Andreas Jendrzey. Lena Fellner. Awid Aghajamali

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1 Protokoll der 19s AStA 42. Legislatur Allgemeiner Studierendenausschuss Fachhochschule Aachen Telefon: Web: Stephansstraße Aachen Datum: Ort: Sitzungsleitung: Redeleitung: SchriftführerIn: Status: Anwesend: Gäste: Uhr Räumlichkeiten des AStA, Sitzungsraum Andreas Jendrzey Andreas Jendrzey Lena Fellner genehmigt Martha Wingen Anna Kirchner Henning Grote Katharina Remscheidt Hannah Hartges Sebastian Kudelka Lejla Stjepanovic Andreas Jendrzey Frederik Bossmeyer Merlin Nagel Mathias Frenken Markus Brennecke Lena Fellner Awid Aghajamali Lisa Heekmann Melanie Rumpf Paul Baumann David Müller Kamil Kirchmann Thomas Gerger Tagesordnung TOP 1 Begrüßung und Feststellen der Beschlussfähigkeit TOP 2 Genehmigung der ausstehenden Protokolle TOP 3 Genehmigung der Tagesordnung TOP 4 Berichte und Anfragen Prozess AG Prozess Einarbeitung Prozess Dokumentation der AstA-Sitzungen Prozess Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft HoPo Wir sind Aachen: https://www.facebook.com/events/ / unterstützen? Herr Janz möchte eine Unterschrift Guter Studienstart im Ingenieurbereich Freier Zusammenschluss von StudentInnenschaften fzs Mitgliederversammlung Büro-AG TOP 5 Allgemeine Standpunkte TOP 6 Verschiedenes AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 1 von 9

2 TOP 1: Begrüßung und Feststellen der Beschlussfähigkeit Andreas Jendrzey eröffnet die 19. AStA Sitzung der 42. Legislatur um 19:00 Uhr und stellt die Beschlussunfähigkeit mit 11 MandatsträgerInnen fest. TOP 2: Genehmigung der ausstehenden Protokolle Das Protokoll lag zu Beginn der AStA-Sitzung nicht vor und konnte daher nicht genehmigt werden. TOP 3: Genehmigung der Tagesordnung Die Tagesordnung wird in vorliegender Form genehmigt. TOP 4: Berichte und Anfragen Prozess AG Einarbeitung Auf dem Ausrichtungswochenende 2013 wurde aufgrund ungeregelter Arbeitsabläufe zur Einstellung neuer AStA- MitarbeiterInnen die Prozess AG eingeführt. Ziel ist die Gewährleistung von Qualitätsstandards bei der (Zusammen-) Arbeit der Mitglieder im AStA. Thomas, AStA- MitarbeiterInnen Die Prozess AG tagte am Freitag, 21. März. Eine weitere Beschreibung der Prozesse zur Einarbeitung ist im AStA Wiki zu finden. (AStA AStA intern Arbeitsprozesse Einarbeitung) Thomas stellt die Prozessbeschreibung und das dazugehörige Flussdiagramm vor. Es muss derzeit noch festgelegt werden, welche Kompetenzen neue AStA-MitarbeiterInnen mitbringen müssen. Dazu werden alle MitarbeiterInnen aufgefordert eine Auswahl an Kompetenzen an Thomas zu senden. AntragsstellerIn: Antrag: Markus Brennecke Der AStA beantragt den neuen Prozess zur Einarbeitung neuer AStA-MitarbeiterInnen einzuführen. : Ja: 11 Nein: 0 Enthaltung: 0 angenommen Prozess AG - Dokumentation der AStA-Sitzung Der Prozess beinhaltet die Dokumentation der AStA-Sitzungen. Sebastian AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 2 von 9

