BESCHAFFUNG, INVENTAR- UND MATERIALVERWALTUNG

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1 BESCHAFFUNG, INVENTAR- UND MATERIALVERWALTUNG

2 BESCHAFFUNG, INVENTAR- UND MATERIALVERWALTUNG Hey Tina! Was lernt man in diesem Kapitel? Ganz einfach Tim! Hier lernt man alles, was man wissen muss, wenn man Waren oder Dienstleistungen für eine Dienststelle einkauft. Das nennt man auch Beschaffung. Außerdem wird erklärt, wie man danach die erhaltenen Gegenstände verwaltet. Das nennt man Inventar- und Materialverwaltung. Und wozu lernen wir das? Damit wir Verständnis für die Beschaffungsvorgänge des Bundes bekommen und somit als VerwaltungsassistentInnen in diesem Bereich richtig handeln beziehungsweise unterstützen können. Verwaltungsakademie des Bundes

3 INHALTSVERZEICHNIS Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung 1. Beschaffung Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) Aufgaben der BBG Mitwirkungspflichten der Dienststellen Begriffserklärungen Das Vergabeverfahren Arten der Vergabeverfahren Der Verfahrensablauf im Detail Grundsätze des Vergabeverfahrens Allgemeine Bestimmungen Schwellenwerte Nachprüfungsverfahren Bedarfsfeststellung Angebotsvergleich Bestellung Arten der Bestellung Inhalt der Bestellung Lieferung Warenübernahme und Wareneingangskontrolle Lieferpapiere Rechnungskontrolle Sachliche Prüfung Rechnerische Prüfung Fehlerhafte Rechnungen und Behebung der Fehler Arten der Mängel bei Waren Nach der Erkennbarkeit der Mängel Nach der Bedeutung der Mängel Nach der Behebbarkeit der Mängel Die rechtlichen Möglichkeiten des Käufers (der Dienststelle) bei Lieferung mangelhafter Ware Mängelrüge Inventar- und Materialverwaltung Richtlinien für Inventar- und Materialverwaltung Verwaltungsakademie des Bundes

4 2.2 Aufgaben der Wirtschaftsstelle Inventarisierung Inventargegenstände Arten der Inventarverwaltungen Veränderungen Materialverwaltung Auslieferung der Materialien Verwaltungsakademie des Bundes

5 1. Beschaffung Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Beim Beschaffungsvorgang ist nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Effizienz vorzugehen. Unter Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Effizienz versteht man folgendes: Sparsamkeit: Man soll verantwortungsbewusst mit dem Geld umgehen und es nur für Sachen ausgeben, die man tatsächlich braucht. Wirtschaftlichkeit: Wirtschaftlichkeit ergibt sich durch das Verhältnis von Aufwand und Ertrag. Also wie viel kostet eine Ware und welchen Nutzen bringt sie mir. Bringt sie einen höheren Nutzen als Kosten, ist sie wirtschaftlich. Zweckmäßigkeit: Eine Sache ist dann zweckmäßig, wenn ich sie tatsächlich dafür verwenden kann, wofür ich sie brauche. Will ich beispielsweise etwas aufschreiben, ist ein Kugelschreiber zweckmäßig. Will ich jedoch etwas ausschneiden, ist ein Kugelschreiber nicht zweckmäßig. Effizienz: Effizienz ist ein Maß für ein Ergebnis unter Berücksichtigung der eingesetzten Mittel. Effizienz ist somit ein Maß für die Wirtschaftlichkeit. 1.1 Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) ist der Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Die Hauptaufgabe der BBG ist der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen für die Dienststellen des Bundes. Es dürfen aber auch Länder, Gemeinden, Universitäten, Gesundheitseinrichtungen und andere ausgegliederte Unternehmen aus den bestehenden Verträgen abrufen Aufgaben der BBG Durchführung von Bedarfserhebungen (Was wird benötigt?) Entwicklung eines Einkaufsmarketings Durchführung von Marktbeobachtungen, Markt- und Lieferantenanalysen, Entwicklung spezifischer Beschaffungsstrategien (Wer bietet was, wo, wie an?) Durchführung von Vergabeverfahren einschließlich des Abschlusses von Rahmenverträgen im Namen und auf Rechnung des Bundes (Wer liefert?) Einrichtung eines Beschaffungscontrollings Erstellung und laufende Aktualisierung von Verzeichnissen (Was haben wir bestellt?) Verwaltungsakademie des Bundes

