PRODUCT BULLETIN. Doxis4 Gateway 9.0 unterstützt. SharePoint 2013 und bietet Highlights bei der Volltextsuche in 3. SER- News

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1 SER Kunden- News aus dem Doxis4- Produktmanagement P Ausgabe 8 in 2014 Doxis4 SmartOutlook Plus mit Ähnlichkeitsprüfung Neue Trefferlistenfunktionen mit SmartOutlook Plus Doxis4 Gateway 9.0: Integration in Microsoft SharePoint 2013 INHALT Schneller ablegen und suchen mit Doxis4 SmartOutlook/ Plus 9.0 enutzeroberfläche Schneller ablegen Schneller finden Verbesserte Konnektivität Der Schwerpunkt dieser Ausgabe des SER Product ulletins liegt auf Doxis4 SmartOutlook/ Plus 9.0 mit 1- Klick-Ablage und - Suche. Außerdem in dieser Ausgabe: 2. Neu in Doxis4 Gateway 9.0 Doxis4 Gateway 9.0 unterstützt 2.1 SharePoint Unterstützung 2.2 Highlights der Volltextsuche SharePoint 2013 und bietet Highlights bei der Volltextsuche in 3. SER- News 3.1 SERacademy: Schulungstermine Microsoft Outlook, IM Lotus und Windows Explorer. 4. Release News Seite 1/7

2 Doxis4 SmartOutlook/ Plus Schneller ablegen und suchen mit Doxis4 SmartOutlook/ Plus 9.0 DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE Mit der neuen Version von Doxis4 SmartOutlook Plus/Doxis4 Smart Plus sind Ablagen jetzt im Handumdrehen erledigt mit nur einem Klick lassen sich beliebig viele E- Mails archivieren. Ebenso schnell und einfach können Dokumente gefunden und aus einer Trefferliste zum weiteren earbeiten exportiert oder versendet werden. Auch die enutzeroberfläche wartet mit einigen Verbesserungen auf. Die neue Symbolleiste mit Split- uttons bietet direkten Zugriff auf letzte Ablagen und Suchen: Wiederkehrende Aktionen lassen sich somit deutlich schneller ausführen. Die wichtigsten Neuerungen im Überblick: Anpassbare Symbolleiste spart viel Platz E- Mails schneller und einfacher ablegen 1- Klick-Ablage mehrerer E- Mails Vorlagen aus Ablagen erstellen Dokumente schneller suchen & finden 1- Klick- Suche Neue Aktionen in Trefferlisten verbessern die Zusammenarbeit Einsatz ohne Exchange-Server möglich Office 365, Zarafa oder IMAP4 sind nun ebenfalls unterstützt 1.1 enutzeroberfläche Kompakt und effizient: Die neue Symbolleiste fasst die wesentlichen Funktionen zur Ablage und zur Suche platzsparend zusammen. Welche Funktionen wichtig sind, bestimmen Sie blenden Sie einfach nur diejenigen Schaltflächen ein, die Sie für Ihr Tagesgeschäft benötigen. Apropos Anzeige: Natürlich können Sie jederzeit von der Symbolleiste zur Aufgabenleiste und zurück wechseln. esonderes Augenmerk verdienen die sogenannten Split- uttons : Ein Klick auf die Schaltfläche löst die entsprechende Funktion direkt aus. Ein Klick auf den Pfeil darunter öffnet ein Menü, aus dem Sie weitere Elemente (wie beispielsweise eine der zuletzt verwendeten Ablagen) wählen können. Als weitere Verbesserung der enutzeroberfläche ist die Ähnlichkeitsprüfung hervorzuheben: Ist sie aktiviert, wird diese bei der Ablage von E- Mails nun direkt innerhalb der Aufgabenleiste angezeigt. So können Sie auf einen lick erkennen, ob es zur abzulegenden E- Mail bereits ein passendes Dokument im Archiv gibt. Neue Symbolleiste mit Split- uttons und integrierte Ähnlichkeitsprüfung Seite 2/7

