsächlich bei Dienstfahrt). Hinterlegung einer Rundungsmodellnummer Saldokennzeichen Entscheidet, ob die angefallene Zeit auf dieser Buchungsart angerechnet (zur IST-Zeit) wird oder nicht. Auto-Buch-KZ Möglichkeit für die automatische Aufbuchung von Sollanfang und endezeit (Bsp. Mitarbeiter stempelt mit Arzt aus, mit dem Tagesabschluss wird die Zeit automatisch mit Sollende abgeschlossen). 5

6 Dauer in Minuten Umrechnungsfaktor Abschluss Vortag Abfrage Kore-Felder Tätigkeit TerminKZ-Nr Farbcode Feiertag übersteuern Nur halbe und ganze Tage Nur in Kernzeit/Sollzeit OffErf-Reise Planung ignorieren Planen am Feiertag möglich Weiterziehen Weiterzieh-Art Zeitbezugsart-Nummer Buchung drucken Online beantragen Kombination mit Auto-Buch-KZ; ist diese auf Komb. mit Dauer in Min. eingestellt, so kann eine Buchungsart mit der hier hinterlegten Dauer in Minuten automatisch abgeschlossen werden. Kombination mit Saldokennzeichen; ist beim Saldokennzeichen Komb. mit Umrechnungsfaktor hinterlegt, so kann die Istzeit verändert werden (Bsp. Wäre ZA 1:2). Wird hier der Faktor 0,5 hinterlegt, so werden für 8h ZA nur 4h abgezogen. Wenn aktiviert, so kann der DN bei der Buchungsmaske offene Buchungen vom Vortag selbst abschließen. Hier kann die Reihenfolge der Abfrage der Kore-Felder definiert werden; 0 = keine Abfrage Bei der Verknüpfung mit der ILV (unprod. Leistungen) muss hier die Tätigkeit hinterlegt werden, damit der Abgleich automatisch erfolgen kann. Soll eine Verbindung mit den Terminen im Organizer erstellt werden, so muss hier das jeweilige KZ hinterlegt sein (z. B. bei Urlaub). Für die Anzeige in der Planungsübersicht Es kann der Feiertag mit der Buchungsart des Vortages aufgebucht werden (z. B. Feiertag soll als Krank und nicht als Feiertag zählen) Es darf im Zeitbuchungen bearbeiten die Buchungsart nur für ganze oder halbe Tage erfasst werden (z. B. Urlaub) Speziell z. B. für Arztbuchungen; diese können dann nur innerhalb der Kern- oder Sollzeit des Tagesmodells erfasst werden. In Kombination mit der Offline-Erfassung; Wenn aktiviert, so wird in der OffErf eine Dienstreise begonnen oder beendet (beendet nur dann, wenn auch Endebuchungsart aktiviert ist). Bei Aktivierung wird beim Aufbuchen Sollzeiten nicht die Zeit des geplanten Tagesmodell sondern jene, des im Wochenmodell hinterlegten Tagesmodell genommen. Entscheidet, ob an einem Feiertag diese Buchungsart geplant werden darf. Es können Nichtleistungszeiten automatisch für die weiteren Tage weitergezogen werden (Tage- oder Stundenweise) Wie sollen die offenen Buchungen behandelt werden? Nur abschließen mit Sollende oder auf die Sollstunden. Für die Bewertung; wird hier eine Bezugsart hinterlegt, so kann in der Bewertung automatisch auf die Summe der gebuchten Zeit auf dieser Buchungsart abgefragt werden. Hiermit kann gesteuert werden, ob bei den Ausdrucken diese Buchungsart auch angedruckt werden soll. Somit kann in der Buchungsmaske diese Buchungsart online beantragt werden. Die Abfrage Kennzeichen können zusätzlich je Buchungsart und Ausweis definiert werden, ob bei der Auswahl dieser Buchungsart gewisse Zusatzeingaben erfolgen sollen. Wegzeit buchen wird zuerst in den Buchungsarten festgelegt, bei welcher Buchungsart überhaupt eine Wegzeit in Frage kommt. Zusätzlich muss dann am Ausweis die Wegzeit hinterlegt werden. 6

7 Spezielle Funktionen Ausweiszuordnung Terminalzuordnung Hiermit kann gesteuert werden, welcher Mitarbeiter (Ausweis) auf welche Buchungsarten buchen darf (betrifft BMD-Buchungsterminal). Hiermit kann gesteuert werden, welche Buchungsarten auf welchem PC-Terminal bebucht werden können (dementsprechende Anzeige in der Zeitbuchungsmaske). 7

8 1.2. Rundungsmodelle Die Rundungsmodelle werden in 2 Schritten angelegt. Zuerst wird nur die Nummer mit Bezeichnung angelegt und dann erst die Definition, welche Einstellungen diesem Modell zugeordnet werden können (Detail). Für die Rundungen gibt es grundsätzlich 3 Bereiche, die bei der Anlage wichtig sind: Zeitangaben Sollte ein Modell nur in einer bestimmten Zeit angewendet werden, so kann bei Von/Bis-Zeit diese eingetragen werden. Rundung Kommen/Gehen Hier gilt es zwischen der Variante a) Zeitbezogen und der Variante b) Rundung auf Minuten zu unterscheiden. Variante a) Zeitbezogen In einer gewissen Zeitspanne wird auf eine fixe Zeit gerundet. 8

9 Variante b) Auf-/Abrunden Bei jeder Gehen-Buchung wird auf die nächsten vollen 10 Minuten auf-/abgerundet. Es ist zusätzlich möglich eine Toleranzgrenze zu hinterlegen Beispiele Jede Kommt/Geht-Buchung soll auf 10 Minuten auf-/abgerundet werden (1 Min. Toleranzgrenze) Mitarbeiter kommt um 7:32 Uhr Rundung auf 7:40 Uhr Mitarbeiter geht um 16:13 Uhr Rundung auf 16:10 Uhr Mitarbeiter geht um 17:19 Uhr Rundung auf 17:20 Uhr (Toleranzminute) 9

10 In der Zeit von 7 bis 19 Uhr soll minutengenau gebucht werden; außerhalb dieser Zeit dürfte der Mitarbeiter nicht arbeiten, somit Rundung auf diese fixe Zeit. Mitarbeiter bucht um 7:03 Uhr keine Rundung, 7:03 gilt als Anfangszeit Mitarbeiter bucht um 19:38 Uhr Rundung auf 19:00 Uhr Weitere Beispiele wären: - von 6 bis 18 Uhr wird minutengenau gebucht, von 18 bis 6 Uhr auf 15 Minuten gerundet - Generell wird auf 5/10/15 Min. gerundet, in der Mittagszeit jedoch (von z. B Uhr) wird minutengenau abgerechnet,. Variante c) auf Dauer runden Hiermit kann die Dauer der Buchung im Gesamten (nicht Beginn- und Endezeit, sondern die Summe) gerundet werden. Beispiel: Mitarbeiter bucht um 07:02 Uhr Kommen Mitarbeiter bucht um 17:26 Uhr Gehen Dauer der Buchung somit 10:24 Die Rundung der Gehenbuchung erfolgt auf 17:17 somit ist die Dauer der Buchung auf 15 Min. gerundet 10:15 10

