Datenschutz. Praktische Datenschutz-Maßnahmen in der WfbM. Werkstätten:Messe 2015

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1 Datenschutz Praktische Datenschutz-Maßnahmen in der WfbM Werkstätten:Messe 2015 Referentin: Dipl.-Math. Ilse Römer, Datenschutzauditorin (TÜV) Qualitätsmanagementbeauftragte (TÜV) Herzlich Willkommen

2 Datenschutz Die Referentin seit 1984 EDV-Systemanalytikerin, Unternehmensberaterin in 1989 fachlich geprüfte Datenschutzbeauftragte seit 2004 Datenschutzauditorin (TÜV) Spezialgebiet: Datenschutz in sozialen Einrichtungen externe DSB bei sozialen Einrichtungen seit 2012 Qualitätsmanagementbeauftragte (TÜV) Sprecherin des Arbeitskreises Datenschutz in sozialen Einrichtungen des Berufsverbands der Datenschutzbeauftragten (BvD)

3 Gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz das Recht auf informationelle Selbstbestimmung ist abgeleitet aus Artikel 1 des Grundgesetzes der BRD DieWürde des Menschen ist unantastbar. Artikel 2 des Grundgesetzes der BRD Jeder hat das Recht auf freie Entfaltung seiner Persönlichkeit.

4 Gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz

5 Gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz WVO - Werkstättenverordnung SGB Sozialgesetzbuch AZAV - Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung StGB Strafgesetzbuch KunstUrhG Kunsturhebergesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz sowie weitere dem BDSG vorrangig geltende bereichsspezifische Regelungen, u. a.tmg,tkg, BetrVerfG, Betriebsvereinbarung

6 Gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz Wenn eine Datenpanne gem. 42 BDSG passiert... Werden sensitive Daten* an Unberechtigte übermittelt oder erhalten Dritte unzulässiger Weise Kenntnis über sensitive Daten, muss die verantwortliche Stelle Meldung an die Betroffenen und die Datenschutzaufsichtsbehörde Hinweis: Bei Nicht-Meldung Bußgeld bis *u. a. Leistungs- und Verhaltensdaten; Daten, die der Verschwiegenheitspflicht gem. 203 StGB unterliegen, Bankverbindungsdaten

7 Sechs grundlegende praktische Maßnahmen: 1. Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen 2. Verpflichtung auf das Datengeheimnis 3. Einwilligung einholen 4. Verfahrensverzeichnis erstellen 5. Technische und organisatorische Datensicherheitsmaßnahmen dokumentieren 6. Auftragnehmer gem. denvorschriften des BDSG beauftragen

8 Maßnahme 1: o Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn Leistungs- und Verhaltensdaten oder Gesundheitsdaten mit der EDV erhoben u. verarbeiteten werden interner oder externer DSB interner DSB hat Kündigungsschutz interner DSB kann nur von der DS-Aufsichtsbehörde abberufen werden

9 Maßnahme 1: o Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen Aufgaben eines DSB Beratung der Mitarbeiter und Geschäftsführer Durchführung vonvorabkontrollen von EDV-Verfahren Erstellung von Regelungsvorschlägen Schulung der Mitarbeiter Kontrolle der techn. u. organ. Maßnahmen Erstellung des öffentlichenverfahrensverzeichnis

10 Maßnahme 1: o Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen Stellung des DSB in der Organisation berichtet direkt an die Geschäftsführung weisungsfrei darf keine Weisungen erteilen, spricht Empfehlungen aus die letztendlicheverantwortung für den Datenschutz liegt bei den juristisch Vertretungsberechtigten hatverschwiegenheitspflicht

11 Maßnahme 2: o Alle Personen, die Zugriff auf personenbezogenen Daten haben, auf das Datengeheimnis gem. 5 BDSG verpflichten Auch: - Honorarkräfte u. ehrenamtliche Tätige - behinderte Menschen, wenn diese lesen können und mit personenbezogenen Daten arbeiten (z. B.Aktenvernichtung)

