Prüfung der Richtlinien für den Fondsvertrieb

Transkript

1 Fachkommission Bankenrevision Gruppe Anlagefonds WIRTSCHAFTSPRÜFUNG Prüfung der Richtlinien für den Fondsvertrieb Eine neue Aufgabe für Revisionsstellen Die durch die Swiss Fund Association (SFA) erlassenen Richtlinien für den Fondsvertrieb verfolgen die Zielsetzung, am Fondsmarkt einen hohen Qualitätsstandard in der Information und der Beratung der Anleger zu gewährleisten. Mit der Prüfung der Einhaltung der Richtlinien für den Fondsvertrieb erbringen die damit beauftragten Revisionsstellen einen wichtigen Beitrag zur Zielerreichung. Es handelt sich hierbei um einen von anderen Revisionen losgelösten Prüfungsgegenstand. des Versicherungsaufsichtsgesetzes), und solchen, die vorgängig um eine Bewilligung nachsuchen müssen. Die vorerwähnte Richtlinie gilt für alle also unabhängig davon, ob sie einer Bewilligungspflicht unterliegen oder nicht. 3. Pflichten 1. Einleitung Die in der Schweiz aufgelegten bzw. zum Vertrieb zugelassenen Anlagefonds haben in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Zu den rund 450 durch schweizerische Fondsleitungen aufgelegten Fonds sind rund Fonds ausländischer Provenienz zum Vertrieb zugelassen. Nebst dem traditionellen Vertrieb über die eigenen (konzerninternen) Kanäle hat eine Öffnung des Marktes stattgefunden, d. h. vom «Produzenten» unabhängige Dritte übernehmen zusätzlich und in verstärktem Mass den Vertrieb von Anlagefonds. Dieser Trend wurde anlässlich der Revision des Anlagefondsgesetzes (AFG) rechtzeitig erkannt, und einige rudimentäre Vorschriften über den Vertrieb wurden erlassen. Im Bestreben, den guten Ruf der Fondsindustrie sicherzustellen, sind die rudimentären gesetzlichen Vorschriften auf dem Wege der Selbstregulierung ergänzt worden. Die SFA hat am 22. Oktober 2001 die überarbeiteten «Richtlinien für den Fondsvertrieb» verabschiedet und auf den 1. Januar 2002 in Kraft gesetzt. Die Richtlinie wurde von der Aufsichtsbehörde zustimmend zur Kenntnis genommen und zur Standesregel erklärt, womit sie für die schweizerischen Fondsleitungen und die Vertreter ausländischer Anlagefonds in der Schweiz gemäss Art. 44 ff AFG (nachfolgend «Vertreter») verbindlich sind. Für die Umsetzung der geänderten Richtlinie bestand eine Übergangsfrist bis 30. Juni Geltungsbereich Wie bereits erwähnt, ist der Vertrieb von Fonds im AFG rudimentär geregelt. Das AFG unterscheidet zwischen n, die ohne spezielle Bewilligung in der Schweiz zugelassene Anlagefonds vertreiben dürfen (Fondsleitungen, Banken, Effektenhändler, die Schweizerische Post sowie Versicherungseinrichtungen im Sinne Version française La version française sera publiée dans un des prochains numéros; elle peut également être consultée sur Internet Den schweizerischen Fondsleitungen und den Vertretern wird die Pflicht auferlegt, Vertriebsverträge nach dem Muster der SFA mit den n abzuschliessen und darin die zur Einhaltung der Richtlinien für den Fondsvertrieb zu verpflichten. Technisch wird dies dadurch erreicht, dass die in einem Anhang zusammengefassten Bestimmungen der Richtlinie zum integralen Bestandteil des Vertriebsvertrages erklärt werden. Die unter der alten Richtlinie abgeschlossenen Vertriebsverträge können weitergeführt werden. Trotzdem ergibt sich ein Handlungsbedarf, muss doch der vorerwähnte Anhang dem zugestellt und zum integralen Bestandteil des bestehenden Vertriebsvertrages erklärt werden. Mit der vorerwähnten Ergänzung bestehender Vertriebsverträge bzw. dem Abschluss des neuen Vertriebsvertra- Der Schweizer Treuhänder 8/02 655

