Das Programm SelectLine Rechnungswesen beinhaltet drei grosse Module: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung.

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1 Das Programm SelectLine Rechnungswesen beinhaltet drei grosse Module: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Alle drei Module können sowohl gemeinsam als auch separat verwendet werden. Unter Hilfe / Programm / Programmversion registrieren Sie die Programmbestandteile. Eindeutig einem bestimmten Modul zuordenbare Programmpunkte werden nur angezeigt, wenn eine Lizenzierung des entsprechenden Moduls erfolgt ist. Dieses Handbuch stellt Ihnen im Anschluss die drei Programmteile separat vor und erläutert die generelle Funktionsweise, sowie die Zusammenarbeit unter den einzelnen Modulen. Das Modul SelectLine Finanzbuchhaltung ermöglicht Ihnen alle - nanzbuchhalterischen Daten zu verarbeitet, auszuwerten und abzuspeichern. Über eine Vielzahl von Berichten können Sie jederzeit die Finanzdaten des aktuellen Jahres und aller vorhergehenden Geschäftsjahre analysieren. In Verbindung mit dem SelectLine Auftrag kann es auf den gleichen Datenbestand zugreifen und arbeitet mit dieser Hand in Hand. Im Einzelnen verfügt das Modul Finanzbuchhaltung u.a. über die folgenden Features: ˆ zahlreiche Auswertungen (BWA, Bilanz, Kontenblatt, Kontoauszug etc.) ˆ OP-Verwaltung ˆ automatischer Zahlungsverkehr ˆ automatisches, 5 stuges Mahnwesen ˆ schnelles Buchen mit dem Kontierungsassistent Die Finanzbuchhaltung ist Rechenschaftslegung nach aussen, die auf der Grundlage rechtlicher Vorschriften zu erfolgen hat. Als Information nach innen, für die Unternehmensführung, dient das Modul SelectLine Kostenrechnung, mit dem Ziel der Erfassung, Verrechnung und Kontrolle 1

2 von Kosten und Leistungen. Es wird die Zuweisung von Kosten und Leistungen nach Kostenarten auf Kostenstellen und Kostenträger relaisiert. Dabei ist die Kostensplittung ebenso möglich wie eine Umverteilung per Verteilungsschema. Die Kostenstellen lassen sich betriebswirtschaftlich auswerten der Betriebsabrechnungsbogen kann variable und xe Kosten separat ausweisen und je Kostenträger können die Deckungsbeiträge ermittelt werden. Das Modul SelectLine Anlagen (Anlagenbuchhaltung) bietet Ihnen mehr Transparenz in der Verwaltung der Wirtschaftsgüter im Unternehmen. Das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung beginnt mit der Aufnahme einer Anlage aus der Eingangsbuchung, passiert mit der Generierung der Abschreibungsbuchungen und endet mit der Erzeugung der Abgangsbuchung. Ihre Abschreibungen sehen Sie auf Knopfdruck und sämtliche Abschreibungsverläufe lassen sich in verschiedenen Ansichten darstellen. Neben der steuerlichen AfA können Sie mit der kalkulatorischen AfA Ihr Betriebsergebnis ermitteln. 2

3 1 Finanzbuchhaltung 1.1 Stammdaten Konten Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr. Die Informationen zu den Konten erfassen Sie auf mehreren Seiten. Der Wechsel zum jeweiligen Dialog wird über eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert. Konto ist das Schlüsselfeld der Konten. Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen. Mit der Eingabe des Kontos erhalten die Datensätze zusätzlich eine numerische Kontonummer. Dies ist zu beachten, wenn die Konten in numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen. Sortieren Sie dann nach Kontonummer! Hinweis Für Konten vom Typ Debitor oder Kreditor kann über den Schalter (bzw. Kreditor) der entsprechende Datensatz im Debitoren-/Kreditorenstamm geönet werden. Ist die Kunden-/Lieferantennummer noch nicht vergeben, wird diese neu angelegt. Existiert bereits der Debitor bzw. Kreditor aber das Personenkonto in den Kontenstammdaten noch nicht, können Sie sich diese automatisch über Einstellungen und Zusatzfunktionen / Personenkonten anlegen erstellen lassen. Hinweis 3

4 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Abbildung 1.1: Personenkonten anlegen Die Personenkonten können sowohl für Debitoren als auch Kreditoren erstellt werden. Optional kann das Anlegen auch auf nur in den Oene Posten bereits verwendete Konten beschränkt werden. Weitere Hinweise betreend des Zusammenhangs zwischen Konten und OP-Verwaltung nden Sie im Kapitel OP-Verwaltung. 4

5 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Konto Abbildung 1.2: Seite Konto Für die Bezeichnung des Kontos sind 40 Zeichen vorgesehen. Um ein Konto detaillierter zu beschreiben stehen Ihnen im Feld Bezeichnung (lang) weitere 80 Zeichen zur Verfügung. Der Autotext wird beim Buchen als Buchungstext übernommen, solange das entsprechende Eingabefeld in der Buchungsmaske noch keine Eintragung hat. Die Zuordnung ist für den Kontenplan von Bedeutung. Bei der Prüfung des Kontenplanes auf logische Richtigkeit wird geprüft, ob die Zuordnung in der Erfolgsrechnung oder in die Bilanz auch der Zuordnung lt. Konto entspricht. 'Keine' Zuordnung erfolgt für Personenkonten. Bezeichnung Autotext Zuordnung 5

6 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Typ Hinweis Steuercode Der Typ bestimmt die Art der Verwendung des Kontos beim Buchen und ist somit dessen wichtigstes Kennzeichen. ˆ Finanzkonto Für typische Finanzkonten wie Bank, Postbank und Kasse, auch für Transferkonten. Wird ein Finanzkonto an ein "nicht" Finanzkonto gebucht, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einen Steuerschlüssel und Skontowert einzugeben. ˆ Debitor Für Kundenkonten. ˆ Kreditor Für Lieferantenkonten. ˆ Umsatzsteuer Konten diesen Typs können mit Umsatzsteuerschlüssel gebucht werden. Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Umsatzsteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen von Umsatzsteuerkonto gegen Umsatzsteuerkonto ist kein Steuerschlüssel zulässig. Buchungen gegen Vorsteuerkonten sind nicht erlaubt. ˆ Vorsteuer Konten diesen Typs können mit Vorsteuerschlüssel gebucht werden. Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Vorsteuersteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen von Vorsteuerkonto gegen Vorsteuerkonto ist kein Steuerschlüssel zulässig. Buchungen gegen Erwerbsteuerkonten und Umsatzsteuerkonten sind nicht erlaubt. ˆ Steuerfrei Konten diesen Typs können nicht mit Steuerschlüssel gebucht werden. Die genannten Buchungsvorschriften gelten nur für das Buchen von Einfachbelegen, in Sammelbelegen können Sie alle Kontenkombinationen verwenden. Ist als Kontentyp Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Debitor ausgewählt, kann ein Steuerschlüssel eintragen werden. Dieser wird dann beim Buchen vorgeschlagen. 6

