BEDIENUNGSANLEITUNG FÜR LIEFERANTEN AUSSCHREIBUNG

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1 BEDIENUNGSANLEITUNG FÜR LIEFERANTEN AUSSCHREIBUNG 1. Ihre persönliche Startseite Teilnahmeaviso abgeben Ausschreibungsunterlagen abrufen Angebot erstellen / Leistungsverzeichnis ausfüllen Leistungsverzeichnis exportieren LV als Excel(XML)-Datei exportieren LV als ÖNORM-Datei exportieren Leistungsverzeichnis ausfüllen/importieren LV als Excel(XML)-Datei importieren LV als ÖNORM-Datei importieren LV direkt am Portal ausfüllen Anlagen/Dateien dem Angebot hinzufügen Fragen Angebotsabgabe Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 1 von 15

2 1. Ihre persönliche Startseite Auf der [persönlichen Startseite] finden Sie alle aktuellen Ausschreibungen. 2. Teilnahmeaviso abgeben Klicken Sie auf [Teilnahmeaviso], um mitzuteilen, ob Sie an der Ausschreibung teilnehmen oder nicht. Klicken Sie Teilnahme an, wenn Sie an der Ausschreibung teilnehmen oder Absage, wenn Sie nicht teilnehmen werden. Im Feld Kommentar können Sie dem Auftraggeber eine kurze Nachricht senden. Durch Klick auf den Button Senden wird das Teilnahmeaviso abgegeben. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 2 von 15

3 3. Ausschreibungsunterlagen abrufen Bei den Ausschreibungsunterlagen finden Sie alle wichtigen Daten für die Ausschreibung, wie [Leistungsverzeichnis mit Langtext], Pläne etc. Speichern Sie diese Dateien auf Ihrem eigenen PC ab bzw. drucken diese aus. Sie sind die Grundlage für die Angebotserstellung. Als ersten Schritt lesen Sie bitte die Ausschreibungsunterlagen, klicken Sie dazu auf den Link [Ausschreibungsunterlagen/Leistungsverzeichnis]. Um die beigefügten Dateien zu öffnen bzw. zu speichern, klicken Sie auf den Link mit dem Dateinamen. Wählen Sie aus, ob Sie die Datei nur öffnen oder ob Sie sie auf Ihrem PC speichern wollen und klicken Sie dazu auf Öffnen bzw. Speichern. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorhandenen Unterlagen. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 3 von 15

4 4. Angebot erstellen / Leistungsverzeichnis ausfüllen 4.1. Leistungsverzeichnis exportieren LV als Excel(XML)-Datei exportieren Sie können das Leistungsverzeichnis auch im Excel auspreisen und wieder im Portal importieren. Dazu müssen Sie sich die Datei unter dem Link [Download(XML) zum Ausfüllen mit Kurzbeschreibung] herunterladen und am eigenen PC abspeichern. Wählen Sie aus, ob Sie die Datei nur öffnen oder ob Sie sie auf Ihrem PC speichern wollen und klicken Sie dazu auf Öffnen bzw. Speichern. Sie können Die Datei nun im Excel auspreisen. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 4 von 15

5 LV als ÖNORM-Datei exportieren Wenn das Leistungsverzeichnis bereits als ÖNORM-Datei erstellt wurde, können Sie sich das LV auch als solche herunterladen und bearbeiten. Wählen Sie aus, ob Sie die Datei nur öffnen oder ob Sie sie auf Ihrem PC speichern wollen und klicken Sie dazu auf Öffnen bzw. Speichern. Sie können die Datei nun in ein ÖNORM- Programm einspielen und dort auspreisen. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 5 von 15

6 4.2. Leistungsverzeichnis ausfüllen/importieren LV als Excel(XML)-Datei importieren Wenn Sie das Leistungsverzeichnis im Excel fertig ausgepreist haben, können Sie es unter dem Link [Angebot importieren] wieder hochladen. Klicken Sie zum Hochladen der Datei auf den Button Durchsuchen Suchen Sie in Ihrem PC die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie bitte auf Speichern Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 6 von 15

7 LV als ÖNORM-Datei importieren Wenn Sie das Leistungsverzeichnis in einem ÖNORM-Programm fertig ausgepreist haben, können Sie es unter dem Link [Angebot importieren] hochladen. Klicken Sie zum Hochladen der Datei auf den Button Durchsuchen Suchen Sie in Ihrem PC die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie bitte auf Speichern Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 7 von 15

8 LV direkt am Portal ausfüllen Zum Erstellen eines Angebots direkt am Portal klicken Sie bitte auf [Erstellen]. Der nächste Schritt ist das Ausfüllen des Leistungsverzeichnisses. Klicken Sie hierzu auf [Bearbeiten]. In der Übersicht finden Sie die Kapitelüberschriften, zum Ausfüllen klicken Sie auf das entsprechende Kapitel oder in der Menüleiste auf LV Bearbeiten. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 8 von 15

