Organisation des Beschaffungswesens des Landes NRW Stand:

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1 Organisation des Beschaffungswesens des Landes NRW Stand: Produktgruppe EDV 1) EDV-Hardware und Wartung 1.1) Kabinettvorlage des FM zur Umsetzung der Machbarkeitsstudie Beschaffungswesen Die Gesamtausgaben für den EDV-Bereich incl. Hardware, Software, Wartung, Pflege und Zubehör beliefen sich auf rd. 141 Mio. p. a. (ohne Hochschulen), das Einsparpotenzial wird auf insgesamt rd. 9 Mio. p.a. (8 Mio. EDV-Hardware / 1 Mio. EDV-Wartung) geschätzt. EDV-Hardware wird bereits größtenteils ressortweit gebündelt beschafft, überwiegend in den Ressorts mit dem höchsten Ausgabevolumen (IM, JM und FM). In der Praxis wird der Bedarf an EDV-Hardware bei mehreren Anbietern beschafft, gleiches gilt auch für die EDV-Wartung. Mit einer landesweiten / ressortübergreifenden Bündelung der Beschaffung von EDV-Hardware und Wartung können nach Gutachtereinschätzung erhebliche Mengenrabatte erzielt werden. Wesentliches Ziel muss aber sein, den Kernbeschaffungsprozess, d. h. die eigentliche Vergabe, zu bündeln. Ein solcher Ansatz ermöglicht es, dass nach wie vor viele Entscheidungen dezentral erfolgen können. Rahmen und Bezugsverträge können so ausgestaltet werden, dass die Flexibilität vor Ort gewahrt bleibt. Die Form der heute praktizierten dezentralen Beschaffung führt dazu, dass viele Schritte des Beschaffungsprozesses an vielen Stellen parallel ausgeführt werden (Mehrfacharbeiten). (Kabinettbeschluss vom ) (Anmerkung: Die Hochschulen sind in der sog. Machbarkeitsstudie nicht untersucht worden) 1.2) Stellungnahme für den Hochschulbereich: 1.2.1) allgemein: Die Feststellungen des Gutachtens zum Beschaffungswesen beziehen sich auf den Hardwareeinsatz in Landesbehörden. Die für den Hochschulbereich typischen Produkte sind nicht untersucht worden. Es handelt sich im wesentlichen um IT-Geräte, die für Lehre und Forschung in den Fachbereichen sowie in den Bibliotheken und Rechenzentren eingesetzt werden. Die notwendigen Kenntnisse zum Einsatz der Geräte werden in den Hochschulen vorgehalten. Diese Kenntnisse kommen den Hochschulen bei der Beschaffung von Hardware zugute mit dem Ergebnis, dass hohe Sonderrabatte für Lehre und Forschung gewährt werden. Oft

2 - 2 - handelt es sich um Neuentwicklungen, die in den Hochschulen für wissenschaftliche Anwendungen eingesetzt werden. Bei Hardware (Server, wissenschaftliche Arbeitsplätze, an Versuchen angeschlossenen Rechner etc.) handelt es sich zwar oft um "normale" DV, aber häufig dabei um besondere Konfigurationen. Neuentwicklungen finden sich bei den Großrechnern (Parallelrechnern), deren Kosten schnell in die Mio. gehen. Es gibt in der Regel keinen Standardrechner im wissenschaftlichen Bereich: ein Jurist hat andere Anforderungen als ein Japanologe oder ein Informatiker oder ein Mediziner. Aus den Anwendungen (Software) ergeben sich oft Anforderungen an die Hardware und ihre Bauteile. Die Unternehmen versprechen sich über Vorführ- und Multiplikatoreneffekte verbesserte Marktchancen. Durch hochschulinterne und hochschulübergreifende Kooperation (über die Rechenzentren und Beschaffungsabteilungen der Hochschulen) werden Preisvorteile weitergegeben (z.b. Rahmenbezugsverträge). Eine Beschaffung dieser Produkte über ein anderes Ressort ist nicht zweckmäßig, weil hierzu außerhalb der Hochschulen eine besondere Beschaffungsorganisation aufgebaut werden müsste, die nicht über die notwendigen Arbeitskontakte zu den Fachleuten in den Hochschulen verfügt (z.b. Fachbereiche für Informatik). Bei den Rechnern, die sowohl in Landesbehörden als auch Hochschulen eingesetzt werden (z.b. UNIX- und Windows-NT-Rechner) sind die für Hochschulen geltenden Konditionen vom Gutachter nicht mit den für die Landesbehörden erzielbaren Konditionen verglichen worden: Die Preise der für Lehre, Forschung und diese unterstützende Verwaltungstätigkeiten beschafften Rechner sind in der Regel erheblich günstiger als die Behördenpreise. Dies liegt u.a. an dem bundesweiten Begutachtungsverfahren der DFG, welches der Finanzierung von Rechnerbeschaffungen nach dem HBFG vorausgeht. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass diese Konditionen auf Landesbehörden übertragen werden können. Hinsichtlich der Wartung ist zu bemerken, dass in Bezug auf die Peripheriegeräte wie Rechner, Drucker oder Bildschirme keine Wartungsverträge abgeschlossen werden, wohl hingegen für Server oder Netzwerke. Letztere gibt es in unterschiedlicher Konfiguration von unterschiedlichen Herstellern, die in der Regel auch am besten geeignet sind, die Wartung dieser Geräte durchzuführen. Auf diese bestehende Rechnerlandschaft ist auch Rücksicht zu nehmen, wenn Ergänzungsbeschaffungen durchgeführt werden. Eine umfassende zentrale Beschaffung ist daher praktisch nicht durchführbar. Natürlich macht es einen Unterschied, ob komplexe