7 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Einem Debitorenkonto können Sie nur bei der Ist-Versteuerung einen Steuerschlüssel zuweisen. Dadurch wird beim Zahlungseingang der nötige Steuerschlüssel für die Umbuchung vom Steuerkonto "nicht fällig" auf "fällig" automatisch in der Buchungsmaske vorgeschlagen. Das Feld Sammelkonto ist nur für Personenkonten (Typ Debitor/Kreditor) Sammelkonto aktiv. Hier kann ein vom Standard abweichendes Sammelkonto, das entsprechend in den Stammdaten / Konten / Automatikkonten hinterlegt sein muss, eingetragen werden. Wird kein Konto hinterlegt, zieht das Programm automatisch das Standardsammelkonto aus den Automatikkonten. Konten, die Sie nicht mehr bebuchen wollen, können Sie mit einer datumsbezogenen Buchungssperre versehen. Buchsperre ab Ist die Option markiert, kann dieses Konto nicht mehr di- Konto nur indirekt buchen rekt, sondern nur noch automatisch bebucht werden (z.b. die Sammelkonten für Verbindlichkeiten und Forderungen). Wird ein solches Konto beim Buchen ausgewählt, weist das Programm Sie beim Abspeichern des Buchungssatzes auf diese Einstellung hin. Die Konten für die Umsatzsteuer sollten nie direkt bebucht werden, da dann keine Umsatzsteuerverprobung mehr möglich ist und direkt gebuchte Beträge auf diese Konten nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung beachtet werden. Markieren Sie die Option, wenn Sie sicherstellen möchten, Steuercode feststellen dass das eingestellte Konto nur mit dem im Feld Steuercode hinterlegten Steuerschlüssel gebucht wird. Diese Option ist für Erlöskonten sinnvoll dann ist eine eindeutige und einfache Umsatzsteuerverprobung sichergestellt. Wird parallel das Modul SelectLine Anlagenbuchhaltung genutzt, wird über das Kennzeichen selektiert, welche Konten in der Anlagenbuchhaltung als Sachkonten für die Anlage zur Verfügung stehen. Wird ein solches Konto über Buchen / Dialogbuchen angesprochen, wird die Position automatisch in den Anlagestapel geschrieben. Anlagenkonto 7

8 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Jahreswechsel ohne Saldo Die Salden der Konten mit der Option werden beim automatischen Jahreswechsel nicht mit in das Folgejahr übernommen (z.b. Steuerkonten, Privatentnahme, Saldenvortragskonten etc.). Für Konten, die der Erfolgsrechnung zugeordnet sind, erfolgt der Jahreswechsel grundsätzlich ohne Saldo. Kontenblatt Alternativ zum Druck jeder einzelnen Buchung im Kontenblatt können verdichten über die Option auch nur die Monatssummen ausgegeben werden. Hinweis Welche der o.g. Optionen Sie für ein Konto einstellen können, hängt von der Zuordnung und dem Kontentyp ab. Salden Im Kontensaldo wird Ihnen der aufgelaufene Saldo des Kontos angezeigt Salden / Budget Auf der Seite Salden/Budget erhalten Sie einen Überblick über die monatlichen Salden des gewählten Kontos. Ausserdem können Sie für jedes Konto Periodenwerte als Budget eingegeben. 8

9 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Abbildung 1.3: Seite Salden / Budget Über den Schalter haben Sie die Möglichkeit das Budget wahlweise aus dem Vorjahresbudget oder den Kontensalden des Vorjahres zu übernehmen. Beim Kopieren der Werte können Sie diese entsprechend eines Bewertungsfaktors anpassen. Soll keine automatische Übernahme des Etats erfolgen, kann die Eingabe separat für jeden Monat erfolgen oder Sie geben im Feld Gesamtsaldo einen Betrag ein, dieser wird dann gleichmässig auf die einzelnen Monate aufgeteilt. Ist die Kostenrechnung aktiviert, kann zudem ein Übergabe des Budgets auf die entsprechende Kostenart erfolgen. Das Kostenartenbudget wird aus allen Kontenbudgets summiert, die dieselbe Kostenart unter den Konteneinstellungen hinterlegt haben. Die Anzeige kann für alle Buchungsjahre erfolgen, d.h. Sie müssen nicht zwingend per Mandantenwahl direkt in Vorjahre wechseln, um sich die Salden anzeigen zu lassen. Des Weiteren kann die Ansicht sowohl in der Standardeinstellung CHF als 9

10 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG auch in Euro erfolgen Kontenblatt Auf der Seite Kontenblatt sind alle Buchungen getrennt nach Buchungszeiträumen gelistet. Optional können Sie sich auch die stornierten Buchungssätze anzeigen lassen. Diese werden Ihnen rot dargestellt. Abbildung 1.4: Seite Kontenblatt Hinweis Über einen Doppelklick auf eine Buchung gelangen Sie automatisch in die Buchungsmaske, in welcher der entsprechende Satz im Editiermodus angezeigt wird. 10

11 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Vorjahreswerte Im ersten Buchungszeitraum steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung periodenweise Vorjahressalden für jedes Konto zu hinterlegen. Diese Salden dienen in den verschiedenen Auswertungen zum Vorjahresvergleich. Abbildung 1.5: Seite Vorjahreswerte Aufgrund der hier erfassten Daten werden jedoch keine Vortragsbuchungen gebildet. 11

12 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Einstellungen Abbildung 1.6: Seite Einstellungen Fremdwährung Kostenrechnung Sie können jedes Konto beliebig mit Fremdwährungen bebuchen. Das heisst, in Ihre Kasse könnten bei Bedarf, Zahlungseingänge bspw. in EUR, CHF, US$, PFD gebucht werden. Die Salden werden getrennt nach Leitwährung und Fremdwährungen ermittelt und ausgewiesen. Über den Schalter erreicht man die Saldenübersicht der Buchungen in Fremdwährung. Um mit Fremdwährungen zu buchen, setzen Sie die Option und wählen die entsprechende Währung aus. Die hier eingestellte Fremdwährung ist ein Vorschlagswert, solange nicht die Option gesetzt ist. Wird die Fremdwährung festgestellt, kann nur noch in dieser Einheit auf das Konto gebucht werden. Die Einstellungen zur Kostenerfassung für Gewinn- und Verlustkonten sind nur bei Aktivierung des Moduls SelectLine Kostenrechnung sichtbar. Weitere Hinweise zu den einzelnen Funktionen nden Sie im Kapitel Kos- 12

