Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen - Grundlagen und Implementierung

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1 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen - Grundlagen und Implementierung Dr. Claus Brell Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 1 Übersicht, Lernziele Motivation und Begriffe: Was ist ein Wiki? Wofür brauchen Firmen Wissensmanagement und was ist das? Wie hängt Wissensmanagement mit IT-Management zusammen? Wiki / Wissensmanagement-Einführung als Prozess: Welche organisatorischen Vorbereitungen? Make or Buy? Benötigte Skills? Hard- und Software? Wiki auswählen, einrichten, nutzen und weiterentwickeln: Auswahl, Überblick Installation und Betrieb, Forschungsmöglichkeiten 1. Folien, Anleitung für Wiki- Installation und weitere Informationen unter Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 2 1

2 Bedeutung der Wissensvermehrung bis heute 1. Francis Bacon *: (gemeinsames) Wissen ist Macht 2. Benjamin Franklin **: Investition in Wissen bringt die höchsten Zinsen 3. unbekannte Quelle: Kauf eines Kaffeeautomaten ist die beste Investition in Wissensvermehrung und -verteilung * 1597, Philosoph, Naturforscher und Staatsmann ** 1750, Erfinder und Staatsmann Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 3 Thesen zum Wissen 1. Wir leben in einer Wissensgesellschaft. 2. Wissen ist ein (wertvolles) Wirtschaftsgut. Warum? 3. Im Unternehmen geteiltes Wissen verbessert den Geschäftserfolg. 4. Wissen ist eine flüchtige Ware. Wieso eigentlich? Quelle: Barrieren und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements, Studie der FH Köln, 2005 Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 4 2

3 Warum ist Wissen flüchtig? 1. Mitarbeiterfluktuation (Rente, Stellenwechsel) 2. Vergesslichkeit ohne Schriftlichkeit 3. Kommunikationsarmut 4. Katastrophen (Wassereinbruch, Plattencrash) 5. Böser Wille (Wissen ist Macht) 2. Es ist erforderlich, sich professionell* mit der Organisation, Vermehrung und Verteilung von Wissen auseinanderzusetzen => Wissensmanagement (WM). (*) ingenieurmäßiges Vorgehen, IT-Unterstützung, Einführung als Prozess Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 5 Was ist Wissen(1) / Wissensmanagement? Wissen ist nicht: Informationen, Datenbanken. Wie würden Sie Wissen definieren? 3. Wissen ist die Gesamtheit der Kenntnisse und Fertigkeiten, die Individuen, Gruppen, Organisationen zur Lösung von Problemen und Generierung von Erfolg einsetzen. Wissen A implizit: Know How Gruppendynamik Erfahrungen Brain To Document explizit: Dokumente Regeln Verfahren 3a. Wissensmanagement: Steuerung der Speicherung, der Vermehrung und des Erwerbs von Wissen. Quellen: Nonaka, Probst, BITKOM Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 6 3

4 Was ist Wissen(2)? Nutzen Wissen + + Informationen Daten, Fakten Bewertung IT Struktur Voraussetzung 4. IT-gestütztes Wissensmanagement hat große Überschneidung mit IT- Qualitätsmanagement, Voraussetzung ist Einbindung in IT-Servicemanagement (als Teil des IT-Managements). Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 7 Was tun gegen flüchtiges Wissen? Probleme -> Lösungen -> Werkzeuge: Information Overload (Mail, Fachpresse ) -> Bewerten, Filtern, Ordnen -> Datenbanken, Listen, Bewertungsportale isolierte Wissensinseln (versch. Kontaktordner neben CRM) -> Zusammenführen -> Data Wissensmanagement!!! Warehouse (mit Wiki-Frontend ) stille Know-How-Träger -> Kommunikation fördern -> Foren, Blogs, Social Networks, Wiki Verlust zentraler Wissensträger (Fluktuation ) -> Aufschreiben -> Wissensmanagement mit Wiki 5. Ein Wiki eignet sich als IT-Werkzeug zur Unterstützung vieler WM-Methoden, insbesondere als schneller implizit2explizit-konverter. Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 8 4

5 Was ist ein Wiki? Ein Wiki ist Wer kennt Wikis? 0rganisatorisch: eine vernetzte Sammlung von (kurzen, hochwertigen) Dokumenten eine von vielen Personen getragene Wissensbasis ein flexibles Instrument, um implizites Wissen in explizites umzusetzen aber auch ein eigentlich hierarchiefeindliches Medium eine Spielwiese für Selbstdarsteller technisch: ein abgespecktes CMS (System zur Webseitenverwaltung) eine kollaborative Arbeitsplattform (alle können Seiten ändern) ein Kommunikationsmedium 6. Ein Wiki ist eine Softwareplattform, die es über das Internet / ein Intranet ermöglicht, mit vielen Menschen online verlinkte Dokumente zu bearbeiten, die noch mehr Menschen lesen können. Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 9 Beispiele Wikis (1) Wikipedia Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 10 5

6 Beispiele Wikis (2) WoW-Wiki Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 11 Beispiele Wikis (3) persönliche Notizsammlung Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 12 6

7 Wiki und Wissensmanagement im Unternehmen Schnittstellen für IT-Management Wissensmanagement Information Kommunikation Rundschreiben Datenbanken Intranet / CMS Suchmaschine Wiki Gemeinsame Ablage IT-Organisation Mail Groupware Forum Formelle Meetings Informelle Meetings Unternehmensorganisation Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 13 Wiki Einführung als Prozess (1) 7. Erfolgsfaktoren Wiki-Einführung: Einbindung der Hierarchie und der Mitarbeiter 1 Bedarf erkennen Lösungen analysieren Verbündete gewinnen organisatorische Vorbereitungen Betriebsrat, make or by, -> Entscheidungsvorlage Auftrag der Unternehmensleitung 8. Gestaltung und Durchführung des Prozesses Einführung von einem Wiki als IT-gestützte Wissensmanagement-Methode ist eine typische Aufgabe für das IT- Management. Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 14 7