6 Unter Controlling versteht man folgendes: Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Controlling kommt aus dem Englischen to control und heißt so viel wie steuern, regeln oder überwachen. Aufgabe des Beschaffungscontrollings ist daher die Überwachung der Einkäufe. Besonderes Augenmerk wird dabei vor allem auf die Wirtschaftlichkeit gelegt Mitwirkungspflichten der Dienststellen Die Dienststellen des Bundes haben an der Bedarfserhebung, an der Standardisierung und Modularisierung der Bedarfe, an der Einführung von Normen, an der Einführung neuer Beschaffungsmethoden sowie am Berichtswesen mitzuwirken. Wenn ich beispielsweise neues Büromaterial einkaufe, kann das so aussehen: Ich frage alle Mitarbeiter, ob sie neues Büromaterial benötigen und welches sie benötigen. Das mache ich jeden ersten Montag im Monat. Alle Mitarbeiter haben dann bis Donnerstag 12:00 Zeit, ihren Bedarf zu melden. Bevor ich die Bestellung aufgebe, kontrolliere ich, ob dieses Büromaterial auch tatsächlich benötigt wird, oder ob wir es noch auf Lager haben. Bis Freitag 12:00 gebe ich die Bestellung auf und halte diese Bestellung in meiner Übersicht schriftlich fest. Es gibt auch (elektronische) Verzeichnisse, in denen Lieferanten für gewisse Waren aufgelistet sind. Will man also eine Ware bestellen, muss man zuerst nachsehen, ob es bereits Lieferanten für diese Ware gibt. Ist dies der Fall, muss man die Ware bei einem dieser Lieferanten bestellen. Ist dies nicht der Fall, kann man sich auf die Suche nach einem passenden Lieferanten machen. Das funktioniert wie eine Bestellung bei Ebay oder Amazon. Verwaltungsakademie des Bundes

7 Also zusammenfassend muss ich mir bei den Grundregeln der Beschaffung und der Bundesbeschaffung GmbH folgendes merken: 1. Beim Beschaffungsvorgang gelten folgende Grundregeln: Sparsamkeit Wirtschaftlichkeit Zweckmäßigkeit 2. Die Bundesbeschaffung GmbH verfolgt folgende Fragen: Was wird benötigt? Wer macht das beste Angebot? Wer liefert? Wurde alles korrekt durchgeführt? Was haben wir bestellt? Verwaltungsakademie des Bundes

8 1.2 Begriffserklärungen Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Zuerst möchte ich euch ein paar Begriffe erklären! Angebot: Das ist die Erklärung eines Bieters, eine bestimmte Leistung gegen Entgelt unter Einhaltung festgelegter Bedingungen erbringen zu wollen. Angebotspreis: Der Angebotspreis wird auch als Auftragssumme bezeichnet und ist die Summe aus Gesamtpreis und Umsatzsteuer. Auftraggeber: Das ist jeder, der vertraglich einen Auftrag zur Erbringung von Leistungen gegen Entgelt an einen Auftragnehmer erteilt oder zu erteilen beabsichtigt. Auftragnehmer: Das ist jeder Unternehmer, mit dem vertraglich vereinbart wird, dem Auftraggeber eine Leistung gegen Bezahlung zu erbringen. Ausschreibung: Das ist die an eine bestimmte oder unbestimmte Zahl von Unternehmern gerichtete Erklärung des Auftraggebers, in der er festlegt, welche Leistung er zu welchen Bestimmungen erhalten möchte. Bewerber: Das ist ein Unternehmer oder ein Zusammenschluss von Unternehmern, der sich an einem Vergabeverfahren beteiligen will. Bieter: Das ist ein Unternehmer oder ein Zusammenschluss von Unternehmern, der ein Angebot eingereicht hat. Einheitspreis: Dies ist der Preis für die Einheit einer Leistung (Stück, Masse). Pauschalpreis: Dies ist der für die Gesamtleistung oder Teilleistung in einem Betrag angegebene Preis. Regiepreis: Dies ist der Preis für eine Einheit (z.b. Leistungsstunde oder Materialeinheit), welche nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird. Zuschlagserteilung: Dies ist die an den Bieter abgegebene schriftliche Erklärung, sein Angebot anzunehmen. Verwaltungsakademie des Bundes