13 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN tenrechnung. Ihnen stehen zwei Textfelder mit jeweils 40 Zeichen für zusätzliche Informationen zur freien Verfügung. Für die Konsolidierung eines Mandanten gibt es überdies noch die Möglichkeit ein Konsolidierungskonto einzugeben. Statt dem ursprünglich gebuchten Konto wird bei der Übergabe der Daten in den konsolidierten Mandanten das Konsolidierungskonto herangezogen. In der Passwortverwaltung hinterlegte Sichtbarkeitsebenen können hier zugeordnet werden. Der Nutzer kann dann nur die Datensätze sehen, bearbeiten und löschen, die sich auf seiner Sichtbarkeitsebene benden. Legt der Nutzer ein neues Konto oder Buchung an, erhält dieser Datensatz automatisch die Sichtbarkeitsebene, welche für den Benutzer in der Passwortverwaltung hinterlegt ist. Eine Zuweisung der Zugrisebene kann nur mit der sa-anmeldung in der SQL-Version erfolgen. Für die Zusammenfassende Meldung relevante Konten (Mehrwertsteuer, Finanz- und steuerfreie Konten) werden ebenfalls über die Konteneinstellungen geschlüsselt. Ist die Option aktiviert, wird bei der Buchung dieses Kontos ein Dialog zur Eingabe der Mwst-Identnummer des Rechnungsempfängers geönet. Ist das Gegenkonto ein Personenkonto wird die im Debitorenstamm eingetragene Mwst-ID vorgeschlagen. Alle Buchungen zu diesem Konto, die mit einer Mwst-Identnummer erfasst wurden, werden für die Zusammenfassende Meldung des entsprechenden Quartals berücksichtigt. Für Dreiecksgeschäfte ist ein separates Konto mit entsprechender Schlüsselung anzulegen. Auch steuerfreie Skonti aus Dreiecksgeschäften müssen mit einem separaten steuerfreien Skontokonto gebucht werden um die Trennung auf der Zusammenfassenden Meldung zu erlangen. Mit der Option werden Buchungen zu diesem Konto auf der Zusammenfassenden Meldung mit einer '1' im Feld Dreiecksgeschäfte aus- Zusatz Konsolidierung Zugrisebene Zusammenfassende Meldung Dreiecksgeschäfte 13

14 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Extrafelder gewiesen. Die Option ist nur aktivierbar wenn das Konto für die ZM berücksichtigt wird. Auch hier ist die Eingabe der Mwst-Identnummer des Rechnungsempfängers bei der Buchung notwendig. Die Seite Extrafelder erscheint nur, wenn Sie über Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte Extrafelder angelegt wurden. Nähere Erläuterungen nden Sie im SelectLine Systemhandbuch im Kapitel 11.2 Extrafelder Automatikkonten Konten mit einer Automatikfunktion werden unter Stammdaten / Konten / Automatikkonten verwaltet. Die Vorgaben werden bei der Anlage des Mandanten aus dem Vorlagemandanten übernommen. Die hier hinterlegten Konten werden automatisch vom Programm herangezogen, wenn z.b. Saldenvorträge erfasst oder Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungen erstellt werden. Die Konten können, solange noch nicht bebucht, umgestellt werden. Abbildung 1.7: Automatikkonten Skontokonten steuerfrei Das Konto Skontiertrag steuerfrei wird als Skontokonto angesprochen, wenn eine Buchung ohne Steuerschlüssel, aber mit Skonto erfolgt und der Betrag für das Konto im Haben steht. Das Konto Skontiaufwand steuerfrei wird als Skontokonto angesprochen, wenn eine Buchung ohne Steuerschlüssel, aber mit Skonto erfolgt und der 14

15 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Betrag für das Konto im Soll steht. Das Konto Erönungskonto Sachkonten wird automatisch herangezogen, wenn Vortragswerte über Buchen / Vortragswerte oder mit der Saldenübernahme von Bilanzkonten beim Jahreswechsel gebucht werden. Die Konten Erönungskonto Debitoren / Kreditoren werden automatisch gezogen, wenn OP-Vorträge über Oene Posten / Oene Posten - Vortrag oder mit der Saldenübernahme von Personenkonten beim Jahreswechsel gebucht werden. Buchungen gegen dieses Konten werden in den Salden getrennt als EB- Werte ausgewiesen. Das als Automatikkonto denierte Summenvortragskonto ermöglicht das unterjährige Vortragen von Oenen Posten und Bebuchen von Sachkonten mit Steuerschlüssel als reine Steuercode-Information, ohne dass eine Steuerbuchung erfolgt. Alle Debitorenbuchungen werden vom Programm zusätzlich und automatisch auf das Sammelkonto Debitoren gebucht sowie die Kreditorenbuchungen auf das Sammelkonto Kreditoren. Diese Konten sollten nicht direkt bebucht werden. Hält man sich an diese Regel, entspricht der Saldo dieses Kontos der Summe aller Debitorenkonten. Sollen für bestimmte Debitoren / Kreditoren gesonderte Sammelkonten genutzt werden, sind diese als alternative Konten festzulegen. Wird ein Konto als alternatives Sammelkonto hinterlegt, passt das Programm automatisch die Schlüsselung des Kontos in den Stammdaten auf Zuordnung Bilanz und Typ steuerfrei an. Erönungskonten Summenvortragskonto Sammelkonten Kontenplan Im Kontenplan werden die Konten den verschiedenen Auswertungen (Bilanz, Erfolgsrechnung, BWA) zugeordnet. Für die Standardkontenrahmen Kaefer und KMU werden verschiedene Kontenpläne (z.b. Kapital- und Personenkontenplan) mitgeliefert. Beim Anlegen eines neuen Mandanten werden die Kontenpläne aus dem Vorlagemandanten übernommen. 15

16 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Struktur Der Kontenplan ist als Baumstruktur organisiert, die bis zu 20 Ebenen zulässt (ähnlich der Dateiverzeichnisstruktur). Für jeden Kontenplan ist ein Grundgerüst (Bilanz - unterteilt in Aktiva und Passiva, Gewinn und Verlust, BWA) vorgegeben, dieses kann weder verschoben, noch gelöscht werden. Allerdings können Sie diese Grundstruktur um zusätzliche untergeordnete Ebenen erweitern. Handhabung Gruppen, Konten Zähler Gruppen, Konten und Zähler können Sie über hinzufügen oder über entfernen. Gruppen und Zähler werden stets am Ende der zugehörigen Einträge angefügt; Konten werden sortiert nach Kontonummer eingeordnet. Gelöscht wird immer die gerade markierte Position mit sämtlichen Untereinträgen. Über die Auswahlfelder können Sie die Anzeige des Kontenplans beeinussen. Das Arbeiten mit nur einem Teil bzw. einer Hauptgruppe erhöht die Übersicht und erleichtert die Suchfunktion. Über Ebenen lässt sich die Ansicht in ihrer Schachtelungstiefe variieren. Jeder im Mandanten hinterlegte Kontenplan kann hier ausgewählt und hinsichtlich seiner Hauptgruppen in der Ansicht eingeschränkt werden. Die Einschränkung der Anzeige gilt nur für die Stammdaten, sie greift nicht auf Auswertungen, welche sich auf die Kontenpläne beziehen. Die Struktur wird durch Gruppen gebildet, denen wieder Gruppen untergeordnet werden können. In der jeweils untersten Ebene benden sich die Konten, als Einzelkonto oder als Kontengruppe. Eine Gruppe weist immer den Saldo der untergeordneten Gruppen mit ihren Konten aus. Einzelne Gruppen können Sie mit einem Doppelklick auf das Gruppensymbol "auf- und zuklappen". Für Teilsummen muss man Zähler einfügen. Jeder Gruppe, Kontengruppe bzw. jedem Konto, dessen/deren Wert mitgezählt werden soll, ist die Schlüsselnummer des entsprechenden Zählers mitzuteilen. 16

