Elektronisch, integriert, zertifiziert: Personalkosten-Controlling und Personal- Abrechnung im Public Sector

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1 Online-Workshop, Lübeck, 11. Oktober 2011 Elektronisch, integriert, zertifiziert: Personalkosten-Controlling und Personal- Abrechnung im Public Sector Winfried Babinsky, Leiter Kompetenzzentrum Personalabrechnung MACH AG Frank Hansmann, Produktdesigner Personal MACH AG 1

2 Unsere Agenda Personalkosten-Controlling Grundlegende Funktionalitäten Live-Demo Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihre Fragen 2

3 Warum überhaupt ein Personalkosten-Controlling? Der Druck, seine Personalkosten genau zu kennen, ist hoch: Hoher Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten Personalkosten steigen Was bietet die Personalkostenhochrechnung? Bessere Steuerungsmöglichkeit Weitsichtige Planung Kosten? 3

4 MACH Personalkostenhochrechnung Controlling aus verschiedenen Blickwinkeln 1. Personalkosten planen Wie viel Budget steht zur Verfügung? Stellenplan als Basis 2. Personalkosten festlegen Reicht das Budget aus? Vertragliche Verpflichtungen als Basis MACH Personalkostenhochrechnung 3. Personalkosten hochrechnen Wie hoch ist der voraussichtliche Bedarf? Berücksichtigung aktueller Verpflichtungen und freier Stellen 4. Personalkosten prognostizieren Was wäre, wenn...? Simulationen mit unterschiedlichen Rahmenbedingungen 4

5 Einflussfaktoren der Personalkostenhochrechnung Basiswert: Ø Gehaltsgruppe, AG Monatsbrutto oder Ist-Kosten Stellen Gültigkeitszeit Sperre Streichung... Mitarbeiter Beurlaubung Beförderung Teilzeit... Allgemeine Tariferhöhungen Sonderzahlungen... Hochrechnungsergebnisse 5

6 Diese Fragen und mehr werden mit der MACH Personalkostenhochrechnung beantwortet Welche Mittel müssen aufgrund des bewilligten Stellenplans geplant werden? Wie verteilen sich diese Mittel auf die einzelnen Budgetbereiche? Welche Kosten entstehen bei einer Höhergruppierung von 5 Mitarbeitern? bei Neueinstellung von 3 Mitarbeitern ab Tag x in Abteilung y? Wie verändern sich die Personalkosten bei einer Tariferhöhung von 3% ab Juni des kommenden Jahres? bei einer Einmalzahlung von 200,-? 6

7 Überblick zur Integration von Personal- und Finanzmanagement Personalkostenhochrechnung Personalmanagement Buchhaltung / KLR Unbesetzte Stellen Besetzte Stellen Personalkosten planen Planwerte / Budget Verträge Personalkosten festlegen Festlegungen Unbesetzte Stellen Verträge PK hochrechnen Prognosen / Hochrechnungen 7

8 Live Demo Personalkosten-Controlling 8

9 Unsere Agenda Personalkosten-Controlling Grundlegende Funktionalitäten Live-Demo Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihre Fragen 9

10 Personalverwaltung und -abrechnung aus einem Guss MACH mecos Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohn- und Gehalt abrechnen Partner- und Vertragsdaten austauschen Abrechnungsdaten verarbeiten, Budgetierungen auflösen MACH Personalmanagement inkl. PKH Personaldaten für die Budgetierung übernehmen MACH Finanzen 10

11 Die Vorzüge von MACH mecos Lohn- und Gehaltsabrechnung auf einen Blick Erfahrung: Mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Personalabrechnung Aktualität und Qualität: Wenig Anbieter sind zertifiziert und setzen alle neuen gesetzlichen Regelungen zeitnah um Umfang: Neben den gesetzlich geforderten Modulen wurden und werden zusätzliche Anforderungen sukzessive umgesetzt Geringer Einrichtungsaufwand: über Referenzmandanten, z. B. für Kommunen, Hochschulen etc., steht ein weit gehend vorkonfiguriertes und benutzerspezifisches System zur Verfügung Umfassend berichten und melden: Aussagekräftige Auswertungen bis hin zum Business Intelligence und diverse Meldungen z. B. an Kranken- und Versorgungskassen 11