11 1.3. Pausenmodelle Pausen müssen für all jene Modelle erfasst werden, für die eine Zeit bei der Eingabe im Tagesmodell (Soll-Anfang/Soll-Ende) einkalkuliert wird. Die Pausen werden einfach numerisch angelegt und danach mit der Pausenmodell-Zuordnung einem oder auch mehreren Tagesmodellen zugewiesen. Abziehen von/bis Wird die Pause automatisch abgezogen, so wird zusätzlich bei diesem Zeitraum geprüft, ob eine Stempelung vorhanden ist. Wenn ja, erfolgt kein automatischer Abzug. Abzg. nach Zusätzlich kann geprüft werden, ob eine Mindestdauer der Anwesenheit gegeben sein muss, damit die Pause abgezogen wird (z. B. erst nach 6 Std.) KZ Abzg. nach Pausencode Ist mit dem Feld Abzg. nach verknüpft; die Dauer kann entweder - auf den gesamten Tag geprüft werden - nur bis zum Pausenbeginn geprüft werden - oder einfach fix nach der Dauer abgezogen werden - fix nach der Dauer mit der Möglichkeit dies auch beim Sollzeit- Aufbuchen zu berücksichtigen Folgende Möglichkeiten, um den Pausenabzug zu automatisieren: Beim Sollzeit aufbuchen ignorieren Von Restzeit abziehen Für das Einbuchen lt. Sollzeit (z. B. Eintragen von Urlaub, Krank,.) wird die Pause ignoriert und nicht eingetragen (Achtung: muss im Tagesmodell auch so berücksichtigt sein!). Wird die Zeiterfassung in Kombination mit der Leistungserfassung genutzt und dort die Zeitbuchungen angezeigt, so kann hiermit gesteuert werden, dass die Restzeit in der LEA die Pause bereits abgezogen hat, da diese ja immer erst in der Nacht eingebucht wird. 11

12 Sind die Pausenmodelle dann mit den Tagesmodellen verknüpft, so kann über Funktionen Pausenmodellzuordnung ein Überblick aufgerufen werden, welches Tagesmodell welches Pausenmodell zugeordnet hat Spezielle Funktionen Lochfüller Wird die Pause zwar gebucht, aber nicht mit der Buchungsart Pause sondern nur mit Kommen/Gehen Kommen/Gehen, so kann mit dem Pausenmodell Lochfüller diese Unterbrechung mit der Buchungsart Pause aufgefüllt werden. Pause von/bis-uhrzeit ist egal. Beispiel: Mitarbeiter kommt von 07:00 12:20 und von 12:42 17:00 Die Unterbrechung 12:20 bis 12:42 wird somit mit Pause aufgefüllt (speziell dann notwendig, wenn Mitarbeiter nur Kommt/Geht buchen und die Pause automatisch verlängert werden soll, wenn z. B. keine halbe Stunde gebucht wurde). Bezahlte Pause Gibt es bezahlte Pausen, die auch als solche aufscheinen sollen und die nicht generell zur Gänze bezahlt sind, sondern nur nach bestimmten Kriterien bzw. für eine bestimmte Dauer, so muss dies im Pausenmodell abgebildet werden. Bezahlt-BA-Nr Bezahlte Dauer Jene Buchungsart, die als bezahlte Pause angelegt wurde Die Dauer, die von der unbezahlten Pause in eine bezahlte Pause umgewandelt wird. Bezahlt Art - Jede Pause bezahlen (jede Pause wird aufs Neue mit diesen Kriterien geprüft) - Max. Tagessumme bezahlen (es wird max. 1x pro Tag für alle Pausen in Summe die bez. Dauer gewährt) - Erste Pause bezahlen (es wird nur die erste Pause mit den Kriterien geprüft und dementsprechend verbucht) ab Mindest-pausendauer ab Iststunden Die bezahlte Pause kommt erst dann zum Einsatz, wenn eine bestimmte Mindestdauer der Pause erreicht wurde. Die bezahlt Pause wird nur dann eingebucht wenn mind. Diese Anzahl von prod. Iststunden geleistet wurden (z. B. Mindestanwesenheit von 6 Stunden). 12

13 Beispiel: Der Mitarbeiter bucht: NB 07:15 10:30 PAU 10:30 10:40 NB 10:40 13:05 PAU 13:05 13:45 NB 13:45 17:00 Wenn jetzt max. 15 Min. bez. Pause je Tag gewährleistet werden sollen, so wird die erste Pause in Buchungsart 61-bez. Pause umgewandelt und von der zweiten Pause von 13:05 13:10 bez. Pause, der Rest unbezahlte Pause. 13

14 1.4. Tagesmodelle Um Soll-Ist-Differenzen korrekt zu ermitteln, ist es notwendig für die verschiedenen Sollzeiten Tagesmodelle anzulegen. Ebenfalls eigene Tagesmodelle werden für jene benötigt, die zwar die gleiche Sollzeit haben, aber unterschiedliche Pausen und für jene, die ev. zusätzlich eine Rundung haben sollen. Es ist zu empfehlen die Tagesmodelle nach Arbeitern und Angestellten zu trennen. Damit für alle angelegten Modelle auch noch die Übersicht gewahrt bleibt, sehen Sie im folgenden Beispiel wie eine Bezeichnung und ein angelegtes Modell aussehen könnten: Die Balken zeigen an, welche Uhrzeit und Pause beim Modell hinterlegt ist. Ist-Stunden-Zuordnung Regelt die Zuordnung zur Istzeit, wenn Buchungen über Mitternacht erfolgen (hauptsächlich im Schichtbetrieb wesentlich) Mögliche Einstellungen: Morgen/Abend runden Kernzeit Farbcode Hier kann eine eigene Rundung definiert werden, die nur für dieses Tagesmodell und auch nur zu der fix angegebenen Zeit zur Anwendung kommt (z. B. bei Einbuchung um 7:42 Uhr würde bei oben angeführtem Muster die Zeit erst ab 8 Uhr gerechnet werden; kommt häufig im Schichtbetrieb vor). Ist nur für die Liste der Kernzeitverletzungen; kein Pflichtfeld Für die Darstellung in der Planungsübersicht 14

