Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. Infrastruktur Überregionale Revision. Revision SGB III

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1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Infrastruktur Überregionale Revision

2 Inhaltsverzeichnis 1 Revisionsauftrag 1 2 Zusammenfassung 1 3 Revisionsergebnisse Geschäftsprozesse des Inventarmanagements Service-Level-Agreements des Inventarmanagements Inventarisierung 3 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und -methode Abkürzungsverzeichnis Infrastruktur August 2013

3 1 Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision beauftragt, eine horizontale Revision zum Thema Infrastruktur durchzuführen. Im Rahmen der Revision sollten Risiken im Prozess des Inventarmanagements identifiziert, sowie Erkenntnisse über die vereinbarten Service Levels, die Funktionalität des Internen Kontrollsystems (IKS) und die Validität des elektronischen Datenbestandes gewonnen werden. Auftrag Ziele der Revision 2 Zusammenfassung Die Regelungen zum Beschaffungsprozess wurden teilweise nicht beachtet (Ziffer 3.1). Die festgelegten Zeiträume der Service-Level-Agreements werden eingehalten. Die diesem Ergebnis zugrunde liegenden Messpunkte beruhen jedoch auf manuellen Eingaben, und das dafür vorgesehene IT-Tool AM-IS wurde nicht durchgehend genutzt (Ziffer 3.2). Die Internen Services haben das vorhandene Inventar valide erfasst (Ziffer 3.3). 3 Revisionsergebnisse 3.1 Geschäftsprozesse des Inventarmanagements Die Regelungen zum Beschaffungsprozess wurden teilweise nicht beachtet. Das Inventarmanagement im Internen Service Infrastruktur soll die operative Aufgabenerledigung der Agenturen für Arbeit unterstützen, indem die Einrichtung und Ausstattung der Dienststellen mit Mobiliar, Maschinen und Geräten sowie die Beschaffung von Geschäftsbedarf im erforderlichen Umfang und mit der notwendigen Qualität zeitnah erfolgen. Der sparsame und wirtschaftliche infrastrukturelle Ressourceneinsatz sowie die Einhaltung verbindlicher Regelungen unter anderem nach der VOL/A und der HEGA 04/2009 Nr Einkaufsorganisation in der BA sind dafür sicherzustellen. Von den einschlägigen Weisungen und den rechtlichen Regelungen wurde wie folgt abgewichen: Bei der Durchführung von Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen mit einem Auftragswert ab Euro 1 bis Euro wurden in 10 von 14 Fällen keine drei Angebote zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots eingeholt 2. Bei der Durchführung von Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen mit einem Auftragswert ab 500 Euro bis Euro wurden in 17 von 25 Fällen nicht die erforderlichen zusätzlichen Vertragsbedingungen (unter anderem mit Regelungen zum Gefahrenübergang, zu Zahlungsbedingun- Sollbeschreibung Feststellungen Einholung von drei Angeboten zusätzliche Vertragsbedingungen 1 Im Bericht genannte Beträge in Euro enthalten keine Mehrwertsteuer. 2 gemäß 3 Absatz 5 lit. i) VOL/A Infrastruktur August

