Dealer Management Systeme. Kundenanleitung. Jahresendearbeiten FILAKS.PLUS

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1 Kundenanleitung Jahresendearbeiten FILAKS.PLUS

2 Inhaltsübersicht 1 Inventur Ablaufplan Inventur Start Inventur Erläuterung der Maske: Zähllistendefinition Selektion Zusätzliche Selektion und Sort Begriffe Sort Erstellungsart Suchen einer Artikelnummer in Zähllisten Zählliste erstellen Zähllistendruck Inventurstart Differenz-Listendruck Verhalten bei nicht erfassten Zeilen Lagerkorrektur 13 2 Inventur mit Scanner Vorbereitungen Aufnahme Artikel mit dem Scanner Allgemein Aufruf Programm Start Erfassung Erfassung Abschluss der Aufnahme am Scanner Übergabe an FILAKS.PLUS Verarbeitung in FILAKS.PLUS Kontrolle in FILAKS.PLUS 23 3 Datensicherung 24 4 Jahresabschluss Voraussetzungen für die Ausführung des Jahresabschlusses: Prüfen der Voraussetzungen 27 5 Start des Jahresabschlusses Automatischer Start Manueller Start 28 Kundenanleitung Jahresendearbeiten FILAKSPLUS.doc / DMS / Stand 109/2014Seite 2 von 38

3 6 Durchführen des Jahresabschlusses Fehlermeldungen Anlegen des neuen Geschäftsjahres 31 7 Auswertung (Inventurliste) Einstellungen und Selektion der Inventurliste Gängigkeitsgruppen Definition Gängigkeit Beispiel einer Inventurliste Beispiel Inventurliste Zusammenfassung 36 8 FILAKS.PLUS time Servicefunktionen Zeitkonten fortschreiben Reports/Zeitkonten Jahresauswertungen Generelle Stammdaten Feiertage Mitarbeiter/Teams Wochenrasterplanung Tagesrasterübersicht Mitarbeiter Urlaubskonto Geplanter Urlaub in Tagen und Stunden Ändern Urlaubskonto 38 Seite 3 von 38

4 1 Inventur 1.1 Ablaufplan Inventur Vorbereitung 1. Artikel ohne Bestand löschen Das Programm finden Sie unter Unter: Firmenstamm / Spez. Stammdaten / Lager / Artikel ohne Bestand löschen. 2. Teile mit Null -Bestand selektieren und die Teile löschen, bei denen seit Längerem keine Lagerbewegung mehr statt gefunden hat. a. Das letzte Bewegungsdatum wird parameterabhängig vorgeschlagen. b. Es können verschiedene Selektionen vorgenommen werden. c. Teile ohne Lagerort werden durch die Eingabe bei Bis Lagerort =0 gefunden. d. Die Teile werden nach Suche starten im Tabellenfeld angezeigt. e. Eine Liste der vorgeschlagenen Teile kann gedruckt werden. f. Positionen können mit Zeile entfernen" aus dem Löschvorschlag entfernt werden. g. Mit der Funktion "Alle Artikel löschen" werden die Artikel gelöscht. Anlegen der Zähllistendefinition Zähllisten nach Lagerort erstellen Zähllistendruck Inventurstart (keine Lagerbewegung mehr bis zur körperlichen Zählung) Bestandserfassung für alle Positionen der Zähllisten Differenz-Listen-Druck (bei größeren Abweichungen erfolgt parameterabhängig eine Zweitzählung) Eventuell Druck der Inventur-Zweitzählung mit Bestandserfassung und erneutem Differenz-Listen-Druck Lagerkorrektur Teile, die noch nicht erfasst wurden, selektieren (Lumpensammlerliste). Beispiel für Inventur des aktuellen Jahres: Eine Zähllistendefinition (Zählliste) erstellen und nur das Feld "Mit Inventurdatum kleiner als." Füllen mit des laufenden Jahres. Seite 4 von 38

5 1.2 Start Inventur Das Programm wird unter Lagerwirtschaft / Lager / Inventur gestartet. Über Neuanlage wird mit einer neuen Zählliste begonnen. Es ist sowohl eine Stichtagsinventur als auch eine permanente Inventur möglich. Entscheidet man sich zum ersten Mal für eine permanente Inventur, so muss diese spätestens zum Jahresanfang beim Finanzamt angemeldet werden. Es ist dann erforderlich, dass die einzelnen Lagerorte das ganze Jahr über kontinuierlich gezählt werden. Das Programm stellt sicher, dass jedes Teil mindestens einmal im Jahr gezählt wird. Eine permanente Inventur ist deshalb sinnvoll, da man je nach Arbeitsanfall kurzfristig entscheiden kann, einzelne Lagerorte zu zählen; die Inventur läuft so fast nebenher. Das Schließen der Firma über mehrere Tage im Jahresendegeschäft kann somit leicht umgangen werden. Schritt Schritt Schrtt Schritt Schritt Schritt 1 "Zählliste erst." Schritt 2 "Zähllistendruck" Schritt 3 "Inventurstart" Schritt 4 "Diff-Listendruck" Schritt 5 "Lagerkorrektur" Seite 5 von 38

