Einfach, transparent, rechtssicher: So rechnen Vermieter heute ab.

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1 Einfach, transparent, rechtssicher: So rechnen Vermieter heute ab. Minol Messtechnik W. Lehmann GmbH & Co. KG Nikolaus-Otto-Straße Leinfelden-Echterdingen Telefon Telefax Betriebskostenabrechnung und mehr die Minol-Dienstleistungen für private Vermieter. PK 89-03/2013 SAP Mehr unter

2 Abrechnung ist Vertrauenssache Zählen Sie auf Minol Mieter achten in Zeiten hoher Mietnebenkosten und Energiepreise sehr genau auf die zweite Miete. Sie erwarten eine gerechte, einfach verständliche Abrechnung. Vermieter wollen die entstandenen Kosten reibungslos umlegen und Streitigkeiten mit Mietern vermeiden Die Abrechnung muss ebenso pünktlich wie fehlerfrei vorliegen Die Heiz- und Betriebskostenabrechnung ist für beide Seiten heute wichtiger denn je eine anspruchsvolle Aufgabe, die in professionelle Hände gehört. Sie sorgt für Gerechtigkeit, motiviert Hausbewohner zum sparsamen Umgang mit Ressourcen und trägt so zum Klimaschutz bei. Um rechtssicher zu sein, muss die Abrechnung stets den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprechen Vermieter wollen solvente Mieter für sich gewinnen Die Heizkostenverordnung schreibt Vermietern vor, in Mehrfamilienhäusern mit Zentralheizung die Kosten für Heizung und Warmwasser nach individuellem Verbrauch abzurechnen. Über die Betriebskostenverordnung werden die Kaltwasserkosten nach Verbrauch und sonstigen Betriebskosten abgerechnet. Bei Minol erhalten Sie alles aus einer Hand. Minol ist Ihr Partner für die komplette Betriebskostenabrechnung. Wir verteilen die Kosten der Wärme- und Wasserversorgung, aber auch alle weiteren Nebenkosten, etwa für Grundsteuer und Gebäudebrandversicherung. Wir nehmen Ihnen sämtlichen Aufwand ab und unterstützen Sie weit über die Abrechnung hinaus. Kompetenz und Erfahrung Minol ist seit mehr als 60 Jahren auf Verbrauchsabrechnungen spezialisiert. Allein in Deutschland erstellen wir jährlich rund 1,5 Millionen Abrechnungen für Mieter und Wohnungseigentümer im Auftrag der Eigentümer und Verwalter. Als Messtechnik-Hersteller bieten wir Ihnen ein breites Spektrum moderner Messgeräte und ein umfassendes technisches Know-how. Service und Transparenz Jeder Kunde hat bei Minol einen festen persönlichen Ansprechpartner. Unsere Mieterhotline entlastet Sie als Vermieter bei Rückfragen Ihrer Mieter zur Abrechnung. Das Kundenportal steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung. Sie können den aktuellen Stand der Ablesung, Abrechnung und weiterer Dienstleistungen verfolgen. Qualität und Verlässlichkeit Bei Abrechnungen überlassen wir nichts dem Zufall. Alle Unterlagen werden konstant auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft durch moderne Abrechnungsprogramme, besonders jedoch durch qualifiziertes Personal. Wir lassen uns dabei gerne in die Karten schauen: Alle Prozesse bei Minol, von der Geräteproduktion über die Ablesung und Abrechnung bis zu den Serviceleistungen, sind nach dem Qualitätsstandard DIN EN ISO 9001 zertifiziert und werden regelmäßig überprüft. 2 3

