Saarlandtag 2013 COMPAREX

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1 Saarlandtag 2013

2 Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement mit SharePoint

3 3 Wissensmanagement Manchmal

4 4 Wissensmanagement Oder

5 5 Wissensmanagement Was machen wir den ganzen Tag? Unterbrechungen / Störungen 10% Suchen von Informationen 30% Besprechungen 20% Generieren von Daten 40%

6 6 Wissensmanagement Probleme beim täglichen Arbeiten als Information Worker Informationen können nicht gefunden werden Daten werden mehrfach erstellt Daten sind nicht zuverlässig Unbefugte haben Zugriff auf Daten Wissende Mitarbeiter verlassen das Unternehmen *vgl. Herbst, Dieter (2000) Erfolgsfaktor Wissensmanagement. Berlin: Cornelsen, S. 82

7 7 Wissensmanagement Die Folgen Hohe Mehrkosten durch Doppelarbeit, da Wissen neu erarbeitet werden muss Niedrige Zufriedenheit der Kunden, da es zu häufigen Fehlern kommt. Kostenintensive Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter Niedrige Mitarbeiterzufriedenheit verursacht geringe Produktivität und/oder eine hohe Fehlerquote

8 8 Wissensmanagement Wissensmanagement von umfasst die zielgerichtete Unterstützung aller Prozesse, Methoden und Tätigkeiten zur Erfassung, Ablage, Anreicherung, Verbreitung und Findung von Wissen/Informationen

9 9 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Ausgangslage Mittelständisches Unternehmen mit stark hierarchischer Struktur, verteilt auf mehrere Standorte, ca Mitarbeiter Problemstellung: Mitarbeiter haben hohen Aufwand, Informationen zu finden, zu verarbeiten, abzulegen und zu verteilen Ziele des Projektes: Entlastung der Mitarbeiter im Umgang mit Wissen im Arbeitsalltag Förderung der Zusammenarbeit durch Verbesserung der Kommunikation zwischen den Standorten und innerhalb der Standorte

10 10 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Phase 1 Informationen sammeln und bündeln

11 11 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Phase 2: Entwickeln von Lösungsalternativen in den Kreativ-Workshops

12 12 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Empfehlung zur Realisierung des Prototypens Szenario Reichweite Technischer Aufwand Organisatorische Veränderungen Schlüsseltechnologien Verbesserungsvorschläge Einarbeitung Bewerbermanagement Besprechungen Fortbildungen Wissensaustausch Suche Legende: gering hoch

13 13 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Phase 3: Umsetzung der Szenarien Umsetzung des Szenarios Verbesserungswesen als Pilot Gemeinsame Entwicklung mit den Key-Usern Quick Wins schnelle und weitreichende Umsetzung des Szenarios Kontinuierlicher Verbesserungsprozess in der Entwicklung

14 14 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Anforderungen des Kunden Einfache Bedienung für die Endanwender Auswertungsmöglichkeiten und klare Zuständigkeiten Anonyme Erfassung der Verbesserungsvorschläge Incentive-Programm für eingereichte Verbesserungsvorschläge

15 15 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Das Ergebnis InfoPath Formular im SharePoint Anonymisierungs-Funktion zur Sicherstellung der anonymen Übertragung des Vorschlags Hinterlegter Workflow steuert Verbesserungsvorschlag durch Stadien Automatische Übermittlung von Punkten an Personalabteilung Dashboards zur Übersicht Vorschläge in Bearbeitung Vorschläge zur Durchführung

16 Michael Fetzer 16 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Beispielhafte Umsetzung Verbesserungsvorschlag - Einreichung Titel:* Datenschutz ist durch individuelle Datenspeicherung nicht gewährleistet Einreicher: Nils Wittig Anonym: Verbesserungsvorschlag:* Für das Arbeiten an mehreren Standorten werden auch USB-Sticks als Datenspeicher für sensible Unternehmens- und Patienteninformationen verwendet. Dieser Speicher könnte in die falschen Hände gelangen. Anlagen: Senden Qualitätsmanagement Fachgremium Lösungsvorschlag:* Kategorisierung:* Relevanz:* Geltungsbereich:* Fachgremium:* Schwächen: Kommentar: Stärken: Entscheidung: Chancen: Risiken: Erfolgs-Messkriterien: Prozessoptimierung Wir schlagen vor, dass die MySite-Funktion des SharePoint 2010 im VKLA zukünftig dafür verwendet wird. Dort hat jeder Mitarbeiter eine private und eine 1 öffentliche 2 Dateiablage, 3 4die sogar 5mit dem Windows Phone synchronisiert werden kann. Allgemein Verwaltung Zuverlässiger Internetzugang (bzw. Platz für Offline-Synchronisation) notwendig Können wir nicht SharePoint dafür verwenden? 5 Die Daten bleiben physikalisch innerhalb des Unternehmens (keine Cloud-Lösung) Genehmigen Ablehnen Rückfrage an Einreicher Die Auffindbarkeit von Dokumenten in der SharePoint-Suche Ablehnungsgrund:* verbessert den Wissenstransfer Gewichtung: Sicherheitsrisiko Bei Ausfall der internetverbindung sind die 2 Vorschlag existiert bereits Daten vorrübergehend nicht im Zugriff, falls keine Offline-Synchronisation aktiviert ist Konflikt mit Unternehmenszielen Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die MySite, idealerweise Juristisch bedenklich auch per Mobiltelefon Projekttyp:* Verbesserung auf Prozessebene Investitionsprojekt 2 3

17 17 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Fazit aus der Einführung des Verbesserungswesen Mitarbeiter partizipieren gerne am Verbesserungswesen des Unternehmens über 500 Verbesserungsvorschläge im 1. Quartal nach Go-Live über 20 % der Vorschläge wurden umgesetzt

18 18 Wissensmanagement - Praxisbeispiel Das sagen unsere Kunden Offene Kommunikation bei gleichzeitiger Wahrung der Anonymität Möglichkeit, im laufenden Verfahren Veränderungen einfließen zu lassen Es ist klasse, dass die Mitarbeiter mit ihren Ideen einbezogen werden

19 19 Wissensmanagement Beispiele der Einsparungen durch Wissensmanagement Kosteneinsparung von bis zu pro Jahr bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern (vgl. Weber, Lukas (2007)) Wissensmanagement und Vorschlagswesen Prozessoptimierung und Qualitätsverbesserungen Anhebung der Mitarbeiterzufriedenheit Einarbeitungskosten von neuen Mitarbeitern um 30% senken (vgl. Nordakademie, HS der Wirtschaft, 2008) Durch die Schaffung von Wissenstransparenz unter ganzheitlicher Betrachtung von Organisation, Kultur und Technologie, sowie der Vermeidung des Know-how-Verlustes durch Mitarbeiter-Fluktuation Einarbeitungsprozess anhand von ganzheitlich bereitgestelltem Wissen

20 20 Wissensmanagement Wissensmanagement Analyse der Potentiale Die Analyse betrachtet Ihr Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven und liefert Ihnen am Ende Antworten auf folgende Fragen: Wo steht ihr Organisation heute? Wo gibt es Verbesserungspotential? Durch welche Maßnahmen kann das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen vorangetrieben werden?

21 21 Kontakt Stephan Oetzel Team Manager SharePoint AG Halskestr Ratingen tel: fax: web:

22 Danke für Ihre Aufmerksamkeit

23 29 Phase 2: Identifikation von Szenarien

Kontinuierliche Prozessverbesserung mit Hilfe eines Living Books Implementierung eines Systems für die Mitarbeiter-getriebene Prozessverbesserung

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