3 - 3 - Anwendungen auf einem Arbeitsplatzrechner laufen oder lediglich Word-Dokumente erstellt werden. Erfahrungsgemäß erfordert jedoch neue Standardsoftware von Version zu Version leistungsfähigere Rechner. Deshalb ist bei der Beschaffung darauf zu achten, dass Geräte gekauft werden, die auch in einigen Jahren noch die Anforderungen an einen performanten Einsatz erfüllen. Hier durch eine wissenschaftsferne Stelle zu bestimmen, mit welchen Mitteln Forschung und Lehre arbeiten sollen, dürfte den Wissenschaftlern nicht zu vermitteln sein. Die Wirtschaftlichkeit der Beschaffungen wird auf andere Weise sichergestellt, nämlich über den Wettbewerb um Finanzmittel zwischen den einzelnen Disziplinen innerhalb der Hochschulen und hochschulübergreifend durch fachspezifische Begutachtungsverfahren (DFG-Verfahren). Aufgrund ihrer Kenntnisse der Einrichtungen sind die Beschaffungsstellen der Hochschulen in der Lage zu beraten und Einfluss zu nehmen, ob im Einzelfall auf "Standardausstattung" oder Spezialkonfigurationen zurückgegriffen werden sollte. Hierzu ist allerdings eine intensive Kenntnis der Bedürfnisse von Forschung und Lehre erforderlich. Dabei ist auch zu beachten, dass sich erheblichen Abweichungen schon zwischen den einzelnen Hochschulen ergeben, die sich aus den dort herrschenden Rahmenbedingungen ergeben. Die Universität Bielefeld mit ihrem zentralen -vollständig vernetzen - Gebäude hat andere Anforderungen als Köln, wo bis heute nicht alle Einrichtungen vernetzt sind. Generell zu begrüßen ist der Abschluss von Rahmenverträgen, wie dies ja bereits heute mit besonderen Konditionen für die Hochschulen geschieht. Bei Beschaffungen spielen ferner folgende Aspekte eine Rolle: - Beschaffungen aus Drittmitteln erfolgen erst dann, wenn die Mittel eingeworben sind. Eine vorherige Entscheidung über mögliche Beschaffungen ist nicht möglich. - eine Information zu anstehenden Beschaffungen lässt sich kaum aus dem Alter der Bestände rekonstruieren, da z.b. bei vakanten Lehrstühlen Beschaffungen erst im Zusammenhang mit Neuberufungen realisiert werden. Darüber hinaus kann z.b. DV durchaus noch ausreichend funktionsfähig, gleichwohl auszusondern sein, weil sie modernen Anforderungen nicht entspricht. Im Bereich der Hardware ist eine durchgehende Standardisierung infolge der Schnelllebigkeit des Marktes, der Unterschiedlichkeit der Produkte und des zu weitgehenden und damit zu schwerfälligen Bündelungsverfahrens mehr als problematisch. Aus den dargestellten Gründen ist eine landesweite, durchgehend standardisierte, zentralisierte

4 - 4 - Beschaffung nicht geboten. Davon unabhängig ist eine Klärung beim Ministerium für Wirtschaft und Arbeit geboten, ob eine solche Beschaffungsform nicht gegen Kartellrecht verstößt und im übrigen kleine und mittlere Unternehmen benachteiligt. Letztlich ist darauf aufmerksam zu machen, dass ein landesweiter Bezugsvertrag sowohl hinsichtlich seines Mengengerüstes als auch wegen der Preisschwankungen bei Hardware auf dem Weltmarkt vergaberechtlich nur schwer gehandhabt werden kann. Sofern der kartellrechtlichen Problematik und der Mittelstandsförderung durch losweise Vergaben begegnet werden kann, ist bei einem solchen Vorschlag kein Unterschied zu der bereits praktizierten regional konzentrierten bzw. hochschulübergreifenden Beschaffung zu sehen. IM obliegt nach 4 des Gesetzes über die Organisation der automatisierten Datenverarbeitung in Nordrhein-Westfalen (ADVG NW) die Koordinierungszuständigkeit für relevante Automationsvorhaben der Ressorts. Auf 4 ADVG NW gründet sich auch die Zuständigkeit des IM für Rahmenverträge im Bereich der Informationstechnik (Hard- und Software) mit landesweiter, ressortübergreifender Wirkung (Rd.Erl. d. Finanzministeriums vom zum Vergabehandbuch für die Vergabe von Leistungen nach der VOL). Der Abschluss von Bezugsverträgen in diesem Bereich erfolgt bisher ebenfalls durch das IM oder in dessen Auftrag. Dabei war in der Vergangenheit festzustellen, dass sich in den meisten Fällen die erwarteten Einspareffekte nicht eingestellt haben. Die Gründe lagen vor allem in den für die öffentliche Verwaltung geltenden Rahmenbedingungen (u.a. Vergabe-, Datenschutz- und Personalvertretungsregelungen) sowie im hohen Innovationstempo der Informationstechnik (die Produkte waren schon veraltet, bevor sie ausgeliefert wurden). Die Hochschulen werden ferner auf die Ausnahmeerregelung im ADVG NW hinweisen, wonach die Hochschulen aus den für Landesbehörden geltenden Koordinierungsvorschriften weitgehend ausgenommen sind. Andererseits sind bei der Beschaffung von IT-Geräten besondere Regelungen für den Hochschulbereich zu beachten (Begutachtungsverfahren der DFG nach dem HBFG zur Sicherstellung der Bundesmitfinanzierung). Schließlich ist auf die den Hochschulen gewährte Finanzautonomie hinzuweisen, zu der auch die Bewirtschaftung der Sachmittel gehört (Globalhaushalt). Im Rahmen der Diskussionen und Entscheidungen der Landesregierung zur Errichtung des BLB ist den Hochschulen das technische und kaufmännische Facilitymanagement belassen worden. Eine Zentralisierung der Beschaffung von Hardware stünde hierzu im Widerspruch.

5 ) Maßnahmen der Hochschulen in NRW zur kostengünstigen Beschaffung und Bewirtschaftung von Hardware Beschaffungsplattform Für die Verwaltungen der Hochschulen des Landes besteht eine interne gemeinsame Beschaffungsplattform. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit der Beschaffungsstellen der Hochschulen verbessert. In einem geschützten Bereich werden z.b. Informationen zu Rahmenverträgen für Hardware und software, aber auch andere Informationen allen Hochschulen zur Verfügung gestellt. Ferner besteht eine Mailinglist der Beschaffer zum gegenseitigen Informationsaustausch. Die Kosten von Beschaffungs- oder Ausschreibungsverfahren sollen auf diese Weise gesenkt werden und die Qualität der Vergabeverfahren erhöht werden. z.b. können die Beschaffer von den gegenseitigen Erfahrungen profitieren, Lieferanten schneller und besser ansprechen und die Vergabeverfahren besser aufeinander und miteinander abgestimmt werden. Als weitere Stufe wird geprüft, ob ein hochschulweiter Einsatz einer Katalogsoftware in Betracht kommt. Eine solche Software verfügt nicht nur über einen allgemein gepflegten Katalog, auf den alle Nutzer zurückgreifen können, sondern bietet auch die Möglichkeit, eigene Kataloge abzubilden, Rahmenverträge usw. einzustellen und abzurufen. Als weitere Möglichkeit käme der Aufbau eines eigenen Hochschul-Marktplatzes in Betracht. Ein solcher Marktplatz bietet die Möglichkeit, die unterschiedlichen Sichtweisen, d. h. die einzelne Hochschule, alle Hochschulen, aber auch die Anbieterseite abzubilden. Beispiele: Für den IT-Bereich wird auf den bestehenden Rahmenvertrag der Universität Bielefeld mit Fujitsu/Siemens und den bestehenden Rahmenvertrag der Universität Münster mit Toshiba/NEC/Acer hingewiesen. (Der Text berücksichtigt die Ergebnisse der Diskussion im Rahmen des jährlichen Treffens der Beschaffungsleiter bzw. der Leiter der Rechenzentren der Hochschulen 2003) 2) EDV-Software und EDV-Dienstleistungen

