Application Portfolio Management und Unternehmensarchitektur

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1 Application Portfolio Management und Unternehmensarchitektur Für eine umfassende Optimierung der IT Ein MEGA White Paper Von François Tabourot, VP Strategy & Marketing, MEGA Dezember 2012

2 Ziel dieses Whitepapers ist es, den jeweiligen Wert von Application Portfolio Management (APM) und Unternehmensarchitektur für die IT-Governance gegenüberzustellen sowie aufzuzeigen, wieso sich ein gemeinsamer Einsatz der beiden Praktiken lohnt. Angesichts einer explodierenden Anzahl von Anwendungen ist die Optimierung der Anwendungsportfolios ebenso wichtig wie eine tragfähige Unternehmensarchitektur. Häufig sind die beiden Praktiken jedoch nicht klar gegeneinander abgegrenzt. Angesichts der Herausforderung, die Kosten für IT-Ressourcen zu optimieren, sollen betrachtet werden: der Beitrag, den beide Ansätze jeweils leisten können, sowie Best Practices für eine gemeinsame Umsetzung der beiden komplementären Praktiken. Application Portfolio Management und Unternehmensarchitektur: Komplementäre Praktiken mit ein und demselben Ziel APM und Unternehmensarchitektur verfolgen beide dasselbe Ziel: die Kosten der im Unternehmen eingesetzten IT-Assets zu optimieren. Jedoch unterscheiden sich die Herangehensweise und die eingesetzten Methoden der beiden Praktiken maßgeblich. Dies wird in der Praxis jedoch häufig nicht gelebt. Aus diesem Grund ist die Diskussion über den jeweiligen Nutzen der beiden Ansätze sowie etwaige Synergieeffekte eines gemeinsamen Einsatzes schwierig. Häufig finden sich Architekturprojekte, die sich auf die Inventarisierungsphase einer APM-Initiative beschränken. Gewissen APM-Initiativen, die in Architekturwerkzeugen umgesetzt werden, fehlt es an Standardfunktionalitäten, um den Anforderungen der unterschiedlichen Phasen des APM-Prozesses gerecht zu werden. Diese Vermischung führt oftmals zu der Schlussfolgerung, APM und Unternehmensarchitektur seien ähnlich oder gar identisch. Dies wiederum führt dazu, dass der jeweils spezifische Nutzen nicht zu Tage treten kann, ganz zu schweigen von einem etwaigen Mehrwert, der sich aus einem gemeinsamen Einsatz ergeben könnte. 2 Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember 2012

3 1 Application Portfolio Management: Die IT-Assets einer Organisation optimieren APM dient der Optimierung der sich im Einsatz befindlichen IT-Assets. Im Mittelpunkt steht die Verwaltung des Anwendungsportfolios in Hinblick auf die Geschäftsanforderungen und die benötigten infrastrukturellen Ressourcen. So gesehen wird für APM-Projekte eine Minimalarchitektur erstellt, die auf der Datenstruktur und den Attributen der Anwendungen basiert. Diese Minimalarchitektur ist die Basis für die Analyse und Bewertung des Anwendungsportfolios, bezieht jedoch nur jene Elemente Geschäftsbereiche Geschäftsfähigkeiten (Capabilities) Nutzer Anwendung Kernsysteme Technologien Prozesse mit ein, die für die Anwendungsportfolios von Interesse sind (anders als eine Unternehmensarchitektur, die möglichst umfassend sein und die Organisation in ihrer Gesamtheit erfassen soll). Jede eingesetzte Anwendung verfügt über Attribute, die für die Analyse und Entscheidungsfindung benötigt werden: Version, Lifecycle, Kosten, Anwenderzufriedenheit usw. Ebenso muss die Abhängigkeit von Infrastrukturressourcen analysiert werden. Auch wenn die fachliche Dimension in höheren Aggregationsebenen berücksichtigt werden kann, müssen für die Anwendungen (anders als bei der Erstellung einer Unternehmensarchitektur) eine große Zahl an Attributen gesammelt und verwaltet werden (mehrere Tausend, manchmal mehr als ). Eine große Anzahl an Anwendungsattributen sammeln, inventarisieren und verwalten Regionale office Büros Corporate Firmenzentrale Headquarters Departmental Fachabteilungen office Büro Asian in office Asien European Büro in Europa office Büro American in Amerika office... Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember

4 Einführung einer IT-Governance-Praxis im Unternehmen Für die Durchführung einer APM-Initiative muss ein dezentralisierter, unternehmensweiter Kooperationsprozess eingerichtet werden, um die Inventarisierung und Sammlung der für die Analyse benötigten Attribute zu ermöglichen. Art und Volumen der für das APM zu indizierenden Informationen sind dabei nicht immer konkret absehbar. Das behindert häufig die erfolgreiche Durchführung des Prozesses. 1. Aufbau einer effizienten Organisation Um eine größere Effizienz zu erzielen, sollten für APM-Initiativen alle betroffenen Stakeholder innerhalb der Organisation einbezogen werden. Neben der zentralen IT-Abteilung, die ihre eigenen Ressourcen zur Verfügung stellt, sind auch die Fachbereichsleiter sowie die entsprechenden IT-Verantwortlichen möglicher anderer Standorte gefordert. Vor allem in der Inventarisierungsphase sollte die Beteiligung so umfassend wie möglich sein. Dies ist Bedingung dafür, dass die Arbeiten fristgerecht umgesetzt werden und die Dauer der Datensammlung in einem vernünftigen Verhältnis zur Lebensdauer der gesammelten Informationen steht. Inventarisierung Bewertung Konsolidierung Dies lässt sich zum Beispiel mit der Vorgehensweise im Personalmanagement vergleichen. Die Personalabteilung erstellt Analysen für das Management, die auf Informationen zu jedem Angestellten basieren (durchschnittliches Gehalt nach Ausbildung, Standardabweichung, Abwesenheit, Urlaubsplanung usw.). Der Arbeitsaufwand zur Sammlung dieser Informationen liegt jedoch nicht nur bei der Personalabteilung selbst, sondern auch bei anderen Mitarbeitern innerhalb der Organisation. 4 Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember 2012

5 2. Einsatz einfacher Werkzeuge Wie bei jedem Prozess im Bereich des Ressourcenmanagements stützt sich die Umsetzung des APM sowohl in der Anfangsphase als auch im laufenden Betrieb auf Werkzeuge mit nutzerfreundlichen und dezentralisierten Eingabemöglichkeiten, die einer großen Zahl von IT-fremden Anwendern die Beteiligung an der Datenbankaktualisierung ermöglicht. 3. Steuerung der Optimierung Im Rahmen des APM-Prozesses werden schrittweise die folgenden Analysen durchgeführt, um eine Optimierung zu erreichen: die Überprüfung der Einhaltung der Architekturrichtlinien des Informationssystems (Auch hier ist die Analogie mit der Personalverwaltung naheliegend: Wenn Regelungen bezüglich der Gleichstellung und der Mobilität des Karrieremanagements bestehen, wird die Management- Lösung den ordnungsgemäßen, operativen Einsatz überprüfen und gegebenenfalls korrigierende Maßnahmen vorschlagen.) die Suche nach Skaleneffekten zwischen den eingesetzten Anwendungen (Version der Anwendung, des Betriebssystems eines Standorts oder von einem Server zu einem anderen usw.) die Analyse der Lifecycle-Management-Szenarien der unterschiedlichen Komponenten des Informationssystems (Diese Analyse basiert auf den Kostenmodellen der Objekte des untersuchten Portfolios. Sie rechtfertigt die Einführung eines finanziellen Controlling-Ansatzes innerhalb der IT-Abteilung für die Objekte, die in der APM-Lösung verwaltet werden.) Kosten von Anwendungsportfolios bewerten und Konsolidierungsszenarien vergleichen Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember

6 Diese Analysen ermöglichen die Beurteilung von und Entscheidung über Anwendungstransformationsprojekte. Nach der schrittweisen Einführung des gesamten Systems dient die APM-Praxis als eine grundlegende Komponente der IT-Governance. Die APM-Praxis dient dem kontinuierlichen Lifecycle-Management der eingesetzten IT-Assets. Es handelt sich um eine Business-Intelligence-Praxis zu Steuerungszwecken, die auf einer Informationsanalyse gemäß dem Bottom-up-Ansatz beruht. 2 Unternehmensarchitektur: Informationssysteme optimieren und IT-Transformationen planen Ziel von Architekturprojekten ist es, die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Objekten eines Informationssystems zu optimieren und die Durchführung von Transformationen mittels Szenarien zu ermöglichen. Gemäß diesem Ziel basiert die Architekturpraxis immer auf einer Darstellung von Objekten, die in Strukturelementen angeordnet sind. Die Voraussetzung für die Durchführung basiert auf der Reduzierung der zu bearbeitenden Objekte. Eine Herausforderung an eine gute Unternehmensarchitektur ist die Fokussierung auf das Wesentliche Informationen, welche für das APM unerlässlich sind, würden gegebenenfalls die Aussagekraft des Architekturmodells mindern, wenn nicht gar verfälschen. Dieses Strukturelementeprinzip ist besonders wichtig, wenn darauf basierend strategische Entwicklungen getroffen werden müssen (Software-Strategie, neuer Beschaffungsmodus, technologischer Bruch usw.). Eine Optimierung der Architektur gelingt mit umso größerer Wahrscheinlichkeit, je klarer die Architektur dargestellt bzw. je leichter die Landschaft zu verstehen ist. Die Effizienz eines Modells wird nach wie vor an der Verständlichkeit seiner Darstellung sowie der Zahl der Artefakte und Verknüpfungen gemessen. In der Praxis zielt die Architektur hauptsächlich auf die Reduzierung der wahrgenommenen Komplexität ab, die insbesondere im Hinblick auf Transformationsvorhaben und/oder auf die Steuerung der IT wichtig ist. Unternehmensarchitektur basiert stets auf einem systemischen Ansatz, der sich Modellierungssprachen bedient. 6 Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember 2012