17 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Generell gilt, die mitgelieferten Kontenpläne sollten nicht angepasst werden. Benötigen Sie Anpassungen am Kontenplan, sollte Sie einen bestehenden Standard kopieren und die Änderungen dort durchführen. Über Funktionen und Anzeigeoptionen nden Sie die Funktion Kontenplan Speichern unter, hierüber können Sie den aktuellen Kontenplan unter einem neuen Namen kopieren. Für jeden neu erstellten Kontenplan wird im Mandantenverzeichnis der Installation eine entsprechende KPL-Datei angelegt. In dieser wird die Struktur des Kontenplans abgespeichert. Alle Änderungen im Kontenplan sind erst mit dem Speichern wirksam. Das heisst, erst wenn gespeichert wurde, sind die gewünschten Änderungen in den entsprechenden Auswertungen sichtbar. Soll lediglich ein modizierter Kontenplan unter bereits bestehenden Namen gespeichert werden, erfolgt dies ebenfalls über Funktionen und Anzeigeoptionen. Auch das Löschen erfolgt über diesen Menüpunkt. Es können allerdings nur individuelle Kontenpläne wieder gelöscht werden. Das Löschen der Standardkontenpläne ist nicht möglich. Das Programm bietet Ihnen unter Funktionen und Anzeigeoptionen zwei Prüfroutinen, um die Zuordnungen im Kontenplan automatisch zu kontrollieren. Mit der Funktion Kontenplan prüfen wird der Kontenplan auf falsch zugeordnete Konten untersucht. ER Konten prüfen kontrolliert, ob jedes ER- Konto im aktuell bearbeiteten Kontenplan enthalten ist. Fehler bzw. die Informationen über nicht verwendete Konten werden in einem Prüfprotokoll dargestellt. Über Kontenplan drucken haben Sie die Möglichkeit sich die Zuordnungen der Konten in einer Übersicht getrennt nach BWA, Bilanz und ER ausgeben zu lassen. Im Druckparameter-Dialog geben Sie an, welche Informationen, z.b. Kontonummer, Zählerzuordnungen etc., Sie auswerten lassen wollen. Auch den Kontenplan selbst können Sie hinsichtlich den angezeigten Informationen beeinussen. Über Funktionen und Anzeigeoptionen können Speichern Kopieren Löschen Prüfen Drucken Anzeigeoptionen 17

18 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG verschiedene Einstellungen getroen werden. Zählerzuordnungen, Kennzahlen und Kennzeichen lassen sich ein- bzw. ausblenden. Ob eine Anzeige der genannten Daten erfolgt, erkennen Sie an dem Haken vor der entsprechenden Funktion Gruppen Bezeichnung Gruppen sind deniert durch ihre Bezeichnung, für die zwei Zeilen zur Verfügung stehen. Je nach ausgewählter Option für die Anzeige, wird den Zeilen unterschiedliche Bedeutung zugewiesen: 2-zeilig Vorzeichen beide Zeilen erscheinen in den Auswertungen über die Platzhalter "Vorzeile" und "Hauptzeile" positives Gruppensaldo die 1. Zeile wird in den Auswertungen über "Hauptzeile" ausgewiesen negatives Gruppensaldo die 2. Zeile wird in den Auswertungen über "Hauptzeile" ausgewiesen 18

19 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Abbildung 1.8: Gruppe bearbeiten Die Zuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und Passiva ist in Abhängigkeit vom Vorzeichen geregelt. Eine "Spiegelgruppe Soll" erscheint nur dann, wenn der Gruppensaldo positiv ist. Die dazugehörige "Spiegelgruppe Haben" weist nur dann einen Wert aus, wenn der Gruppensaldo negativ ist. Es ist wichtig, dass beide Spiegelgruppen in Bezug auf die dazugehörigen Konten und Kontengruppen genau identisch sind! Soll keine Trennung nach negativen und positiven Saldo erfolgen, hinterlegen Sie die Gruppe ohne Spiegelgruppen-Funktion. Spiegelgruppen erkennen Sie an dem roten (Haben) bzw. blauen (Soll) Punkt im Gruppenordner Ausserdem sind Gruppen durch ihre Sonderfunktion deniert: Spiegelgruppen Funktion 19

20 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Bezugszeile Kennzeichen Kennzahl Keine Sammelgruppe Sammelgruppe Soll Sammelgruppe Haben Eigenkapital EK-Fehlbetrag Soll EK-Fehlbetrag Haben Bilanzgewinn/ -verlust Der Gruppe ist keine Sonderfunktion hinterlegt. Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan enthaltenen Konten unabhängig vom Saldo werden hier gesammelt Auangposten. Alle bebuchten, aber nicht im Kontenplan enthaltenen Konten mit positivem Saldo werden hier gesammelt Sonstige Aktiva. Alle bebuchten aber nicht im Kontenplan enthaltenen Konten mit negativem Saldo werden hier gesammelt Sonstige Passiva. Der Saldo dieser Gruppe muss für die Bilanz immer im Haben stehen. Die fehlende Dierenz wird ermittelt. Um diesen Fehlbetrag wird die Aktiv- und die Passivseite ergänzt. Der ermittelte Fehlbetrag für Aktiva. Der ermittelte Fehlbetrag für Passiva. Die beiden Werte sind identisch. Hier wird der ermittelte Gewinn oder Verlust ausgewiesen. Die Anzeigeoption steht bei einer Gruppe mit dieser Sonderfunktion auf Vorzeichen. In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie eine Gruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo für prozentuale Auswertungen (z.b. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%). Für die Gruppe mit aktiver Option Bezugszeile wird die Bezeichnung grün dargestellt. Sobald in einer weiteren Gruppe bzw. Zähler die Option gesetzt wird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Bezugszeile. Die frei zu denierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druckvorlagen verwendet werden. Bspw. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalter ausgewertet werden, der den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt. Über die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter 20

21 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Funktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten deniert haben müssen, werden die Gruppen für die Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet. Zähler können der Struktur zugefügt werden, um innerhalb einer Gruppe Davon-Werte zu ermitteln. Den Gruppen innerhalb einer übergeordneten Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert addiert werden sollen, wird der entsprechende Schlüssel angefügt. Zähler zuordnen Um die Bilanz elektronisch über den XBRL-Export versenden zu können, muss im Kontenplan die Struktur für die Datenübermittlung hinterlegt werden. In den Kontenplänen der Vorlagemandanten nden Sie die entsprechende Zuordnung. XBRL- Zuordnung Konten Konten sind entweder als Einzelkonto oder als Kontenbereich den Gruppen zugeordnet. 21

22 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Abbildung 1.9: Konto bearbeiten Spiegelkonten Bezugszeile Die Zuordnung der Gruppen in der Bilanz hinsichtlich Aktiva und Passiva ist in Abhängigkeit vom Vorzeichen geregelt. Konten, die nur mit Guthaben im Aktiva erscheinen sollen, werden dort als "Spiegelkonto Soll" deklariert, gleichzeitig sind diese Konten dann als "Spiegelkonto Haben" im Passiva zu denieren. Dann erscheint dieses Konto bei Negativsaldo auf der Passivseite der Bilanz. Solche Konten(-bereiche) müssen paarweise in der Auswertung vorhanden sein! Wird für ein Konto ohne Spiegelkontenfunktion zugeordnet, ist dieses je Auswertung nur einmal vorhanden; unabhängig vom Wert erscheint es immer an dieser Position. In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie ein Konto, eine Gruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo für prozentuale Auswertungen (z.b. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%). Für das Konto mit aktiver Option Bezugszeile wird die Bezeichnung grün 22