15 Kurzbezeichnung Für die Darstellung in den Übersichten und bei den Ausdrucken; auch für den Import (csv-format) möglich TM Bewertung Wird das Tagesmodell nicht mit der allgemeinen Bewertung angesprochen, so kann es hier wie ein anderes Modell bewertet werden. TM Feiertag TM Sonntag TM Weihnachts-SA Toleranz Überstd. Abfrage Schnittzeit Ist aktives Tagesmodell Max. Tagesistzeit Wenn die allgemeine Bewertung am Feiertag nicht korrekt ist, dann kann hier für den Feiertag ein spezielles Modell hinterlegt werden. Wenn die allgemeine Bewertung am Sonntag nicht korrekt ist, dann kann hier für den Sonntag ein spezielles Modell hinterlegt werden. Es kann eine eigenen Bewertung für die 4 Samstage vor Weihnachten angelegt werden, die dann an diesen Tagen zur Bewertung herangezogen wird. Ausserhalb der Toleranzgrenze wird beim Aus/Einbuchen abgefragt, wenn der DN Überstunden leistet, ob dies ok ist (ja/nein). Hier kann eine Tagesgrenze hinterlegt werden bis zu dieser Uhrzeit zählt die Zeit zum Beginntag, die gebuchten Zeiten danach werden automatisch zum nächsten Tag geschrieben (auch Aufteilung der Buchung). Hier besteht die Möglichkeit nicht mehr verwendete Modelle auf inaktiv zu setzen. Bis zu dieser Stundenanzahl darf gearbeitet werden. Der Überhang kann entweder auf eine andere Buchungsart umgebucht werden oder fix gekürzt werden Pausenmodellzuordnung Nach der Anlage der Modelle werden die Pausen mit der Funktion zugewiesen. 15

16 Im linken Feld erscheinen alle zuerst angelegten Pausenmodelle. Durch Doppelklick oder Zuweisung mit dem gelben Pfeil, wird das Pausenmodell zugeordnet. Sollte ein Pausenmodell noch nicht vorhanden sein, kann natürlich genauso mit F5 oder mit der rechten Maustaste die Neuanlage aufgerufen werden. Nach der Zuweisung der Pausenmodelle kann die Funktion angewählt werden um zu sehen, ob die Tagesmodelle richtig angelegt wurden. 16

17 1.5. Wochenmodelle Das Wochenmodell ist letztendlich das Modell, das dem DN im Stamm zugewiesen wird. Die Nummernvergabe kann frei gewählt werden, dass Symbol links von der Wochenmodell-Nummer vergibt automatisch die nächste freie Nummer. Es werden nun die verschiedenen Tage von Mo-So zugeordnet. VZ-WMNr Vollzeit-Wochenmodellnummer; wesentlich bei Teilzeitmodellen für die korrekte Ermittlung der Mehrarbeit Gibt es Wochenmodelle, wo sich die Sollarbeitszeit z. B. nur auf 3 Tage aufteilt, so muss auch an den anderen Tagen ein Modell hinterlegt werden Modell frei 17

18 1.6. Schicht-/Dienstplan Wenn die Wochenmodelle angelegt sind und ein Dienstnehmer ev. im Schichtrad, 2-Wochen- Rhythmus oder nach einer freien Schichterkennung arbeitet, muss zusätzlich ein Schicht-/Dienstplan angelegt werden. Es wird unterschieden zwischen: Fixer Wochenrhythmus Beispiele sind: Lange Woche/Kurze Woche; abwechseln 1. Schicht + 2. Schicht (aber nur wenn kein Wechsel unter der Woche stattfindet); Die Anlage des Plans erfolgt unter Stammdaten Zeiterfassung Schicht-/Dienstplan-Verwaltung. 18

19 Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Anlage der Bezeichnung des Schichtmodells Festlegung des Beginntages (Montag!) Hinzufügen von Tages- oder Wochenmodellen Hier wird einmal jene Reihenfolge definiert, die sich dann immer wieder (ab dem Beginndatum) wiederholt. Es können entweder die einzelnen Tage nacheinander erfasst werden, oder z.b. ein ganzes Wochenmodell hinzugefügt werden (z. B. Lange Woche, kurze Woche). - So würde z. B. dann ein 14-Tage-Rhythmus aussehen, der ab 8. Mai wiederkehrend für den Dienstnehmer gespeichert ist. Sind hier Tagesmodelle gespeichert, ist die Schichterkennung unterhalb inaktiv! 19

20 Schichterkennung aufgrund der Uhrzeit der 1. Einbuchung Für den Fall, dass Dienstnehmer im Schichtrad eingeteilt sind, jedoch nicht regelmäßig Früh-, Nachmittags- und/oder Nachtschicht haben, bzw. auch öfters unter der Woche wechseln, empfiehlt sich die Anlage einer Schichterkennung aufgrund einer Uhrzeit. Schritt 1: Anlage der Bezeichnung des Schichtmodells Schritt 2: Festlegung des Beginntages (Montag!) Schritt 3: Definition der sieben Wochentage (Montag bis Sonntag) ohne Hinterlegung einer bestimmten Tagesmodellnummer (max. am Samstag und Sonntag, wenn frei ist) Schritt 4: Hinterlegung des Zeitfensters für die Zuordnung der Schicht Dieses Beispiel würde aussagen, dass, wenn der Dienstnehmer das Schichtmodell 1 zugewiesen hat und er sich am Montag einbucht, bei der ersten Buchung um z. B. 5:45 das Modell Frühschicht herangezogen wird. Ist die erste Buchung erst um 13:00 Uhr, so zählt er zur Nachmittagsschicht, bucht er um 20:00 Uhr, so zählt er zur Nachtschicht. Dies muss einmal je Wochentag angelegt werden (Duplizierfunktion möglich!). 20

21 1.7. Abteilungen Die Anlage der Abteilungen ermöglicht eine Zuordnung der Mitarbeiter zu einer Gruppe, die bei sämtlichen Auswertungen zur besseren Übersicht und schnelleren Auskunft dienen Religionen Die Religionen sind wesentlich für die automatische Verbuchung des Feiertages. In den meisten Fällen genügt die Unterscheidung zwischen römisch-katholisch und evangelisch, da Personen anderer Religion meist die gleichen Feiertage wie alle römisch-katholischen Mitarbeiter bekommen Fotoverwaltung Beim Buchen über die Buchungsmaske kann in den Allgemeinen Einstellungen der Büroverwaltung hinterlegt werden, dass wenn ein Mitarbeiter sich einbucht, dessen Foto angezeigt wird. Hierfür müssen die Personen in der Fotoverwaltung angelegt werden. Einstellung: Stammdaten Einstellungen allgemeine Büroparameter Einstellungen für Zeiterfassung Globale Einstell. 2-Einstellungen für Buchungsprogramm Mitarbeiterfoto anzeigen - JA In der Fotoverwaltung werden die Fotos nach der Reihe angelegt. Wesentlich ist der Datenpfad, wo die Fotos gespeichert sind. Die Zuweisung erfolgt dann über den Mitarbeiterstamm. Achtung beim Speichern! Die Fotos müssen bereits gedreht sein! 21