12 Maßnahme 3: o datenschutzrechtliche Einwilligung von den Betroffenen bzw. deren gesetzl. Betreuern einholen oder o datenschutzrechtlichen Hinweis geben (wenn Datenverarbeitung nur aufgrund einer Rechtsvorschrift) Anforderungen - Schriftlichkeit und Inhalt gem. 4 u. 4a BDSG - bei Zweckänderung neue Einwilligung nötig beachte: einsichtsfähige Personen sollten selbst einwilligen auch wenn es einen gesetzl. Betreuer gibt; insbesondere bei einer Datenübermittlung an Dritte

13 Inhalt einer datenschutzrechtlichen Einwilligung gem. 4 u. 4a BDSG Verantwortliche Stelle Konkrete(r) Zwecke(e) Datenkategorien mögliche Datenempfänger Ggf. Rechtsgrundlagen Widerspruchshinweis* Folgen einer Nicht-Einwilligung* *(nicht bei ds-rechtlichem Hinweis)

14 Maßnahme 4 o BDSG-Verfahrensverzeichnis gem. 4e BDSG erstellen ein MUSS (wird ggf. zurvorlage bei der DS-Aufsichtsbehörde benötigt) Vorteile Mängel bei derverarbeitung pbz Daten können erkannt werden Transparenz für die Mitarbeiter (Handbuch) Verweis auf/von Qualitätsmanagementhandbuch sinnvoll

15 Maßnahme 4 o BDSG-Verfahrensverzeichnis gem. 4e BDSG erstellen Inhalt Angaben zur verantwortlichen Stelle Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung betroffene Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Datenempfänger oder Kategorien von Empfängern Regelfristen für die Löschung der Daten eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

16 Maßnahme 4 o BDSG-Verfahrensverzeichnis gem. 4e BDSG erstellen weiterer Inhalt - Dokumentation der technischen und organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen gem. Anlage zu 9 BDSG (sog.toms)

17 Maßnahme 5 o Maßnahmen zur Datensicherheit gem. Anlage zu 9 BDSG mit Dokumentation (TOMs) Kontrolle des Zutritts des Zugangs (z. B. personalisierte EDV-Benutzerkonten) des Zugriffs der Weitergabe (z. B.Verschlüsselung, keine private EDV für betriebliche Zwecke)

18 Maßnahme 5 o Maßnahmen zur Datensicherheit gem. Anlage zu 9 BDSG mit Dokumentation (TOMs) Kontrolle der Eingabe der Verfügbarkeit (z. B. Datensicherung, personenorientierte Dateiablage) des Trennungsgebots der Aufträge (siehe Maßnahme 6)

19 Maßnahme 5 o Dokumentation der TOMs gem. Anlage zu 9 BDSG Weiterer Zweck Das Dokument kann in einzelnen Arbeitsbereichen (z. B. Aktenvernichtung) von den Auftraggebern als Vertragsbestandteil angefordert werden

20 Maßnahme 6 o Externe Aufträge zurverarbeitung pbz Daten gem. BDSG erteilen Möglichkeiten Funktionsübertragung gem. 28 BDSG -> die Daten empfangende Stelle wird zur verantwortlichen Stelle für die Daten weisungsgebundene Beauftragung gem. 11 BDSG -> der Auftraggeber bleibt Herr der Daten

21 Beispiele zur Beauftragung gem. 11 BDSG Externer EDV-Administrator Anbieter internetbasierter Software mit ext. DB Wartungsunternehmen für Drucker, Software Beauftragung MUSS gem. den gesetzlichenvorschriften erfolgen (die Nicht-Befolgung ist mit bis zu bußgeldbewehrt): Schriftlich TOMs des Auftragnehmers alsvertragsbestandteil

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dipl.-Math. Ilse Römer Datenschutzauditorin (TÜV) Qualitätsmanagementbeauftragte (TÜV) Steinbach/Taunus Zweigstelle: Feldatal ( )

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