23 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN dargestellt. Sobald in einem weiteren Konto, Gruppe bzw. Zähler die Option gesetzt wird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Bezugszeile. Die frei zu denierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druckvorlagen verwendet werden. Bspw. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalter ausgewertet werden, der den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt. Kennzeichen Über die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter Funktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten deniert haben müssen, werden die Konten für die Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet. Kennzahl Den Konten innerhalb einer Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert addiert werden sollen, wird der entsprechende Schlüssel angefügt. Zähler zuordnen Wenn Sie Änderungen und Ergänzungen am Kontenplan vornehmen und gleichzeitig den Kontenstamm geönet haben, steht bei der Auswahl eines Kontos im Kontenplan automatisch der Fokus in den Stammdaten auf diesem bzw. dem nächstgrösseren Konto. Änderungen am Konto sind nach Speichern/Verlassen des Kontos sofort im Kontenplan wirksam. Hinweis Zähler Zähler können der Struktur zugefügt werden, um innerhalb einer Gruppe Davon-Werte zu ermitteln. 23

24 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Abbildung 1.10: Zähler bearbeiten Analog zu den Gruppen sind die Zähler deniert durch eine zweizeilige Bezeichnung, ihre Bedeutung für die Anzeige und durch ihre Schlüsselnummer. Bezugszeile Kennzeichen Kennzahl In den Strukturen der Gewinnermittlung und der BWA können Sie ein Konto, eine Gruppe oder einen Zähler als Bezugszeile festlegen, deren bzw. dessen Saldo für prozentuale Auswertungen (z.b. ER mit Umsatzrelation in %) zu anderen Zeilen in Bezug gesetzt wird (100%). Sobald in einem weiteren Zähler, Gruppe bzw. Konto die Option gesetzt wird, deaktiviert das Programm automatisch die vorher festgelegte Bezugszeile. Die frei zu denierenden Kennzeichen können für die Gestaltung der Druckvorlagen verwendet werden. Bspw. kann das Kennzeichen in einem Bedingungsplatzhalter ausgewertet werden, der den Schriftstil der folgenden Platzhalter regelt. Über die Zuweisung einer Bedeutung, die Sie vorher im Kontenplan unter Funktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten deniert haben müssen, werden die Zähler für die Auswertung der Bilanzkennzahlen gekennzeichnet. 24

25 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Um die Bilanz elektronisch über den XBRL-Export versenden zu können, muss im Kontenplan die Struktur für die Datenübermittlung hinterlegt werden. In den Kontenplänen der Vorlagemandanten nden Sie die entsprechende Zuordnung. XBRL- Zuordnung Den Konten innerhalb einer Gruppe und den Gruppen innerhalb einer übergeordneten Gruppe, deren Salden zu einem Davon-Wert addiert werden sollen, wird der entsprechende Schlüssel angefügt. Hinweis Kennzahlen Gruppen und Zähler, theoretisch auch separate Konten können für die Auswertung der Bilanzkennzahlen ausgewählt werden. Sie werden mit der Zuweisung einer Bedeutung, die vorher unter Funktionen und Anzeigeoptionen / Kennzahlen bearbeiten deniert sein muss, für die Auswertung gekennzeichnet. Bedeutungen können Sie über Kennzahlen bearbeiten anlegen, gestalten und löschen. 25

26 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Abbildung 1.11: Kennzahlen bearbeiten Diese Begrie stehen Ihnen dann im Formulareditor für die Auswertung Kennzahlen als Datenfelder zur Verfügung. Will man zusätzliche Bilanzkennzahlen in die Auswertung aufnehmen, empehlt sich folgende Vorgehensweise: ˆ Überprüfen, ob im Kontenplan ein/e Zähler/Gruppe als Kennzahlen- Komponente vorhanden ist, oder noch angelegt werden muss. ˆ Aussagefähigen Begri als neue Kennzahl denieren. ˆ Diese Kennzahl der entsprechenden Gliederung im Kontenplan zuweisen. ˆ Über Auswertungen / Jahresauswertungen / Kennzahlen den Formulareditor starten. ˆ Im Block "Kennzahlen Bilanz" im Bereich Positionen müssen die neuen Zeilen aufgenommen werden. Hinweise zur Arbeit mit dem Formulareditor nden Sie im SelectLine Systemhandbuch unter Kapitel 8. Formulareditor. Hinweis Für die Standardkontenrahmen sind bereits Kennzahlen in den Konten- 26

27 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN plänen hinterlegt, so dass nur in Ausnahmefällen ein Neuanlegen und De- nieren von Kennzahlen und deren Auswertung notwendig wird Steuerschlüssel Die Verwaltung der Steuerschlüssel erfolgt über Stammdaten / Konstanten / Steuerschlüssel. Die Daten werden bei der Anlage des Mandanten aus dem Vorlagemandanten übernommen und müssen daher nicht komplett selbst angelegt werden. Es werden alle gebräuchlichen Steuercodes mitgeliefert. Abbildung 1.12: Steuerschlüssel Der Steuercode ist der maximal zweistellige Datensatzschlüssel. Vergeben Sie eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung für neue Steuerschlüssel. Es stehen Ihnen hierzu 40 Zeichen zur Verfügung. Wenn die Steuercodes im SelectLine-Programm, nicht mit den Steuerschlüsseln im Ziel-Programm (z.b. Datev) übereinstimmen, haben Sie die Möglichkeit, über den Exportsteuerschlüssel den entsprechenden Steuercode des Ziel-Programms mitzugeben. Steuercode Bezeichnung Exportsteuerschlüssel 27

28 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Dieser Weg funktioniert nur beim Export. Der Import greift nicht auf das Feld zurück. Berechnung Die Berechnung der Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag kann: "Brutto" nach der Formel: Steuerbetrag = Bruttobetrag / (100 + Steuerprozent) * Steuerprozent / 100 * Quote bspw. 19 = 119 / ( ) * 19 / 100 * 100 "Pauschal" nach der Formel: Steuerbetrag = Bruttobetrag / 100 * Steuerprozent / 100 * Quote bspw. 22,61 = 100 / 100 * 19 / 100 * 100 erfolgen. Bei den Steuerarten Umsatzsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetrag in der Regel "Brutto" berechnet, bei der Steuerart Erwerbsteuer immer "Pauschal". Steuerart Sie können Umsatzsteuer-, Vorsteuer- und Erwerbsteuerschlüssel verwalten. Bei den Steuerarten Umsatzsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetrag in der Regel Brutto berechnet, bei Erwerbsteuer immer Pauschal. Steuerbetrag Wenn Sie während des Buchens den Steuerbetrag noch ändern wollen, müsänderbar sen Sie die Option setzen. Wenn der betreende Steuercode dann in der Buchungsmaske angesprochen wird, ist das Feld für den Steuerbetrag zur Bearbeitung freigegeben. Steuerdetails Im unteren Teil der Eingabemaske bendet sich eine Tabelle, in der Sie selbst die aktuellen Steuerkonditionen zusammen mit dem Gültigkeitsdatum eintragen können. Die Gültigkeitsbereiche werden von uns anhand gesetzlicher Änderungen stets gepegt und über die Vorlagemandanten eingebunden. 28