12 Eine Personalabrechnung, die wesentliche Anforderungen des öffentlichen Dienstes erfüllt Löhne, Gehälter und Beamtenbezüge Öffentliche Tarife, u. a. TVöD, TV-L usw. Sonder- und Haustarife, z. B. Leistungsorientiertes Entgelt Lohn- und Gehalts- abrechnung Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (ZVK/VBL-Umlage) Abrechnung von Altersteilzeit, Schwerbehindertenausgleichsabgabe, (anstatt Fachverfahren ELAN), Kindergeldstatistiken 12

13 Vollständiger Funktionsumfang ohne Lücken Alle Entgeltabrechnungsszenarien laufen hoch automatisiert ab (auch Massenabrechnungsläufe sind möglich) Personaldaten werden bei integrierter Nutzung nur einmal erfasst und lassen sich schnell konfigurieren Plausibilitätsprüfungen in allen Anwendungen Umfangreiche Testberechnungsmöglichkeiten Hinterlegte Berechnungsgrößen werden stetig an die aktuelle Rechtslage angepasst Maschinelle Nettolohnhochrechnung und Pfändungsabzug Integrierte Reisekostenermittlung/-verarbeitung 13

14 Spart Kosten und Zeit: Abrechnungsdaten sicher und verschlüsselt elektronisch übermitteln Elektronische Lohnsteueranmeldung und bescheinigung Elster Elektronische Monats- und Jahresmeldungen an die Sozialversicherungsträger (DEÜV) Elektronische Meldung der Entgeltnachweise an die zentrale Speicherstelle (ELENA-Verfahren) Monatliche -Meldung der SV-Beitragsnachweise an die Krankenkassen (ITSG-Zertifikat) Elektronische Meldung an die Zusatzversorgungskassen (DATÜV-ZVE) Elektronische Übermittlung von Statistiken an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder (estatistik.core) 14

15 Empfänger-orientiert: Eine Verdienstabrechnung, die ihre Mitarbeiter nachvollziehen können 15

16 Keine Frage bleibt offen: Umfassende Berichtsfunktionen sorgen für klare Informationen Standardauswertungen und Bescheinigungen: Lohnsteuer, Aufwandsentschädigung für Arbeitnehmer, Reisekosten, Kindergeld, Verdienst für fortlaufende Beschäftigungsverhältnisse, Verdienst für Arbeitnehmer mit mehreren Beschäftigungszeiträumen, Arbeitsbescheinigung gemäß 312 SGB III, Diverse gesetzlich vorgeschriebene Beschäftigungsauskünfte (z. B. für Nebeneinkommen, Antrag auf Wohngeld etc.) Diese Bescheinigungen und Statistiken können individuell gestaltet werden Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in einem integrierten Dokumentenarchiv historisiert 16

17 Kunde aus dem Bereich Personalabrechnung: Theater Lübeck Seit 2008 Kunde 4 Spielstätten 550 Vorstellungen (Oper, Schauspiel, Konzert) 325 feste Mitarbeiter, 70 Gäste monatlich abzurechnen Die gesetzlichen Änderungen werden immer pünktlich umgesetzt. Björn Marwede, Verwaltungsdirektor Theater Lübeck. 17

18 Lohnarten pro Mitarbeiter hinterlegen sämtliche Be- und Abzugslohnarten des Beschäftigten auf einen Blick 18

19 Monatliche Daten zur Sozialversicherung 19

20 Stammdatendialog Krankenkasse automatisch die Daten der richtigen Krankenkasse übernehmen 20

21 Das Herzstück: Definition der Tarifdaten und Stundenlöhne 21

22 Online-Workshop 11. Oktober 2011 Zeit für Ihre Fragen! 22

23 MACH Personalmanagement: Ein Programm, viele Möglichkeiten 23

24 Ein Auszug unserer Anwender MACH Personalmanagement Kreis Schleswig-Flensburg 24

25 Online-Workshop, Lübeck, 11. Oktober 2011 So werden Sie optimal unterstützt beim Management Ihrer wichtigsten Ressource: Ihrem Personal! Gern führen wir den Dialog mit Ihnen fort: MACH AG Tel.:

gedeon IT-Projekte Wolfgang Kragt Rudolf-Diesel-Str. 15-17 56220 Urmitz/Rhein Telefon: 0 26 30 / 95 74 74 Telefon: 0 26 30 / 95 74 76

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