Terminologiearbeit in der Praxis

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1 Terminologiearbeit in der Praxis Köln, den Dr. François Massion Geschäftsführer der D.O.G. Dokumentation ohne Grenzen GmbH

2 Inhalt 1. Terminologiearbeit in den Unternehmen heute 2. Von der Theorie zur Praxis 3. Der Weg zur eigenen Terminologie 4. Terminologieprogramme 5. Was tun mit der Terminologie? 6. Kosten und Nutzen der Terminologie: eine Argumentationshilfe Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

3 Herr Müller Das ist Herr Müller, Konstrukteur bei FIRMA Herr Müller hat ein Ding konstruiert Ich bin Das Ding Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

4 Reise eines Begriffs Das ist mein neues Ding. Ich nenne es Zeitgeber A-12 Konstrukteur Ich hole Angebote für die Produktion des Zeitschalters A-12 ein Ich brauche 300 Timer A-12 Kunde Wir fangen mit dem Vertrieb des Zeitgebers A-12 an Einkauf Jetzt geht das Zeitwerk A-12 in die Produktion Vertrieb Lieferant Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

5 Test Wie heißt das Ding N? "Waschmitteleinspülkasten" (Miele) "Waschmittelbehälter" (Hanseatic) "Einspülkammer" (Hoover), "Waschmittellade" (Euronova) "Einspülschale" (Bosch-Siemens) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

6 Praxisbeispiel Hier wird etwas gezeigt.. Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

7 Ursachen für die Inkonsistenz Keine Terminologiepolitik (meistens aus Kosten- und Zeitgründen) Verschiedene Autoren Keine Strategie für die Prägung neuer Begriffe Content Management Systeme: Content oft unabhängig vom Gesamtergebnis (Dokument) erstellt Translation Memory Systeme (Einzelne Sätze ohne Zusammenhang, Vererben von Fehlern, Nachträgliche Terminologieänderungen Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

8 ... und die Folgen Kommunikationsfehler: intern, mit Lieferanten und Kunden Kosten für Fehlerbehebung Weniger Wiederholungen in der Dokumentation... und in den Übersetzungen (Multiplikationsfaktor) Rechtskosten bei falscher Auslegung: Verträge, Ausschreibungen, Garantien Zeitverlust für Klärung von Missverständnissen: Meetings, Übersetzerrückfragen, Kundenanfragen Marktvorsprung geschmälert durch nicht (rechtzeitig) gefundene Informationen Imageschaden (Kunde unzufrieden) Unzufriedener Kunde: Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

9 Terminologiefehler können teuer werden! Kompressor Verdichter (+Kompressorgehäuse usw ) Kompressor kommt in folgenden Dokumenten vor: Handbuch, SAP-Liste, CD-ROM, Internet, Broschüre (5) Produktreihe A, B, C, und H (4) Übersetzungsdatenbanken (10) Kompressor wurde in 10 Sprachen übersetzt 1 Änderung = 5 x 4 x 10 = 200 Dateien mit evtl. je mehreren Änderungsstellen Beispiel für die Kosten einer Benennungsänderung Terminologie Suchen und Ersetzen: ca. 8 Stunden = 500,- Euro Layout in allen Sprachen neu gestalten: ca. 50 Stunden = 3.000,- Euro Neudruck von 2 Publikationen : 2.500,- Euro GESAMT 6.000,- Euro Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

10 Neue Dokumentationsprozesse Neue Prozesse brauchen Terminologie! Der Workflow von Morgen: Dokumentation in Informationseinheiten Formatneutral für verschiedene Anwendungen / Träger Redakteure erstellen nur neue Einheiten oder ändern vorhandene Diese Einheiten werden vorübersetzt Unbekannte Sätze eventuell von Machine Translation Systemen übersetzt Übersetzer repariert die MT-Übersetzung oder übersetzt einzelne Sätze Frankenstein-Effekt Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

11 Terminologen werden gesucht Haben diese Firmen zu viel Geld? oder sehen Sie den Nutzen? SAP-Vorstand Gerhard Oswald:...promote precise and consistent use of terminology ( ) in all published materials. Terminologie <ist> ( ) die Grundlage jeder Knowledge Management-Strategie. ( ) Terminologie trägt mit 30% zur Usability unserer Produkte bei. (Juli 2000, Zitat aus Präsentation von Mark Childress, Verantwortlich für Terminologie bei der SAP AG) Common engineering terms can have different meanings to different people. Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

12 Etwas Theorie Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

13 Das semiotische Dreieck Steckdose Vorstellung = Begriff Benennung Steckdose (echter) Gegenstand Dose Buchse Wandsteckdose Anschlussdose Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