3 Sebastian stellt den Prozess den AStA-MitarbeiterInnen vor. Eine Beschreibung des Prozess zur Dokumentation der AStA- Sitzungen ist im AStA Wiki zu finden. (AStA AStA intern Arbeitsprozesse Dokumentation von AStA-Sitzungen) AntragsstellerIn: Antrag: Andreas Jendrzey Der AStA beantragt das der Prozess der Dokumentation der AStA-Sitzungen eingeführt wird. : Ja: 11 Nein: 0 Enthaltung: 0 angenommen Prozess AG - Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft Merlin stellt den Prozess zur Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft vor. Eine Beschreibung des Prozess zur Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft ist im AStA Wiki zu finden. (AStA AStA intern Arbeitsprozesse Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft) Merlin, AStA- MitarbeiterInnen Die restlichen Arbeitsprozesse sind bereits teilweise ausformuliert oder liegen in Stichpunkten vor. Die Beschreibung werden ab dem 05. April fertig sein. Innerhalb der nächsten AStA-Sitzung können die restlichen Arbeitsprozesse dann beschlossen werden, zur Vorbereitung sollen sich AStA- MitarbeiterInnen die Prozesse bereits vorher durchlesen. AntragsstellerIn: Antrag: Andreas Jendrzey Der AStA beantragt das der vorgestellte Prozess zur Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft eingeführt wird. : Ja: 10 Nein: 0 Enthaltung: 1 angenommen Wir sind Aachen, Nazis sind es nicht. unterstützen? Es kam die Anfrage, ob der AStA den Aufmarsch gegen Neonazis am 29. März unterstützen möchte. Ab Uhr gibt es eine Referat Öffentlichkeitsarbei AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 3 von 9

4 Kundgebung Nazis stoppen!, danach findet eine weitere Kundgebung Aachen gegen Rechts! und ein Bühnenprogramm am Elisenbrunnen bis ungefähr Uhr statt. Der AStA hat sich entschieden an der Veranstaltung teilzunehmen. Wir werden dies über Facebook (Referat Öffentlichkeitsarbeit) und auf unserer Webseite (Referat Hochschulpolitik) bewerben. Zusätzlich werden Banner für den Aufmarsch erstellt. Bei dem Aufmarsch gehen derzeit vier AStA- MitarbeiterInnen mit. t, Referat Hochschulpolitik, 4 AStA- MitarbeiterInnen Wettbewerb Guter Studienstart des Landes NRW: gemeinsames Proekt FH und RWTH Aachen Guter Studienstart im Ingenieurbereich Herr Janz möchte eine Unterschrift des AStA zur Einreichung der Konzeption Guter Studienstart im Ingenieurbereich zur Teilnahme an einem Wettbewerb in Kooperation mit der RWTH Aachen. Das Konzept befindet sich im Anhang. Andreas stellt den Entwurf dem AStA vor. Andreas, Awid Das es sich hierbei jedoch um einen Entwurf handelt, können Änderungen noch zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden. Die Unterschrift beinhaltet gleichzeitig das Mitspracherecht bei Änderungen etc. für die finale Kozeptionierung. Inhaltliche Änderungswünsche wurden auf der AStA-Sitzung bereits von Andreas vermerkt. Folgende Punkte wurden hier festgehalten: Wer kann mit machen bzw. wie sehen die Zugangsbeschränkungen aus Formulierung Überbrückung zwischen Schule und Hochschule sollte geändert werden, da SchülerInnen mit dem derzeitigen Entwurf keine Zielgruppe bilden. Der Trend von der Schule nahtlos ins Studium überzugehen nimmt zu und sollte beachtet werden (Awid wird hier eine Statistik an den AStA senden) Politische Bildung soll eingebracht werden Der AStA bzw. Beratungsstellen sollen in diesem Vorbereitungssemester, Studierende explizit bei Fragen nach der Wohnungssuche, BAföG-Beratung etc. fördern AntragsstellerIn: Antrag: Andreas Jendrzey Der AStA signalisiert die grundsätzliche Unterstützung des AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 4 von 9