22 1.10. Bewertungsmodelle Die Bewertungsmodelle werden vorerst nur mit Nummer und Bezeichnung angelegt und im Personalstamm (Mitarbeiter) dann zugewiesen. Diese Modelle regeln, was mit den geleisteten Stunden am Monatsende passieren soll. Ob der Mitarbeiter die Stunden ausbezahlt bekommt, ob welche auf Zeitausgleich gehen,. So könnten z. B. solche Modelle angelegt werden: Gibt es gleiche Modelle, die sich nur in der Stundenanzahl unterscheiden (z. B. Pauschale 5 Std., Pauschale 10 Std.), so soll dieser Stundenwert als Grenzwert hinterlegt werden, da dieser im Formelgenerator abfragbar ist und somit die Modelle nur dupliziert werden müssen Abrechnungsgruppe Die Abrechnungsgruppen müssen nur dann angelegt werden, wenn die Lohnabrechnung nicht monatsbezogen erfolgt. Es werden lediglich die Zeiten erfasst, von wann bis wann eine Lohnperiode gilt, es dürfen keine Zwischentage fehlen. 22

23 1.12. Personalstamm/Mitarbeiter Wenn die Stammdaten dann soweit angelegt sind, können diese dem Mitarbeiter zugewiesen werden. Die Zuordnung erfolgt in der Personenverwaltung beim Mitarbeiter. Der Import kann über den csv-import (Stammdaten Schnittstellen Import Büroverwaltung) oder auch über den Abgleich der Lohnverrechnung (dazu muss im Lohn BMD 5.5 im lv038 der Parameter 10-Protokolldatei erzeugen auf Ja stehen und der Parameter 97 auf Stammdatenänderung exportieren JA. Weiters müssen im Firmenstamm der NTCS die Lohnklientennummer, das aktuelle Lohnjahr und der Datenbestand hinterlegt sein. 23

24 Folgende Felder sind für die Zeiterfassung relevant: Abrechnungsgruppe Wochenmodell Schicht/Dienstplan Bewertungsmodell Rundungsmodell Lohnverrechnung Nummer in BMD5.x Anzeige Zeiterfassung Muss nur dann erfasst werden, wenn der Lohnabrechnungszeitraum nicht monatsgenau (erster bis letzter des Monats) erfolgt. Hinterlegung der Arbeitszeit, wie der Mitarbeiter arbeitet. Ist nur dann erforderlich, wenn z. B. im Schichtrad gearbeitet wird, bei Wechseldiensten, Für die Berechnung der Überstunden, Zulagen und Salden am Monatsende. Muss nur hinterlegt werden, wenn nicht minutengenau gebucht wird Für den Export in die LV; werden in der Zeiterfassung z. B. Leasingpersonen mitgeführt, so wird hier kein Hakerl gesetzt und diese werden dann auch nicht in die LV überspielt Sind unterschiedliche Nummern in der Zeit und der LV vergeben, so kann hier die Nummer aus BMD 5.x eingetragen werden. Für die Kombination mit der ILV; Restzeitprüfung beim Erfassen der Arbeitsberichte; Weitere mögliche Felder für die Zeiterfassung: Sollzeit aufbuchen Wird dieses Feld aktiviert, so wird mit dem Tagesabschluss täglich die Sollzeit des Mitarbeiters automatisch aufgebucht (ausgenommen es sind geplante Zeiten vorhanden). Bsp. DN, die nicht buchen müssen und wo nur die NLZ verwaltet werden mit dieser Einstellung scheint nicht immer eine Minuszeit auf. Ist auch in Kombination mit der Standard-Buchungsart verwendbar, dann wird die hinterlegte Buchungsart aufgebucht Änderung von Stammdaten - Historie Ändern sich Felder im Mitarbeiterstamm, deren Werte historisch zur Verfügung stehen müssen, so muss dies auch dementsprechend angelegt werden. Aktivierung der historischen Datenführung Zuerst muss dies mittels Parameter aktiviert werden. Einstellungen Allgemeine Büroverwaltung Einstellungen für Mitarbeiterverwaltung 24

25 Folgende Felder sollten für die Zeiterfassung auf jeden Fall historisch geführt werden: Wochenmodell Bewertungsmodell Schicht-/Dienstplan Eventuell Kostenstelle Eventuell Abteilung Die Felder, die historisch geführt werden können, erkennen Sie im Personalstamm an einer kleinen Uhr links vom Text. Wird ein Wert bei solch einem Feld geändert, so kommt automatisch die Abfrage, ab wann der neue Wert gültig sein soll. Das bereits hinterlegte Modell wird somit mit Gültig bis begrenzt. Der aktuelle Wert ist dann am Mitarbeiterstamm ersichtlich. Es ist auch möglich für die Zukunft bereits Änderungen zu erfassen. Um zu erkennen, dass zukünftige Werte bereits hinterlegt sind, wird das Feld grün eingefärbt (siehe Bild oben Bewertungsmodell). Es kann natürlich jederzeit bei diesen Feldern die Historie auch angesehen werden. Es muss dazu am Feld stehend entweder Extras Feldhistorie ausgewählt werden oder der Shortcut Strg + F. Im Mitarbeiterstamm können die historischen Mitarbeiterdaten unter Ansicht auch fix eingeblendet werden Ausweise Der letzte Punkt bevor dann Buchungen erfolgen können, ist die Anlage der Ausweise. Man kann 2 Varianten unterscheiden: 25

26 a) Ausweis und Personalnummer sind ident In diesem Fall muss nicht jeder Ausweis manuell angelegt werden. Über die Parametereinstellungen kann dies automatisiert werden, dass mit der Neuanlage einer Personalnummer auch zugleich der Ausweis mit angelegt wird. Einstellung: Stammdaten Einstellungen allgemeine Büroparameter Einstellungen für Zeiterfassung Globale Einstellungen 1-Allgemein Ausweisnummer = Mitarbeiternummer auf Ja setzen Sollte diese Einstellung nicht von vornherein getroffen worden sein und die Dienstnehmer sind bereits angelegt, so kann das in der Ausweisverwaltung mit der Funktion nachgeholt werden b) Ausweis und Personalnummer sind nicht ident In diesem Fall werden die Ausweise nach der Reihe angelegt. Mit der Neuanlage wird die Ausweisnummer angegeben und die Personalnummer zugeordnet. 26

