Anwenderpartizipation, die Spaß macht: Bessere Geschäftsprozesse

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1 Anwenderpartizipation, die Spaß macht: Bessere Geschäftsprozesse mit Social BPM Labs JD Edwards Community Day 13. Juni 2013 Dr. Frank Schönthaler DOAG Business Solutions Community

2 Bessere Geschäftsprozesse mit Social BPM Labs Gliederung Die Herausforderung des Business Excellence Business und Informationssysteme zwei Welten treffen aufeinander Ansätze zur Ausrichtung der Informationssysteme an den Geschäftsanforderungen Schlüsselmerkmale des Smart Business/IS Alignment Die Lösung: Social BPM Labs Social BPM Lab: Grundidee, Teilnehmer, Rollenverteilung Ablauf eines Social BPM Labs Social BPM Infrastruktur Erfolgsfaktoren Erfahrungen aus der Praxis Social Supply Chain Engineering Lab: Besetzung der Lab-Standorte Einsatzszenarien Zusammenfassung und Ausblick PROMATIS software GmbH 2

3 Die Herausforderung des Business Excellence Business und Informationssysteme 2 Welten (1/2) Unzureichende Ausrichtung der Informationssysteme an den Geschäftsanforderungen Informationssysteme (IS) erfüllen nicht die Geschäftsanforderungen => Business Performance sinkt Informationssysteme sind keine Treiber von Geschäftsinnovationen, sondern verhindern sie eher Informationssysteme erschweren die laufende Geschäftsprozessverbesserung Anstieg der Schatten-IT : Excel-Berichte und Analysen, abteilungsspezifische Anwendungen, Nutzung von Cloud-Services Unzureichende Usability Missachtung der Business Change Management-Aktivitäten Business User verwenden das System nicht so wie es konzipiert und entwickelt wurde Systemhandhabung scheint zu kompliziert und zu schwer verständlich zu sein Die Systeme nutzen nicht optimal die technischen Möglichkeiten PROMATIS software GmbH 3

4 Die Herausforderung des Business Excellence Business und Informationssysteme 2 Welten (2/2) Die vergessenen Business-Anwender Geschäftsanforderungen von Anwendern in Niederlassungen und Tochtergesellschaften werden nicht berücksichtigt Unzureichende Erfüllung der Anforderungen von externen Anwendern (Kunden, Geschäftspartner, Behörden) Soziologische Probleme Die niedrige Motivation für Veränderungen reicht bis hin zur Sabotage Die Systeme verbessern nicht die Zusammenarbeit, sondern verschlechtern sie Systeme hindern die Anwender, ihre Inspiration, Kreativität und Innovationskraft zu entfalten PROMATIS software GmbH 4

5 Die Herausforderung des Business Excellence Ansätze: Ausrichtung der IS an den Geschäftsanforderungen Kollaborationsaktivitäten mit zahllosen mehr oder weniger unkoordinierten Geschäftsreisen, Telefon- und Videokonferenzen Umfangreiche Ausbildungsprogramme mit viel Training und Coaching nach der Implementierung Vanilla-Implementierung mit einer Vielzahl teurer Änderungsanforderungen nach Abschluss der Implementierung Template Roll-out mit einer riesigen Anzahl von erzwungenen Veränderungen in den Fachabteilungen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung? Produktivität? PROMATIS software GmbH 5

6 Die Herausforderung des Business Excellence Wesentliche Merkmale des Smart Business/IS Alignment Vollständigkeit der fachlichen Anforderungen Requirement2Operation-Beteiligung der gesamten Business Community Business Community umfasst interne und externe Geschäftsanwender Nachhaltigkeit Einbindung der Business Community von der Planung über die Implementierung bis zum Betrieb und darüber hinaus Eine kontinuierliche Business Process Improvement Practice muss etabliert werden Die Informationssystem-Technologie wird zum Treiber von Geschäftsprozessverbesserungen und innovationen Effizienz Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeitsaspekten und Zeitrestriktionen Software Tools, Techniken und Methoden müssen zielgerichtet und einfach verständlich sein, und sie sollen Spaß machen. Sie müssen die Einbeziehung der Anwender so effektiv wie möglich gestalten PROMATIS software GmbH 6