9 1.3 Das Vergabeverfahren Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Grundsätzlich sind Lieferungen und Leistungen durch das sogenannte Vergabeverfahren im Wettbewerb zu vergeben. Unter Wettbewerb versteht man folgendes: Ein Wettbewerb ist so etwas, wie ein Konkurrenzkampf. In der Wirtschaft ist der Wettbewerb sehr wichtig. Er entsteht, sobald mehr als ein Lieferant für die Lieferung einer Ware in Frage kommt. Angebote dürfen nicht nur von einem Lieferanten eingeholt werden. Es ist nach den gültigen Normen und Richtlinien vorzugehen: Bundesvergabegesetz BVerG 2006 Vergabegesetze der Länder ÖNORM 2050 Haushaltsrechtliche Bestimmungen Das Bundesvergabegesetz 2006 regelt insbesondere die Verfahren zur Beschaffung von Leistungen (Vergabeverfahren) im öffentlichen Bereich, das sind u.a. die Vergabe von öffentlichen Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (z.b. Bau einer neuen Straße) sowie die Durchführung von Wettbewerben durch öffentliche Auftraggeber oder die Vergabe von Bauaufträgen an Dritte. Wie so ein Vergabeverfahren abläuft, zeigt euch die folgende Grafik! Bieter Bewerber 1. Angebot Auftragnehmer Ausschreibung Zuschlagserteilung Auftraggeber Verwaltungsakademie des Bundes

10 1.3.1 Arten der Vergabeverfahren Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Die einzelnen Arten der Vergabeverfahren werden nun genauer erklärt! Direktvergabe: Bei der Direktvergabe wird eine Leistung formfrei unmittelbar von einem ausgewählten Unternehmer gegen Entgelt bezogen. Nicht offenes Verfahren: Beim nicht offenen Verfahren macht man folgende zwei Unterscheidungen: Mit vorheriger Bekanntmachung: Beim nicht offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Danach werden ausgewählte Bewerber zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Ohne vorherige Bekanntmachung: Beim nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung wird eine beschränkte Anzahl von geeigneten Unternehmern zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Offenes Verfahren: Beim offenen Verfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Rahmenvereinbarung: Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmern. Ziel dieser Vereinbarung ist es, die Bedingungen für die Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen (Preis, Menge). Dynamisches Beschaffungssystem: Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung von Leistungen. Bei diesem Verfahren genügen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Merkmale (z.b. Menge, Qualität und Preis) den Anforderungen des Auftraggebers. Verwaltungsakademie des Bundes

11 Verhandlungsverfahren: Beim Verhandlungsverfahren macht man folgende zwei Unterscheidungen: Mit vorheriger Bekanntmachung: Beim Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung werden ausgewählte Bewerber zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Danach wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Danach kann über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden. Ohne vorherige Bekanntmachung: Beim Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wird eine beschränkte Anzahl von geeigneten Unternehmern zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Danach kann über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden. Also zusammenfassend muss ich mir zu den Arten der Vergabeverfahren folgendes merken: Es gibt folgende Arten: 1. Direktvergabe Formfreie Leistungserbringung durch einen Unternehmer 2. Nicht offene Verfahren Mit vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen und Auswahl ausgewählter Bewerber Ohne vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmen 3. Offenes Verfahren Teilnahmeaufforderung einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen 4. Rahmenvereinbarung Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung 5. Dynamisches Beschaffungssystem Vollelektronisches Leistungsbeschaffungssystem 6. Verhandlungsverfahren Mit vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung ausgewählter Bewerber sowie einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen und anschließend Verhandlung Ohne vorheriger Bekanntmachung: Teilnahmeaufforderung einer beschränkten Anzahl von Unternehmen und anschließend Verhandlung Verwaltungsakademie des Bundes