27 Passwort Gültig ab/bis Wegzeit Pincode Zeitprofil Kann muss nicht erfasst werden, wird dann bei jeder Einbuchung über die Buchungsmaske abgefragt. Hier kann mit Erfassung des Datums der Ausweis begrenzt werden, damit wenn der DN nicht mehr im Betrieb ist keine Buchung (oder ev. auch kein Zutritt, wenn eine Zutrittskontrolle kombiniert ist) erfolgen kann. Es kann je Ausweis eine Wegzeit hinterlegt werden, die dem Mitarbeiter gutgeschrieben wird (z. B. 3 Min. bis der Rechner gestartet ist und der MA sich einbuchen kann oder DN, der in der Früh immer 15 Min. für einen Postweg gutgeschrieben bekommt). Diverse Anwendungen brauchen spezielle Berechtigungen; dazu wird dieser Pincode abgefragt (z. B. verlassen der Buchungsmaske an zentralen Stempelstellen). Für die Zutrittskontrolle; darf der Mitarbeiter nur zu bestimmten Zeiten Zutritt haben (in Kombination mit Kaba Benzing), so kann dies über das Zeitprofil gesteuert werden. Die Abfrage Kennzeichen können zusätzlich je Ausweis definiert werden, und auch ob gewisse Zusatzeingaben erfolgen sollen. Sollen Einstellungen wie z. B. Abfrage Kennzeichen oder Wegzeit für alle Ausweise gelten, so kann ein Standardausweis erstellt werden und von diesem können dann gewisse Felder auf alle anderen Ausweise übernommen werden. 27

28 Weiters kann für die Zutrittskontrolle eine Zuordnung der Mitarbeiter zu den Terminals erfolgen. Werden hier Einstellungen getroffen, so darf der Mitarbeiter dann nur auf diesen Terminals (momentan nur Kaba Benzing) buchen/eintreten. Über die Funktion Buchungsartenzuordnung kann eingeschränkt werden, wenn ein Mitarbeiter nicht alle oder andere Buchungsarten bebuchen darf Ausweispasswort ändern Mit dem Programm Ausweispasswort ändern ist es möglich, dass jeder Dienstnehmer der die Berechtigung dazu hat, auch sein Passwort selbst ändern kann, ohne in den Ausweisstamm einzugreifen. 28

29 1.14. Planungsgruppen Wird mit der Dienstplanung gearbeitet, so ermöglichen die Planungsgruppen einige Erleichterungen beim Arbeiten. Zum Einen kann schnell ein Gruppenwechsel durchgeführt werden, weiters kann die Ansicht der zu planenden Modelle auch eingeschränkt werden. Die Gruppen können beliebig vergeben werden und mit der Mitarbeiterzuordnung können die zugehörigen Dienstnehmer erfasst werden. Die Tagesmodell-Zuordnung steuert die Ansicht in der Planungsübersicht. 29

30 1.15. Terminals Wird die Zeiterfassung in Verbindung mit Buchungsterminals gebucht, so werden hier diese angelegt, um die Kommunikation mit der Terminalsoftware zu gewährleisten. Sollte auch mit Zutrittskontrolle und Zeitprofilen gearbeitet werden siehe Spezialdoku Zutrittskontrolle Weiters kann über die Terminals auch gesteuert werden, welcher Dienstnehmer bei welchem Terminal buchen darf (Ausweis-Terminal-Zuordnung) und welche Buchungsarten gebucht werden dürfen (nur bei Online-Buchung mit der BMD-Zeiterfassungsmaske) Arbeitszeitgesetz/Ruhezeitgesetz Um gesetzliche Verletzungen betreffend maximaler Arbeitszeit und der einzuhaltenden Ruhezeit abzuprüfen muss ein Prüfschema angelegt werden, dass letztendlich im Mitarbeiterstamm zugeordnet wird. Nach der Anlage des Prüfschemas können in der Übersicht die einzelnen Parameter definiert werden. 30

31 Wenn das Prüfschema dem Mitarbeiter zugeordnet ist (es können natürlich je Mitarbeiter auch unterschiedliche Schemen angelegt werden), dann können die Verletzungen bei den Auswertungen abgeprüft werden. 31

32 2. BUCHUNGSVARIANTEN IN DER ZEITERFASSUNG 2.1. Online-Buchen mit der Buchungsmaske Eingabe über die Tastatur Für das Buchen in der Zeiterfassung wählen Sie bitte im Menü Zeit/Leistung den Punkt Zeiterfassung aus. Oder Sie verwenden das Zeichen in der Symbolleiste. Nach Eingabe der Ausweisnummer wird die Buchungsart abgefragt und diese bestätigt. Bei nochmaliger Bestätigung wird die Buchung gespeichert. Die Buchungsarten die angezeigt werden, können in den Stammdaten Buchungsarten über das Feld Online gesteuert werden. Links unten sind als Info für den Mitarbeiter die Sollstunden vom Tag/Monat angegeben und der momentane Saldo (aktueller Tag ist mitberücksichtigt). Es kann beim Mitarbeiter auch ein Foto hinterlegt werden, das dann beim Buchen aufscheint. Zusätzlich können in den Parametern verschiedenste Salden ausgewählt werden, die dann über den Info-Button (F8) angezeigt werden können. Mit der Funktion Text (F6) kann eine zusätzliche Texteingabe getätigt werden. Soll der Antrag für Urlaub und ZA elektronisch erfolgen, so kann mit der Funktion Url/ZA-Antrag dies über die Buchungsmaske beantragt werden (Achtung Buchungsart muss dementsprechend gekennzeichnet sein.). 32

33 Sollte beim Ausweis oder bei der Buchungsart ein Abfrage-Kennzeichen hinterlegt sein, so kommen diese Eingaben zusätzlich. Beispielsweise Abfrage Buchungstext, Projekt, Kostenstelle, Ist beim Ausweis ein Passwort hinterlegt und der Mitarbeiter bucht nicht auf seinem eigenen Rechner, so kommt bei jeder Zeitbuchung zusätzlich die Abfrage des Passwortes. 33

34 Weiters können offene Buchungen vom Vortag am nächsten Tag abgeschlossen werden (sofern dies bei der Buchungsart eingestellt wurde, dass es erlaubt ist). Das System prüft die offene Endezeit und gibt folgende Meldung aus: Eingabe mittels Touchscreen-Bildschirm Bei dieser Variante werden alle Buchungen über den Bildschirm getätigt. Die Buchungsmaske dafür sieht wie folgt aus: Bevor der Ausweis eingegeben wird, muss die Funktion z. B. Kommen, Gehen,.. ausgewählt werden. 34