6 ) Kabinettvorlage des FM zur Umsetzung der Gutachterempfehlungen Die Gesamtausgaben für EDV-Software und EDV-Dienstleistungen betrugen rd. 39 Mio. p. a. (ohne Hochschulen), wobei die anteilig größten Volumina in den Bereichen des IM, JM, FM und MUNLV verausgabt wurden. Das Einsparpotenzial wird auf 4 Mio. p. a. geschätzt. Die Situation und damit auch die festzustellenden Wirtschaftlichkeitsreserven im Bereich der Beschaffung von EDV-Hardware einerseits und EDV-Software andererseits werden vom Gutachter in wesentlichen Punkten als nahezu deckungsgleich beurteilt. Im Bereich der EDV-Software gibt es bereits einen landesweiten / ressortübergreifenden Bezugsvertrag für sämtliche Microsoft-Produkte. Andere Softwareprodukte werden in den Bereichen des IM, JM und des FM landesweit gebündelt im jeweiligen nachgeordneten Bereich beschafft. In diesen Bereichen wird somit ein zentraler Optimierungsansatz schon in der Praxis realisiert. In anderen Ressorts kommen diese zentralisierten gebündelten Beschaffungsmodelle regelmäßig nicht zur Anwendung. Vielmehr wird dort über die jeweiligen ADV- Abteilungen der Dienststellen dezentral beschafft, wobei die in diesen Verfahren erzielbaren Konditionen regelmäßig deutlich hinter den Konditionen einer zentralisierten Beschaffung zurückbleiben. Die Gutachterforderungen u. a. Reduktion der Anforderungen bzw. die weitere Verstärkung der Standardisierung - entspringen dabei auch der Erkenntnis, dass mit Hilfe technischer Neuerungen Bedürfnisse bei Beschaffungsexperten geweckt werden, diese aber häufig nicht dem tatsächlichen Bedarf des Anwenders entsprechen. Eine weitere Standardisierung lässt über Mengeneffekte günstigere Preise erwarten. (Kabinettbeschluss vom ) 2.2) Stellungnahme für den Hochschulbereich: 2.2.1) allgemein: Die Feststellungen des Gutachtens zum Beschaffungswesen beziehen sich auf den Softwareeinsatz in Landesbehörden. Die für den Hochschulbereich typischen Produkte sind nicht untersucht worden. Es handelt sich im wesentlichen um fachspezifische IT-Programme für Lehre und Forschung einschließlich Bibliothekssoftware und Entwicklungssoftware. Die notwendigen Kenntnisse zum Einsatz der Programme in der Wissenschaft werden in den Hochschulen vorgehalten. Diese Kenntnisse kommen den Hochschulen bei der Beschaffung von Software zugute mit

7 - 7 - dem Ergebnis, dass hohe Sonderrabatte für Lehre und Forschung gewährt werden. Oft handelt es sich um Neuentwicklungen, die in den Hochschulen für wissenschaftliche Anwendungen eingesetzt werden (z.b. spezielle Software für ein Rasterelektronenmikroskop). Die Unternehmen versprechen sich über Vorführ- und Multiplikatoreneffekte verbesserte Marktchancen. Durch hochschulinterne und hochschulübergreifende Kooperation (über die Rechenzentren und Beschaffungsabteilungen der Hochschulen) werden Preisvorteile weitergegeben (z.b. Campuslizenzen, Rahmenbezugsverträge). Eine Beschaffung dieser Produkte über ein anderes Ressort ist nicht zweckmäßig, weil hierzu außerhalb der Hochschulen eine besondere Beschaffungsorganisation aufgebaut werden müsste, die nicht über die notwendigen Arbeitskontakte zu den Fachleuten in den Hochschulen verfügt. Bei den aus Sicht der Hochschulen nur wenigen Programmen, die auch in Landesbehörden eingesetzt werden (z.b. Officeprodukte), sind die für Hochschulen geltenden Konditionen (Select-Verträge bzw. Campuslizenzen) vom Gutachter nicht mit den für die Landesbehörden erzielbaren Konditionen verglichen worden: Die Preise der Lizenzen für Lehre, Forschung und diese unterstützende Verwaltungstätigkeiten betragen in der Regel nur einen Bruchteil der Behördenpreise. Für viele Artikel erhalten Hochschulen Sonderrabatte für Lehre und Forschung, die günstiger als die Mengenrabatte sind, die Behörden nach Bündelung des Bedarfs erhalten können. Diese Konditionen sind nicht übertragbar (Beispiel: Eine Office-Lizenz von Microsoft kostet für die Behörden des Landes nach Bündelung des Bedarfs zur Zeit 275 plus Mehrwertsteuer, eine entsprechende Campus-Lizenz 57 incl. Mehrwertsteuer). Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass diese Konditionen auf Landesbehörden übertragen werden können. Weder den Fachbereichen noch den Verwaltungen der Hochschulen wird vermittelt werden können, dass der fachspezifische IT-Sachverstand und die Einkaufserfahrungen der Hochschulen durch Landesbehörden substituiert werden kann. Die Hochschulen werden ferner auf das ADV-Organisations-Gesetz des Landes hinweisen, das die Hochschulen aus den für Landesbehörden geltenden Koordinierungsvorschriften weitgehend ausnimmt. Andererseits sind wie bei der Beschaffung von IT-Geräten auch bei der IT-Software besondere Regelungen zu beachten (Begutachtungsverfahren nach dem HBFG zur Sicherstellung der Bundesmitfinanzierung). Schließlich ist auf die den Hochschulen gewährte Finanzautonomie hinzuweisen, zu der auch die Bewirtschaftung der Sachmittel gehört (Globalhaushalt). Im Rahmen der