6 1.2.1 Erläuterung der Maske: Zähllistendefinition Zähllistennummer: Wird automatisch vergeben. Erstellungsdatum: Tagesdatum wird vogeblendet, kann geändert werden. Inventurdatum: Tag der Zählung Lager: Bei mehreren Lägern kann das Lager ausgewählt werden. Hauptlieferant: Bei keiner Angabe werden alle Lieferanten ausgewählt Selektion Von-/ bis Artikel: Ohne Angabe werden alle Artikel ausgewählt. Von-/ bis Lagerort: Ohne Angabe werden alle Legerorte ausgewählt. Mit Inenturdatum kleiner als: Auswahl der Artikel, die ein Inventurdatum kleiner als das eingegebene Datum haben. Mit Verkaufswert größer EUR: Selektiert nur die Artikeln, die einen Verkaufspreis größer als den angegebenen Preis haben. In der Regel geben Sie hier nur eine Selektion nach Lagerort ein. Wenn alle Lagerorte gezählt sind, können Sie die noch nichtgezählten Artikel mit einer Selektion nach letztem Inventurdatum auf einer Zählliste erfassen Zusätzliche Selektion und Sort Begriffe Hier können zusätzliche Felder aus der Artikelpflege für Selektion und Sort ausgesucht werden. Wir empfehlen, hier die voreingestellten Werte zu verwenden Sort Es stehen vier Standard-Sortier-Möglichkeiten zur Verfügung. Wir empfehlen, hier die voreingestellten Werte zu verwenden Erstellungsart Hier wird die Anzahl der Zähllisten pro Zähllistendefinition definiert. Zum Beispiel: Wenn von Lagerort 1 bis 4 und eine Zählliste pro Lagerort angeklickt wurde, wird für jeden Lagerort eine getrennte Zählliste erstellt. Mit Speichern wird die Zähllistendefinition abgeschlossen. Kundenanleitung Jahresendearbeiten FILAKSPLUS.doc / DMS / Stand 109/2014Seite 6 von 38

7 1.2.2 Suchen einer Artikelnummer in Zähllisten Mit dem Button kann in allen Zähllisten nach einem Artikel gesucht werden. Seite 7 von 38

8 Nach Eingabe der Artikel-Nr. und Klick auf wird in allen Zähllisten nach dem Artikel gesucht. Nach Auswahl eines Satzes und Klick auf den Button Übernehmen wird zur gewählten Zählliste direkt auf die Artikelnummer in Register Bestandserfassung - gesprungen. Seite 8 von 38

9 1.3 Zählliste erstellen Für eine zuvor erstellte Zähllistendefinition werden die entsprechenden Positionen zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Danach verzweigt das Programm in die Zähllistenbearbeitung und zeigt alle Teile an, für die die Selektionskriterien zutreffen. Neuanlage Ändern Löschen Es lassen sich weitere Artikel manuell über Neuanlage hinzufügen oder aber auch Positionen aus der Liste löschen. Werden Positionen hinzugefügt, ist über das Fragezeichen der Zugriff über den Matchcode möglich. Der Button Zähllistendruck wird aktiv. Es erscheint als weiteres Tabsheet die Zähllistenbearbeitung. Seite 9 von 38

10 1.4 Zähllistendruck Ist die Bearbeitung der Zählliste abgeschlossen, muss sie ausgedruckt werden. Eine Veränderung der Zählliste ist danach noch möglich. Sollte man Veränderungen vornehmen müssen, startet man den Zähllistendruck erneut Danach wird der Button Inventurstart aktiv. Wichtig!! Die Zähllisten sollten unmittelbar vor Beginn der Inventur gedruckt werden, um zu gewährleisten, dass zwischen dem Druck und dem Inventurstart keine neuen Teile im entsprechenden Lagerort angelegt wurden. Seite 10 von 38