12 1.3.2 Der Verfahrensablauf im Detail Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Insgesamt ist der Verfahrensablauf in 7 Schritte untergliedert. Die einzelnen Schritte werden nun im Detail beschrieben Unterlagenerstellung Ausschreibung Übermittlung Einreichung Eröffnung Prüfung Abschluss 1. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen eindeutige, vollständige und neutrale Beschreibung der Leistung (allgemeine und besondere Ausschreibungsbedingungen, Mengenaufstellung, geforderte Qualitätsmerkmale, technische Beschreibung, Leistungsort und -zeitraum) Aufgliederung der Leistungen (Positionen, Positionsgruppen, Untergruppen) preisliche Aufgliederung (Einheitspreis, Gesamtpreis, Konditionen) Angebotserklärung Auswahl- und Vergabekriterien Festlegung, ob Gesamt- oder Teilvergabe Sicherstellungen (Kaution, Deckungsrücklass, Haftungsrücklass) Beistellung und Kosten der Ausschreibungsunterlagen Informationen zum Bieter Verwaltungsakademie des Bundes

13 2. Bekanntmachung der Ausschreibung (nur beim offenen Verfahren) Im Amtsblatt der Wiener Zeitung (Lieferanzeiger) Bei EU-weiten Ausschreibungen im Amtsblatt der EU Mit der Bekanntmachung beginnt die Angebotsfrist zu laufen, sie endet mit dem Zeitpunkt, an dem die Angebote spätestens eingereicht werden müssen. Innerhalb dieser Zeit kann eine Ausschreibung berichtigt oder widerrufen (zurückgezogen) werden. Beim nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung werden Einladungsschreiben mit gleichzeitiger Übersendung der Ausschreibungsunterlagen an die Unternehmer versandt. 3. Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen Abholung durch die Unternehmer oder durch Zusendung. Gegebenenfalls ist ein Entgelt für die Ausschreibungsunterlagen zu entrichten. Die Namen und die Anzahl der Unternehmer, welche die Ausschreibungsunterlagen erwerben, sind geheim zu halten (nach außen hin). 4. Einreichung der Angebote Bis zu einem festgelegten Termin in einem verschlossenen Umschlag bei der ausschreibenden Stelle. Bei verspäteter Abgabe bleibt das Angebot ungeöffnet und wird nicht weiter behandelt. Die Angebote werden mit dem Eingangsstempel (Datum und Uhrzeit) versehen, in der Reihenfolge ihres Einlangens in ein Verzeichnis eingetragen und anschließend gesichert verwahrt. Auskünfte über die einlangenden Angebote (z.b. welches Unternehmen hat ein Angebot abgegeben, wie viele Angebote sind eingelangt) dürfen nicht erteilt werden. Der Auftraggeber darf vom Inhalt der Angebote erst nach Ablauf der Angebotsfrist Kenntnis erhalten. Verwaltungsakademie des Bundes

14 5. Eröffnung der Angebote An einem festgelegten Termin können Bieter dabei sein (Kommission - besteht aus 2 sachkundigen Vertretern des Auftraggebers). Verlesung der Angebote in der Reihenfolge des Einlangens (ausgewählte Teile). Nach Ablauf der Angebotsfrist eingelangte Angebote sind nicht zu öffnen und als verspätet eingelangt zu kennzeichnen. Erstellung der Niederschrift (Datum, Uhrzeit, Anzahl der Angebote, Dauer, Anwesende, Angebotsmängel). 6. Prüfung der Angebote Mit dem Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Zuschlagsfrist, welche fünf Monate nicht überschreiten darf. Während dieser Zeit ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Prüfung der Angebote nach den Auswahl- und Vergabekriterien sowie auf die rechnerische Richtigkeit. Die Auswahl- und Zuschlagskriterien sind bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses festzulegen (Bestbieterprinzip). Über die Angebotsprüfung ist eine Niederschrift zu verfassen, mangelhafte Angebote können ausgeschieden werden. Während der Angebotsprüfung darf mit den Bietern über eine Angebotsänderung nicht verhandelt werden. Verwaltungsakademie des Bundes