8 - 8 - Diskussionen und Entscheidungen der Landesregierung zur Errichtung des BLB ist den Hochschulen das technische und kaufmännische Facilitymanagement belassen worden. Eine Zentralisierung der Beschaffung von Software stünde hierzu im Widerspruch. Insbesondere im Bereich der Hard- und Software ist eine durchgehende Standardisierung infolge der Schnelllebigkeit des Marktes, der Unterschiedlichkeit der Produkte und des zu weitgehenden und damit zu schwerfälligen Bündelungsverfahrens mehr als problematisch. Aus den dargestellten Gründen ist eine landesweite, durchgehend standardisierte, zentralisierte Beschaffung nicht geboten. Davon unabhängig ist eine Klärung geboten, ob eine solche Beschaffungsform nicht gegen Kartellrecht verstößt und im übrigen kleine und mittlere Unternehmen benachteiligt, deren Kerngeschäfte gerade die Warengruppen Hardware, Software sind. Letztlich ist darauf aufmerksam zu machen, dass ein solcher landesweiter Bezugsvertrag sowohl hinsichtlich seines Mengengerüstes als auch wegen der Preisschwankungen bei Hardware auf dem Weltmarkt vergaberechtlich nur schwer gehandhabt werden kann. Sofern der kartellrechtlichen Problematik und der Mittelstandsförderung durch losweise Vergaben begegnet werden kann, ist bei einem solchen Vorschlag kein Unterschied zu der bereits praktizierten regional konzentrierten, hochschulübergreifenden Beschaffung zu sehen. IM obliegt nach 4 des Gesetzes über die Organisation der automatisierten Datenverarbeitung in Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom bereits die Koordinierungszuständigkeit für relevante Automationsvorhaben der Ressorts. Darauf gründet sich auch die Zuständigkeit des IM für Rahmenverträge im Bereich der Informationstechnik (Hard- und Software) mit landesweiter, ressortübergreifender Wirkung (Rd. Erl. d. Finanzministeriums vom zum Vergabehandbuch für die Vergabe von Leistungen nach der VOL). Der Abschluss von Bezugsverträgen in diesem Bereich erfolgt bisher ebenfalls durch das IM oder in dessen Auftrag. Dabei war in der Vergangenheit festzustellen, dass sich in dem meisten Fällen die erwarteten Einspareffekte nicht eingestellt haben. Die Gründe lagen vor allem in den für die öffentliche Verwaltung geltenden Rahmenbedingungen (u.a. Vergabe-, Datenschutz- und Personalvertretungsregelungen) sowie im hohen Innovationstempo der Informationstechnik; die Produkte waren schon veraltet, bevor sie ausgeliefert wurden ) Maßnahmen der Hochschulen in NRW zur kostengünstigen Beschaffung und Bewirtschaftung von Software

9 - 9 - Die Hochschulen beschaffen im Rahmen Ihrer Aufgaben in Forschung und Lehre Software in großem Umfang und in großer Vielzahl. Im folgenden wird dargestellt, auf welche Art und Weise die Hochschulen diesen Prozess ökonomisch und organisatorisch optimieren ) Verbundaktivitäten verschiedener Hochschulen: Bei der Softwarebeschaffung ist die Bündelung von Nachfrage ohne Zweifel von Vorteil. Trotz der schon reduzierten Preise, die Software-Hersteller aufgrund der Multiplikatorfunktion von Dozenten und Studierenden den Hochschulen im Vergleich zu Wirtschaft und Behörden einräumen, lassen sich so weitere Einsparungen erzielen. Diese Bündelung findet ihren Ausdruck in landesweit koordinierten Beschaffungen von Spezialsoftware im HBFG-Verfahren, in Landes- und Rahmenverträgen ) Landesweite Verbundbeschaffungen In den letzten Jahren wurden z.b. folgende Software-Produkte in HBFG-Verfahren beschafft: IBM Tivoli: Diese Software-Suite stellt eine breite Palette von Werkzeugen für Rechenzentren zur Verwaltung, Betrieb, Überwachung von großen heterogenen Rechnerpools und der Netze sowie eine Benutzerverwaltung zur Verfügung. Die Beschaffung dieser Software wurde vom RZ der Universität Essen vorangetrieben, an der Nutzung des so beschafften Software-Korbs beteiligen sich fast alle RZ des Landes. Die Kosten dieser Beschaffung beliefen sich auf 4,5 Mio EUR. BMC Patrol: Diese Produktfamilie stellt einen Software-Warenkorb für System Management, Netzwerk Management und netzweite Nutzerverwaltung für Rechenzentren zu Verfügung. Das RZ der FU Hagen führte eine Gemeinschaftsbeschaffung für 14 Hochschulen (6 Universitäten und 8 Fachhochschulen) durch. Windchill: Im Rahmen des PROVerstand Konsortiums aus Hochschulen und Fachhochschulen wurde eine Lizenz zur hochschulweiten Nutzung dieser Software zur elektronischen Begleitung des ingenieurmäßigen Produktdesigns vom Entwurf bis hin zur Produktion beschafft. Imperia: Die Hochschule in Münster beschaffte das content Management system für verschiedene Hochschulen, die dieses im Verbund hochschulweit zur Organisation ihres Außenauftritts einsetzen wollen.

10 In allen Fällen handelt es sich hier um eine kostenintensive Spezialsoftware, deren Einsatz erst durch Bündelung der Beschaffung ermöglicht werden konnte ) Landeslizenzen Der Abschluss von Landeslizenzen erlaubt die Nutzung der entsprechenden Software an allen Hochschulen des Landes. Die Beschaffung wird von einer Hochschule durchgeführt, u.u. beteiligen sich andere Hochschulen an der Finanzierung. (vgl. Liste von Herrn Bischof) ) Campuslizenzen Der Abschluss von Campuslizenzen erlaubt die Benutzung einer bestimmten Software auf allen Rechnern in der Hochschule, unter Umständen auch auf den Privatrechnern von Mitarbeitern und Studierenden (Beispiele in der Liste von Herrn Bischof für die Aktivitäten der Hochschulen in Münster, Essen-Duisburg und Aachen) ) Hochschulinterne Koordinierung An allen Hochschulen wird die Softwarebeschaffung im Rahmen der normalen zentralen Beschaffung getätigt. Darüber hinaus sind mehr oder weniger umfassende Software- Portale im Einsatz, die die Software-Beschaffung kanalisieren und so auch eine Bündelung von relativ wenigen Lizenzen teurer Software erlauben ) Software-Portale Mehrere Hochschulen haben Software-Portale im Betrieb, welche den Kunden die Bestellung der Software über ein Web-Interface erlauben. So hat auch die TH Aachen vor kurzem ein umfassendes Portal mit der Fa. ASKnet in Betrieb genommen, in dem alle SW- Beschaffungsaktivitäten der Hochschule gebündelt sind. In diesem Portal sind alle Landesverträge und Campusverträge enthalten und es ist auch möglich, dass das RZ z.b. eine 10-er Lizenz kauft, die dann von ASKNet an einzelne Institute weiterverkauft wird. Dieser letzter Punkt ist insbesondere wichtig bei teurer Spezialsoftware aus dem technischen Bereich, z.b. für MARC, wo das RZ für die erste Lizenz EUR bezahlt, für jede weitere ca EUR. Industriekunden bezahlen pro Lizenz ca EUR. Eine Öffnungsklausel erlaubt den Einkauf von Software aus dem generellen ASKNet Katalog zu den üblichen F&L Konditionen (gängig sind 30% Rabatt). Die Gesamtsicht über die TH