29 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Abbildung 1.13: Steuerschlüsseldetails Das Steuerdetail wird ab diesem Datum gültig. D.h. wird ein Buchungssatz mit einem nach dem GültigAb-Datum liegenden Zeitraum erfasst, greift das Programm automatisch auf das entsprechende Steuerdetail zu. Die Gültigkeit bleibt bestehen, bis ein neues Steuerdetail angelegt wird. Hier hinterlegen Sie die vom Programm zu beachtenden Steuersätze. Über die Quote legen Sie den abzugsfähigen Anteil der Steuer fest. Das Automatikkonto wird für die Buchung des Steueranteils verwendet. Das Programm bucht automatisch auf dieses Konto, wenn der entsprechende Steuercode in der Buchung verwendet wird. Bei der Istversteuerung wird der Steueranteil bei Rechnungslegung auf das NichtFällig-Konto gebucht. Erst bei Eingang der Zahlung bucht das Programm automatisch vom NichtFällig-Konto auf das Automatikkonto um. Diese Funktionsweise betrit nur Steuerschlüssel der Steuerart Umsatzsteuer. Auf das Skontokonto wird der Nachlass einer Rechnung, der auf diesen Steuerschlüssel entfällt, gebucht. Das Konto für steuerfreie Skonti hinterlegen Sie unter Stammdaten / Konten / Automatikkonten. Gültig ab Steuer Quote Automatikkonto Nicht Fällig Skontokonto 29

30 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Für jedes Steuerdetail kann auch ein separater Exportsteuerschlüssel hinterlegt werden. Dieser überwiegt in seiner Wertigkeit dem allgemeinen Exportsteuercode. Export- Steuerschlüssel Steueränderung Der Steueränderungsschlüssel hält die Steuerprozente und Konten für Skonto- Buchungen zu Vorjahreskonditionen bereit. Das Programm erkennt jeweils am Beleg-Datum, ob der Steueränderungsschlüssel relevant ist Währungen Das Programm unterstützt Buchungen mit unterschiedlichen Währungen. Dazu werden Kalkulationskurse und aktuelle Tagesskurse benötigt, die im Programmteil Stammdaten / Konstanten / Währungen verwaltet werden. Leitwährung ist CHF. Abbildung 1.14: Währungen 30

31 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Auch hier wird Ihnen vom Programm wieder ein bestimmter Stammdatenteil mitgeliefert, den Sie nur noch anpassen bzw. ergänzen müssen. Legen Sie im Feld Währung einen aussagekräftigen, bis zu 3-stelligen Währungscode fest. Beachten Sie hierbei Gross- und Kleinschreibung. Hinterlegen Sie hier den 3-stelligen ISO-Code für die eindeutige Identikation der Währung im internationalen Zahlungsverkehr, z.b. USD. Ihnen stehen bis zu 40 Zeichen zur Verfügung, um die Währung genauer zu benennen. Auf das jeweilige Dierenzkonto werden beim automatischen Valutaausgleich die Währungsgewinne bzw. -verluste gebucht. Die Konten können auch erst direkt beim Valutaausgleich angegeben werden. Mit den Werten für Tageskurse legen Sie den kalkulatorischen Wert der Währung in Bezug auf Ihre Leitwährung fest. Bei Zahlungen und beim Valutaausgleich werden die aktuellen Tageskurse zu Grunde gelegt. Währung ISO-Code Bezeichnung Konto Erfolgsrechnung Tageskurs Abbildung 1.15: Tageskurse Banken Zum Installationsumfang des Programm gehört ein mandantenunabhängiges Bankenarchiv. Je Mandant legen Sie unter Stammdaten / Konstanten / Banken die benötigten Bankanschriften an, indem Sie die Banken aus dem Archiv über- 31

32 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG nehmen oder ggf. die Angaben manuell erfassen. Abbildung 1.16: Banken Mit der Option bestimmen Sie, welche Banken an SEPA- Überweisungen teilnehmen. Unter Einstellungen und Zusatzfunktionen können die Angaben hinsichtlich BIC und SEPA-fähiger Bank aus dem Bankenarchiv übernommen werden Bankbezüge In den Bankbezügen unter Stammdaten / Banken / Bankbezüge verwalten Sie die Bankverbindungen und Kassen Ihres Mandanten. 32

33 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Abbildung 1.17: Bankbezüge Die Nummer ist der zweistellige Datensatzschlüssel der Bankbezüge. Bankbezüge vom Typ "Bank" sind in der Regel Finanzkonten bei einer Bank. Bankbezüge vom Typ "Kasse" kommen bei Barzahlungen von Rechnungen oder bei der Arbeit mit dem Programm Selectline Kassenbuch zur Anwendung. Das Fibu-Konto ist das Finanzkonto, auf das die Zahlungen bei der Verwendung des entsprechenden Bankbezugs gebucht werden. Bankbezüge können in beliebiger Währung geführt werden. Ist der Typ des Bankbezugs auf "Bank" gesetzt, haben Sie zusätzlich die Nummer Typ Fibu-Konto Währung Bankdaten 33

34 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Möglichkeit die zum Finanzkonto gehörenden Bankkontodaten anzugeben. Geben Sie Kontonummer und Kontoinhaber an. Die Bankleitzahl wählen Sie aus den Bankstammdaten aus. Ist für die Bank eine IBAN und BIC hinterlegt, wird diese automatisch bei der Auswahl der Bank in den Bankbezug übernommen. Diese Angaben sind wichtig für die Arbeit mit dem automatischen Zahlungsverkehr Buchungstexte Mit Stammdaten / Konstanten / Buchungstexte können Sie sich die Arbeit beim Buchen vereinfachen. Abbildung 1.18: Buchungstexte Kürzel Hinweis Textzeilen In der Buchungsmaske haben Sie die Möglichkeit, im Eingabefeld Text1 einfach das Textkürzel des Buchungstextes einzutippen. Beim Verlassen des Eingabefeldes werden je nach Denition beide Textfelder mit den entsprechenden Buchungstexten gefüllt. Das Textkürzel dient als max. 6stelliges alphanumerisches Schlüsselfeld. Verwenden Sie Kleinbuchstaben, dies erleichtert die Nutzung der Buchungstexte beim Buchen. Die beiden Textzeilen bieten analog zu den Buchungstexten in der Dialogbuchenmaske jeweils 40 Zeichen zur Eingabe eines Buchungstextes. 34