15 7. Abschluss des Verfahrens Der Auftraggeber hat den im Vergabeverfahren verbliebenen Bieter nun unverzüglich und nachweislich mitzuteilen, welchem Bieter der Zuschlag erteilt werden soll. Der Zuschlag darf nicht innerhalb einer Stillhaltefrist von 14 Tagen erteilt werden. Das heißt dem Auftragnehmer wird erst nach 14 Tagen mitgeteilt, dass er den Auftrag bekommen hat. Die Stillhaltefrist beginnt mit Übermittlung der Zuschlagsentscheidung. Das Verfahren endet mit der Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben, Bestellschein) an den Bestbieter. Bei EU-weiter Ausschreibung ist auch eine Bekanntmachung der vergebenen Aufträge beim Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU notwendig. Also zusammenfassend muss ich mir beim Verfahrensablauf folgendes merken: Er besteht aus folgenden 7 Schritten: 1. Detaillierte Erstellung der Ausschreibungsunterlagen 2. Wenn es sich um ein offenes Verfahren handelt, muss die Ausschreibung bekannt gemacht werden 3. Danach werden die Ausschreibungsunterlagen an die Bewerber übermittelt 4. Innerhalb einer gewissen Frist können dann die Bewerber ihr Angebot einreichen 5. Nach Ablauf der Frist werden alle eingelangten Angebote geöffnet und verlesen 6. Die Angebote werden dann auf ihre Richtigkeit hin geprüft 7. Das Verfahren wird mit der Zuschlagserteilung abgeschlossen Verwaltungsakademie des Bundes

16 1.3.3 Grundsätze des Vergabeverfahrens Vergabeverfahren sind unter Beachtung der gemeinschaftsrechtlichen Grundfreiheiten durchzuführen. Die gemeinschaftlichen Grundfreiheiten beziehen sich darauf, dass Personen oder Waren aus anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union nicht anders als inländische (österreichische) Personen oder Waren behandelt werden dürfen. Außerdem müssen Vergabeverfahren das Diskriminierungsverbot beachten und den Grundsätzen des freien und lauteren Wettbewerbes entsprechen. Unter Diskriminierungsverbot versteht man folgendes: Alle Bewerber und Bieter müssen gleich behandelt werden. Keiner darf bevorzugt werden. Unter lauterem Wettbewerb versteht man folgendes: Im lauteren Wettbewerb kämpfen die Konkurrenten mit Qualität und Preis ihrer Produkte gegeneinander. Es wird stets nur das qualitativ bessere und billigere Angebot erfolgreich sein. Die Vergabe hat an befugte, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen zu erfolgen. Es müssen daher folgende Fragen beantwortet werden: Darf der Lieferant die Leistung erbringen? Kann er die Leistung erbringen? Erbringt er die Leistung zeitgerecht und den Anforderungen entsprechend? Im Vergabeverfahren ist auf die Umweltgerechtigkeit der Leistung, sowie auf soziale Kriterien Bedacht zu nehmen z.b. werden wiederverwertbare Materialien verwendet oder die Anstellungsverhältnisse bedacht? Allgemeine Bestimmungen Leistungen können gemeinsam oder getrennt vergeben werden. Die Angaben von Auftraggeber, Bewerber und Bieter müssen vertraulich behandelt werden. Dies gilt sowohl für den Auftraggeber, als auch für den Bewerber und Bieter. Grundsätzlich ist nach dem Preisangebotsverfahren auszuschreiben, anzubieten und zuzuschlagen. Der Preis kann ein Einheitspreis, ein Pauschalpreis oder ein Regiepreis sein. Verwaltungsakademie des Bundes