11 erlaubt dann eine mögliche Bedarfsbündelung wie z.b. am Beispiel von MARC beschrieben. Auch wird hierdurch das Management seines Software-Inventars erleichtert. Da Upgrades existierender Lizenzen fast immer billiger sind als der Neukauf, erlaubt das Wissen um den Gesamt-Softwarebestand sowohl auf Institut als auch auf Universitätsebene ein bedarfsgerechtes Upgrade- und Beschaffungsmanagement mit den damit verbundenen Ersparnissen ) Lizenzserver Eine Methode der Lizenzbündelung ist der Einsatz von Lizenzservern. Diese erlauben den gleichzeitigen Einsatz einer bestimmten Anzahl von Softwareinstanzen auf einer potentiell sehr viel größeren Zahl von Rechnern. So betreibt z.b. die TH Aachen einen Lizenzserver für die Matlab Software. Ein Lehrstuhl kauft zusätzliche Lizenzen im Rahmen des vom RZ gemanagten Lizenzprogramms, diese werden in den Pool eingepflegt und sind so u.u. anderen Benutzern verfügbar, wie umgekehrt auch dieser Lehrstuhl Lizenzen von andern Lehrstühlen zeitweise mitbenutzen kann. Da die Nachfrage in den einzelnen Lehrstühlen fluktuiert, kann so mit einer insgesamt niedrigeren Anzahl von Lizenzen ohne die Gefahr der Unterlizensierung der Bedarf der Hochschule befriedigt werden. Lizenzserver sind auch in den Universitäten BI, Do, PB und SI im Einsatz ) Abschließende Bemerkungen Die dargestellten Aktivitäten zeigen den erheblichen Umfang an Koordination bei der Beschaffung von Software an den Hochschulen des Landes NRW. Vor dem Hintergrund der durchaus verschiedenen thematischen Ausprägungen der einzelnen Hochschulen erlauben die von den Rechenzentren und Beschaffungsstellen vorangetriebenen Verbundaktivitäten eine Bedarfsbündelung, die über die im F&L Umfeld übliche Rabattierung hinausgehende Einsparungen ermöglichen, ohne die Hochschulen bei der Ausgestaltung ihrer ureigenen Aufträge in Forschung und Lehre einzuschränken. Die Dynamik des Marktes hat in natürlicher Weise Standardisierungstendenzen zur Folge, da die Lehrstühle vor dem Hintergrund des immer schärfer werdenden Wettbewerbs um Drittmittel und sinkender Zuweisungen von Zentralmitteln extrem kostensensitiv beschaffen. In diesem Zusammenhang ist auch zu erwähnen dass Linux mit der damit verbundenen kostenlosen, mittlerweile recht umfangreichen Softwaresuite verstärkt als Alternative zur Windows-dominierten Welt eingesetzt wird, insbesondere im technisch

12 orientierten Umfeld. Gefördert wird dies auch z.b. durch das Angebot der Fa. Sun, ihre mehrplattformfähige Staroffice Suite für Kunden im F&L Bereich kostenlos abzugeben. Darüber hinaus betreiben die Rechenzentren flächendeckend eine Politik der Konsolidierung von Standard-IT Services wie z.b. , Webserver, Backup und Netzwartung. Diese elementaren Dienste sind für alle Hochschulkunden notwendig und können durch eine apparative Bündelung in den Rechenzentren kostensparender (insbesondere was das Betriebspersonal angeht) und mit höherer Dienstgüte betrieben werden. Hier ist auch zu erwähnen dass fast alle Hochschulen ihre Internetdienste über den DFN beziehen, einem gemeinnützigen Verein mit Fokus auf die Bedürfnisse der Wissenschaft. Die Eigenentwicklung von Software-Werkzeugen an den RZ ist vor dem Hintergrund der immer größer werdenden Komplexität der IT-Landschaft in den Hochschulen eher zurückgegangen und konzentriert sich auf Bereiche, wo die speziellen Belange der Hochschulen mit kommerziellen Ansprüchen nicht befriedigt werden können. Zu nennen ist hier z.b. der von der FU Hagen entwickelte Zertifikatsserver zur Unterstützung von Public Key Infrastrukturen an Hochschulen auf Basis fortgeschrittener Digitaler Signaturen mit automatisierten Verfahrenskomponenten zum Zertifikatabruf. Die FU bietet anderen Hochschulen die Nutzung der Software auf eigenem Server oder durch Mitnutzung des Hagener Zertifikatservers, mit eigener Hochschul Domain möglich. Konkrete Vereinbarungen sind mit 2 Hochschulen in Vorbereitung; 5 weitere testen. (Der Text berücksichtigt die Ergebnisse der Diskussion im Rahmen des jährlichen Treffens der Beschaffungsleiter bzw. der Leiter der Rechenzentren der Hochschulen 2003.) 3) Sachstand und Projektzuständigkeit: Laut Kabinettsbeschluss vom 8.April 2003 zur Umsetzung der sog. Machbarkeitsstudie sollen zu verschiedenen Produktgruppen ergebnisoffene Untersuchungen (unter Einschluss des Hochschulbereichs unbeschadet der Beschlüsse zur Finanzautonomie und zum Facilitymanagement der Hochschulen) durchgeführt werden. Hierzu sollen für jede Produktgruppe interministerielle Besprechungen stattfinden, Arbeitsgruppen eingesetzt bzw. Organisationsuntersuchungen durchgeführt werden. Dem Kabinett ist über die Ergebnisse jeweils zu berichten. Für eine Realisierung der Gutachtervorschläge ist u.a. eine weitergehende Untersuchung der Produktbereiche EDV-Hardware / Wartung und EDV-Standardsoftware/-Dienstleistungen unabdingbar. Daher wurde ein externer Gutacher (Infora) mit dieser Aufgabe