5 Antrags Guter Studienstart im Ingenieurbereich der FH Aachen und der RWTH Aachen. : Ja: 11 Nein: 0 Enthaltung: 0 angenommen fzs Mitgliederversammlung Vom findet die 50. Mitgliederversammlung statt. Zur Vorbereitung der Anträge gibt es drei Termine ca. 15 Uhr 31.3 ca. 15 Uhr 1.4 ca. 15 Uhr Awid, AStA Um mitzufahren sollte mindestens zwei Termine wahrgenommen werden. In der Eule befindet sich der Bericht über die #49 Mitgliederversammlung. Büro-AG Die AStA-Räumlichkeiten wurden durch die Büro-AG umgestaltet. Die Umgestaltung wird von Hannah den AStA-MitarbeiterInnen vorgestellt. Grundriss und Konzeption sind im Anhang zu finden. Büro-AG Die Büro-AG hat Herrn Heck um einen Kostenvoranschlag für die Anschaffung neuer Büromöbel gebeten. Hannah ruft Herrn Heck am 26. März an und fragt nach der aktuellen Situation. Liegt der Kostenvoranschlag vor, wird über die Finanzierung abgestimmt. Referat Finanzen Derzeit findet die Kassenprüfung im AStA statt und wird am Ende der Woche weitergeführt, voraussichtlich werden die Prüfungen bis zum Ende des Monats abgeschlossen sein, diese umfassen die Prüfung aller Belege anhand von Journal-, bzw. Summenund Saldenlisten. Des Weiteren werden noch die Barkassen des Kassenwartes sowie der aktuelle Kassenbestand geprüft. Bei der DATEV Buchhaltungssoftware sind wir soweit mit dem AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 5 von 9

6 Buchen starten zu können, die Konten wurden mit dem Steuerberater abgestimmt und sind diese Woche fertig eingerichtet. Der FSR Reader an die Fachschaften ist soweit fertig ausgeschrieben und muss noch den Änderungen in der FSRO und FinanzO angepasst werden. Beim erstellen des Readers sind uns Dinge aufgefallen die veranlassen in Zukunft die Fachschaften noch mehr beseelsorgen zu müssen. Die Praxis zeigt das die Kassenwarte neben der Schulung und unseren s noch mehr Hilfestellung benötigen. Die FSRs brauchen wieder jemanden vor Ort, der anfallende Probleme erkennt und supportet. Semestertickets sind auf dem Stand das keine offenen Anträge vorliegen (Stand letztes Wochenende). Zudem wurden die eingereichten Härtefall Anträge insoweit für die nächste Sozialausschusssitzung Anfang März vorbereitet. Zum Thema Inventarisierung wurde ein erster Prozessentwurf angefertigt, das jetzt Intern auf der nächsten Referatssitzung besprochen wird. Anschließend werden wir damit beginnen im AStA die Vergangenheit nach zu inventarisieren. Die Fachschaften haben nachdem sie auf nicht reagiert haben eine schriftliche, letzte Aufforderung bekommen ihren Haushaltsabschluss einzureichen. Des Weiteren wurden die FSRs darüber informiert, dass zum 01. April ein Zwischenhaushalt vorliegen muss, gemäß der noch aktuellen FinanzO. Zusätzlich mit der Information, dass zum neuen Semester die SB-Mittel- Anträge vorliegen müssen. Voller Freude kann man vermelden, dass es doch tatsächlich geschafft wurde von allen unseren AStA-MitarbeiterInnen die Studienbescheinigung mit einer Verspätung von nur 10 Tagen zu erhalten. Das ist neuer Rekord. Wir sind stolz auf euch! Macht bitte mit den Stundenzetteln bis zum Ende der Legislatur weiter und unser Dank wird euch ewig nachschleichen. Referat Soziales Der Reader Studierende mit Kind wurde in den letzten Wochen fertig gestellt und geht an das Referat Öffentlichkeitsarbeit, momentan wird noch das Merkblatt erarbeitet. Demnächst wird AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 6 von 9