2 ges verpflichtet sich der, die Richtlinien einzuhalten und die Einhaltung jährlich durch eine Revisionsstelle prüfen zu lassen. Alle müssen somit ohne Rücksicht auf ihre Rechtsform und eine allfällige Bewilligungspflicht eine Revisionsstelle mit der Prüfung beauftragen. Revisionsgesellschaften, die Mitglied der Treuhand-Kammer mit Fachgruppenzugehörigkeit Wirtschaftsprüfung sind, sind zur Durchführung dieser Prüfungen zugelassen. 4. Auswirkungen auf die Revision bei der Fondsleitung bzw. beim Vertreter Die hier behandelte Richtlinie über den Fondsvertrieb löst bei den schweizerischen Fondsleitungen und Vertretern folgenden Handlungsbedarf aus: Ergänzung bestehender bzw. Abschluss neuer Vertriebsverträge auf der Grundlage des Mustervertriebsvertrages; Erlass von internen Regelungen einerseits und die aktive Überwachung der Tätigkeit der andererseits. In bezug auf die aktive Überwachung der Tätigkeit des s ist die Fondsleitung /der Vertreter insofern eingeschränkt, als sie/er keinen direkten Einblick in die Tätigkeit des s hat. Aus diesem Grunde ist der verpflichtet, die Einhaltung der Richtlinie jährlich durch eine Revisionsstelle beurteilen zu lassen. Die Fondsleitung/ der Vertreter erhält ein Exemplar des Revisionsberichts. Die Fondsleitung/ der Vertreter darf sich aber nicht ausschliesslich auf den Revisionsbericht abstützen. Vielmehr wird erwartet, dass sich die Fondsleitung/der Vertreter durch regelmässigen Kontakt mit dem über dessen Tätigkeit informiert und damit eine indirekte Überwachung sicherstellt. Missstände, welche die Fondsleitung oder der Vertreter aufgrund einer indirekten Überwachung herausfinden können (z. B. durch regelmässige Kontakte mit dem, durch ungewöhnliche Umsätze, die nicht plausibel erklärt werden können, durch negative Pressekommentare oder Reklamationen), führen zu einem Handlungsbedarf seitens der Fondsleitung bzw. des Vertreters. Das gleiche gilt bei Verstössen, die aufgrund der jährlichen Revisionsberichte zur Kenntnis gebracht werden. Bei Feststellung gravierender Verstösse, die nicht innert nützlicher Frist beseitigt werden können oder die durch die Fondsleitung oder den Vertreter als zu sehr imageschädigend beurteilt werden, ergibt sich ein Handlungsbedarf, der bis zu einer Auflösung des Vertriebsvertrages führen kann. Die anlagefondsgesetzliche Revisionsstelle der schweizerischen Fondsleitungen bzw. die Revisionsstelle des Vertreters (sofern eine Bank oder ein Effektenhändler die Vertretungsfunktion ausübt, wird dies die banken- bzw. börsengesetzliche Revisionsstelle sein) beurteilt somit insbesondere die Einhaltung folgender Pflichten: Zweckmässigkeit der intern erlassenen Weisungen in bezug auf die Zusammenarbeit mit n; sind, im bankengesetzlichen bzw. börsengesetzlichen Revisionsbericht festzuhalten. Für Vertreter ohne Bankenoder Effektenhändlerstatus ist ein separater Bericht zu erstellen. 5. Revision beim Die Richtlinie verlangt vom einerseits die Einhaltung formeller Anforderungen, wie z.b. die Dokumentation der Organisation und die Regelung der Abläufe im Fondsvertrieb, und andererseits die Einhaltung materieller Anforderungen, wie z.b. die sorgfältige Kundenberatung und die Regelung des Vorgehens im Falle von Interessenskonflikten. In bezug auf die formellen Anforderungen ist die zweckmässige Umsetzung zu beurteilen. Die zu regelnden Minimalpunkte sind in der Richtlinie festgehalten, und die untenstehende Auflistung enthält weitergehende Details zu möglichen Regelungen. 