14 Forschungs- & Anwendungsgebiete Informationsgewinnung (Internet, ECHELON usw.) Wissensmanagement Systeme im Unternehmen (Aufbau semantischer Netze zur Wissensrepräsentation) Liebherr + Triebwerkabzapfluft Klimaanlagen Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

15 Terminologische Forschung Corpusanalyse (einsprachig / mehrsprachig, Fachtexte / allg. Texte...) Text = sehr komplexes System lexikalischer Einheiten Herausforderung bei Begriffserkennung: Morphologische Varianten: Stellrad / Stellräder (Morphologische Reduktion Lemmatisierung) Lexikalische Varianten: Anwendung / Software Syntaktische Varianten: Auf Taste F1 drücken / Bitte drücken Sie auf Taste F1 Kollokationen: direkte Kosten (vgl. hohe Kosten ) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

16 Strategien zur Termextraktion Statistischer Ansatz: Frequenz von Wörtern bzw. Wortgruppen Suche nach Kollokationen: Welche Wörter kommen öfter in der Nähe anderer vor Linguistischer Ansatz: Linguistische Kennzeichnung des Textes (Adj., Subst., Verb...) Einbeziehung linguistischer Modelle (z.b. Suche nach Adj + Subst = hinterlegte Suchschablone) Mischstrategien Text kennzeichnen Linguistische Strukturen erkennen Wörterbücher Statistisch filtern Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

17 Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

18 Die 4 Aspekte der Terminologiearbeit Extraktion Verteilung Verwendung Verwaltung / Pflege Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

19 Aufgabenstellung Was wollen wir heute erreichen? Mit wenig Aufwand und Standardtools: Einfache einsprachige Terminologieliste extrahieren Diese Terminologie anderen zur Verfügung stellen Möglichst viele Arbeitsschritte automatisieren Es muss nicht immer Kaviar sein! Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

20 In 5 Schritten zu Ihrer eigenen Terminologie 1. Konzept ausdenken (Gestaltung und Umfang des Firmenglossars, erforderliche Ressourcen, Workflow und organisatorische Maßnahmen: Wer / Welche Schnittstellen?). 2. Ausgangsterminologie als Rohliste extrahieren 3. Bereinigung der Rohliste 4. Übersetzung 5. Verteilung / Verwaltung Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

21 Terminologieprozess Workflow definieren mit: 1. Einzelnen Arbeitsschritten: Recherche Erfassen Vorschlagen Prüfen Freigeben Übersetzen 2. Rollen & Beteiligten: firmenintern / extern 3. Schnittstellen (Was wird von A an B übergeben) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

22 Glossarstruktur Minimalistisch oder Maximalistisch? KANN/MUSS - Einträge Begriff od. Benennung Übersetzung Wortart Quelle Status Anwendungsbeispiel Definition (Bild...) Einsatz: empfhohlen ; bevorzugt Sperrbegriff / Negativterm... Synonym Definitionsbeispiel Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

23 Terminologiequellen Die Quellen Umfang Betriebsanleitungen Kataloge Datenblätter Produktdatenbanken Teilelisten Websites Translation Memories Duden Universalwörterbuch A-Z: Einträge Großunternehmen: pro Sprache (Anlagenbauer: Begriffe!) Technischer Mittelstand: Begriffe Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

24 Manuelle Extraktion Was kann man automatisieren? Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

25 Terminologieliste (einfache Wörter) Arbeitsschritte: 1. Datei in Textformat speichern (Formatierungselemente entfernen) 2. Umbrechen (Leerzeichen durch Absatzmarke) 3. Einzelwörter sortieren 4. Mit Excel Duplikate entfernen Excel: Spalte markieren Daten > Filter > Spezialfilter Anschließend Keine Duplikate anklicken Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

26 Nicht benötigte Wörter entfernen Stoppwörter Allgemeine Wörter (wird, ist, der...) Bereits vorhandene Fachwörter Negativergebnisse aus der Listenbereinigung (was nicht als Terminologie gilt) Mit der Zeit Stoppwörter effizienter Spezielle Stoppwörter für Mehrwortbegriffe Bekannte Termini in die Stoppwörterliste aufnehmen Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

27 Mehrwortlisten 1. Liste mit einfachen Wörtern 2. In Excel x-fach und versetzt kopieren 3. Bereinigung über spezielle Stoppwörter Syntaktische Modelle: Adj. + Subst. ( elektromechanisches Zählwerk ) Entfernen von Benennungen mit best. Wörtern am Segmentanfang bzw. Ende Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