7 für den Arbeitsbereich Studierende mit Kind ein Konzept erstellt wie die Arbeit hier in Zukunft aussehen soll. Für das hochschulpolitische Einführungsseminar 14 werden zur Zeit die Workshops Studienfinanzierung und Soziale Dimensionen vorbereitet (Dieser findet in Kooperation mit Eva Malecha AStA RWTH statt). Bis zum Ende der Legislatur sollen alle weitere Reader aktualisiert und ein Einführungsworkshop zum Thema BAföG erarbeitet werden. Referat Öffentlichkeitsarbeit Das Referat Öffentlichkeitsarbeit befindet sich gerade im Übergang von der Kreativphase zur Produktionsphase der Wahlkampagne. Paul hat gemeinsam mit Andreas die HoPE- Webseite online gestellt. Es sind ab jetzt Anmeldungen zum hochschulpolitischen Einführungsseminar möglich. Zuerst sollen (Vor Beginn der heißen Phase der Kampagne) die aktuellen Gremienmitglieder beworben und im Zuge des Kampagnenstarts in der Hochschule alle neu zu gewinnenden Gremienmitglieder zum HoPE motiviert werden. Die Plakate sind bereits im Druck. Sofie gestaltet nun die ausstehenden Druckartikel wie Pyramidenaufsteller, (How-to-Kandidatur)-Flyer und den Infostand. Die meisten Texte wurden von Lena fertig formuliert. Es wird die Tage ein zweiter Doodle für die dritte Aprilwoche rumgeschickt, um mehr Helfer an den alternativen Terminen für die Infostände zu finden. Julia organisiert mit Andreas ein Treffen um die WahlbotschafterInnen für ihre Aufgabe zu coachen. Die Wahlwebseite ist in den letzten Zügen, das Design ist erstellt. Für die Wahlfilme muss sich noch auf ein Design geeinigt werden. Die Wahlfilme werden dann nacheinander auf der Webseite online gestellt. Auf Facebook gibt es bereits eine Seite zur Wahl, die auch die Veranstaltung zum HoPE beinhaltet. Es wird darum gebeten die Seite erst mit dem Kampagnenstart um den 7. April rum mit privaten Facebook zu liken und zu verbreiten. Zur Kulturveranstaltung am 8. April mit Sebastian 23 wird die Woche der Helferplan herum geschickt, damit jeder weiß wann er wo sein muss. Es wird versucht Popcorn für die Veranstaltung zu organisieren. (Das Programm von Sebastian 23 heißt "Popcorn im Kopfkino") Referat Kommunikation AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 7 von 9

8 Für die Optimierung der Arbeitsprozesse in der IT haben wir ein Helpdesk Ticketsystem von osticket eingeführt. Dies ermöglicht uns in Zukunft leichter Aufgaben zu delegieren und eine Service Statistik zu führen. Obwohl die Nutzung noch nicht komplett eingeführt ist haben wir in den letzten zwei Woche ca. 30 Serviceanfragen mit dem neuen System bearbeitet. Zurzeit sind wir dabei die Bereiche in der IT nach Aufgaben zu kategorisieren und SLA 1 Pläne zu erstellen. Letzte Woche wurden die SSL Zertifikate erneuert und die Wahlwebseite deployed. Für die Inventarliste und der Service Statistik wird an einer Prozessdefinition und der Umsetzung gearbeitet. Am 26. März werden vier neue Computer abgeholt und im Laufe der nächsten Woche eingerichtet. Nebenbei aber mit einer geringeren Priorität wird an einem Adressbuch für den Webmailer gearbeitet. TOP 5: Allgemeine Standpunkte Wer möchte sich in der kommenden 43.Legislatur gerne bei der Erstsemester-Kommission engagieren? AStls können sich gerne bei Hannah melden. Hannah, AStA TOP 6: Verschiedenes Andreas stellt ausdrücklich klar, dass im Rahmen von Projekten des AStA Unterstützung auch von Nicht federführenden Referaten dringend erforderlich ist. AStA- MitarbeiterInnen Anlagen Grundriss AStA-Räumlichkeiten Konzeption AStA-Räumlichkeiten Guter Studienstart Prozessbeschreibung Einarbeitung 1 Service Level Agreement. AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 8 von 9