656 «Mit der Prüfung der Einhaltung der Richtlinien für den Fondsvertrieb übernehmen die Revisionsstellen eine anspruchsvolle Aufgabe.» Zweckmässigkeit der Überwachung der inkl. Kontakte zum ; Zweckmässigkeit der ergriffenen Massnahmen bei festgestellten Missständen; Einhaltung der Meldepflichten gegenüber der EBK (jährliche Zustellung der Liste mit den n inkl. Angabe der Revisionsstelle). Das Prüfungsresultat ist im Falle von schweizerischen Fondsleitungen im anlagefondsgesetzlichen Revisionsbericht und im Falle von Vertretern, die zugleich Banken oder Effektenhändler Das Hauptaugenmerk anlässlich der Prüfung muss auf die sachgerechte Organisation und Durchführung der Kundenberatung im Zusammenhang mit dem Vertrieb von Anlagefonds gerichtet werden. Was die Kundenberatung anbelangt, so hat der ähnliche Anforderungen zu erfüllen, wie sie für die Anlageberatung und/ oder Vermögensverwaltung gelten. Eine sachgerechte Kundenberatung beginnt bei der sorgfältigen Abklärung der Kundenbedürfnisse, insbesondere der Risikobereitschaft und der Risikofähigkeit der Kunden. Diese Abklärungen und die mit dem Kunden vereinbarten Anlagen bzw. die Anlagestrategie sind zu dokumentieren. Dies kann in Form einer Besprechungsnotiz erfolgen (bei wenigen oder einmaligen An- Der Schweizer Treuhänder 8/02

3 lagen) oder bei fortdauernder Beratung in der Form eines Anlegerprofils. Ebenfalls zu dokumentieren ist die Art und Weise der Risikoaufklärung. Ist der Kunde in finanziellen Angelegenheiten erfahren, kann unter Umständen auch eine schriftliche Freistellungserklärung betreffend Risikoaufklärung verlangt werden. Der generelle Einsatz von Freistellungserklärungen ist aber nicht zulässig. Der Kunde ist in zweckmässiger Weise über die Produkte und Dokumentation, wie Anlegerprofil, Besprechungsnotizen, Aufstellungen über das Kundenvermögen und Transaktions- oder Umsatzauswertungen; Behandlung von Reklamationen; Beurteilung der durch den selbst erstellten Unterlagen und des Internet-Auftritts; Meldung von organisatorischen Änderungen an die Fondsleitung/den Vertreter; Mit Zustimmung der Fondsleitung/des Vertreters kann ein Vereinbarungen mit Untervertriebsträgern abschliessen. Der muss die Untervertriebsträger vertraglich verpflichten, die Richtlinie für den Fondsvertrieb einzuhalten. Dies bedeutet u. a., dass der Untervertriebsträger eine Revisionsstelle mit der Prüfung beauftragen muss. Die Prüfung bei den Untervertriebsträgern richtet sich nach den Ausführungen zur Prüfung bei den n. Adressaten des Revisionsberichtes sind der Untervertriebsträger und der. Werden in den Revisionsberichten Verstösse festgehalten, ist zusätzlich ein Exemplar der Eidgenössischen Bankenkommission zuzustellen. Der hat die Pflicht, den Untervertriebsträger zu überwachen. Die Ausführungen zur Überwachung der durch die Fondsleitung sind sinngemäss anwendbar. «Die müssen für die Durchführung dieser zusätzlichen Prüfung mit zusätzlichen Kosten rechnen.» die anfallenden Kosten zu informieren. Besprechungen mit dem Kunden, z. B. in bezug auf die bisher erreichte Performance oder die Beratung im Zusammenhang mit Neuanlagen oder Portefeuilleumschichtungen sind ebenfalls in einer Besprechungsnotiz zu dokumentieren. Die mit der Prüfung der Einhaltung der Richtlinien für den Fondsvertrieb beauftragte Revisionsstelle beurteilt somit insbesondere folgende Punkte: Zweckmässigkeit der durch den erlassenen Weisungen über die organisatorischen Aspekte des Fondsvertriebs inkl. Festlegung der fachlichen Anforderungen an die Vertriebsmitarbeiter; Zweckmässigkeit der vorgesehenen Aus- und Weiterbildungsmassnahmen inkl. der Führung einer Kontrolle über deren Einhaltung; Entlöhnungssystem des s; Zweckmässigkeit der Regelung über Mitarbeitergeschäfte und Eigengeschäfte sowie Kontrolle der Einhaltung; Regelung des Vorgehens im Falle von Interessenskonflikten; Zweckmässigkeit und Vollständigkeit der Kundendossiers; Beurteilung der Wahrung der Kundeninteressen auf der Grundlage der Zweckmässigkeit der Überwachung allfälliger Untervertriebsträger inkl. Auswertung der Revisionsberichte über den/die Untervertriebsträger. Das Prüfungsergebnis ist im Revisionsbericht festzuhalten. Festgestellte Verstösse sind aufzulisten, da die Fondsleitung bzw. der Vertreter diese Informationen für das Treffen von Massnahmen benötigt. Revisionsberichte, in denen keine Verstösse festgehalten werden, sind dem und der Fondsleitung bzw. dem Vertreter zuzustellen. Werden in den Revisionsberichten Verstösse festgehalten, ist zusätzlich ein Exemplar der Eidgenössischen Bankenkommission zuzustellen. 