Software-Lizenzen total im Griff

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1 ITMAGAZINE Software-Lizenzen total im Griff 17. August Lizenzmanagement-Lösungen automatisieren die Überwachung von Anzahl und Nutzung der Software-Lizenzen und können sich so rasch bezahlt machen. Das Software-Lizenzmanagement ist eine Herausforderung, der sich alle Unternehmen schon aus rechtlichen Gründen stellen müssen. Inzwischen gibt es auch eine Reihe von spezialisierten Softwarelösungen, mit denen man sich dieses Problems annehmen kann. Drei davon werden in diesem Test miteinander verglichen. Die Produkte von Brainware, Enteo und ManageSoft sind alle geeignet, um sowohl in mittelständischen Unternehmen als auch in sehr grossen Umgebungen eingesetzt zu werden. Der Einführungsaufwand ist in allen Fällen zwar nicht unbeachtlich, aber doch so überschaubar, dass er nicht nur von grossen Unternehmen bewältigt werden kann. Gleichzeitig, das sei schon vorab gesagt, sind alle Lösungen so leistungsfähig und skalierbar, dass sie auch in sehr grossen und komplexen Umgebungen eingesetzt werden können. Deutlich wird beim Blick auf diese Produkte, dass inzwischen doch etliche Hersteller beim Schritt von technischen Managementlösungen hin zu Systemen, die auch spezifische Business-Fragestellungen beantworten können, grosse Fortschritte gemacht haben. Denn alle Hersteller ermöglichen integriert in das Lizenzmanagement oder mit eng verknüpften Produkten auch die Verwaltung von Hardware-Assets und Verträgen. Und alle Hersteller verfügen über Lösungen, die beispielsweise eng mit ihren technischen Inventarisierungsanwendungen zusammenarbeiten. Zentral: Lizenz- und Asset-Management Das Lizenz- und das Asset-Management sind zwei zentrale Eckpunkte in dieser Entwicklungsstrategie. Die Client-Lifecycle-Management-Systeme, die sich meist aus der Softwareverteilung heraus entwickelt haben, sind zwar in der Lage, über die Inventardaten Informationen auch zur installierten Software zu liefern. Von dort bis zu einem wirklichen Asset-Management mit einer Verknüpfung zu betriebswirtschaftlichen Informationen wie Kostenstellen und mit einer Aggregation technischer Detailinformationen zu den im Asset-Management benötig-ten Informationen beispielsweise einer zuverlässigen Erkennung von Produktpaketen ist es aber doch noch ein weiter Weg. Ausserdem lassen sich eben nicht alle Assets automatisch identifizieren, so dass ein Asset-Management zwingend auch die Möglichkeiten zur manuellen Pflege von Assets bieten sollte. Auf der anderen Seite gibt es im Lizenzmanagement die Herausforderung, eben nicht nur die Anzahl der installierten oder, über das Software-Metering, der tatsächlich genutzten Zahl beispielsweise von Excel-Paketen erkennen zu können. Statt dessen müssen hier spezifische Festlegungen aus Lizenzmodellen ebenso berücksichtigt wie Verträge und Kostenstellen zugeordnet werden, um wirklich valide Aussagen machen zu können. Ausserdem sollte man auch die Zuordnung von Lizenzen zu Systemen, vor allem natürlich bei einer Unterlizenzierung, ändern und damit letztlich auch Aktivitäten der Softwareverteilung und insbesondere -deinstallation auslösen können. Anforderungen an das Lizenzmanagement