7 Strukturelemente zur Reduzierung der wahrgenommenen Komplexität Je nach Komplexitätsgrad und Anzahl der Anwendungen unterscheiden sich die Herangehensweisen der Unternehmensarchitektur von der des Application Portfolio Managements. In der Architektur werden Anwendungen gemäß den festgelegten Optimierungskriterien in Strukturelementen angeordnet. So werden zum Beispiel SAP-Module und deren sich im Einsatz befindlichen Versionen zu Personal-Anwendung im europäischen Raum zusammengefasst. Dies ist ein grundlegendes Prinzip des systemischen Ansatzes und Basis für das Erkennen von wiederverwendbaren Elementen sowie der Erstellung von Standardmodulen und -systemen. 1. Strukturelemente zur Optimierung der Architektur des Informationssystems Durch die Reduzierung der Zahl der zu behandelnden Objekte ermöglicht das Strukturelementeprinzip vor allem ein einfacheres und schnelleres Verständnis der benötigten Schnittstellen zwischen Objekten. Auf diese Weise lassen sich auf jeder Architekturebene vergleichbare Standards herausarbeiten. 2. Strukturelemente zur Optimierung der Architektur einer Anwendung Auf Anwendungsebene kann aus Architektursicht geprüft werden, ob die Architektur der Anwendung wiederverwendbare IT-Services bietet und ressourcen- und schnittstellenoptimiert ist. Diese Informationen sind für das APM nicht von Interesse, auch dann nicht, wenn sie auf Aufwendungsebene durchgeführt werden. Diese Fragestellung gehört nicht ins APM, sondern in die Anwendungsmodellierung. Die Herausforderung an eine gute Unternehmensarchitektur ist die Fokussierung auf das Wesentliche Geschäftsarchitektur IT-Architektur/ Anwendungsarchitektur Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember

8 3. Modellierungswerkzeuge 3 Architekturwerkzeuge dienen einem Top-down-Ansatz, mit dem ein entsprechender Systemplan erstellt werden kann. Ein solches Werkzeug basiert auf Modellierungstechniken und verfügt über entsprechende grafische Funktionen für Managementauswertungen, mit denen Szenarien nach bestimmten Kriterien beschrieben, verglichen und analysiert werden. Die Architekturpraxis fußt auf der Modellierung und gewährleistet die Optimierung des IT-Systems. Die Grundprinzipien der Architektur sind die Anordnung von Objekten in Strukturelementen sowie die Optimierung der Schnittstellen zwischen Objekten. Demnach ist Systemarchitektur im Allgemeinen und Informationsarchitektur im Besonderen eine Modellierungspraxis. Es handelt sich um eine Fachabteilung innerhalb der IT-Abteilung, die über wenige ausgewählte Fachkräfte verfügt, im Gegensatz zu APM mit vielen, unterschiedlichen auch fachfremden Beteiligten. APM und Unternehmensarchitektur: zwei Praktiken für eine zweifache Optimierung der IT Für eine umfassende Optimierung des Informationssystems lassen sich also zwei komplementäre Herangehensweisen feststellen: die Optimierung der Architektur des Informationssystems durch Unternehmensarchitektur und die Optimierung der Anwendungsportfolios durch APM. Jede Praxis bietet für sich alleine entscheidende Mehrwerte für eine leistungsfähige und kosteneffiziente IT. Jedoch lassen sich erst durch das Verzahnen der beiden Praktiken ein wechselseitiger Austausch und damit nicht nur eine umfassende, sondern die sogenannte doppelte Optimierung der IT erzielen. Man stelle sich eine Organisation vor, die an jedem Standort unterschiedliche Versionen auf verschiedenen Servern betreibt; oder aber die Anwendungslandschaft optimieren möchte und dabei auf eine wenig tragfähige Architektur zurückgreifen muss. 8 Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember 2012