9 Prozessbeschreibung Dokumentation der AStA-Sitzungen Prozessbeschreibung Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft Für Sachlichkeit sowie Richtigkeit des Protokolls und den ordentlichen Ablauf der Sitzung: Sitzungsleitung ProtokollführerIn AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 9 von 9

10 Grundriss AStA 2. Version Maßstab 1:75

11 :23 1/5 AStA-Prozess: Einarbeitung neuer AStA MitarbeiterInnen AStA-Prozess: Einarbeitung neuer AStA MitarbeiterInnen Zusammenfassung Eingabe Ausgabe Beteiligte Ziel des Einarbeitungsprozesses ist die Gewährleistung von Qualitätsstandards bei der (zusammen-) Arbeit der Mitglieder im AStA. Neue Mitglieder werden im Laufe der Einarbeitung durch eine personalisierte Zusammenstellung von individuellen und Gruppenlerneinheiten mit den nötigen Kompetenzen (siehe unten) und Informationen ausgestattet. Der Einführungsprozess startet unmittelbar nach der Übergabe der Schlüssel. Der Einführungsprozess wird durch die Stabsstelle Einführung neuer MitarbeiterInnen zwischen den Aktueren (neue Mitglieder, Referentinnen, Stabsstelle) koordiniert. neuer AStA-MitarbeiterIn mit folgenden Voraussetzungen: Schließberechtigung des Mitglieds im AStA, Einführungsheft / Willkommenspaket Einsatzfähige MitarbeiterInnen zum übernehmen von Aufgaben/Projekten, fähig zur eigenständigen Arbeit und politischem Engagement im Sinne der Studierendenschaft der FH Aachen. neue AStA Mitglieder, Stabsstelle Einarbeitung (StabE), die jeweiligen ReferentInnen, AStA IT Referat Aktivitäten im Prozess Aktivitätsdiagramm Beschreibung 1 Anmeldungsphase 1.1 Aufnahme der persönlichen Daten AStA FH-Aachen Wiki - https://eule.fh-aachen.org/wiki/

12 Last update: :50 asta:arbeitsprozesse:einarbeitung https://eule.fh-aachen.org/wiki/doku.php?id=asta:arbeitsprozesse:einarbeitung Bei der Übergabe der Schlüssel werden die persönlichen- und Kontaktdaten, sowie die Referatszugehörigkeit des neuen Mitglieds aufgenommen und an die StabE weitergeleitet. 1.2 Terminkoordination Die StabE koordiniert zur Einführung in die (IT-)Infrastruktur einen Termin mit dem Neumitglied. Ein zusätzlicher Termin zur Einführung mit der/dem entsprechenden ReferentIn wird festgelegt und nach Einigung allen Beteiligten (Neumitglied, ReferentIn, StabE) mitgeteilt und von diesen anschließend bestätigt. 1.3 Accounteinrichtung IT-Stelle eine Rückmeldung an die StabE, wenn die Accounts für das neue Mitglied eingerichtet sind. 1.4 Meldung an den Vorstand Die Stabsstelle meldet dem Vorstand, sowie der/dem entsprechenden ReferentIn das der Einarbeitungsprozess ordnungsgemäß begonnen hat. 2 Bedarfsaufnahme 2.1 Treffen (IT-)Einführung Die Stabsstelle gibt dem Neumitglied eine Übersicht über die (IT-)Infrastruktur im AStA. Hierbei werden folgende Punkte bearbeitet: Funktion der AStA Rechner und Zugriff auf das Intranet Überblick und Einrichtung über die Bestandteile der Eule und deren grundlegenden Funktionen Räumlichkeiten im AStA zeigen Funktionsweise des Druckers/Kopierers erläutern Carsten und seine Aufgaben vorstellen Abgehen der Liste der allgemeinen Kompetenzen Die StabE hält Rücksprache mit dem Neumitglied, wo tieferer Erklärungsbedarf besteht (z.b. Wikinutzung). 2.2 Treffen ReferentInnen https://eule.fh-aachen.org/wiki/ Printed on :23

