Wissensmanagement in Projekten

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1 Unternehmensberatung für nachhaltiges Projektmanagement GbR Wissensmanagement in Projekten Axel Croseck Geschäftsführender Partner Seite 1

2 Zunächst einmal: Was ist Wissensmanagement? Wissensmanagement... Wissensmanagement gibt es, seit Menschen miteinander kommunizieren: Wissenschaft Politik Kultur Religion und Philosophie... Wissensmanagement hat immer mit Innovation zu tun: intellektuelle ist ist eine eine intellektuelle Leistung Leistung Altes Wissen nutzen, um vor dem aktuellen Hintergrund neue Lösungen zu schaffen. Seite 2

3 Wissen als strategischer Erfolgsfaktor + Anwendungsbezug Wettbewerbs- Fähigkeit Kompetenz + Innovation Können Handeln + Wollen + richtig handeln Zeichen Daten Informationen + Syntax + Bedeutung Wissen + Vernetzung (Kontext, Erfahrungen, Erwartungen) Darstellung nach Prof. North, FH Wiesbaden Seite 3

4 Wissen als strategischer Erfolgsfaktor strategisches Wissens-Management Können Handeln + Wollen Kompetenz + richtig handeln + Anwendungsbezug Wettbewerbs- Fähigkeit + Innovation Zeichen Daten Informationen + Syntax + Bedeutung Wissen + Vernetzung (Kontext, Erfahrungen, Erwartungen) IT-getriebenes Wissens-Management Seite 4

5 Wissen als strategischer Erfolgsfaktor Wettbewerbs- Fähigkeit + Anwendungsbezug Informations- Technologie Können Kompetenz + Innovation Handeln + richtig handeln + Wollen Daten Zeichen + Syntax Informationen + Bedeutung Wissen + Vernetzung (Kontext, Erfahrungen, Erwartungen) Projekte Prozesse Kultur Seite 5

6 Was hat Wissensmanagement mit Projekten zu tun? Projekte Handeln Kompetenz + richtig handeln + Anwendungsbezug Wettbewerbs- Fähigkeit + Innovation sollen das Unternehmen entwickeln, indem sie Innovationen schaffen in time, in budget, in quality. Können + Wollen Wissensmanagement Informationen + Vernetzung (Kontext, Erfahrungen, Erwartungen) Daten + Bedeutung Zeichen + Syntax Wissen soll Wissen bereitstellen, damit Projekte in time, in budget, in quality Innovationen schaffen können. Seite 6

7 Welches Wissen haben Projekte? Wissen in Projekten Fach-Wissen Methoden-Wissen Technologie-Wissen Prozedurales Wissen Unternehmens-Wissen Soziales Wissen Kritische Faktoren in Projekten Führungs-Wissen... Seite 7

8 Wissen in Projekten Wissensmanagement im Projekt Ausgangssituation: Das Wissen über den Misserfolg Fakten (Miss-) Erfolgsquote von Projekten 40% - 60% (seit 1985) Anzahl Projekte in KMU: Zunahme um den Faktor 4 seit 1985 (Uni Kaiserslautern 2003) 20 bis 200 Projekte im Masterplan/Portfolio Fehlinvestitionen in Deutschland jährlich 41 Mrd. (TÜV Pfalz 2003) Gründe Verfehlte Ziele Falsche Ergebnisse Überschrittene Termine Überzogene Budgets Kritische Faktoren in Projekten Hintergründe Mängel in der Führung Schlechtes Auftragsmanagement Zu hoher Druck des Kunden/Auftraggebers Schleichende Demotivation Seite 8

9 Ausgangssituation: Das Wissen über die Hintergründe Führungssystem Die Gründe und Hintergründe für das Scheitern von Projekten sind bekannt. Ziel & Auftrag Vorgehen Steuerungslogik Team Organisation Umfeld Leitung Dennoch werden Fehler wiederholt: auf der Führungsebene auf der Steuerungsebene Wissensmanagement bietet die Chance, aus Fehlern zu lernen (kurzfristig), Erfahrungswissen zu sichern (kurzfristig), Kosten zu minimieren (kurzfristig), Projekte zu optimieren (kurzfristig), Innovationen zu schaffen (mittelfristig), Unternehmen nachhaltig zu entwickeln (langfristig). Seite 9