3 Zuverlässige Messtechnik Mit Funk im Vorteil Jede Minol-Abrechnung beruht auf den genauen Ergebnissen moderner Messgeräte. Heizkostenverteiler erfassen die Wärme an den Heizkörpern. Die elektronischen Heizkostenverteiler von Minol haben ein digitales Display, das einfach ablesbar ist. So können Hausbewohner jederzeit selbst die Ablesewerte kontrollieren. Wärmezähler messen den Wärmeverbrauch von Fußbodenheizungen oder ganzen Wohnbereichen. Zudem schreibt die Heizkostenverordnung bis 2014 für jede Zentralheizung, die auch warmes Wasser bereitet, einen Wärmezähler vor. Der Zähler misst den Energieanteil für die Trinkwassererwärmung. Warm- und Kaltwasserzähler messen den Wasserbrauch zum Beispiel in Küche und Bad. Wer mit Minol abrechnet, kann seinen Mietern mehr Komfort bieten. Denn Minol setzt auf die Funkablesung: Alle Verbrauchswerte werden außerhalb der Wohnungen Auszug eines Mieters gehören der Vergangenheit an. fern. Auch kostenpflichtige Zwischenablesungen beim ausgelesen. Bewohner müssen nicht mehr zu Hause Die Zwischenwerte sind in den Funkgeräten gespeichert und werden bei der Jahresablesung mit erfasst. auf den Ableser warten oder gar einen Urlaubstag op- Die Umstellung auf Funk ist einfach. Minol installiert Funk-Heizkostenverteiler und Funk- schlüsselten Verbrauchswerte abrufen und direkt ins Wasserzähler. Nun muss der Ableser die Wohnungen nicht mehr betreten. Mit Hilfe eines mobilen ren Sie unter Abrechnungssystem von Minol senden. Mehr erfah- Handcomputers kann er alle Geräte anfunken, die ver- Sie haben die Wahl. Alternativ zur Funkablesung können Sie die klassische Ablesung vor Ort in den Wohnungen wählen. Auch dafür nutzt Minol ein modernes, sehr sicheres Verfahren: die elektronische Ablesung. Der Ableser erfasst alle Verbrauchswerte in seinem mobilen Erfassungsgerät und übermittelt sie von dort aus direkt an Minol. Mieter bestätigen die Messergebnisse mit ihrer Unterschrift. Ganz gleich für welche Form der Abrechnung Sie sich entscheiden elektronisch oder per Funk: Der Originalbeleg wird archiviert und steht Ihnen als Minol-Kunde sofort nach der Ablesung im Online-Kundenportal zur Verfügung. Finanzierungs- und Wartungsservice Mieten statt kaufen: Nutzen Sie für Ihre Messtechnik den Finanzierungsservice von Minol und sparen Sie sich die Anfangsinvestition. Für gekaufte Geräte bietet sich unser Wartungsservice an. Ob Finanzierung oder Wartung: Minol entlastet Sie von der Pflicht, die Geräte regelmäßig instand zu setzen und nach Ablauf der Eichfristen zu erneuern. Die Kosten sind nach 7 der Heizkostenverordnung mit der Abrechnung umlegbar. 4 5

4 Qualität Schritt für Schritt Vor der ersten Abrechnung Objektanalyse und Beratung Montage Grunddaten Gerne erstellen wir für Sie ein Angebot. Bei Bedarf Unser erfahrenes und geschultes Servicepersonal Für künftige Abrechnungen benötigt Minol die Ge- begehen wir das Gebäude und ermitteln, welche montiert die Geräte fachgerecht und dokumentiert bäude- und Nutzerdaten. Diese Informationen fragen Messgeräte erforderlich sind. die Daten der Geräte, der Heizkörper und der Hei- wir schriftlich bei Ihnen ab und nehmen sie in unser zungsanlage. Abrechnungssystem auf. Zur Bestätigung schicken Ihren Minol-Ansprechpartner finden Sie über unsere wir Ihnen für jede Wohnung eine umfassende Doku- Niederlassungs-Suche auf mentation aller technischen Grunddaten. Dazu gehören Umfang und Termine der Abrechnung und alle wichtigen Parameter wie der Verteilschlüssel. JÄHRLICH WIEDERKEHREND Ablesung Kosten- und Nutzeraufstellung Abrechnung Auswertung und Archiv Nach der Montage findet zum vereinbarten Termin Vor jeder Abrechnung schicken Sie uns eine Aufstel- Aus Ihrer Kostenaufstellung und den abgelesenen In Zeiten hoher Energiepreise ist es für Eigentümer die erste Ablesung statt. Bei der Funkablesung sind lung der zu verteilenden Kosten. Bei Heizkosten- Verbrauchswerten erstellen wir für jede Wohnung immer wichtiger, Energieverbrauch und -kosten des keine Terminankündigungen bei Ihren Mietern er- abrechnungen sind das die Kosten für Öl, Gas, Fern- eine übersichtliche Nutzerabrechnung, die Sie ein- Hauses über die Jahre hinweg im Blick zu behalten. forderlich. Bei der klassischen Ablesung informie- wärme bzw. die Stromkosten für die Wärmepumpe fach an Ihre Mieter weiterleiten. Als Vermieter er- Der ereport im Portal bietet ren wir Sie und Ihre Mieter rechtzeitig über die Ab- oder Solaranlage, bei Betriebskostenabrechnungen halten Sie zudem eine Gesamtabrechnung mit den Ihnen dafür hilfreiche Analysen. Im Portal finden Sie lesetermine Sie brauchen sich auch hier um zusätzlich die Kosten für Wasser, Abwasser, Haus- Ergebnissen aller Wohnungen. zudem ein Online-Archiv mit allen Dokumenten zur nichts zu kümmern. reinigung, Gartenpflege und weitere. Alle diese In- Abrechnung der vergangenen Jahre. formationen können Sie bequem über unser Online- Portal übermitteln. Oder Minol sendet Ihnen die Kosten- und Nutzeraufstellung per Post. Unser Service für Sie: Minol erinnert Sie rechtzeitig an Ihre Kosten- und Nutzeraufstellung, so dass Sie die Abrechnungsfrist nicht verpassen und Ihre Forderungen nicht verjähren. 6 7