13 :23 3/5 AStA-Prozess: Einarbeitung neuer AStA MitarbeiterInnen Das Neumitglied bekommt eine Übersicht über die Aufgaben der Stelle und die damit Verbundenen Kompetenzen. Die Beteiligten (ReferentIn, Neumitglied) klären ab, an welchen Stellen Erklärungs- bzw. Lernbedarf besteht. Die/Der ReferentIn gibt Rückmeldung über die Bedarfe des Neumitglieds an die Stabsstelle. 2.3 Bedarfe zusammenfassen Die Stabsstelle sichtet die im Treffen aufgedeckten Bedarfe und fasst diese in einer Liste zusammen. 2.4 Bedarfe priorisieren Die Stabsstelle priorisiert die Bedarfe des Neumitglieds mit der entsprechenden ReferentIn. 3 Lernkoordnination 3.1 Erstellen eines Lernkontingentes Die Stabsstelle fast die Bedarfe anhand des thematischen Zusammenhangs in Lernmodule zusammen und stellt deren Relevanz fest. 3.2 Absprache mit AkteurInnen Die Stabsstelle setzt sich mit den Akteuren (ggf. ReferentInnen / Personen mit Fachwissen) für die Lernmodule in Verbindung und bereitet diese gemeinsam mit ihnen inhaltlich vor. Nach der Fertigstellung der Lernmodule werden Termine für die Durchführung mit den AkteurInnen (StabE, Lernmodulverantwortliche, Neumitglied) abgesprochen. 3.3 Lernplan festlegen Die StabE stellt einen Lernplan für das Neumitglied zusammen. Kriterien sind hierbei die Arbeitszeit des Neumitgliedes, Anstehende Sammelmodule und die Wichtigkeit der einzelnen Lernmodule für das Neumitglied. 3.4 Meldung an den Vorstand AStA FH-Aachen Wiki - https://eule.fh-aachen.org/wiki/

14 Last update: :50 asta:arbeitsprozesse:einarbeitung https://eule.fh-aachen.org/wiki/doku.php?id=asta:arbeitsprozesse:einarbeitung Die Stabsstelle meldet dem Vorstand, sowie dem/der entsprechenden ReferentIn den vorraussichtlichen Beginn und Abschluss des Einführungsprozesses. 4 Lernphase 4.1 Teilnahme an den Modulen Die Neumitglieder nehmen an den für sie geplanten Modulen teil. Alle AkteurInnen (Neumitglieder, Lernmodulverantwortliche) sind angehalten weitere aufkommende Bedarfe festzuhalten. 4.2 Rückmeldung an die Stabsstelle Die Teilnahme an den einzelnen Lernmodulen, sowie eventuell aufgekommene Bedarfe werden an die StabEgemeldet und von dieser im Lernplan des jeweiligen Neumitglieds vermerkt. 4.3 Abschluss / ggf. Schritt 3 Nach Abschluss aller Lernmodule werden gegebenenfalls neue aufgekommene Bedarfe wieder nach Schritt 3 behandelt. Die StabE markiert die Einarbeitung des Neumitglieds als abgeschlossen. 4.4 Meldung an den Vorstand Der Vorstand, sowie die/der entsprechende ReferentIn, wird über den Abschluss der Einführungsphase für das Neumitglied durch die Stabsstelle informiert. Status dieser Seite letzte Aktualisierung: nächste Aktualisierung: Verantwortlich: Stabsstelle Einarbeitung https://eule.fh-aachen.org/wiki/ Printed on :23