17 Unter Preisangebotsverfahren versteht man folgendes: Das ist ein Verfahren, bei dem die Bieter aufgrund der Ausschreibungsunterlagen die Preise für die vom Auftraggeber beschriebenen Leistungen in ihren Angeboten bekannt geben Schwellenwerte Verfahren von Auftraggebern zur Vergabe von Aufträgen erfolgen im Oberschwellenbereich (Aufträge mit hohen Geldbeträgen), wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen im Bereich der öffentlichen Auftraggeber mindestens Euro beträgt, bei allen übrigen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen mindestens Euro beträgt, bei öffentlichen Bauaufträgen mindestens Euro beträgt Nachprüfungsverfahren Ist ein Bieter (der nicht für den Auftrag ausgewählt wurde) nicht mit der Entscheidung einverstanden oder ist er der Meinung, dass das Vergabeverfahren nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde, kann er beim Bundesvergabeamt einen Antrag auf die Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens einreichen. Das Bundesvergabeamt wurde beim Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend mit Sitz in Wien eingerichtet und handelt beim Nachprüfungsverfahren folgendermaßen: vor der Zuschlagserteilung: Erlassung von einstweiligen Verfügungen bei Verstößen gegen das Bundesvergabegesetz, nach erfolgtem Zuschlag: Feststellung, ob der Zuschlag korrekt erteilt wurde bzw. ob in irgendeiner Weise gegen das Bundesvergabegesetz verstoßen wurde. Trifft dies zu, wird eine Nichtigkeitserklärung erlassen. Unter einstweiliger Verfügung und Nichtigkeitserklärung versteht man folgendes: einstweilige Verfügung: Eine einstweilige Verfügung ist eine vorläufige Entscheidung. Sie gilt so lange, bis eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Sie dient hauptsächlich dazu, um einen Anspruch, der sich jedoch nicht auf Geld bezieht, zu gewährleisten, bis das Verfahren abgeschlossen ist. Nichtigkeitserklärung: Bei einer Nichtigkeitserklärung wird der vorliegende Vertrag nachträglich aufgelöst und als nicht gültig gekennzeichnet. Der Vertrag existiert somit nach der Nichtigkeitserklärung rechtlich nicht mehr. Verwaltungsakademie des Bundes

18 Also zusammenfassend muss ich mir noch folgende allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren merken: Beim Vergabeverfahren gelten folgende Grundsätze: Gemeinschaftsrechtliche Grundfreiheiten Diskriminierungsverbot Freier Wettbewerb Lauterer Wettbewerb Es müssen folgende Fragen beantwortet werden: Darf der Lieferant die Leistung erbringen? Kann er die Leistung erbringen? Erbringt er die Leistung zeitgerecht und den Anforderungen entsprechend? Es gelten folgende allgemeine Bestimmungen: Leistungen können gemeinsam oder getrennt vergeben werden Alle Angaben müssen vertraulich behandelt werden Das Preisangebotsverfahren ist anzuwenden Es sind gewisse Schwellenwerte zu beachten! Nach oder während des Vergabeverfahrens können nicht ausgewählte Bieter ein Nachprüfungsverfahren beantragen. Verwaltungsakademie des Bundes