11 1.5 Inventurstart Die Inventur wird gestartet. Inventurpreis und verfügbare Menge werden in die entsprechenden Felder im Artikelstamm übernommen. Eine Zähllistenbearbeitung ist für diese Zählliste nicht mehr möglich. Es erscheint das Tabsheet Bestandserfassung. Erst jetzt beginnt die körperliche (tatsächliche) Zählung! Wichtig!! Es muss sichergestellt sein, dass zu diesem Zeitpunkt alle Artikel, die von der Inventur betroffen sind, ordnungsgemäß erfasst sind. Das bedeutet, dass Teile, die in die Werkstatt gegeben wurden, auch sofort dem entsprechenden Auftrag zugeordnet werden bzw. Teile, die eingelagert wurden, auch sofort zugebucht werden. Zwischen dem Inventurstart und der körperlichen Zählung im Lager darf keine Lagerbewegung mehr erfolgen. D. h.., es verläßt kein Teil das Lager und es kommt auch kein Teil dazu! Im Register Bestandserfassung kann man die Anzeige beeinflussen: alle Positionen der Zählliste anzeigen nur die noch nicht erfassten Positionen anzeigen zu einer bestimmten Position springen an die erste nicht erfasste Position springen Für jede Artikelnummer muß eine Ist-Menge eingegeben werden. Erst danach kann die Inventur mit dem Ausdruck der Differenzliste fortgeführt werden. Seite 11 von 38

12 1.6 Differenz-Listendruck Sind alle Positionen erfasst, erfolgt der Ausdruck der Differenzliste. Die Differenzliste gehört ebenso wie die Zählliste und die Inventurliste zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Parameterabhängig wird nach dem Druck eine zwingende Zweitzählung gestartet Verhalten bei nicht erfassten Zeilen Sollten beim Druck der Differenzliste noch Positionen ohne erfasste Ist-Menge existieren, erscheint folgendes Dialogfenster: Folgende Möglichkeiten bestehen jetzt: Positionen aus Zählliste löschen Alle Positionen, die nicht erfasst wurden, werden aus der Zählliste gelöscht. Damit gelten diese als nicht gezählt und nicht in einer Zählliste erfasst Positionen in neue Zählliste übernehmen Alle Positionen, die nicht erfasst wurden, werden in eine neue Zählliste kopiert. Positionen mit Menge "0" übernehmen Alle Positionen, die nicht erfasst wurden, werden mit Istmenge 0 übernommen. Mit Mit wird die gewählte Aktion ausgeführt und der Druck gestartet. wird die Aktion abgebrochen und keine Differenzliste gedruckt. Seite 12 von 38

13 1.7 Lagerkorrektur Die Inventur für die entsprechende Zählliste wird mit der Lagerkorrektur abgeschlossen. Die Artikel werden anhand der gezählten Menge im Bestand korrigiert. Es wird ein Protokoll über die durchgeführten Bestandswert-Veränderungen ausgedruckt. Nach dem Druck wird die Zählliste gelöscht. Der beschriebene Ablauf kann parallel mit allen Zähllisten durchgeführt werden. Die Inventur ist dann beendet, wenn alle Zähllisten abgearbeitet sind. Seite 13 von 38

14 2 Inventur mit Scanner Es ist möglich, die Inventurerfassung per Scanner durchzuführen. Hierzu wird der Scanner Datalogic Memor verwendet. Dieser Scanner arbeitet mit Windows CE und einem Programm von FREICON zur Aufnahme der Ist-Mengen und - bei Bedarf - des Lagerortes. Die Aufnahme per Scanner oder manuell per Zählliste kann gemeinsam genutzt werden. Scanner Datalogic Memor Seite 14 von 38

15 2.1 Vorbereitungen Die Vorbereitungen der Inventur im Programm Inventur unterscheiden sich nicht von denen einer Inventur ohne Scanner: Anlegen Zählliste Es sollten möglichst keine zu großen Zähllisten angelegt werden. Zählliste erstellen Zähllistendruck Wenn Sie die Zählliste bei Inventur über Scanner nicht mehr in gedruckter Form benötigen, können Sie diese durch Rechtsklick auf Zähllistendruck als gedruckt markieren. Inventurstart Wie gewohnt wird der Inventurstart unmittelbar vor dem Beginn der Aufnahme der Bestände durchgeführt. 2.2 Aufnahme Artikel mit dem Scanner Allgemein In einem Arbeitsgang werden immer nur Teilenummern aufgenommen, die zu einer FILAKS.PLUS Zählliste gehören. Eine Scannerdatei (= in einem Arbeitsgang aufgenommene Teilenummern) wird immer in eine FILAKS.PLUS Zählliste übernommen. Es können nacheinander mehrere Scannerdateien gebildet werden. Diese können dann gemeinsam übertragen werden Aufruf Programm Nach Einschalten des Scanners wird das Programm Inventurix gestartet. Der Start erfolgt entweder durch Doppelklick (mit dem Stift) oder der Taste F1. Seite 15 von 38