9 Füllen Sie die Preisspalten entsprechend aus. Zum Berechnen zwischendurch, klicken Sie bitte auf den Button Entspricht die Kalkulation Ihren Vorstellungen, gehen Sie bitte mit Klick auf den Button Speichern/Weiter zum nächsten Kapitel. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis zum Ende des Leistungsverzeichnisses. Berechnen Das System errechnet dann automatisch den Positionspreis und die Positionssumme. Bei Bedarf können Sie die Preise korrigieren. Achtung: Wenn Sie eine Position nicht anbieten, klicken Sie auf das Häkchen bei kein Anbot. Die Eingabe einer 0 (Null) bedeutet, dass Sie diese Position ohne Verrechnung liefern müssen!!! Am Ende des Leistungsverzeichnisses können Sie noch einen Rabatt geben bzw. den Skonto samt Skontofrist eintragen. Falls Sie keinen Skonto oder Rabatt geben, lassen Sie die entsprechenden Felder leer. Um die Lieferzeit und die Garantie auszufüllen, wählen Sie bitte die entsprechende Einheit und füllen das Kästchen aus. Klicken Sie zum Fortfahren auf den Button Speichern/Übersicht Um nun zur Endkontrolle Ihres Angebotes zu gelangen, klicken Sie auf den Link [Endkontrolle]. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 9 von 15

10 Sollten Sie Ihre Firmendaten noch nicht ergänzt haben, bekommen Sie an dieser Stelle eine Fehlermeldung. Aktualisieren Sie nun Ihre Firmendaten indem Sie auf [Firmendaten ergänzen] klicken. ACHTUNG: Sie müssen Ihre Firmendaten aktualisiert haben, um ein Angebot abgeben zu können!! Erst dann erscheint der Link zur Abgabe! 4. Anlagen/Dateien dem Angebot hinzufügen Hier sehen Sie eine Übersicht Ihres derzeitigen Angebotes. Sie können Ihrem Angebot Dateien (bis 15 MB) hinzufügen bzw. ein Begleitschreiben verfassen. Klicken Sie hierfür auf [weitere Dokumente beifügen] oder in der Menüleiste auf [Anlagen beifügen]. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 10 von 15

11 Klicken Sie zum Beilegen von Dateien auf den Button Durchsuchen Suchen Sie in Ihrem PC die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Dateien. Verfassen Sie als nächsten Schritt, falls gewünscht, im dafür vorgesehenen Feld ein Begleitschreiben und klicken Sie zum Abschließen des Vorgangs auf den Button Speichern Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 11 von 15

12 Unter [Download] können Sie sich die hochgeladenen Dateien ansehen. Unter [Löschen] können Sie die Datei gegebenenfalls löschen. Um zur Endkontrolle zurück zu kommen, klicken Sie auf [Zurück], [Weiter zur Abgabe] oder auf den Link in der Menüleiste [Endkontrolle]. 5. Fragen Unter dem Punkt Fragen können Sie dem Einkäufer Ihre Frage zur Ausschreibung schicken. Geben Sie dazu den Titel und den Text der Frage ein, die Sie gerne beantwortet haben möchten. Anschließend klicken Sie auf Frage senden, um diese an den Einkäufer zu versenden. Der Versand muss anschließend noch einmal mit Frage senden bestätigt werden. Wurde die Frage erfolgreich versandt, erhalten Sie anschließend eine . Sie haben hier auch die Option, die Frage noch einmal zu bearbeiten. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 12 von 15

13 In der Fragenübersicht sehen Sie, welche Fragen Sie wann versandt haben. Wurden die Fragen vom Einkäufer beantwortet, können Sie diese ebenfalls in der Fragenübersicht sehen. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 13 von 15

14 6. Angebotsabgabe Unter dem Menüpunkt Endkontrolle haben Sie nochmals die Möglichkeit, Ihr Angebot zu korrigieren. Klicken Sie zur Korrektur des Leistungsverzeichnisses auf [Leistungsverzeichnis bearbeiten]. Mit Klick auf [weitere Dokumente beifügen], können Sie weitere Dateien hinzufügen oder vorhandene löschen. Unter [Ausgefülltes Leistungsverzeichnis am eigenen PC abspeichern] können Sie sich Ihr ausgepreistes Angebot abspeichern. Um Ihr Angebot definitiv abzugeben, klicken Sie auf [Angebot abgeben]. Bitte lesen Sie sich die Einkaufsbedingungen und AGB aufmerksam durch und setzen Sie anschließend ein Häkchen in das dafür vorgesehen Kästchen. Erst dann können Sie Ihre TAN eingeben und das Angebot abgeben. Klicken Sie dazu auf den Button Angebot abgeben ACHTUNG: Jede TAN ist nur ein Mal gültig! Sie erhalten dann eine Bestätigung, dass Sie das Angebot abgegeben haben. Bis zum Abgabedatum haben Sie die Möglichkeit, Ihr Angebot noch einmal zurück zu ziehen, zu bearbeiten und nochmals abzugeben. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 14 von 15

15 Sie finden nun Ihr Leistungsverzeichnis unter dem Link [Angebot bearbeiten/anzeigen] neben der entsprechenden Ausschreibung bzw. nach Ablauf der Angebotsfrist unter Ausschreibungen abgelaufene. Unter [Angebot öffnen] können Sie Ihr bereits abgegebenes Angebot nochmals einsehen und gegebenenfalls ändern. Unter [Angebot löschen] können Sie das Angebot vollständig löschen und nochmals neu erstellen. Bis zum Ende der Angebotsfrist haben Sie die Möglichkeit, Ihr bereits abgegebenes Angebot wieder zu öffnen und nochmals zu ändern. BITTE BEACHTEN SIE!!! Sollten Sie Ihr Angebot öffnen, müssen Sie es nochmals mittels einer neuen TAN bestätigen. Bedienungsanleitung Ausschreibung Lieferant privat Ausgabe Februar 2011 Seite 15 von 15

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