35 Für andere Buchungsarten als Normalbuchung kann mit dem Button Kommen mit Grund und Gehen mit Grund eine zusätzliche Buchungsart ausgewählt werden. Die Funktion Umbuchen ist hauptsächlich für Umbuchungen auf andere Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, vorgesehen. Für Informationen über Salden, Urlaubsstände, kann mit dem Button Info Aufschluss gegeben werden. Welche Salden angezeigt werden sollen, kann in den Einstellungen für Zeiterfassung vorgenommen werden. Es kann beim Touchscreen-Bildschirm auch eine Leseeinheit angehängt werden und rechts die Eingabe der Ziffern ausgeblendet werden Eingabe mittels Leseeinheit Anstelle der Tastatur könnte auch nur ein Kartenlesegerät angeschlossen sein, so dass der Dienstnehmer nur seinen Ausweis hinhalten oder durchziehen muss. Bei dieser Variante ist jedoch nur eine Kommt/Geht-Buchung möglich. Andere Buchungsarten können nur ausgewählt werden, wenn das Lesegerät mit der Tastatur kombiniert wird oder mit einem Touchscreen-Bildschirm Eingabe mit Handscanner Es kann auch ein Handscanner statt der Tastatur angeschlossen werden. Diese Variante wird gerne dann gewählt, wenn auch auf Kostenstellen und Kostenträger gebucht wird. Die zu buchenden Informationen werden als Strichcode angelegt und können dann einfach gescannt werden. Erstellung der Strichcodes Die Strichcodes können als Report in BMD erstellt werden. Die Nummer muss mit der Variablen verknüpft werden: Personal/Ausweisnummer = P z. B. P00023 Buchungsart = B z. B. B00002 Kostenstelle = K z. B. K20011 Kostenträger = T z. B. T Projekt = J z. B. *J30040* 35

36 Eingabe mit Fingerprint (Ekey) Dieser Fingerprint kann in Kombination mit der Buchungsmaske in 2 Varianten benützt werden. Variante a) Der Finger wird als Ausweis angelegt und es wird nur Kommt/Geht gebucht Variante b) Der Finger wird nur zur Identifizierung verwendet (Passwort) und mit der Tastatur oder einem Touchscreen kombiniert; dadurch können auch andere Buchungsarten (Arzt, Dienstfahrt,.) gebucht werden Online-Buchen mit dem Handy Damit die Buchungen quasi online (minütliche Aktualisierung) in der Zeiterfassung zur Verfügung stehen, muss zuerst am Server ein Empfängerhandy (oder ISDN-Karte) angehängt werden (Verbindung wird in der Systemsteuerung eingestellt). Die BMD-Zusatzsoftware BMDCom wird am Server installiert und muss dann ständig geöffnet sein oder als Dienst laufen (Nähere Details in der Spezialdoku). Die Telefonnummern der einzelnen Mitarbeiter können im Mitarbeiterstamm erfasst werden. 36

37 Der Mitarbeiter ruft zum Einbuchen das Empfängerhandy an. Nachdem die Verbindung zustande gekommen ist wird automatisch wieder aufgelegt und der Mitarbeiter ist mit der in den Einstellungen hinterlegten Buchungsart eingebucht. Beim nächsten Anruf wird diese Buchung abgeschlossen (Kommt/Geht-Logik). Es kann auch eine Sprachsteuerung ausgewählt werden, die den Anrufer durch das Menü führt und die Möglichkeiten verschiedener Buchungsvarianten vorgibt (Vorgabe der Buchungsarten, Kostenstellenbuchung,...) Weiters gibt es auch die Möglichkeit via SMS einzubuchen. Bei einem SMS könnte zusätzlich auch eine Buchungsart, Kostenstelle, Kostenträger oder auch mehrere Mitarbeiter mitgegeben werden. Beispiel: Ma123;Ba1 Ma123;KS9020;KT Ma123;Ma43;Ma66 Am Server gibt es dann ein eigenes Verzeichnis mobileze, in welchem die importierten Daten in Sicherungsdateien je Tag abgespeichert werden. Der Pfad für dieses Verzeichnis muss in den Einstellungen erfasst werden. Stammdaten Einstellungen allgemeine Büroparameter Einstellungen für Zeiterfassung Globale Einstellungen Datenimport Handybuchung Standard Buchungsart Dauer für Import Die Nummer der Buchungsart, mit der die Handybuchung verbucht werden soll. Funktioniert mit Kommt/Geht-Logik Hinterlegen der Minutenanzahl für die Aktualisierung 37

38 Neben der BmdCom.exe muss auch das Programm für den Import der Handybuchung gestartet sein. Dieses Programm greift auf die Aktualisierungsminuten aus den Einstellungen. (Menü Zeit/Leistung Datentransfer Datenimport Handybuchungen importieren) Es kann auch als Batchdatei aufgerufen werden und somit z. B. alle 5 Minuten aktualisiert werden Offline-Buchen mit Terminals Derzeit werden dafür die Firmen Kaba Benzing, Gantner, Datafox, Fink und PCS unterstützt. Die Terminals können seriell oder im Netzwerk hängen und die Software von Terminalherstellern holt die Daten von den Terminals in eine Datei, die dann von BMD ausgelesen wird. Weiters können auch Salden (z.b. ZA-Stand, Resturlaub, ) an die Terminals retour gesendet werden Offline-Buchen mittels csv-import Ein variabler CSV-Import ermöglicht eine relativ unkomplizierte Art des Imports verschiedenster Zeitbuchungen. Somit können z. B. Daten aus Excel verarbeitet werden oder von Fremdsystemen, die eine Datei als csv-format ausgeben können. Auch der Import von Buchungen eines MDE-Gerätes kann hiermit abgewickelt werden. Mit Hilfe dieses Programms können Buchungsdaten mit variablen Satzaufbau (csv-format) einfach importiert werden. 38

39 Eine Anleitungszeile (Überschrift je Spalte) ist nicht notwendig, da die Feldreihenfolge manuell bearbeitet und gespeichert werden kann. Die Auswahl ist beim Import zu treffen. Trennzeichen Folgende Möglichkeiten der Trennung der Spalten stehen zur Verfügung: Indiv. Trennzeichen Dieses Trennzeichen muss hier eingetragen werden, wenn bei der Auswahl zuvor kein passendes dabei war und somit die Position "Indiv. Trennzeichen" selektiert wurde. Für die Hinterlegung der richtigen Erkennung der einzelnen Spalten muss anschließend die Feldbeschreibung bearbeitet werden. In der linken Fensterhälfte werden alle verfügbaren Felder angezeigt, die aktiviert werden können. Rechts erfolgt die Darstellung der ausgewählten Felder, die noch x-beliebig sortiert werden kann. 39