8 Wiki Einführung als Prozess (2) technische Voraussetzungen schaffen Wiki-System integrieren Kick Off erste Inhalte Betrieb 9. Technische Bereitstellung eines Wikis ist ein typisches Anwendungsintegrations-Projekt Evaluation Relaunch 1 Technik: Kennen Sie Wiki-Software? Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 15 Welche Wikisoftware(1)? Mögliche fertige Wikisoftware: Dokuwiki (PHP, Dateisystem) MoinMoin (Python, Dateisystem) TWiki (Perl, Dateisystem) Mediawiki (PHP, MySQL o.a.) Wikipedia und hundert weitere Wiki Übersichten: Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 16 8

9 Welche Wikisoftware(2)? Entscheidungskriterien: Welche würden Sie heranziehen? Bekanntes Look & Feel Flache Lernkurve für die Autoren / Benutzer Weit verbreitete technische Basis / stabile Weiterentwicklung Skalierbar bei wachsenden Ansprüchen Einfache Installation / Installationsscripte => Mediawiki 10. Für eine schnelles Erfolgserlebnis ist Mediawiki ein gutes Modell- und Vorzeigesystem Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 17 Welche Hard- und Software? Hardware: Software: Für ein persönliches Wiki: Ab Subnotebook aufwärts Fürs KMU-interne Netz: Standard-PC, Beilage auf dem Server Für Internet / Großunternehmen: Serverfarm Bei verteilter Nutzung: Netz Webserver (Apache) Datenbankmanagementsystem (MySQL) Scriptsprache (PHP) => XAMPP-System, wenn Flexibilität gewünscht => Bitnami-System oder ähnliches, wenn nur Quicki 11. Mediawiki benötigt nur Standard-Komponenten als unterliegende Infrastruktur, i.d.r. reicht das typische Angebot eine Internet-Service-Providers. (Stichworte: Root-Server, Web-Paket, Cloud-Computing) Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 18 9

10 Welche Kenntnisse / Softskills? Das benötigt man, wenn man selber implementiert: Etwas Geduld und Durchhaltevermögen Suchkompetenz im Internet Grundverständnis relationale Datenbanken hilfreich PHP-Grundkenntnisse hilfreich Datenkommunikation-Grundkenntnisse hilfreich PHP: MySQL: Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 19 Schritte der praktischen Wiki-Installation Erich Kästner: Es gibt nichts gutes außer man tut es Ein Wiki auf dem eigenen Rechner (z.b. als Notizblock) installieren (organisatorische Prozessschritte überspringen) 1. XAMPP und Mediawiki-Software herunterladen 2. XAMPP installieren und für Mediawiki vorbereiten 3. Mediawiki entpacken und Installationsscript starten 4. Mediawiki ggf. an eigene Umgebung anpassen 5. Erste Inhalte einpflegen 12. Detailliertere Beschreibung der Wiki-Installation: Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 20 10

11 Wiki in (Unternehmens-) Teilbereichen nutzen Für abgegrenzten Bereich eigenes Wiki nutzen: 1. Beispiel: in der Hausbibliothek (Behörden, Hochschulen) 2. Beispiel: Bereich Personalentwicklung: Handreichungen für neue Mitarbeiter 3. Beispiel: Abteilungs-Fachwiki (Förderwiki im Innovationsministerium) 13. Technische Lösung Unterstützung von getrennten Wikis mit Mediawiki: Kein Server zusätzlich erforderlich, nur jeweils eigenes Verzeichnis für PHP-Scripte und anderer Datenbankname Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 21 F & E: Wiki als Basis für BusinessProcess-Modellierung Beispiel Business Process Models: Forschungsprojekt der FH Heilbronn Prozessanalyse strukturiert in Wiki ablegen Daraus automatisiert aus vorgegebenen Prozessbausteinen komplexe Anwendung generieren. Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 22 11

12 F & E: Wiki als CRM-Front-End Semesterprojekt HS Niederrhein (Business Intelligence & Data Warehouse): Wiki2CRM Strukturierte Eingabe von Kundeninformationen in ein Wiki durch den Vertrieb / Pre Sales Support Automatisierte Übernahme der Informationen in eine Datenbank (z.b. vtiger CRM oder eigene DB als Data Warehouse) 14. Wikis eignen sich auch als Basis für eigene Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 23 F & E: Wiki statt kollaborativer Arbeitsplattform Wiki mit Zugang nur für zugelassene Benutzer Arbeiten an gemeinsamen Texten Persönlicher Austausch nicht über Mail, sondern über die Diskussionsseiten Automatisierte Extraktion der bearbeiteten Texte als PDF (Handbuch, Dokumentation) Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 24 12

13 F & E: Entwicklung eigener Analysetools Export der Texte und Wortanalysen: Bildet das Wiki die Wirklichkeit des Betriebes angemessen ab? Kommen die wichtigen Begriffe angemessen vor? Wikigestützter Alertmechanismus: Ablage von relevanten organisatorischen Informationen mit Verfallsdatum, Wiedervorlagedatum oder Startdatum. Automatisiertes regelmäßiges Auslesen der Datumeinträge und Alarmnachrichten über oder SMS, oder Steuerung von IT-Abläufen (Batch). Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 25 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folien, Anleitung für Installation und weitere Informationen unter Oktober 2009 Wiki als Basis-Anwendung für Wissensmanagement im Unternehmen, Dr. Claus Brell 26 13

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