19 PRAKTISCHE ANWENDUNG FÜR DEN LEHRLING Jetzt wird s interessant für uns Tina! Denn jetzt erfahren wir, was für uns besonders wichtig ist! 1.4 Bedarfsfeststellung Die Bedarfsfeststellung kann auf zweierlei Weise stattfinden: Durch die einzelnen Organisationseinheiten (Verwaltungsstellen): diese sammeln die eingehenden Bedarfsmeldungen und geben diese an die Wirtschaftsstelle (Amtswirtschaftsstelle oder Geschäftsstelle) gemeinsam mit der zuständigen Fachabteilung weiter. Dabei werden Anforderungsschreiben oder Bestellvordrucke, Materiallisten oder Anforderungsscheine verwendet. Die Bekanntgabe des Bedarfes erfolgt von den anfordernden Organisationseinheiten an die Wirtschaftsstelle mittels Anforderungsschreiben bei größeren Anschaffungen, die eine entsprechende Begründung und Stellungnahme erfordern (z.b. bei technischen Geräten, Möbeln etc.). mittels Anforderungsschein bei Inventar- und Materialgegenständen des täglichen Bedarfes mittels Beschaffungsverfahren bei Großprojekten. Bei einer Neumöblierung zum Beispiel erarbeitet die zuständige Fachabteilung Ausstattungskonzepte (Möblierungspläne, Mengenaufstellungen, Ausrüstungsstandards), welche die Grundlage für das Beschaffungsverfahren (Ausschreibung) darstellen. Genehmigungen erfolgen abhängig von der Größe und dem Wert der Güter durch den Sachbearbeiter, oder den Abteilungsleiter bzw. den Abteilungsvorstand. Die Genehmigung hängt davon ab, ob genug Geld zur Verfügung steht und ob nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit gehandelt wurde. Bedarfsdeckungen (Inventarzuweisungen) können erfolgen vom Lager der Wirtschaftsstelle: bei Inventargegenständen, die häufig angefordert werden und daher auf Vorrat gekauft werden bzw. aus dem Lagerbestand, der sich durch Inventarrückgaben an die Amtswirtschaftsstelle ergibt, durch Aufträge (Bestellungen): bei Firmen, die nach den Normen für das Beschaffungsverfahren zu vergeben sind. Verwaltungsakademie des Bundes

20 Also zusammenfassend muss ich mir bei der Bedarfsfeststellung folgendes merken! 1. Als erstes muss der Bestellbedarf festgestellt werden: Dies kann erfolgen durch: die einzelnen Dienststellen die zuständige Fachabteilung Dazu werden benötigt: Anforderungsschreiben, Bestellvordrucke, Materiallisten oder Anforderungsscheine Visitationen 2. Danach erfolgt die Bekanntgabe des Bedarfs: Dies erfolgt durch die anfordernden Dienststellen an die Wirtschaftsstelle mittels Anforderungsschreiben mittels Anforderungsschein mittels Beschaffungsverfahren bei größeren Anschaffungen bei Inventargegenständen des täglichen Bedarfes bei Großprojekten 3. Nach einer Prüfung wird genehmigt durch: den Sachbearbeiter den Abteilungsleiter bzw. den Abteilungsvorstand bei kleinen Vorhaben bei Großprojekten Die Genehmigung hängt ab von: den finanziellen Beständen, der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit, der Zweckmäßigkeit 4. Die Bedarfsbeschaffung kann erfolgen durch: das Lager Aufträge (Bestellungen) bei der Wirtschaftsstelle bei bestimmten Firmen für häufig benötigten Bedarf für außergewöhnlichen Bedarf Verwaltungsakademie des Bundes

21 1.5 Angebotsvergleich Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Die Auswertung (Prüfung und Beurteilung von Angeboten) unterliegt den gültigen Normen und Richtlinien: Bundesvergabegesetz BverG 2006 Durchführungserlässe der einzelnen Ressorts Angebote sind auf die Gleichwertigkeit, rechnerische Richtigkeit, Befugnis, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters (technisch und wirtschaftlich), Einhaltung der Bestimmungen der Ausschreibungsunterlagen (z.b.: Ist das Angebot formrichtig, vollständig, unterschrieben und zeitgerecht eingelangt? Sind die Preise angemessen?) zu prüfen. Angebote sind vollständig sowie frei von Zahlen- und Rechenfehlern abzugeben. Der Zuschlag wird entweder dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot oder dem Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt. Die Gründe für die Zuschlagserteilung sind schriftlich festzuhalten. Grundsätzlich kann der Auftrag nach dem Bestbieterprinzip oder nach dem Billigstbieterprinzip vergeben werden. Unter Bestbieterprinzip und Billigstbieterprinzip versteht man folgendes: Bestbieterprinzip: Unter den nach der Angebotsprüfung übrig gebliebenen Angeboten ist der Zuschlag dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot gemäß den in den Ausschreibungsunterlagen (Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung) festgelegten Kriterien zu erteilen. Das heißt nicht nur der Preis ist ausschlaggebend, sondern auch andere Kriterien wie beispielsweise die Lieferbedingungen. Billigstbieterprinzip: Dem preislich günstigsten Anbieter wird der Zuschlag erteilt. Verwaltungsakademie des Bundes