35 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Geschäftsvorfälle Mit der Verwaltung von Geschäftsvorfällen unter Stammdaten / Konstanten / Geschäftsvorfälle erreichen Sie eine Automatisierung Ihrer Buchungsaktivitäten. Zu den vordenierten und in Zuordnungs- und Typfestlegungen nicht zu verändernden Geschäftsvorfällen können Sie weitere Geschäftsvorfälle, passend zur eigenen Buchungspraxis, anlegen. Beim Buchen mit der Einstellung "Belegart" können diese Fälle ausgewählt werden. Abbildung 1.19: Geschäftsvorfälle Ein Geschäftsvorfall ist deniert durch ein maximal 3-stelliges Kürzel, die Bezeichnung und durch einen beschreibenden Hinweis. Für Konto und Gegenkonto sind die Merkmale festzulegen, die das Konto im Soll und das Konto im Haben erfüllen muss. Ein passendes Konto kann als Vorschlagskonto aufgenommen werden. (Gegen-)Konto 35

36 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Abbildung 1.20: Kontentyp Betragseingabe Nummernkreis Für die Eingabe des Betrags wird festgelegt, ob diese Brutto, Netto oder steuerfrei erfolgt. Das Programm berechnet dann automatisch anhand des Steuerschlüssels den Steuerbetrag. Sie können je Geschäftsvorfall einen separaten Nummernkreis vergeben um u.a. eine fortlaufende Belegnummer zu gewährleisten Buchungskreise Haben Sie einen konsolidierten Mandanten steht Ihnen mit Stammdaten / Konstanten / Buchungskreise ein zusätzlicher Menüpunkt zur Verfügung. Mit Hilfe der Buchungskreise werden Daten aus unterschiedlichen Mandanten importiert, um einen gemeinsamen Abschluss zu erstellen. Abbildung 1.21: Buchungskreise 36

37 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Für jeden Mandanten, der konsolidiert werden soll, wird ein eigener Buchungskreis angelegt. In diesen werden per Import die Daten aus dem ursprünglichen Mandanten kopiert. In der Buchungsmaske werden die entsprechenden Buchungen dann unter dieser Buchkreis-ID angezeigt. Vor dem Import werden bereits im Buchungskreis vorhandene Daten gelöscht. Beim Import werden sowohl Buchungen aus dem Originalmandanten als auch, im Konsolidierungsmandanten fehlende, Konten übernommen. Über werden alle Buchungen, die in den betreenden Buchungskreis importiert wurden, gelöscht. Über die Nummer legen Sie eine eindeutig max. 10stellige ID für den Buchkreis fest. Nummer Geben Sie in der Bezeichnung eine bis zu 40 Zeichen lange Umschreibung für den Buchungskreis, z.b. Mandantenname, an. Bezeichnung Wählen Sie den zu konsolidierenden Mandanten aus. Mandant Nummernkreise Belegnummern über Nummernkreise zu erstellen, erleichtert die Zuordnung von Buchungssätzen zu bestimmten Geschäftsvorfällen. Weiterhin wird durch Nummernkreise die chronologische Vergabe der Belegnummern auch bei Mehrplatzarbeit sichergestellt. Die Tabelle unter Stammdaten / Konstanten / Nummernkreise wird jahresweise gespeichert. 37

38 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Abbildung 1.22: Nummernkreise Nummernkreis Mit dem Feld Nummernkreis steht Ihnen ein 3stelliges Schlüsselfeld zur Verfügung, über welches Sie später z.b. in der Buchungsmaske den Nummernkreis auswählen. Bezeichnung Mit einer 40stelligen Bezeichnung geben Sie dem Nummernkreis einen Namen. Belegnummer Die nächstfolgende Nummer wird auf der Grundlage der hinterlegten Formel für die letzte Belegnummer berechnet PLZ-Verzeichnis Es steht ihnen unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / PLZ-Verzeichnis ein Archiv aller deutschen, schweizer und österreichischen Postleitzahlen zur Verfügung. Wenn die entsprechende Angabe im PLZ-Verzeichnis existiert, wird die Adresse nach der Eingabe der Postleitzahl automatisch mit dem Ort vervollständigt. Das PLZ-Verzeichnis wird bei jeder neuen Adressangabe in jeder beliebigen Maske automatisch erweitert. 38

39 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.1. STAMMDATEN Abbildung 1.23: PLZ-Verzeichnis Eine Aktualisierung des Verzeichnisses auf den Stand des letzten Updates können Sie über das Applikationsmenü / Reorganisieren / Stammdaten aktualisieren vornehmen Ländercodes Unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / Ländercodes werden die international gültigen Ländercodes mandantenübergreifend verwaltet. Abbildung 1.24: Ländercodes Sprachen Für die Erstellung fremdsprachiger Mahnbelege können Sie unter Stammdaten / Konstanten / Weitere... / Sprachen Stammdaten für verschiedene Sprachen anlegen. 39

40 1.1. STAMMDATEN KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG In den Mandanteneinstellungen / Mahnungen erhalten Sie zu jeder hinterlegten Sprache einen Untereintrag um entsprechende Mahntexte zu hinterlegen. Diese werden dann bei passender Zuordnung der Sprache in den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten beim Druck des Mahnbeleges eingebunden. Abbildung 1.25: Sprachen Font Als gestalterisches Mittel können Sie je Sprache eine eigene Schriftart hinterlegen Textbausteine Textbausteine, die Sie im Programmteil Stammdaten / Konstanten / Weitere.../ Textbausteine erfassen und verwalten, können Sie in Langtextfeldern an der gewünschten Position einfügen. 40

41 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.2. STAMMDATENANPASSUNG Abbildung 1.26: Textbausteine Textbausteine werden in den Langtexten der Eingabemasken üblicherweise über das Kontextmenü eingefügt. Wenn Sie im Langtextfeld den Datensatzschlüssel eines Textbausteins eingeben, erreichen Sie mit der Tastenkombination [Strg] + [T], dass die Eingabe des Schlüssels mit dem entsprechend hinterlegten Langtext ausgetauscht wird. Hinweis Formate, Etiketten und Schriften Im SelectLine Systemhandbuch nden Sie entsprechende Hinweise. 1.2 Stammdatenanpassung Datenaktualisierung Über Stammdaten / Anpassung / Datenaktualisierung können Sie bestimmte Stammdaten aus einem anderen Mandanten, z.b. einem der mitgelieferten Vorlagemandanten, für das aktuelle Buchungsjahr übernehmen bzw. aktualisieren. Standardmässig wird der zu Grunde liegende Vorlagemandant für die Aktualisierung vorgeschlagen. 41

42 1.2. STAMMDATENANPASSUNG KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Abbildung 1.27: Datenaktualisierung Es stehen Ihnen verschiedene Aktualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung: ˆ Neue Daten zufügen Es werden nur Daten, die im aktuellen Mandanten noch nicht vorhanden sind, vom ausgewählten Mandanten übernommen. ˆ Vorhandene Daten aktualisieren Daten, die bereits im aktuellen Mandanten vorhanden sind, werden mit den Daten des ausgewählten Mandanten überschrieben. Alle anderen Daten bleiben unangetastet, d.h. es werden keine neuen Daten hinzugefügt und auch Daten, die zusätzlich im aktuellen Mandanten vorhanden sind bleiben unberührt. ˆ Vorhandene Daten ersetzen Die Daten des aktuellen Mandanten werden ersetzt durch die Daten des ausgewählten Mandanten. Spezisch im aktuellen Mandanten erstellte Daten sind damit verloren - ausgenommen Personenkonten. Folgende Daten können aktualisiert werden: ˆ Steuerschlüssel Die Stammdaten der Steuerschlüssel und entsprechende Steuerschlüsseldetails können um die Daten aus dem Vorlagemandanten ergänzt, aktualisiert oder ersetzt werden. 42

