Vertragsmanagement im Rechtsbereich. Die Lösung im Überblick. Michael Grötsch, , Berlin

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1 Vertragsmanagement im Rechtsbereich Die Lösung im Überblick Michael Grötsch, , Berlin

2 Circle Unlimited AG Lösungsanbieter für SAP- und Microsoftintegriertes Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagement per SAP, Web und Mobile App. Für alle Branchen und Fachbereiche. Gründung: 2000 Mitarbeiter: ca. 100 (Innobis Gruppe) Sitz: Norderstedt / Hamburg

3 culösungen im Überblick Mobile Nutzung, Any Device, Any GUI Microsoft Apple IBM Tablets/Smartphones cuconnect cusmartext Dokumentenmanagement Digitale Personalakte Legal Process Management Einkauf Vertrieb Software Asset (SAM) und Lizenzmanagement SW-Anforderungsprozess SW-Nutzung (Clients- und Server) Compliance Check (Alle Hersteller) Speziell: Oracle Speziell: SAP-Lizenzoptimierung ITIL-konforme CMDB culicense cucontract Vertragsmanagement Beteiligungsmanagement Leasing ADV Intellectual Property (IP) Lizenzen- / Rechtmanagement Scannen Erkennen (OCR, Barcode) Vorschau Frei suchen Automatisch erstellen Vergleichen Signieren Konvertieren Publizieren/ Drucken Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 3

4 Prozesse und Funktionen im Überblick Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 4

5 Benutzeroberflächen für culösungen MS Outlook cu License MS Sharepoint Weboberfläche Mobile Devices MS Office cucontract cusmartext IBM Lotus Notes SAP Portal cuengine SAP SAP NWBC SAP GUI Stammdaten Org.- daten Rechnungen Buchungen Auswertungen SAP Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 5

6 cuconnect for Windows, die Windows Applikation zum Übertragen und Suchen von Dokumenten Per Drag-and-Drop Dokumente in sämtlichen Formaten Suchfeld und Freitextsuche um den richtigen Zielvorgang zu finden. Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 6

7 Anbindung von MS-Sharepoint für Enterprise Search Funktionen Freitextsuche nach Daten und Dokumenten in SAP- Systemen Direkte Navigation zu den Ergebnissen über cuconnect Ohne weitere Eingaben mittels SSO und intelligenter Navigation Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 7

8 Mobile culösungen mit immer mehr Funktionen. Smartphones: Ausgewählte Funktionalitäten über unser plattformübergreifendes Framework: Termine und Fristen überwachen ToDo-Liste Genehmigungsworkflow Tablets: Wie Smartphones Ergänzt um vielfältige Funktionen zum Dokumentenmanagement, Reporting u.v.m. Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 8

9 Im Prozessablauf entstehen Angebote, Anschreiben, Verträge und viele Dokumente in weiteren Aktenarten Vertragsphasen Anfragen Angebotsinformation Aus- schreibungs- Versand Angebote Verlängerungen Vertragsverhandlung Zertifikate, Erklärungen Bestätigung Kündigung Aus- schreibungs- Korrespondenz Vertragsunterlagen Gewährleistungsabruf Bestätigung Rfl / RfQ Vertragsabschluss Überwachung Beendigung Akten Lieferanten Material Bestellungen Kontrakt WE Rechnung Kunden Projekt Auftrag Abruf Auslieferung Rechnungseingangsbuch Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 9

10 Integration der digitalen Unterschrift in Prozesse wie Vertragserzeugung Vertragsbearbeitung Vertragsarchivierung

11 Traditioneller Unterschriftsverlauf ggf. -Versand ggf. -Versand Vertrag Elektronisch erstellen ausdrucken unterschreiben einscannen ablegen vernichten Probleme kostet Zeit, verursacht Aufwand benötigt Drucker und anschließend Scanner Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 11

12 Unterschrift mit einem speziellen Signaturpad mit ergänzender Erkennung biometrischer Merkmale Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 12

13 Unterschrift auf dem iphone/ipad Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 13

14 . auch direkt auf Windows-Tablets Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 14

15 Anzustrebende vollelektronische Variante des Unterschriftsverlaufs Vertrag ggf. -Versand ggf. -Versand Elektronisch erstellen Elektronisch signieren ablegen Nutzen Geht schnell vereinfacht die Ablage benötigt keine teure Hardware Funktioniert auch Offline Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 15

16 Referenzen (als Auszug) finden Sie auf unserer Homepage Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 16

17 Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 17

18 RA Adrian Lang Stellv. Abteilungsleitung Drittmittelmanagement Tel: Michael Grötsch Vorstand Fon: Mobil: _11_cu_powerpointvorlage_16zu9_v60 Circle Unlimited AG BUJ_2016_CU_Klinikum rechts der Isar_Vertragsmgmt_im_Rechtsbereich_2016_01_29.ppt / 18

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