Neue Kunden für Immobilien-Verwalter durch automatisch generierte Online-Preisangebote.

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1 HV HV Neue Kunden für Immobilien-Verwalter durch automatisch generierte Online-Preisangebote. Individuelle Preisangebote werden über die eigene Homepage sofort erstellt und den Interessenten angezeigt Automatischer Versand der Angebote an die Interessenten per Automatischer Versand der Angebote an die Hausverwaltung per (optional) Vollkommen individuelle Einstellung der Faktoren für die Berechnung der Angebotspreise und des Erscheinungsbildes Große Genauigkeit durch eine Vielzahl an Varianten zur Feinjustierung Nahezu unbegrenzter Gestaltungsspielraum durch die Hinterlegung eigener Textbausteine Auf jeder gängigen HTML-Homepage einsetzbar Keine Datenbank erforderlich, ohne besondere Kenntnisse in HTML einfach zu installieren Hilfestellung über kostenfreies Support-Ticket-System

2 ist Internet-Anwendung zur automatischen Online-Erstellung konkreter Preisangebote für Hausverwaltungen in Echtzeit. Gegenüber der Vorgängerausführung zeichnet sich die Version 2.xx durch eine Vielzahl von Erweiterungen, Änderungen und Verbesserungen aus. benötigt, um lauffähig zu sein, keinen Webserver mehr mit installiertem PHP 4. Installation Um einzusetzen. Ergänzen Sie Ihre Homepage einfach an geeigneten Stellen um Links zu ID.de *). Damit ist bereits im Stand-Alone-Modus einsatzbereit. Wenn Sie in das Look-And-Feel Ihrer Homepage einbinden wollen, dann legen Sie einfach eine neue Seite in HTML an. An der Stelle, an der die Angebotsberechnung erscheinen soll, fügen Sie den folgenden Quelltext ein: <iframe src="http://www.hv-angebot.de/angebot-ihre-id.html" width="600" height="800" name="hv-angebot" frameborder="0" align="left"></iframe> *) Fertig. Der Parameter width= kennzeichnet die Breite des angezeigten Bereiches in Pixel. Passen Sie die Breite an den restlichen Inhalt Ihrer Seite an. Achten Sie darauf, dass der Wert nicht zu klein ist, weil dann die Ansicht nicht mehr passt. Hier können Sie ausprobieren, welche Einstellung für Ihre Seite die optimale ist. Für die Hinterlegung der Werte für die Darstellung (Schrift, Farben usw.) sowie zur Konfiguration Ihrer Parameter für die Angebotsberechnung verwenden Sie das Administrations-Panel. Dafür rufen Sie die URL ID.de *) auf. Beim ersten Besuch loggen Sie sich mit dem Usernamen admin und dem Passwort admin ein. Ändern Sie bitte sogleich die Zugangsdaten in Nutzernamen und Passwort Ihrer Wahl. *) = Ersetzen Sie Ihre-ID jeweils durch die Ihnen beim Kauf übermittelte Nutzerkennung. Die Kundenansicht Bevor Sie die Einstellung Ihrer eigenen Werte vornehmen, wollen Sie vielleicht zuerst einmal wissen, was die Besucher Ihrer Webseite beim Aufruf von sehen. Sie erreichen die Kundenansicht, indem Sie ID.de aufrufen oder die Links So sieht s aus im Admin-Panel anklicken.

3 Auf der ersten Seite der Kundenansicht gibt der Interessent seine persönlichen Angaben und die Anschrift des zu verwaltenden Objektes ein. Hier wählt er auch die gewünschte Verwaltungsart aus. Auf der zweiten Seite geht es um die Erfassung der objektspezifischen Daten. Art und Umfang der benötigten Informationen sind auch abhängig von den durch Sie hinterlegten Parametern. Der Interessent löst die Angebotserstellung durch Anklicken des entsprechenden Buttons aus.