7 Die Lösung: Social BPM Lab Grundidee Mitglieder einer Business Community kollaborieren in einem Web 2.0-basierten sozialen Netzwerk, um miteinander Unternehmensziele, Strategien und Geschäftsprozesse zu definieren oder auch nur um ein gemeinsames Verständnis der Organisation zu erlangen. Die Teilnehmer empfinden das Lab als ein einzigartiges Erlebnis, in dem sie als Teammitglieder gemeinsam Aufgaben erledigen, Verantwortung übernehmen und neue Ideen einbringen. Dies gestaltet sich in der Praxis oft schwierig, weshalb wir die Zusammenarbeit in einer Web 2.0-basierten Testumgebung durchführen. Gruppendynamische Prozesse sorgen erfahrungsgemäß für ganz überraschende Ergebnisse, helfen Barrieren zu überwinden, Kompromisse zu finden und stärken das Gemeinschaftsgefühl. Das Lab wirkt als Katalysator für Kreativität und Kompromissbereitschaft und hilft, ein gemeinsames Verständnis für Prozesse und Organisationsstrukturen zu bilden PROMATIS software GmbH 7

8 Die Lösung: Social BPM Lab Teilnehmer des Social BPM Labs Die gesamte Business Community sollte im Lab vertreten sein, also idealerweise alle relevanten Organisationseinheiten, alle Hierarchiestufen, alle weltweiten Niederlassungen und zusätzlich alle strategischen Geschäftspartner. Community-Repräsentanten Das bedeutet nicht notwendigerweise, dass aus jeder Organisationseinheit auch wirklich mindestens ein Mitglied involviert sein muss oft genügt es, wenn ein Community- Mitglied die Interessen einer ganzen Region oder eines ganzen Geschäftsbereichs vertritt. Notwendig ist aber, dass sich dann die jeweilige Region oder der Geschäftsbereich auch wirklich durch dieses Mitglied im Lab vertreten fühlt PROMATIS software GmbH 8

9 Die Lösung: Social BPM Labs Rollenverteilung im Social BPM Lab Der Moderator gibt eine Geschäftsprozessarchitektur vor, in der er Prozessgruppen bildet. Die Lab-Teilnehmer werden entsprechend ihrer Zuständigkeit bzw. ihrer Fachkompetenz den Prozessgruppen zugeteilt, so dass standortübergreifende Prozessteams entstehen. Der Teamleiter In jedem Team wird ein Leiter bestimmt, der integrative Aufgaben übernimmt und das Teamergebnis verantwortet. Der Qualitätsmanager In Abhängigkeit von der Größe des Labs und der Vorkenntnisse der Teilnehmer werden Qualitätsmanager für die fachl./inhaltliche Prüfung der entstehenden Modelle eingesetzt. Experts On Demand Als Anlaufstelle für Fragen der Modellierung und Tool-Nutzung stehen Experts On Demand zur Verfügung PROMATIS software GmbH 9

10 Die Lösung: Social BPM Lab Ablauf eines Social BPM Labs Das Social BPM Lab läuft in verschiedenen Phasen ab, die entsprechend der geplanten Gesamtdauer unterschiedlich lang ausgestaltet sind: Methoden- und Tool- Training Einweisung der Teilnehmer Kollaboratives Arbeiten Vorbereitung Die Teilnehmer werden entspr. ihrer Vorkenntnisse in Form eines Webinars in der Anwendung der Horus Methode und der Tools geschult. Dauer: 30 Min. - 2 Std. Im Rahmen einer Web- Konferenz erläutert der Mode-rator die Rahmenbedingungen und die Durchführung des Versuchs. Dauer: Min. Die Lab-Teilnehmer agieren entspr. ihrer Rollen und erarbeiten die angestrebten Ergebnisse. Dauer: 4 Std mehrere Tage Finale Der Moderator fasst den Ablauf des Versuchs zusammen und gibt einen ersten Überblick über die erstellten Ergebnisse. Erarbeitung eines Business Cases, der den Ausgangs-punkt bzw. den Rahmen für die Arbeit im Lab bildet. Dauer: 1-4 Tage Nachbereitung des Lab Zusammenführung und Dokumentation der Ergebnisse, falls nicht schon im Lab geschehen. Ergebnisanalyse und Folgeaktivitäten. Dauer: 0,5-4 Tage PROMATIS software GmbH 10

11 Die Lösung: Social BPM Lab Social BPM Infrastruktur Interner Lab-Standort Expert On Demand Intranet Mitarbeiter im Home Office Internet Teamleiter Externer Lab-Standort (Niederlassung, externer Partner) Mobiler Mitarbeiter Intranet Qualitätsmanager Lab Moderator Tools: Cloud-basiertes Lab Repository Horus Business Modeler Horus Knowledge Explorer Wiki (DokuWiki) Web Collaboration (Hall.com) PROMATIS software GmbH 11

