MedManager. AutoInventory. Permanente Bestandesübersicht für Heime und Spitäler

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1 MedManager AutoInventory Permanente Bestandesübersicht für Heime und Spitäler

2 Wiegand Medication Safety im Dienste des Gesundheitswesens Das umfassende Knowhow und die jahrzehntelange Erfahrung machen Wiegand zum kompetenten Partner für Beratung, Planung und Umsetzung von innovativen IT-gestützten Medikations- und Logistiklösungen. Vor über 45 Jahren entwickelte Wiegand kleine Tagesdispenser für die einfache und sichere Medikamentenverteilung auf Bettenstationen in Spitälern. Seither steht das Familienunternehmen für moderne, praktische und flexible Lösungen im Gesundheitswesen, insbesondere für die Bereiche Materiallagerung, Medikamentenverwaltung und Patientenversorgung. Stationszimmern und -apotheken bis zur individuellen Medikamentenverteilung am Patientenbett. Im direkten Austausch mit Mitarbeitenden in Spitälern, Alters- und Pflegeinstitutionen sowie in der ambulanten Gesundheitsversorgung werden bestehende Prozesse optimiert und neue Lösungen entwickelt. Heute entwickelt und produziert Wiegand überzeugende Logistiklösungen für die Gesundheitsversorgung von der zentralen Lagerhaltung über die Ausrüstung von 2

3 Spitallogistik zum Vorteil von Patienten und Mitarbeitenden Damit der steigende Kostendruck nicht zu Lasten der Patienten geht, müssen die Abläufe in anderen Bereichen optimiert werden, beispielsweise in der Materialbewirtschaftung und Logistik. In Heimen und Spitälern sind sowohl Kosten- als auch Zeitdruck hoch, Pflegepersonal hat es vielerorts zu wenig. Dennoch müssen Patienten rasch und sicher versorgt werden, Bewohnerinnen und Bewohner brauchen individuelle Unterstützung. Bei der persönlichen Betreuung und Pflege sollen und können kaum Abstriche gemacht werden. Relevantes Optimierungspotenzial gibt es bei der Materialbewirtschaftung. Der Zeitaufwand für die Materialbeschaffung und -inventarisierung ist hoch, kann jedoch einfach gesenkt werden. Anspruchsvolle Logistikprozesse Die Prozesse für die Lagerbewirtschaftung und Materialverteilung richten sich nach verschiedenen Faktoren. Örtliche Gegebenheiten, Sicherheitsvorschriften, Technologie und Personal bis hin zu Grösse und Ausrichtung der Organisation (Akutspital, Rehabilitationsklinik, Altersheim, Pflegeinstitution usw.) spielen eine Rolle. In jedem Fall müssen Medikamente und Verbrauchsmaterial auf den einzelnen Stationen jederzeit in der benötigten Menge verfügbar sein. Je nach Grösse und Funktion einer Station sind dies bis zu 400 Pflegeartikel und ebenso viele Arzneimittel, die bewirtschaftet werden müssen. In der Regel sind dafür die Mitarbeitenden auf den Stationen verantwortlich. Umfragen zufolge schätzt das Pflegepersonal den Aufwand für die Materialbeschaffung und -bewirtschaftung auf bis zu fünf Prozent seiner Arbeitszeit. Hinzu kommt noch der Aufwand der Logistikmitarbeitenden für das Rüsten, den Transport und das Einräumen des Materials. 3

4 Optimierte Logistikprozesse bringen konkrete Vorteile Das richtige Material in der benötigten Menge, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vereinfacht die Abläufe im Spitalalltag. Die rasche Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterial wie Handschuhe, Kanülen, Injektionsmaterial, Tupfer, Infusionsbeutel usw. muss auf den Stationen jederzeit sichergestellt sein. Zu tiefe Bestände führen zu aufwändigen Expressbestellungen oder umständlichen Nachfragen auf anderen Stationen. Zu hohe Bestände binden Kapital und sind wegen der meist knappen Platzverhältnisse unerwünscht. Mit durchdachten und effizienten Logistikprozessen lassen sich die Lagerbestände um 30 bis 70 Prozent senken, der Personalaufwand für die Materialbewirtschaftung auf der Station entfällt. Vorteile einer AutoInventory-Lösung Pflegepersonal wird entlastet Keine Expressbestellungen Keine Retouren Tiefere Lagerbestände Weniger Platzbedarf Unmittelbare Kostenreduktion durch Prozessoptimierung Der frei werdende Platz kann anderweitig genutzt werden Stationslager mit AutoInventory Zentrallager / Einkauf 4