2 Anforderungen an das Lizenzmanagement Die Anforderungen an das Lizenzmanagement, das im Fokus dieses Tests steht, sind einerseits natürlich die Integration mit einem Hardware- und Software-Asset-Management, um eine durchgängige Lösung realisieren zu können. Genauso wichtig ist es andererseits aber auch, dass die Verträge den Lizenzen zugeordnet und unterschiedliche Lizenzmodelle flexibel abgebildet werden können. Eine automatisierte Identifikation installierter Produktpakete ist ebenfalls eine wichtige Anforderung. Denn nur damit ist ein effizienter und sinnvoller Abgleich von installierter und automatisch erkannter Software mit den Verträgen möglich. Dabei kommt es nicht zwingend auf die Zahl, sondern auch auf die Qualität dieser Definitionen an, um eine möglichst saubere Zuordnung zu ermöglichen. Schliesslich sind natürlich auch die Reporting-Funktionen der Produkte von grosser Bedeutung. Denn es geht ja darum, einen schnellen Überblick zu gewinnen. Ausserdem sollte es dort auch eine Zuordnung zu Kostenstellen geben, was entsprechende Modelle bis hin zu Organisationsmodellen voraussetzt. Brainware Columbus Licence Genau genommen müsste man von Columbus Asset, Columbus Licence und Columbus Contract als drei Produkten sprechen, die gemeinsam oder einzeln einsetzbar sind. Columbus Licence ist das Kernmodul für das Lizenzmanagement. Dieses arbeitet wiederum mit den beiden anderen Modulen für das Asset- und Contract-Management zusammen und kann auch Inventarisierungsinformationen beziehen. Die Module sind wiederum auch in die gesamte Columbus-Produktpalette integriert, also in das Client Lifecycle Management eingebunden. Demnächst wird es auch möglich sein, aus dem Lizenzmanagement heraus, beispielsweise bei einer Unterlizenzierung, automatische Änderungen bei der Softwareverteilung wie eben die Deinstallation von Software zu initiieren. Auf Basis des eigenen Workflow-Systems von Brainware können solche Änderungen beispielsweise auch mit Genehmigungen versehen werden. Generell gilt, dass Brainware in den vergangenen Monaten die Integration zwischen seiner bisherigen Columbus-Produktpalette und den durch die Beteiligung an dem deutschen Unternehmen Spider ins Portfolio gekommenen Produkten für das Lizenz-, Asset- und Contract-Management auf ein hohes Niveau gebracht hat. Um eine optimale Lösung zu erhalten, macht es Sinn, die drei eingangs genannten Columbus-Module gemeinsam einzusetzen. Da diese auf der gleichen Basis aufsetzen, müssen viele Stammdaten wie die Organisationsstrukturen und Kostenstellen nur einmalig definiert werden. Anschliessend können sie von allen Modulen genutzt werden. Dieser Ansatz erlaubt eine einfache, effiziente Administration der gesamten Infrastruktur. Die Benutzerschnittstelle von Columbus Licence ist als Browser-basierendes System einfach zu nutzen. Schön wäre es allerdings, wenn es wie bei den anderen Anbietern noch etwas mehr Assistenten gäbe, um Änderungen vorzunehmen. Dennoch ist das System mit einem überschaubaren Lernaufwand nutzbar und für eine Browser-basierende Lösung auch erfreulich effizient nutzbar. Sehr reizvoll ist die optionale Integration mit einem Bestellsystem, über das direkt weitere Lizenzen angefordert werden können. Neben Columbus Licence gibt es mit Columbus Asset+ auch noch eine speziell an KMU orientierte Lösung, die in einem fest vorgegebenen Zeitrahmen implementiert werden kann. Allerdings sind dort die Funktionen für das Lizenzmanagement nicht so ausgefeilt. Beispielweise kann man nicht mit unterschiedlichen, flexibel definierten Lizenzmodellen arbeiten. Ein Upgrade auf die «Enterprise»-Lösungen ist aber von dort aus möglich.