12 Die Lösung: Social BPM Lab Erfolgsfaktor #1: Die Einfachheit der Modellierungssprache Die Geschäftsprozess-Modellierungssprache muss einfach zielführend leicht anzuwenden sein Es muss einfach Spaß machen, mit dem Tool zu arbeiten! Direkter Kundenkontakt Geprüfte Vertriebschance Ausgehende Anrufe Klassifizierung der Vertriebschance Vertriebsspezialist Besuchsbericht Call Center Vertriebschance Vertriebsspezialist klassifizierte Vertriebschance Vertriebsadministration Versand Infopaket Info- paket PROMATIS software GmbH 12

13 Die Lösung: Social BPM Lab Erfolgsfaktor #2: Collaboration und Support (1/2) Mangelnde Erfahrung Die meisten Teilnehmer wirken das erste Mal an einem Lab mit und suchen nach Rat und Unterstützung. Bildung von gemischten Teams aus erfahrenen und unerfahrenen Anwendern Experts On Demand sind über die Web Collaboration-Plattform verfügbar Kollaboratives Modellieren über das Web Vielbeschäftigte Teilnehmer Einige Teilnehmer sind zu beschäftigt, um im Lab-Team mitzuarbeiten und geschult zu werden. Kein Zwang, mit formalen Modellierungs-Tools zu arbeiten. Anwender können ihr Wissen auch ausschließlich über die Wiki-Funktionalität bereitstellen. Tool- und Kollaboration-Funktionalität ist über das Web und mobile Geräte (Tablets, Smartphones) verfügbar. Kollaboratives Modellieren über das Web PROMATIS software GmbH 13

14 Die Lösung: Social BPM Lab Erfolgsfaktor #2: Collaboration und Support (2/2) Koordination und einvernehmliche Abstimmung Web-Kollaboration Leadership des Team- (Prozess-)Leiters und des Moderators Das gegenseitige Verständnis für die Konzepte, Begriffe, Annahmen ergibt sich aus den gemeinsam vorbereiten Wiki-Inhalten PROMATIS software GmbH 14

15 Die Lösung: Social BPM Lab Erfolgsfaktor #3: Nutzung von Best Practice-Modellen Durch Verwendung von Best Practice- Modellen erhöhen sich sowohl Qualität als auch Quantität der Ergebnisse. Referenzprozesse sind für spezielle Business-Funktionen und Branchen verfügbar PROMATIS software GmbH 15

16 Die Lösung: Social BPM Lab Erfolgsfaktor #4: Qualität und Nutzen der Ergebnisse (1/2) Vermeidung unrealistischer Erwartungen Ziel des Social BPM Labs ist nicht die Erstellung vollständiger, qualitativ hochwertiger und sofort umsetzbarer Geschäftsprozessmodelle. Jedoch entstehen Modelle unterschiedlichen Qualitätsniveaus, in denen aber stets wertvolles Fachwissen dokumentiert ist. Realistische Erwartungen Das Lab eignet sich hervorragend zur Vermeidung oder Auflösung von Konflikten in der Formulierung fachlicher Anforderungen. Zudem entstehen immer wieder bemerkenswerte Prozessverbesserungsideen und nicht selten echte Prozessinnovationen. Von großem Nutzen ist ein Lab auch dann, wenn ein gemeinsames und einvernehmliches Prozessverständnis innerhalb der Business Community erreicht oder wenn das Denken in Geschäftsprozessen trainiert werden soll PROMATIS software GmbH 16

17 Die Lösung: Social BPM Lab Erfolgsfaktor #4: Qualität und Nutzen der Ergebnisse (2/2) Living Lab In den meisten Fällen werden die Lab-Ergebnisse auf einer sicheren Web-Plattform publiziert, um der gesamten Business Community volle Transparenz zu bieten. Oft resultiert die Nachbearbeitung der Lab-Ergebnisse in Verbesserungen und Weiterentwicklungen der Prozessmodelle und führt so zu einer Art Living Lab PROMATIS software GmbH 17

18 Erfahrungen aus der Praxis Supply Chain Engineering Lab: Besetzung der Lab-Standorte Osnabrück Deutschland Logistikservice-Anbieter - Landtransport-Spezialist - Frachtabrechnungs-Spezialist Karlsruhe Deutschland Komponentenfertigung - Lab-Moderator - Leiter SCM-Team - SCM-Spezialist Ettlingen Deutschland - Vertriebsspezialist - Produktionsspezialist - Engineering-Spezialist POWERED BY Horus Support Services - Horus Expert On Demand Nürnberg Deutschland Montagewerk - Leiter Produktionsteam - Produktionsspezialist - Vertriebsspezialist - Qualitätsmanagement- Spezialist - SCM-Spezialist St. Gallen Schweiz Vertrieb - Leiter Vertriebsteam - Vertriebsspezialist - SCM-Spezialist PROMATIS software GmbH 18