15 :23 5/5 AStA-Prozess: Einarbeitung neuer AStA MitarbeiterInnen From: https://eule.fh-aachen.org/wiki/ - AStA FH-Aachen Wiki Permanent link: https://eule.fh-aachen.org/wiki/doku.php?id=asta:arbeitsprozesse:einarbeitung Last update: :50 AStA FH-Aachen Wiki - https://eule.fh-aachen.org/wiki/

16 :23 1/3 AStA-Prozess: Dokumentation von AStA Sitzungen AStA-Prozess: Dokumentation von AStA Sitzungen Zusammenfassung Eingabe Ausgabe Beteiligte Wofür wird dieser Prozess angewendet? Was ist das Ziel des Prozesses? Wer ist hauptsächlich beteiligt? Wodurch wird der Prozess gestartet? Mit der Einladung der AStA Sitzung beginnt der Prozess zur Dokumentation Veröffentlichtes Protokoll ProtokollantIn, ErstellerInnen von Verbesserungsvorschlägen, Sitzungsleitung, Referat für Kommunikation und IT Aktivitätsdiagramm Beschreibung 1 Einreichungsfrist Die Frist zum einreichen von Berichten endet 24h vor der AStA Sitzung Die Frist zum einreichen von Anträgen endet 48h vor der AStA Sitzung 1 Protokollierung der Sitzung (ProtokollantIn) 1.1 Anwesenheitsliste erstellen Die anwesenden Gäste müssen auf der Anwesenheitsliste ihre Adresse eintragen, um sich bei der Korrektur des Protokolls beteiligen zu können 1.2 Erstellung des Protokolls Der oder die ProtokollantIn wir zu beginn der Sitzung bestimmt. Jede Woche ist ein anderes Referat AStA FH-Aachen Wiki - https://eule.fh-aachen.org/wiki/

17 Last update: asta:arbeitsprozesse:dokumentation-sitzungen https://eule.fh-aachen.org/wiki/doku.php?id=asta:arbeitsprozesse:dokumentation-sitzungen :58 für die Protokollierung der AStA-Sitzung verantwortlich. Das Protokoll wir nach der Protokollvorlage erstellt. Die Vorlage befindet in der OwnCloud unter AStA/Vorlage/Protokoll AStA.ott 2 Korrektur des Protokolls 2.1 Versand des Entwurfs vom Protokoll (ProtokollantIn) Versand des Entwurfes nach Spätestens 3Tagen (72h) an alle mitglieder des AStA und Gäste die in der Anwesenheitsliste eine Adresse eingetragen haben. 2.2 Korrektur des Protokolls Änderungsvorschläge müssen mit der Record Funktion im Protokoll kenntlich gemacht werden und an geschickt. Alle Änderungsvorschläge müssen bis zu 24h vor der nächsten Sitzung eingereicht werden. 3 Beschluss des Protokolls 3.1 Beschluss des Protkolls Das Protokoll wird auf der folgenden AStA-Sitzung beschlossen. 3.2 Veröffentlichung des Protokolls (Sitzungleitung, Kommunikation und IT) Nach beschluss des Protokolls wird eines Ticket von der Sitzungsleitung per an geschickt. 24h nach beschluss wird das Protokoll in der Beschlussdatenbank veröffentlichen (Kommunikation und IT) Sonstiges Status dieser Seite https://eule.fh-aachen.org/wiki/ Printed on :23

18 :23 3/3 AStA-Prozess: Dokumentation von AStA Sitzungen letzte Aktualisierung: nächste Aktualisierung: Verantwortlich: Referent für Kommunikation und IT From: https://eule.fh-aachen.org/wiki/ - AStA FH-Aachen Wiki Permanent link: https://eule.fh-aachen.org/wiki/doku.php?id=asta:arbeitsprozesse:dokumentation-sitzungen Last update: :58 AStA FH-Aachen Wiki - https://eule.fh-aachen.org/wiki/