16 2.2.3 Start Erfassung Im Menü dann unter Programme die Inventur-Erfassung starten. Es wird die Erfassungsmaske angezeigt Erfassung Der Focus steht zu Beginn immer auf der Teilenummer. Diese wird durch Betätigen der Taste SCAN eingescannt. Der Focus springt zum Feld Menge. Hier wird immer die 1 vorgeblendet. Die gezählte Menge kann durch Eingabe auf der Zahlentastatur eingegeben werden. Hinweis: Die Menge kann auch durch mehrere Scans des gleichen Artikels mit der Menge 1 aufgenommen werden. Seite 16 von 38

17 Mit der TAB-Taste positioniert man auf das Feld Lagerort. Dieser kann gescannt oder eingegeben werden. Der Lagerort ist nicht zwingend notwendig. Mit der Taste F2 wird der aktuelle Artikel gespeichert und der nächste Artikel kann aufgenommen werden. Im Feld Zuletzt gescannt wird immer der zuletzt mit F2 gespeicherte Vorgang angezeigt. Allgemeine Hinweise: Mit der Taste TAB wird von Feld zu Feld gewechselt. Mit der Taste ESC wird der aktuelle Scan abgebrochen und der Focus steht wieder auf der Teilenummer Abschluss der Aufnahme am Scanner Um die Aufnahme zu beenden, wird das Programm Inventur-Erfassung geschlossen, indem auf das X rechts oben geklickt wird: Es erscheint die Frage: No: Yes: Das Programm wird beendet und die Aufnahme kann später fortgesetzt werden. Die Aufnahme wird abgeschlossen und die Daten können an FILAKS.PLUS übergeben werden. Die Speicherung der Daten wird mit folgender Meldung bestätigt. Achtung: Bitte den Dateinamen und die FILAKS.PLUS-Zähllistennummer notieren. Beispiel Dateiname: INV_99_5.txt INV = Fester Name 99 = Nr. des Scanners (Wichtig bei mehreren Scannern) 5 = lfd. Nummer Aufnahme je Scanner Seite 17 von 38

18 2.3 Übergabe an FILAKS.PLUS Nach Abschluss der Aufnahme mit dem Scanner, werden die Informationen dort als Datei gespeichert. Diese muss auf den Server übertragen werden. Hierzu wird der Scanner mit dem PC verbunden (Dockingstation oder USB-Kabel des Scanners). Dann startet automatisch Active Sync 4.5, mit dem auf den Scanner zugegriffen werden kann. Über Durchsuchen werden die Daten des Scanners aufgerufen. Wechseln in den Ordner Inventurix. Seite 18 von 38

19 Hier wird/werden jetzt die abgeschlossene/n Aufnahme/n angezeigt und mit Ausschneiden / Einfügen in das für den Datenaustausch zwischen Scanner und FILAKS.PLUS definierte Verzeichnis, meist auf dem Server, übertragen (z.b. D:\Inventur. Je nach Installation können natürlich verschiedene Laufwerke oder Netzwerkfreigaben verwendet werden). Jetzt stehen die Daten für FILAKS.PLUS bereit. Seite 19 von 38

20 2.4 Verarbeitung in FILAKS.PLUS In FILAKS.PLUS wird jetzt die Zählliste, für die die Daten aufgenommen wurden, aufgerufen: Über Importieren werden die übernommenen Dateien vom Scanner angezeigt. Durch Doppelklick auf einen Dateinamen werden die Daten dieser Datei in die gewählte Zählliste übernommen. Hinweis: Mit Rechtsklick auf den Dateinamen wird der Inhalt der Datei angezeigt. Seite 20 von 38

21 Nach der Übernahme wird der Status der Übernahme in einer Meldung angezeigt. Hier gibt es 3 Möglichkeiten: Alle Sätze fehlerfrei übernommen: Die Datei wird gelöscht, bzw. in ein Sicherungsverzeichnis verschoben. Sätze teilweise fehlerfrei übernommen: Anzeige der Anzahl korrekter und fehlerhafter Sätze. Die fehlerhaften Sätze werden in einer neuen Datei gespeichert. (Dateiname INV _F.txt INV = Fester Name = Zeitstempel _F = Fester Text) Die Original-Datei wird gelöscht, bzw. ins Sicherungsverzeichnis verschoben Alle Sätze mit Fehlern: Die Datei wird nicht verarbeitet und bleibt bestehen. Hinweis zu Fehlern: Ein Fehler liegt dann vor, wenn die Teilenummer aus der Aufnahme nicht in der gewählten Zählliste gefunden wurde. Dies kann vorkommen, wenn ein Teil z.b. am falschen Lagerort liegt. Haben alle Sätze Fehler, deutet dies darauf hin, dass Zählliste und Aufnahme nicht zusammenpassen. Fehlerhafte Daten, entweder komplett oder teilweise, bleiben im Transferverzeichnis und können noch mal verarbeitet werden, z.b. in einer anderen Zählliste. Seite 21 von 38