4 Nun wird das Verwaltungsangebot angezeigt. Gleichzeitig erhält der Interessent eine , in welcher die Angebotsdaten nochmals übermittelt werden. Sofern Sie in den Programmeinstellungen des Administrationsbereichs die -Benachrichtigung aktiviert haben, erhalten Sie ebenfalls eine mit dem Angebot sowie zusätzlich den Angaben des Interessenten (Name, Adresse, adresse, Telefonnummer). Dadurch haben Sie die Möglichkeit, auch dann mit dem Interessenten Kontakt aufzunehmen, wenn er sich nicht von selbst auf das Angebot hin an Sie wendet. Der Interessent erhält eine mit den Angebotsdaten. Dieses elektronische Schreiben kann er dann z. B. mit seinen Miteigentümern besprechen.

5 Parallel dazu erhalten auch Sie eine . Diese enthält neben den Angaben zum Objekt die Antworten auf die dem Interessenten gestellten Fragen zum Objekt sowie einen Ausdruck des erstellten Angebotes. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, auch dann mit dem Interessenten Kontakt aufzunehmen, wenn er sich nicht von selbst auf das Angebot hin an Sie wendet. Die von den Interessenten zu beantwortenden Fragen können über die Programmeinstel-

6 lungen editiert und die angezeigten Texte frei gestaltet werden. Ebenso lässt sich festlegen, welche Faktoren für welche Verwaltungsform (WEG-Verwaltung, Mietverwaltung usw.) Verwendung finden sollen. Im nachfolgenden Abschnitt sehen Sie, wie Sie an Ihre persönlichen Wünsche und Bedürfnisse anpassen. Dadurch wird es ermöglicht, die Preisangebot sehr genau berechnen zu lassen. Erfahrungsgemäß muss das endgültige Angebot hiervon nur in Ausnahmefällen abweichen.

7 Administration Mit dem Browser öffnen Sie, wie zuvor beschrieben, das Admin-Panel. Hier nehmen Sie sämtliche Einstellungen vor und legen fest, wie die Angebotspreise im Einzelnen berechnet werden. Gehen Sie zum Login, und betreten Sie den Admin-Bereich mit dem Usernamen 'admin' und dem Passwort 'admin'. Diese Einstellungen sollten Sie aus Sicherheitsgründen als Erstes ändern und die Werte durch eigene Eingaben ersetzen. Speichern Sie den neuen Usernamen und das neue Passwort, indem Sie am Seitenende auf 'Daten speichern' klicken. Das gilt übrigens für alle Änderungen, die Sie vornehmen: Sie werden erst wirksam, wenn Sie am jeweiligen Seitenende die Eingaben speichern. Andernfalls gehen Ihre vorgenommenen Anpassungen verloren. Nach dem Einloggen sehen Sie links die 'Info-Box'. Dort erfahren Sie, wenn es Neuigkeiten zum Programm gibt und können sehen, wie viele Angebote bereits erstellt wurden.