19 :23 1/3 Dokumentieren der Ausrichtung der Studierendenschaft Dokumentieren der Ausrichtung der Studierendenschaft Zusammenfassung Auslöser Eingabe Ausgabe Beteiligte Dieser Prozess begleitet eine Position der Studierendenschaft von der Beschlussfassung bis zur Dokumentation. Er soll sicherstellen, dass auch zukünftige Generationen diese Position finden. Ziel soll sein, dass mensch sich darin einarbeiten kann, wofür die Studierendenschaft steht. Beschluss einer Position durch das Studierendenparlament oder den AStA Wortlaut der beschlossenen Position, das Organ und das Datum Eintrag in das Wiki der Studierendenschaft, inklusive des Links in die Beschlussdatenbank Präsidium des Studierendenparlaments, AStA Vorstand und [ProzessbeauftragteR] Aktivitätsdiagramm PB steht für ProzessbeauftragteR Beschreibung Beteiligt am folgenden Prozess sind [1] die/der Prozessbeauftragte [2] der Vorstand des AStA / das Präsidium des Studierendenparlaments 1 Benachrichtigen der/des Prozessbeauftragten 1.1 Übermitteln des Beschlusses [2] gibt [1] bekannt, dass eine Position beschlossen wurde. [2] übermittelt [1], den Wortlaut der beschlossenen Position, das beschliessende Organ und das AStA FH-Aachen Wiki - https://eule.fh-aachen.org/wiki/

20 Last update: asta:arbeitsprozesse:dokumentation-der-ausrichtung https://eule.fh-aachen.org/wiki/doku.php?id=asta:arbeitsprozesse:dokumentation-der-ausrichtung :27 Datum des Beschluss. Zusätzliche Daten: Zusammenfassung und Kategorie 1.2 Sammeln aller Daten [1] überprüft ob alle Daten übermittelt wurden. [1] sucht den Eintrag in der Beschlussdatenbank 1.3 Feedback [1] meldet [2] dass alle Daten vorliegen oder welche Daten nachgeliefert werden müssen. Wenn Daten Fehlen Rückkehr in Schritt Erstellen des Eintrags 2.1 Kategorie festlegen [1] ordnet die Position in eine der festgelegten Kategorien (siehe Prozess XY) fest. Die Kategorisierung muss eindeutig sein, um eine Ordnung im Wiki zuzulassen. 2.2 Zusammenfassung schreiben Zusammenfassung: Eine kurzer Absatz: Warum ist das Thema wichtig(motivation, Hintergrund der Position)? Welche Zielsetzung/Bestrebung hat die Position? Was sind die Forderungen/Schlagrichtungen der Position? [1] entscheidet, ob Sie/Er ausreichende Informationen vorliegen hat, um eine Zusammenfassung zu schreiben. Wenn ja: [1] schreibt Zusammenfassung. Wenn nicht: [1] bittet [2] um eine Zusammenfassung. Rückschritt in Schritt 1.2 https://eule.fh-aachen.org/wiki/ Printed on :23

21 :23 3/3 Dokumentieren der Ausrichtung der Studierendenschaft 2.3 Wiki Eintrag erstellen [1] fasst die Daten aus 1.2, 2.1 und 2.2 in einen Eintrag im Wiki zusammen. Der Eintrag fällt unter: Positionen Die Vorlage für den Eintrag ist folgende: Eintrag Vorlage 3 Benachrichtigung 3.1 Eintrag melden [1] meldet Abschluss des Prozesses an [2] Sonstiges Status dieser Seite letzte Aktualisierung: nächste Aktualisierung: Prozessverantwortlich: Referent für Hochschulpolitik From: https://eule.fh-aachen.org/wiki/ - AStA FH-Aachen Wiki Permanent link: https://eule.fh-aachen.org/wiki/doku.php?id=asta:arbeitsprozesse:dokumentation-der-ausrichtung Last update: :27 AStA FH-Aachen Wiki - https://eule.fh-aachen.org/wiki/

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