13 beauftragt. Dabei sollen im wesentlichen die bestehenden Produktdifferenzierungen, die Beschaffungswege und die Planausgaben der Zukunft erhoben werden. Der Gutachter wird durch eine projektbegleitende Arbeitsgruppe aus Vertretern aller Ressorts unter Federführung des FM (Ansprechpartner: Herr Meichsner) unterstützt. Die Federführung im MWF liegt bei 415 (Herr Marquardt), beteiligt sind 214, 121 und 112. Es werden Stichprobenuntersuchungen bei der TH Aachen, der Universität Bielefeld, der Universität Wuppertal, der FH Gelsenkirchen, der FH Dortmund und dem MWF durchgeführt. Die Firma hat mit den Erhebungen im Januar 2004 begonnen. Die Ergebnisse werden mit Hilfe einer Tabelle auf den gesamten Geschäftsbereich des MWF hochgerechnet. Das Untersuchungsergebnis soll im Herbst vorgelegt werden. 4) Weitere Untersuchungen zur IT-Inventarisierung und zur IT-Organisation Zum IT-Bereich sind ferner parallel zum FM-Auftrag zwei weitere Organisationsuntersuchungen des LRH mit mittelbarem Bezug zur IT-Beschaffung zu nennen: a) Zur Inventarisierung von Hard- und Software im Hochschulbereich hat der LRH eine Untersuchung durchgeführt. Zu den Empfehlungen haben die Hochschulen berichtet. Die Stellungnahme des MWF wurde dem LRH und den Hochschulen zugeleitet. Der zuständige Landtagsauschuss (HHKA) erbat einen schriftlichen Bericht des MWF, der auch an die Hochschulen verteilt wurde. Die Federführung lag bei 415 (Herr Marquardt), beteiligt ist 214 (Herr Brell). b) Zur IT-Organisation (einschließlich IT-Fortbildung und IT-Sicherheit) wird der LRH in 2004 eine Untersuchung im Hochschulbereich durchführen (nach Abschluss einer entsprechenden Untersuchung der Behörden). Die Federführung liegt bei 214 (Herr Brell), beteiligt ist 415 (Herr Marquardt). Anmerkung: Bereits in dem LRH-Bericht zur IT-Inventarisierung finden sich Hinweise zur IT-Organisation, die sicher in der zweiten IT-Untersuchung noch vertieft werden. Hierzu ist allgemein folgendes festzustellen: Eine Untersuchung des ARNW (Arbeitskreis der Leiter der wissenschaftlichen Rechenzentren in NRW) ist vor einigen Jahren zu ähnlichen Ergebnissen gekommen wie der LRH in der Untersuchung zur IT-Inventarisierung. Auch in den Berichten zur mittelfristigen Planung der IT-Infrastruktur, die das MWF von den Hochschulen in der ersten Hälfte der neunziger Jahre angefordert hat und in den Berichten der Hochschulen

14 zur LRH-Prüfung finden sich vergleichbare Feststellungen. Sie beziehen sich vor allem auf die Fachbereiche und Institute. Es gibt nur in wenigen Fachbereichen dediziertes IT Personal, daneben aber viele (oft sehr kompetente) Mitarbeiter, die die entsprechenden Aufgaben nebenher und mit hoher Fluktuation erledigen, wobei gleichwohl erhebliche Personalressourcen gebunden werden. Die Bündelung dieser Personalressourcen in einige wenige hauptamtlich für die IT- Zuständigen würde eine erhebliche Änderung der IT-Organisation in der Hochschule bedeuten - langfristig aber eine nicht unerhebliche Kostenersparnis bringen, wenn es gelingt, anderes Personal in diesem Maße für andere Aufgaben zu entlasten. Aus der Sicht der HRZ wäre es wünschenswert, feste Ansprechpartner in den Fachbereichen und Instituten zu haben. Die gesamte Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit der kooperativen und verteilten IT-Infrastruktur könnte damit wesentlich verbessert werden. Anders ist die Situation in den Hochschulverwaltungen und zentrale Einrichtungen, die über eine stabile IT-Organisation verfügen und auch untereinander gut zusammenarbeiten (Arbeitskreis der HRZ-Leiter der Universitäten, der DVZ-Leiter der FH, IT- Koordinierungsstelle der Hochschulverwaltungen, IT-Kommission der Hochschulbibliotheken). Eine konsequente Umsetzung der organisatorischen und technischen Maßnahmen würde allerdings eine tiefgreifende Umstrukturierung und Professionalisierung der IT- Organisation der Hochschule bedeuten. Anders ist aber wohl eine leistungsfähige IT Infrastruktur nicht zu realisieren. Vor allem die immer wichtiger werdenden Sicherheitsaspekte sind anders nicht verlässlich in den Griff zu bekommen. Die mit einer Umstrukturierung entstehenden erhöhten Anforderungen müssten allerdings mit den Personalressourcen in Einklang gebracht werden. Eine solche professionalisierte Struktur könnte eine erheblich bessere Qualitätskontrolle ermöglichen. Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es eines konsequenten, universitätsweiten Managementkonzeptes von Information und Informationstechnik. 5) Beispiele aus dem Hochschulbereich 5.1) TH Aachen 5.1.1) Beschaffungsorganisation

15 In der TH Aachen gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hard- und Software für alle Einrichtungen ab einer bestimmten Wertgrenze beschafft ) IT-Organisation Das HRZ hat eine Koordinierungsfunktion. Die IT-Organisation der Hochschule soll evtl. durch einen externen Gutachter untersucht werden ) Hardware-Beschaffung Vorgesehen ist ein vereinfachtes Verfahren zur Beschaffung von PCs für die Institute und Einrichtungen der TH. Hierzu wird das RZ mehrere standardisierte Systeme für verschiedene Einsatzgebiete (Sekretariat, Wissenschaftler-Arbeitsplatz, Server,...) definieren. Die ZHV wird mindestens sechs Händler freihändig auffordern, hierzu für einen bestimmten Zeitraum Angebote abzugeben. Die Institute können danach über ein Web-Portal für die Dauer dieses Zeitraums ohne Vergleichsangebote beim günstigsten Händler direkt bestellen. Die Einhaltung der Richtlinien, insbesondere der Euro- Grenze, bis zu der die Institute selbst beschaffen dürfen, kann so sichergestellt werden. Daneben erfolgt eine Erfassung der von den Instituten beschafften Systeme. Mit dieser Vorgehensweise lassen sich aufgrund der Bündelung Preisersparnisse erreichen sowie unzuverlässige und nicht leistungsfähige Anbieter aussondern. Es handelt sich hierbei auch um ein flexibles Preisermittlungsverfahren, bei dem den starken Preisschwankungen im IT-Hardware-Bereich Rechnung getragen wird, ohne die Mengenbündelung außer Acht zu lassen. Durch Einholung von sechs Angeboten wird auch ein entsprechender Wettbewerb hergestellt. Da die Bindung an einen Händler nur von kurzer Dauer ist, kann auf Leistungsschwankungen der Händler und Preisveränderungen schnell reagiert werden. Somit ist dieses Verfahren im Vergleich zu einer Ausschreibung mit langer Bindung wirtschaftlicher. Durch die Exklusivität der Lieferung für einen bestimmten Zeitraum wird für den Händler die Chance auf eine ausreichenden Absatzmenge ermöglicht. Ein weiterer Vorteil ist die Festlegung von Standards im PC-Segment. Dadurch kann das RZ mehr Unterstützung für die Hochschuleinrichtungen gewähren. Außerdem wird auch eine Grundlage für die Ermittlung eines Hochschulbedarfs geschaffen, um später für eine ggf. notwendige Optimierung des Verfahrens eine verlässliche Grundlage zu erhalten.