4 gen und zum Datenschutz) verwendet. Bei 7 von 11 freihändigen Vergaben außerhalb von Rahmenverträgen zwischen 500 Euro und Euro konnte nicht nachvollzogen werden, ob die gemäß HEGA 04/2009 Nr. 13 vorgesehene Prüfung der Marktgängigkeit erfolgt ist. Die nach den Haushalts- und Bewirtschaftungsbestimmungen (HBest) erforderliche Mittelbindung zum Zeitpunkt der Bestellung wurde in 27 von 48 Fällen nicht vorgenommen. Insoweit bestand kein transparenter Überblick über die weiter zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel bzw. die bisher eingegangenen Zahlungsverpflichtungen. Vor einer Beschaffung ist stets die dienstliche Notwendigkeit des Mitteleinsatzes zu prüfen 3. In 13 von 57 Fällen war dies nicht erkennbar. Die Prüfung der günstigsten Zweck-Mittel-Relation (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) ist bei 7 von 38 Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen nicht erfolgt. Nach den Durchführungsbestimmungen zum Kassen- und Einzugswesen in der Bundesagentur für Arbeit (KEBest) hat bei Ersatzbeschaffungen eine Prüfung der Ersatzpflicht Dritter zu erfolgen. Die Durchführung dieses Bearbeitungsschrittes war in 6 von 20 Fällen nicht erkennbar. Prüfung der Marktgängigkeit Bindung von Haushaltsmitteln Prüfung der Notwendigkeit Prüfung der Wirtschaftlichkeit Prüfung der Ersatzpflicht Dritter Die mit dem Inventarmanagement verbundenen Beschaffungsaufgaben sollten durch ein wirksames Internes Kontrollsystem sichergestellt werden, das sich insbesondere durch systematische Überprüfungen der ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung und fest verankerte Kommunikationsstrukturen auszeichnet. Vor diesem Hintergrund ist der Internen Revision aufgefallen, dass die oben dargestellten Abweichungen von den Regelungsinhalten überwiegend in einem Internen Service auftraten, der noch nicht über ein Fachaufsichts- und Kommunikationskonzept verfügte. Es wurde festgestellt, dass die Aufgabenwahrnehmung dort weder systematisch kontrolliert wurde, noch regelmäßige Dienstbesprechungen stattfanden. Darüber hinaus wurden zentrale Beschaffungsvordrucke, die eine rechts- und verfahrenssichere Bearbeitung unterstützen könnten, teilweise nicht verwendet. Bewertung anhand von IKS- Gesichtspunkten Den geprüften Internen Services wurden bereits Revisionshinweise zu den im Einzelnen getroffenen Feststellungen und Bewertungen schriftlich mitgeteilt. Weiter könnten die Empfehlungen zu den Abläufen im Internen Service Infrastruktur (IS) Inventarmanagement vom punktuell optimiert werden, indem verbindlich vorgeschriebene Prozessschritte und Dokumentationspflichten als solche kenntlich gemacht werden und ein Verweis auf die zugrunde liegende Regelung aufgenommen wird. 3 gemäß 6 Bundeshaushaltsordnung (BHO) bzw. nach HBest Infrastruktur August

5 3.2 Service-Level-Agreements des Inventarmanagements Die festgelegten Zeiträume der Service-Level-Agreements werden eingehalten. Die diesem Ergebnis zugrunde liegenden Messpunkte beruhen jedoch auf manuellen Eingaben, und das dafür vorgesehene IT-Tool AM-IS wurde nicht durchgehend genutzt. Service-Level-Agreements sind Leistungsversprechen des Dienstleisters Interner Service gegenüber den operativen Organisationseinheiten, die die zugesicherten Leistungseigenschaften wie z. B. Leistungsumfang und Dauer der Bearbeitung beschreiben. Für den Bereich Inventarmanagement bestehen folgende Service-Levels: Sollbeschreibung Bestellung von Infrastrukturgütern bis zu einem Warenwert von Euro aus Rahmenverträgen in 5 Arbeitstagen Beschaffung von Infrastrukturgütern bis zu einem Warenwert von Euro außerhalb von Rahmenverträgen in 10 Arbeitstagen. Mit Hilfe des zum verbindlich eingeführten Auftragsmanagements für den Internen Service (AM-IS) soll die Datenbasis zur Auswertung der Service-Levels einheitlich und zuverlässig erfasst und über das Führungsinformationssystem der BA (FIS) abgebildet werden. Die Zielquote im Bereich des Inventarmanagements von 90% wurde 2012 in allen geprüften Internen Services erreicht. Es ist allerdings zu berücksichtigen, dass die Service-Level-Messpunkte auf manuellen Eingaben beruhen, die fehlerhaft sein können. So stimmten in 3 von 23 geprüften Fällen die tatsächlichen Daten nicht mit den in AM-IS erfassten Daten überein. Darüber hinaus wurde AM-IS nicht durchgehend genutzt: Von 57 geprüften Beschaffungsvorgängen aus den ersten drei Quartalen des Jahres 2012 wurden 26 nicht über AM-IS abgewickelt. Daher besteht das Risiko, dass die tatsächliche Serviceleistung der Internen Services nicht korrekt abgebildet wurde. Feststellungen / Bewertung 3.3 Inventarisierung Die Internen Services haben das vorhandene Inventar valide erfasst. Von den Internen Services soll das Inventar vollständig und korrekt in dem hierfür eingerichteten IT-System Cobra.im erfasst werden. In den geprüften Internen Services wurden die neu beschafften Einrichtungsund Ausstattungsgegenstände ordnungsgemäß in Cobra.im erfasst. Die Überprüfung des bereits vorhandenen Inventars belegt ebenfalls einen weitgehend validen Bestandsüberblick: 95 der 98 geprüften Gegenstände waren in Cobra.im inventarisiert. Sollbeschreibung Feststellungen / Bewertung Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Infrastruktur August