6. Untervertriebsträger 7. Prüfungsdurchführung Die Gemeinschaft der bewilligten ist vielfältig und reicht vom Einzelkaufmann bis zu grösseren Gesellschaften. Die Prüfungsdurchführung muss somit situationsgerecht geplant und durchgeführt werden. Dieser Artikel gibt Hinweise auf die anlässlich der Prüfung abzudeckenden Aspekte. Als weiteres Hilfsmittel sind auf der Homepage der Treuhand-Kammer ( folgende Dokumente verfügbar: Muster einer Auftragsbestätigung; Muster einer Vollständigkeitserklärung; Text des Revisionsberichts; Checkliste. 8. Fazit Mit der Prüfung der Einhaltung der Richtlinien für den Fondsvertrieb übernehmen die Revisionsstellen eine anspruchsvolle Aufgabe. Mit einer sorgfältigen Beurteilung der Tätigkeit der (und Untervertriebsträger) und der konsequenten Meldung von Verstössen tragen sie massgebend zur Erreichung der Zielsetzung eines hohen Qualitätsstandards im Vertrieb von Anlagefonds bei. Für die Prüfung ist genügend Zeit vorzusehen, und die (und Untervertriebsträger) müssen für die Durchführung dieser zusätzlichen Prüfung mit zusätzlichen Kosten rechnen. Angesichts der nach wie vor lukrativen Entschädigungen für den Vertrieb dürften diese aber problemlos zu verkraften sein. Der Schweizer Treuhänder 8/02 657

4 Übersicht über die anlässlich der Prüfung der Richtlinien für den Fondsvertrieb abzudeckenden Gebiete Gebiet Interne Regelungen Überwachung Dossierführung Fondsleitung/Vertreter Regelung von: Geschäftspolitik und Anforderungen an die Zusammenarbeit mit n (und Untervertriebsträgern) Zuständigkeiten und Kompetenzen für den Abschluss von Vertriebsverträgen Einzufordernde Unterlagen wie Bewilligung der EBK für Nachweis der Zugehörigkeit zu einer SRO Angaben über die Organisation des s Angaben über die Salär- und Vergütungspolitik Name und Adresse der Revisionsstelle Weitere Unterlagen Aufgaben des/der Ansprechpartner/s für die, wie z.b. Regelmässigen Kontakt zum halten Unterstützung in bezug auf die Produkte und die Ausbildung Beurteilung der Umsätze und Treffen von Abklärungen bei ungewöhnlichen Transaktionen Aktualisierung der Angaben über den Mitteilungen des s über organisatorische Änderungen (inkl. Wechsel der Revisionsstelle) Treffen eigener Abklärungen anlässlich der regelmässigen Kontakte mit dem oder durch z.b. Abfrage der Webseite oder Abfrage Teledata oder durch Zeitungsmeldungen Regelmässigen Kontakt zu den n halten und dokumentieren Inanspruchnahme des Ausbildungsangebotes beurteilen Kritische Beurteilung der Umsätze Auswertung der Revisionsberichte und gegebenenfalls Kontaktnahme mit dem zwecks Einleitung von Korrekturmassnahmen (inkl. Überwachung der Umsetzung) Aktualisierung der Dossiers über die Anlage eines Dossiers pro mit folgenden Informationen: Entscheid über den Abschluss eines Vertriebsvertrages Vertriebsvertrag Bewilligung von Untervertriebsträgern Nachweis der SRO-Zugehörigkeit Angaben über die Organisation und die Salär- und Vergütungspolitik Besprechungsnotizen über die Kontakte mit dem Korrespondenz mit dem Aktivitäten in bezug auf Produkteunterstützung und Aus- und Weiterbildung Umsatzentwicklung und Abklärungen bei ungewöhnlichen Transaktionen Behandlung von Reklamationen Revisionsbericht und Nachweis allfälliger Interventionen beim Regelung von: Personenkreis, der Fonds vertreiben darf Anforderungen an die Aus- und