9 APM und Unternehmensarchitektur aufeinander ausrichten APM und Unternehmensarchitektur sind zwei unterschiedliche Praktiken und so gibt es auch unterschiedliche Werkzeuge, die für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Profilen und Kompetenzen bestimmt sind. Für den Aufbau eines Steuerungssystems zur Optimierung der IT gibt es Best Practices, die auf dem Einsatz beider Praktiken und der jeweiligen Werkzeuge basieren. Erst durch diese Abstimmung ergibt sich ein doppeltes Optimierungspotenzial, welches die Praxis alleine nie leisten könnte. Erst durch einen gemeinsamen Einsatz von APM und Unternehmensarchitektur erzielt man die umfassende Governance, um die Herausforderungen des modernen IT-Managements zu beherrschen Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember

10 1. Im Fall von wenigen Anwendungen Wenn die Anzahl der Anwendungen so gering ist, dass für die Erstellung einer Unternehmensarchitektur keine Anordnung in Strukturelementen erforderlich ist, dann teilen sich alle Beteiligten denselben Anwendungsbestand. Die Optimierung des Anwendungsportfolios und der Architektur kann gemeinsam angegangen werden. Die Datensichten werden für jede Rolle spezifiziert und mit den benötigten Funktionalitäten ausgestattet. In diesem Fall wird der Architekt ebenso über Modellierungsfunktionalitäten verfügen wie der Portfolio-Manager. Dabei haben alle Beteiligten in den verschiedenen Architekturebenen die gleiche Abstraktionsebene, was die Beschreibung der IT-Assets angeht. 2. Wenn eine Anordnung in Strukturelementen erforderlich ist Ab einer bestimmten Anzahl an Anwendungen wird sich die Architekturpraxis nur auf eine Ansicht der IT-Assets in Strukturelementen angeordnet anwenden lassen. Die Zusammenfassung der Anwendungen fällt in den Fachbereich des Architekten, der sicherstellt, dass die auf diese Weise angeordneten Anwendungen auch in der Architektursicht über die Attribute aus dem APM verfügen. Gleichzeitig ändern sich auch die Sichten. Die Architektur bedient sich Standardsichten, wohingegen zur Anwendungsoptimierung die Sicht auf die Anwendung in den verschiedenen sich im Einsatz befindlichen Versionen herangezogen wird. Um sicherzustellen, dass die Architekturprinzipien in der APM-Lösung berücksichtigt werden und umgekehrt die sich im Einsatz befindlichen Versionen mit den Architekturprinzipien übereinstimmen, ist es unerlässlich, ein Zusammenarbeitsmodell zu entwickeln. 3. Eine engere Zusammenarbeit Unabhängig davon, ob ein solches Modell vorhanden ist oder nicht, so müssen alle beteiligten Personen in jedem Fall eng zusammenarbeiten. Es gibt eventuell eine zentrale Spezialistengruppe, sowie lokale Teams für den IT-Betrieb an anderen Standorten. Für eine effiziente Zusammenarbeit sind ein regelmäßiger Austausch und die Weitergabe von Methoden, Know-how und Standards Grundvoraussetzung. Ein gemeinsames Werkzeug für alle Beteiligten als einziges Bezugssystem kann den Erfolg maßgeblich unterstützen. 10 Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember 2012

11 Fazit Zwei Praktiken für ein Ziel IT-Abteilungen benötigen Praktiken und Werkzeuge um große, zunehmend dezentrale und komplexe IT-Landschaften zu verwalten. APM und Unternehmensarchitektur sind zwei Praktiken, die für eine effiziente Organisation und Optimierung der IT auf ihre Weise unerlässlich sind und dabei helfen, IT-Transformations- und Optimierungsvorhaben erfolgreich umzusetzen. Doch erst durch einen gemeinsamen Einsatz von APM und Unternehmensarchitektur erzielt man die umfassende Governance, um die Herausforderungen des modernen IT-Managements zu beherrschen. Aus diesem Grund hat MEGA die Lösungen für APM und Unternehmensarchitektur auf eine gemeinsame Plattform zusammengeführt. Diese Integration ist die ideale Voraussetzung für die Einbindung aller Beteiligten für die Arbeit an der doppelten Optimierung der IT. Application Portfolio Management versus Unternehmensarchitektur - Für eine umfassende Optimierung der IT - Dezember

12 MEGA 2012