40 Mindestanforderung: Personennummer oder Ausweis Buchungsdatum Buchungsart oder Kennzeichen für Kommt/Geht Von-Uhrzeit Bis-Uhrzeit Bei der Auswahl von Feldern, die ein Datums- oder Uhrzeitformat benötigen wird automatisch bei Anwahl ein Fenster geöffnet, damit das richtige Format ausgewählt werden kann. Beispieldatei: 287, ,1,08:29,15:51, 292, ,1,08:28,16:09, 307, ,1,07:32,16:47, 308, ,1,06:51,15:30, 312, ,1,07:30,15:32, Person, Datum, Buchungsart, Von/Bis-Uhrzeit (Trennzeichen Komma). Nach Abspeicherung der Feldauswahl wird die Bildschirmanzeige aktualisiert und die Buchungen können dann importiert werden. Die Anzahl der übernommenen und nicht importierten Buchungen werden danach als Meldung ausgegeben und können sich auch über die Selektion in der Kombo-Box noch angesehen werden Offline-Buchen mit Fingerprint Ekey kann auch selbständig ohne Buchungsmaske verwendet werden. Die Daten werden dann in ein File geschrieben, das wie bei den Handybuchungen mehrmals am Tag importiert werden kann. 40

41 3. BEARBEITEN VON BUCHUNGEN 3.1. Zeitbuchungen bearbeiten Wird in der Zeiterfassung gebucht, so gibt es meistens ein bis zwei berechtigte Personen, die die Buchungen kontrollieren und auch abändern dürfen. Diese Korrekturen werden im Programm Zeitbuchungen bearbeiten durchgeführt. Standardmäßig wird der aktuelle Tag vorgeschlagen. Der Kalender liefert Ihnen auf einen Blick eine ungefähre Übersicht. Der Gelbe Rahmen zeigt die Tage, an welchen die Sollzeit nicht erfüllt wurde; Der Grüne Rahmen bedeutet, dass an Tagen, die für den Mitarbeiter frei wären, gearbeitet wurde; Fehlt an einem Tag die Buchung komplett, so wird dies mit einem Roten Rahmen dargestellt. 41

42 Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Für eine neue Buchung; es ist weder Von- noch Bis-Zeit vorhanden. Zum Einfügen von Zeiten in eine bereits bestehende Buchung (z. B. wenn die Mittagspause vergessen wurde zu buchen). Alle auf der Buchung gespeicherten Werte können geändert werden (z. B. Buchungsart, Von-/Bis-Zeit, Kostenstelle, Kostenträger, ) Mit dieser Funktion wird eine Buchungszeile gelöscht. Soll der ganze Tag gelöscht werden, so muss die Funktion Tag löschen (Strg + F7) angewählt werden. Dies kommt zur Anwendung, wenn z. B. ein Tag Urlaub, Krank, mit der Normalarbeitszeit aufgebucht werden soll. Es kann hier das normale Arbeitszeitmodell übersteuert werden, wenn z. B. aufgrund einer Schichterkennung ein falsches Modell ermittelt wurde oder jemand ausnahmsweise einen Tag Schicht gearbeitet hat. Sollte dieser nicht bereits in den Parametern hinterlegt sein, dass er automatisch mitgemacht wird, so kann er auch aus dem Bearbeiten Buchungen gestartet werden. Mit dieser Funktion können manuell Bezugsarten (Lohnarten) befüllt werden, die dann ebenfalls in die Lohnverrechnung übergeleitet werden können (z. B. Erfassung von KM-Geld, Prämien, ) Es können sowohl Mengen, als auch Beträge erfasst werden. Bzw. auch Überstunden zur Auszahlung freigegeben werden. Welche Bezugsarten in dieser Maske angezeigt werden muss in den Zeitbezugsarten definiert werden (eigene Funktion Zuordnung für Tagesumbuchung ). 42

43 Ansicht des aktuellen Resturlaubs mit Verknüpfung auf die BMD 5.5 Lohnverrechnung. Es wird der Resturlaub aus der LV mit den bereits verbuchten Urlauben aus der Zeit abgeglichen und der Rest sowie der aliquote Rest zurückgegeben. Weiters können auch geplante Urlaube (inkl. Genehmigungsstatus) angesehen werden und die Info über den neuen Urlaubsanspruch ist auch vorhanden. Sollten z. B. Pausen zum Umbuchen sein, weil durchgearbeitet wurde, so kann dies einfach mit der Funktion Auf davorliegende Buchungsart ändern (F10) durchgeführt werden. Jede in diesem Programm veränderte Buchung wird automatisch als Manuell bearbeitet gekennzeichnet. Unter dem Pkt. Extras kann auch jederzeit ein Protokoll über die Veränderungen angesehen werden. Neben der Tagesübersicht kann auch auf Wochenübersicht gewechselt werden. Pgm.Text Zugeh.Datum Gibt an, woher die Buchung kommt (z. B. Import, Buchungsmaske, Planung,..) Wenn über Mitternacht gearbeitet wird, so wird hier das Datum angezeigt, zu dem die Ist-Zeit gerechnet wird. 43

44 Einstellungen zur Ansicht Ansicht ändern Von der täglichen Ansicht kann auch auf eine Monatsübersicht des Mitarbeiters gewechselt werden. In dieser Ansicht stehen auch die gängigen Kopiermöglichkeiten zur Verfügung. Mittels Drag & Drop können die Buchungen auch auf andere Tage kopiert werden. Es erscheint dann eine Abfrage, ob nur die einzelne Buchung oder alle Buchungen eines Tages kopiert werden sollen. 44

45 Terminalprotokoll Wenn Buchungen offline erstellt werden, so gibt es mit dem Terminalprotokoll die Möglichkeit sich die Originalstempelungen aus der Importdatei anzusehen (egal ob z.b. csv-import, Kaba-Terminals, ) Diese Daten bleiben auch erhalten, wenn ein Datensatz gelöscht wird Zeitbuchungen Schnellerfassung Werden sämtliche Zeitbuchungen von einem Mitarbeiter für mehrere nacherfasst (z. B. Montageberichte), so kann dies auf einfache Weise mit der Schnellerfassung durchgeführt werden. Beim Mitarbeiterfeld kann wie gewohnt entweder ein Dienstnehmer, ALLE oder eine bestimmte Mitarbeitergruppe (z. B. eine Truppe, die gemeinsam auf einer Baustelle tätig war) ausgewählt werden. Die Mitarbeiter sind dann gelistet und mit der Maus können die einzugebenden Tage markiert werden. Alle Tage, die die gleichen Eingabedaten haben, werden markiert, anschließend die Buchung mit Neu-F5 angelegt und die Zeiten erfasst. 45