10 Was ist projektrelevantes Wissen? Motivation & Qualifikation Führungssystem Projektrelevantes Wissen umfasst: Planung & Steuerung Ziel & Auftrag Team Umfeld Anforderungsmanagement Ressourceneinsatz Konfliktfähigkeit Wissensvernetzung Einbindung des Umfeldes Steuerungslogik meist gut dokumentiert gezielt verfügbar Basis für Wissensaufbau aber: oft überbetont / überorganisiert Methoden & Technologien Vorgehen Aufbaustruktur Projektlandschaft Steuerungslogik Leitung Reporting Organisation Führungskompetenz Führungssystem meist nicht kommuniziert zufällig bis nicht verfügbar keine Basis für Wissensaufbau und: oft im Konflikt mit der Linie aufgerieben Das Führungssystem ist die meist genannte Ursache für den Misserfolg von Projekten Seite 10

11 Wissenskritische Projektabschnitte Projektanbahnung Anforderungsmanagement Führungskompetenz Wissen über den Kunden Projektentwicklung Projektlandschaft Anforderungsmanagement Führungskompetenz Wissen über Konkurrenten Projektstart Projektlandschaft Führungskompetenz Anforderungsmanagement Motivation & Qualifikation Projektplanung Ressourceneinsatz Anforderungsmanagement Planung & Steuerung Aufbaustruktur Methoden & Technologien Projektsteuerung Konfliktfähigkeit Anforderungsmanagement Führungskompetenz Einbindung des Umfeldes Reporting Projektabschluss Wissensvernetzung Anforderungsmanagement Seite 11

12 Bedeutung des Führungs-Wissens für den Projekterfolg Verfügbarkeit des Wissens gering hoch Steuerungslogik Planung & Steuerung Methoden & Technologien Führungssystem Konfliktfähigkeit Aufbaustruktur Ressourceneinsatz Führungskompetenz Wissensvernetzung Reporting Einbindung des Umfeldes Anforderungsmanagement Motivation & Projektlandschaft Qualifikation Gut verfügbares Wissen reduziert die Misserfolgsquote erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit Beispiele: Planungstechniken Projekt-Organigramme Schlecht verfügbares Wissen reduziert die Erfolgswahrscheinlichkeit erhöht die Misserfolgsquote Beispiele: Führungskompetenz Anforderungsmanagement gering hoch Beitrag zum Projekterfolg Wissensmanagement muss schlecht verfügbares Führungs-Wissen verfügbar machen. Seite 12

13 Projektbezogenes Wissensmanagement Projektbezogenes Wissensmanagement ist ein gesteuerter Prozess, Wissensmanagement Teamwissen Kollektives Wissen Wissensebene Projekt Projekt Datenebene Dokumentiertes Wissen Wissensmanagement der projektrelevantes Wissen aus Projekten, Prozessen und Bereichen extrahiert, dieses Wissen aufbereitet und es direkt oder indirekt anderen Projekten, Prozessen und Bereichen wieder zur Verfügung stellt. Seite 13

14 Wie wird Wissen verfügbar? Kontext Wissen Intellektuelle Leistung Interpretation Transformation Z. B. -Meetings - Netzwerke -Coaching -.. Information Kommunikation Direkter Austausch Information Z. B. -Mail-Systeme - Datenbanken -Portale -.. Nutzung Daten Dokumentation Indirekter Austausch Seite 14

15 Indirekter Wissensaustausch Wissensmanagement Projekte sind in ein Umfeld eingebettet: Linienorganisation Prozessorganisation Projektlandschaft Wissensaustausch findet statt im Projekt selbst, Projekt mit Geschäftsprozessen und der Linienorganisation sowie mit anderen Projekten Je mehr Schnittstellen, desto höher die Komplexität Je höher die Komplexität, desto indirekter der Wissensaustausch Je indirekter der Wissensaustausch, desto notwendiger die Steuerung Seite 15