3 die «Enterprise»-Lösungen ist aber von dort aus möglich. Wie bei den anderen getesteten Produkten gibt es auch bei Columbus License ein umfassendes Berechtigungsmodell, das eine genaue Steuerung der Zugriffs-berechtigungen innerhalb des Systems erlaubt. Damit können unterschiedliche Rollen beispielsweise innerhalb des Lizenz- und Vertragsmanagements flexibel zugewiesen werden auch das natürlich eine Kernanforderung an professionelle Systeme für das Lizenzmanagement. Enteo License Manager Der enteo License Manager war das erste Produkt des Herstellers mit der neuen Architektur, die nun mit der Version enteo 6 generell eingeführt wurde. Diese Architektur arbeitet mit einem konsistenten Objektmodell. Die verwendeten Objekte lassen sich im System direkt verwalten. Der Ansatz ist grundsätzlich gut, allerdings wirkt das System in Teilbereichen doch recht technisch in der Administration, während bei den anderen Produkten insgesamt der betriebswirtschaftliche Hintergrund stärker spürbar ist. Allerdings ist man mit dem generell bei so komplexen Produkten erforderlichen Einarbeitungsaufwand auch hier schnell an dem Punkt, an dem sich die Lösung intuitiv nutzen lässt. Funktionen wie das Vertragsmanagement sind direkt integriert. Sehr gut gefällt auch die allerdings auch bei Brainware und Managesoft verfügbare Softwarebibliothek als online aktualisierbarer Katalog, in dem eine riesige Zahl von Softwarepaketen vordefiniert ist. Damit werden die Identifikation von Softwarepaketen auf Basis von Inventardaten und die korrekte Zuordnung beziehungsweise der richtige Abgleich von Lizenzinformationen wesentlich vereinfacht. Einer der beiden auffälligen Unterschiede zu den anderen Produkten im Test ist die fehlende Unterstützung von Kostenstellenund Organisationsinformationen. Diese machen im Zusammenhang mit dem Lizenzmanagement Sinn, um gleich auch die Belastung von Kostenstellen durch Softwarelizenzen erkennen zu können. Beim Asset-Management sind sie sogar unverzichtbar. Der Hersteller hat auf Nachfrage allerdings erklärt, dass eine entsprechende Erweiterung im Herbst dieses Jahres als Feature Pack geliefert werden wird, so dass diese funktionale Lücke geschlossen wird. Der zweite Schwachpunkt zeigt sich beim Lizenzmodell. Enteo unterstützt zwar mehrere unterschiedliche Lizenzmodelle. Diese Liste ist aber nach Aussagen des Herstellers nicht erweiterbar zumindest nicht durch den Kunden. Da es aber im Bereich Software unzählige, teils sehr komplexe Lizenzmodelle gibt, wäre mehr Flexibilität hier in jedem Fall wünschenswert. Gut gefällt hingegen das flexible Berichtswesen, das im enteo License Manager integriert ist. Hier lassen sich mit wenig Aufwand auch komplexe Berichtsanforderungen abdecken. Ausserdem überzeugt auch die umfassende Online-Hilfe des Produkts. Hier lässt enteo kaum Wünsche offen. Nachdem enteo vor einigen Monaten von dem amerikanischen Unternehmen Frontrange übernommen wurde, einem Hersteller aus dem Asset-Management, kann man davon ausgehen, dass die Funktionalität des Produkts in den nächsten Releases deutlich erweitert und insbesondere der betriebswirtschaftliche Fokus noch über die bereits angesprochene Integration von Organisations- und Kostenstelleninformationen hinaus erweitert wird. Zur Zeit bietet der enteo License Manager eine gute

4 Organisations- und Kostenstelleninformationen hinaus erweitert wird. Zur Zeit bietet der enteo License Manager eine gute Funktionalität, aber insgesamt nicht auf dem gleichen Niveau wie die beiden Konkurrenten. Mit den anstehenden Erweiterungen ist es das Produkt aber auf jeden Fall wert, in Evaluationsprojekte mit einbezogen zu werden. ManageSoft Compliance Manager Der Compliance Manager von ManageSoft hat, trotz des gross tönenden Namens, «nur» einen Fokus auf das Lizenzmanagement und die Compliance in diesem Bereich und nicht auf generelles Compliance-Management. Die Zielsetzung ist die Verwaltung von Lizenzen, die Dokumentation von Käufen und die Verknüpfung mit Dokumenten wie Verträgen sowie das Reporting über den Status der Lizenzen. Unterstützt wird ausserdem das Hardware- und Software-Asset-Management. Die Basis bildet eine CMDB (Configuration Management Database), woraus