16 Darüber hinaus ermöglichen solch standardisierte Systeme es dem Rechenzentrum, den Instituten fertige Installations-CDs zur Minimierung des Personalaufwandes zur Verfügung zu stellen ) Softwarebeschaffung Der Verkauf von Software an die Institute und Einrichtungen der TH erfolgt gegenwärtig durch das RZ oder durch die Institute selbst bei den diversen Anbietern. Ab Juni 2003 wird der gesamte bisher über das RZ abgewickelte Softwareverkauf über ein Web-Portal der Firma ASK-Net durchgeführt. Die über das Portal erhältliche Software umfasst sowohl Produkte, die im Rahmen von Landes- oder TH-Rahmenlizenzen verfügbar sind (z.b. Microsoft Select, Adobe, Macromedia, Corel, Borland oder Symantec) und von der Firma ASK-Net direkt geliefert werden können als auch Software, die vom RZ in Form von Rahmen- oder Gruppenlizenzen lizenziert wurde und deren Auslieferung (Datenträger oder Lizenzschlüssel) an ASK-Net ausgelagert wurde (z.b. das Sophos zur Virenerkennung). Andere von ASK-Net angebotene Software kann selbstständig von den Instituten bestellt werden. Es wird aber automatisch ein Genehmigungsverfahren unter Beteiligung der ZHV angestoßen, falls der Betrag über 500 Euro liegt. Die Benutzung des Softwareportals entbindet den Besteller nicht von der Einhaltung der im Beschaffungshandbuch festgelegten Richtlinien. Das heißt bei Produkten, welche die Summe von 500 Euro überschreiten und nicht Bestand eines speziellen Lizenzabkommens sind, ist ein Preisvergleich einzuholen und sind die entsprechenden Richtlinien des Beschaffungshandbuches zu prüfen. Die Firma ASK-Net stellt im Rahmen der Portallösung die folgenden Statistik-Werkzeuge zur Verfügung: Eine Online-Abfrage, mit der jedes Institut die bestellten oder in der Vergangenheit ausgelieferten Lizenzen einsehen kann und eine detaillierte Gesamtübersicht über alle von den Instituten und Einrichtungen beschafften Lizenzen. Vorgesehen ist ein vierteljährlicher Report an das RZ bzw. die ZHV. Die über das Portal durchgeführten Bestellungen werden von der Firma ASK-Net in einer Datenbank erfasst und stehen den Instituten sowie der Verwaltung und dem RZ elektronisch zur Verfügung.

17 ) Universität Bielefeld 5.2.1) Beschaffungsorganisation In der Universität Bielefeld gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hard- und Software für alle Einrichtungen beschafft (ohne Wertgrenze) ) IT-Organisation Im Jahr 2002 hat die Universität neue Kommunikations- und Informationsstrukturen im IT-Bereich geschaffen. In diesem Kontext hat der IT-Manager eine Arbeitsgruppe eingerichtet, in der Vertreter aus HRZ, UB und Verwaltung mit drei Fakultätsvertretern Verbesserungsvorschläge diskutieren und Vorschläge für mögliche Veränderungen der IT- Services erarbeiten ) Beschaffung von Hardware Der Bedarf an PC wird jedes Quartal neu ausgeschrieben und zwar in der Form, dass 2 Standard-PC abgefragt werden. Standards werden mit dem Hochschulrechenzentrum am Bedarf der Verwender festgelegt. Ansonsten werden vierteljährlich einzelne Komponenten ausgeschrieben. Dies hat den Vorteil, dass eine bedarfsgerechte Versorgung mit PC Beschaffung möglich ist. Der Verwender kann sich in der Einkaufsabteilung den PC je nach Bedarf- zusammenstellen lassen. Die Beschaffung von Notebooks richtet sich ebenfalls nach dem Bedarf der einzelnen Verwender. In den Fällen, wo eine Bündelung von Beschaffungsanträgen aus sachlichen Gründen möglich ist, wird dies auch durch die zentrale Beschaffungsabteilung getan. Zum Beispiel wurde im Rahmen der Notebook-University wie folgt verfahren: Die beteiligten Fakultäten haben sich nach Absprache mit dem Hochschulrechenzentrum auf zwei unterschiedliche je nach Bedarf der Anwendungen- Notebooks geeinigt. Die Beschaffungsabteilung führte anschließend eine europaweite Ausschreibung durch und kaufte die Geräte zentral ein ) Beschaffung von Software Der Kauf von Software ist in Bielefeld so geregelt, dass vor einer Bestellung durch die zentrale Beschaffungsabteilung beim Hochschulrechenzentrum nachgefragt wird, ob es Campus-Lizenzen oder ähnliches gibt. Ist dies nicht der Fall, wird die Software beschafft und im Hochschulrechenzentrum registriert.