5 WIEGAND AutoInventory eine innovative Lösung AutoInventory entlastet das Pflegepersonal, reduziert den Logistikaufwand und senkt die Lagerbestände. AutoInventory ist ein internes Logistiksystem, das die Bedarfsanforderungen der Stationen automatisch an das zentrale Warenbewirtschaftungssystem (SAP, Navision, Nexus, Opale usw.) übermittelt. Dank der permanenten Bestandeskontrolle durch die elektronischen Waagen sind die aktuellen Lagerbestände jederzeit abrufbar. Auf dieser Basis berechnet das System die benötigten Bestellmengen der Artikel für die jeweiligen Stationen. Bei einer dynamischen Konfiguration des Bestellprozesses wird der unterschiedliche Bedarf an Wochenenden und Feiertagen bei der Berechnung berücksichtigt. Nach einer kurzen Einführung verwaltet sich AutoInventory weitgehend selbst. Dank Web-Interface kann AutoInventory an jedem Arbeitsplatz bedient werden. Die regelmässige Bestandeskontrolle des Verbrauchsmaterials und der ganze Bestellaufwand auf den Stationen entfallen, das Pflegepersonal wird von diesen Arbeiten entlastet und kann sich seinen Kernaufgaben widmen. AutoInventory zeichnet sich aus durch seine einfache und rasche Implementierung und die Möglichkeiten zur schrittweisen Erweiterung der Lagerplätze. 5

6 Flexible Einrichtung und individuelle Ausstattung AutoInventory lässt sich unabhängig von Grösse und Beschaffenheit der Waren einsetzen und nutzt den Platz optimal. Pro Regal können je nach Breite bis zu zwölf Lagerplätze mit elektronischen Waagen eingerichtet werden. Von Tupfer, Nadel und Ampulle bis zu Medikamentenpackungen und Infusionsbeuteln für alle Artikel gibt es die passenden Behälter. Die Lagerplätze sind platzsparend in geschlossenen Schränken oder auf offenen Regalen konzipiert. Die Ausführung erfolgt optimiert auf die Bedürfnisse des Kunden. Zur einfachen und sicheren Handhabung sind höher liegende Elemente mit einem Schrägauszug ausgerüstet. Offenes oder geschlossenes Regal. Kombischrank mit AutoInventory und PrepStation. Mit Schrägauszügen oben. 6

7 Nutzen statt Investieren Die hohe Wirtschaftlichkeit von AutoInventory überzeugt. Unabhängig, ob über Eigenfinanzierung, Leasing oder Miete der Einsatz rechnet sich bereits bei einer Station. Die neue Finanzierung im Gesundheitswesen stellt Spitäler vor grosse Herausforderungen, da sämtliche Investitionen über den laufenden Betrieb finanziert werden müssen. Gleichzeitig erfordern Konkurrenzdruck und wachsende Qualitätsansprüche eine moderne, neuesten Erkenntnissen entsprechende Infrastruktur. Leasing und Miete sind ideale Möglichkeiten für die Beschaffung neuer Geräte und Anlagen. Leasing- und Mietvorteile Kein Kapitalbedarf Leasing- oder Mietaufwand ist erfolgswirksam Einfach Budgetierung Support und Wartung bei Miete inbegriffen Kosten werden durch tieferen Personalaufwand überkompensiert Amortisation in kurzer Zeit Jahr 1 Jahr 5 100'000 75'000 50'000 25' '000-50'000 Cash-Flow Leasing/Miete kumuliert kumuliert Cash-Flow Eigenfinanzierung kumuliert -75'000

8 Swiss Security Cloud AutoInventory über Swiss Security Cloud garantiert höchste Sicherheit bei minimalem Aufwand. Die Swiss Security Cloud garantiert höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit. Der Server befindet sich in einen Rechenzentrum, das die IT-Security Outsourcing- Vorschriften der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA erfüllt und nach ISO/IEC für Informationssicherheits-Managementsysteme zertifiziert ist. Vorteile der externen Lösung Höchster Sicherheitsstandard Kurze Einführungszeit Minimaler Projektaufwand Kostengünstige Wartung und Support Laufende Aktualisierung des Systems Hot-Standby-System Infrastruktur AutoInventory CockPit Web-Interface Materialmanagement System (SAP, Navision,...) Waagen Controller Firewall und sichere Verbindung über Internet MedManager Host (Externer Server) Label Printer MedManager AutoInventory Fremdsysteme Sichere Verbindung 8