6 Revisionsumfang und -methode Anlage 1 Die Revision wurde in drei Internen Services verschiedener Regionaldirektionen durchgeführt. Die Auswahl ist anhand folgender Kriterien erfolgt: ein Interner Service mit RD-Zuständigkeit, ein Interner Service in ländlich geprägter Region und der Interne Service mit der größten Anzahl an Verbundagenturen. Die Interne Revision hat die Prozesse im Inventarmanagement von der Beschaffung bis zur Bestandsverwaltung und das zur Sicherstellung der Aufgaben vorhandene IKS untersucht. Feststellungen dieser Revision nehmen Bezug auf folgende Grundlagen: Analysen der einschlägigen Geschäftsprozesse und Service-Level-Agreements, vorab angeforderte Unterlagen, Checklisten, schriftlich dokumentierte Nachweise, Auswertungen von insgesamt 57 risikoorientiert ausgewählten Beschaffungsvorgängen (19 aus Rahmenverträgen / 38 außerhalb von Rahmenverträgen), stichprobenartige Prüfungen von insgesamt 46 Neubeschaffungen hinsichtlich ihrer Erfassung in Cobra.im, eine Überprüfung der korrekten Erfassung von insgesamt 98 bereits vorhandener Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände im EDV-System Cobra.im sowie ergänzende Interviews. Für die zu prüfenden Beschaffungsvorgänge wurde jeweils eine Übersicht aus dem Budgetverbrauchsbericht angefordert, in der alle bis zum getätigten Ausgaben des Jahres 2012 innerhalb der Finanzposition aufgelistet waren. Das Revisionsteam hat daraus risikoorientiert vorrangig Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen mit vergleichbar hohem Auftragswert ausgewählt. Ergänzend wurden Interviews mit folgenden Fach- und Führungskräften geführt: Bereichsleiter/-in Infrastruktur und Teamleiter/-in bzw. Erste Fachkraft Inventarmanagement. Zeitraum der Revision: bis Infrastruktur August

7 Anlage 2 Abkürzungsverzeichnis AM-IS BA BHO Cobra.im FIS HBest IKS IT KEBest RD VOL/A Auftragsmanagement im Internen Service Bundesagentur für Arbeit Bundeshaushaltsordnung IT-Verfahren zur Unterstützung der Arbeit im Infrastrukturbereich der IS Führungsinformationssystem der BA Haushalts- und Bewirtschaftungsbestimmungen Internes Kontrollsystem Informationstechnik Durchführungsbestimmungen zum Kassen- und Einzugswesen in der Bundesagentur für Arbeit Regionaldirektion Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A Infrastruktur August

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