16 Wissensbeitrag für andere gering hoch Optimierung des Multiprojektmanagements Optimierung des Multiprojektmanagements Einzel- Projekterfolg kurzfristig Seite 16 Wissensmanagement im Projekt Ziel des Wissensmanagements: Nachhaltigkeit Nachhaltige Unternehmensentwicklung Auswirkung Suboptimale Projekte & Prozesse langfristig Ziele Zielerreichung des Einzel-Projektes in time in budget in quality Nachhaltige Unternehmensentwicklung Wege Schaffung und Dokumentation von fachlichem Wissen prozeduralem Wissen Erfahrungs-Wissen Bereitstellung des Wissens für Nachbarprojekte Folgeprojekte Geschäftsprozesse

17 Nachhaltigkeit: Beispiel Anforderungsmanagement Führungssystem Bestandteile Motivation & Qualifikation häufige Schwachstellen Ressourceneinsatz Konfliktfähigkeit mögliche Empfehlungen Wissensmgmt Inhalte Anforderungsmanagement Ziele und Nicht-Ziele Ziel & Auftrag Planung & Steuerung Team Analyse oberflächlich Umfeld Erfolgs- Faktoren! Leitung Definition zweideutig Wissensvernetzung Einschätzung falsch Einbindung des Umfeldes Rahmenbedingungen Vorgehen Zielanalyse- Methodik Arbeiten mit Hypothesen & Annahmen Zieldefinition alt und neu fortlaufende Dokumentation Annahme - Wirklichkeit Projektvertrag Pflichtenheft Methoden & Technologien Führungskompetenz Projektlandschaft Organisation Vertrag oft unklar Reporting Sprache! Vertrag als Abstimmungs-Basis operationalisierter Vertrags-Inhalt Umgang mit Change Requests Steuerungslogik Aufbaustruktur Hinterfragen zu unkritisch Annahme zu ungefiltert Bündelung und Berechnung begründete Entscheidungen Seite 17

18 Einführung von Wissensmanagement: Anforderungen Teamwissen Kollektives Wissen Wissensmanagement-Prozess Wissensmanagement Wissensebene Projekt Projekt Datenebene Dokumentiertes Wissen Wissensebene Datenebene Wissensmanagement Transformation von Wissen in Information Dokumentation der Information bzgl. Problemen und Lösungen, Maßnahmen und Ergebnissen, Fehlern und Erkenntnissen, harten Fakten und weichen Faktoren,... Projekt Projekt Wissensebene Aufbau der direkten Kommunikation Aufbau der indirekten Kommunikation Aufsetzen von Projekt-Nachbereitungen Seite 18

19 Einführung von Wissensmanagement: Vorgehen Wissensmanagement Teamwissen Kollektives Wissen Wissensebene Projekt Projekt Datenebene Dokumentiertes Wissen Wissensmanagement Aufbau einer Informationsbasis Festlegung des zu dokumentierenden Wissens Zerlegung des Wissens in einzelne Informationen Herstellung der Messbarkeit (vorher nachher) Dokumentation Katalogisierung Wissensebene Datenebene Projekt Projekt Nutzung der Informationsbasis Zugänglichkeit Erweiterbarkeit Bewertbarkeit Erfahrungsaustausch Wissensebene Seite 19

20 Einführung von Wissensmanagement: Erfolgsfaktoren Management-Commitment: Führungswissen in Projekten als strategischer Erfolgsfaktor Fehlertolerante Unternehmenskultur: Nicht Fehler vermeiden wollen, sondern ihre Wiederholung Anreiz-Systeme: Projektbezogene Angebots- und Nachfrage-Märkte Organisatorische Positionierung: Befugnisse und Zuständigkeiten Pilotierung: Nicht alles auf einmal, sondern einmal richtig Einbindung des Umfeldes: Die Güte des Prozesses entscheidet über den Erfolg Seite 20 Messung der Kunden -Zufriedenheit Andere Projekte Prozessowner Linienmanager

21 Leistungen der Produktbasierte Diagnosen Projekt Audits Wissens Audits Prozess Audits Kultur Audits Potenzialanalysen Umsetzungsorientierte Dienstleistungen Projektmanagement Wissensmanagement Prozessoptimierung Organisationsentwicklung Personalentwicklung Interim Management Seite 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Unternehmensberatung für nachhaltiges Projektmanagement GbR D Mainz Tel. +49/6131/ Fax +49/6131/ D Frankfurt am Main Tel. +49/69/ Fax +49/69/ D Ladenburg Tel. +49/6203/ Fax +49/6203/ contact@project-15.de Seite 22