9 WIEGAND MedManager für innovative All-in-one Lösungen Für sichere Medikation und effiziente Logistik im Gesundheitswesen bietet Wiegand mit MedManager die Basis für individuelle Lösungen. Von Zentraleinkauf, Zentralsterilisation und Apotheke bis zur Abgabe am Patientenbett MedManager deckt die kompletten Logistikprozesse ab. Unabhängig davon, ob eine einfache Schrankverwaltung für Stationsapotheken und -lager benötigt wird, oder eine durchgängige Prozessunterstützung für die gesamte interne Logistik bis zum Patienten. Alle gängigen Warenwirtschaftssysteme wie SAP, Navision, Hospis, Opale usw. lassen sich mit MedManager individuell erweitern. Sowohl als auch, statt entweder oder Als Alternative oder Ergänzung zu AutoInventory steht mit Kanban im MedManager eine einfache Schrankverwaltung zur Verfügung. Für kritische Artikel bietet sich eine Bewirtschaftung mit Tracking an, wodurch die Artikel direkt auf die Patienten gebucht und verrechnet werden können. Mit MedManager lassen sich Kanban, AutoInventory, Tracking und PrepStation beliebig kombinieren. Stationseinrichtungen und -apotheken können schrittweise eingerichtet und nachgerüstet werden, entsprechend den Prozessanpassungen und dem verfügbaren Budget. Alle Komponenten lassen sich einzeln oder kombiniert in MedManager nutzen. Die Schnittstellen zum jeweiligen Warenwirtschaftssystem müssen mit MedManager nur einmal implementiert werden. Komponenten von MedManager AutoInventory PrepStation Kanban Tracking 9

10 Kanban und Tracking ideale Ergänzungen zu AutoInventory MedManager bietet für alle Anforderungen passende Systeme, die sich einzeln oder ergänzend einsetzen lassen. Kanban die einfache Schrankverwaltung Kanban ist ein einfaches und kostengünstiges elektronisches Materialmanagement mit Artikelkärtchen. Auf der Basis des effektiven Warenbedarfs sind Bestellmengen und Lagerbedarf für jeden Artikel vordefiniert. Für eine Bestellung zieht die Pflegefachperson das entsprechende Kärtchen und scannt den Barcode. Die Übermittlung des Barcodes löst im Zentrallager oder der Apotheke die Bestellung aus. Das herausgezogene Kärtchen zeigt an, dass der Nachschub bereits bestellt ist. Bei einer dynamischen Konfiguration des Lagerplatzes berechnet Kanban die optimierte Bestellmenge aufgrund des Verbrauchs unter Einbezug von Wochenenden und Feiertagen. Jederzeit sind sämtliche Informationen über Umschlagsmenge und -zeit der erfassten Artikel verfügbar. Tracking Lagerführung und Verrechnung in einem Tracking macht es möglich, Verbrauchsmaterial direkt dem Patienten oder Bewohner zuzuweisen und zu verrechnen. Je nach System der Lagerführung erfolgt die Verrechnung direkt im Anschluss an die Bestellung. Befindet sich das Lager auf der Station, kann das Material wie eine Leistungserfassung auf den jeweiligen Fall gebucht werden. Tracking ist ideal für die Bewirtschaftung von Implantaten, Kathetern, Stents usw., die direkt auf die jeweiligen Patienten erfasst und verrechnet werden. 10

11 WIEGAND PrepStation wegweisend für die Patientensicherheit Die häufigsten Fehler im Gesundheitswesen geschehen bei der Medikation. PrepStation ist eine systemunterstützte Medikamenten-Bereitstellung und -Verabreichung, welche solche Fehler verhindert und den Medikamentenbestand automatisch verwaltet. Ein Fehler beim Richten der Medikamente, die Verabreichung eines falschen Medikaments oder eine falsche Dosierung, so etwas kann im hektischen Spitalalltag rasch passieren und gravierende Folgen haben. Bei PrepStation sind die mit den Medikamenten zu befüllenden Dispenser direkt den Patienten zugeordnet, die entsprechenden Verschreibungen werden elektronisch von einem Krankenhausinformationssystem (KIS) übermittelt. Bei der Bereitstellung werden Dispenser und Medikamente gescannt, automatisch mit der Verschreibung abgeglichen und gleichzeitig inventarisiert. Damit wird nicht nur die Medikationssicherheit deutlich erhöht. Das gleichzeitige Erfassen der verwendeten Medikamente stellt sicher, dass diese später auch verrechnet werden. Auch der Verbrauch von Narkotika wird automatisch kontrolliert und das integrierte Betäubungsmittelmanagement entlastet das Personal. 11

12 Überzeugende Lösungen für komplexe Anwendungen Wiegand AG Schlosserstrasse 5 CH-8180 Bülach Tel.: Fax: Wiegand System GmbH Bühlinger Str. 56 DE Neustadt/Wied Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) br.dl de

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