18 Die Aspekte der Bereitstellung von IT-Services und des Lizenzmanagements hängen sehr eng zusammen. Werden IT-Services für größere Einheiten zentral bereitgestellt, sind hierzu geeignete IT-Verfahren notwendig, die typischerweise auch die Lizenzverwaltung unterstützen. Insofern wird angestrebt, die Aspekte IT-Services und Lizenzverwaltung gemeinsam zu behandeln. 5.3) Universität Bonn 5.3.1) Beschaffungsorganisation In der Universität Bonn gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hard- und Software für alle Einrichtungen ab einer bestimmten Wertgrenze beschafft ) IT-Organisation Das HRZ hat eine Koordinierungsfunktion ) Beschaffung von Geräten IT-Geräte werden an der Universität Bonn überwiegend als Großgeräte im Rahmen von WAP- oder CIP-Maßnahmen (HBFG-Verfahren) beschafft. Dieses ist das Ergebnis einer straffen Koordinierung der IT-Beschaffungen. So wird bereits bei der Beantragung von Investitionsmitteln geprüft, inwieweit die beabsichtigte Maßnahme in eine HBFG- Maßnahme integriert werden kann. Ebenso wird im Rahmen von Berufungsverhandlungen auf WAP- und CIP-Maßnahmen verwiesen, falls IT-Wünsche vorgebracht werden. Da sich nahezu während des gesamten Jahres gerade eine der WAP- oder CIP- Maßnahmen in der Beschaffungsphase befindet, ist es der Beschaffungsstelle in der Regel möglich, bei Beschaffungen, die außerhalb von HBFG-Verfahren erfolgen müssen, auf Ausschreibungsergebnisse von WAP- oder CIP-Verfahren zurückzugreifen. Bei Großgerätemaßnahmen werden aber auch nach Feststellungen des LRH günstige Konditionen erzielt. Das künftige Agieren auf der Basis lokaler IKT-Konzepte dürfte soweit das noch möglich ist zu einer weiteren Konzentrierung auf Großgerätemaßnahmen führen ) Beschaffung von Software Der weitaus größte Teil der Softwarelizenzen wird von der Universität Bonn unter Nutzung von Rahmenverträgen über die Firma Steckenborn bezogen. Die Bestellungen

19 können dabei direkt von den einzelnen Universitätseinrichtungen ohne Beteiligung der Beschaffungsstelle getätigt werden, da günstigster Lieferant, Preise und sonstige Konditionen feststehen. Die Bestellungen erfolgen über das Internet. Die Firma bietet für den Zentralen IT-Service einen kostenlosen Dienst an, mit dem ein Überblick über die in den letzten Jahren von der Universität erworbenen Lizenzen zu erhalten ist. Die einzelnen Einrichtungen können sich die von ihnen in den letzten Jahren vorgenommenen Bestellungen anzeigen lassen. Die Firma hat inzwischen gegenüber dem Zentralen IT-Service der Universität zugesagt, den gleichen Dienst wie für den Zentralen IT-Service auch für andere Universitätseinrichtungen anzubieten. Damit stehen die für eine Lizenzverwaltung erforderlichen Informationen in nahezu allen Fällen zur Verfügung, ohne dass für die Universität zusätzlicher personeller oder finanzieller Aufwand erforderlich wird. Die geringe Anzahl von Lizenzerwerbungen, die nicht über die Firma Steckenborn abgewickelt werden, rechtfertigt in keiner Weise den Aufwand einer hochschulweiten Datenbank. 5.4) Universität Dortmund 5.4.1) Beschaffungsorganisation In der Universität Dortmund gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hardund Software für alle Einrichtungen ab einer bestimmten Wertgrenze beschafft ) IT-Organisation Das HRZ hat eine Koordinierungsfunktion ) Hardwarebeschaffung Einsparpotentiale in der Zentralverwaltung sind durch den Abschluss von Rahmenverträgen z.b. für Fujitsu-Siemens-Rechner und Drucker von Kyocera erreicht worden. Alle wesentlichen Angaben für einen bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Einsatz der DV-Ausstattung werden datenbankgestützt erfasst. Das Verfahren des Einzelnachweises gilt grundsätzlich für Rechner, Drucker, Bildschirme und sonstige Ausstattung im Wert über ) Beschaffung von Software

20 Software, die vornehmlich auf den zentralen Servern des Hochschulrechenzentrums (HRZ) betrieben wird, wird durch das HRZ zentral beschafft und verwaltet. Dies betrifft insbesondere Betriebssysteme (z.b. AIX, Solaris, Windows-NT, Mac OS-X), Software- Entwicklungswerkzeuge (z.b. Java-SDK, HP-Fortran), numerische Bibliotheken (z.b. NAG, LINPACK), Simulationssoftware (z.b. CFX, ADF, Gaussian, Abaqus, ANSYS), Visualisierungssoftware (z.b. AVS), Datenbanksysteme (Oracle), Informations-Systeme (z.b. Imperia-CMS), Datensicherungssoftware (Tivoli-TSM), Software zur Netz- und Systemüberwachung (HP-Openview, Cisco-Works, BMC-Patrol). Ausgewählte Produkte werden vom HRZ direkt vertrieben. Hierfür bestehen Campusoder Mengenlizenzen. Eine zentrale Lizenzverwaltung besteht. Die Lizenzvergabe erfolgt über entsprechende Server, die Weitergabe von Lizenzschlüsseln, den Betrieb zentraler Lizenzmanager oder den Web-autorisierten Abruf von Software. Dies betrifft vornehmlich Statistik- und Mathematiksoftware, Betriebssystempflege einzelner Hersteller, ausgewählte Tools und den Virenschutz. Das Vertriebswesen ist bei den Massenprodukten weitgehend an die Firma Steckenborn ausgelagert. Steckenborn bietet (wie ASK-Net) eine Portallösung für die Universität Dortmund an. Darin sind besondere Konditionen und Ver-träge der Universität (Adobe, Borland, ComputerAssociates, Corel, Microsoft-Select, PowerQuestELP, Symantec Elite, Apple MacOS X, Macromedia ELP, Novell CLA, Scansoft Diamond, Veritas VLP) unter Berücksichtigung allgemeiner Forschungs- und Lehr-Konditionen berücksichtigt. Die Berechtigung zum Bezug der Software wird durch Steckenborn geprüft. Im Rahmen der Portallösung stehen statistische Werkzeuge zur Lizenzverwaltung zur Verfügung: Jedes beschaffende Institut kann die bestellten/ausgelieferten Lizenzen online abfragen. Gesamtübersichten über alle Institute und Einrichtungen stehen dem HRZ auf Monatsbasis zur Verfügung. Softwareprodukte, die vornehmlich auf lokalen Rechnern zum Einsatz kommen oder sehr anwendungsspezifischen Charakters sind, sowie Produkte, die nicht von Stecken-Born angeboten werden und Hardwareprodukte werden von den Fachbereichen/Fakultäten und Instituten durch die zentrale Beschaffungsstelle der Zentralverwaltung beschafft und mittels HIS IVS bei einem Wert von über 250 inventarisiert.

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