28 Zweisprachige Extraktion Methoden Lexikalisch Statistisch Herausforderung Kenntnisse beider Sprachen erforderlich Keine 1:1 Symetrie: Inhaltsverzeichnis <-> table of content Vorgehensweise bei 2-sprachiger Extraktion: 1. Fachwörter in 2 Texten getrennt extrahieren 2. Text satzweise alignen bzw. mit zweisprachiger Datei arbeiten (z.b. ungecleante Datei von Trados) 3. Stoppwörter ausgrauen und Fachwörter hervorheben Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

29 Übersetzungssuche im Internet Wo findet man Terminologie? Datenbanken (IATE = Inter-Active Terminology for Europe [< EURODICAUTOM], LEO) Online-Wörterbücher (z. B.: inurl:terminology ) Wörterbuchsammlungen Diskussionsgruppen ( Suchmaschinen Hilfreiche Suchprinzipien Ausdruck in Anführungszeichen Suche in mehreren Sprachen Buchse + est une Suche in mehrsprachigen Sites: site:ch Bennennung + de-en (Beispiel: Schraube de-en) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

30 Tipps & Tricks (1) Internet benutzen a) Validierung eines Ausdrucks b) Häufigkeit von Alternativen Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

31 Tipps & Tricks (2) Internet für die Bildersuche benutzen Stimmt s? Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

32 Tipps & Tricks (3) Mit Definitionen arbeiten Weiterleitung zu anderen Seiten Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

33 Tools Bisher: Manuelle Extraktion besprochen Softwaregestützte Extraktion: Professionelle Tools am Markt: crossterm, Deja Vu, Multiterm & WebTerm [ ].. + TermiDOG Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

34 TermiDOG (1) Extraktionsfenster Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

35 TermiDOG (2) Eintragsfenster Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

36 Multiterm Extract Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

37 Synchroterm Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

38 Den Extraktionserfolg messen Methode zum Vergleich von Terminologieextraktionstools Noise und Silence Noise = überflüssige Begriffe Silence = fehlende Begriffe (Beispiel) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

39 Terminologie bereitstellen Wie wird Terminologie anderen zur Vefügung gestellt? Als Datei / selbständiges Programm Excel- / Access-Listen PDF-Wörterbücher Terminologiedatenbanken Terminologieplattform Während des Übersetzungsprozesses, z.b.: Multiterm TermStar Austauschstandards TBX (TermBase exchange) für Bestände aus Terminologiedatenbanken. MARTIF (z.b. bei TermStar, basiert auf ISO ) OLIF: Otelo-Projekt von der EU-Kommission (Austausch von Wörterbüchern für verschiedene maschinelle Übersetzungssysteme) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

40 DOG - Terminologieplattform Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

41 Einige Programme im Überblick Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

42 Terminologiepflege Budget und Zeit einplanen! Aufwand abhängig von der Glossarstruktur (Definitionen oder nicht, weitere Angaben ) ca. 10% des Aufwands für die Terminologieerstellung Strategien zur effizienten Datenpflege: Vor jedem Projekt nach neuen Begriffen suchen Mit Status und Attributen arbeiten Qualitätssicherung nutzen, um Terminologie zu validieren (neue Definitionen, Alternativbenennungen, Synonyme) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

43 Terminologie im Einsatz Erstellen/ Extrahieren Ausgangsdokument (Deutsch) Prüfen Redakteur Termbank Erstellen/ Extrahieren Übersetzung Prüfen Übersetzer Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

44 Einsatzmodell: 1) der Redakteur (3) Übersetzung (1) Konstruktionsplanung: Konstruktion Dokumentation Terminologie Teile/Prozesse schon benannt? (2) Redaktion Konsistenzprüfung Prüfung auf Negativwörter Neubennennung (mit Freigabeprozess) Term- Datenbank Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

45 Terminologiekontrolle für Autoren 1) D.O.G. MS-Word-Plug-in Dokument auf Listen von Sperrwörtern durchsucht Protokoll-Datei wird generiert 2) Cognitas FrameMaker-Plug-in Sperrwörter in Dokumente markiert Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

46 Benennungen prägen Allgemein festgelegte Benennung? Vorhanden in Firmendatenbank? Neue Benennung benötigt? Funktionalität Beschaffenheit Aussehen Immer voll ausschreiben Übersetzergerechte Benennungen Medizingerät Peripheriegerät Steuergerät Chirurgiegerät Meßgerät GERÄT controller device equipment instrument unit Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

47 Einsatzmodell: 2) der Übersetzer Dokument analysieren Neue Terminologie Terminologie übersetzen Terminologie freigeben QA der Terminologie Terminologie aktualisieren identifizieren + Term- Datenbank Referenzmaterial Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