3 Doxis4 SmartOutlook/ Plus Schneller ablegen Um die Ablage wiederkehrender E- Mails zu beschleunigen, können Sie die Werte Ihrer zehn zuletzt durchgeführten Ablagen übernehmen. Somit entfallen die Wahl des Ablagedialogs, die Auswahl der Ablagemethode sowie die Eingabe der Deskriptorwerte bis auf diejenigen Werte, die Sie bei der aktuellen Ablage ändern möchten. Zur Automatisierung wiederkehrender Ablagen können Sie nun auch Ablagevorlagen auf asis bereits erfolgter Ablagen erstellen. Das System speichert hierzu Ihre zehn zuletzt durchgeführten Ablagen einer E- Mail und bietet diese komfortabel zur Auswahl an. Sie müssen Ihrer neuen Ablagevorlage lediglich einen aussagekräftigen Namen geben, alle anderen Einstellungen werden automatisch übernommen. Ablagevorlagen aus Ablagen einer E- Mail ableiten E- Mail wie zuletzt ablegen 1- Klick-Ablage sogar mehrere E- Mails gleichzeitig! Möchten Sie alle Ablageeinstellungen unverändert übernehmen, können Sie eine neue Ablage jetzt mit nur einem Mausklick durchführen, indem Sie beim Klick auf die Schaltfläche Wie letzte Ablage die Strg-Taste gedrückt halten. Auf diese Weise lassen sich sogar beliebig viele E- Mails gleichzeitig ablegen, da diese neue Funktion auch die Ablage mehrerer E- Mails unterstützt. 1.3 Schneller finden Auch das Suchen nach Dokumenten wird mit der neuen Version besser unterstützt und vereinfacht. Analog zur Ablage können Sie über die Funktion Wie letzte Suche mit gedrückter Strg-Taste eine 1- Klick- Suche starten, wenn Sie mit genau denselben Einstellungen wie bei Ihrer letzten Recherche nach Dokumenten suchen möchten. Oder Sie verwenden eine der zehn zuletzt durchgeführten Suchen, die Ihnen im Menü zur Auswahl angeboten werden. Das Release 9.0 hält noch weitere Ergänzungen zur zeitsparenden Ablage von E- Mails für Sie bereit. Nachstehend eine kurze Übersicht: Zuletzt gesendete Dokumente: Öffnen Sie eine der 20 zuletzt versendeten E- Mails und starten Sie die Ablage direkt in der geöffneten E- Mail (diese Funktion steht nur in Doxis4 SmartOutlook Plus zur Verfügung). Mein Ablagedialog: Richten Sie einen Ihrer vorhandenen Ablagedialoge als Vorgabedialog ein, so lassen sich wiederkehrende Ablagen in derselben Dokumentklasse rasch erstellen. Letzte Ablagen aus aktuellem Ordner: Sortieren Sie Ihre E- Mails in Ordnern? Dann können Sie nun auch E- Mails auf asis Ihrer letzten zehn Ablagen aus dem aktuellen Ordner ablegen. Dokumente wie zuletzt suchen Nach einer Suche wird es oftmals erforderlich, gefundene Dokumente an angrenzende Prozesse zu übermitteln oder sich eine Übersicht zu einem komplexen Vorgang zu verschaffen. Das wird mittels der entsprechenden Funktionen der Trefferliste nun ohne weiteres möglich: Dokumente und Listen können exportiert sowie Verknüpfungen zu Dokumenten versendet werden. Seite 3/7