22 Nach der Übernahme werden die Mengen aller korrekten Datensätze in die Zählliste übernommen (Spalte: Istmenge). Die weitere Bearbeitung der Zählliste erfolgt wie gewohnt. Eine eventuelle Zweitzählung kann natürlich auch per Scanner durchgeführt werden. Besonderheit bei der Suche nach Artikeln in der Scannerdatei: Bei der Suche der gescannten Nummer als Artikelnummer in FILAKS.PLUS wurde die Möglichkeit ergänzt, führende Zeichen zu eliminieren. Dies z. B. für das P bzw. C bei Peugeot und Citroen. Diese Funktion muss parametrisiert werden. Seite 22 von 38

23 2.5 Kontrolle in FILAKS.PLUS Im Programm Anzeige Importdatei Inventur können die zum Import in eine Zählliste bereit stehenden Daten angezeigt werden. Hier werden sowohl Dateien, die neu vom Scanner übernommen wurden, als auch eventuelle Fehlerdateien angezeigt. Von hier aus können die Daten angezeigt Rechtes Fenster bearbeitet Doppelklick gelöscht Rechter Mausklick werden. Wird im rechten Bereich mit der rechten Maustaste geklickt, kann über Datei Analysieren ein Report mit weiteren Informationen aufgerufen werden: Der Report kann über die Layout Verwaltung mit dem ReportBuilder angepasst werden. Hinweis: Ist die Inventur abgeschlossen, muss kontrolliert werden, ob dieses Verzeichnis leer ist. Sind trotz abgeschlossener Inventur noch Scan-Dateien vorhanden, müssen diese gelöscht werden. Seite 23 von 38

24 3 Datensicherung Sollte nach Inventur und unmittelbar vor Jahresende gefahren werden. Es darf kein User mehr in FILAKS.PLUS angemeldet sein! Auch die Zeiterfassung muss abgemeldet sein! Unter "Start-Programme-Freicon-FilaksPlus" befindet sich der Eintrag Datenbank sichern Bei Start des Programms wird automatisch die Datenbank (filaksplus) vorgeschlagen: Informationen Wird unter Sicherungsdatei der Pfad der letzten Sicherung vorgeblendet. Es kann aber auch ein anderer gewählt werden: Sicherung starten Wird die Sicherung gestartet. Seite 24 von 38

25 Während der Sicherung erscheint dieses Bild: Nach erfolgreicher Sicherung erscheint eine Meldung: Diese Meldung muss mit dem "X" rechts oben im Bild geschlossen werden. Seite 25 von 38

26 4 Jahresabschluss Der Jahresabschluss ermittelt abschließend den Inventurbestand über alle Lager und berücksichtigt somit Bestandsänderungen seit der Inventurzählung. Darum ist es erforderlich, dass der Jahresabschluss als Letztes im Geschäftsjahr stattfindet. Wichtig! Der Jahresabschluss muss als Letztes im Jahr durchgeführt werden! Die Inventur muss zu diesem Zeitpunkt beendet sein! Ein verspäteter Jahresabschluss führt zwangsläufig zu falschen Inventurzahlen! 4.1 Voraussetzungen für die Ausführung des Jahresabschlusses: Alle Lagerzugänge müssen verarbeitet worden sein (automatisch und manuell). Alle Lagerabgänge müssen verarbeitet sein. Es dürfen keine Artikel mit negativen Beständen vorhanden sein. Eine Liste kann unter "Lagerwirtschaft / Auswertungen /Teile Liste" mit Bestand < (kleiner als) 0 ausgedruckt werden. Es dürfen keine unverarbeiteten Zähllisten in der Inventur mehr vorhanden sein. Aufträge mit der Rechnungsart Gutschrift müssen abgearbeitet sein. Diese Bedingungen werden vom Programm überprüft. Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, ist ein Start nicht möglich. Hinweis: Alle Artikel müssen im vergangenen Geschäftsjahr mindestens einmal über die Inventur gezählt worden sein. Die Nichterfüllung dieser Bedingung führt zu einer Warnmeldung. Der Jahresabschluss kann aber trotzdem durchgeführt werden. Allerdings werden dann die Bestände ungeprüft als Inventurbestand übernommen und auch auf den Listen ausgewiesen. Seite 26 von 38