43 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.2. STAMMDATENANPASSUNG ˆ Konten Konten, die im Quellmandanten existieren, nicht aber im Zielmandanten, können in den aktuellen Mandanten hinzugefügt werden. Konten, die weder im aktuellen Buchungsjahr noch im Vorjahr bebucht wurden und auch keine Sonderfunktion (z.b. Personen- oder Automatikkonten) inne haben, können ersetzt werden. Eine Aktualisierung der Konten erfolgt, wenn die o.g. Bedingungen für das Ersetzen der Konten zutreen, die Bezeichnung aktualisiert werden darf und der Steuercode des Zielkontos mit dem Steuerschlüssel aus dem Vorjahreskonto des Quellmandanten übereinstimmt. Trit eine der Bedingungen nicht, wird im Anschluss nochmals der Steuercode überprüft und ggf. nur dieser im Konto aktualisiert. ˆ Kontenbezeichnungen Es kann eine Aktualisierung der Felder Bezeichnung und Bezeichnung (lang) in der Kontentabelle durchgeführt werden, wenn die Zielfelder leer sind oder der Feldinhalt im Zielkonto mit dem Inhalt des Vorjahreskontos im Quellmandanten übereinstimmt. Zusätzlich muss dann im aktuellen Jahr die Kontenbezeichnung im Zielmandanten von der im Vorlagemandanten abweichen. ˆ Kontenpläne Die Kontenplandateien können ersetzt bzw. neue hinzugefügt werden. Bereits vorhandene Kontenpläne werden zuvor in *.bak umbenannt und im Mandantenverzeichnis abgelegt. ˆ Mahntexte Die Mahntexte können mit denen von einem anderen Mandanten ersetzt werden. Die vorhandene Mahn.ini wird zuvor in Mahn.bak umbenannt und im Mandantenverzeichnis abgespeichert. ˆ Abschreibungsarten Bei lizenzierter SelectLine Anlagenbuchhaltung gibt es zusätzlich die Möglichkeit Abschreibungsarten zu aktualisieren bzw. zu ersetzen. Es werden u.a. die (Sonder-)Abschreibungsarten, der Anlagespiegel und die Preisindices aus der Vorlage übernommen. Wird bei der Aktualisierung als ein Mandant abweichend vom voreingestellten Vorlagemandanten gewählt, wird dieser Mandant als neuer Vorlagemandant für das aktuelle Jahr übernommen. Hinweis 43

44 1.2. STAMMDATENANPASSUNG KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Kontoänderungsassistent In einem reinen Rechnungswesenmandanten kann eine Umstellung der Kontenstelligkeit automatisch erfolgen. Hierfür sind exklusive Benutzerrechte nötig. Es erfolgt eine Anpassung des gesamten Mandanten hinsichtlich Konten, Buchungen, Oenen Posten, Anlagen und Kostenrechnung. Abbildung 1.28: Kontoänderungsassistent Stelligkeit Führende Nullen Datensicherung Der Kontenrahmen kann auf bis zu 8 Stellen erweitert werden. Um eine Umstellung zu ermöglichen, wird ermittelt wie die bisherigen Vorgaben sind. Dabei werden die maximalen Stellen der Sachkonten als Bewertung der aktuellen Stelligkeit herangezogen. Auf Grund dieser Werte, werden die Konten dann angepasst und mit nachgestellten 0 aufgefüllt. Zusätzlich zur Stelligkeit kann den Konten auch ein Präx in Form führender Nullen zugefügt werden. Die Konten werden dann bis zur gewünschten Stelligkeit erweitert und danach gegebenenfalls mit vorangestellten Nullen aufgefüllt. Es ist also nicht möglich die Konten nur mit Nullen aufzufüllen. Es sollte immer eine Datensicherung vor der Anpassung der Konten durchgeführt werden. Die Anpassung läuft jahresübergreifend über alle Tabellen, in denen Konteninformationen zu nden sind. So wird der Vorjahresvergleich gewährleistet. Nach der Anpassung ist eine Aktualisierung mit dem Vorlagemandanten nicht mehr möglich. 44

45 KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG 1.2. STAMMDATENANPASSUNG Folgende Einstellungen müssen nach der Umstellung manuell angepasst bzw. kontrolliert werden: ˆ Auswertungsparameter (z.b. Druckjobs) ˆ Benutzer-Vorgaben in den Vortragswerten ˆ Datev- und Konsolidierungskonto in den Kontenstammdaten ˆ Inventarnummer unter Mandant / Einstellungen / Anlagenbuchhaltung Sichtbarkeitsebenen (nur SQL) Mit den Zugrisebenen gibt es im SelectLine Rechnungswesen die Möglichkeit, die Sichtbarkeit auf ausgewählte Daten zeilenweise einzuschränken. Dabei wird über die Passwortverwaltung deniert, welcher Nutzer welche Datensätze sehen, ändern und löschen darf. Als einzuschränkende Daten kommen Buchungen und Konten zur Auswahl. Der Nutzer kann dann nur die Datensätze sehen, bearbeiten und löschen, die auf seiner Sichtbarkeitsebene liegen. Alle Sätze, die nicht in seinem Sichtbarkeitsbereich liegen sind für ihn gesperrt und nicht sichtbar. Abbildung 1.29: Einstellung Zugrisebenen in Passwortverwaltung 45

46 1.2. STAMMDATENANPASSUNG KAPITEL 1. FINANZBUCHHALTUNG Zugrisebenen Hinweis Konten Die Zuordnung der Sichtbarkeitsebenen erfolgt unter Applikationsmenü / Passwörter. Hier können Sie für einen Nutzer Zugrisebenen bzw. bereiche zuordnen und festlegen. Dabei können einzelne Ebenen oder von/bis- Bereiche angegeben werden. Es sind nur numerische Eingaben möglich. Die Vergabe der Zugrisebenen kann nur durch einen Benutzer erfolgen, der selbst nicht in den Sichten eingeschränkt ist. Unter Stammdaten / Konten / Einstellungen werden die Sichtbarkeitsebenen hinterlegt. Jedes Konto erhält eine Ebene und nur Nutzer mit einem entsprechenden Zugri können dann den Datensatz sehen, bearbeiten und löschen. Abbildung 1.30: Zugrisebene in Kontenstamm Buchungen Beim Schreiben neu angelegter Datensätze wird die höchste Sichtbarkeitsebene des angemeldeten Nutzers mitgespeichert. Die höchste Ebene entspricht der niedrigsten Zahl. D.h. legen Sie im oben aufgezeigten Beispiel ein neues Konto an, erhält dieses automatisch die Sichtbarkeitsebene 3. Manuell können Sie die Ebene auch anpassen, müssen aber in ihrem Ebenenbereich bleiben. Auch Buchungssätze werden eingeschränkt dargestellt. Der angemeldete 46