Lync Online zusammenarbeiten. Armin Leitner, Mario Fuchs, Markus Hillepold, Timothy Hora, Reinhold Gaugler

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1 Lync 2013 Armin Leitner, Mario Fuchs, Markus Hillepold, Timothy Hora, Reinhold Gaugler Online zusammenarbeiten 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2014 LYNC2013AN

2 Impressum Matchcode: LYNC2013AN Autoren: Armin Leitner, Mario Fuchs, Markus Hillepold, Timothy Hora, Reinhold Gaugler Redaktion: Reinhold Gaugler Produziert im HERDT-Digitaldruck 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2014 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.

3 4 Lync Online zusammenarbeiten 4 Anwesenheitsinformationen und Kontakte In diesem Kapitel erfahren Sie was die Anwesenheitsfunktion ist wie Sie mit der Anwesenheitsfunktion arbeiten wie Sie Kontakte oder Gruppen verwalten wie Sie Kontakte suchen 4.1 Anwesenheitsstatus und Standortangabe Was ist die Anwesenheitsfunktion? Die Anwesenheitsfunktion (Präsenzfunktion) zeigt die persönliche Verfügbarkeit einer Person anhand eines Status wie z. B. Verfügbar oder Beschäftigt an. Durch umfangreiche Informationen zur Anwesenheit können alle Beteiligten eine effektivere Kommunikationsauswahl treffen. Die Anwesenheit einer Person setzt sich aus Informationen zusammen, die die Verfügbarkeit, den Kommunikationswillen, weitere Hinweise (z. B. den Standort) sowie die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme berücksichtigen. Die Möglichkeit, mit Kollegen zur richtigen Zeit mit den geeigneten Kommunikationsmethoden Kontakt aufzunehmen, trägt generell zu einer produktiveren Arbeitsumgebung bei. Anwesenheitsfunktion einstellen Mithilfe der Anwesenheitsfunktion unter Ihrem Benutzernamen können Sie steuern, welche Informationen zur Anwesenheit und zum Standort angezeigt werden, z. B. die Verfügbarkeit der Standort (z. B. im Büro, im Home-Office oder bei einem Kunden) ggf. eine Zusatzinformation bzw. persönliche Notiz Die Standardeinstellung der Anwesenheit nach dem Start von Lync ist üblicherweise auf Grün (Verfügbar) gesetzt. Standardeinstellung Grün steht für Verfügbar. Anwesenheitsinformationen in Lync 18 HERDT-Verlag

4 Anwesenheitsinformationen und Kontakte 4 Status manuell einstellen Sie können Ihren Status jederzeit manuell einstellen bzw. ändern. Mit einem Klick auf Ihre Anwesenheitsinformation unter Ihrem Benutzernamen wählen Sie den gewünschten Status aus. Dieser Status bleibt erhalten, bis Sie einen anderen Status einstellen oder die Einstellung Status zurücksetzen wählen. Beachten Sie, dass eine manuell vorgenommene Statuseinstellung auch nach der Abmeldung und einem Neustart erhalten bleibt, bis Sie diese erneut manuell verändern bzw. den Status zurücksetzen. Status Erklärung Wird gesetzt durch Offline (via Abmelden bzw. Beenden) Weitere Status Sie sind direkt verfügbar (online) für andere. Sie sind beschäftigt, z. B. weil Sie an einer Besprechung teilnehmen. Haben Sie diesen Status gesetzt, werden keine Sofortnachrichten durchgestellt, der Absender erhält eine entsprechende Information. Lediglich Nachrichten der eigenen Arbeitsgruppe werden weiterhin durchgestellt (siehe Private Beziehung ändern in Abschnitt 4.2). Setzen Sie diesen Status, wenn Sie für kurze Zeit nicht am Rechner sind. Setzen Sie diesen Status, wenn Sie nicht arbeiten und kein Kontakt möglich sein soll. Der Inaktiv-Status wird gesetzt, wenn Sie zwar angemeldet sind, aber für eine gewisse Zeit nicht am Rechner gearbeitet haben. Standardmäßig wird nach 5 Minuten Computer-Leerlauf der Inaktiv-Status gesetzt. Nach weiteren 5 Minuten wird der Status auf Abwesend gesetzt. Wenn Sie den Status Abmelden auswählen, wird Ihre Anwesenheitsinformation auf den Status Offline gesetzt. Wählen Sie diesen Status aus, wenn Sie nicht möchten, dass andere sehen, dass Sie online sind. Wenn Sie den Status Beenden auswählen, wird Lync beendet und Ihr Status ebenfalls auf Offline gesetzt. In diesem Fall müssen Sie den Lync-Client über einen Programmstart wieder öffnen. Wenn Sie den Rechner herunterfahren, wird ebenfalls der Status Offline gesetzt. Verschiedene weitere Status werden automatisch vom System gesetzt. Wenn Sie beispielsweise mit Lync einen Anruf bzw. einen Videoanruf durchführen, wird Ihre Statusanzeige entsprechend angepasst (Rot für Beschäftigt mit Statustext Am Telefon). Anwender Anwender System HERDT-Verlag 19