4 Doxis4 Gateway 9.0 Neue Funktionen und Konfiguration der Trefferliste Zudem kann das Kontextmenü präziser an Ihre Anforderungen angepasst werden. Vergleichbar zur Symbolleiste können Sie auch hier festlegen, welche Funktionen überhaupt angezeigt werden sollen. 1.4 Verbesserte Konnektivität eim Einsatz von Doxis4 SmartOutlook Plus ist nun die Verwendung anderer MAPI- kompatibler Mail- Server (wie zum eispiel Office 365, Zarafa oder über IMAP4/POP3 angebunden) technisch grundsätzlich möglich. Allerdings ist mit kleinen Einschränkungen im Funktionsumfang zu rechnen: eispielsweise können in s, die über IMAP4 von einem Mail- Server abgerufen wurden, keine Ablageinformationen abgespeichert werden. Der Einsatz solcher Mail- Server in einer Produktivumgebung sollte nur in Absprache mit SER erfolgen. 2. Neu in Doxis4 Gateway 9.0 DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE Im Fokus des Doxis4 Gateway 9.0- Release steht die Unterstützung von SharePoint Damit einher gehen Neuerungen und Erweiterungen der SharePoint- Integration. Flankiert werden diese Neuerungen von zahlreichen anderen Erweiterungen. Die wichtigsten Neuerungen im Überblick: SharePoint Unterstützung Highlights der Volltextsuche: Hervorhebung der Suchwerte in Trefferlisten und in der Vorschau Aktualisierte Plattform- Unterstützung: Unterstützung für /i/domino Unterstützung für Oracle 12c 2.1 SharePoint Unterstützung Die SharePoint- Integration von Doxis4 Gateway unterstützt nun auch Microsoft SharePoint 2013 in den Editionen Foundation, Standard und Enterprise. Damit lassen sich Dokumente und andere SharePoint Items über Regelwerke in den Doxis4 CS- Server übertragen. Auch eine manuelle Archivierung von Dokumenten aus Share- Point durch den enutzer ist möglich, um beispielsweise aus einem SharePoint Workspace nur diejenigen Dokumente zu übernehmen, die längerfristig aufbewahrt werden sollen. Nach der Archivierung können die Items in SharePoint entweder als Kopie für einen schnellen Zugriff verbleiben oder direkt gelöscht werden. Als dritte Alternative können Dokumente auch durch eine Link- Datei ersetzt werden, über die dann der Zugriff aus SharePoint in gewohnter Weise möglich ist. Doxis4 Gateway ist dabei mehr als ein regelbasiertes Archivierungsframework: So können Dokumente in Share- Point auch nach einer Archivierung wiederhergestellt und bearbeitet werden. Änderungen werden von Doxis4 Gateway anschließend wieder mit dem Archiv synchronisiert Seite 4/7

5 Doxis4 Gateway 9.0 Doxis4 Gateway- Integration in Microsoft SharePoint 2013 und führen dort zu einer Versionierung des Dokuments, so dass die Nachvollziehbarkeit stets gewahrt bleibt. Ein lick auf die enutzeroberfläche zeigt, dass sich die Doxis4 Gateway SharePoint- Integration nahtlos in Ihre gewohnte Arbeitsumgebung einfügt. Alle Archiv- Funktionen stehen in einer zusätzlichen Registerkarte zur Verfügung, Symbole kennzeichnen den Status der Dokumente so können Sie archivierte Dokumente einfach von nicht archivierten Daten unterscheiden. Die transparente Versionsverwaltung unterstützt Sie beim Umgang mit archivierten Dokumenten. So werden zum eispiel Dokumente, von denen noch nicht alle Versionen archiviert wurden, mit einem speziellen Statussymbol gekennzeichnet. Archivierte und gekürzte Dokumente (d.h. durch eine Link- Datei ersetzte Dokumente) lassen sich auch ohne Wiederherstellung öffnen, was den Einblick in die Inhalte derselben beschleunigt. Und die Anzeige des Versionsverlaufs verrät auf einen lick die gesamte Historie eines Dokuments; bei edarf können hieraus ältere Versionen direkt angezeigt (geöffnet) oder wiederhergestellt werden. Im Unterschied zu vorherigen Versionen verwendet Doxis4 Gateway 9.0 nicht mehr die RS- Schnittstelle ( Remote LO Store ) von SharePoint, da SharePoint 2013 die Dokumentdaten hierüber nicht mehr originär bereitstellt, sondern in einem proprietären Format ablegt. Entsprechend ist diese Schnittstelle nicht mehr für Archivzwecke geeignet. Daher wurde die SharePoint- Integration in Doxis4 Gateway 9.0 komplett erneuert, wodurch eine Unterstützung von SharePoint Server 2010 ab V9.0 entfällt. Weitere technische Hintergründe und Details finden sich im Whitepaper Archivierung und ILM für SharePoint unter Highlights der Volltextsuche In den Doxis4 Gateway Client- Integrationen für Microsoft Outlook, IM Lotus und Windows Explorer werden in der Trefferliste einer Volltextsuche nun diejenigen Textstellen hervorgehoben, über die ein Dokument gefunden wurde (sogenannte Hotspots ). Gleiches gilt auch für die Dokumentvorschau, in der diejenigen Textstellen farbig gekennzeichnet werden, die mit dem Suchwert zumindest teilweise übereinstimmen: Je größer die Übereinstimmung, desto kräftiger ist die Hervorhebung. Darüber hinaus kann der enutzer die Anzeige der Hotspots in Trefferlisten aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, ob er in der Trefferliste mehr Platz für die Ergebnisse haben oder die besten Fundstellen direkt sehen möchte. Versionshistorie eines archivierten Dokuments in Microsoft SharePoint 2013 Seite 5/7