8 Als Erstes sollten Sie einen eigenen Usernamen und ein neues Passwort festlegen. Hinterlegen Sie Ihre Firmendaten durch Eingabe in die entsprechenden Felder, und speichern Sie die Erfassung (s. o.). Immer dann, wenn Sie am rechten Rand das Fragezeichen-Symbol sehen, können Sie dort einen kurzen Hilfe-Text einsehen: Beim Überfahren des Fragezeichens mit der Maus zeigt sich der Text im Kontext-Menü (zumindest im Internet-Explorer, durch einen Klick auf das Fragezeichen öffnet sich ein kleines Popup-Fenster. Evtl. Müssen Sie Ihrem Browser sagen, dass er diese Popups nicht blocken darf. Falls JavaScript deaktiviert ist, sollten Sie auch dies ändern. Wenn Sie alle Eingaben abgeschlossen und gespeichert haben, gehen Sie bitte durch einen Klick auf 'Weiter' zur nächsten Seite. Diese erreichen Sie übrigens auch, wenn Sie links in der Navigation die 'Programmeinstellungen' wählen. Sie können jeden Teilbereich der Administration auf diese Weise direkt ansteuern. Legen Sie die grundsätzlichen Programmeinstellungen fest. Mit der Installationsart wird das Erscheinungsbild der Kundenansicht bestimmt: 'Stand Allone' bedeutet, dass eigenständig, also ohne Einbindung in das Design Ihrer Website, betrieben wird. Sie müssen dann nur noch die entsprechenden Links innerhalb Ihrer Homepage überall da setzen, wo die Angebotserstellung aufgerufen werden soll (s. Ausführungen unter 'Installation'). Mit 'HTML-Integration' ist gemeint, dass Sie in Ihre eigene Homepage einbinden und das Erscheinungsbild an diese einpassen. In diesem Fall können Sie hier die Einstellungen zu Farbgebung, Schriftformatierung usw. hinterlegen. Für den Anfang sollten Sie vielleicht einfach einmal die Stand-Allone-Variante ausprobieren. Wenn alle anderen Einstellungen stimmen, können Sie sich an der Anpassung an Ihr Design in der oben beschriebenen Weise versuchen. Setzen Sie den Haken vor ' -Benachrichtigung', wenn Sie von jeder Angebotsberechnung per informiert werden wollen. Sie erhalten neben der Kopie des Angebotes, das dem Interessenten gezeigt und zugesandt wird, dessen persönliche Daten wie Name, Anschrift, adresse und Telefonnummer. Sie können diese für weiter

9 gehende, akquisitorische Maßnahmen nutzen. Legen Sie nun fest, welche Verwaltungsarten Sie anbieten möchten. In den meisten Fällen werden die beiden Vorschläge so übernommen werden können. Sie haben aber die Möglichkeit, die Bezeichnungen durch Überschreiben zu ändern und neue Verwaltungsarten hinzuzufügen. Auch hier, wie bei allen Einstellungen mit Checkbox, gilt: Nur die angehakten Einträge sind aktiviert und werden verwendet. Vergessen Sie nicht, bei einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes auch die Angaben in Ihrem zu ändern! Sofern Sie keine Mehrwertsteuer in Ihren Angeboten berechnen wollen (weil Sie z. B. als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig sind oder einfach nur Brutto-Preise anbieten wollen), entfernen Sie den Haken vor 'Umsatsteuer'.