48 ErrorSpy Wurde die korrekte Terminologie verwendet? Sind identische Segmente konsistent übersetzt? Sind Zahlen und Dezimalzeichen korrekt? Ist der Text vollständig übersetzt? Wurden Tags gelöscht oder beschädigt? Stimmen Akronyme in beiden Sprachen überein? Sind die typographischen Zeichen korrekt? Die Qualitätssicherungssoftware für Übersetzungen ErrorSpy unterstützt den Lektor durch computergestütztes Ausführen von Routineaufgaben. Daraus ergibt sich mehr Sicherheit bei der Fehlererkennung sowie ein deutlicher Qualitäts- und Kostenvorteil. Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

49 und die Kosten? Kosten so oder so! Eine Terminologie aufzubauen kostet Geld Keine aufzubauen kostet auch [mehr] Geld! Terminologie nebenher? Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

50 Welche Kosten entstehen? Optional aber besser: Personalkosten für einen Arbeitsplatz (Terminologiemanager) Software (Multiterm; Termstar; TermiDOG; DOG Terminologieplattform) Festlegung Ausgangskorpus (mit Definitionen, Zusatzinformationen) Abhängig von der Glossarstruktur: - Minimalistisch: ca Begriffe pro Stunde - Maximalistisch: ca. 3 Begriffe pro Stunde Übersetzung: Schätzung: ca. 1-2 Euro pro Begriff Pflege: ca. 10% des Aufwands für eine neue Terminologie Möglichkeit, einen Teil der Arbeit zu outsourcen (geringere Fixkosten) Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

51 Kostensenkung durch Teamarbeit Programmierer Es gibt ein Mehrwertnetzwerk: Insellösungen und Mini-Initiativen vermeiden, die oft in den Sand verlaufen. Terminologie ist die Sache aller! Technischer Redakteur QA-Beauftragter Werbeagentur Trainer Behörde Kooperative Arbeitsweise Bei der Extraktion Beim Terminologieaustausch Feedback! Projektingenieur Einkauf Arbeitsteilung verschafft Kostenvorteile Marketing Übersetzer Lieferant Normenstelle Kunde Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

52 Kostenbeispiele Kleine Lösung: Aufbau einer Datenbank mit Fachbegriffen in 4 Sprachen und ohne Einstellung eines Terminologiemanagers. Keine Definition Position Kosten Extraktion + Validierung (Deutsch) 500,00 Übersetzung in 3 Sprachen 8.400,00 TermiDOG 250,00 Gesamt 9.150,00 Große Lösung: Einstellung eines Terminologen. Aufbau einer Datenbank mit Fachbegriffen in 4 Sprachen Position Kosten Gehalt Terminologiemanager ,00 Extraktion + Validierung (Deutsch) - Übersetzung in 3 Sprachen ,00 Terminologiedatenbank (z.b. D.O.G.) ,00 Schulung versch. Mitarbeitergruppen 3.000,00 Gesamt ,00 Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

53 Nutzen Nutzen auf 4 Ebenen Produktion Kommunikation Image Wissen & Firmenwert Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

54 Wissen und Firmenwert Wert eines Unternehmens ist zu einem wichtigen Teil sein Know-how Know-how / Wissen muss aus den Köpfen und für andere verfügbar werden Wissen ist ein Asset: intellektuelle Vermögenswerte Den Wert dieses Assets kann man erhöhen: Dokumentiert, präzis und verfügbar Wissen kann verkauft werden Wissen und Terminologie kann man nicht trennen: Finden + wieder verwenden Fallbeispiele: Wie vermitteln wir unseren chinesischen Lieferanten unsere Qualitätsstandards?" Herr Müller wird in diesem Jahr pensioniert. Wie können wir sein Wissen sichern?" Vor 2 Jahren hatten wir dasselbe Problem. Wie haben wir es gelöst?" An diesem Projekt sind 4 Firmen beteiligt. Wir stellen wir sicher, dass alle dasselbe verstehen? Herr Schmidt verstärkt ab sofort das Projektteam. Wie bringen wir ihn schnell auf den aktuellen Stand?" Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

55 Mit Zahlen argumentieren... Mögliche Einsparungen 10 Minuten pro Monat pro Mitarbeiter gespart (60 Euro Std.-Kosten, 1000 MA) Ein Geschäftsabschluss zusätzlich durch bessere Wissensvermittlung Abstellen der kleineren Terminologieinitiativen 3 Mann-Monate Vermeiden teuerer Korrekturen in der Dokumentation ,- Euro ,- Euro ,- Euro 6.000,- Euro 2 Wochen Zeitgewinn bei Produkteinführung durch effizientere Zusammenarbeit mit Lieferanten ,- Euro Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

56 Danke fürs Zuhören! Kontakt: François MASSION Tel.: +49 (0)7152 / Wir nehmen Qualität beim Wort. 21. Januar

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