5 Einfach übersichtlich Sie können alles Wesentliche auf einen Blick erfassen und schnell prüfen. Das Ergebnis: die Klartext- Abrechnung. Einfach verbraucherfreundlich Die Abrechnung ist klar und übersichtlich, ohne Abkürzungen und Fachchinesisch. Einfach Individuell Sie können einzelne Nutzerabrechnungen auch in Fremdsprachen und/oder mit durchgängiger Großschrift bestellen. Am Ende des Abrechnungsprozesses steht, was wirklich zählt: eine leicht verständliche Abrechnung, die vollständig ist und dennoch auf nur eine Vorder- und Rückseite passt. Die unverwechselbare Minol-Abrechnung beinhaltet eine optimierte Gesamtabrechnung für Sie als Vermieter, die eine rasche Prüfung erlaubt und dennoch alle wesentlichen Ergebnisse und Hinweise enthält. Die Einzelabrechnung für Mieter ist transparent und verbraucherfreundlich. Alles Wesentliche ist auf einen Blick erfassbar, aber auch vollständig erläutert und passt dennoch auf eine Seite. Einfach transparent Ablesewerte, Kostenanteile und Berechnungen sind vollständig dargestellt. Einfach entspannt Minol nimmt Ihnen sämtlichen Aufwand ab. Sie können sich darauf verlassen, dass wir alle Termine einhalten und alle rechtlichen Vorgaben berücksichtigen. UNSER QUALITÄTSVERSPRECHEN: Zertifizierte Prozesse nach DIN EN ISO 9001:2008 und ein zusätzliches Qualitätsmanagement garantieren die gleichbleibend hohe Qualität unserer Dienstleistungen. Ihr Mehrwert zur Abrechnung Damit Sie Aufwand und Zeit sparen, bietet Ihnen Minol folgende Zusatzleistungen an: Vorauszahlungsberechnung Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen (steuerlich absetzbar nach 35A EStG) Umsatzsteuerausweis nach 14 UStG für Ihre gewerblichen Mieter Verbrauchsanalyse und Energie-Check (siehe Seite 11) Mehr Informationen unter: 8 9

6 Rund um die Uhr gut informiert Mehr als eine Abrechnung Das Online-Kundenportal ist Ihr Zugang zu mehr Service. Sie können Informationen für die Abrechnung einfach online an Minol übermitteln und alle Leistungen verfolgen, für die Minol zuständig ist. Auch Fragen Ihrer Mieter lassen sich so schnell beantworten. Sie können zwischen hilfreichen Anwendungen wählen. Im Modul Ablesung direct sehen Sie, wann die Ablesung stattfindet und welcher unserer Mitarbeiter für Sie zuständig ist. Nach der Ablesung können Sie die Ablesebelege für alle Wohnungen aufrufen. Tragen Sie die Kosten- und Nutzerdaten, die Minol für die jährliche Abrechnung braucht, in die übersichtliche Online-Maske im Modul Kostenaufstellung direct ein. Sparen Sie sich das Ausfüllen von Papierformularen und den Gang zur Post. Im Archiv direct stehen alle abrechnungsrelevanten Dokumente der vergangenen Jahre für Sie bereit, so dass Sie Ihren Mietern sofort und jederzeit Auskunft geben können. Mehr Informationen über diese und weitere Online- Services unter Verbrauchsanalyse Auf Wunsch ergänzt Minol jede Nutzerabrechnung um eine Verbrauchsanalyse. Mit der zweiseitigen Information können Mieter ihren Energieverbrauch und die Kosten einordnen und wirksam begrenzen. Der Gesetzgeber fördert diese Transparenz: Die Kosten der Verbrauchsanalyse sind nach der Heizkostenverordnung auf die Mieter umlegbar. Die Verbrauchsanalyse zeigt anhand anschaulicher Grafiken: die Verbrauchs- und Kostenentwicklung der vergangenen drei Jahre den Verbrauch an Wärme, Warm- und Kaltwasser im Vergleich zum Gebäudedurchschnitt den Anteil einzelner Räume am Wärmeverbrauch der Wohnung Der Vermieter erhält eine Übersicht der Auswertungsergebnisse für alle Wohnungen. Energie-Check Mit den Verbrauchsanalysen bekommen Vermieter einen Energie-Check. Er bewertet die Energieeffizienz des Gebäudes im Vergleich zu ähnlichen Gebäuden in der Region und zeigt, welchen Energieverbrauch das Haus heute als Neubau haben dürfte. So hilft der Energie-Check, den richtigen Zeitpunkt für eine Modernisierung einzuschätzen. partner der vermieter Über die Abrechnung hinaus bieten wir Ihnen eine Reihe von Services, die Sie bei der Bewirtschaftung Ihrer Immobilie entlasten. Zum Beispiel Energieausweise, die Installation und Wartung von Rauchwarnmeldern und die Legionellenprüfung des Trinkwassers. Besuchen Sie unsere Website oder sprechen Sie uns einfach an