5 4 Lync Online zusammenarbeiten Übergreifende Statusanzeige und Zusammenspiel von Lync und Outlook Lync übernimmt Ihre Anwesenheitsinformationen automatisch aus Ihrem Kalender von Outlook. Wenn Sie z. B. eine Besprechung in Outlook eingetragen haben, erscheinen Sie zu diesem Zeitpunkt automatisch mit dem Status In einer Besprechung. Sperren Sie Ihren Computer () l), wechselt die Farbe automatisch auf Gelb (Abwesend). Bei jedem Vorkommen eines Kontaktnamens - in einer -Nachricht oder auf einer Teamwebsite - werden Status- und Kontaktinformationen angezeigt. Anwesenheitsinformationen funktionieren auch auf mobilen Endgeräten, die einen Lync Client ausführen. Daher stehen auch dort Status- und Kontaktinformationen der Kontakte in Echtzeit zur Verfügung. Einen Standort eingeben Falls Ihr Standort nicht automatisch angezeigt wird, können Sie den Standort über das entsprechende Feld festlegen. Klicken Sie in das Standort-Feld, um dieses zu aktivieren. Geben Sie den Standort ein. Sie können die Standortangabe jederzeit überschreiben oder löschen, wenn kein Standort angezeigt werden soll. Eine persönliche Notiz hinzufügen Sie können eine persönliche Notiz hinzufügen, um anderen Personen weitere Informationen zum Status zur Verfügung zu stellen, z. B. Überprüfung des Jahresbudgets oder Fertigstellung des Websitedesigns. Durch solche präzisen Verfügbarkeits- und Kontaktinformationen können Sie sicherstellen, dass Sie für Andere optimal erreichbar sind. Klicken Sie in die Notizzeile, um diese zu aktivieren. Geben Sie den gewünschten Text ein, um eine persönliche Notiz hinzuzufügen. Diese Notiz bleibt erhalten, bis Sie sie wieder löschen bzw. eine andere Notiz einfügen. Was wird bei anderen angezeigt? Beachten Sie, dass Ihr für andere sichtbarer Status (z. B. in der Kontaktliste) neben der Verfügbarkeit nur eine weitere Statusanzeige enthält. Hierbei überdeckt die persönliche Notiz den Standort. Wenn Sie also eine persönliche Notiz einfügen, wird der Standort nicht mehr angezeigt. Kein Standort definiert Standort definiert Standort definiert und persönliche Notiz eingegeben 20 HERDT-Verlag

6 Anwesenheitsinformationen und Kontakte Übungen Übung 1: Anwesenheit und Zugriffsrechte Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Mit Kontaktgruppen arbeiten Anwesenheitsfunktionen prüfen Fügen Sie 2-3 Kontakte Ihrer Kontaktgruppe Kollegen hinzu. Sperren Sie Ihren Arbeitsplatz und fragen Sie Ihre Kollegen, wie sich der Status Ihrer Anwesenheit ändert. Verschieben Sie einen Kontakt in die Gruppe Kollegen. Markieren Sie einen Kontakt für Statusänderungsbenachrichtigung und bitten Sie diesen Kontakt anschließend, seinen Status zu ändern. Beobachten Sie das Erscheinen der Statusänderung. Übung 2: Office-Integration Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Mit Outlook arbeiten Anwesenheitsinformation nutzen Legen Sie einen Termin in der Zukunft in Outlook an und beobachten Sie, wie sich Ihr Status automatisch zu Beginn des Termins ändert. Erstellen Sie ein Office-Dokument (Word o. Ä.) und fügen Sie als Autor einen Ihrer Kollegen hinzu. Zeigen Sie in Word den Status des Autors an. HERDT-Verlag 27

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