10 Die nächste vorzunehmende Einstellung beschränkt die Möglichkeiten von Usern, einfach irgendwelche Angebote zu berechnen, die nicht ernst gemeint sind oder sich auf ein Objekt in einem Ort beziehen, in dem Sie gar nicht tätig sind. Wenn Sie innerhalb eines bestimmten Einzugsgebietes arbeiten, können Sie unter 'Einzugsgebiet' entweder alle Ortschaften aufführen, in denen Sie Objekte verwalten möchten, oder das Gebiet über die Postleitzahl eingrenzen. Für die PLZ können Sie Zahlen zwischen eineer und fünf Stellen hinterlegen. Die Eingabe '3' lässt alle PLZ zwischen 3 und zu, '417' erlaubt 417 bis 41799, also 41735, nicht aber Für jeden Eintrag gilt: Immer ein Wert pro Zeile, und bitte keine Satz- oder Sonderzeichen. Falls Sie bundesweit arbeiten, markieren Sie einfach 'keine'. Definieren Sie jetzt bis zu zehn 'Einheitengruppen'. Damit sind alle Arten von Einheiten gemeint, nach denen der Interessent gefragt werden soll. Im Auslieferungszustand finden Sei dort Wohnungen ebenso wie Ladenlokale und Tiefgaragen-Stellplätze. Wichtig ist die Markierung vor den Einheitengruppen, die 'mitgezählt' werden. Das bedeutet: Nachfolgend legen Sie noch fest, ob und welche Preiszu- oder -abschläge für bestimmte Größenordnungen der Objekte berechnet werden. Um zu ermitteln, ob ein Objekt nun mit 16 Einheiten gewertet wird oder mit 24, dürfen natürlich nur die 12 Wohnungen und 4 Arztpraxen gezählt werden, nicht aber die 8 Garagen. Bei diesen 'Nebeneinheiten' lassen Sie einfach den Haken weg, um sie von der Zählung auszuschließen. Die erste Einheitengruppe wird übrigens immer gezählt wenn Sie den Haken entfernen, nützt das nichts. Am besten verwenden Sei die erste Gruppe, wie in der Vorlage, für die Wohnungen. Der Grund dafür ist rasch erklärt: Die 'Nebeneinheiten' wie Stellplätze oder Garagen sollen zwar bei der Stückzahlermittlung der Gesamteinheiten unberücksichtigt bleiben, jedoch in der Preisermittlung dennoch eine Rolle spielen können. Wenn Sie möchten, dass der Grundpreis für diese 'Nebeneinheiten' auch je nach Kalkulation für das gesamte Objekt variiert, dann aktivieren Sie 'Preisberechnung auch für andere Einheiten'. Dann werden die Preise für diese Einheitenarten analog zum Endpreis der ersten Einheitengruppe (s. o.) angepasst. Nun dürfte klar sein, warum diese erste Gruppe immer mitgezählt werden muss. Als nächstes wieder: Daten speichern und erst dann weiter.

11 Nun kommen Sie zur Festlegung der Grundpreise. Sie finden eine Rubrik für jede Verwaltungsart, die Sie vorher festgelegt haben, so dass Sie für die WEG- Verwaltung andere Grundpreise als z. B. für die Miethausverwaltung zugrunde legen können. Diese Grundpreise können Sie entweder in EURO fest fixieren oder als Prozentsatz bestimmter Berechnungsgrößen ermitteln lassen. Bei der Miethausverwaltung ist es ja durchaus üblich, das Verwalterhonorar für gewerblich genutzte Einheiten nach den Mieteinnahmen zu berechnen. Auch das können Sie hier realisieren. Die Interessenten werden immer dann z. B. nach den Mieteinnahmen gefragt (aber nur dann), wenn Sie hier die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Wenn Sie den Prozentsatz wählen, müssen Sie auf jeden Fall auch eine Bemessungsgröße definieren.

12 Bei den Zu- und Abschlägen für die Anzahl der Einheiten kommen wieder die 'zu zählenden' Einheiten ins Spiel: Legen Sie fest, welche Rabatte Sie ab welcher Größenordnung eines Objektes, gemessen an der Anzahl der Einheiten (ohne die 'Nebeneinheiten' wie Garagen und Stellplätze) Sie Ihrem neuen Kunden zugestehen wollen, oder wie hoch die Aufschläge auf den Grundpreis bei kleineren Objekten sein sollen. Der erste Eintrag kennzeichnet zugleich die Mindestgröße, ab der Sie überhaupt eine Verwaltung übernehmen wollen. Wird eine Angebotsberechnung für eine kleinere Einheitenzahll angestoßen, erfolgt keine Berechnung, und der Interessent sieht einen Hinweis darauf, dass Sie erst ab einer Größenordnung von X Einheiten die Verwaltung übernehmen Standardmäßig ist die obere Begrenzung auf 999 Einheiten eingestellt. Sie können diesen Wert aber auch hinauf- oder herabsetzen. Auch hier sieht der Interessent beim Überschreiten der Höchstzahl kein Preisangebot sondern den Hinweis mit dem Inhalt, dass ein Angebot dieser Größenordnung auf diesem Weg nicht erstellt werden kann. Nun sind die grundlegenden Informationen zur Ermittlung der Angebotspreise für die unterschiedlichen Verwaltungsformen und Einheitengruppen unter Berücksichtigung der Größenordnung des Verwaltungsobjektes vorhanden. Als Nächstes geht es darum, noch verschiedene, objektspezifische Gegebenheiten in die Preisfindung einzubinden. Wenn sie alles erfasst haben: 'Daten speichern' und weiter.