27 4.2 Prüfen der Voraussetzungen Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie im Programm Jahresabschluss über die Schaltfläche Prüfen herausfinden Perioden 2014 Hinweis: Diese Prüfung sollte schon frühzeitig erfolgen. Damit gewinnen Sie Zeit, um eventuelle Korrekturen ohne Zeitdruck zu erledigen. Die Prüfung kann auch mehrmals erfolgen. Seite 27 von 38

28 5 Start des Jahresabschlusses 5.1 Automatischer Start Wurde der Jahresabschluss nicht durchgeführt und FILAKS.PLUS wird gestartet, erfolgt eine Prüfung, ob sich das Tagesdatum innerhalb des zur Zeit aktiven Geschäftsjahres befindet. Ist dies nicht der Fall (z. B. Tagesdatum: , aktives Geschäftsjahr: 2014) wird eine Meldung ausgegeben. Es kann von hier aus direkt in das Programm Jahresabschluss verzweigt werden Achtung!! Der Jahresabschluss muss als Letztes im Jahr durchgeführt werden! Er ist Voraussetzung für eine exakte Inventurbewertung. Die Inventur muss zu diesem Zeitpunkt beendet sein! Ein verspäteter Jahresabschluss führt zwangsläufig zu falschen Inventurzahlen. 5.2 Manueller Start Unter Lagerwirtschaft / Lager / Jahresabschluss wird das Programm gestartet. Seite 28 von 38

29 6 Durchführen des Jahresabschlusses Dieses Programm dient dazu, das aktuelle Geschäftsjahr abzuschließen, die Verbräuche für Bestellvorschläge festzuschreiben und die Gängigkeit zu errechnen. Es stellt fest, ob das Geschäftsjahresende erreicht ist, ob Zugänge, Abgänge, Zähllisten, etc. abgearbeitet wurden und ob noch Artikel mit negativem Bestand vorhanden sind Perioden 2014 Prüfen: Start: Ende: detailliertes Protokoll: Voraussetzungen des Jahresabschlusses werden geprüft. Kann jederzeit durchgeführt werden. Start des Jahresabschlusses Programm wird beendet Wird diese Einstellung aktiviert, werden alle Aktionen des Programms mit detaillierten Meldungen ausgegeben. Seite 29 von 38

30 6.1 Fehlermeldungen Das Programm prüft nach dem Start, ob alle Bedingungen erfüllt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, werden die Fehler protokolliert. Sind die Bedingungen erfüllt, wird als Ergebnis OK ausgegeben FEHLER FEHLER offene/unverbuchte Artikelverkäufe in der Kasse vorhanden Schließen Sie die Kasse ab Negativbestände vorhanden Drucken Sie eine Bestandsliste mit der Selektion Bestand <0 und korrigieren Sie die Bestände FEHLER Inventurzähllisten vorhanden Schließen Sie zuerst die Inventurzählung ab FEHLER unverbuchte Ersatzteilzugänge Schließen Sie die noch offenen manuellen oder automatischen Zugänge ab. FEHLER unverbuchte Ersatzteilabgänge Schließen Sie die noch offenen Abgänge ab. FEHLER Kundendienst: Auftrag mit Negativ-Menge Es sind noch offene Gutschriften vorhanden oder offene Aufträge, die Minuspositionen enthalten, die bei der Inventurbestandsermittlung einen negativen Bestandswertt ergeben. WARNUNG ein oder mehrere Artikel waren nicht Bestandteil einer Inventur Es sind noch nicht alle Teile gezählt. Führen Sie eine Zählung der noch nicht gezählten Teile durch. Selektieren Sie die Zählliste nach dem letzten Inventurdatum. Das Programm würde trotz Warnung starten, allerdings werden dann die Inventurbestände dieser Teile entsprechend dem momentanen Bestand ungeprüft übernommen. Seite 30 von 38

31 6.2 Anlegen des neuen Geschäftsjahres Ein neues Geschäftsjahr kann jeder Zeit angelegt werden unter Datei Gechäftsjahre / Perioden. Nur wenn das neue Geschäftsjahr noch nicht vorhanden ist, erscheint folgende Meldung: Mit "OK" verzweigt das Programm in die Neuanlage des neuen Geschäftsjahres: Mit Weiter bestätigen. Seite 31 von 38

