Ablauf einer Folgeinventur

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1 Ablauf einer Folgeinventur Einweisung der Aufnahmeteams: Alle Gegenstände, die Eigentum des Landkreises Rhön-Grabfeld sind, sind grundsätzlich mit roten und blauen Inventaraufkleber versehen. Rote Inventaraufkleber Der Gegenstand ist in der Anlagenbuchhaltung aufgenommen. Der Aufkleber ist mit der Inventarnummer aus der Anlagenbuchhaltung beschriftet. Der Wegfall des Gegenstandes und eine Änderung des Standortes m u s s der Anlagenverwaltung gemeldet werden. Die Gegenstände mit diesen roten Inventaraufklebern müssen auf den Zähllisten aufgenommen werden. Blaue Inventaraufkleber Der Gegenstand ist nicht inventarisiert. Er wurde nicht in die Anlagenbuchhaltung aufgenommen. Die Gegenstände, die mit diesen Aufklebern versehen sind, wurden geprüft, fallen jedoch unter die Wertgrenze. Sie sind für die späteren Folgeinventuren nicht mehr relevant. Der blaue Inventaraufkleber dient als Kennzeichnung dieser Gegenstände. Der Wegfall des Gegenstandes und eine Änderung des Standortes werden der Anlagenverwaltung nicht gemeldet Ein Gegenstand der Informationstechnik, der zwar im internen Verzeichnis der EDV-Stelle enthalten ist, jedoch nicht inventarisiert wurde. Er wurde nicht in die Anlagenbuchhaltung aufgenommen. Die Gegenstände, die mit diesen Aufklebern versehen sind, wurden geprüft, fallen jedoch unter die Wertgrenze. Der blaue Inventaraufkleber dient als Kennzeichnung dieser Gegenstände. Der Wegfall des Gegenstandes oder eine Änderung des Standortes werden der Anlagenverwaltung nicht gemeldet. S t a n d : O k t o b e r S e i t e 1

2 Auftrag an die Aufnahmeteams: 1. Prüfen, ob die eingetragenen Vermögensgegenstände auf der Zählliste vorhanden sind. 2. Kontrolle, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden. 3. Erfassen von weiteren Vermögensgegenständen mit roten Inventaraufklebern in die Zählliste. 4. Erfassen von Gegenständen ohne Inventaraufkleber. 5. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern nicht in die Zählliste erfassen. Hinweis: Bitte darauf achten, dass auch Gegenstände der IT (Rechner, Wyse C10LE, Drucker, Scanner, Faxe etc.) geprüft und ggf. in die Zählliste aufgenommen werden müssen. Wichtig! Die Eintragungen in der Zählliste sind mit einem dokumentenechten blauen Stift auszuführen. Eine Eintragung mit z. B. Bleistift ist unzulässig. Die Eintragungen in der Zählliste dürfen nicht nachträglich entfernt werden. Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss. Gegenstände, die nicht in die Zählliste eingetragen werden müssen (Auszug aus der Folgeinventurrichtlinie, Nr , Seite 15) Aus Vereinfachungsgründen ist auf die Erfassung von folgenden Gegenständen zu verzichten: 1. Allgemein: - Gegenstände, die als Abfall oder Schrott gelten - Verbrauchsmaterial (z. B. Kreide, Papier, Stifte, Lineale, Blumen usw.) - Die in Ziffer 1.5 Satz 3 erwähnten Güter (kurzlebige Güter des Anlagevermögens (Nutzungsdauer unter 1 Jahr), selbsterstellte immaterielle Vermögenswerte (z. B. selbstentwickelte Software), technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteil einzustufen sind (Gebäudebestandteile dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes: z. B. Fahrstuhl-, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen), Leihgaben bzw. sämtliches Fremdeigentum (Vermögensgegenstände, die dem Landkreis zur Verfügung gestellt wurden), sowie gemietete und geleaste Gegenstände, nicht entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände (z. B. eigener Web-Auftritt), Vorratsbestände von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Waren, sowie unfertige und fertige Erzeugnisse, die bereits aus Lagern abgegeben worden sind) 2. Schulen: - Schülertische - Schülerstühle - Kleinteile (speziell in Physik-, Chemie-, Elektronik-, und Technikräumen), wie z. B. Spulen, Schalter, Kabel, Stahlteile, Klammern, Halterungen, kleine Messgeräte, Reagenzgläser usw. - Kleinere Gegenstände - Selbst angefertigtes Unterrichtsmaterial - Gardinen, Rollos, usw. 3. Sporthallen: - Kleine Sportgeräte (z. B. Tischtennisschläger, Hockeystöcke, Bänder, Seile, Koordinationsreifen usw.) S t a n d : O k t o b e r S e i t e 2