46 Wird an Tagen die Normalarbeitszeit gearbeitet oder haben Mitarbeiter Urlaub, so kann wie in der Planungsübersicht auch rechts die Buchungsart ausgewählt werden, die die Sollarbeitszeit aufbucht. Gleiche Buchungen werden im unteren Fenster als eine Zeile angezeigt und können somit auch wieder miteinander abgeändert werden, wenn es notwendig ist. Neben der Auswahl der Buchungsarten mit der Maus ist auch eine Kurzcode-Eingabe möglich. Werden die ersten Buchstaben der Buchungsart eingegeben, so kommt sofort das Auswahlfenster für die noch passenden Eingabemöglichkeiten. 46

47 3.3. Planen von Buchungen Um Buchungen wie Seminar, Urlaub, Krank sofort für mehrere Tage einzugeben bzw. auch im Voraus zu planen, eignet sich das Planungsprogramm am besten. Man unterscheidet zwischen 2 Arten der Planung. Einerseits das Planen von Buchungsarten (Urlaub, Krank,..) und andererseits von Modellen (NAZ, Frühschicht, ). Weiters gibt es den Unterschied mit der Planung eines Mitarbeiters zu arbeiten oder mit der Planungsübersicht Planen von Buchungsarten Paradebeispiel hierfür ist der Urlaub. Den Tag der geplant werden soll, einfach markieren und rechts die Buchungsart doppelklicken. Sie können auch die Buchungsart einfach nach links zu dem gewünschten Datum ziehen. Möchten Sie mehrere Tage planen, einfach alle markieren und dann die Buchungsart auswählen. Zum Löschen Tag/Tage markieren und entweder Buchungsart oder Tag löschen auswählen. Die geplanten Zeiten werden erst mit dem Tagesabschluss am tatsächlichen Tag in die Buchungsdatei geschrieben. Wurde für die Vergangenheit ein Eintrag erstellt, so kommt beim Verlassen die Abfrage, ob die für die Vergangenheit erzeugten Buchungen aufgebucht werden sollen. 47

48 Planen von Tages-/Wochenmodellen Arbeiten Dienstnehmer nicht in geregelten Zeiten (z. B. in einem unregelmäßigen 4-Schicht-Betrieb oder verschobene Verteilung der Normalarbeitszeit), so gibt es über die Planung die Möglichkeit diesen Dienstnehmer entweder generell oder nur für bestimmte Wochen umzustellen. Beispiel: Ein Dienstnehmer springt eine Woche in der Nachmittagsschicht ein (normalerweise arbeitet er nicht im Schichtbetrieb) und soll auch alle Zulagen und Überstunden bekommen, die in dieser Schicht anfallen. Somit können Sie das Wochenmodell 14 auf den 6.6. ziehen und das Programm errechnet die richtigen Stunden, Zulagen, Rundungen,. Die gleiche Funktion gibt es natürlich am Tag, wenn es nur einzelne Tage betrifft. ACHTUNG: Werden nur einzelne Tage geplant, muss darauf geachtet werden, dass die Sollarbeitszeit für die Woche zusammenpasst! 48

49 Weitere Funktionen für die Planung (gilt für beide Planungsarten): Duplizieren von Planungen Es gibt die Möglichkeiten Planungen von einem Dienstnehmer auf andere zu übertragen (entweder Buchungsarten z. B. Betriebsurlaub oder Tages-/Wochenmodell z. B. Schichtplan). Nach der Auswahl der Duplizierfunktion erscheint die Mitarbeiterliste, von der die Dienstnehmer übernommen werden können, für die diese Planung auch gelten soll (übernommen wird immer der markierte Bereich). Genauso wie die Planung verteilt werden kann, kann diese auch wieder für einen oder mehrere Mitarbeiter gelöscht werden. Menü Extras Tagesmodelle/Buchungsart für mehrere Mitarbeiter löschen. 49

50 Planungsübersicht Soll der Überblick über mehrere Dienstnehmer gegeben werden oder auch einfach nur die tabellarische Form bevorzugt werden, so empfiehlt sich die Planungsübersicht. Auch für die Erfassung von Daten die mehrere Dienstnehmer betreffen (z. B. Betriebsurlaub) ist diese Variante besser, da mit Mehrfachmarkierung gearbeitet werden kann. Nach Eingabe der Kopfdaten und der Startfunktion (F5) werden die ausgewählten Mitarbeiter gelistet. In der Kombobox muss die Planung eingestellt sein, wenn aktiv geplant werden soll (ansonsten dient dieses Tool nur der Auswertung wer z. B. bereits Urlaub geplant hat, wer in der Schicht eingetragen ist,.) Rechts kann dann die Auswahl wie auch in der Mitarbeiterplanung getroffen werden. Die Markierung erfolgt einfach via Maus (sowohl senkrecht als auch waagrecht). Zusätzlich gibt es die Möglichkeit verschiedenster Sortierungen: Als Option können Mitarbeiterfoto und ein Chart angezeigt werden (dieser zeigt einen Soll/Ist- Vergleich des ausgewählten Mitarbeiters an). 50

51 Folgende Funktionen stehen auch hier zur Verfügung: Wechsel ins Zeitbuchungen bearbeiten Wechsel auf die Übersicht dieses einen Mitarbeiters Planung einer BA mit von/bis-zeit (z. B. Arzt) Zusätzliche Erfassung eines Textes Wenn Normalzeiten als Plan hinterlegt werden, so kann für einen Zeitraum diese Zeit als Ist übernommen werden. Werden in den Stammdaten Plangruppen angelegt, so kann hier relativ einfach und schnell gewechselt werden. 51

52 Ausdruck Planungsübersicht/Dienstplan Natürlich können diese Dienstpläne auch ausgedruckt werden. Im Menü Planung unter Ausdruck Planungsübersicht können vordefinierte Ausdrucke ausgewählt werden. Der Ausdruck kann nach Planungsgruppen oder nach der normalen Mitarbeiterauswahl erfolgen (als Option ist es auch möglich auf bestimmte Buchungsarten und/oder Tagesmodelle zu filtern und nur diese auszudrucken). Die vordefinierten Auswertungen können auch geändert werden oder selbst neue in der Auswertungsübersicht für den Pkt. Ausdruck Planungsübersicht zusammengestellt werden Tagesabschluss Diese Funktion wird automatisch am Server jeden Tag nach Mitternacht gestartet. Hier werden alle Automatiken vom System gestartet (Einbuchen von automatischen Pausen, Einbuchen des Feiertags, Einbuchen der Planungseinträge für den aktuellen Tag, ). Sollte an einem Tag beispielsweise keine Pause vorhanden sein, kann dieses Programm auch manuell gestartet werden. 52