13 Die auf dier nächsten Seite aufgeführten Kalkulations- Faktoren korrigieren den bis hier ermittelten Angebotspreis entsprechend Ihren Vorgaben nach oben oder unten. Auch hier werden die Preise für die 'Nebeneinheiten' wie Garagen und Stellplätze analog zur ersten Einheitengruppe berechnet. Ihre Anagaben können entweder über feste Beträge oder auch durch die Vorgabe von Prozentsätzen erfolgen. Eine Besonderheit noch: Alle Faktoren sind auf der folgenden Seite editierbar. Das bedeutet: Sie können den Faktor 'Heizkostenabrechnung' für etwas ganz anderes verweden, indem Sie einfach den Text für die dem Interessenten gestellte Frage durch einen anderen überschreiben. Gedulden Sie sich damit bis zur Bearbeitung der Textbausteine auf der Folgeseite. Legen Sie für jeden Faktor fest, auf welche Verwaltungsformen er angewendet werden soll. Bei Faktoren, die Sie gar nicht benötigen, entfernen Sie einfach alle Haken vor den Verwaltungsarten. Nun haben Sie es fast geschafft: Noch einmal Daten speichern und weiter. Zum Schluss editieren Sie nun noch die Textbausteine. Dadurch bestimmen Sie, welche Texte der Besucher Ihres Internet-Angebotes zu sehen bekommt. Die Textbausteine werden z. B. verwendet im Formular für die Abfrage der Objektdaten zur Angebotsberechnung und in der Anzeige des konkreten Angebots mit den errechneten Preisen, aber auch in der , die dem Interessenten zugesandt wird und das errechnete Angebot nochmals wiederholt. Wenn Ihnen die voreingestellten Texte nicht zusagen, können Sie hier eigene erfassen. Dabei können Sie auch die HTML-Tags für Fettschrift (< b > und < / b > ohne die Leerzeichen) oder Kursivschrift (< i > und < / i > ohne die Leerzeichen) benutzen. Mit < b r > < b r > (ohne Leerzeichen) erzeugen Sie einen neuen Absatz mit Zwischenraum. Falls Sie andere Kalkulationsfaktoren verwenden möchten als vorgegeben, konnten Sie auf der vorherigen Seite entsprechende Werte hinterlegen. Hier nun formulieren Sie die zu diesen Faktoren gehörenden Fragen an die Interessenten entsprechend um.

14 bietet Ihnen völlige Gestaltungsfreiheit Sie können alle Texte, die den Besuchern angezeigt werden, selbst editieren aber auch die Möglichkeit, mit der Übernahme der vorhandenen Texte und Einstellungen sofort und ohne großen Aufwand neue Kunden für Ihre Dienstleistungen zu gewinnen. Rufen Sie einfach einmal die index.php auf, und sehen Sie sich an, wo genau die gespeicherten Texte sichtbar werden. Support Alles Bemühen, bestmöglich zu erläutern, wird nicht verhindern, dass nicht beantwortete Fragen zu klären sind. Für die Problemlösung bei der Installation und Konfiguration von steht ein kostenlos nutzbares Support-Ticket-System zur Verfügung. Klicken Sie in der Navigation des Admin-Bereichs einfach auf 'Support'. Gibt es Fragen zu Legen Sie ein Support- Ticket an. Sie können online jederzeit den Bearbeitungsstand überprüfen und erhalten schnellstmöglich die gewünschte Unterstützung. ist eine Internet-Anwendung von Klaus P. Lewohn IT-Dienste Königsallee Viersen Tel Fax

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