32 Mit Fertigstellen wird das neue Geschäftsjahr angelegt. Seite 32 von 38

33 7 Auswertung (Inventurliste) Mit dem Jahresabschluss werden die Lagerinformationen zum Ende des Geschäftsjahres gespeichert. Das heißt, für eine korrekte Auswertung muss der Jahresabschluss am gefahren sein. Wenn der Jahresabschluss z.b. erst in Februar durchgeführt würde, entsprächen die Bestände und somit der Lagerwert den Werten vom Februar. Wichtig! Das Jahresende errechnet nicht rückwirkend die Bestände. Es ermittelt die Bestände zum Zeitpunkt der Durchführung. Vor dem Druck der Inventurliste müssen die Jahresendearbeiten erfolgt sein. Das Programm errechnet dann für jeden Artikel die Gängigkeit. Diese Liste greift immer auf die Werte zum Ende des letzten Geschäftsjahres zurück. Es werden die Bestände und Werte zum Geschäftsjahresende gedruckt. Außerdem wird anhand des Bestandes zum Jahresende und des Jahresverbrauches eine Gängigkeitsgruppe zwischen 1 (hochgängiger Artikel) und 6 (ungängiger Artikel, bzw. Artikel ohne Umsatz) ermittelt. Standardmäßig werden die Inventurpreise nach dem Niederstwertprinzip errechnet. Auf der Inventuliste werden nur Artikel gedruckt, die einen Bestand haben. Der Inventurbestand errechnet sich aus den eingegebenen Menge bei der Inventur plus der Anzahl der Artikel in offenen Aufträgen. Diese Auswertung muss nicht zum Jahreswechsel gedruckt, sondern kann auch jederzeit später im neuen Geschäftsjahr ausgegeben werden, jedoch ist zu beachten, dass bis dahin gelöschte oder ersetzte Teile nicht mehr aufgeführt werden. Somit ist es empfehlenswert, dass der Druck der Inventurliste möglichst zeitnah stattfindet. Seite 33 von 38

34 7.1 Einstellungen und Selektion der Inventurliste Maske Erläuterung: Export: Vorschau: Druck: Eingaben sp Datum: Lieferant: Erlöscode: Detailliert: Zusammenfassung Abwertungsprozente je nach Gängigkeit Die Liste kann als Excel-Datei ausgegeben werden. Die Liste kann am Bildschirm kontrolliert werden. Die Liste wird unmittelbar gedruckt. Die Voreinstellungen werden hier gespeichert. Druckdatum. Das Tagesdatum wird vorgeblendet und kann überschrieben werden. Eine Selektion ist sowohl nach Lieferant und/oder Erlöscode möglich. Setzt man den Haken in einem Selektionsfeld, so muss die gewünschte Auswahl aus der Combobox getroffen werden. Alle Ersatzteile werden aufsteigend nach Nummer mit ihrer Zuordnung zu einer Gängigkeitsgruppe gedruckt, inklusive einer Zusammenfassung der einzelnen Gruppen am Ende der Liste. Auf Wunsch kann auch nur die zusammengefasste Auswertung für einen Schnellüberblick gewählt werden. Mit dieser Einstellung wird nur eine Zusammenfassung ausgegeben. Hier können Sie die Prozentwerte für die Abschreibung eingeben. Die Werte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Seite 34 von 38

35 7.2 Gängigkeitsgruppen Sie können beliebig viele Gruppen definieren und Abwertungsprozentsätzen hinterlegen. Die bestehende Einteilung hat sich jedoch bisher bewährt. Wenn Sie eine abweichende Einstellung wollen, erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater nach einer für Sie sinnvollen Einteilung. Bei ihm erfahren Sie auch die prozentualen Abschreibungswerte, sollten Sie diese gleich auf der Inventurliste ausgegeben haben. Da diese Liste zugleich als Inventurliste fungiert, empfiehlt es sich dann, immer auch einen Ausdruck ohne Abwertung vorzunehmen. Die Abwertung hat nur Einfluss auf den Ausdruck, es werden im System keine Daten verändert. Wenn sie die Liste speichern wollen, empfiehlt es sich, diese nach Excel zu exportieren. Allerdings dient diese Ausgabe nur Ihrer Information, Sie müssen dennoch die ausgedruckte Liste aufbewahren. 7.3 Definition Gängigkeit Gängigkeit: Die Gängigkeit errechnet sich aus der Summe der Periodenverkäufe der letzten 12 Monate dividiert durch den Inventurbestand. Sie kann nur nach Abschluss der Jahresendearbeiten errechnet werden. Die Gängigkeitsformel lautet: Jahresverbrauch zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses / Inventurbestand Somit kann auch ein Artikel in einer ungängigen Gruppe sein, der im Vorjahr mehrmals verkauft wurde. Nämlich dann, wenn der Verbrauch in einem Missverhältnis zum Inventurbestand steht. Seite 35 von 38