3 4. Hausmeisterwerkstätten, Schulwerkräumen und Bauhöfen: - Kleinere Werkzeuge (z. B. Schraubendreher, Hammer, Schraubenschlüssel, Steckschlüsselsätze, Zangen usw.) - Schaufel, Rechen, Besen, Schubkarren, Verlängerungskabel, Kabeltrommel, Bohrer und Gewindeschneider - Betriebsstoffe unter 200 l (fallen unter Verbrauchsmaterial) - Zusatzschilder, Absperrungsschilder mit dazu gehörigen Ständer, Baustellenbeleuchtung mit Akku, Zurrbänder und -ketten, Bauzäune, Pfosten für Schilder, Schneezäune, Leitkegel, Arbeitskleidung und Helme. Ablauf der Inventurarbeiten bei KEINEN Veränderungen Das Aufnahmeteam erhält vom Aufnahmeleiter die entsprechenden Zähllisten der zugewiesenen Räume. Das Aufnahmeteam betritt den Raum und verschafft sich einen Überblick. Folgende Aufgaben sind nun durch das Team zu erledigen: 1. Prüfen, ob sich die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind. a. Wenn ja, ist der Gegenstand auf der Zählliste abzuhacken und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit zu prüfen. S t a n d : O k t o b e r S e i t e 3

4 Ablauf der Inventurarbeiten bei Veränderungen b. Wenn nein, ist dies in der Spalte Bemerkung einzutragen. Beispiel: Aussonderung Beispiel: Verkauf Beispiel: Standortänderung 2. Prüfen, ob sich weitere Gegenstände im Raum befinden. a. Weitere Gegenstände mit roten Inventaraufklebern in der Zählliste unter weitere Vermögensgegenstände aufführen! b. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern werden nicht in die Zählliste eingetragen! c. Gegenstände ohne Inventaraufkleber in der Zählliste unter weitere Vermögensgegenstände aufführen! (Dies gilt nicht für die nicht zu erfassenden Gegenstände Seiten 2/3) Hinweis: Bei Gegenständen ohne Inventaraufkleber bitte eine aussagekräftige Beschreibung, das Anschaffungsjahr und ggf. eine Seriennummer angeben. 3. Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die gespendet oder geschenkt wurden. S t a n d : O k t o b e r S e i t e 4

5 Hinweis: Spenden und Geschenke müssen immer belegt werden! Daher bitte eine Rechnung oder ein sonstiges Dokument beilegen aus dem der Wert des Gegenstandes und das Anschaffungsdatum hervorgehen. 4. Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die nicht Eigentum des Landkreises Rhön-Grabfeld sind. Gegenstände, die Eigentum von Kollegen oder anderen Institutionen sind, sollten vom Eigentümer gekennzeichnet werden. 5. Wurden alle Gegenstände im Raum geprüft? Zählliste abschließen Ist der Raum fertig geprüft, muss die Zählliste abgeschlossen werden: 1. Freie Zeilen sind zu entwerten. 2. Die Zählliste ist vom Aufnahmeteam sofort zu unterschreiben. 3. Die Aufnahmeleitung unterschreibt nur die Zählliste, die Sie stichprobenartig geprüft hat. Hinweis: Auch leere Zähllisten sind zu entwerten und zu unterschreiben. Es müssen immer zwei Unterschriften pro Zählliste getätigt werden. Wechsel in den nächsten Raum. Unklarheiten? Wenden Sie sich an die Anlagenverwaltung unter (Herr Straub) oder (Frau Werner)! S t a n d : O k t o b e r S e i t e 5

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