6 3. SER- News SER- News SERacademy Freie Schulungstermine im November Doxis4 CS Administration Einsteigerpaket onn Doxis4 CS Systemadministration erlin Doxis4 CS Systemadministration (Teil 2) erlin academy Doxis4 Workflow onn Doxis4 Capture onn Doxis4 InvoiceMaster Read SLX onn Doxis4 Record Service onn Doxis4 wincube Scripting onn Doxis4 wincube Scripting for Workflow onn THEMENVORSCHAU In den nächsten beiden Product ulletins werden Neuerungen von Doxis4 CS 3.0. Das Product ulletin 09/2014 erscheint im November 2014 Seite 6/7

7 4. Release News Release News Diese Rubrik vermittelt einen Überblick über die aktuellen Release-Stände der wichtigsten SER- Produkte und Komponenten sowie über die wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen seit dem letzten SER Product ulletin. Sämtliche Neuerungen und Fehlerbehebungen finden Sie in den Release der jeweiligen Produkte. ASISDIENSTE Doxis4 Content Service us: V2.4p4 Doxis ITA-Server: V4.50 Fehlerbehebungen & Erweiterungen sowie Änderungen in der Plattformunterstützung gemäß Release Doxis Workflow Server: V Doxis4 Rendition Server: V3.2p1 Doxis4 Imaging Service: V1.0p4 Serverseitiges Rendern für HTML5 Viewer Doxis4 safelock: V2.2p1 CLIENTS Doxis4 wincube und cubedesigner: V6.3p3 Fehlerbehebungen & Script- Erweiterungen gemäß Release Doxis4 webcube: V6.4 Neuerungen wie im Product ulletin Sept Doxis4 mobilecube: V2.0p1 Neuerungen wie im Product ulletin Juli 2014 Doxis4 SmartOffice Plus: V6.3p3 Doxis4 SmartOutlook/Smart Plus: V9.0.2 Neuerungen wie in diesem Product ulletin SAP- INTEGRATION Doxis4 httpcontentserver: V7.2p1 Doxis4 InvoiceMaster SAP Control: V7.0 Doxis4 AutoIndexer for SAP: V2.4.0 Doxis4 Folder Cockpit for SAP: V1.0 Anlagenliste 2.0 : Virtuelle Akten in SAP Doxis4 WebDAV Connector for ILM: V1.0 Neuerungen wie im Product ulletin Juni 2014 KONNEKTOREN Doxis4 Gateway Service: V9.0.2 (Doxis4 /file/sharepoint ILM Manager) Neuerungen wie in diesem Product ulletin Doxis4 Intelligent Context Control: V3.1 Neuerungen wie im Product ulletin März 2014 Doxis4 SharePoint Portal Connector: V4.0 Doxis4 WebDAV Connector: V1.0p1 Doxis4 CMIS Connector: V1.0 Neuerungen wie im Product ulletin Juni 2014 Doxis4 Mobile Workflow Access: V1.5.0 Doxis4 OrgaTransmitter: V4.1p4 Service Release: Fehlerbehebungen gemäß Release Doxis4 PDF & TIFF Producer: V2.18 INOUND & INVOICE MANAGEMENT Doxis4 Capture: V10.1 Doxis4 Importer: V2.1.3 Service Release: Fehlerbehebungen gemäß Release Doxis4 InboundCenter aktuelle Version je nach Edition: CLX: V5.5 SP3/SLX: V Service Release: Fehlerbehebungen gemäß Release Doxis4 InvoiceMaster Read aktuelle Version je nach Edition: CLX: V2.3/SLX: V5.7.1 Doxis4 InvoiceMaster Control: V5.3.2 VERFÜGARE SOLUTION PACKAGES Vertragsmanagement Universal ERP Connector Personalakte Gelangensbestätigung QM- Handbuch Herausgeber SERgroup Holding Europe GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D onn Tel: Internet: info@ser.de Für die SER- Landesgesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle Warenzeichen sind eingetragenewarenzeichen ihrer Eigentümer. Aussagen über gesetzliche, rechtliche und steuerliche Vorschriften gelten als nicht verbindlich. Alle Angaben im Prospekt sind als annähernd zu betrachten. Änderungen in Konstruktion und Lieferumfang bleiben vorbehalten. SERgroup Holding Europe GmbH Stand: Ausgabe , ger Seite 7/7