auch schon die Orientierung am ITIL-Konzept deutlich wird. ManageSoft sieht seinen Wettbewerb interessanterweise eher bei den Anbietern von Asset-Management-Lösungen im Enterprise-Markt wie beispielsweise BMC und CA ein Markt, dem allerdings beispielsweise auch die Brainware-Tochtergesellschaft Spider zuzuordnen ist. Die Lösung von ManageSoft gefällt durch die saubere, klar nachvollziehbare Strukturierung der Oberfläche und eine Vielzahl von schnell und intuitiv erreichbaren Informationen zu den Softwarelizenzen wie beispielsweise die Verletzungen der Lizenz-Compliance oder die nicht genutzten und damit vielleicht verzichtbaren Lizenzen. Diese Informationen finden sich aber auch bei den anderen beiden Produkten, auch wenn der Weg dorthin im einen oder anderen Fall etwas länger ist. Ähnlich wie bei der Brainware-Lösung können auch bei ManageSoft die Unternehmensstrukturen abgebildet werden. Dazu gehören Standorte, Organisationsstrukturen und Kostenstellen. Damit lassen sich auch entsprechend flexible Auswertungen realisieren. Da im Fall von ManageSoft das Asset-Management voll in das Produkt integriert ist, ist es naheliegend, dass sich dort entsprechende Konfigurationsmöglichkeiten finden. Genau wie bei Brainware können hier auch Informationen aus SAP-Systemen übernommen werden. Sehr gut gefällt die grosse Zahl an vordefinierten Lizenztypen, mit der die meisten gängigen Modelle für die Softwarelizenzierung auch ohne zusätzliche Konfiguration von Lizenztypen abgedeckt werden können. Wie bei allen Produkten in diesem Segment gilt allerdings auch für ManageSoft, dass bei einer produktiven Nutzung vorab einiges an Planungsaufwand erforderlich wird, um zunächst ein Konzept zu entwickeln, wie Lizenzen überhaupt verwaltet werden sollen, und anschliessend die organisatorischen Strukturen und betriebswirtschaftlichen Basisdaten in der richtigen Weise ins System einzupflegen. Dennoch sollten sich die Lösungen in vielen Fällen trotz des zwangsläufig erforderlichen Beratungs- und Implementierungsaufwands schon dadurch amortisieren, dass man die Lizenznutzung optimieren kann, indem man beispielsweise zukünftig mit weniger Softwarelizenzen und einer optimierten Zuweisung auskommt. Alles in allem kann das Produkt von ManageSoft ebenso wie die Lösung von Brainware auf hohem Niveau überzeugen und zeigt sich als eine gute Basis für die Umsetzung von Projekten im Bereich Lizenzmanagement. Fazit

5 Deutlich wird bei allen Produkten, dass man das Lizenzmanagement nicht vom Hardware- und Software-Asset-Management trennen kann und eine Integration mit dem Client Lifecycle Management unverzichtbar ist. Die Produkte der verschiedenen Anbieter sind zwar flexibel genug, um auch mit Lösungen anderer Hersteller beispielsweise für die Softwareverteilung kombiniert werden zu können. Hier muss man aber die Integrationsschnittstellen auf beiden Seiten genau prüfen. Ansonsten hat der Test vor allem gezeigt, dass das Marktsegment des Lizenzmanagements oder der «License Compliance» inzwischen einen erfreulichen Reifegrad erreicht hat und dabei insbesondere die Integration zwischen technischen Systemen für die Sammlung der Inventardaten und der Softwareverteilung und den betriebswirtschaftlichen Funktionen zunehmend gut gelingt. Alle getesteten Produkte sind reife Lösungen, die im produktiven Betrieb die Aufgabenstellung an das Lizenzmanagement wenn auch teils mit kleinen Einschränkungen erfüllen können. Testsieger: ManageSoft Der Vergleich der Werkzeuge im Bereich des Software-Lizenzmanagements zählte zu den Tests, in denen es schwierig ist, einen Sieger zu küren. Während enteo zwar eine gute Funktionalität aufweist, insgesamt aber etwas zu technisch ausgelegt ist und insbesondere ein Management der Unternehmensstrukturen und Kostenstellen vermissen lässt, sind die beiden anderen Produkte doch funktional gut vergleichbar. Die Entscheidung fiel schliesslich, trotz der leichten Preisvorteile für Brainware, zugunsten von ManageSoft, weil das Produkt bei der Automatisierung von Aktionen bei Compliance-Verletzungen weiter ist als Brainware Columbus, die hier aber auch demnächst nachziehen werden. Lizenzmanagement-Lösungen im Überblick Copyright by Swiss IT Media 2016