36 7.4 Beispiel einer Inventurliste 7.5 Beispiel Inventurliste Zusammenfassung Seite 36 von 38

37 8 FILAKS.PLUS time Achtung!! Die folgende Beschreibung betrifft nur Anwender, die das Zusatzmodul "FILAKS.PLUS time" im Einsatz haben. 8.1 Servicefunktionen Zeitkonten fortschreiben Prüfen Sie, ob diese Funktion als Dienst eingerichtet ist. Wenn ja, deaktivieren Sie diesen vor dem Jahreswechsel! Wählen Sie diese Servicefunktion, um zu kontrollieren, ob das letzte Vortragsdatum der Zeitkonten dem aktuellen System-Datum entspricht (vor dem ). Sollte hier eine Datumsabweichung bestehen, starten Sie die Fortschreibung. Achtung: Wird das Zeitkonten fortschreiben im neuen Jahr angewählt, so wird beim Jahreswechsel der Tarifurlaub automatisch zum Resturlaub dazu addiert. Im Vorjahr kann der genommene Urlaub (Buchen Abwesenheit) nicht mehr verändert werden (z. B. Löschen von Urlaubstagen) 8.2 Reports/Zeitkonten Jahresauswertungen Erstellen Sie sich bei Bedarf Ihre gewünschten Listen wie z. B. Fehlzeit Jahresübersicht oder Zeitkonten Jahreswerte. 8.3 Generelle Stammdaten Feiertage Überprüfen Sie die Feiertage für den Zeitraum, für den Sie eine Mitarbeiter-Zeitplanung vornehmen wollen. In der Regel wird dies das laufende und evtl. folgende Kalenderjahr sein. Beachten Sie bei der Feiertagsüberprüfung Ihre regionalen Feiertagsregelungen. 8.4 Mitarbeiter/Teams Wochenrasterplanung Bitte prüfen Sie, ob das Wochenraster bereits für das neue Jahr geplant ist. Seite 37 von 38

38 In der Wochenrasterplanung werden für einen ausgewählten Zeitraum (z. B. das nächste halbe oder ganze Kalenderjahr) die Soll-Arbeitszeiten für die Mitarbeiter mit Hilfe von Wochenrastern eingetragen. Im Detail wird statt der Wochenraster je Woche für jeden Tag ein Tagesraster zugeordnet. In der Tagesraster- Übersicht lassen sich auch einzelne Tage mit Tagesrastern erfassen oder ändern. Beachten Sie hierbei, dass für den geplanten Zeitraum ebenfalls die Feiertage geplant sein müssen. Außerdem ist die regelmäßige, rechtzeitige und lückenlose Rasterplanung notwendig, damit für die stempelnden Mitarbeiter jederzeit eine Soll-Arbeitszeit vorliegt und Sie für die Mitarbeiter Abwesenheit planen können. Wählen Sie den Zeitraum, wenn möglich, nicht vom bis eines Jahres, sondern legen Sie das Enddatum z. B. auf den des Folgejahres. Sie umgehen damit Probleme bei der Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter über den Jahreswechsel hinaus Tagesrasterübersicht In der TagesrasterÜbersicht lassen sich auch einzelne Tage mit Tagesrastern erfassen oder ändern. Beachten Sie hierbei, dass für den geplanten Zeitraum ebenfalls die Feiertage geplant sein müssen. Außerdem ist die regelmäßige, rechtzeitige und lückenlose Rasterplanung notwendig, damit für die stempelnden Mitarbeiter jederzeit eine Soll-Arbeitszeit vorliegt und Sie für die Mitarbeiter Abwesenheit planen können. 8.5 Mitarbeiter Urlaubskonto Der Anspruch auf Jahresurlaub und das Resturlaubskonto der einzelnen Mitarbeiter muss geprüft und angepasst werden. Dies geschieht im Register Urlaubskonto in der Mitarbeiterstammdatei Geplanter Urlaub in Tagen und Stunden Die beiden Werte geben den zum aktuellen System-Datum geplanten Urlaub in Tagen und Stunden an. Geplanter Urlaub ist jeder gebuchte Tarifurlaub, der in der Zukunft liegt, wobei nicht nur das laufende, sondern auch folgende Jahre berücksichtigt werden. Urlaub, der für den aktuellen Tag eingetragen ist, zählt als genommener Urlaub Ändern Urlaubskonto Diese Funktion startet einen zusätzlichen Dialog, in dem sowohl Änderungen des Urlaubsanspruches, als auch der Urlaubskonto-Vortrag (Resturlaub) geändert werden kann. Dazu ist der Monat einzugeben, ab dem die Änderung gelten soll. Seite 38 von 38