19 Erfahrungen aus der Praxis Einsatzszenarien (1/3) Globaler Logistikservice-Anbieter Reengineering der Beschaffungsprozesse in einem globalen Kontext. Frühzeitige Vorbereitung, Training und Coaching von Business-Anwendern. Ergebnisse: Auflösung von Konflikten, hohe Prozessqualität und effektives Business Change Management (BCM). Telekommunikationsservice-Anbieter Europäischer Roll-Out eines Oracle E-Business Suite ERP-Systems. Anforderungsanalyse, Unterstützung bei der Implementierung, Schulung und Coaching von Business- Anwendern, laufende Verbesserung. Ergebnisse: Harmonisierte Geschäftsprozesse und Stammdaten. Effektives BCM. Software- und Beratungshaus Revision und Verbesserung der Geschäftsprozesse und Stammdaten. Entwicklung und Implementierung einer Governance, Risiko und Compliance-Strategie. Ergebnisse: GRC-Umsetzung, verbessertes Denken in Geschäftsprozessen PROMATIS software GmbH 19

20 Erfahrungen aus der Praxis Einsatzszenarien (2/3) Universität Social BPM Labs von ein oder zwei Semestern Dauer (spezielle Art des Living Lab ). Interdisziplinäre Gruppen von Master-Studenten der Ingenieur- und Wirtschaftswissenschaften arbeiten zusammen, um branchenspezifische Geschäftsprozesse zu entwickeln. Ergebnisse: Eine innovative Art der praxisorientierten Ausbildung. Sehr hohe Zufriedenheit der Studierenden durch das Erleben intensiver geschäftlicher Kollaboration. Öffentliches Forschungsinstitut Vorbereitung einer hochwertigen Geschäftsprozess-Dokumentation im Rahmen der Zertifizierung des Qualitätsmanagement-Systems nach DIN EN ISO 9001:2000 und DIN EN ISO 13485:2003. Ergebnisse: Hohe Qualität der Prozess-Dokumentation mit einvernehmlich abgestimmten Spezifikationen PROMATIS software GmbH 20

21 Erfahrungen aus der Praxis Einsatzszenarien (3/3) Internationale Horus Social BPM Labs Regelmäßige Durchführung von Social BPM-Labs mit Teilnehmern aus Hochschulen, Forschungseinrichtungen und Wirtschaftsunternehmen. Bis zu 200 Teilnehmer an verschiedenen Orten in verschiedenen Zeit-, Sprach- und Kulturzonen. Ergebnisse: Neuartiges Kollaborations-Erlebnis, das Spaß macht. Dazu Anwendung des erlernten Business-Wissens PROMATIS software GmbH 21

22 Zusammenfassung und Ausblick Bessere Geschäftsprozesse mit Social BPM Labs (1/2) Die Herausforderung der Business Excellence Wirtschaftlichkeit und Produktivität der Ansätze zur Ausrichtung der Informationssysteme an den Geschäftsanforderungen sollten in Frage gestellt werden. Social BPM Labs sind ein vielversprechender Ansatz für ein Smart IS/Business Alignment. Forschungsgebiet: Verbesserung der Modell-Qualität und Modellierungs-Performance Bereitstellung zusätzlicher und leichter anzuwendender Best Practice-Modelle (z. B. branchenspezifisch) für die Teilnehmer. Entwicklung von anwenderfreundlichen Simulations- sowie intelligenten Modellierungsfunktionen PROMATIS software GmbH 22

23 Zusammenfassung und Ausblick Bessere Geschäftsprozesse mit Social BPM Labs (2/2) Forschungsgebiet : Living Labs Erweiterung der Lab-Kollaboration bis zur Anwendung der erstellten Lösungen und weiter bis zur kontinuierlichen Verbesserung der Lösungen. Forschungsgebiet : Verbesserung der Lab-Erlebnisse Intensivierung der Nutzung von multimedialer Zusammenarbeit und die Nutzung neuer Interaktions-Geräte (z.b. MS Surface Table). Verbesserte Verständlichkeit von Geschäftsprozessen in virtuellen Welten und Nutzung von eigens für die Labs mit modernster Multimedia-Technik ausgestatteten Laborräumen PROMATIS software GmbH 23

24 Weitere Informationen Geschäftsprozesse für Business Communities - Modellierungssprachen, Methoden, Werkzeuge Schönthaler, Vossen, Oberweis, Karle In Englisch: Business Processes for Business Communities - Modeling Languages, Methods, Tools Schoenthaler, Vossen, Oberweis, Karle rum/portal.php PROMATIS software GmbH 24

25 Kontakt Dr. Frank Schönthaler Dipl.-Wirtschaftsing. Geschäftsführender Gesellschafter (CEO) PROMATIS software GmbH Pforzheimer Str Ettlingen Tel Fax Web:

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