Weiterbildung der Personen, die Fonds vertreiben dürfen Bei der Beratung zu beachtende Punkte inkl. Art und Weise der Dokumentation Abklären der Bedürfnisse der Anleger inkl. Risikobereitschaft und Risikofähigkeit Art und Weise der Aufklärung über Risiken der Produkte Verbot aggressiver Vertriebspraktiken (z.b. «cold calling») Festhalten der Beratungsgespräche, z.b. in einer Besprechungsnotiz Regelung von Mitarbeitergeschäften und Eigengeschäften des s in Fonds, die vertrieben werden z.b. Meldepflicht oder Verbot Strikte Trennung von Kunden- und Eigengeschäften Vorgehen im Falle von Interessenskonflikten Ansprechpartner gegenüber der Fondsleitung/dem Vertreter Der Fondsleitung/dem Vertreter zu meldende Änderungen in der Organisation Überwachung der Umsätze Vorgehen im Falle von Untervertriebsträgern Bestellung einer Revisionsstelle Kritische Beurteilung der Transaktionen pro Kunden Kritische Beurteilung des Umsatzes pro Mitarbeiter Kritische Beurteilung der Umsätze pro Kunden (z.b. hinsichtlich «churning») Kontrolle über die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter Auswertung der Revisionsberichte und gegebenenfalls Kontaktnahme mit den Untervertriebsträgern zwecks Einleitung von Korrekturmassnahmen (inkl. Überwachung der Umsetzung) Überwachung von allfälligen Untervertriebsträgern Anlage eines Dossiers pro Kunden mit folgenden Informationen: Identifizierung des Vertragspartners gemäss Vorschriften GwG/SRO 1 Anlegerprofil Besprechungsnotizen Allfällige Korrespondenzen Aufträge/Umsatzstatistik Allfällige Auswertungen zu Handen des Kunden (z.b. über Performance seiner Anlagen) Reklamationen Andere zweckdienliche Unterlagen Anlage eines Dossiers pro Fondsleitung/Vertreter mit folgenden Informationen: Vertriebsvertrag Besprechungsnotizen über Kontakte mit der Fondsleitung/dem Vertreter Korrespondenz mit der Fondsleitung/dem Vertreter Umsatzstatistiken Anlage eines Dossiers pro Untervertriebsträger mit folgenden Informationen Entscheid über den Abschluss einer Vereinbarung mit einem Untervertriebsträger Untervertriebsvertrag 658 Der Schweizer Treuhänder 8/02

5 Gebiet Meldepflichten Best Practice Fondsleitung/Vertreter Meldung der per Jahresende bestehenden Vertriebsverträge an die EBK Der zuständige Betreuer beurteilt auf jährlicher Basis den und erstellt einen kurzen Bericht inklusive einer Empfehlung über die Weiterführung oder Aufgabe der Vereinbarung zu Handen der Geschäftsleitung der Fondsleitung/des Vertreters Bewilligung von Fondsleitung/Vertreter Nachweis der SRO-Zugehörigkeit Angaben über die Organisation und die Salär- und Vergütungspolitik Besprechungsnotizen über die Kontakte mit dem Untervertriebsträger Korrespondenz mit dem Untervertriebsträger Aktivitäten in bezug auf Produkteunterstützung und Aus- und Weiterbildung Umsatzentwicklung und Abklärungen bei ungewöhnlichen Transaktionen Behandlung von Reklamationen Revisionsbericht und Nachweis allfälliger Interventionen beim Information der Fondsleitung bzw. des Vertreters über organisatorische und personelle Änderungen und gegebenenfalls den Entzug der Vertriebsbewilligung, den Entzug der Bewilligung zur Ausübung der Tätigkeit als Finanzintermediär durch die Kontrollstelle oder den ersatzlosen Wegfall des Anschlusses an eine anerkannte Selbstregulierungsorganisation. Der beauftragt eine Person mit der Überwachung der Einhaltung der Vorschriften (Compliance Officer), welche periodisch Bericht zu Handen der Geschäftsleitung des s erstattet. 1 Ist nicht Gegenstand der Prüfung der Einhaltung der Richtlinien für den Fondsvertrieb. Die Anlage eines Dossiers mit den GwG/SRO- Unterlagen und den Unterlagen im Zusammenhang mit dem Fondsvertrieb dürfte aber zweckmässig sein. Der Schweizer Treuhänder 8/02 659