22 1.6 Bestellung Beschaffung, Inventar und Materialverwaltung Die Bestellung ist der Auftrag an einen Lieferanten oder Dienstleistungsbetrieb, eine Lieferung oder Leistung von bestimmter Art und bestimmtem Umfang zu festgelegten Bedingungen zu erbringen Arten der Bestellung Es gibt insgesamt 4 Arten, wie ich eine Bestellung durchführen kann! schriftlich: Auftragsschreiben, Bestellschein oder Schlussbrief Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer eine unterfertigte Auftragsbestätigung (Gegenschlussbrief) verlangen. per Telefax telefonisch (mündlich) elektronisch (e-shop der Bundesbeschaffung GmbH) Vorteile des e-shop: rasche und effiziente Beschaffung von Material es ist auf einem Blick ersichtlich, welcher Lieferant welche Produkte zu welchen Konditionen anbietet Telefonische Bestellungen und Bestellungen per Telefax werden bei geringem Auftragswert, bzw. wenn die Haushaltsverordnung zutrifft, angewandt. Außerdem ist auch 31 Abs. 3 BHV zu beachten. Die Haushaltsverordnung besagt folgendes: Jeder Auftrag zur Erbringung einer Leistung hat, soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist, schriftlich mittels Bestellschreiben oder Bestellschein zu erfolgen (Bestellung). Verwaltungsakademie des Bundes

23 Bestellschreiben sind zu verwenden wenn: die zu erbringende Leistung einer eingehenden Beschreibung bedarf, eine Zuschlagserteilung aufgrund eines Ausschreibungsverfahrens erfolgt ist oder besondere Vertragsbedingungen festgelegt werden müssen. Die Haushaltsverordnung besagt außerdem folgendes: Die angeordnete (grundsätzliche) Schriftlichkeit der Bestellung kann in folgenden Fällen entfallen: 1. beim Einkauf, wenn dem Handelsbrauch entsprechend eine Sofortzahlung gegen Erteilung einer Zahlungsbestätigung bzw. Aushändigung einer Lieferbescheinigung üblich ist (z.b. sogenannte Handkäufe, Einkauf auf Märkten), 2. bei schriftlich festgelegten laufenden Inanspruchnahmen von Leistungen (z.b. Telefon, Energiebezüge, Wasserabnahme, Reinigung), 3. bei Gefahr im Verzug oder wenn aus anderen Gründen eine schriftliche Bestellung nicht möglich ist Inhalt der Bestellung Eine Bestellung hat insbesondere folgende Angaben zu enthalten: 1. Bezeichnung der bestellenden Dienststelle 2. Ort, Datum und Geschäftszahl der Bestellung 3. Name und Anschrift des Auftragnehmers 4. die genaue Bezeichnung der bestellten Leistung, deren Menge und Qualität (gegebenenfalls unter Beifügung der handelsüblichen Bezeichnung) bzw. die genaue Beschreibung der aufgetragenen Arbeiten, nötigenfalls auch nähere Angaben, wo die Erbringung der Leistung zu erfolgen hat (z.b. Dienststelle, Gebäude) 5. den Einzelpreis und das Gesamtentgelt 6. die Frist, innerhalb der die Leistung zu erbringen ist (Leistungsfrist) 7. die Zahlungsfristen und -bedingungen (z.b. Höhe der Teilzahlungen) 8. weitere Vertragsbedingungen (z.b. Pönale, Gewährleistungsfrist) 9. die Aufforderung zur Bekanntgabe von Postscheck- oder Bankverbindung und Geschäftszahl 10. die Aufforderung zur Rechnungslegung innerhalb einer vom Anordnungsbefugten festzulegenden Frist nach erbrachter Leistung 11. den Vermerk, dass die Rechnung an die Fachabteilung zu senden ist. Verwaltungsakademie des Bundes